aspectos prácticos del manejo presupuestal

PRESUPUESTO
CONCEPTO Y DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO
Se puede decir que un presupuesto es un plan que nos permite establecer objetivos de
gasto y realizar un seguimiento de su flujo real de dinero con el fin de asegurarse de
que permanece dentro de los límites que se establecieron. Para un país el presupuesto
se define como “Una herramienta que le permite al sector público cumplir con la
producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades de la
población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economía y sociedad del
país” (Asociación Internacional de Presupuesto Público, ASIP).
Principios Presupuestales
El estado colombiano la establecido una serie de principios del sistema presupuestal,
estos se encuentran consignados en el Estatuto Orgánico de Presupuesto, artículo 12 y
son: la Planificación, la Anualidad, la Universalidad, la Unidad de Caja, la Programación
Integral, la Especialización, la Inembargabilidad, la Coherencia Macroeconómica y la
Homeóstasis Presupuestal.
El principio de la unidad presupuestal se traduce en que todos los ingresos y gastos del
Estado deben sujetarse a los principios contemplados en la constitución y desarrollados
por la ley orgánica de presupuesto, independientemente de la naturaleza del ente
público de que se trate.
ASPECTOS GENERALES DEL PRESUPUESTO
El Sistema Presupuestal
El Sistema Presupuestal colombiano está constituido por un Plan Financiero (PF), un
Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y por el Presupuesto Anual de la Nación:
El Plan Financiero (PF)
Es un instrumento de planificación y gestión financiera del sector público de mediano
plazo y tiene como base las operaciones efectivas de aquellas entidades con impacto
relevante sobre la situación fiscal, cambiaria y monetaria del país. Tiene en
consideración las previsiones de ingresos, gastos, déficit y su financiación, compatibles
con el Programa Anual de Caja (PAC) y las políticas macroeconómicas.
El Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)
Este Plan señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y
programas, coherentes con lo establecido en el Plan de Inversiones Públicas (PI) del
PND y con el PF.
El Presupuesto General de la Nación (PGN)
Es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo
Económico y social.
El PGN se compone de las siguientes partes:
El Presupuesto De Ingresos Y Recursos De Capital
El presupuesto de ingresos y recursos de capital contiene la estimación de los ingresos
corrientes, las transferencias, los fondos especiales, los recursos de capital y los
ingresos de los establecimientos públicos de la entidad territorial.
Ingresos Corrientes
Son los recursos que perciben las entidades territoriales en desarrollo de lo establecido
en las disposiciones legales, por concepto de la aplicación de impuestos, tasas, multas
y contribuciones, siempre que no sean ocasionales.
Los ingresos corrientes se clasifican en tributarios y no tributarios. Los ingresos
tributarios se clasifican en impuestos directos e indirectos, y los ingresos no tributarios
comprenderán las tasas y las multas.
Recursos de Capital
Los recursos de capital son ingresos de carácter ocasional que percibe las entidades
territoriales, obtenidos por operaciones de crédito público o generados por activos
públicos.
Presupuesto De Gastos o Ley de Apropiaciones
El Presupuesto de Gastos, incluye los gastos que se pretenden realizar en la respectiva
vigencia fiscal, distinguiendo entre funcionamiento, servicio de la deuda e inversión a
nivel de programas y subprogramas.
Gastos de funcionamiento
Los gastos de funcionamiento representan gastos de consumo de las entidades
territoriales, que contemplan los recursos físicos, técnicos o humanos, cuyo objetivo es
el mantenimiento de la administración para el desempeño de las funciones.
Los gastos de funcionamiento se dividen en gastos de personal, gastos generales y
transferencias corrientes.
Gastos de Personal
Corresponden a aquellos gastos que debe hacer
contraprestación de los servicios de personal que recibe.
el
ente
territorial
como
Gastos Generales
Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para
que el órgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitución y la ley, así como
con el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente.
Transferencias Corrientes
Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o internacionales, con
fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las apropiaciones
destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el órgano asume directamente la
atención de las mismas.
Gastos de Comercialización y Producción
Son los que realizan las entidades para adquirir bienes y servicios destinados
directamente a la comercialización, producción de bienes o prestación de servicios.
Servicio de la deuda
Los gastos por concepto del servicio de la deuda pública, tanto interna como externa,
tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones correspondientes al pago
de capital, los intereses, las comisiones, los imprevistos y los gastos de contratación
originados en operaciones de crédito público.
Gastos de inversión
Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo
económicamente productivas, o que se materialicen en bienes de utilización
perdurable, llamados también de capital. Así mismo, se incluyen como gastos de
inversión aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. La característica
fundamental de este gasto es que su asignación permite acrecentar la capacidad de
producción y la productividad en el campo de la estructura física, económica y social.
Disposiciones Generales
Corresponden a las normas que aseguran la correcta ejecución del Presupuesto a nivel
Nacional o Territorial, las cuales rigen únicamente para el año fiscal para el que se
expidan.
PRESUPUESTO EN EL SECTOR EDUCATIVO
El presupuesto para Educación se asigna con el fin de garantizar la obtención de
resultados en términos de cobertura, calidad y eficiencia, acorde con las políticas
educativas de los Planes de Desarrollo Nacional y Territorial. Está conformado por el
presupuesto de ingresos y el Presupuesto de Gastos.
Ingresos en el Sector Educativo
Básicamente los ingresos del sector educación están conformados por los ingresos
corrientes que le asignan el ente territorial y las transferencias que recibe de la Nación,
por los fondos del Sistema General de Participaciones. Otros ingresos que están
disponibles para el sector educación se deben gestionar mediante las unidades
administrativas (Secretarías de Educación) responsables del sector educación y que al
obtenerlos, deberán conformar su presupuesto de ingresos.
Las bases para la estimación de los ingresos provenientes del SGP, así como su
asignación para cubrir gastos, serán las que resulten del análisis del comportamiento
que la metodología tiene para su asignación.
Fuentes y Uso de los Ingresos
La principal fuente de recursos en todas las entidades territoriales corresponde a la
Participación para educación del Sistema General de Participaciones, SGP, que
representa alrededor del 90% de los recursos disponibles para el sector. No obstante,
existen otras fuentes de menor magnitud que permiten apalancar el mejoramiento de
la calidad y la cobertura del servicio educativo, entre las cuales se encuentran:
recursos del SGP asignados para calidad, recursos del SGP para alimentación escolar,
recursos de Ley21de1982, recursos de programas nacionales orientados al
mejoramiento del sector educativo, recursos propios de las entidades territoriales,
recursos de capital, recursos de crédito externo o de cooperación internacional y
recursos aportados por entidades u organismos del sector privado.
Presupuesto de Gastos En el Sector Educativo
En los gastos del sector educación se deben observar las determinaciones que tiene la
asignación de recursos del SGP. Los gastos de funcionamiento estarán agrupados en
gastos generales, gastos de servicios personales (para funcionarios del nivel central) y
sus correspondientes aportes patronales. Los gastos de inversión estarán organizados
por proyectos que apunten a los tres ejes definidos en el sector: cobertura, calidad y
eficiencia. Para su cálculo deberá considerarse prioritariamente la parte recurrente de
todos los gastos, que es aquella parte fija producto de un nivel mínimo de
funcionamiento y aquella resultante de mantener los compromisos adquiridos
(cobertura alcanzada en el año anterior, contratos en desarrollo, funcionamiento de las
instituciones educativas del año anterior, etc.).
Los gastos de inversión se clasificarán en programas y subprogramas. Los programas
se constituyen con las apropiaciones destinadas a actividades homogéneas en un
sector de acción económica, social, financiera o administrativa a fin de cumplir con las
metas fijadas por la entidad territorial, a través de la integración de esfuerzos con
recursos humanos, materiales y financieros asignados. Los subprogramas son una
división de los programas, los cuales se forman con el conjunto de proyectos de
inversión destinados a facilitar la ejecución en un campo específico, en virtud del cual
se fijan metas parciales que se cumplen mediante acciones concretas que realizan
determinados órganos.
En los gastos del sector educación se deben observar las determinaciones que tiene la
asignación de recursos del SGP. Los gastos de funcionamiento estarán agrupados en
gastos generales, gastos de servicios personales (para funcionarios del nivel central) y
sus correspondientes aportes patronales. Los gastos de inversión estarán organizados
por proyectos que apunten a los tres ejes definidos en el sector: cobertura, calidad y
eficiencia. Para su cálculo deberá considerarse prioritariamente la parte recurrente de
todos los gastos, que es aquella parte fija producto de un nivel mínimo de
funcionamiento y aquella resultante de mantener los compromisos adquiridos
(cobertura alcanzada en el año anterior, contratos en desarrollo, funcionamiento de las
instituciones educativas del año anterior, etc.).
ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTAL
El proceso o ciclo presupuestal tiene varias etapas, las cuales se cumplen una tras
otras. Son los pasos que sigue el documento presupuestal cuando se emplea como una
herramienta de planificación a corto plazo. Estas etapas son:
1. Programación: Etapa donde se estiman los Ingresos y se definen los gastos
2. Ejecución: Se pone en marcha la planeación de Ingresos y Gastos
3. Cierre de Vigencia: Se cierra la Vigencia y se calculan los saldos.
LA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL
Proyecto De Presupuesto
Programación Le corresponde al encargado de la entidad preparar anualmente el
proyecto de presupuesto. Conviene indicar que todas las dependencias deben
participar en esta fase porque ellas actúan directamente en su ejecución y porque de
ellos depende el éxito o el fracaso en logro de resultados. Como punto de partida la
administración del ente territorial debe considerar las metas financieras del Plan de
Desarrollo.
Estimación de los Ingresos
Existen varios métodos con los que se cuentan para hacer la estimación de los gastos
pero es competencia de la secretaria de Hacienda o Tesorería adoptar la metodología
para su cálculo.
Proyecto de Presupuesto de Gastos
El proyecto de presupuesto de gastos debe elaborarse siguiendo los lineamientos del
presupuesto por programas. Todas las unidades ejecutoras deben presentar la solicitud
de partidas discriminadas en la forma como lo prevé el estatuto presupuestal.
Liquidación del Presupuesto
Luego de expedido el Acuerdo de Presupuesto, corresponde al Alcalde o Gobernador
expedir el Decreto de Liquidación.
LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
La ejecución se inicia el primer día del a vigencia fiscal y consiste en desarrollar el
presupuesto definitivamente aprobado, es decir, la realización de las operaciones
financieras que permitan cumplir con los programas, objetivos y metas trazadas por la
administración mediante el documento financiero.
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS
Causación, Recaudo y Devoluciones
Causación del ingreso
Para la causación y recaudo de los ingresos se debe contar con los actos
administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligación, derivados del hecho
económico que los produjo.
Recaudo de las Rentas
Comprende las operaciones por medio de las cuales se establecen con exactitud los
compromisos de los contribuyentes, y el recaudo de los ingresos.
Devoluciones
Cuando una persona natural o jurídica paga un valor en exceso al erario público, la
devolución debe registrarse en los ingresos como un menor monto y no afecta de
ninguna manera el presupuesto de gastos. Esta es una operación de tesorería
netamente.
Registros de la ejecución presupuestal de ingresos
Los formularios para registros e informes de la ejecución de ingresos son los
contenidos en la resolución 036 de 1998 expedida por la DGPN. Estos son:


Libro de registro de ingresos
Informe mensual de ejecución del presupuesto de ingresos
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS
Las apropiaciones incluidas en el presupuesto se entienden ejecutadas cuando se ha
desarrollado el objeto de las mismas, cumpliendo el fin para el cual fueron
programadas en la respectiva vigencia fiscal.
Apropiación
Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto determinado
durante la vigencia fiscal. El anexo del decreto de liquidación define el detalle de cada
uno de los rubros presupuestales según el objeto de gasto o proyecto. Las
apropiaciones pueden tener restricciones para su ejecución, lo cual determina que
están condicionadas a cumplir un requisito antes de poder afectarse. Estas
apropiaciones son las que se conocen como apropiaciones condicionadas.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP
Cualquier acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuéstales debe contar
con el certificado de disponibilidad presupuestal, este es un documento expedido por el
jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia
de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de
compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento
afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
Compromiso y Registro Presupuestal del Compromiso
Una vez culminados el proceso administrativo de adquisición de bienes o servicios, se
perfecciona el compromiso asignando el registro presupuestal, que garantiza que los
recursos asignados no serán usados para otro fin. Son compromisos los actos y
contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la
capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento
de las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actos deben desarrollar el objeto
de la apropiación presupuestal. Previamente a la adquisición del compromiso (bien sea
a través de la expedición de actos administrativos o de la celebración de contratos), la
entidad ejecutora debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad
presupuestal.
Ahora bien, se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación
presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación,
garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el
plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona, por
tanto, el compromiso. (Art. 71 EOP)
Obligación
Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el ente público
como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento – total o parcial - de los
compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios
prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no
pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de
contratación administrativa.
Pago
Es el acto mediante el cual, la entidad pública, una vez verificados los requisitos
previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el
reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario
competente, liquidadas las deducciones de ley y/o las contractuales (tales como
amortización de anticipos y otras) y verificado el saldo en bancos, desembolsa al
particular el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por
consignación en la cuenta bancaria del beneficiario, extinguiendo la respectiva
obligación.
Registros de ejecución presupuestal de gastos
La Resolución 036 de 1998 de la DGPN contiene los formularios e informes en los
cuales se debe registrar los movimientos que se efectúen a cada rubro presupuestal.
Estos formularios son:







Libro de registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos.
Libro de registro de reservas presupuéstales.
Libro de registro de cuentas por pagar.
Libro de registro de vigencias futuras.
Informe mensual de ejecución del presupuesto de gastos, apropiaciones de la
vigencia
Informe mensual de ejecución del presupuesto de gastos, reservas presupuestales
Informe mensual de ejecución del presupuesto de gastos, cuentas por pagar
Pagos pasivos exigibles vigencias expiradas
Las normas presupuestales han previsto la manera de cancelar los compromisos
durante la vigencia fiscal en la cual se contraen o durante la inmediatamente siguiente
con cargo al presupuesto de la vigencia anterior (cuentas por pagar y reservas
presupuestales), prohibiendo tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten
el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos exigidos por la ley o se
configuren como hechos cumplidos, estableciendo responsabilidad disciplinaria, fiscal y
penal del representante legal y del ordenador del gasto o sus delegados, por el
incumplimiento de esta disposición.(Artículo 10, Ley 714 de 2001).
Excepcionalmente podrían cancelarse aquellos compromisos originados en vigencias
fiscales anteriores con cargo al presupuesto de la vigencia siguiente (pago de pasivos
exigibles) siempre y cuando los mismos se hayan adquirido con las formalidades
legales, contando con el respectivo soporte presupuestal, pero que por razones ajenas
a la entidad pública, no se hubiesen podido ejecutar en la vigencia prevista. (Oficio
DGPN 33189 julio 26 de 2002). Para tal efecto, es necesario crear un rubro específico
denominado pago pasivos exigibles vigencias expiradas, mediante una modificación al
presupuesto de la vigencia en curso, modificación que debe ser solicitada por la
respectiva entidad a la Dirección General de Presupuesto, previo concepto de DNP,
tratándose de gastos de inversión. Una vez efectuada la modificación mencionada, se
deberá dar aviso a la Contraloría General de la República para lo de su competencia.
Reservas presupuéstales
Las reservas presupuéstales se pueden definir como aquellos compromisos legalmente
adquiridos por los órganos que conforman el PGN, que tienen registro presupuestal,
pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y que serán
pagados dentro de la vigencia fiscal siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia
anterior. Las entidades deberán constituir las reservas y enviar, antes del 20 de enero
de la vigencia siguiente, una relación de éstas a la DGPN. Esta Dirección, a su vez,
registra las reservas en sus sistemas de información y las pone a disposición de la
Dirección General del Tesoro y de la Contraloría General de la República, para lo de su
competencia.
Cuentas por Pagar
Las entidades pueden constituir cuentas por pagar a 31 de diciembre de cada vigencia
fiscal, cuando se deriven de la entrega a satisfacción de los bienes y servicios
contratados o se hayan pactado anticipos a contratos antes del 31 de diciembre.
El ordenador del gasto y el tesorero o pagador deben constituir las cuentas por pagar y
remitir una relación de las mismas a la DGPN antes del 20 de enero de la vigencia.
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
Las modificaciones presupuestales buscan adecuar el presupuesto a nuevas
condiciones económicas, sociales, particulares presentadas durante la ejecución de los
proyectos o de los gastos de funcionamiento, no previstas durante la etapa de
programación presupuestal. En todos los casos en que se afecten los gastos de
inversión, se requiere contar con el concepto previo y favorable del DNP para poder
realizarlas.
Aumentándolo o disminuyéndolo, dejando el valor igual o buscando cambios entre
componentes. Su trámite se hará previo cumplimiento de requisitos y según las
instancias que se definen por normas y en la aprobación del Presupuesto.
Dependiendo de la modificación que se requiera, deberán considerarse los siguientes
requisitos:

Exposición de motivos.

Justificación legal, económica y/o financiera que indique la razón por la cual
disminuye o aumenta la(s) apropiación(es), como son los bienes o servicios y las
metas que no se atenderán y como los bienes o servicios y metas que se
adicionarán.

Concepto previo de Planeación Municipal o quien haga sus veces si las
Modificaciones afectan la inversión (deberá cambiarse consecuentemente el POAI).

Certificado de disponibilidad presupuestal.
CIERRE DE VIGENCIA
Es el procedimiento que se efectúa para determinar la ejecución presupuestal de
ingresos y gastos al finalizar cada año, las obligaciones pendientes de pago (reservas y
cuentas por pagar) y el estado de Tesorería a diciembre 31.
Las apropiaciones incluidas en el presupuesto de la entidad territorial son
autorizaciones máximas de gasto aprobadas para ser ejecutadas o comprometidas
durante la vigencia fiscal respectiva, de acuerdo con el principio de anualidad. Después
del 31 de diciembre de cada año las autorizaciones expiran y, en consecuencia, no
pueden comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.
Las cuentas por pagar corresponden a aquellos gastos con RP que se concretaron en
su objeto pero que no alcanzaron a pagarse (bienes y servicios recibidos no pagados).
También constituyen cuentas por pagar los anticipos o pagos anticipados de
obligaciones con RP expedidos y que no alcanzaron a cancelarse.
Las reservas corresponden a aquellos gastos con registro presupuestal que no se
concretaron en su objeto (bienes y servicios contratados pero no recibidos).
Si durante el año de la vigencia de la reserva o cuenta por pagar desaparece el
compromiso u obligación que las originó, el ordenador del gasto y el jefe de
presupuesto elaborarán un acta en la que conste el hecho. La ejecución de las reservas
debe reportarse conjuntamente y con igual periodicidad que la ejecución de la vigencia
y estará conformada por los pagos y por las anulaciones. Si al terminar el año no se ha
pagado el 100% de las reservas, el saldo no pagado fenecerá mediante acta y se
convertirá en pasivos exigibles. Los pasivos exigibles deberán tramitarse contra el
presupuesto de la nueva vigencia.
De acuerdo con lo establecido en el artículo8de la Ley 819 de 2003, el treinta por
ciento (30%) de las reservas del Presupuesto General de la Nación y de las entidades
territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia fiscal de 2004 se atenderán con
cargo al presupuesto del año 2005. A su vez, el setenta por ciento (70%) de las
reservas del Presupuesto General de la Nación y de las entidades territoriales que se
constituyan al cierre de la vigencia fiscal de 2005 se atenderán con cargo al
presupuesto del año 2006.
El Estado de Tesorería corresponde a los valores en caja, bancos e inversiones
temporales a diciembre 31. Incluirá los fondos especiales, fondos con destinación
específica, recaudos por empréstitos, cuentas por pagar y en general, todos los
recursos que estén a disposición de la Tesorería a diciembre 31.
PROCESOS EN LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO
PROCESOS DE INGRESOS
Comienzo de la Vigencia
Se registra el presupuesto de ingresos aprobado por el concejo municipal y el cual
debe elevarse a decreto municipal (Anexo Nº 1) cada tipo de ingreso debe tener
mínimo: codificación, concepto y valor aprobado.
Presupuesto Inicial
ZZZ
Matriz de Procesos de Ingreso
Proveedor
Insumo
Proceso
Cliente
Concejo
Presupuesto
Aprobado
Imputación
presupuestal
Presupuesto
Tesorería
Recibo de pago
o comprobante
de Ingreso
Imputación
Presupuestal
Presupuesto
Producto
Registro en el
Libro de
Ingresos
Libro de
Ingresos
Actualizado
Registro de Ingresos en el transcurso de la Vigencia
Para todos los tipos de ingresos se registra en el Libro de Ingresos (Anexo 4) el valor
del ingreso XXX
Resultados
Recaudo en Efectivo
Presupuesto de Ingresos por Ejecutar
XXX
ZZZ - XXX
CIERRE DE VIGENCIA PARA INGRESOS
PROCESOS DE GASTOS
Comienzo de la Vigencia
Para cada tipo de gasto del presupuesto aprobado debe registrase la apropiación
presupuestal en el libro Registro de Apropiaciones, compromisos, Obligaciones y
Pagos, así:
Apropiación
Presupuestal Inicial
XXX
Matriz de Comienzo de Vigencia
Proveedor
Insumo
Concejo
Presupuesto
Aprobado
Proceso
Cliente
Registro
Presupuestal
Presupuesto
Producto
Registro del
presupuesto de
gastos
aprobado
Registro de Gastos en el transcurso de la Vigencia
Para cada tipo de gastos el procedimiento es el mismo, así:
Supongamos que se va a realizar un gasto YYY el cual puede ser para Pago de
Contado, Contrato de Servicio u Orden de Compra (Bienes y Servicios), Licitación.
El procedimiento es:
Se debe expedir un CDP en el área responsable de presupuesto
Este certificado es obligatorio y afecta provisionalmente la apropiación presupuestal
vigente que es Igual a la Apropiación presupuestal inicial +/- modificaciones
presupuestales - CDP expedidos con anterioridad.
Los movimientos son:
Apropiación Inicial
XXX
CDP
YYY
Apropiación vigente
XXX-YYY
Manejo de los CDP
Internamente se puede reglamentar la vigencia de los CDP Expedidos y llevar un
registro que permite determinar saldos de apropiacion disponibles para adquirir más
compromisos.
1. La asunción de un compromiso presupuestal puede surgir de algún acto
administrativo como los siguientes:
Resolución
Contrato
Orden de Prestación de Servicios
Orden de Compra
Con el compromiso se debe asignar el registro presupuestal que garantiza que los
recursos no serán utilizados para ningún otro fin. El valor a comprometer debe ser
menor o igual al CDP expedido.
Supongamos que se elabora un Contrato por un valor de ZZZ, cuyo valor debe ser
menor o igual a YYY este es nuestro CDP expedido.
El procedimiento es registrarlo en el libro de apropiaciones, compromisos Obligaciones
y pagos, así:
Apropiación
Presupuestal
Inicial
XXX
CDP
YYY
Apropiación
Presupuestal
Vigente
XXX – YYY
Compromisos
CDP por
Comprometer
Compromisos
por Cumplir
ZZZ
YYY – ZZZ
ZZZ
Matriz Disponibilidad Presupuestal
Proveedor
Insumo
Proceso
Dependencia
Solicitud de
Expedición de
Generadora del
CDP
CDP
Gasto
Abrir licitación
Presupuesto
CDP
Concurso
Contratación
Cliente
Presupuesto
Dependencia
Generadora del
Gasto
Producto
CDP – Libro de
registro de
apropiaciones
Acto
Administrativo
(Proyecto)
2. Entrega de Bienes o Servicios derivados del Acto Administrativo que generó
el compromiso presupuestal y que deviene en una obligación de pago para la
entidad
Obligación de Pago por
Factura o cuenta de cobro
Bienes recibidos a satisfacción
Servicios prestados
Anticipos
Bonificación
Comisiones de éxito
La obligación de pago debe ser igual o menor a los compromisos por cumplir.
Supongamos que se entregan bienes y servicios por un valor de WWWW<=ZZZ
Se registra en el libro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos, así:
Apropiación
Presupuestal
Inicial
XXX
CDP
YYY
Apropiación
Presupuestal
Vigente
XXX - YYY
Compromisos
CDP por
comprometer
Obligación
Compromisos
por Cumplir
ZZZ
YYY - ZZZ
WWW
ZZZ - WWW
3. Pago de Obligaciones
Supongamos que se van a pagar PPP de la obligación anterior, PPP debe ser <= WWW.
El procedimiento para el pago de las obligaciones es:
Apreciación
Presupuestal
Inicial
CDP
XXX
YYY
Modificación
(+ o -)
Apropiación
Presupuestal
Vigente
Compromisos
CDP por
Comprometer
Obligaciones
Compromisos
Pagos
Obligaciones
por pagar
XXX - YYY
ZZZ
YYY - ZZZ
WWW
ZZZ- WWW
PPP
WWW- PPP
Matriz Registro Presupuestal del Compromiso, Entrega de Bienes y Servicios y
Pagos
Proveedor
Insumo
Proceso
Cliente
Producto
Expedición del
Dependencia
RP, afectación
Proyecto, Acto
registro
Generadora del
Presupuesto
presupuestal
administrativo
presupuestal
Gasto
en LACOP
digitación
Registro
Presupuesto
Contratación
Jurídica
Contrato
Presupuestal
CIERRE DE VIGENCIA PARA GASTOS
Las reservas presupuestales son compromisos legalmente adquiridos con Registro
presupuestal pero cuyo objeto no se cumplió en el año fiscal que termina y serán
pagados en la vigencia fiscal siguiente. Se recomienda a la entidad tener en cuenta las
disposiciones recientes fijadas en la ley 819 de 2003, respecto de la constitución de
tales reservas.
Supongamos que la situación durante toda la vigencia fue:
Presupuesto de gastos aprobados
Total CDP expedidos
Total compromisos presupuestales RP
Total obligaciones contraídas Cumplimiento de contratos
Total pagos
Reservas presupuestales constituidas
Cuentas por pagar
CPC=
XXX
CDP
CCC
OOO
PPP
RRR=XXX-GGG [GAprob – Gcomprom]
[G. Aprobados - Oblig. contraídas]
a.- Para el cierre de vigencia se registra en el libro de Reservas presupuestales (Anexo
Nº 7) hay que recordar que la reserva de apropiación para la próxima vigencia, si no
se usa, fenece.
Reserva
Constituida
CCC
Obligaciones
Contraídas
OOO
Reserva por
Ejecutar
CCC – OOO
Total Pagos
PPP
Obligaciones
por pagar
OOO - PPP
b.- Se registra en el libro de cuentas por pagar (Anexo Nº 8), La reserva de Caja.
Cuentas por pagar u
obligaciones contraídas
OOO
Total pagos
PPP
Cuentas pendientes por
pagar
OOO - PPP