PLIEGO DE BASES TECNICAS PARA LA ADAPTACION DEL STAND DE EUSKADI EN FITUR AL RESTO DE FERIAS A REALIZAR DURANTE EL AÑO 2007 Y EL TRASLADO, MONTAJE Y DESMONTAJE EN LAS MISMAS 1 El objeto del presente Pliego es la adaptación del stand del Euskadi en la feria FITUR a las ferias que se detallan a continuación, así como el traslado, montaje y desmontaje del stand en las mismas, incluyéndose su almacenaje hasta nueva utilización y labores de puesta a punto para el certamen siguiente. SEVATUR – Donostia-San Sebastián 32m2 TCV – Valencia 64m2 SITC - Barcelona 550m2 EXPOVACACIONES - Bilbao 550m2 EXPOTURAL – Madrid 100m2 FERIA GENERAL - Zaragoza 64m2 TURICOM - Gijón 32m2 EXPOGALAECIA - Vigo 32m2 INTUR – Valladolid 250m2 EXPONATUR – Bilbao 32m2 Se ha de adaptar a cada una de las características de las diez ferias, teniendo en cuenta que varían los metros cuadrados de stand, la ubicación y el número de lados en que esté abierto, lo que implica la necesaria modificación de dimensiones y volúmenes tanto en los elementos básico-estructurales como en el número de mostradores. La empresa licitadora deberá contemplar todos los requisitos incluidos en el Pliego de bases técnicas relativo al diseño y construcción del stand para poder ser estimada la oferta presentada. 2 CARACTERISTICAS ESPECIFICAS EN CADA FERIA 3 STANDS MÁS DE 250 M2 (SITC/EXPOVACACIONES/INTUR) 4 SITC – Barcelona (19 al 22 de abril 2007) Superficie: 550m2 Pendiente de ubicación Se deberá adaptar el stand utilizado en FITUR a los metros contratados en este certamen. Quedará distribuido en: A. OFERTA TURÍSTICA GENERAL B. OFERTA TURÍSTICA DE LOS TERRITORIOS HISTORICOS C. OFERTA TURISTICA DE LAS TRES CAPITALES DE LA COMUNIDAD AUTONOMA VASCA Y SUS ELEMENTOS MÁS RELEVANTES D. ASOCIACIONES Y AGRUPACIONES EMPRESARIALES E. OTROS ESPACIOS: Sala de reuniones VIP Zona social-bar (sin zona privada cerrada) No se precisa de la zona profesional, el despacho destinado a radios y el espacio destinado a guardarropía. La zona social-bar pasará a tener una superficie mínima de 70m2, manteniéndose los metros destinados a almacén (unos 30m2) y los elementos necesarios. No obstante, serán consideradas las modificaciones realizadas por el menor número de metros de espacio. Deberá de estar presente la marca turística “Euskadi, con mucho gusto” también en catalán. 5 EXPOVACACIONES – Bilbao (10 al 13 de mayo 2007) Superficie: 550m2 Se adjuntan plano del pabellón y planta del stand Se deberá adaptar el stand utilizado en FITUR a los metros contratados en este certamen. Quedará distribuido en: A. OFERTA TURÍSTICA GENERAL B. OFERTA TURÍSTICA DE LOS TERRITORIOS HISTORICOS C. OFERTA TURISTICA DE LAS TRES CAPITALES DE LA COMUNIDAD AUTONOMA VASCA Y SUS ELEMENTOS MÁS RELEVANTES D. ASOCIACIONES Y AGRUPACIONES EMPRESARIALES E. OTROS ESPACIOS: Sala de reuniones VIP Zona social-bar (sin zona privada cerrada) No se precisa de la zona profesional, el despacho destinado a radios y el espacio destinado a guardarropía. La zona social-bar pasará a tener una superficie mínima de 70m2, manteniéndose los metros destinados a almacén (unos 30m2) y los elementos necesarios. No obstante, serán consideradas las modificaciones realizadas por el menor número de metros de espacio. 6 INTUR – Valladolid (22 al 25 de noviembre 2007) Superficie: 250m2 Pendiente de ubicación Se deberá adaptar el stand utilizado en SITC y EXPOVACACIONES a los metros contratados en este certamen. Quedará distribuido en: A. OFERTA TURÍSTICA GENERAL B. OFERTA TURÍSTICA DE LOS TERRITORIOS HISTORICOS C. OFERTA TURISTICA DE LAS TRES CAPITALES DE LA COMUNIDAD AUTONOMA VASCA Y SUS ELEMENTOS MÁS RELEVANTES D. ASOCIACIONES Y AGRUPACIONES EMPRESARIALES E. OTROS ESPACIOS: Despacho Pequeña zona de bar Se precisa una pequeña zona de bar de acceso restringido que será atendido por dos personas y que debe contar con una barra cerrada por un lateral con estanterías en su parte inferior para la colocación de menaje. Dispondrá de un pequeño almacén donde se instalará: - Un frigorífico bajo mesa de manipulación - Una fregadera protegida con silicona y un frente para evitar la salida de agua - Estanterías metálicas Así mismo se necesita un despacho de uso exclusivo de este Departamento, que deberá contar con una mesa y sus respectivas sillas, papelera, cenicero de mesa, toma de electricidad y un perchero. La puerta dispondrá de una cerradura exclusiva. No obstante, serán consideradas las modificaciones realizadas por el menor número de metros de espacio. 7 STANDS DE MENOS DE 250 M2 (SEVATUR/TCV/EXPOTURAL/ZARAGOZA/TURICOM/EXPOGALAECIA/EXPONATUR) 8 SEVATUR – Donostia-San Sebastian (16 al 18 de marzo 2007) Superficie: 32 m2 Se adjuntan plano del pabellón y planta del stand Deberá mantener la misma imagen que en el stand de más de 250 m2. Dadas las menores dimensiones del stand se potenciará su máxima atracción y funcionalidad. Solamente estará representada la OFERTA TURISTICA GENERAL. Deberá disponer de: Un mostrador con estantes para colocar folletos y baldas en su interior y pared en la parte posterior. Dispondrá de 2 taburetes con respaldo. Almacén, con acceso directo desde el mostrador, con estanterías metálicas, papelera, 1 taquilla metálica con llave y toma de electricidad. Contará con una mesa con tres sillas, y cenicero de mesa. 9 TCV – Valencia (30 marzo a 1 de abril 2007) Superficie: 64 m2 Pendiente de ubicación Mismos requisitos y distribución de espacio que en la feria SEVATUR, con el incremento de 32 m2. 10 EXPOTURAL – Madrid (segunda quincena de septiembre 2007) Superficie: 100 m2 Pendiente de ubicación Deberá mantener la misma imagen que en el stand utilizado en la feria SEVATUR y TCV, con el incremento de m2. Deberá contar con dos zonas diferenciadas: una con la OFERTA TURISTICA GENERAL, otra con la oferta de TURISMO NATURALEZA y ACTIVA. 1. OFERTA TURÍSTICA GENERAL Estará situada en la zona preferente del stand. Deberá disponer de: Un mostrador con estantes para colocar folletos y baldas en su interior y pared en la parte posterior. Dispondrá de 2 taburetes con respaldo. Almacén, con acceso directo desde el mostrador, con estanterías metálicas, papelera, 1 taquilla metálica con llave y toma de electricidad. Contará con una mesa con tres sillas, y cenicero de mesa. 2. OFERTA TURISMO NATURALEZA Y ACTIVA Estarán presentes las diferentes asociaciones y agrupaciones de empresas que forman la oferta de turismo naturaleza y activo en Euskadi. Deberá disponer de: Seis mostradores, rotulados con las marcas turísticas que se determinen. Cada mostrador dispondrá de 2 taburetes con respaldo y toma de electricidad. Almacén con estanterías, colgadores, papelera y toma de electricidad. Contará con una mesa con tres sillas, y cenicero de mesa. 11 ARATUR – Zaragoza (10 al 14 de octubre 2007) Superficie: 64 m2 Pendiente de ubicación Mismos requisitos y distribución de espacio que en la feria TCV de Valencia. 12 TURICOM – Gijón (segunda quincena de octubre 2007) Superficie: 32m2 Pendiente de ubicación Mismos requisitos y distribución de espacio que en la feria SEVATUR de Donostia-San Sebastián. 13 EXPOGALAECIA – Vigo (1 al 4 de noviembre 2007) Superficie: 32m2 Pendiente de ubicación Mismos requisitos y distribución de espacio que en la feria TURICOM. 14 EXPONATUR – Bilbao (última semana de octubre 2007) Superficie: 32m2 Pendiente de ubicación Mismos requisitos y distribución de espacio que en la feria SEVATUR. 15 CONDICIONES TECNICAS 16 TRANSPORTE DEL MATERIAL PARA SU UTILIZACIÓN EN EL STAND La empresa adjudicataria deberá transportar a cada una de las ferias detalladas en el presente pliego todo el material de promoción turística, tanto de coexpositores como institucionales, así como el material gastronómico necesario en el bar-degustación del stand, corriendo a su cargo los gastos que se deriven de: - Transporte del material de Vitoria-Gasteiz /ciudad del certamen/ Vitoria-Gasteiz. Todo el material será recogido desde el almacén del Gobierno Vasco situado en C/Portal de Gamarra, 43-interior. - Uno o más trailers expresamente acondicionados para transporte de mercancía delicada, productos perecederos y todo el material que en ellos se transporte y que no podrán ser menores de 5 ejes. - El adjudicatario deberá indicar en la licitación el equipo humano con que cuenta para la carga del material y estivación de los trailers necesarios para el transporte: Vitoria-Gasteiz /ciudad del certamen/ Vitoria-Gasteiz. - Desde el preciso momento en que el adjudicatario se hace cargo de la mercancía hasta la terminación de colocarla y ubicarla en el stand, será el único responsable de la integridad de todos y cada uno de los elementos que transporta. El personal de este Departamento supervisará y dirigirá la colocación de dicho material. - La descarga y transporte, así como su colocación en el stand de absolutamente todo el material, correrá a cargo del adjudicatario, debiendo tener en ese momento, al menos, 5 personas para ese trabajo el día anterior a la inauguración de cada certamen. - La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo el ultimo día, una vez finalizada la feria, de la custodia del material sobrante, así como la recogida de material de valor para que al día siguiente, no más tarde de las 10:00 horas, el equipo humano facilitado por el adjudicatario comience la recogida de todo el material sobrante para su traslado al almacén del Gobierno Vasco en Vitoria-Gasteiz. - Una vez transportado el material hasta dicho almacén, correrá a cargo del adjudicatario su descarga y organización del mismo. El personal de este Departamento supervisará y dirigirá la organización de dicho material. - El adjudicatario deberá comunicar, con una antelación de 48 horas, el tipo de vehículo, número de matrícula, características, nombre y teléfono del conductor que va a efectuar el transporte, tanto para la recogida del material en el almacén del Gobierno Vasco, como para el momento de retirar el material sobrante de feria. - El adjudicatario será responsable, una vez efectuada la recogida y embalaje, de todo el material sobrante y de su transporte hasta su entrega en Vitoria-Gasteiz, siendo el único responsable de robos desperfectos o cualquier emergencia que ocurriese durante este periodo. 17 - Todo aquel material cuyo almacenaje no sea posible en feria deberá ser retirado del stand y almacenado en otro lugar fuera del recinto ferial, dónde permanecerá hasta su devolución al almacén del Gobierno Vasco junto con el resto del material sobrante, y será por cuenta del adjudicatario su custodia y perfecto mantenimiento, siendo también por cuenta del mismo, el transporte de embalajes, contenedores y demás material desde el recinto ferial al almacén y viceversa. - Será por cuenta del adjudicatario la grúa y toro necesarios para efectuar la carga y descarga de audiovisuales y cualquier elemento que lo requiera en feria, así como la reserva de hora los trámites necesarios para su alquiler. - El adjudicatario deberá asegurar el transporte de todo el material sin excepción, por el valor total de la mercancía transportada. 18 TRASLADO, MONTAJE Y DESMONTAJE DEL STAND La empresa adjudicataria deberá transportar por su cuenta los elementos integrantes del stand corriendo a su cargo los gastos que se deriven de: - Transporte del stand de origen a destino y viceversa. - Aseguramiento de los elementos que integran el stand (el aseguramiento deberá de cubrir el transporte y las labores de montaje y desmontaje). - Los costes de desplazamiento, alojamiento y manutención, etc. y, en general, todas las dietas del personal de la empresa adjudicataria que debe desplazarse para ejecutar el montaje-desmontaje. - Deberá montar el stand en el lugar destinado para ello en la feria, realizando los trabajos necesarios, si procedieran, en cuanto a la reparación o acondicionamiento del mismo. - El trabajo de limpieza previo a su entrega será por cuenta de la empresa adjudicataria. - A la finalización de la feria se encargará del desmontaje del stand así como de su almacenaje y custodia hasta su próxima utilización, siendo necesario garantizar el perfecto estado del mismo en cada una de ellas. - Serán por cuenta de la empresa los gastos derivados de permisos, visados o licencias que fuesen necesarios para la instalación del stand. Habrá de mantener el stand en perfecto estado durante su almacenaje ya que será utilizado, con las modificaciones y adaptaciones pertinentes, en las demás ferias. En aquellas ferias cuyos metros sean igual o mayor que 250m2, (SITC /EXPOVACACIONES /INTUR) serán necesario los servicios de una persona de mantenimiento que deberá permanecer durante todo el certamen a tiempo total, capaz de solventar, reparar o resolver cualquier clase de problema que pudiera presentarse en el stand, tanto de reparación como de funcionamiento de los distintos elementos aportados por el adjudicatario. 19 PLAZO DE EJECUCION Se inicia a partir de la fecha del depósito de la garantía definitiva de la empresa adjudicataria El stand deberá estar totalmente terminado, limpio y en pleno funcionamiento antes de las 16:00 horas del día anterior a la inauguración de cada certamen. Las fechas correspondientes a las ferias serán las siguientes: SEVATUR – Donostia-San Sebastian (16 al 18 de marzo de 2007) TCV – Valencia (30 de marzo al 1 de abril de 2007) SITC – Barcelona (19 al 22 de abril de 2007) EXPOVACACIONES – Bilbao (10 al 13 de mayo de 2007) EXPOTURAL – Madrid (segunda quincena de septiembre de 2007) ARATUR – Zaragoza (10 al 14 de octubre de 2007) TURICOM – Gijón (segunda quincena de octubre de 2007) EXPOGALAECIA – Vigo (1 al 4 de noviembre de 2007) EXPONATUR – Bilbao (última semana de octubre de 2007) INTUR – Valladolid (22 al 25 de noviembre de 2007) Al día siguiente de finalizar la feria comenzarán los trabajos de desmontaje de los stands y su transporte al lugar de almacenamiento. El contrato finalizará una vez expedidos los materiales correspondientes a la última feria y, en todo caso, antes del 31 de diciembre de 2007. IMPORTE DE LA EJECUCION El importe máximo para la realización de las prestaciones derivadas del contrato es de 210.000 euros. Están incluidos los gastos correspondientes a: Transporte del material promocional de todos los participantes en el stand. Alquiler de equipos audiovisuales. Alquiler de ordenador portátil con impresora. Derechos de música, imagen, etc. 20 FORMA DE PAGO El pago correspondiente a la ejecución del presente contrato se efectuará a la finalización de cada una de las ferias, una vez depositados correctamente todos y cada uno de los elementos de los stands y de la decoración interior de los mismos, en el lugar que el adjudicatario destine para ello, y previa presentación de la factura correspondiente con todos los conceptos debidamente desglosados REQUISITOS PARA LAS EMPRESAS - Informe de instituciones financieras, o en su caso, justificante de existencia de un seguro de indemnización por riesgos profesionales. Una descripción del equipo técnico y unidades técnicas del contrato. Una declaración del material, instalaciones y equipo técnico de que disponga la empresa para la realización del contrato. La empresa adjudicataria deberá disponer de un almacén para el depósito y conservación de los materiales, con el fin de ponerlos a punto para la utilización en próximos certámenes. En los materiales que se utilice para la construcción del stand y elementos necesarios como la instalación eléctrica, se deberá de tener en cuenta la normativa de la Unión Europea referida a montajes de stands. CRITERIOS DE ADJUDICACION Los criterios que se tendrán en cuenta para la adjudicación del contrato serán: Proyecto para traslado, montaje, desmontaje y almacenaje 50% Se valorará el proyecto que presente la empresa para la mejor conservación de los elementos del stand Recursos disponibles para montaje y desmontaje Oferta económica 20% Precio de licitación – precio ofertado Precio de licitación – precio mínimo 30% X 15 21 PRESENTACION DE OFERTAS La oferta será global por los servicios totales del objeto del contrato. Asimismo se acreditará que el montaje previsto para el stand se adecua a la normativa vigente. SOBRE C Las empresas licitadoras remitirán en un sobre C: a)- Explicación escrita sobre las características que concurren en adaptación propuesta, así como cuantos documentos consideren convenientes para proporcionar a la Administración una idea global de la imagen de los stands una vez montados y decorados. b)- Desglose aproximado de la cantidad presentada en la oferta económica en cuanto al traslado, montaje y almacenaje en cada una de las ferias. c)- El licitador deberá contemplar todos los requisitos incluidos en este Pliego para poder ser estimada la oferta presentada. 22