1 Auditoria Segunda parte Para profundizar los temas planteados utilizar la bibliografía citada 2 Caja y Banco (Disponibilidad) Incluyen 1. 2. 3. 4. Efectivo Saldos en cuentas corrientes Caja de Ahorros Otros valores que reúnan las característica de disponibilidades CARACTERISTICA 1. 2. 3. 4. Poder cancelatorio legal e ilimitado Liquidez : son realizados en forma inmediata Certeza : Son realizados de inmediato y no hay duda sobre el valor de recuperabilidad del mismo Efectividad : su capacidad de disposición y realización permite disponer de los mismos y utilizarlos concretamente, para pagos de distintas naturaleza. IMPORTANCIA Vtas. Compras Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Cobranzas Pagos Bienes de Uso Caja Bancos Pat. Neto. Adquisiciones Retiros Sueldos Jornales Nuevos aporte Impuestos Dividendos a Pagar Otros Importancia: Este componente incluye: 1. Cobranzas 2. Pagos 3. Planificación de los recursos y las necesidades financieras Los dos primeros se analizan al tratar los componente Ventas y Cuentas por Cobrar y Compras y Cuentas por Pagar. El sistema de planificación es el principal factor a tener en cuenta en la gestión de un ente. 3 OBJETIVOS DE AUDITORIA DEL SALDO EN CAJA Y BANCOS Obtener elementos de juicios validos y suficientes para validar las afirmaciones contenidas en el componentes relacionadas con Veracidad, Integridad, Valuación y Exposición Veracidad Integridad Valuación y Exposición Que los saldos en caja y bancos , representan dinero existente en la empresa o entregado en depósitos a terceros o/a créditos bancarios. Que todos las operaciones que involucren movimiento de caja y bancos estén adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes. –el corte de operación es correcto Que los saldos en caja y bancos se encuentran valuados de acuerdo a las normas contables y debidamente expuestos de acuerdo a las normas de exposición ENFOQUE Los componentes relacionados con caja y banco que implican transacciones, tales como cobranzas, pagos entre otros es más adecuado aplicarle un enfoque de confianza en los controles o sea pruebas de cumplimientos. Esto se ha realizado, cuando hemos analizados otros componentes, ejemplos el de ventas, cuentas por cobrar y cobranzas, etc.. En los componentes de saldos resulta más eficiente la aplicación de pruebas sustantivas, como el caso de disponibilidades. Ejemplos Arqueos periódicos en forma adecuada puede constituir un control clave Confirmaciones a los bancos determina el estado de las cuentas al cierre e información adicional relacionada con prestamos, avales, garantías, etc. Las conciliaciones realizada en forma adecuada por la empresa pueden constituir un control clave y otorgan evidencia de integridad de las operaciones de cobranzas y desembolsos y del corte de operaciones, esto el auditor lo verificara en visitas preliminares. El auditor procederá a revisar las conciliaciones y los cortes al cierre del periodo. Si el auditor considera un control clave a las conciliaciones su tarea puede limitarse a realizar al cierre una confirmación y revisar algunas conciliaciones. Procedimientos Analíticos Comparar, con años anteriores Saldo de caja Saldos de bancos Cuentas Bancarias Giradas en descubierto flujos de fondos Revisar las conciliaciones con el mayor general, analizar las partidas conciliatorias Análisis de partidas compensadas, esto afecta la presentación de los estados financieros – Ejemplos prestamos. De cumplimientos Verificar que los controles que dice tener la empresa se cumplen y determinar cuales son los controles 4 claves para el auditor. Procedimientos sustantivos ARQUEO DE FONDOS Condiciones de Valides 1. Simultaneidad 2. Presencia del Responsable de los fondos Oportunidad Inicio Durante la jornada Final Según el objetivo Sorpresivo verificar el control interno Al cierre, validar el saldo Papel de trabajo Fecha Hora Nombre del responsable de los fondos Detalle de lo recontado y aclaraciones que correspondan Corte de la Documentación - Cheques, recibos, facturas de contados etc. Párrafo “ Que los fondos fueron recontados en presencia del responsable, y que los mismos fueron devueltos intactos. Además se deja constancia que no es responsable de la custodia de otros fondos. REVISIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS El procedimiento es revisión, si la empresa no tiene realizadas las conciliaciones esto podría ser una limitación al alcance. Este procedimiento implica 1. 2. 3. Verificar con la contabilidad Verificar con confirmación Análisis de partidas conciliatorias Extractos posteriores mayores posteriores Otra documentación de soporte Usualmente los saldo del extracto bancario y el saldo del sistema contable –mayor general - no coinciden por las siguientes razones 1. Errores o diferencias 2. Diferencias de tiempo, esto es que se contabilizan en distintos momentos en el mayor general de banco y el extracto del Banco La conciliación permite determinar las causas de esas diferencia y evaluar la razonabilidad de las mismas 5 Los ítems conciliatorios más comunes son Depósitos en tránsitos o depósitos pendientes de acreditación Cheques no presentados al cobro o pendientes de débitos Notas de débitos, notas de créditos por intereses, gastos o prestamos Transferencias Bancarias CONFIRMACIONES Consiste en solicitarle al banco o bancos una confirmación por escrito de todos los saldos que el ente sujeto a auditoria tiene con el banco a una fecha determinada, saldos en cuenta corriente, caja de ahorro, prestamos, obligaciones, etc., además quienes se encuentran autorizados para la firma en las distintas cuentas Lo aconsejable es no solo enviar al Banco una carta sino un formulario estándar pre impreso, para asegurarse que él responda sobre toda las información mínima requerida por el auditor y sea aprovechada para otros componentes El formulario estándar debiera contener como mínimo lo siguiente el banco se dirige al auditor “ Tenemos el agrado de dirigirnos a Ud. para informales los saldos de XXX, al cierre de las operaciones del día 31/12/2005, que según nuestros registros eran: Cuenta Corriente a la libre disposición del cliente Nº de Cta Importe Deudor o Acreedor Firmantes Observaciones Intereses o Garantias Cuadros de similares características, para cajas de ahorro, plazos fijos, títulos en custodias, valores al cobro, ect.” Aspectos importante a tener en cuenta en la confirmación 1. La nota de pedido debe ser realizado o firmada por la empresa 2. Despachar personalmente el auditor la primera y segunda circularización dentro de los 15 días de realizada la primera sin respuesta 3. Conservar copia de las notas de pedidos para reiterar repuestas 4. Realizar una hoja de trabajo que incluya como mínimo lo siguiente Nombre del Banco Número de cuenta Fecha del primer y segundo envío Si el Banco respondió o no al pedido ENFOQUE SUSTANTIVO OBJETIVO VERACIDAD E INTEGRIDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. Obtener saldos de los registros contables generales y auxiliares Efectuar arqueo de fondos –Caja, Fondos Fijos, Recaudaciones a Depositar Comparar saldo arqueo con los registros contables mayor general de caja, o balance de saldos. Verificar las Conciliaciones bancarias Verificar aritméticamente saldos de las cuentas del mayor general y auxiliares si las hay. Obtener la Confirmación de los Bancos, donde existan saldos o la empresa haya trabajados durante el ejercicio 7. Obtener Extractos de cortes –Verificar partidas pendientes 8. Obtener una confirmación de terceros que posean fondos de la empresa 9. Realizar corte de operaciones de la documentación, cobranzas, pagos tanto de operaciones en efectivo como cuentas Bancarias –Recibos, Facturas, Boletas de Depósitos Bancarias, cheques, ordenes de 6 pago.10. Verificar que los valores en existencia al cierre del ejercicio sean disponibilidades, a través de la revisión de los depósitos y acreditaciones posteriores, se relaciona con el punto 7) 11. Visualizar registros general, auxiliares, documentación de respaldo, observando si existen partidas o movimientos inusuales que merezcan un posterior análisis. 12. Indagar a funcionarios y responsables de la empresa acerca de la inexistencias de otros activos disponibles y restricciones a su disponibilidades OBJETIVO VALUACION 1. Obtener cotización de la moneda extranjera existente al cierre y verificar la valuación 2. Verificar cuentas relacionadas con el componentes, como regularizadoras y de resultados 3. Verificar Uniformidad en la aplicación de las normas contables de valuación en relación con el ejercicio anterior. OBJETIVO EXPOSICION Verificar que los saldos de las cuentas bajo revisión y sus notas este expuestos de acuerdo a las normas contables profesionales y de organismos de contralor vigentes y de manera uniforme en relación al ejercicios anterior 7 VENTAS, CUENTAS POR COBRAR Y COBRANZAS CONCEPTOS INGRESOS POR VENTAS: representan montos originados por la trasferencias de productos o por la prestaciones de servicios o del crecimiento natural o inducido de determinados activos RT 16 –PUNTO 4.2.2. CUENTAS A COBRAR: POR VENTAS: representan los derechos que posee el ente contra terceros originadas en operaciones de ventas de productos o prestaciones recibidas. RT.9 PUNTO A.3 Cuentas a cobrar: muestra el saldo a una fecha determinada – Estático Ventas y cobranzas: representan grupo de transacciones ocurridas durante un cierto periodo. IMPORTANCIA. Las ventas representan el final del proceso del negocio y son generalmente partidas significativas del E.R. Las cuentas por cobrar proveen el efectivo en caja, mediante su cobranzas y son un activos significativo de acuerdo al tipo de empresa y la forma en que se comercialice Sector que intervienen: Venta Cliente: Solicita la mercadería Vendedor Administración y ventas: controles formales, existencia del cliente, entrega Créditos: limites de créditos, morosidad Almacenes: Existencias Expedición: Control de cantidad confecciona remito y hoja de ruta Repartidor: hace entrega Facturación: Con el op.y remito conformado se emite factura Contaduría: Control cruzado con op., remito, precios Cobranzas Por Mostrador: A través del Bancos:: Detalles Identifica torio de los clientes que pagaron Por cajero o transferencia bancaria Mediante cobradores: listado de clientes y facturas originales, Emite recibo, entrega la facturas y rinde al cajero o tesorero –(cheques, listados de cobranzas y recibos Por Correspondencia: La secretaria del gerente, hace el listado con los valores y datos del cliente, luego lo entrega a tesorería Control y Depósitos de Recaudación: Tesorería controla y deposita Control y Registración de la operación: 8 Diagrama Global del Sistema de Ventas -Adm. Ventas -Facturación REGISTRO DE CLIENTES -Contaduria -Almacenes Remito REGISTRO DE STOCKS Facturas N.P Control formal Control del crédito Control de Stock Facturación Actualización de Cuenta Corriente Actualización de Stock Subdiario de Ventas Resumen de Facturación Pedidos rechazados Registros de Cta. Ctes Lista de Precios Registros de Artículos Pedidos Pendientes 9 ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL COMPONENTES VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR TRANSACCION DOCUMENTO ES Orden de pedido Ventas Orden de ventas/ Despacho/Remito Factura Bonificaciones /Descuentos Devoluciones Cobranzas Nota de crédito Recibos REGISTRO FUNCION DE PROCESAMIENTO o SEGUIMIENTO DE CONTROL FUNCIONES GERENCIAL INFORMES DE EXCEPCION Orden de preparar el pedido Clientes inexistentes Verificar Disponibilidad en almacenes Autorizar el crédito –C.C. Exceso de limite de crédito De existencia. Facturación c/lista de precios autorizadas + gtos de envío al cliente –C.C. Falta de articulo Controles Claves Recepción Remito Conformado Subdiario de ventas Ordenes de ventas con Comprobantes pre –numerados SubMayores, Condiciones especiales de Asientos respaldados por documentación Diario General ventas. Números de clientes –validos únicamente Mayores general o cuenta Resúmenes de cuentas de Control Modificaciones de precios Subdiario ventas Autorizado por persona de Nivel Adecuado –De acuerdo a las pautas Caja Ingreso comerciales –C.C c/Descuentos Procesar los recibos de cobranzas y descargar las cuentas correspondientes.Separar el manejo de efectivo y registro –C.C. Caja Ingreso Endoso restrictivos Conciliaciones Independientes, Bancarias Descuentos o Bonificaciones inusuales Cobranzas no apareadas con cta. ctes. Total de cobrador/ cliente. cobranzas por día, por por 10 CONTROLES TÍPICOS COMPONENTES PARA LAS AFIRMACIONES INCLUIDAS EN ESTE Relativos a las operaciones de venta 1. Separación de la función de ventas, del otorgamientos de créditos, entrega al cliente, registraciones contables y de manejo y custodia de fondos 2. Utilización de notas de pedidos,. Remitos, facturas, Notas de Débitos y Créditos prenumeradas y control posterior de la correlatividad numérica 3. Existencia de una régimen de autorización y control de facturas, notas de débitos y crédito 4. Existencia de pruebas de despacho de las mercadería y de su recepción por el cliente 5. Existencia de un régimen de autorizaciones para los descuentos y bonificaciones , aceptación de las devoluciones y dar de bajas los incobrables 6. Registros contables por procesos separados en sub-mayores de clientes y en cuentas de control del Mayor General y conciliación periódica entre ambos por personas ajenas a la registración Relativos al otorgamiento del Crédito 1. Existencia de políticas definidas sobre requisitos a cumplir para su otorgamiento 2. Existencias de limites de autorizaciones para otorgar créditos por los distintos niveles de colaboradores 3. Mantenimiento de información actualizada sobre la solvencia y el cumplimiento de los deudores Relativos a la gestión de cobranzas 1. Control periódico de la antigüedad de los saldos a cobrar 2. Envíos de resúmenes de cuentas 3. Aclaraciones de las discrepancias de las cuentas del clientes por personal no afectados a cobranzas. 4. Existencia de políticas definidas sobre montos y ocasión de los descuentos 5. Régimen de autorizaciones para emitir notas de créditos y para dar de baja a incobrables 6. Control de cobranzas reales con las teóricas – 7. Emisión de recibos prenumerados y registración inmediata de la cobranza 8. Endoso restrictivo de valores – cheques con cláusula no a la orden y cruzados ó endoso restrictivos9. Deposito integro de la cobranza 10. Comprobación del total depositado con los recibos emitidos 11. Verificación de la coincidencia entre los créditos de la cuenta clientes y las cobranzas efectuadas en un periodo determinado. ERRORES POTENCIALES A TENER EN CUENTA AL DEFINIR LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA Ventas ficticias Contabilizar ventas de mercaderas no entregadas Omisión parcial en la facturación Errores en los precios de ventas, cantidades, sumas registros de facturas Errores en los registros de cobranzas Registrar operaciones imputando la misma a cuentas incorrectas Registras ventas que no son de propiedad de la empresa Estimaciones de cuentas dudosa en forma inadecuada No segregación de componentes financieros devengados Compensaciones de saldos deudores con acreedores entre distintos clientes Incorrectamente clasificados en corriente y no corrientes 11 OBJETIVOS DE AUDITORIA DE VENTAS, COBRANZAS CUENTAS A COBRAR Y Obtener elementos de juicios validos y suficientes para validar las afirmaciones contenidas en el componente relacionado con: Veracidad, Integridad, Valuación y Exposición VERACIDAD: INGRESOS POR VENTA: que los ingresos registrados se correspondan con las ventas o prestación de servicio que desarrolle el ente y que estén reducidas por las bonificaciones y devoluciones correspondiente, reales y esperadas – COBRANZAS: que los medios de pagos hubieren sido efectivamente recibidos CUENTAS POR COBRAR: Que representen los derechos que el ente posee contra terceros originados por ventas o prestaciones de servicios, según el objeto del ente. INTEGRIDAD INGRESOS POR VENTAS: que todas las ventas estén registradas en los registros correspondientes, subdiario de ventas, Submayores y se haya realizado un adecuado corte de operaciones. COBRANZAS: Que estén todas contabilizadas, en el periodo en que se realizaron y estén acumuladas en los registros correspondiente, submayores de clientes, submayor de caja ingresos CUENTAS POR COBRAR: Que todas las operaciones que involucra movimiento de cuentas a cobrar se hayan registrados en los registros correspondiente. VALUACIÓN Y EXPOSICION Si todas las operaciones vinculadas con ventas, cobranzas y cuentas por cobrar se registraron, se resumieron y expusieron de acuerdo a las Normas Técnicas correspondiente.- ENFOQUE DE AUDITORIA: De acuerdo al análisis realizado en relación al componente, con respecto al Nivel de Riesgo, será el enfoque de auditoria que debemos aplicar. Si la empresa tiene un nivel de riesgo inherente alto y esta controlado por el sistema de control, implica que la empresa tiene un nivel de riesgo que le permitiría realizar un enfoque orientado a pruebas de cumplimiento. Esto significa que todo el esfuerzo estará orientado a probar si los controles que dice tener la empresa y que el auditor considerado clave en la practica o en la realidad funcionan adecuadamente. Si esto no fuera así el enfoque estará basado en un enfoque sustantivo, en cuyo caso las pruebas a aplicar serán de carácter sustantivo. PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR EL FUNCIONAMIENTO DE LOS 12 CONTROLES VENTAS Seleccionar una muestra de operaciones de ventas (ventas, devoluciones, bonificaciones, descuentos, recargos) Verifico autenticidad y propiedad de las facturas, notas de débitos, créditos; cálculos e imputación y autorizaciones que corresponden Cotejo de los precios unitarios facturados con las lista de precios autorizada y nota de pedido Verificación de las registraciones, cotejo de la factura y otros, numero, cliente, importe en el subdiario de venta y pase al mayor auxiliar de clientes Verifico la secuencia numérica de las notas de pedidos, remitos, facturas, notas de debitos y créditos y tratamiento de los anulados Verificar que con los remitos, se hayan disminuido las existencias en registro de stock o libro de existencia. Verificar que todo los remitos hayan sido facturados – cruzo remito con factura Verificar que todos los pedidos se hayan enviados –cruzo remito con nota de pedido Otros que considere necesarios de acuerdo a los controles relevados en la empresa COBRANZAS Seleccionar una muestra de operaciones de cobranzas Verifico autenticidad y propiedad de los recibos y autorizaciones si corresponden Verificación de las registraciones, cotejo del recibo, numero, cliente, importe en caja ingreso y pase al mayor auxiliar de clientes Verifico la secuencia numérica de los recibos y tratamiento de los anulados Verificar autorizaciones de los descuentos concedidos e interese resarcitorios Cruzo importe de cobranzas, sumatoria de los recibos con los depósitos efectuados Verificar coincidencia entre las boletas de deposito con el resumen banacario Otros que considere necesarios de acuerdo a los controles relevados en la empresa PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS OBJETIVO DE VERACIDAD E INTEGRIDAD 1. Obtener saldos de los registros contables generales y auxiliares 2. Obtener listados de composición de las cuentas por cobrar, clasificados por antigüedad de saldo 3. Seleccionar una muestra para verificar documentación de respaldo de las transacciones relacionadas con el componente, Nota de pedido y correlación con los remito y factura de ventas. Verificar los precios facturados de los artículos y si los mismo coinciden con las lista de precios autorizadas. 4. Verificar cálculos aritméticos de los comprobantes antes mencionados. 5. Verificar cálculos aritméticos de los listados de cuentas a cobrar y cotejar con los registros auxiliares y la cuenta de control del mayor general 6. Visualizar registros auxiliares y generales, listados y documentación de respaldo, observado si existen partidas anormales o movimientos inusuales, que merezcan un posterior análisis. Ejemplo de movimientos anormales serían cuentas con saldos acreedores 7. Confirmar saldo de los clientes y otras cuentas por cobrar si se realiza el análisis de las misma en forma conjunta. 8. Confirmar el saldo de documentos a cobrar y los descontados en el Banco y endosados a favor de terceros 9. Aplicar procedimientos alternativos de revisión para circulares no respondidas o devueltas por correo, verificar documentación de respaldo y registros de cobranzas posteriores – Los montos no cobrados, probar los pedidos de los clientes y los remitos correspondientes para probar que la mercadería fue realmente entregada a la fecha de confirmación 13 10. Obtener confirmación del abogado sobre el estado de las cuentas a cobrar en litigio o gestión de cobro 11. Efectuar arqueos de documentos a cobrar, cheques de terceros y garantías que respalden los créditos, cotejando con los listados y registros de la empresa. 12. Realizar corte de operaciones de ventas, cobranzas. Relacionar con corte de operaciones de Disponibilidad, Bienes de Cambio. 13. Revisar las operaciones de ventas con empresas vinculadas. 14. Verificar razonabilidad de las cuentas a cobrar a funcionarios, directores, accionistas y empresas vinculadas, 15. Indagar a funcionarios y responsables de la empresa acerca de la existencias de otras cuentas a cobrar, el grado de cobrabilidad de sus créditos y que los mismos no estén cedidos ni embargados. 16. Otras cuentas relacionadas –Débito Fiscal Iva. VALUACION 1. Evaluar la razonabilidad y suficiencia de las “Previsiones para Deudores Incobrables y Devoluciones” 2. Determinar la razonabilidad de los intereses –implícitos y explícitos- devengados en las cuentas a cobrar. 3. Verificar la valuación de las cuentas a cobrar en moneda extranjera, actualizables y no cancelables en dinero. 4. Verificar los criterios de imputación de las cuentas de resultado 5. Verificar cuentas relacionadas con el componente, tales como regularizadoras 6. Verificar Uniformidad en la aplicación de las normas contables de valuación en relación al ejercicio anterior. EXPOSICION Verificar que los saldos de las cuentas bajo revisión, sus notas y anexos correspondientes, este expuestos de acuerdo a las normas contables profesionales y de organismos de contralor vigentes y de manera uniforme en relación al ejercicios anterior CONFIRMACIÓN La confirmación consiste en solicitarle a los clientes que nos informe el saldo que mantienen con la empresa. Este procedimiento otorga evidencia sobre la existencia del credito, no implica la cobrabilidad del mismo Clasificación Positiva: Otorgan evidencias válidas siempre que el cliente nos conteste. Positiva propiamente dicha o Directa: a la solicitud le incorporamos un saldo y le decimos al cliente que nos conteste, si esta o no esta de acuerdo Positiva ciega: le solicitamos al cliente que nos informe cual es el saldo que el posee, no le enviamos ningún importe en concepto de saldo Negativa: Otorgan evidencias aunque no contesten Incluimos el saldo según los registro de la empresa auditada y le solicitamos que nos contesten si no están de acuerdo USO: Positiva propiamente dicho: para créditos Positiva ciega: para pasivos 14 Negativa: en empresas que manejan saldos pequeños de cuentas muy numerosas ej. EMOS. EPEC. OPORTUNIDAD 1. Antes del cierre 2. Después del cierre Condiciones de validez Tercero relacionado con la empresa y Comunicación directa entre el auditor y el cliente PAPEL DE TRABAJO Debe resumirse el resultado de la confirmación debe contener como mínimo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Identificación de la empresas – En todos los papeles de trabajos Responsable de la tarea - En todos los papeles de trabajos Fecha - En todos los papeles de trabajos Codificación - que lo relaciona con los estados contables Tiempo de ejecución - En todos los papeles de trabajos Nº de la confirmación Nombre del cliente Saldo confirmado, que surge del listado obtenido por la empresa Saldo conforme Saldo disconforme Circulares devueltas por el correo, por distintas causas Procedimientos alternativos Saldo según auditoria ARQUEOS DE DOCUMENTOS A COBRAR Consiste en el recuento de todos los pagares y otros documentos asimilables que acrediten derechos a favor del ente auditado, existente en el mismo a una fecha determinada Su objetivo es comprobar que los saldos indicados en los registros contables coincidan con la tenencia real del ente Condiciones de validez: Recuento de la totalidad de los títulos Presencia del responsable de las custodia de los valores para evitar malas interpretaciones o ciertas suspicacias. Incluir en el papel de trabajo una confirmación explícita que los documentos arqueados son todos los en existencia y que estuvo presente durante el procedimiento Por cuestiones impositivas es conveniente revisar el cumplimiento de requisitos legales –ej. Sellados PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS Este procedimiento se aplica para aquellos caso en que no se logran evidencias a través de la confirmación. El mismo consiste en el examen de la evolución posterior de las partidas denominados cobros posteriores al cierre- Si el saldo existente al cierre fue cancelado con normalidad, para lo cual verificaremos los recibos y analizaremos a que facturas o remito cancela. En caso que no se hayan producidos cobros posteriores o estos no cubren la totalidad del saldo, las partidas podrán ser verificadas con la documentación que respalda la operación original, remito, o documento equivalente, para verificar la entrega y factura para verificar el 15 monto de la venta. 16 MODELO DE CONFIRMACION POSITIVA Membrete de la Empresa Lugar y fecha................................... Sr. Juan Canario Blanco De nuestra mayor consideración Con el objeto de comprobar los saldos de nuestra cuentas con Uds., mucho agradeceremos tengan a bien expresar directamente a nuestro auditores, su conformidad o discrepancia con los saldos abajo indicados, AUN EN EL CASO QUE HUBIESEN SIDO LIQUIDADOS CON POSTERIORIDAD A LA FECHA MANCIONADA, para lo cual acompañamos un sobre con repuesta postal paga. Agradeceremos que en caso de discrepancia acompañen a su repuesta un estado de nuestra cuenta a la fecha indicada. Dejamos constancia que la presente no es un reclamo de pago y no tiene otro fin que el señalado precedentemente. Saludamos a ustedes muy atentamente Sres. Auditores Contadores Públicos 5.800- Río Cuarto – Cba. Tenemos el agrado de confirmar a ustedes, excepto por las observaciones expuestas más abajo, que los siguientes saldo con.. JUAN CANARIO BLANCO, al 31 de diciembre de 2000, eran correctos. Saldo al 31 de diciembre de 2000 CUENTA A SU FAVOR A NUESTRO FAVOR 4406 –Cliente JNB. $ 3500,00 5406 –DOC. A COBRAR $1600,00 Observaciones:................................................................................ 17 EXISTENCIA Y COSTO Bienes de Cambio: según la RT. 9 Pto A 4) Son los bienes destinados a la venta en el curso habitual de la actividad del ente o que se encuentren en proceso de producción para dicha venta o que resulten generalmente consumidos en la producción de los bienes o servicios destinados a la venta, así como los anticipos a proveedores por las compras de estos bienes Costo: según la RT. 9 Pto. B 2) Es el conjunto de costo medidos en valores corrientes del mes en que se reconocen, atribuibles a la producción o adquisición de los bienes o a la generación de los servicios cuya venta da origen al concepto de la sección B.1 (Ventas netas de bienes y servicios) La existencia de bienes de cambio constituye un activo que normalmente representa un monto significativo en relación al patrimonio del ente. En época de economías estables la tendencia es disminuir los stock, lo que implica mayor rotación de los bienes de cambios. y mayor cantidad de compras de menores volúmenes y la inversa en épocas de economías inflacionaria El costo de venta, se integra por aquellos costos de adquisición o producción insumidos o consumidos en el proceso de generación de ingresos. – RT 17 PTO 4.2.-4.2.1, 4.2.2 Según el objeto de la empresa tenemos: ENTES COMERCIALES Compra Vende ENTES PRODUCTIVOS Compra Transforma Vende Esto implica que en Bienes de Cambio podemos tener según el objeto de la empresa: Bienes destinados a la venta en el mismo estado que se adquirieron Bienes en Proceso de Producción Bienes a Consumir en el Proceso (M.P., Materiales, envases, etc,) SE RELACIONA CON COSTO DE VENTA COSTO DE PRODUCCION COSTO DE VENTA Ente Comercial Ente de Producción 18 COSTOS DE PRODUCCION: Los costo de producción tiene características inusuales en comparación con otros componentes. Los costo de producción resultan del procesamiento interno y no de transacciones con terceros. Todos los costos incorporados a las existencia tienen su origen en otros componentes y por consiguiente el auditor ya los analizo en otros componentes que serían los siguientes: CATEGORIA DE COSTOS GRUPO DE COMPONENTES Compras de materiales Compras y cuentas por pagar Mano de Obra Costo laborales Costo indirectos de fabricación Amortización Bienes de Uso Otros costo de Fabricación Compras y Cuentas por pagar La imputación del costo también se relaciona con el despacho de bienes y el reconocimiento de las ventas o ingresos Reconocimiento de un ingresos Bienes en General: Tradición Inmuebles: Escritura Bienes Fungibles: antes de la ventas: Obras a largos plazo, se recomienda ir computando los ingresos a lo largo del periodo de construcción ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL COMPONENTE Y SU RELACION CON COMPRAS Y VENTAS: TRANSACCION COMPRAS COMPROBANTES SOLICITUD DE COMPRA ORDEN DE COMPRA INFORME DE RECEPCION REMITO -PROVEEDOR FACTURA -PROVEEDOR ALMACENES DE M.P. TRANSFERENCIA A P.P. Comp. Interno –Vale de Consumo o Remitos Internos CONTROLES DE Comp. Interno para incluir, PRODUCCION mermas, desvíos con los normales Transferencia a Almacenes Comp. Interno VENTAS Orden de pedido del cliente Despacho de Bs. /Remito REGISTROS EXISTENCIA Sub.Diario de Compra Sub. Mayores de Proveedores Diario Contabilidad General Contabilidad Costo/General Contabilidad Costo/General Contabilidad Costo/General Contabilidad General de de de 19 El flujo de actividades se materializa a través del siguiente proceso Procesos Actividades Almacenes divididos en varios sectores – Control de Calidad. Ingresos a almacenes de materias primas y materiales por compras Aprobación o rechazo repercute en cuentas por pagar. Información al sector compras de los productos recibidos para el seguimiento de las compras Almacenes propiamente dicho: responsable de la custodia de los bienes. Vales de entrada y salida documento que respalda el ingreso y salida de merc. con firmas de quien entrega y recibe la merc. Transferencia de Materias primas materiales a los sectores productivos Procesamiento de los vales -Inventario y permanente Recuento físico periódico Salidas a los centros de producción en base a necesidades reales, estimadas. en Ordenes de Producción. Esta es una tarea de carácter técnica más que contable. Proceso de producción y empaque -Procedimientos administrativos tendientes a controlar la integridad de la producción -Un control adecuado sobre las normas de producción deben prever: % de mermas normales % de desvío sobre las mermas normales, responsables del análisis de estos desvíos Con esta operación llega a su fin el ciclo Transferencia del producto elaborado al productivo, aquí son validas los comentarios almacén de despacho de almacenes 20 Controles típicos de custodia Acceso restringido al deposito de materia primas o productos terminados, de modo de evitar salidas no autorizadas Separación de las funciones entre: Recepción y almacenes Almacenes y el responsables de la contabilidad de stock Recepción y expedición Además de los controles relacionados con los circuitos de compras y ventas. Mantenimiento de registros de existencias Realizar recuentos físicos periódicos por el personal ajeno a las custodias y registros Adecuadas medidas de seguridad y cobertura de siniestros Políticas definidas para el tratamientos de los bienes obsoletos Comprobaciones del sector contables de las correlatividad de los formularios utilizados, autorizaciones, correlación de los registros auxiliares –inventario analíticos- con los registros contables OBJETIVOS DE AUDITORIA DE EXISTENCIAS Y COSTO Obtener elementos de juicios validos y suficientes para validar las afirmaciones contenidas en el componente: Afirmaciones: Veracidad, Integridad, Valuación y Exposición VERACIDAD: COSTO DE PRODUCCION: que las Materias Primas, MO. y Gastos Indirectos, han sido utilizados en el proceso de fabricación y se haya realizado una correcta asignación entre las existencias y el Costo de Venta. COSTO DE VENTA: que los bienes hayan sido despachados o transferidos a los compradores respectivos. EXISTENCIAS: Que los Bienes existan físicamente y la empresa auditada sea la titular INTEGRIDAD COSTO DE PRODUCCION: que todos los costos de producción estén registrados y que estén asignados a las existencias correspondiente COSTO DE VENTAS: Que todos los costos estén contabilizados, en el periodo en que corresponda. Se haya realizado el correcto apareamiento con los ingresos EXISTENCIAS: Que todas las operaciones que involucra movimiento de existencias se hayan registrados en los registros correspondiente. VALUACIÓN Y EXPOSICION Si todas las operaciones vinculadas con Costo de producción, Costo de ventas y Existencias estén valuadas, registradas, resumidas y expuestas de acuerdo a las Normas Técnicas correspondiente.- BIENES DE CAMBIOS Y COSTO -COSTO DE PRODUCCIÓN Se debe determinar el objetivo de auditoria, si el mismo es verificar transacciones lo ideal es aplicar procedimientos de cumplimiento, si es verificar saldos aplicar pruebas sustantivas, esto depende fundamentalmente del nivel de riesgo y la fortaleza del sistema de Control que posee la empresa. 21 OBJETIVOS OBTENER EVIDENCIA SOBRE VERACIDAD E INTEGRIDAD 1. Obtener saldos de los registros contables generales y auxiliares, de Bienes de Cambios, materias primas, insumos, costo de venta, costo de producción. 2. Observar relevamiento de inventario, el proceso productivo. Verificar la validez del procedimiento de canteo y compilación. Probar existencias en forma selectiva. Verificar calidad y estado de los bienes 3. Obtener listado valorizado de bienes en existencia 4. Obtener los costos estándar de producción, prueba global Q producida por Costos Estándar 5. Verificar aritméticamente listados de inventarios en sumas y cálculos de cantidad por precios 6. Verificar los listados, con mayor general y registros auxiliares. 7. Analizar registros generales, auxiliares, listados y documentación de respaldo, observando si existen partidas o movimientos inusuales que merezcan un posterior análisis de sus causas. 8. Obtener confirmación de terceros que posean mercaderías de propiedad de la empresa en consignación o por otros motivos - Depósitos compartidos 9. Obtener confirmación de terceros titulares de prendas sobre bienes de cambio en garantías otorgadas por la empresa 10.Verificar corte de las operaciones de compras y ventas de bienes de cambios, y del proceso productivo. RELACIONAR con Compras y Cuentas por pagar; Ventas y Cuentas por Cobrar. 11.Evaluar la existencia de seguros y su suficiencia 12.Indagar a funcionarios y responsables de la empresa acerca de la inexistencia de otros bienes y restricciones para su realización - embargos y gravámenes, OBJETIVOS OBTENER EVIDENCIA SOBRE VALUACIÓN 1. Verificar el valor de costo utilizado por la empresa 2. Verificar el valor de costo estándar, comparar con los reales (M.P.; M.O Y GS. DE FABRICACIÓN) 3. Verificar la razonabilidad de la valuación de acuerdo a los distintos criterios existentes para valuar el rubro 4. Verificar valuación de bienes obsoletos, no vendibles, desvalorizados o de desecho 5. Verificar la consistencia en la valuación - Uniformidad OBJETIVOS OBTENER EVIDENCIA SOBRE EXPOSICIÓN Verificar que los saldos de cuentas bajo revisión estén expuestos, notas y anexos, de acuerdo a las normas contables profesionales y de organismos de contralor vigentes RECUENTO FISICO Origen En el comienzo del siglo XX no existían normas de auditorías tal como se las conoce en la actualidad. A partir de 1929 se establecieron las primeras normas que se fueron profundizando en la década de 1930, pero no obstante ello los procedimientos no eran los adecuados, esto quedo revelado con el famoso fraude de la Empresa McKesson & Robbins, ocurrido a fines de esta década Esta empresa era una droguería que cotizabas sus acciones en la bolsa y tenía subsidiarias en Canadá que mostraba en sus libros importantes compras, ventas y existencias, esto no hubiera sido llamativo si las mismas no hubiesen sido ficticias .El fraude se llevo a cabo mediante la conclusión del presidente del directorio de la empresa y varios ejecutivos importantes 22 Cuando el engaño fue conocido por la bolsa de valores de Estados Unidos, se acepto que la auditoría se había realizado dentro de lo establecido por la normas de auditoría de la época . Esto llevo a la SEC (Equivalente a la Comisión Nacional de Valores de Argentina ) recomendara que las cuentas a cobrar y las existencias debían ser verificadas mediante evidencias externas e independientes del sistema contable. Desde esa época y hasta ahora, la confirmación independiente de saldos y la observación de los inventarios son considerados como procedimientos que brindan alta satisfacción de auditoría Procedimiento Típico Un adecuado sistema de control de los inventarios incluye la realización de recuentos físicos periódicos, para que este quede perfeccionado debe cotejarse el resultado con los registros contables con el propósito de cotejar las existencias reales con las que surgen de los registros contables y determinar las eventuales diferencias y el origen de las mismas. En nuestro medio el recuento físico generalmente no es un procedimiento de control sino una manera de determinar la existencia a la fecha en la cual se realiza el recuento Si se usa como medio de control nos sirve para: 1. Corregir los desvíos 2. Evaluar la efectividad con que funciona las entradas y salidas de almacenes y el procesamiento de la información 3. Asignar responsabilidades por las diferencias Documentos No procesados Movimientos sin documentación Sustracciones de Bienes Recuentos parciales cuando se llevan inventarios permanentes Recuentos totales cuando no llevan inventarios permanentes en fechas cercanas al cierre. INTRUCCIONES PARA EL CONTEO El recuento es un procedimiento que necesariamente debe encarar la empresa 1. Deben realizar el recuento, dos equipos por lo menos uno formado por personal ajeno a la custodia, o el sector almacenes. El objetivo control por oposición de intereses ó cruzado 2. Debe fijar el día y la hora en que se realizará y si es posible suspender el proceso productivo, o la entrada y salida de mercaderías. En aquellos casos que no se puedan paralizar las actividades, deberá instruirse al personal sobre la forma de operar para el ingreso y salida de mercaderías 3. Materiales que deben incluirse y excluirse del mismo 4. Designar las personas que realizaran el inventario y sus responsabilidades 5. Demarcación del área donde se realizará el recuento 6. Instruir al personal del uso correcto de los formularios prenumerados a utilizar para el recuento. 7. Instruir al personal sobre los equipos que se deberán utilizar para el recuento. Ej. balanzas. 8. Métodos para aplicar al recuento y datos que deben anotarse en las tarjetas o formularios 9. Métodos de chequeos o segundo conteo en caso de diferencias 10. Procedimientos de control sobre los formularios de inventarios para que no ocurran diferencias 11. Investigar las diferencias entre el inventario físico y el permanente. CONDICIONES DE VALIDEZ DEL CONTEO 1. Deben usarse formularios o tarjetas prenumeradas, en los mismos deben registrarse las cantidades a medida que se va recontando 2. Deben realizarse las siguientes tareas: 23 3. Adherir a los distintos lotes de mercaderías a inventariar las tarjetas con tres cuerpos Primer recuento: Un equipo de dos personas, uno cuenta y el otro anota y retira el primer cuerpo de la tarjeta adherida al lote recontado Segundo recuento: Otro equipo de dos personas de igual manera al primer recuento Conciliación entre lo recontado por cada equipo, si hay diferencias se realizará un tercer recuento entre los dos equipos Cotejo con el inventario permanente, las diferencias significativas deben ser investigadas. 4. Uso de las tarjetas o formularios prenumerados Lo ideal que tengan tres cuerpos Primer cuerpo separado por el primer equipo Segundo cuerpo separado por el segundo equipo Tercer cuerpo adherido al lote para demostrar que se recontó Se compara el recuento Se analiza la numeración de todas las tarjetas, utilizadas, anuladas. Esto nos proporciona evidencias de que el recuento se realizó en forma correcta. 5. Debe designarse un supervisor del recuento que revisará todo los lugares afectados al recuento y verifica que todos los lotes tienen adherido el talón de la tarjeta. 6. Los recuentos de mercaderías obsoletas, desperdicios deben ser recontados y deben tenerse en cuenta para la valuación TAREA QUE DEBE REALIZAR EL AUDITOR La tarea del auditor es presenciar u observar el recuento físico y no de toma del inventario 1. Examinar antes del recuento las instrucciones del recuento preparadas por el ente, ante cualquier deficiencia discutir las misma con los responsables de la empresa 2. Esta presente durante el recuento, para verificar que los empleados encargados de realizar el mismo cumplen con las instrucciones recibidas para llevar a cabo el inventario 3. El auditor debe contar en forma selectiva en base a una muestra para posteriormente cotejar con los recuentos realizados por la empresa El Tamaño de la muestra que contará el auditor dependerá de: Confianza del recuento realizado por la empresa El universo de artículos y el valor de los mismo El grado de satisfacción o evidencia que aporte el recuento para el auditor Analizará la numeración de las tarjetas o formularios utilizados, para el recuento. Los conteos parciales y la inspección ocular, pueden permitirle al auditor, identificar bienes obsoletos Este procedimiento proporcionan evidencias sobre existencias e integridad propiedad, para ello se debe analizar la documentación respaldatoria. y no sobre Posteriormente deberá el auditor realizar la prueba de compilación: Comparar las cantidades de los recuentos parciales efectuados por el auditor, con respecto a los listados por la empresa Verificar la inclusión de la totalidad de las tarjetas de inventario y verificados el día del inventario presenciado por el auditor Cualquier diferencia en unidades ponderarlas monetariamente mediante el método de valuación utilizado por ente, y luego concluir sobre estas diferencias. 24 BIENES DE USO y AMORTIZACIONES CONCEPTO:: Son los bienes tangibles que emplea en la actividad principal el ente, y no destinado a la venta habitual, incluyendo los que están en construcción, transito o montaje, con una vida útil que supera el ejercicio económico, incluyendo a los anticipos de proveedores por compra de estos bienes Los bienes afectados a locación se incluyen en inversiones , excepto que la actividad principal sea locación. Dentro de esto bienes podemos hacer la siguiente clasificación: 1- Bienes que se deterioran con el tiempo : Sujetos a Depreciación 2- Bienes que se extinguen por consumo o extracción : Sujetos a Agotamiento 3- Bienes que no se deterioran ni se extinguen : No sujeto a Agot. ni Dep. Depreciación: Es la apropiación del costo de los activos fijos en forma sistemática y racional de acuerdo a la vida útil estimada de bien. Las amortizaciones pueden cargarse a resultado del período o al costo de producción como consecuencia de ello se activan formando parte de los inventarios en existencia IMPORTANCIA DEL COMPONENTE Empresas industriales Empresas de servicios: Ej. Entidades Bancarias, Empresas de Transportes, Servicio de limpiezas. Empresas Comerciales Dentro del componente se encuentras conceptos vinculados con : Transacciones : Adquisiciones y retiros Otros relacionado con saldos: Bienes de uso y amortizaciones Las adquisiciones y los retiros son considerado componente separado de compras de bienes y servicios por las siguientes razones: 1. Adquisiciones y retiros poco frecuentes en empresas que no están expansión 2. Las adquisiciones pueden tener un sistema de control igual al de compras de bienes y servicios ó un controles específicos que requieran la aprobación especifica de la gerencia. 3. Las adquisiciones pueden abarcar transacciones que difieren de las compras normales Si se los audita en forma conjunta con la compra de bienes y servicio se debe prestar atención a los retiros significativos de activos fijos ACTIVIDADES INCLUIDAS OPERACIONES EN EL COMPONENTE O FLUJO DE Sistema especifico para la transacciones de adquisiciones en la etapa de inicio de operaciones de una empresa. El procesamiento de una transacción de adquisición de un bien de uso involucra varios sectores de una empresa Autorización por parte de la gerencia de las compras Pedidos Recepción -Remito Factura del proveedores 25 Otro elemento que se deben tener en cuenta al analizar este componente, Políticas de mantenimiento y reparaciones de los bienes de uso En aquellas empresas que fabrican sus bienes de uso, se produce una acumulación de costos por tipo de bienes y se produce un elevado numero de transacciones que deben ser procesadas PAUTAS PARA LA COMPRESION DEL NEGOCIO Antigüedad promedio de los bienes por tipo, clase , ubicación geográfica y segmento de negocio Característica Métodos de depreciaciones Relación de las vidas útiles con la política de mantenimiento de los Efecto de las reglamentaciones ambientales existentes o propuestas Bienes de Uso Activos fijos adquirido con subsidios oficiales Alcance de las transacciones de leansig Planes de ventas de activos fijos Utilización de bienes. totalmente amortizados Propiedades en las cuales se extraen recursos no renovables Si los bienes de adquieren con fondos propios Políticas de Financiamiento Adquisiciones financiados con prestamos a largo plazo En que medida lo interese deberían ser actividades Si se han acordado leasing a corto plazo Condiciones económicas de los mercados Cambios significativos en la industria con respecto a los mercados y a los competidores Economías crecen -+ Bienes Existencia de capacidad excesiva y bienes obsoleta Econ. recesión : venta de Activos fijos Avances tecnológicos Variaciones en la fuente y costo de financiamiento en relación a la viabilidad de proyecto CUENTAS RELACIONADAS: El análisis de las afirmaciones contenidas en el rubro de bienes de uso, no se puede hacer en forma aislada sin tener en cuenta otras partidas o rubros con las que se relacionan , están son: 26 Estado de Situación Patrimonial Rubro Créditos Rubro Bienes de Cambio Estado de Evolución Del Patrimonio Neto Revaluaciones Técnicas Estado de Resultados Depreciaciones cargas al costo Depreciaciones cargas a Gtos Resultados de la Ventas de Bienes de Uso Impuestos Depreciaciones Extraordinarias -P/obsolencia Técnica o Económica 27 OBJETIVOS DE AUDITORIA DE BIENES DE USO Y SUS AMORTIZACIONES Obtener elementos de juicios validos y suficientes para validar las afirmaciones contenidas en el componente relacionadas con: Veracidad, Integridad, Valuación y Exposición VERACIDAD: ADQUISICIONES Y RETIROS: Que las operaciones relacionadas represente adquisiones o retiros que impliquen la propiedad de los bienes o sus transferencia y que las misma se haya realizado con las autorizaciones correspondiente AMORTIZACIONES: que las amortizaciones estén relacionados con los bienes de propiedad de la empresa y utilizados por la misma SALDO DE BIENES DE USO: Que los bienes existan físicamente y la empresa auditada sea la titular INTEGRIDAD, ADQUISICIONES Y RETIROS: que todas las operaciones estén adecuada e íntegramente registradas AMORTIZACIONES: Que todas las amortizaciones estén adecuada e íntegramente registradas SALDOS DE BIENES DE USO Que todas las operaciones que involucra movimiento de existencias se hayan registrados en los registros correspondiente. VALUACIÓN Y EXPOSICION Si todas las operaciones vinculadas estén valuadas, registradas, resumidas y expuestas de acuerdo a las Normas Técnicas correspondiente.CONTROLES INTERNOS 1- Normas sobre autorizaciones 2- Adecuadas Medidas de Seguridad y Coberturas de Siniestros 3- Normas referidas al traslado de los Bienes 3- Separación de Funciones. 4- Política de Mantenimientos preventivos 5- Información que debe recibir a Contaduría 6. Comprobantes interno premunerados. ENFOQUE DE AUDITORIA El enfoque de auditoria depende fundamentalmente del nivel de riesgo y la fortaleza del Sistema de Control que posee la empresa y del análisis de cada uno de los temas que detallaremos además 1. 2. 3. 4. Método de identificación de los gastos de mantenimiento y reparaciones Base para distinguir el leasing operativo y financiero Base para activar gastos de mano de obra y gastos de fabricación en los bienes construidos Formas de identificar las transacciones entres empresas vinculadas y ganancias sobre activos fijos transferido entre empresas 5. El método de revaluaciones técnicas 6. Base para el reconocimiento de ganancias y perdidas y forma de contabilización de los retiros de bienes 7. Métodos de depreciación utilizado para cada tipo de activo fijo 28 8. 9. 10. 11. Vida útil asignada Método de activación de interés en activos construidos Clasificación de los activos inactivos o en ventas El método para contabilizar los repuestos. OBJETIVOS OBTENER EVIDENCIA SOBRE VERACIDAD E INTEGRIDAD 1. Obtener saldos de los registros contables generales y auxiliares, de Bienes de Uso 2. Observar relevamiento de inventario, mediante una recorrida por la planta, Vericar el estado de los mismos. Visualizar las existencias de bienes importantes 3. Obtener listado valorizado de bienes en existencia 4. Verificar aritméticamente el listado de inventario 5. Verificar los listados, con mayor general y registros auxiliares 6. Verificar aritméticamente los saldos del mayor general y los registros auxiliares si hay 7. Para el caso de una primera auditoria verificar la propiedad y valores de origen con la documentación de respaldo, y las amortizaciones acumuladas al inicio del ejercicio En auditorias recurrentes efectuar verificaciones de las altas y bajas del periodo 8. Si existen bienes de propia producción o mejoras, verificar legajos de comprobantes 9. Analizar registros generales, auxiliares, listados y documentación de respaldo, observando si existen partidas o movimientos inusuales que merezcan un posterior análisis de sus causas. 10. Solicitar confirmación al Registro General de la Propiedad acerca de los bienes inmuebles, y Registro del Automotor Reforzar con indagación a asesores de la empresa 11. Obtener confirmación de terceros que posean bienes de propiedad de la empresa 12. Obtener confirmación de terceros titulares de prendas o hipotecas en garantías otorgadas por la empresa 13. Evaluar la existencia de seguros y su suficiencia 14. Indagar a funcionarios y responsables de la empresa acerca de la inexistencia de otros bienes y restricciones para su realización - embargos y gravámenes, OBJETIVOS OBTENER EVIDENCIA SOBRE VALUACIÓN 1. Verificar la razonabilidad de la valuación al cierre de acuerdo a los distintos criterios de valuación, teniendo en cuenta que los valores residuales, no superen el valor recuperable de estos activos 2. Analizar la razonabilidad de los métodos de depreciación de los bienes, verificando el calculo de las depreciaciones del ejercicio y acumuladas 3. Verificar las partidas activadas en el valor de los bienes, así como la existencia de activos que puedan haber sido imputados como gastos 4. Verificar otras cuentas relacionadas 5. Verificar valuación de bienes obsoletos, o en desuso, si los hay 6. Verificar la consistencia en la valuación - Uniformidad OBJETIVOS OBTENER EVIDENCIA SOBRE EXPOSICIÓN Verificar que los saldos de cuentas bajo revisión estén expuestos, notas y anexos, de acuerdo a las normas contables profesionales y de organismos de contralor vigentes PRUEBA GLOBAL DE AMORTIZACIONES Amortizaciones del ejercicio Anterior Menos amortizaciones de los bienes dados de baja durante el ejercicio o los bienes totalmente amortizados en el ejercicio anterior. 29 Más las amortizaciones de las altas del ejercicio Igual a las amortizaciones del ejercicio, que se comparan con las contables y si existe diferencia se deberían investigar. PRUEBA GLOBAL DE VALORES RESIDUALES Valor residual al cierre del ejercicio anterior +Alta -Baja de los bienes -Amortizaciones del ejercicio Valor Residual al cierre, que se compara con los contables y si existen diferencias se investigan. REVALUO TECNICOS DESAFECTACION DE LA RESERVA DE REVALUO TÉCNICOS Ver RT. 17 etapa de transición Por consumo -Depreciaciones Por Baja Se imputara a una Cta. Desafectación Reserva de Revaluó técnico que se imputará en E.. de R. en donde estuviera considerado el consumo de los Bs. Revaluados. 30 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Y PAGOS CONCEPTO La gestión de compras tiene por objeto : la adquisiciones de materiales, suministros y servicios necesarios para el desarrollo de la actividad principal de la empresas Implica la registración de un activo, adquisiciones de bienes o servicios productivos o de gastos servicios no productivos. En relación a los servicios es activo en función se active o no, el importe originado por la trasferencias de productos o por la prestaciones de servicios CUENTAS POR PAGAR: representan las obligaciones que posee el ente hacia terceros originadas en operaciones de ventas de productos o prestaciones recibidas, que surgen de una serie de transacciones ocurrida en compras y pagos durante un periodo. Cuentas por pagar: muestra el saldo a una fecha determinada –Estático Compras y pagos: representan grupo de transacciones ocurridas durante un cierto periodo. IMPORTANCIA. Las compras y pagos representan uno de los procesos normales e indispensable de cualquier actividad económica, siendo generalmente sus transacciones numerosas y significativas. Las cuentas por pagar dependen de las característica operativas de ente. Ej. compras a plazo. 31 1. ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL COMPONENTES Antes de realizar cualquier compra, la empresa debe tener seleccionado, los proveedores , los precios y condiciones de pagos de acuerdo a los artículos que se compraran, forma de envío, transportes, seguros, normas sobre control de calidad TRANSACCIONES DOCUMENTO REGISTRO FUNCION DE PROCESAMIENTO O SEGUIMIENTO DE CONTROLES FUNCIONES Solicitud de compra GERENCIALES INFORMES DE EXCEPCION La solicitud puede iniciarse por el usuario de los insumo o dpto de planificación y Productos inexistentes. control de la producción – Orden de compra (1) De existencia. Compras Autorización de la compras s/limite – C C. Productos con existencia inferior al punto de Registro de firmas p/Autorizaciones pedido Selección y envió al proveedor Remito del Proveedor Legajos de requisiciones, O.C., I.R, FACT –CC Ordenes urgentes (1) Enviar copia a Cuentas a Pagar, Recepción, Proveedores y compras Informe de recepción (2) Subdiario de compras (2) Confecciona recepción, envía copia Control Calidad, después, compras, Volúmenes de compras mensuales almacén y ctas.p/pagar SubMayores de Proveedores Factura (3) (3) Ctas.P/pagar forma legajos Recibe Factura, O.C.-I.R-.,R- Recepción no concuerda con pedido Diario General Mayor Gral o Control Listado de cuentas a Pagar Bonificaciones, Nota de crédito del proveedor Subdiario Compras –De acuerdo a las pautas comerciales Detalle de pagos con descuentos y/o Devoluciones Nota de débito Sub-Mayor Proveed. -Sector Financiero Bonificaciones Descuentos Listado de Pago con Desc.Esp Recargos Sub-Mayor de Proveed. Pagos Orden de pago (1) Recibo del Proveedor Auxiliares de Banco. Contaduría: Control del legajo de pago, Autoriza el pago, Anula Documentos De pagos realizados durante el mes Firma de los cheque (Tesorería) Listados de cuentas por pagar Gte Administrativo –Segunda Firma- Controla el legajo y anulación documentos. Detalle de pagos por Banco Contaduría Envía pago. Procesar los pagos y descargar las cuentas correspondientes. Diario General 32 CONTROLES TÍPICOS PARA LAS AFIRMACIONEEN ESTE COMPONENTES Relativos a las operaciones de Compras Separación de las actividades de compras, recepción, custodia de bienes de cambio, cuentas por pagar, pagos y registros contables Existencias de políticas definidas en cuanto a punto de pedidos, volúmenes de compras, mercado de abastecimiento, condiciones de operaciones, transporte a utilizar, seguro por bienes en tránsito y deposito, etc. Solicitud de cotizaciones de precios previa a la adjudicación de la compra Control de calidades y cantidades recibidas e informes escritos prenumerados de esas características Controles de correlatividad numérica de las ordenes de compras, informes de recepción e informes de control de calidad Registros individuales por proveedores conciliados con el mayor, que permita conocer el importe adecuado a cada uno de ellos y que asegure la adecuada y oportuna imputación de cada operación Relativos a las Operaciones De Pagos Cancelación de la documentación con el sello de pagado fechador antes de la presentación al que autoriza el pago, para evitar sea pagada más de una vez Los pagos sean autorizados previo examen de la documentación de respaldo La documentación que lo respalda cumple con las condiciones de: Ser Autentica Corresponde a una transacción del ente Tener evidencia de los controles de autorizaciones y controles establecidos Revisión del pago por el firmante Cheques firmados en base a las normas Acceso limitado al que los emite Escritura no adulterable Cláusula de uso restringidos Control externo de los cheques en blanco Doble firma OBJETIVOS DE AUDITORIA –de Compras, Cuentas por Pagar y Pagos Obtener elementos de juicios validos y suficientes para validar las afirmaciones contenidas en el componentes: Afirmaciones: de Veracidad, Integridad, Valuación y Exposición VERACIDAD: COMPRAS : que las compras hayan sido debidamente autorizadas representen bienes recibidos o servicios que le hayan sido prestados al ente PAGOS: que todos los PAGOS, fueron autorizados y efectivamente realizados a los proveedores CUENTAS POR PAGAR: Que representen las obligaciones que tiene el ente a favor de terceros INTEGRIDAD, COMPRAS: que todas las operaciones de compra estén registrada en los registros correspondientes, subdiario de compras, Submayores y se haya realizado un adecuado corte de operaciones 33 PAGOS: Que estén todas contabilizados, en el periodo en que se realizaron y estén acumuladas en los registros correspondiente, submayor de proveedores, registros auxiliares de Banco o Diario General, CUENTAS POR PAGAR: Que todas las operaciones que involucren movimiento de cuentas por pagar se hayan registrados en los registros correspondiente. VALUACIÓN Y EXPOSICION Si todas las operaciones vinculadas con COMPRAS, PAGOS Y CUENTARS POR PAGAR se registraron, se resumieron y expusieron de acuerdo a las Normas Técnicas correspondiente.ENFOQUE DE AUDITORIA: En la generalidad de los casos, los componentes que involucran transacciones es más adecuados realizarles un enfoque de confianza en los controles o sea pruebas de cumplimiento, mientras a los componentes que involucren saldos resulta mas eficiente aplicarles un enfoque sustantivo. De acuerdo al análisis realizado en relación al componente, con respecto al Nivel de Riesgo, será el enfoque de auditoria que debemos aplicar. Si la empresa tiene un nivel de riesgo inherente alto y esta controlado por el sistema de control, implica que la empresa tiene un nivel de riesgo bajo, el enfoque puede estar orientado a pruebas de cumplimiento. Este significa que todo el esfuerzo estará orientado a probar si los controles que dice tener la empresa y que el auditor a considerado clave en la practica o en la realidad funcionan adecuadamente. Si esto no fuera así el enfoque estará basado en un enfoque sustantivo, en cuyo las pruebas a aplicar serán de carácter sustantivo. PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR EL FUNCIONAMIENTO DE LOS CONTROLES COMPRAS Seleccionar una muestra de operaciones de compras, devoluciones, bonificaciones, descuentos, recargos Verifico autenticidad y propiedad de las facturas, notas de débitos, créditos; cálculos e imputación Verifico la descripción, cantidad calidad, precios y condiciones con la orden de compra Verificación de las registraciones, cotejo de la factura y otros, numero, cliente, importe en el subdiario de compras y pase al mayor auxiliar de proveedores Verifico la secuencia numérica de las ordenes de compras, informes de recepción e informe de control de calidad si los hubiere. Verificar las registraciones de las compras en las fichas de stock - libro de existencia. Comparar las facturas con el informe de recepción y con el informe de control de calidad Realizar el recomputo de las facturas, notas de débitos y créditos Cotejar las ordenes de compras con las requisiciones de materiales de las distintas áreas y con las cotizaciones de precios Verificación que un sector independiente a recepción y almacenes controle la correlatividad numérica de los informes de recepción y efectúe el seguimiento de los números faltantes Verificar si existen controles cualitativos y cuantitativos y si los mismos son constatados con la orden de compras antes de aceptar la mercaderías Verificar que el sector contabilidad compare las unidades ingresadas y su descripción según el informe de recepción con las ordenes de compras y el informe favorable del control de calidad PAGOS 34 Seleccionar una muestra de operaciones de pagos Verifico autenticidad y propiedad de las ordenes de pagos y las autorizaciones que corresponden Verificación de las registraciones, cotejo del ordenes de pago, numero, proveedor, importe en subdiario de pagos y pase al mayor auxiliar de proveedoress Verifico la secuencia numérica de las ordenes de pagos y tratamiento de los anulados Cotejo las Ordenes de Pagos con la documentación respaldatoria del pago realizado, Orden de Compra, Remito del Proveedor, Informe de Recepción y Factura y verifico su autenticidad y propiedad de las mismas. Cruzo importe de pagos según las ordenes de pagos, con los resúmenes de cuenta corrientes del banco Otros que considere necesarios de acuerdo a los controles relevados en la empresa PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS VERACIDAD E INTEGRIDAD 2. Obtener saldos de los registros contables generales y auxiliares 3. Obtener listados de composición de las cuentas por pagar. 4. Seleccionar una muestra para verificar documentación de respaldo de las transacciones relacionadas con el componente, solicitud de compras, ordenes de compras, informes de recepción, y facturas de los proveedores. Verificar los precios incluidos en las ordenes de compras con los facturados, analizar los artículos recibidos con los solicitados. Seleccionar una muestra de las ordenes de pagos y analizar el legajo de pago y las correspondientes autorizaciones, esta información cruzarla con los extractos bancarios. Controlar la aplicación de las normas impositivas, referentes a retenciones cuando los pagos superan determinados montos 5. Verificar cálculos aritméticos de los comprobantes antes mencionados. 6. Verificar cálculos aritméticos de los listados de cuentas a pagar y cotejar con los registros auxiliares y la cuenta de control del mayor general 7. Visualizar registros auxiliares y generales, listados y documentación de respaldo, observado si existen partidas anormales o movimientos inusuales, que merezcan un posterior análisis Esto es procedimiento analíticos. 8. Confirmar saldo de los proveedores y otras cuentas por pagar. Confirmar el saldo de documentos a pagar con los Banco, esto esta relacionado con el componente de Disponibilidad 9. Aplicar procedimientos alternativos de revisión para circulares no respondidas o devueltas por correo, verificar documentación de respaldo y registros de pagos posteriores –ordenes de compras, Facturas, Notas de Créditos/ Débitos , Ordenes de pagos/ entrega del pago. 10. Obtener confirmación del abogado sobre el estado de los juicios iniciados por terceros contra la empresa y contingencias que puedan derivar para la empresa. 11. Realizar corte de operaciones sobre compras, pagos. Relacionar con corte de operaciones de disponibilidad y bienes de cambio 12. Revisar las operaciones de compras con empresas vinculadas. 13. Verificar razonabilidad de las cuentas a pagar a funcionarios, directores, accionistas y empresas vinculadas, 14. Determinar la existencia de pasivos omitidos mediante la verificación de pagos posteriores al cierre, libros de actas, indagación a funcionarios, etc: Registros de compras de dos semanas anteriores y dos semanas posteriores Pagos posteriores desde el cierre hasta fecha cercana a la del informe Revisar legajos en discusión y o pendientes de recepción Compara compras y cuentas a pagar con las del años anterior, en los dos o tres últimos meses, en caso de grandes variaciones solicitar explicaciones Comparar porcentajes de utilidad bruta con la del año anterior, de un mes antes o después y pedir explicaciones en caso de variaciones significativas 15. Indagar a funcionarios y responsables de la empresa acerca de la existencias de otras 35 cuentas a pagar y contingencias que puedan derivar en pasivos para la empresa 16. Otras cuentas relacionadas – Crédito Fiscal VALUACIÓN 1. Determinar la razonabilidad de los intereses –implícitos y explícitos- devengados en las cuentas por pagar.2. Verificar la valuación de las cuentas a pagar en moneda extranjera, actualizables y no cancelables en dinero. 3. Verificar los criterios de imputación de las cuentas de resultado 4. Verificar cuentas relacionadas con el componentes, como regularizadoras y de resultados 5. Verificar Uniformidad en la aplicación de las normas contables de valuación en relación con el ejercicio anterior. EXPOSICION Verificar que los saldos de las cuentas bajo revisión, sus notas y anexos correspondientes, este expuestos de acuerdo a las normas contables profesionales y de organismos de contralor vigentes y de manera uniforme en relación al ejercicios anterior 36 Patrimonio Neto1 El PN representa la diferencia entre el activo y el pasivo del ente auditado, O sea:, Activo – Pasivo = Pat. Neto Esto implica que si realizó una correcta validación del activo y del pasivo; el PN en forma global se habría validado; lo que debiera realizarse es un análisis de su composición. El PN representa el aporte inicial de los propietarios mas los resultados generados con posterioridad o sea PN = APORTES + RES. ACUMULADOS Los aportes se considera al conjunto de los aportes de los propietarios, incluyendo tanto al capital suscripto –aportados o comprometidos a aportar-, tambien se incluyen los aportes no capitalizados. Los anticipos para futuras suscripciones de acciones constituyen aportes no capitalizados, cuando tienen el carácter de irrevocables y han sido efectivamente integrados Excepción: puede haber entes sin fines de lucro que no tienen aportes El PN representa la titularidad de los propietarios sobre la empresa Transacciones con los propietarios o sus equivalentes –Ver 4.21. RT 16Partidas que integran el componente Partida de capital Capital Social Ajuste de capital Primas de Emisión Aportes Irrevocables Partidas de Resultado Saldos de actualización contable Saldos originados en revaluos técnicos Ganancias reservadas (legal, estatutaria, etc.) Resultados no asignados Aspectos de valuación Se debe tener en cuenta el ajuste por inflación según lo previsto en la RT 6; en la anticuación de las partidas se tiene en cuenta la fecha de integración y no del compromiso de aporte; el mismo criterio se utiliza para la prima de emisión. • Absorción de pérdidas: según la RT 6 se utiliza primero la Resultado (Ganancias). Reservadas que no tengan afectación especifica, reservas por revalúo y reservas de capital. Aspectos de exposición Se debe presentar en el E. E. P. N; el cual se incluyen columnas para discriminar el aportes de los propietarios en capital suscripto, ajustes de capital, aportes no capitalizados y revalúo legales. Una columna para reevaluaciones técnicas; las ganancias reservadas se discriminan en legales y otras y por último una columna para resultados. No asignados que incluye el resultado del ejercicio. Si existen ajustes a los resultados de ejercicios anteriores se deben ajustar el resultado no asignado al inicio del ejercicio. Hoy se debe presentar en forma comparativa con relación al ejercicio anterior para cualesquier tipo de empresas 1 Complementar con RT 16 Y 17 partes pertinentes 37 Enfoque de Auditoria de acuerdo al sistema de control De acuerdo al sistema de control vigente en la empresa el enfoque será de cumplimento o sustantivo. El enfoque de cumplimiento se realiza en aquellas empresas que realizan una gran cantidad de operaciones relacionadas con el componente y por esta a razón a debido implementar un sistema de control para llevar a cabo este tipo de operaciones. Generalmente las operaciones vinculadas con este componentes son reducidas por lo que se aconseja un enfoque sustantivo. Enfoque sustantivo Procedimiento tendientes a obtener evidencias sobre veracidad e integridad: 1. Obtener y estudiar actas constitutivas, estatutos y sus modificaciones hasta el ejercicio auditado verificando las registraciones contables. 2. Obtener y estudiar actas de asambleas generales y extraordinarias y actas de reuniones de directorio, verificando también las registraciones contables – Para lo cual se deben trabajar con los libros exigidos por la Ley 19.550 –Art. 73 (Libro especial para acta de Directorio, o de Acta de Asambleas) – Libro Registro de Registro de Acciones (art. 213), Libro de Asistencia (art. 238) Formalidades de la convocatorios, asambleas unánimes, quórum, Mayoría, 3. Verificar convenios relacionados con PN; ej: aportes irrevocables 4. Arquear acciones propias en carteras y verificar saldos contables(ver Ley de Soc.) 5. Confirmar con los agentes externos las acciones en circulación y los tipos de acciones 6. Verificar otras cuentas del PN con libros especiales y documentación respaldatoria 7. Verificar los cálculos y correctos revalúo técnicos (relacionado con el componente Bs. Uso y depreciaciones) 8. Verificar las cuenta accionista. 9. Verificar todos los cambios ocurridos en las cuentas del PN con las actas de asamblea y otras documentación 10. Cotejar los saldos con los registros contables. Procedimiento tendientes a obtener evidencias sobre valuación y exposición: 1. Verificar la aplicación de los PCGA con relación a la valuación. 2. Verificar la aplicación de los PCGA con relación a la exposición. ESTADO DE RESULTADOS El estado de resultado es uno de los estados contables básicos; muestra la evolución económica del ente a lo largo del ejercicio. Al lector de los estados contables le interesa conocer no solo el resultado del ejercicio sino también la enumeración y valoración de los distintos hechos económicos que generaron el mismo. Aspectos referidos a la exposición 1. El Estado de Resultado debe permitir distinguir los ingresos producidos por los ingresos 38 principal de la empresa y los costos asociados al mismo; la diferencia de los mismos nos muestra el resultado bruto. Los gastos de la actividad principal se deben exponer separando los de administración , comercialización y financieros. 2. Distinguir los resultados operativos: estos son los generados por la actividad principal de la empresa, de los otros normales que constituyen los resultados. No operativos. 3. Además distinguir los resultados ordinarios de los extraordinarios. Para el estudio del contenido y exposición del Estado de Resultado leer RT 8 y RT. 9 emitidas por FACPCE Enfoque de Auditoria El enfoque a realizar esta relacionado con el control y con el trabajo realizado por el auditor en los distintos componentes: Items del Estados de Resultado Ventas Costo de venta Gastos de administración Gastos de comercialización Componente donde se obtuvo evidencias Cuentas por cobrar-ventas-cobranzas Existencias y costos de ventas Bienes de Uso y depreciaciones Compras y cuentas por pagar Costos y pasivos laborales Costos y pasivos laborales Bienes de Uso y depreciaciones Compras y cuentas por pagar Comisiones sobre ventas Impuestos y Deudas fiscales Las cuentas que no se verificaron en otro componente deberían aplicarse los siguientes procedimientos analíticos para determinar la significación de los mismos: 1. comparaciones Surgen de la comparación con resultados de periodos anteriores o también a través del análisis de presupuestos: si de esta surge alguna diferencia significativa o anormal, el auditor debe detener su análisis e investigar las causas El trabajo consiste en armar una hoja con dos columnas; en una de ellas se incluyen en valores relativos las cifras correspondientes al presente ejercicio y en otra, las cifras correspondientes al periodo anterior. Es decir se transforman el estado de resultado en valores relativos, considerando ventas que representan el 100% y el relación a ellas todos los demás afirmaciones que componen el estado de resultado, el costo de venta, los gastos administrativos, etc.. Luego se comparan las distintas afirmaciones en forma horizontal. El objetivo de esta comparación es verificar si se mantiene la tendencia en caso de variaciones anormales solicitar explicaciones al personal del ente para determinar cuales son los cambios que se han producidos que justifiquen la misma, prosiguiendo en el análisis que corresponda de acuerdo a la información obtenida, hasta llegar a la prueba documental. 2. análisis horizontal: Se utiliza el mismo criterio que en (1) pero con valores relativos. 3. análisis vertical: Debe ser utilizado en forma complementaria con el análisis horizontal. Permite mediante 39 cálculos aritméticos establecer tendencias y relaciones evaluando luego la razonabilidad de dicha relación con respecto a periodos anteriores. Es un método muy utilizado para cuenta con bajo riesgo y además auditorias con escaso tiempo y un alcance elevado 4. construcción de índices : Ej: gcia bruta, gcia neta, rentabilidad, etc. 5. relación entre cuentas de resultados: Existen ciertos saldos de cuentas de resultados que deben guardar una relación entre sí, manteniendo así un cierto grado de normalidad y relación porcentual entre ambos saldos. Ej: -cargas sociales con sueldos y jornales -comisiones con ventas con ventas, cuando en el ente existe una política definida y uniforme, el auditor puede verificar globalmente el cargo a pérdida por comisiones. -impuestos sobre ingresos: existen ciertos tributos que poseen una relación porcentual directamente proporcional con los ingresos, por lo tanto el cargo a resultados debe resultar razonable con el producto de dicho porcentaje sobre los ingresos del ente auditado gravados por los mismos. Prueba global del resultado del ejercicio PN inicial Menos aportes Mas retiros Activos Menos pasivos Igual PN al cierre Igual : patrimonio neto al inicio expresado al cierre neto de aportes y retiros RESULTADO COMPARO DIFERENCIA Resultados del ejercicio según prueba global y que debe ser igual al determinado en el estado de Resultado. BIBLIOGRAFIA: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Revista: “ Enfoque” Noviembre 1999. Editorial La Ley. Nota de Cátedra del Cdor Scavaglieri. 1985. Slosse Carlos y Otros Auditoria un Nuevo Enfoque Empresarial –Ediciones Macchi Auditoria Temas Seleccionados –Mario Waisntein –Coordinador – Ediciones Macchi Informe Nº 5 FACPCE Resoluciones Técnicas FACPCE. 40