autoridad de proteccion al consumidor

Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Y DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS PARA LA ACODECO
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l. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
La Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia es una entidad pública
descentralizada del Estado, con personería jurídica propia, autonomía en su régimen interno e
independencia en el ejercicio de sus funciones, y adscrita al Ministerio de Comercio e
Industrias. Mediante la ley N°45 del 31 de octubre de 2007 se dicta las normas sobre
protección al consumidor y defensa de la competencia y otra disposición.
El objetivo fundamental de nuestra institución es “proteger y asegurar los derechos del
consumidor y el proceso de libre competencia económica y la libre concurrencia, erradicando
las prácticas monopolísticas y otras restricciones en el funcionamiento eficiente de los
mercados de bienes y servicios para preservar el interés supremo del consumidor”.
La mística institucional es el estar comprometida con el bienestar de los panameños como
consumidores y como productores a través de la inserción competitiva del país a la economía
global, lo que nos impulsa a estar en un estado proactivo de transformación y cambios en la
organización institucional para hacer más eficiente su gestión.
Dentro de este marco de concepto y realizaciones, la Autoridad de Protección al Consumidor y
Defensa de la Competencia, se organiza, fundamentalmente en dos Direcciones Nacionales:
Dirección Nacional de Libre Competencia y Dirección Nacional de Protección al Consumidor,
contando además con el apoyo de otras unidades administrativas que hacen posible al logro de
los objetivos institucionales.
Nuestra institución, al igual que gran número de instituciones del país, forma parte de una red
interinstitucional de Ética y Transparencia Pública de la Procuraduría de la Administración y,
por lo tanto, tiene conformada una Red Institucional de Ética y Transparencia Pública que tiene
como misión promover y fortalecer permanentemente los valores éticos de los servidores
públicos de la ACODECO, con miras a brindar un servicio a la comunidad.
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Con las disposiciones que le permite la Ley N°45 en el desarrollo de nuestras actividades, se
han incrementado las funciones de una manera extraordinaria, siendo así que el sistema
archivísticos de las informaciones se han visto afectados, por el crecimiento del volumen de
papel
y que en la actualidad reposan en un local que no reúne las condiciones y
especificaciones adecuadas para conservación de los mismos.
ll. Solicitud del Anteproyecto de Inversión 2015
Frente a la necesidad del acondicionamiento, reordenamiento para la conservación de
nuestros archivos, con el fin de cumplir
las responsabilidades que debemos a sumir
presentamos el Proyecto denominado ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Y DIGITALIZACIÓN
DE DOCUMENTOS PARA LA ACODECO, por lo tanto, presentamos anteproyecto de
presupuesto 2015, por el monto de dos millones cincuenta mil ciento veinte balboas con
00/100, (B/.2,050,120.00).
lll. Objetivo General
Realizar la organización archivística de 260 metros cúbicos de los archivos de nuestra
institución, la implementación de un sistema de información especializado en el control de
archivo físico y el suministro de insumos.
lV. Objetivos Específicos:
Este proyecto tiene como objetivos específicos:

Adquirir un archivo clasificado, depurado, organizado, inventariado, identificado con
códigos de barras.

Adquirir un sistema informático de control del archivo físico.

Adquirir las tablas de vida documental actualizadas que permitan identificar las series
y sub series que conforman el archivo así como la disposición de los documentos a
intervenir.

Adquirir el software y hardware para el control del archivo central.
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Con este proyecto se busca que desde la producción del documento quede organizado el
archivo, ahorrando costos y evitando una mayor inversión a futuro y asegurando una buena
gestión documental, las actividades a desarrollar serán:
Ejecutar el proyecto de Archivos y Digitalización de Documentos a fin de ahorrar costos y
evitar una mayor inversión a futuro, asegurando una buena gestión documental.

Plan Operativo Archivístico

Elaboración de tablas de vida para toda la Institución.

Organización y clasificación técnica de la documentación.

Ordenamiento físico en carpetas y cajas con características específicas.

Administración y gestión documental disminuyendo los tiempos de consulta de la
información.

Digitalización paralela a los procesos archivísticos permitirá consultar la información
sin ir al documento físico.

Intervención y organización archivística.

Suministrar e implementar un sistema informático de control del archivo físico.

Suministrar el hardware requerido para el sistema informático del control del archivo
físico ubicado en los archivos centrales.

Suministrar insumos de almacenamiento y estanterías adecuadas.

Digitalización paralela a los procesos archivísticos permitirá consultar la información
sin ir al documento físico.

Capacitación.
V. JUSTIFICACION DEL PROYECTO
Atendiendo a la necesidad actual consideramos que en nuestra institución reposan archivos
que al realizar una verificación de la importancia, condiciones, volumen, tipo de papel y
consultas de los mismos, se ha determinado que en las distintas áreas donde reposan los
archivos y documentos oficiales existe un gran riesgo, ya que incluye documentos de valor
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administrativo,
legal,
contable,
fiscal
y
técnico;
por
tanto
deben
ser
intervenidos
archivísticamente y seleccionados para una posible conservación histórica, teniendo en cuenta
que estos documentos son de gran importancia para el país y sus ciudadanos.
La Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental a través del Decreto Ejecutivo No.
928 del 21 de septiembre de 2010, se le creó el proyecto PANAMA SIN PAPEL, con la finalidad
de incrementar la productividad, mejorar la calidad del servicio a los ciudadanos, brindar
transparencia en la gestión pública y reducir los gastos de funcionamiento en el gobierno y de
esta manera promover, mantener y desarrollar iniciativas dirigidas a otorgar celeridad,
eficiencia y eficacia a la administración pública para el mejorar la calidad de la relación del
ciudadano con el Estado, a través de innovaciones tecnológicas y el uso de los recursos
informáticos.
La AIG preparó un componente del PROYECTO PANAMA SIN PAPEL, que es la Organización
Archivística dentro de las entidades del gobierno nacional ante la evidente problemática que
presentan en las áreas donde reposan los archivos de la ACODECO.
Luego de la Inspección que
realizó el equipo del Programa de PANAMA SIN PAPEL,
determinó que las áreas inspeccionadas (Sede de ACODECO en la Vía Fernández de Córdoba
y Archivos Centrales ubicados en el Crisol), cuenta con un aproximado de 260 metros cúbicos
de archivos y que el crecimiento del volumen de papel dentro de nuestra entidad es bastante
considerable.
Se considera que se conservan una parte fundamental del Patrimonio Documental; la
AUTORIDAD NACIONAL PARA LA INNOVACION GUBERNAMENTAL (AIG) a través de su
proyecto insignia PANAMA SIN PAPEL, que ha evidenciado la urgente necesidad de crear un
registro documental eficaz y eficiente con tecnología de punta que permita el fácil acceso a la
información requerida por el ciudadano. Nuestra institución carece de la aplicación de los
procesos archivísticos y la falta de personal suficiente para adelantar dichos procesos, lo que
ocasiona dificultades internas y externas en cuanto a los servicios administrativos, laborales y
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fiscales o tributarios, afectando directamente la atención oportuna a sus colaboradores y
ciudadanos.
Vl. Diagnóstico de la Problemática de los archivos
El diagnóstico y análisis de resultados contienen los siguientes resultados:
1. Aspectos Generales del archivo: se realizó una interpretación de los resultados de la
ubicación física, el volumen de información.
2. La infraestructura física del archivo: las áreas de depósito no garantizan el
desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación; no se
cuenta con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
documentos; no cuenta con zonas de trabajo archivísticos, consulta y prestación de
servicios; el área debe contar con los recursos para la organización, conservación y
recuperación de la documentación, en cualquier momento; la documentación no están
archivados en las mejores condiciones.
Observaron que el volumen documental es considerablemente alto debido a que por no ser
intervenidos están llegando a un punto en la que el área no da abasto, además no cumplen con
las mínimas normas para la conservación de los documentos provocando así el deterioro de los
mismos.
En los archivos hay una serie documental compleja (EXPEDIENTES DE COBROS
COACTIVOS), y debido a esa importancia es necesario realizarle unos procesos técnicos
(Clasificación, organización, foliación, ordenación, encarpetado, digitación, entre otros) a la
hora de la intervención archivística, ya que por su volumen alto.
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La entidad cuenta con una persona responsable del archivo y un grupo de apoyo; sin embargo
por su alta producción y consulta no es suficiente; no tienen las herramientas archivísticas,
tecnológicas y personal capacitado para los procesos archivísticos que se necesitan realizar.
La Entidad no cuenta con tablas de vida de valoración documental para el fondo acumulado y
tablas de vida documental para el archivo de gestión.
Las áreas de depósito destinadas para el almacenamiento de la documentación no tienen
suficiente estanterías ni las adecuadas para soportar el peso del papel, espacio físico, bodegas
no cumplen con normas de seguridad e infraestructura.
VII. Recomendaciones por la Autoridad Nacional para la Innovación
Gubernamental
Las recomendaciones realizada por la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental,
es la siguiente:
Crear un sistema de archivo que permita a la administración dictar políticas definidas en esta
materia. Es importante que se cuente con la Implementación y aplicación de un programa de
gestión documental permitiendo un incremento exponencial de la productividad administrativa,
ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida,
el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son
importantes para la misma.
Se recomienda se suministre o se acondicione una bodega destinada para almacenar los
archivos y que esta cumpla con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio
ambiental de seguridad y mantenimiento que garanticen la adecuada conservación y seguridad
de los documentos y para ello se requiere contar con:
 Estantería acorde a las dimensiones de las unidades que contienen los documentos.
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 Unidades de conservación (cajas y carpetas) que garanticen la protección de los
documentos con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de
los mismos.
 Sistemas de alarmas y extinción de incendios.
 Es de vital importancia la Implementación de una herramienta tecnológica que permita
tener control total de los inventarios, así como el control y seguimiento de las consultas y
préstamos.
 Se recomienda la elaboración de las tablas de vida documental, esta se constituye como
herramienta administrativa e indispensable para la normalización de los procesos
archivísticos de la ACODECO.
 Concienciar, a través de seminarios, charlas, a todos los funcionaros de la ACODECO
sobre el manejo, tratamiento, valoración y conservación de la documentación.
 Asegurar los procedimientos y su eficiente manejo de manera que exista continuidad en
los sistemas para la recuperación de la información aún cuando el personal sea
cambiado.
VIII. Fuente de Financiamiento
Los recursos financieros para la ejecución de este proyecto serán proporcionados por el
gobierno central a través de Transferencias de Capital por dos millones cincuenta mil ciento
veinte balboas (B/.2,050,120.00), debido a que somos una institución adscrita al Ministerio
de Comercio e Industria, por lo tanto, no generamos ingresos propios y solicitamos las
transferencias de los fondos mediante gestiones de cobros al Tesoro Nacional.
IX. Consecuencias de la No Aprobación
Al no aprobar este proyecto las consecuencias serán criticas, se incrementará el problema,
ya que nuestros archivos no cuentan con las condiciones para recibir más volumen de
papel, no cumpliremos con la solución de la problemática que tenemos que es buscar
optimizar el manejo, consulta del archivo implementando una adecuada gestión documental
y no evitaremos el deterioro de la información y preservar el patrimonio para agilizar la
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respuesta a los usuarios tanto internos como externos, porque los archivos se encuentran
en las siguientes condiciones:
 Las áreas de depósito NO garantizan el desplazamiento, seguridad y la adecuada
manipulación de la documentación. No posee una adecuación climática para la
conservación de los documentos.
 No se cuenta con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
documentos.
 El archivo no cuenta con zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de
servicios, no se presta la seguridad que se requiere debido a que el área se encuentra
en una bodega y no hay control previo para el préstamo de los documentos. No se
cuenta con el dimensionamiento de área que se requiere para el desplazamiento y
almacenamiento.
 El área no contará con los recursos necesarios para la organización, conservación y
recuperación de la documentación, en cualquier momento; a través de bases de datos y
personal especializado en administración documental debido a que maneja series de
gran importancia para la entidad.
 Los documentos seguirán ubicados en el piso, el área no cuenta con iluminación, y
ventilación, en otros, la proliferación de hongos y ácaros se incrementaran en
documentos, ellos
los
impiden su conservación a través del tiempo por su incorrecta
manipulación o por la carencia de medios apropiados de almacenamiento.
X. Aspectos Generales del Proyecto
Se estableció una metodología con el fin de realizar un análisis detallado de cinco
grandes aspectos, relacionado tanto para el fondo acumulado como para el archivo de
gestión y central, así:
1) Aspectos generales de archivo: identificación de los datos más relevantes del
archivo, determinando las condiciones generales, identificando su importancia
institucional y principalmente, evidenciando su funcionalidad para la entidad;
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2) Infraestructura física del archivo: tanto condiciones estructurales y ambientales
del edificio, archivo y depósito, como características intrínsecas relacionadas a los
depósitos donde se hallan los archivos, información registrada en los formatos
normalizados por el ente rector;
3) Estado de conservación de la documentación: por medio de la identificación de la
preservación documental y la determinación de los niveles de deterioro del soporte
papel y de las unidades de conservación para dependencia y la administración
central;
4) Condiciones de almacenamiento de la documentación: donde se estableció la
ubicación de la documentación en los archivos, unidades de conservación utilizadas
y pautas de disposición de estas en el archivo diferenciando para cada dependencia
y la administración central; y finalmente,
5) Estado de organización de la documentación: evidenciando los aspectos
archivísticos que constituyen las pautas de organización del archivo (criterios de
clasificación, ordenación, identificación y sistematización documental), así como los
instrumentos que permiten la recuperación de la información para cada dependencia
y la administración central.
Para lograrlo, se desarrolló una metodología integral tanto para el fondo acumulado
como para el archivo de gestión y central, que se sustenta bajo los lineamientos de
los procesos normalizados, así:
a) Establecer las áreas de depósito y almacenamiento del archivo de gestión y
central.
b) Se realizó las visitas a cada una de las áreas de depósito en el archivo central y
de los archivos de gestión, con el fin de identificar el volumen documental, estado
de conservación y almacenamiento.
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La digitalización es una combinación de ciencia, arte y tecnología, es la conservación del
documento en imágenes, almacenadas como documento electrónico. La misma permite
capturar todos los valores de cualquier imagen en blanco y negro y otras características.
Ventajas de la digitalización:
 Rápida recuperación de la información.
 Ahorro de espacio.
 Evita el deterioro por la manipulación.
 Disminuye los costos del papel en el almacenamiento, entre otras.
XI. Alcance del Proyecto
El alcance de este Proyecto es suministrarnos, un archivo (central, gestión y fondos
acumulados) clasificado, depurado, organizado, inventariado, identificado con códigos de
barras; la digitalización de 500,000 imágenes y con un sistema de control de consultas,
prestamos e inventarios para la administración del archivo.
1. Elaboración de las tablas de vida documental actualizadas: El alcance de la tabla de
vida documental como elemento archivístico proporcionará: La racionalización de la
producción documental, estableciendo las responsabilidades de cada unidad
documental en la generación, trámite y conservación de los documentos, control de
acceso a los documentos a través de los tiempos de retención establecidos, garantía
de la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente o
de conservación total.
2. Intervención y Organización Archivística
donde se deberá realizar las siguientes
actividades:
a) Garantizar la absoluta confidencialidad del material trabajado durante la ejecución
del contrato de organización del archivo.
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b) Realizar un proceso de limpieza a toda la documentación, con el fin de retirar
todos aquellos elementos externos que puedan causar deterioro físico, biológico y
químico a la documentación.
c) Presentar un documento donde se identifiquen las sugerencias técnicas para el
sostenimiento de la gestión documental en la Entidad una vez se culmine la
intervención archivística. Realizar el proceso de valoración de la documentación
física del archivo central y de gestión.
d) Elaborar los inventarios documentales finales de conservación y de eliminación.
e) Elaborar un diagnóstico preliminar de los documentos sujetos a intervención
archivística. En el caso de planos, los cuales no se hacen parte del proceso
archivístico, suministrar: cantidad encontrada, recomendaciones técnicas de
conservación, uso y restauración de los mismos.
f) Entregar los informes mensuales de avance, soportados con el cronograma de
actividades suministrado por el proponente atendiendo al tiempo de ejecución
propuesto por la entidad.
g) Entregar un informe final que evidencie la totalidad del proceso antes, durante y
después de la intervención archivística.
h) Realizar el inventario de aquellos documentos que evidencien deterioro biológico
determinante, el cual debe ser presentado a la entidad quien determinará las
acciones que se han de tomar al respecto de estos documentos.
i) El compromiso de valorar y seleccionar la documentación que conforma el archivo,
para lo cual se deberán realizar las actividades que se describen a continuación:
1. Clasificación documental
2. Ordenación
3. Depuración
4. Organización y encarpetado
5. Foliación
6. Archivamiento
7. Inventario documental
8. Almacenamiento
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j) Se realizará la identificación de las unidades documentales marcando las cajas
y/o carpetas con códigos de barras, que permitirán por medio del software evaluar
su contenido y su ubicación de tal manera que al finalizar la ejecución del
proyecto, la Entidad cuente con un archivo organizado, identificado, y
sistematizado.
k) Se implementará un sistema en el archivo basado en los resultados de un análisis
completo del proceso archivístico actual, así como la elaboración y/o actualización
de las tablas de vida sobre las series documentales a intervenir archivísticamente.
l)
Las imágenes a digitalizar deben contar con las siguientes características:

Las imágenes a digitalizar deben garantizar su posterior visualización e
impresión, es decir, la imagen al visualizarse no debe ser borrosa ni
defectuosa, de tal manera que al compararla contra la original debe mostrar el
contenido o representación del mismo.

Deberán garantizar que los documentos originales entregados por la Entidad
no sean modificados, mutilados ni alterados, de tal manera que cuando se
reproduzcan, su contenido coincida exactamente con el documento que obra
en el expediente físico.

El formato requerido para almacenamiento de las imágenes será TIFF.

Los documentos deberán estar escaneados con una Resolución mínima de
240 dpi en escala de grises.

Se indexaran los documentos digitalizados con cuatro índices de consulta que
serán suministrados por la entidad, de acuerdo a los parámetros establecidos
en las tablas de vida.

Las hojas que estén diligenciadas o escritas en ambas caras deberán
digitalizarse por ambas caras y asociarse a un solo folio.

Se deberá asegurar la nitidez, claridad, orientación de la imagen.

Las imágenes deberán ser entregadas a la ACODECO, en el servidor del
aplicativo que será suministrado por la empresa.
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
El proceso de digitalización e indexación debe contar con el control de calidad
respectivo.
3. Sistema informático de control del archivo físico
Se ha de suministrar e implementar un sistema informático de control del archivo
físico con las siguientes especificaciones:
 Aspectos funcionales del Sistema Informático: Software para la Administración de
Contenido.
 Parametrización del sistema informático.
 Control y Gestión de la Ubicación Topográfica.
 Gestión de Préstamos y Servicios: Control de Préstamos; Gestión de Servicios;
Control de entrada y salida de unidades documentales mediante códigos de
barra.

Compatible con Hardware de Lectura de Códigos de Barra con tecnología
alámbrica o inalámbrica.
 Reportes.
 Seguridad.
 Requisitos técnicos de la solución.
 Licencia del sistema informático.
 Documentación.
 Capacitación.
4. Hardware a suministrar:
Los equipos relacionados que deberán ser suministrados para la implementación de
la herramienta tecnológica los cuales deberán tener las siguientes características:
 Impresora para Labels.
 Lector láser.
 Dispositivo Mobile.
 Computador de Escritorio.
 Servidor.
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 Router inalámbrico.
 Licencia del Sistema Informático de administración del archivo implementado.
5. Insumos de Almacenamiento a suministrar
Los elementos mínimos relacionados que se deberán suministrar para la ejecución
de la Organización Archivística en la ACODECO, deberán cumplir con las siguientes
características mínimas: carpetas, cajas, ganchos legajadores, rótulos.
6. Sistema de almacenamiento:
Los archivos deberán ser almacenados en estanterías de tipo semi industrial los
cuales deberán ser suministrados, y deberán cumplir con las siguientes
características:

Bastidores con un ancho frontal de (60 mm).

Largueros de 1500 mm.

Capacidad de carga total en un rango máximo de 400 a 600 kg por nivel, de
dos largueros.

Conectores con un espesor de 2.5 mm.

Acabado con pintura en polvo epoxi-poliester.
7. Recurso Humano
La ejecución de este proyecto debe contar con profesionales especializados en
bibliotecología, archivística, historia, restauración documental, ingeniería industrial y
de sistemas, con amplia experiencia en la dirección y coordinación de proyectos de
gestión documental y archivística:
Director de Proyecto
Deberá ser un profesional en ciencias de la información, con más de diez años de
experiencia en la dirección y supervisión de proyectos de gestión documental y
manejo de personal.
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Coordinador de Proyecto
Deberá ser un profesional en administración de empresas, con más de diez años de
experiencia en la coordinación y supervisión de proyectos de organización de
archivos, gestión documental y manejo de personal.
Ingeniero de sistemas
Deberá ser un profesional en ingeniería de sistemas con más de dos años de
experiencia en desarrollo e implementación de software de gestión documental.
Auxiliares de Archivo
Deberán contar con personal técnico con amplia experiencia en proyectos de
organización, clasificación y selección del archivo.
8. Informe Final y Recomendaciones
Será requerido la entrega de un Informe Final que evidencie la totalidad del proceso
antes, durante y después, propio del resultado del análisis de la información obtenida
durante la ejecución del proyecto.
El documento en su conjunto, deberá ser
entregado en formato digital y en una (1) copia impresa.
El mismo deberá contener como mínimo los siguientes resultados:
 Estado de la documentación encontrada con registro fotográfico.
 Tablas de vida documental.
 Registro fotográfico del antes durante y después de la intervención archivística.
 Inventarios físicos de conservación y eliminación por vigencia y/o deterioro
biológico.
 Procedimiento sugerido para efectuar el ordenamiento documental, en lo que se
refiere a la aplicación del principio de orden original.
 Procedimiento sugerido para la organización física de las series y/o expedientes
de valor histórico.
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 Recomendaciones sobre los procesos y procedimientos actuales para recibir y
prestar las unidades documentales. incluyendo la descripción del proceso de
recepción y las acciones de mejora.
 Condiciones físicas del depósito y recomendaciones acerca de las adecuaciones
necesarias para que el archivo ofrezca las condiciones mínimas requeridas para
optimizar el almacenamiento, conservación y preservación.
 Recomendaciones para contrarrestar los biodeterioros.
 Recomendaciones sobre la limpieza, conservación y preservación de los
documentos.
 Recomendaciones en cuanto a la adecuación del marco legal y jurídico existente,
aplicable a la producción, trámite, conservación y expurgo de los archivos, para
mejorar la gestión documental en la Entidad.
 Registros de las capacitaciones realizadas de manejo del archivo y del sistema
informático de control de inventarios.
XII. BENEFICIOS DEL PROYECTO
Los beneficios directos del proyecto serán:

Recorte en los procesos del Estado.

Disminución del tiempo que lleven los trámites.

Las diligencias se realizaran de forma digital, el ciudadano no tendrá que ser el
mensajero de nuestra entidad, cuando el documento que necesite involucre a más de
una institución del Estado.
XIII. FECHA DE INCIO Y FIN DEL PROYECTO DE INVERSIÓN 2016
El cronograma general nos indica que el proyecto iniciará sus actividades en el mes de enero
de 2016 y termina con la entrega final de medios del sistema y manuales conjuntamente con el
informe final en el mes de diciembre de 2016.
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CRONOGRAMA GENERAL - ACODECO
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO, SUMINISTRO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
INFORMÁTICO DE GESTION DOCUMENTAL, DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS Y
ADECUACIÓN DE LAS AREAS DE ARCHIVOS
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES PRELIMINARES
Firma del acta de proceder
Reunión inicial, presentación
del personal
Definición de sitio de trabajo
Adecuación de sitio de
trabajo
Instalación de Equipos
DEFINICIONES
ARCHIVISTICAS
DIAGNOSTICO DOCUMENTAL
PLAN DE TRABAJO
ARCHIVISTICO
ELABORACION DE LAS
TABLAS DE VIDA PARA LOS
ARCHIVOS CENTRALES
ELABORACION DE LAS
TABLAS DE VIDA PARA LOS
ARCHIVOS DE GESTION
ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS
IMPLEMENTACION DEL
MOBILIARIO (ESTANTERIAS)
ALMACENAMIENTO DE LOS
ARCHIVOS
GENERACION DE STICKERS
CODIGOS DE BARRAS(CAJAS
Y CARPETAS)
DIGITALIZACION DE LOS
ARCHIVOS SELECCIONADOS
IMPLEMENTACION DE
HARDWARE
IMPLEMENTACION DEL
SOFTWARE
ENTREGA FINAL
Entrega de medios del
sistema y manuales
Informe final
PROGRAMACIÓN DE FECHAS DE ACTIVIDADES
ene- feb- mar- abr- may jun- Jul Ago sep- oct16
16
16
16
-16
16 -16 -16
16
16
X
X
X
Nov dic-16 16
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
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SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS DE LA ACODECO
VOLÚMEN TOTAL DE
ARCHIVOS A ORGANIZAR
15 mts3
DOCUMENTOS APILADOS
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DOCUMENTOS
ACUMULADOS
LOS DOCUMENTOS NO SE
DAN ABASTO
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20
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MODELOS DE ARCHIVOS ORGANIZADOS
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