ProgComunicRelacPub_RR

PROGRAMA COMUNICACIÓN
Y
RELACIONES PÚBLICAS
…………………………..., Marzo 2008
Rosario Rojas
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
INDICE
1
INTRODUCCION ......................................................................................................... 4
2
ANTECEDENTES. ......................................................................................................... 5
3
DIAGNÓSTICO ............................................................................................................ 6
3.1 SITUACIÓN ORGANIZACIONAL ........................ ……………………………………………………...…..6
3.1.1 Situación organizacional de entrada. .................................................................... .6
3.1.2 Relación EPS XXXXXXXXXXX SA con la comunidad. ................................................ 7
3.1.3 Relación de la EPS con Autoridades. ...................................................................... 7
3.2 PÚBLICO OBJETIVO...................................................................... ……,………………………8
3.2.1 Público Objetivo Primario ....................................................................................... 8
3.2.2 Público Objetivo Secundario. .................................................................................. 8
3.2.3 Aliados Estratégicos................................................................................................ 9
3.2.5 Propuestas. .............................................................. Error! Bookmark not defined.
4
OBJETIVO GENERAL.................................................................................................. 10
5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................... 10
5.1 OBJETIVO ESPECÍFICO 1 ...................................................................................... 11
5.1.1 PROBLEMA ............................................................................................................ 12
5.1.2 RESULTADO A DICIEMBRE 2008 ........................................................................... 12
5.1.3 ACTIVIDADES......................................................................................................... 12
5.2 OBJETIVO ESPECÍFICO 2 ...................................................................................... 13
5.2.1 PROBLEMA ............................................................................................................ 13
2
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
5.2.2 RESULTADOS ......................................................................................................... 14
5.2.3 ACTIVIDADES......................................................................................................... 14
5.3 OBJETIVO ESPECÍFICO 3 ...................................................................................... 15
5.3.1 PROBLEMA ............................................................................................................ 15
5.3.2 RESULTADOS A DICIEMBRE 2008......................................................................... 16
5.3.3 ACTIVIDADES......................................................................................................... 16
5.4 OBJETIVO ESPECÍFICO 4 ........................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
5.4.1 PROBLEMA ............................................................... Error! Bookmark not defined.
5.4.2 RESULTADOS A DICIEMBRE 2008 ............................ Error! Bookmark not defined.
5.4.3 ACTIVIDADES............................................................ Error! Bookmark not defined.
5.5 OBJETIVO ESPECÍFICO 5 ...................................................................................... 16
5.5.1 PROBLEMA ............................................................................................................ 17
5.5.2 RESULTADOS AL DICIEMBRE 2008 ........................................................................ 17
5.5.3 ACTIVIDADES......................................................................................................... 17
6
ESTRATEGIA ............................................................................................................. 17
7
PRESUPUESTO.......................................................................................................... 18
8
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ............................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
3
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES PUBLICAS 2008 EPS
……………………...
1.- INTRODUCCION
No se puede comunicar de manera eficiente hacia fuera, si hacia adentro los actores
desconocen la realidad de las otras áreas o si la información que circula es parcial o
contradictoria.
La EPS
……………………...
en su afán de mejorar su servicio, en calidad y calidez,
emprendió un gran cambio, desde el año 2007, lográndose buenos resultados que pueden
mejorarse aun más, con la participación de los trabajadores desde el nivel gerencial hasta el
nivel operativo.
Es importante que los trabajadores, compartan esta necesidad de cambio, para que todos
los integrantes de la EPS
……………………...
a logren un mayor compromiso e
identificación con su Empresa; siempre en pos de brindar un mejor servicio a la ciudadanía
de ……………………... y que los usuarios estén más satisfechos con el servicio recibido.
Asimismo se requiere el compromiso de la alta dirección para que la iniciativa perdure en el
tiempo, pues de lo que se trata, en definitiva, es de generar un nuevo rumbo del proceso de
la Comunicación tanto interno como externo en la Empresa. Una, cultura de
democratización de la información, lo que, indudablemente, tomara su tiempo.
En este sentido, la Oficina de Relaciones Pública e Imagen Institucional de la EPS
……………………..., ha elaborado el Plan Estratégico de Comunicación, que contiene las
actividades del programa de Educación Sanitaria Ambiental y Comunicación Institucional.
Estos dos componentes deben contribuir a lograr el desarrollo sostenible de la empresa a
través
del
respaldo
técnico,
social
y
político.
4
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
2.- ANTECEDENTES
En Octubre de 2006, se dio inicio del Programa de Medidas de Rápido Impacto - PMRI, a
través de un taller participativo que utilizo la metodología de planificación por procesos de
impacto – MPPI; mediante el cual se realizo el diagnostico y planificación de los tres
procesos; es en este contexto que se vislumbró la carencia de las funciones de Comunicación
Institucional y Educación Sanitaria
Estas funciones vitales para una empresa de saneamiento no eran ejercidas, y/o no se le dio
la debida importancia. Por lo tanto, la EPS ……………………... no contaba con ninguno de
los Planes ni Programas orientados a Educación Sanitaria y Comunicación Institucional.
Culminada la planificación del PMRI, no se conocía la percepción de los usuarios sobre los
servicios que presta la EPS ……………………... por tal motivo, se desarrolló una encuesta1
en Diciembre 2006, (resultados de la encuesta).
Para lograr los objetivos del PMRI se consideró necesario contar con una adecuada gestión
de la Comunicación Institucional plasmado en un Plan Estratégico de Comunicación que
permita contribuir a alcanzar los objetivos institucionales, el cual se elaboró en el mes de
Abril y Mayo y aprobó en el mes de Junio.
Cabe indicar que a pesar de no tener elaborado el Plan de Comunicación en los primeros
meses del año, se desarrollaron diversas actividades relacionadas con la comunicación
interna y externa
LOGROS OBTENIDOS:
1.- Con la implementación del Plan de Comunicaciones, se ha institucionalizado la
comunicación interna y externa en la EPS.
5
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
2.- Se ha logrado la elaboración validación y distribución de material educativo, respecto del
Valor económico, y social del agua, así como su cuidado, acercando a la empresa con los
usuarios
3.- Se ha hecho más fluida la comunicación interna entre los trabajadores y los mandos
medios.
4. -Se han incorporado nuevos temas y herramientas comunicacionales en la
Comunicación Externa.
3.- DIAGNÓSTICO
3.1.- SITUACION ORGANIZACIONAL
3.1.1 Situación Organizacional de Entrada

Existe un sistema formal de comunicación interna y externa a través de la oficina
de Relaciones Públicas, en proceso de consolidación. La relación que existe con
las otras gerencias respecto al intercambio de información aún es muy débil.
Aunque se han realizado distintas acciones que fortalezcan la comunicación
interna debe continuarse para mejorar la comunicación

La oficina de Relaciones Publicas, recién se está equipando, acción que debe
continuar, en los próximos meses

Se ha dado cierta mejora en la comunicación institucional interna, el personal se
interrelaciona con mayor fluidez, el trabajo en equipo se ha acentuado por la
demanda laboral y el cumplimiento de metas.

La mayoría de
trabajadores están motivados en la labor que realizan, se
preocupan por solucionar los problemas cotidianos que suceden en el trabajo.

Si bien ha habido un aumento gradual de la comunicación horizontal y vertical entre
las gerencias, todavía existe cierto desconocimiento de lo que ocurre en el área
6
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
operacional, comercial y administrativa,
desde el funcionamiento de cada área
hasta la salida de la información.
3.1.2 Relación EPS ……………………... con la comunidad.

La población se viene familiarizando con las actividades que realiza la EPS
……………………...,
las mismas que deben impulsarse y motivarse con mayor
fuerza y frecuencia.

Las acciones de comunicación han mejorado, no sólo se emiten comunicados de
corte de agua, sino también se elaboran Notas de Prensa con información
institucional de actividades y obras que se realizan.

Frente a las críticas en los medios de comunicación, La EPS
……………………...
tiene una actitud informativa y explicativa de los temas en que se ve involucrada.

Durante el 2007, la EPS, realizó actividades relacionadas a la Educación Sanitaria
fomentando el uso racional del agua potable y el cuidado del servicio

Existe una reacción favorable por una parte de la población respecto del Valor del
Agua tanto económico como ambiental, queda todavía un gran porcentaje que cree
que hay agua en abundancia y que debe ser gratuita

La población no le da demasiada importancia a los problemas medioambientales
como el “Efecto Invernadero” los cambios bruscos climatológicos y sus
consecuencias, que se harán visibles en un futuro no muy lejano.
3.1.3 Relación de la EPS ……………………... con Autoridades.

Las autoridad políticas Regionales y Municipales, han canalizado esfuerzos para
cohesionar los recursos y ejecutar obras de Saneamiento Básico de mayor impacto
que la población viene esperando.

La Municipalidad Provincial de
……………………...
tiene un Programa
de
Inversiones que regulados a través de la EPS ayudan a solucionar los problemas de
7
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
saneamiento.

La sociedad civil organizada debería priorizar las obras en agua y alcantarillado, de
manera que puedan ser incorporados en el Presupuesto Participativo.

El Programa de Educación Sanitaria de la EPS, deberá ser informado
para
comprometer a las autoridades en el valor económico y uso del agua potable.

La EPS logró construir alianzas estratégicas con los actores políticos las mismas que
deben fortalecerse, para impulsar y legitimar sus proyectos de desarrollo.
3.2
PUBLICO OBJETIVO
3.2.1. Público Objetivo Primario

Clientes de la EPS ……………………..., de ambos sexos, entre 18 y 60 años de edad,
de la zona urbana y peri-urbana de distrito
……………………....
Tiene 16.619
conexiones domiciliarias y se estima una población aproximada de 60 mil personas
beneficiadas.

Autoridades políticas locales.

Directorio y trabajadores de la EPS ……………………....
3.2.2. Público Objetivo Secundario.

Líderes sociales, políticos.

Estudiantes del instituto superior tecnológico y pedagógico, universidades,
Instituciones Educativas de la Región.

Usuarios en general del servicio.
8
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
3.2.3. Aliados Estratégicos.

La Municipalidad Provincial
……………………..., Las Comisiones medioambientales
locales, La Mesa de Concertación de Lucha contra la Pobreza

La Dirección Regional de Salud, para que a través de las Redes Asistenciales de
Salud, se establezcan Convenios Institucionales para capacitar al público objetivo
primario y secundario en temas relacionados a Educación Sanitaria
(hábitos
sanitarios), etc.

La Dirección Regional de Educación de
……………………...,
para continuar con el
trabajo de sensibilización de los docentes y alumnos considerados como público
objetivo secundario en Educación Sanitaria y la promoción de comportamientos para
el buen uso de los servicios de agua y alcantarillado, y que esté inmerso en su política
educativa institucional; con asesoría técnica para vigilar el buen estado de los
servicios, y como medida de largo plazo, incluir el tema de Educación Sanitaria en la
currícula educativa Regional.

Medios
de
Comunicación
……………………...,
Radial,
Televisiva
y
medios
impresos
de
a fin de establecer contratos de publicidad para difundir
nuestros mensajes, además de sensibilizar a los periodistas mediante Talleres de
Educación Sanitaria y Valor Económico del Agua, su escasez y otros.

Juntas Vecinales: Para que a través de estas organizaciones de base social, se
apliquen las medidas de cuidado del agua mediante los programas de Educación
Sanitaria.

Clubs de Madres y Comedores Populares; para que a través de estas organizaciones
se aplique los programas de Educación Sanitaria.

Empresa ……………………...: como auspiciador para que apoye en la impresión de
boletines, trípticos, banderolas que promocionen el valor económico social y
ambiental del agua, desarrollo de charlas del programa de Educación Sanitaria.

Empresa
……………………...,
como patrocinador de material informativo y
9
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
educativo
4.- OBJETIVO GENERAL
Mejorar y posicionar la buena Imagen Institucional de la EPS
……………………...
ante la
Población, a través de un sistema de comunicación interno y externo articulado e integral,
que facilite su relación con la comunidad
5.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Impulsar los canales, espacios y mecanismos de comunicación interna existentes para
lograr la integración del personal y su identificación con la empresa.
2.- Continuar con la recuperación y posicionamiento de la imagen externa de la EPS
……………………...
como una institución orientada al servicio de la ciudadanía,
mediante la información de actividades y campañas de impacto a favor de la
comunidad
3.-Continuar con los talleres de Sensibilización e información al público objetivo primario y
secundario, sobre la problemática del medio ambiente, el valor económico, social y
ambiental del agua, micro medición, etc.
4.-Implementar y continuar con la difusión del Plan Maestro Optimizado a los usuarios del
servicio y beneficiarios en general.
10
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
5.1.- OBJETIVO ESPECÍFICO 1
Impulsar los canales, espacios y mecanismos de comunicación interna existentes a fin de
contribuir con la integración del personal y su identificación con la empresa.
Lineamientos GPS
Relaciones
Institucionales
Programa de
Programa de
Comunicación y
Educación
Relaciones Públicas
Sanitaria
Campañas de Comunicación
11
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
5.1.1.- PROBLEMA

Existe un sistema formal de comunicación interna y externa a través de la oficina de
Relaciones Públicas, la cual se encuentra en proceso de consolidación. La relación
que existe con las otras gerencias respecto al intercambio de información aún es
muy débil.

La oficina de Relaciones Publicas, recién se está equipando, acción que debe
continuar, en los próximos meses

la comunicación interna ha mejorado, el personal se interrelaciona con mayor
fluidez, el trabajo en equipo
se ha acentuado por la demanda laboral y el
cumplimiento de metas, sin embargo, se hace necesario hacer mayor uso de las
herramientas comunicacionales vinculadas con este tema.

Si bien ha habido un aumento gradual de la comunicación horizontal y vertical entre
las gerencias, todavía existe cierto desconocimiento de lo que ocurre entre las áreas
operacional, comercial y administrativa.

Se hace necesaria la capacitación sobre los lineamientos de la comunicación interna,
a fin de mejorar los resultados de la misma.
5.1.2.- RESULTADOS A DICIEMBRE 2008

El 80% de los trabajadores conocen las actividades de la EPS ……………………....

El 80% de los trabajadores se sienten identificados con la EPS ……………………....

Se ha organizado el flujo de la información al interior de la EPS.

Los canales de comunicación interna son usados por los trabajadores/as.

Se cuentan con espacios permanentes de intercambio de información y coordinación
entre las 3 áreas de la EPS.
5.1.3.- ACTIVIDADES
12
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas

Desarrollar un flujograma de información y establecer los responsables por cada área
a fin de brindar dicho servicio al responsable de comunicación institucional.

Mejorar los sistemas de comunicación interna Página Web y correo electrónico y
Periódico Mural.

Crear un medio de comunicación interna, boletín trimestral y una revista anual.

Instalar Buzones de Sugerencias, para conocer las opiniones, inquietudes de los
trabajadores.

Continuar con el desarrollo de talleres de relaciones humanas, ética y valores.

Mejorar reuniones de intercambio de información al interior de cada Gerencia y
entre todas las Gerencias.

Realización
de
una
visita
guiada
de
los
trabajadores
a
la
empresa
……………………....
5.2.- OBJETIVO ESPECÍFICO 2
Continuar con la recuperación y posicionamiento de la imagen externa de la EPS
……………………...
como una institución orientada al servicio de la ciudadanía,
mediante la información de actividades y campañas de impacto a favor de la
comunidad.
5.2.1.- PROBLEMA

Poca
familiaridad de la comunidad con las actividades que realiza la EPS
……………………...,
las mismas que deben impulsarse y motivarse con mayor
fuerza y frecuencia.

Las acciones de comunicación han mejorado, no sólo se emiten comunicados de
corte de agua, sino también se elaboran Notas de Prensa con información
institucional de actividades y obras que se realizan, aunque con poca continuidad.

La EPS
……………………...
tiene una actitud menos reactiva y más informativa 13
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
explicativa de los temas en que se ve involucrada en los medios de comunicación.

……………………...,
La EPS
tiene un programa de Educación Sanitaria y
comunicación, el mismo que debe impulsarse y es mas debe tener continuidad, que
le permita realizar trabajos de información y sensibilización a los públicos primario y
secundario.

Los medios de comunicación tienen pocas veces en su agenda el tema del agua
potable y los sub temas que acarrea el brindar el servicio de manera adecuada, por lo
que deben impulsarse desde la EPS temas vinculados con la problemática del agua.
5.2.3.- RESULTADOS.- Diciembre 2008.

El 70% de la población conoce las actividades de la EPS y los beneficios que estos
generan.

El Flujo de comunicación e información de la EPS es ordenado y planificado,
emitiendo los avisos de corte, sólo cuando se trate de una emergencia.

Fortalecimiento de la GPS, como parte de la estructura organizacional de la EPS
……………………... (MOF y ROF).

La EPS
……………………... desarrolla una política de comunicación externa, pone
en la agenda de los medios de comunicación, temas ambientales y del cuidado del
agua, generando presencia pública positiva.

El 80% de trabajadores de la EPS sensibilizados sobre la problemática del agua.

El 80% de los periodistas de la localidad sensibilizados sobre la problemática del agua
y el medio ambiente.
5.2.4.- ACTIVIDADES

Producir mensajes electrónicos sobre las actividades, proyectos y avances de la
gestión institucional.
14
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas

Elaborar y validar instrumentos de comunicación impresos: boletines, volantes,
trípticos, dípticos, mosquitos etc.

Elaborar y validar y emitir los mensajes que se difundirán en radio, prensa y
televisión.

Continuar con el Programa Radial Gotas de Vida, emitido una vez por semana.

Realizar campañas de comunicación sobre acciones de la EPS

Ejecutar reuniones de trabajo con
periodistas de los diferentes medios de
comunicación de la localidad.
5.3.- OBJETIVO ESPECÍFICO 3
Continuar con los talleres de Sensibilización e información al público objetivo
primario
y secundario
sobre la problemática del medio ambiente, el valor
económico, social y ambiental del agua, etc.
5.3.1.- PROBLEMA

Falta sensibilizar a un gran sector de la población educativa, sobre el valor Económico
del agua, El año que pasó se logro llegar a más de 500 niños.

La población desconoce los problemas medioambientales como el “Efecto
Invernadero” y sus consecuencias, que nos dejará en un futuro no muy lejano.

La EPS ……………………..., tiene su Programa de Educación Sanitaria el mismo que
debe ser impulsado para que
permita realizar trabajos de información y
sensibilización a las autoridades.

La población no es muy consciente del Valor del Agua tanto económico como
ambiental, un gran porcentaje cree que hay agua en abundancia y que debe ser
gratuita.

La EPS
……………………...
ha realizado sólo la campaña relacionada a Educación
15
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
Sanitaria, sin embargo es necesario trabajar otro tipo de campañas para que a través
de ellas se informe a la población y cree un mayor vínculo con la empresa.
5.3.4.- RESULTADOS A DICIEMBRE 2008.

El 70% del público objetivo primario conoce la problemática del agua y sus
consecuencias en el medio ambiente.

El 70% del público objetivo secundario conoce el valor económico, social y ambiental
del agua.

60% de medios de comunicación locales difunden información sobre la problemática
y el valor económico del agua.

100% de medios de comunicación registrados por la EPS.

80% de los miembros del CCL conocen la problemática del agua, el valor económico
social y ambiental del agua.
5.3.5.- ACTIVIDADES

Continuación de la campaña sobre el Valor Económico Social y Ambiental del agua.

Realización de actividades por el Día Mundial del Agua y elaboración de material
informativo.

Realización de campañas sobre Mercados y Escuelas Saludables.

Concursos radiales y /o televisivos de conocimientos sobre el valor económico social
del agua.

Concursos estudiantiles sobre el valor económico del agua (Instituciones Educativas).
5.4.- OBJETIVO ESPECÍFICO 4
Implementar el Plan Maestro Optimizado a los usuarios del servicio y población en general y
difundir los beneficios del Contrato de Explotación.
16
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
5.4.1.- PROBLEMA

El Plan Maestro Optimizado (PMO) se aprobó en diciembre del 2007, y su
implementación se realizará en el 2008.

Es necesario fortalecer la información respecto de los beneficios del PMO para que
no la asocian únicamente con aumento de tarifas.

La EPS necesita fortalecer las alianzas con los actores políticos para implementar,
impulsar y legitimar sus proyectos de desarrollo a través de PMO.

Este año está programado la firma del Contrato de Explotación, por lo que se hace
necesario la difusión de sus beneficios en la población
5.4.2.-RESULTADOS AL DICIEMBRE 2008

Implementación del PMO en forma exitosa

Implementación de nuevas tarifas sin conflicto social.

Autoridades y líderes sociales y políticos conocen a cabalidad el PMO.

Población concientizada sobre la importancia y beneficios del PMO.
5.4.3.- ACTIVIDADES

Elaboración y validación de material informativo sobre los beneficios del PMO

Difusión del Plan Maestro Optimizado en los medios de comunicación y en el
Programa de Radio Gotas de Vida

Elaboración de materiales informativos sobre los beneficios del Contrato de
Explotación

Difusión de los beneficios del Contrato de Explotación en los medios de
comunicación.
6. ESTRATEGIA
17
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
Desarrollar las actividades estructuradas en los Programas de Comunicación Institucional
(objetivo 1 y 2), Educación Sanitaria (objetivo 3) la campaña del PMO (Objetivo 4).
Implementar las acciones planificadas y desarrollar las habilidades y competencias en los
trabajadores de la EPS ……………………... para que puedan planificar e implementar lo
planificado.
7. CRONOGRAMA (Ver cuadros)
8. PRESUPUESTO
El Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 2008 de la EPS
……………………...
tiene un presupuesto total de S/. 20,600.00 nuevos soles y cuenta con los siguientes
aportes:
EPS ……………………... …………………………………………………………S/ 5,950.00
Donación KFW (PMRI) ……………………………………………………S/ 12,340.00
Aporte GTZ (PMRI)……………………………………………………....S/ 2,310.00
18
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
1
Cronograma
Objetivo / Actividades y Subactividades
Resultados
E
Impulsar los
canales, espacios y mecanismos de
comunicación interna existentes a fin de contribuir con
1.0
la integración del personal y su identificación con la
F
M A M J
J
A S
O N D
Canales,
espacios
y
mecanismos de
comunicación
impulsados
e
implementados
empresa
1.1
Desarrollar un Flujo grama de información y establecer
los responsables por cada área a fin de brindar dicho
servicio al responsable de comunicación institucional.
1.2.
Mejorar los sistemas de comunicación interna , Página
Web, Correo Electrónico Institucional y Periódico Mural
1.2.1
Conformar un equipo de trabajo para filtrar y validar la
información institucional conformado por las Oficinas de
Relaciones Públicas,
Administración, Comercial ,
Planificación , Informática y Operaciones
1.2.2
Relanzamiento de la Página Web
1.2.3
Actualización semanal de la Página Web con notas de
prensa y actividades de la empresa
1.2.4
Actualización trimestral de la Página Web con
Documentos de Gestión
1.2.5
Activación de los correos electrónicos institucionales
1.2.6
Construcción de dos paneles de Periódico Mural de 1.5 m.
por 1.00 m.
1.2.7
Actualización mensual del Periódico Mural interno
1.3
Crear un medio de comunicación interna , Boletín
mensual y una Revista Anual
1.4
Instalar Buzones de Sugerencias, para conocer las
opiniones e inquietudes de los trabajadores
1.4.1
Construcción e instalación de Dos Buzones de
Sugerencias. Uno para el local central y otro para la Planta
de Tratamiento de Chen Chen
Flujo grama
establecido
Mejora de la
comunicación
interna
Equipo de
trabajo
conformado
Página web
relanzada
Actualización
constante de la
página web
Documentos de
gestión en la
web
Correos
activados
Paneles
construidos e
implementados
Periódico mural
actualizado
Boletín mensual
y revista anual
impresos
Buzones
instalados
Buzones
instalados
19
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
2
Resultados
Cronograma
Objetivo / Actividades y Subactividades
E
F
M A
M J
J
A
S
O
N
D
6 Talleres desarrollados
1.5
1.6
1.6.1
Continuar con el desarrollo de talleres de
relaciones humanas, ética y valores
Una reunión mensual por
gerencia
Mejorar las reuniones de intercambio de
información entre gerencias y al interior
de cada gerencia
Uso constante de
recursos de comunicación
Establecer formas de convocatorias
adecuadas, pudiéndose utilizar
documentos formales o el Periódico
Mural interno.
Visita realizada
1.7
Realización de una visita guiada de los
trabajadores a Southern Perú,
Continuar con la recuperación y
posicionamiento de la imagen externa de
Mejorar la imagen de la
EPS
…………..
2.0
2.1
2.1.1
2.2
la EPS
como una
institución orientada al servicio de la
ciudadanía, mediante la información de
actividades y campañas de impacto a
favor de la comunidad.
Producir mensajes electrónicos sobre las
actividades, proyectos y avances de la
gestión institucional.
Elaboración de Boletines electrónicos en la
Página Web
Elaborar y validar instrumentos de
comunicación impresos: boletines,
volantes, trípticos, dípticos, mosquitos
etc.
2.2.1
Elaboración e Impresión de tres Millares
de Boletines cada tres meses con
información institucional
2.2.2
Impresión de 3 millares de volantes cada
tres meses. Total 12 millares
2.3
Elaborar y validar y emitir los mensajes
que se difundirán en radio, prensa y
televisión
2.3.1
……………
.
Mensajes elaborados
.
Boletines electrónicos
elaborados
Material
comunicacional
elaborado y
entregado a la
población
Material
comunicacional
elaborado
y
entregado a la
población
Volantes
elaborados
Mensajes
elaborados,
validados y
emitidos
Selección de medios más importantes
según difusión y alcance
20
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
3
Cronograma
Objetivo / Actividades y Subactividades
E
2.3.2
Elaboración y difusión de Notas de Prensa y
Comunicados en prensa escrita, radio y televisión
F
M A
M J
J
A S
O
N D
Resultados
4 Notas de prensa
elaboradas por mes
Directorio Elaborado
2.3.3
Elaboración de Directorio de medios de
comunicación y cotización
2.4
Continuar con el Programa Radial Gotas de Vida,
emitido una vez por semana.
2.5
Realizar Campañas de Comunicación sobre acciones
de la EPS
32 Propgrama de Radio
emitidos
80% de las campañas
realizadas
Campaña realizada
2.5.1
Campaña de sobre Pago Puntual de los recibos
2.5.2
Campaña sobre Micro medición
2.5.3
Campaña sobre regularización de conexiones
clandestinas.
Campaña realizada
Campaña realizada
2.5.4
Ejecutar reuniones de trabajo con periodistas de los
diferentes medios de comunicación de la localidad
sobre realización de campañas y otras actividades de
la EPS
Taller por el Día del Periodista
2.6
4 Reuniones de trabajo
realizadas
Taller
desarrollado
Continuar con los talleres de Sensibilización e
información en Educación Sanitaria al público
3.0
objetivo primario y secundario sobre el valor
económico social y ambiental del agua, etc. la
problemática del medio ambiente,
3.1
Continuación de la Campaña sobre valor
económico social y ambiental del agua.
3.1.1
Elaboración y validación de Spots de Radio y TV
Campaña desarrollada
Spots de radio y TV
elaborados y emitidos
21
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
7. CRONOGRMA DE ACTIVIDADES
Cronograma
4
Resultados
E
F
M A M J
J
A
S
O N D
Resultados
Material elaborado
3.1.2
Elaboración y validación de Trípticos y volantes,
gigantografìas
3.1.3
Instalación de un Stand Informativo de la EPS en la
semana turística y /o fechas importantes de
XXXXXXXXXXX.
3.2
Realización de actividades por el Día Mundial del Agua
Stand de participación
instalado
Actividad realizada
Spots realizados
Elaboración y validación de Spots de Radio.
3.2.1
Campaña realizada
3.3
Realización de la campaña sobre Mercados y Escuelas
saludables.
3.3.1
Elaboración y validación y difusión de Spots de Radio y
TV
Spots realizados
Materiales elaborados
3.3.2
Elaboración y validación de volantes, afiches, trípticos,
gigantografías, etc.
Concursos realizados
3.4
Concursos radiales y /o televisivos de conocimientos
sobre el valor económico social del agua.
Medios seleccionados
3.4.1
Selección de Medios de Comunicación y elaboración de
Propuesta de Concurso
3.5
Concursos estudiantiles sobre el Valor Económico del
Agua (Instituciones Educativas).
Concurso realizado
Implementar el Plan Maestro Optimizado a los
Plan Maestro
implementado
usuarios del servicio y población en general y difundir
4.0
los beneficios del Contrato de Explotación
4.1.
Elaboración y validación de material informativo sobre
los beneficios del PMO
Material elaborado
4.1.1
Elaboración, validación de volantes, mosquitos
y/o afiches
Material impreso
elaborado
22
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
5
Cronograma
Resultados
Objetivo / Actividades y Subactividades
E
4.1.2
Elaboración y emisión de Spots de Radio y TV
4.2
Difusión del Plan Maestro Optimizado en los medios
de comunicación y en el Programa de Radio Gotas de
Vida
4.2.1
Elaboración y firma de contrato con la Emisora de
mayor sintonía en
F
M A M J
J
A S O N D
Spots elaborados y
emitidos
Plan maestro difundido
Contrato firmado con la
emisora
………………
Programa desarrollado
4.2.2
Producción del Programa y emisión en vivo
Materiales informativos
desarrollados
4.3
Elaboración de materiales informativos sobre los
beneficios del Contrato de Explotación
4.3.1
Elaboración y validación de Volantes, mosquitos,
trípticos y /o afiches
4.3.2
Producción , validación de Spots de
Radio y /o TV
Volantes y mosquitos
elaborados
Spots elaborados y
validados
Difusión realizada
4.4
4.4.1
Difusión masiva de los beneficios del Contrato de
Explotación en los medios de comunicación.
Elaboración y emisión de Notas de Prensa y entrega de
materiales de comunicación elaborados
Notas de prensa
difundidas
23
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
7. PRESUPUESTO
1
PRESUPUESTO
Objetivo / Actividades y Subactividades
Impulsar los
TOTAL
Aporte EPS
KfW Donación
GTZ Aporte
S/. 2,600
S/. 1,450.00
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
S/ 1,000.00
S/ 500.00
S/ 500.00
--
--
--
--
S/.800.00
S/.500.00
S/.300.00
--
S/. 300.00
--
canales, espacios y mecanismos de
comunicación interna existentes a fin de contribuir con la
1.0
integración del personal y su identificación con la empresa
1.1
Desarrollar un Flujo grama de información y establecer los
responsables por cada área a fin de brindar dicho servicio al
responsable de comunicación institucional.
1.2.
Mejorar los sistemas de comunicación interna , Página Web,
Correo Electrónico Institucional y Periódico Mural
1.2.1
S/. 1,150.00
Conformar un equipo de trabajo para filtrar y validar la
información institucional conformado por las Oficinas de
Relaciones Públicas, Administración, Comercial ,
Planificación , Informática y Operaciones
1.2.2
Relanzamiento de la Página Web
1.2.3
Actualización semanal de la Página Web con notas de prensa
y actividades de la empresa
1.2.4
Actualización trimestral de la Página Web con Documentos
de Gestión
1.2.5
Activación de los correos electrónicos institucionales
1.2.6
Construcción de dos paneles de Periódico Mural de 1.5 m.
por 1.00 m.
--
1.2.7
Actualización mensual del Periódico Mural interno
1.3
Crear un medio de comunicación interna , Boletín Trimestral
y una Revista Anual
1.4
Instalar Buzones de Sugerencias, para conocer las
opiniones e inquietudes de los trabajadores
1.4.1
Construcción de Dos Buzones de Sugerencias. Uno para el
local central y otro para la Planta de Tratamiento de Chen
Chen
S/300.00
24
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
7. PRESUPUESTO
2
PRESUPUESTO
Objetivo / Actividades y Subactividades
1.5
Continuar con el desarrollo de talleres de relaciones
humanas, ética y valores
Mejorar las reuniones de intercambio de información
entre gerencias y al interior de cada gerencia
TOTAL
Aporte EPS
KfW
Donación
GTZ Aporte
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
S/. 500.00
S/. 450.00
S/. 50.00
--
S/:
8,700.00
S/. 1,000.00
--
1.6
1.6.1
1.7
Establecer formas de convocatorias adecuadas,
pudiéndose utilizar documentos formales o el
Periódico Mural interno.
Realización de una visita guiada de los trabajadores a
Southern Perú,
Continuar con la recuperación y posicionamiento de la
imagen externa de la EPS
2.0
…………… como una
institución orientada al servicio de la ciudadanía,
S/.
11,700.00
S/.
2,000.00
mediante la información de actividades y campañas de
impacto a favor de la comunidad.
2.1
Producir mensajes electrónicos sobre las actividades,
--
--
--
Elaboración de Boletines electrónicos en la Página Web
--
--
--
Elaborar y validar instrumentos de comunicación
impresos: boletines, volantes, trípticos, dípticos,
mosquitos etc.
--
--
--
proyectos y avances de la gestión institucional.
-2.1.1
2.2
2.2.1
Impresión de tres Millares de Boletines cada tres meses
con información institucional
S/. 2,000.00
S/. 300.00
S/. 1,500.00
2.2.2
Impresión de 3 millares de volantes cada tres meses.
Total 12 millares
S/. 1,200.00
S/. 200.00
S/. 1,000.00
--
--
--
S/. 2,500.00
S/. 700.00
S/. 1,500.00
2.3
2.3.1
--
S/.
200.00
--
Elaborar y validar y emitir los mensajes que se
difundirán en radio, prensa y televisión
Selección y emisión de spots en medios más
importantes según difusión y alcance
S/.
300.00
25
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
8. PRESUPUESTO
3
PRESUPUESTO
Objetivo / Actividades y Subactividades
2.3.2
TOTAL
Aporte EPS
KfW Donación
--
--
--
GTZ Aporte
--
Elaboración y difusión de Notas de Prensa y Comunicados en
prensa escrita, radio y televisión
--
--
--
--
2.3.3
Elaboración de Directorio de medios de comunicación y
cotización
2.4
Continuar con el Programa Radial Gotas de Vida, emitido una
vez por semana.
2.5
Realizar Campañas de Comunicación sobre acciones de la EPS
2.5.1
Campañas sobre Pago Puntual de los recibos,
S/. 1,500.00
2.5.2
Campaña sobre Micro medición
S/. 1,500.00
2.5.3
Campaña sobre regularización de conexiones clandestinas.
S/. 500.00
2.5.4
Ejecutar reuniones de trabajo con periodistas de los diferentes
medios de comunicación de la localidad sobre realización de
campañas y otras actividades de la EPS
S/. 500.00
2.6
Taller por el Día del Periodista
S/. 500.00
S/. 500.00
S/. 5,370.00
S/. 2,000.00
--
--
--
--
S/. 1,500.00
S/. 500.00
S/. 1,000.00
--
S/. 1,500.00
S/. 300.00
S/. 1,200.00
--
--
--
--
--
S/. 1,300.00
S/. 200.00
S/ 1,200.00
S/. 300.00
--
--
--
-S/. 500.00
--
-S/. 500.00
--
--
Continuar con los talleres de Sensibilización e información al
público objetivo primario y secundario sobre el valor
3.0
S/. 2,370.00
S/. 1,000.00
económico social y ambiental del agua, etc. la problemática
del medio ambiente,
3.1
Continuación de la Campaña sobre valor económico social y
ambiental del agua.
3.1.1
Elaboración y validación de Spots de Radio y TV
26
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
8. PRESUPUESTO
4
PRESUPUESTO
Objetivo / Actividades y Subactividades
TOTAL
Aporte EPS
KfW Donación
GTZ Aporte
S/. 1,570.00
S/. 600.00
970
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
S/. 500.00
S/.300.00
S/. 200
S/. 500.00
S/.300.00
S/. 200
S/. 500.00
S/. 300.00
--
--
--
--
--
Elaboración y validación de Trípticos y volantes, gigantografìas
3.1.2
3.1.3
Instalación de un Stand Informativo de la EPS en la semana
turística y /o fechas importantes de …………...
3.2
Realización de actividades por el Día Mundial del Agua
3.2.1
3.3
300
S/. 300.00
Elaboración y validación de, Spots, de Radio.
Realización de la campaña sobre Mercados y Escuelas
saludables.
--
3.3.1
Elaboración y validación y difusión de Spots de Radio y TV
-3.3.2
Elaboración y validación de volantes, afiches, trípticos,
gigantografías, etc.
--
3.4
3.4.1
3.5
Concursos radiales y /o televisivos de conocimientos sobre el
valor económico social del agua.
Selección de Medios de Comunicación y elaboración de
Propuesta de Concurso
Concursos estudiantiles sobre el Valor Económico del Agua
(Instituciones Educativas).
S/. 500.00
Implementar el Plan Maestro Optimizado a los usuarios del
4.0
S/. 200.00
servicio y población en general y difundir los beneficios del
S/. 6,300.00
S/. 500
S/. 2,500.00
S/. 3,490.00
S/. 1,000.00
S/. 1.00.000
S/. 310.00
Contrato de Explotación.
4.1
4.1.1
Elaboración y validación de material informativo sobre los
beneficios del PMO
Elaboración, validación de volantes, mosquitos
y/o afiches
S/. 2,000.00
27
Programa de Comunicación y Relaciones Públicas
8. PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
5
Objetivo / Actividades y Subactividades
TOTAL
Aporte EPS
KfW Donación
GTZ Aporte
S/. 2,000.00
S/. 1,000.00
S/. 1,000.00
--
--
--
--
--
--
S/. 190.00
S/. 310.00
--
--
-4.1.2
Elaboración y emisión de Spots de Radio y TV
4.2
Difusión del Plan Maestro Optimizado en los medios de
comunicación y en el Programa de Radio Gotas de Vida
4.2.1
Elaboración y firma de contrato con la Emisora de mayor
sintonía en …………………….
4.2.2
Producción del Programa y emisión en vivo
--
--
S/. 500.00
---
4.3
Elaboración de materiales informativos sobre los beneficios
del Contrato de Explotación
S/. 300.00
4.3.1
Elaboración y validación de Volantes, mosquitos, trípticos y /o
afiches
4.3.2
Producción , validación de Spots de
Radio y /o TV
--
--
-S/. 300.00.
--
--
--
-4.3.3
Difusión de los beneficios del Contrato de Explotación en los
medios de comunicación.
TOTAL
S/. 1,500.00
S/. 20,600.00
S/. 500.00
S/. 5,950.00
S/. 1,000.00
S/. 12,340,00
S/. 2,310.00
28