1 - Normateca

NOMBRE DE LA
DEPENDENCIA O
ENTIDAD CON LOGOTIPO
CÓDIGO:
GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS
REVISIÓN:
ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA
CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN
1.
FECHA:
1 DE 6
CARTA DEL DOCUMENTO
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
Acta de la junta de aclaraciones a la convocatoria a la licitación
PROCESO:
Contratación de obras y servicios relacionados con las mismas
PROCEDIMIENTO:
Proceso de licitación
OBJETIVO:
FUNDAMENTO LEGAL QUE LE
DA ORIGEN:
Documentar las aclaraciones realizadas por los servidores públicos de
(Nombre de la dependencia o Entidad), así como las respuestas a los
cuestionamientos de los licitantes sobre la convocatoria o requisitos de la
invitación a cuando menos tres personas, sus anexos y cláusulas del modelo
contrato, y las derivadas de la visita al sitio de los trabajos mediante un acta
que formalice e integre esta información como referencia para que los
licitantes formulen sus proposiciones.
 Artículo 34 y 35 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con
las Mismas.
 Artículo 3 fracción I de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
 Artículo 39 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios
Relacionados con las Mismas.
RESPONSABLE DE LLENARLO:
Servidor público facultado para presidir la junta de aclaraciones.
FORMA DE LLENADO:
En computador.
FRECUENCIA:
Cada vez que se lleve a cabo una junta de aclaraciones.
NUMERO DE EJEMPLARES:
Original y copias para los participantes.
DISTRIBUCIÓN DE EJEMPLARES:
EJEMPLAR
DESTINATARIO
ORIGINAL
Expediente de la licitación con firmas autógrafas
COPIA 1
Representante del Órgano Interno de Control en la Dependencia o Entidad, o
directamente de la SFP
COPIA 2
Testigo Social de ser el caso
COPIAS 3
Servidor público del área responsable de la ejecución de los trabajos
COPIAS 4
Licitantes
2.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
2.1 Este documento debe ser llenado al momento de realización de la junta de aclaraciones de cualquier tipo de
procedimiento de contratación.
2.2 Para que los licitantes participantes puedan solicitar aclaraciones a los aspectos contenidos en la convocatoria o
bases de participación a la invitación a cuando menos tres personas, deberán presentar un escrito, en el que
expresen su interés en participar en la licitación, por si o en representación de un tercero, manifestando en todos
los casos los datos generales del interesado y, en su caso, del representante, se sugiere que se utilice el formato
Escrito Interés en Participar.
1
NOMBRE DE LA
DEPENDENCIA O
ENTIDAD CON LOGOTIPO
CÓDIGO:
GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS
REVISIÓN:
ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA
CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN
FECHA:
2 DE 6
2.3 El contenido de este documento debe corresponder estrictamente a lo expresado por los licitantes y los
representantes de la dependencia o entidad.
2.4 Las respuestas a las preguntas de carácter técnico corresponde exclusivamente al área responsable de los
trabajos, las de carácter administrativo y normativo serán responsabilidad del área responsable de la
contratación.
2.5 La respuestas que dé la convocante a las preguntas de los licitantes deberán resolver en forma clara y precisa
las dudas o cuestionamientos que sobre la convocatoria a la licitación o invitación a cuando menos tres personas
que formulen los interesados. Cada respuesta debe estar debidamente fundada y motivada. Deberá evitarse
responder de manera escueta o dar respuestas tales como: “apegarse a la convocatoria”; “en la convocatoria
viene la respuesta”;”remítase a lo establecido en la cláusula x de la convocatoria”, etc.
2.6 Las modificaciones que procedan a los términos de la convocatoria y sus anexos en ningún caso podrán consistir
en la sustitución o variación sustancial de los trabajos convocados originalmente, o bien, en la adición de otros
distintos.
2.7 Queda prohibido el establecer requisitos complementarios cuyo incumplimiento afecte la solvencia de las
propuestas.
2.8 Las modificaciones al catálogo de conceptos o de actividades que evidencien un cambio sustancial en el alcance
de los trabajos, la incorporación de requisitos adicionales no previstos como certificaciones de experiencia del
personal técnico, evidencia de la propiedad de maquinaria, entre otros, son prácticas que deben omitirse.
2.9 El original de este documento debe ser firmado autógrafamente por todos los asistentes a la junta.
2.10 El encabezado deberá anotarse en todas las páginas.
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CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN
3.
NÚMERO
1
FECHA:
3 DE 6
GUÍA DE LLENADO
INSTRUCCIONES
SUBSECRETARÍA, OFICIALÍA MAYOR O COORDINACIÓN U HOMOLOGO
Anotar la Subsecretaría, Oficialía Mayor o Coordinación u homólogo a la cual está adscrita la Unidad
Administrativa responsable de la contratación.
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE LA CONTRATACIÓN
2
Indicar la denominación de la unidad administrativa responsable de la contratación.
NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA CONTRATACIÓN
3
Indicar la denominación del área específica que preside el Acto de Junta de Aclaraciones dentro de la
unidad administrativa responsable de la contratación.
TIPO DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
4
Registrar el tipo de procedimiento contratación que se indica continuación:
 Licitación Pública Nacional
 Licitación Pública Internacional bajo la cobertura de los tratados
 Licitación Pública Internacional abierta
 Por invitación a cuando menos tres personas
NÚMERO DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
5
Anotar el número de licitación pública nacional que corresponda. Por ejemplo: 00009052-004-09.
CIUDAD Y ESTADO
6
7
8
9
10
Indicar el nombre de la ciudad seguido de la Entidad Federativa en cual se está realizando el acto de
aclaración de bases.
HORA DE INICIO DEL ACTO
Anotar con letra la hora en la que da inicio el acto de aclaración de bases, conforme a la convocatoria
pública y a las bases de licitación.
DÍA EN QUE SE CELEBRA EL ACTO
Anotar el día en que se lleva a cabo el acto de aclaración de bases, conforme a la convocatoria
pública o bases de participación del oficio de invitación.
MES
Anotar con letra el mes al que corresponde el día en que se lleva a cabo el acto de aclaración de
bases, conforme a la convocatoria o bases de participación del oficio de invitación.
AÑO
Anotar con número el año al que corresponde el mes y el día en que se lleva a cabo el acto de
aclaración de bases, conforme a la convocatoria o bases de participación del oficio de invitación.
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NÚMERO
11
FECHA:
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INSTRUCCIONES
NOMBRE DE LA OFICINA DONDE SE CELEBRA EL ACTO
Indicar la denominación de la sala en la cual se lleva a cabo el acto de aclaración de bases, conforme
a lo señalado en la convocatoria o bases de participación del oficio de invitación.
DOMICILIO DONDE SE UBICA LA OFICINA
12
Anotar el domicilio completo (calle número exterior, número interior, colonia, municipio o delegación,
estado y código postal) del lugar en donde se lleva a cabo la junta de aclaraciones, el cual debe
corresponder con el establecido en la convocatoria o bases de participación del oficio de invitación.
NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE PRESIDE EL ACTO
13
Indicar el nombre completo del servidor público que preside al acto de la junta de aclaraciones.
CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE PRESIDE EL ACTO
14
Indicar el cargo completo del servidor público que preside al acto de la junta de aclaraciones.
DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS
15
Describir el objeto de la obra o servicio a que se refiere el acto de presentación y apertura, que se
licita conforme se expreso en la convocatoria u oficio de invitación Para mayor claridad deberán
anotarse los datos de referencia específicos del proyecto.
PUNTO DE LAS BASES DE PARTICIPACIÓN DONDE SE HACE REFERENCIA A LA VISITA AL
SITIO DE LOS TRABAJOS
16
Indicar el punto específico de las base de participación dónde se hace referencia a la visita al sitio de
los trabajos.
DÍA EN QUE SE REALIZÓ LA VISITA
17
Indicar el día de la fecha en que se llevará a cabo la visita de sitio de realización de los trabajos.
MES DE LA VISITA
18
Indicar con letra el mes en que se llevará a cabo la visita de sitio de realización de los trabajos.
AÑO DE LA VISITA
19
Indicar con número el año en que se llevó a cabo la visita al sitio de realización de los trabajos.
NO. CONSECUTIVO DE LICITANTE
20
Asignar un número consecutivo a cada uno de los licitantes participantes. Por ejemplo: 2.
NOMBRE DEL LICITANTE
21
Anotar la razón social de las empresas o personas físicas que participan en la junta de aclaraciones.
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CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN
NÚMERO
22
FECHA:
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INSTRUCCIONES
ACLARACIONES DE LA CONVOCANTE
De manera consecutiva listar y describir de manera clara, concisa y haciendo referencia al soporte
legal correspondiente, las aclaraciones que haya juzgado pertinentes realizar la convocante a la
convocatoria y sus anexos.
DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN Y SE ENTREGAN A LOS LICITANTES
23
24
De manera consecutiva listar y describir cada uno de los documentos y/o anexos que se entregan a
los licitantes participantes en el acto de la junta de aclaraciones.
PREGUNTA ACLARATORIA QUE FORMULA EL LICITANTE
Después de cada pregunta del licitante, redactar la respuesta que corresponda de manera clara,
concisa, fundamentada y motivada, definiendo e integrando la información que se considere
conveniente.
RESPUESTA A LA PREGUNTA FORMULADA POR EL LICITANTE
Describir la respuesta de la convocante a cada una de las preguntas formuladas por los licitantes, de
manera clara y precisa. Las de carácter técnico deberán ser atendidas por el área técnica
responsable de la ejecución de los trabajos y las normativo-administrativas por el área responsable de
la contratación.
25



Cada respuesta debe estar debidamente fundada y motivada, mencionando el clausulado de las
bases de licitación y/o artículo de la normatividad aplicable que soporta la aclaración.
La respuesta no debe contradecir lo establecido en la convocatoria de la licitación.
No es conveniente responder escuetamente, ejemplos: “si”, “no”, “en la convocatoria viene la
respuesta”, “remítase a lo establecido en la cláusula x de la convocatoria.”
Lo anterior permitirá evitar que en una posible inconformidad, el licitante disponga de elementos que
puedan fortalecer los motivos de la misma.
NÚMERO DE JUNTA DE ACLARACIONES
26
Señalar el número de junta de aclaraciones que corresponda.
INDICAR SI ES LA ÚNICA O HABRÁ OTRA JUNTA DE ACLARACIONES INDICANDO
LUGAR, FECHA Y HORA
27
Especificar una de las siguientes opciones:
a. Esta es la única junta, por lo que no se llevarán cabo juntas posteriores.
b. Se celebrará una próxima junta de aclaraciones. En este caso, indicar fecha y lugar de
celebración de la junta siguiente, utilizando el formato: dd de mmmmmm de aaaa.
HORA TERMINO DEL ACTO
28
Registrar con número la hora exacta en que se da por terminada la junta de aclaraciones.
FIRMA AUTOGRAFA DE LOS PARTICIPANTES
29
Los participantes deberán firmar el original y copias del acta.
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DEPENDENCIA O
ENTIDAD CON LOGOTIPO
CÓDIGO:
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REVISIÓN:
ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA
CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN
NÚMERO
FECHA:
6 DE 6
INSTRUCCIONES
CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO
30
Anotar el cargo de cada servidor público que participa en el acto de la junta de aclaraciones.
NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO
31
Anotar el nombre completo (nombre, apellido paterno y apellido materno) de cada servidor público
que participa en el evento.
NOMBRE DEL TESTIGO SOCIAL
32
Escribir del nombre completo del testigo social.
NOMBRE DEL REPRESENTANTE
33
Anotar el nombre completo (nombre, apellido paterno y apellido materno) de cada representante del
licitante y el cargo completo del representante de la empresa licitante.
Nombre de la Dependencia o Entidad
34
Anotar el nombre completo sin abreviaturas.
4.
FECHA DE MODIFICACIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
MOTIVO DEL CAMBIO
6