INFORME DE ACTIVIDADES Gabinete de Coordinación de la Política Social

Gabinete de Coordinación de la Política Social
Sistema Único de Beneficiarios
INFORME DE ACTIVIDADES
Santo Domingo, R.D.
Octubre, 2013
INFORME TRIMESTRAL
Julio-septiembre de 2013
ÍNDICE GENERAL
Página
INTRODUCCIÓN
4
1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
5
2. DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
8
2.1 LOGÍSTICA
8
2.2 GERENCIAS REGIONALES
8
3. UNIDAD DE CARTOGRAFÍA
11
4. UNIDAD DE ANÁLISIS
11
5. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA (IT)
12
6. DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS (RRHH)
17
7. UNIDAD COMUNICACIONES
18
8. DEPARTAMENTO FINANCIERO ADMINISTRATIVO
20
ANEXO
ACTIVIDADES GERENCIAS REGIONALES
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24
25
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Julio-septiembre de 2013
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO No. 1
Proceso de Actualización de Hogares/2do. Estudio SocioEconómico 2011-2012
CUADRO No. 2
Solicitudes de Ingresos por Demanda
CUADRO No. 3
Solicitudes Actualización de Hogares
CUADRO No. 4
Atención al Ciudadano
CUADRO No. 5
Actividades Departamento RRHH
CUADRO No. 6
Ordenes de Compras por Rubros
CUADRO No. 7
Despacho de Materiales
CUADRO No. 8
Ejecución Presupuestaria por Cuenta (Pagado) al 30/09/2013
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INTRODUCCION
Evaluar el desempeño institucional sobre la base de las metas definidas en el plan estratégico y
los planes operativos anuales es señalada en el Manual de funciones del Sistema Único de
Beneficiarios, como una de la tarea asignada al Departamento de Planificación. Los Informes
Trimestrales de Actividades que, mediante la alimentación suministrada por los diferentes
estamentos institucionales elabora este Departamento, son los indicadores potenciales para la
evaluación del desempeño sugerido.
Finalizado el tercer trimestre del 2013, es destacable que el SIUBEN haya logrado realizar en un
100% los tres Indicadores que fueron consensuados con el Gabinete de Coordinación de la
Política Social (GASO), como entidad rectora, y planteados para ser logrado en todo el año:

“Es redefinido el modelo de categorización del Índice de Calidad de Vida (ICV), para
hacer más eficiente y efectiva la focalización de la pobreza”. Con este Indicador se
incide en el objetivo Gestión Eficiencia y de Calidad.

“Es elaborado un Índice de Vulnerabilidad siguiendo la metodología del Programa de la
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD)”. Se profundiza en el objetivo Sinergia
Interinstitucional.

“Finalizado y presentado el Estudio Socioeconómico de Hogares 2011-2012”.
El
SIUBEN incrementa la Gestión de Servicios a la Familia.
Además, se finalizan unas y se avanzan otras actividades colaterales contempladas en el POA2013, que son desarrolladas paralelamente por la estructura departamental y gerencial de la
institución y cuyos detalles se exponen como cuerpo central de este informe.
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1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
La Subdirección de Producción de Audiovisuales de Progresando con Solidaridad, dentro
de las acciones de comunicación relacionadas con el primer aniversario de gestión del
Gobierno, a los fines de trabajar una Infografía con las estadísticas (indicadores medibles
del interés del público general) más relevantes de las instituciones que conforman el
GASO, solicitó a la Dirección del SIUBEN, el envío de las informaciones pertinentes.
Planificación elaboró en Excel el documento “Datos Infografía”, el cual respondió a lo
solicitado. Los datos e indicadores contentivos del documento fueron:

Proceso Actualización Hogares (Levantamiento 366)

Población Elegible por nivel de pobreza/Sexo (Padrón de Elegibles)

Cantidad de Hogares Elegibles por nivel de pobreza

Jefatura de Hogares Elegibles por Sexo.

Indicadores Preliminares-Piloto Índice de Vulnerabilidad
En igual tenor que lo anterior, la Dirección de Comunicación y RRPP de Progresando con
Solidaridad, solicitó a la Dirección del SIUBEN “el resumen de las principales acciones
puestas en marcha por cada una de sus instituciones durante el periodo agosto 2012 agosto 2013”.
A diferencia de la Infografía y, dado el que era un documento para la prensa y los
principales líderes de opinión pública, con las más relevantes iniciativas puestas en
marcha por la Vicepresidenta de la República, en su rol de Coordinadora del Gabinete de
Política Social, el Departamento de Planificación elaboró el documento “Resumen
Principales Acciones Puestas en Marcha-SIUBEN”. Entre otras se resaltan:
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
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Nuevo Modelo de Categorización (Modelo SIUBEN II) para la Identificación de
la Población Elegibles de los Programas Sociales Focalizados del Gobierno de la
República Dominicana.

Apoyo elaboración Índice de Vulnerabilidad siguiendo la metodología del
Programa de la Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).

Cumplimiento Meta de PROSOLI. Levantamiento L.366

Depuración
Base
de
Datos
y
Publicación
Resultados
2do.
Estudio
Socioeconómico de Hogares.

Fortalecimiento de Vínculos con las Instituciones del Sistema Nacional de
Protección Social.

Fortalecimiento Institucional.
El SIUBEN, mantiene firmado con el Banco Mundial el proyecto BIRF7481-DO en lo
relativo al Componente II: Fortalecimiento de Servicios de Protección Social, el cual
tiene asignado US$800,000.00. En el mes de julio 2013, se formuló el Presupuesto
Adicional para el consumo de lo asignado, teniendo como partidas principales las que se
muestran en la tabla siguiente:
PARTIDAS
ASIGNACIÓN US$
Equipos tecnológicos Cartografía
94,000.00
Equipos Tecnológicos Análisis
40,000.00
Software Tecnología
30,000.00
Software Análisis
24,000.00
Capacitación
261,600.00
Lanzamiento ESH - 2013
118,000.00
Equipos
57,000.00
Servicios de Consultoría
93,000.00
Actualización ICV
85,000.00
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Dentro de lo que es, la función de planificación concerniente a definir las necesidades de
recursos humanos externos, el Departamento dirigió y transmito a las instancias
correspondientes, los expedientes relativos a la contratación de tres consultores nacionales
y uno internacional:
1. Karlina Silfa. Economista. Nacional. Apoyo a la Unidad de Análisis Estudios
Geográficos y Temáticos.
2. Oscar Vázquez. Diseñador Gráfico. Nacional. Publicación 2do. Estudio
Socioeconómico.
3. Santiago Almada. Nacional. Corrector de Estilo. Publicación 2do. Estudio
Socioeconómico.
4. Rodolfo Guzmán García. Internacional. Marketing Social. Apoyo al SIUBEN
Diseño de Estrategia de Comunicación Social.
Fueron identificados y trabajados los procesos correspondientes al Departamento de
Planificación por la consultora Sandra Aybar, a quien se le suministró las informaciones
de lugar, la base legal que soporta los procesos de planificación y a su solicitud, le fue
elaborado el documento “Guía para la Formulación de Proyectos” y el formulario
“Control de Cambios”.
Maestría Gerencia de Calidad y Productividad, Diplomado Administración de Proyectos,
participación en los Talleres: Aspectos Generales Acerca de los Mecanismos y
Procedimientos Relativos a Compras y Contrataciones (BID, BM, PIPS) y Formulación
Presupuestaria (DIGEPRES), conforman las actividades de capacitación que involucran al
personal del Departamento.
Otras actividades misceláneas importantes fueron: la participación en la puesta en
circulación del documento “Calidad de Vida. Estudio Socioeconómico de Hogares en
la República Dominicana”, el avance del documento “Gestionar un Sistema de
Ejecución de Proyectos”, y representar la Directoras en varios eventos.
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2. DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
2.1 LOGÍSTICA
La unidad de Logística tuvo bajo su responsabilidad varios procesos operativos entre los
cuales se encuentran:

Digitalización de 1,134 formularios de actualización.

Se trabajaron 265 fichas pertenecientes al levantamiento 366.

846 formularios de caracterización socioeconómica fueron digitalizados.
2.2 GERENCIAS REGIONALES
El cuadro No 1, contiene los resultados Preliminares de la conclusión del proceso de
campo de la “Actualización de hogares elegibles para cumplir la meta de PROSOLI” o
“Levantamiento 366 (L-366)”. Esta actividad fue ejecutada por las Gerencias Regionales
y las cifras preliminares indican que se gestionó el 100% de lo planificado. Los datos
resúmenes obtenidos evidencian que se actualizaron 238,940 hogares, de los cuales
171,213 resultaron en entrevistas completas representando el 71.7%, y los restantes
36,275 hogares (28.35) derivaron en fichas incompletas (Entrevista rechazada, Personas
ausentes, Vivienda desocupada, Vivienda no encontrada, Entrevista incompleta, Otra.)
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Proceso de Actualización de Hogares / 2do. Estudio Socioeconómico 2011-2012
Cuadro No. 1 (L.366)
Regional
Total a Total fichas
levantar completa
%
Total fichas
incompletas
%
Total fichas
%
gestionadas avance
Central
14,475
11,342
78.4
3,121
21.6
14,475
100.0
Distrito Nacional
28,635
18,936
66.1
9,699
33.9
28,635
100.0
El Valle
20,829
14,060
65.4
5,109
34.6
21,492
100.0
Enriquillo
11,842
8,836
74.7
2,993
25.3
11,829
100.0
Este
27,242
19,048
69.9
8,194
30.1
27,242
100.0
Norcentral
35,326
25072
71.0
10,253
29.0
35,325
100.0
Nordeste
23,308
16,821
72.2
6,487
27.8
23,308
100.0
Noroeste
11,559
8,977
77.7
2,582
22.3
11,559
100.0
Santo Domingo
47,335
33,261
74.5
12,074
25.5
47,335
100.0
Valdesia
17,739
12,860
72.5
4,879
27.5
17,739
100.00
Total 238,940
171,213
71.7
36,275
28.3
238,939
100.00
Fuente: Departamento Operaciones. SIUBEN
En los cuadros 2, 3 y 4 se exponen los resultados de forma agregados de las recurrentes
actividades realizadas por las gerencias y el anexo I es, la ejecución individual de cada
una de ellas.
Las diez gerencias del SIUBEN recibieron 4,985 solicitudes de Ingreso por Demanda,
3,831 solicitudes de Actualizaciones y 16,723 ciudadanos visitaron las oficinas regionales
en procura de información.
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Cuadro No. 2
Cuadro No. 3
SOLICITUDES INGRESO POR
SOLICITUDES ACTUALIZACION DE
DEMANDA
HOGARES
Origen
Cantidad
%
4,985
100.0
Cantidad
Origen
%
3,831
100
933
24.35
312
6.26
PROGRESANDO
SENASA
18
0.36
SENASA
4
0.10
CONADIS
0
0.00
CONADIS
0
0.00
CONAPE
0
0.00
CONAPE
0
0.00
PRESENCIALES
3007
60.33
PRESENCIALES
2763
72.13
OTRAS
1648
33.05
OTRAS
131
3.42
PROGRESANDO
Cuadro No. 4
ATENCIÓN AL CIUDADANO
Cantidad
INFORMACIONES
%
16,723
100.0
GENERALES-SIUBEN
4507
26.95
DE OTRAS INSTITUCIONES
2648
15.83
STATUS
OTRAS
9189
379
54.95
2.27
Fuente: Formulario para Informe de las Oficinas Regionales (Intranet SIUBEN). Departamento de Planificación y Desarrollo
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3. UNIDAD CARTOGRAFÍA
a) Se contribuyó en la culminación de la actividad que procuraba la depuración de la
Base de datos del 2do. Estudio Socioeconómico de Hogares 2012.
b) Elaboración para la Administradora de Subsidios Sociales (ADESS) de Base de
Datos Cartográficos con los establecimientos de la Red de Abasto Social (RAS) a
los fines de ser usada en el levantamiento y georeferenciación de la Red.
c) Elaboración para los Centros Tecnológicos Comunitarios de una Base de Datos
Cartográficos a ser usada en el levantamiento y georeferenciación de los mismos.
d) Asistir a diferentes eventos en representación de la Dirección del SIUBEN.
e) Elaboración Mapas Temáticos de los Centros Tecnológicos Comunitarios con
datos SIUBEN y un radio de cobertura 1.5 kilómetros.
4. UNIDAD DE ANÁLISIS
 En un gran esfuerzo técnico-administrativo la Unidad de Análisis culminó la
actividad de elaboración final, diagramación, edición, publicación y puesta en
circulación de los resultados del 2do. Estudio Socioeconómico de Hogares 20112012, la Vicepresidenta de la República encabezó su puesta en circulación el acto
en el salón Las Cariátides del Palacio Nacional, con la presencia de altas
autoridades nacionales e internacionales. El documento final, se denomina
“Calidad de Vida. Estudio Socioeconómico de Hogares en la República
Dominicana” el cual es un compendio estadístico de los indicadores más
relevantes relativos a las condiciones de vida de la población vulnerable del país.
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Julio-septiembre de 2013
 Derivado de los trabajos del citado documento, fueron avanzados indicadores
sociales relevantes lo cual coincide con el interés de la actividad “Desarrollar un
sistema de análisis de datos y producción de indicadores a partir de la base de
datos de hogares”.
 Durante el trimestre julio-septiembre 2013 respondió las solicitudes siguientes:

Perfil socioeconómico en jóvenes adolecentes, solicitado por el Despacho
de la Vicepresidenta de la República.

Perfil socioeconómico del varón solicitado por el PNUD.

Perfil socioeconómico de la provincia Espaillat, solicitado por la
Universidad del Caribe.

Perfil socioeconómico del sector El Caliche-Villa Duarte, solicitado por la
iglesia Los Frailes.

Perfil socioeconómico del barrio Las Américas, solicitado por el
Ayuntamiento Santo Domingo Este.

Indicadores para insumos diseño del programa “Vivir Tranquilo”, los
cuales fueron solicitados por la Policía Nacional.
 Personal de la Unidad en jornada de capacitación viajó a Managua-Nicaragua en
donde
participó
del
Curso
Intensivo
de
Análisis
de
la
Pobreza
Multidimensional.
5. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA
a) Entrega de 30,000 nuevos elegibles para ser integrados al programa
Progresando con Solidaridad (PROSOLI). Se identificaron 30,000 nuevos
elegibles en niveles de pobreza de la base de datos de SIUBEN para ser enviados a
PROSOLI, a fin de que sean integrados al programa.
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b) Entrega de informes estadísticos (Reportes Finales) del levantamiento 366
para fines de dar por concluido el proceso. Realización labor de depuración de
la data procedente del levantamiento 366 con la finalidad de identificar aquellas
fichas con errores y corregirlos. Una vez concluida esta labor se procedió a la
entrega de informes finales.
c) Desarrollo de Portal Estadístico de SIUBEN. Diseño y desarrollo de un Portal
Estadístico, con la finalidad de difundir las informaciones relevantes contenidas
en la Base de datos de elegibles de SIUBEN.
d) Cálculo Nuevo Índice de Calidad de Vida (ICV). Integración Base de datos de
PDA (L.366) con la Base de datos de producción del SIUBEN y aplicación de
nueva herramienta para el cálculo de ICV en la misma.
e) Desarrollo de aplicación para actualización con Dispositivos Móviles.
Desarrollo de una solución para la actualización con dispositivos móviles que
abarcó el desarrollo de una aplicación móvil, una aplicación de transferencia en
línea de la información capturada y un repositorio de datos, alimentado en tiempo
real por los entrevistadores desde el terreno.
f) Apoyo Técnico a Regionales. Antes de iniciar el proceso L.366 se impartieron
cursos de manejo de PDA en todas las regionales y fueron identificadas mejoras a
realizar tanto en los aplicativos como en el proceso de recolección de datos.
g) Proceso de Solicitudes Especiales. En correspondencia a una solicitud de la
Dirección, se inició un levantamiento para crear un mecanismo que dé
seguimiento a las solicitudes de las entidades y personas que acuden al SIUBEN, y
poder mantener una trazabilidad de su estatus, facilitando respuesta más rápida. La
herramienta tecnológica creada, está compuesta por una relación o
listas y
seguimiento con flujos de trabajo. Se presentó el primer prototipo funcional de la
solución desarrollada.
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h) Captura de Puntos Geográficos de las RAS. Una aplicación móvil para la
captura de puntos geográficos y al mismo tiempo asociarla a un registro existente
en la base de datos de los comercios registrados en la Red de Abasto Social (RAS)
de la Administradora de Subsidios Sociales (ADESS) fue desarrollada durante el
trimestre julio-septiembre 2013, para lo cual ADESS facilitó la base de datos que
contiene los registros de los comercios.
i) Interoperabilidad. En un trabajado conjunto con PROSOLI y ADESS, se plantea
la interoperabilidad entre las instituciones. Actualmente se encuentra en pruebas
una primera versión para reemplazar los procesos manuales de intercambio de
información.
j) Sistema de Información. Para mantener la institución actualizada y en constante
mejora en materia de tecnología, se trabajó una propuesta para la nueva versión de
la aplicación de gestión de información del SIUBEN. La misma abarca los tres
grandes procesos institucionales: Digitación, Corrección y Actualización, así
como, algunas mejoras en las bases de datos primarias.
k) Mapa temático. Durante el 2do. Estudio Socioeconómico de Hogares 2011-2012,
en el levantamiento con dispositivos móviles se capturaron las coordenadas
geográficas de los hogares visitados. Estas coordenadas se capturaron con la
finalidad de representarlas en un aplicativo de georeferencia.
El departamento IT trabaja en la confección de un mapa temático con una
conexión a los registros de SIUBEN, en el cual se puedan presentar las
localidades, la acción de la protección social y además, el estado de los hogares.
l) Plataforma de
Servicios a Instituciones (Extranet). Fue desarrollado un
sistema para brindar servicios a instituciones que de manera frecuente requieren
información de la base de datos del SIUBEN, este sistema realiza de forma
automatizada dicha entrega, lo que garantiza ahorro de dinero y tiempo. El
CONAPE y SENASA se encuentran entre las instituciones que lo utilizan.
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m) Servidores. Con respecto a los servidores virtuales, fueron incorporadas 2 tarjetas
Blade lo que permite que el SIUBEN pueda cumplir con la demanda actual que
presentan los nuevos sistemas implementados, además de completar el esquema
redundante y de alta disponibilidad que garantiza que en momentos de fallos se
pueda asegurar una rápida respuesta.
n) Sistema de telefonía. EL SIUBEN cuenta con un nuevo sistema de telefonía IP de
tecnología abierta lo que agrega a la institución los beneficios siguientes:
- Grabación de Llamadas
- Centro de Conferencias con Salas Virtuales
- Correo de Voz
- Soporte para protocolos SIP e IAX, entre otros
- Correo de voz-a-Email
- Codecs soportados: ADPCM, G.711 (A-Law & μ-Law), G.722, G.723.1
(pass through), G.726, G.728, G.729, GSM, iLBC (opcional) entre otros.
- IVR Configurable y Flexible
- Soporte para Interfaces Análogas como FXS/FXO (PSTN/POTS)
- Soporte para Sintetización de Voz
- Soporte para interfaces digitales E1/T1/J1 a través de los protocolos
PRI/BRI/R2
- Herramienta para la creación de
extensiones por lote
- Identificación de llamadas (Caller ID)
- Cancelador de eco integrado
- Troncalización
- Aprovisionador de Teléfonos vía
Web
- Rutas entrantes y salientes con configuración por coincidencia de
patrones de marcado
- Soporte para videófonos
- Soporte para follow-me
- Interfaz de detección de
Hardware
- Soporte para grupos de timbrado
- Servidor DHCP para asignación
dinámica de Ips
- Soporte para paging e intercom
- Panel de Operador basado en
Web
- Soporte para condiciones de tiempo
- Parqueo de llamadas
- Soporte para PIN es de seguridad
- Reporte de detalle de llamadas
(CDR)
- Soporte para DISA (Direct Inward System Access)
- Tarifación con reporte de
consumo por destino
- Soporte para Callback
- Reportes de uso de canales
- Soporte para interfaces tipo bluetooth a través de teléfonos celulares
(chan_mobile)
- Soporte para colas de llamadas
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o) Sistema de monitoreo plataforma APC DataCenter. Como parte de los
proyectos realizados en los últimos 3 meses, el departamento de TI se ha centrado
en el fortalecimiento de la infraestructura del DataCenter y en pos de lograrlo ha
sido reestructurado todo el sistema de monitoreo del DataCenter.
p) Restructuración Área DMZ. Para lograr cumplir con la demanda de servicios y
aplicaciones públicas que se manejan en SIUBEN, fue renovada el área DMZ del
SIUBEN. Los temas de seguridad, escalabilidad y estabilidad forman parte de la
metodología utilizada para el fortalecimiento de esta área.
q) Adecuación y mantenimiento de la infraestructura de las oficinas regionales.
Se ha ejecutado un plan de mantenimiento y adecuación en las oficinas regionales
con el propósito de asegurar la estabilidad.
r) Implementación sistema de HelpDesk. Fue creado un sistema de helpdesk
mediante el cual los usuarios realizan las solicitudes de servicios técnicos.
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6. RECUROS HUMANOS
En el cuadro adjunto presentamos las principales actividades desarrolladas por el
departamento de Recursos Humanos de SIUBEN:
Cuadro No. 5. Actividades del Departamento RRHH
ACTIVIDADES
(RRHH)
Celebración día de la Padres
CRONOGRAMA
JULIO
x
x
Aniversario del SIUBEN
x
x
Actividad Motivadora
Reconocimiento a hijos de
colaboradores/as
Aplicación de encuestas de clima y
satisfacción laboral
Planificación presupuestaria de los
Recursos Humanos para el 2014.
Coordinación emisión de
nombramiento para personal
contratado.
Charla: Masculinidad
Charla Calidad Pedagógica y su
aplicación en la Capacitación
Capacitación Intranet de la
Vicepresidencia
Elaboración e interpretación de
Estados Financieros
Gubernamentales
Curso Regional Intensivo: Análisis
Demográfico
Análisis de la Pobreza
Multidimensional
Hábitos para la Efectividad
Profesional
Diplomado en Gestión del Talento
Humano
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x
x
x
x
x
x
x
CUMPLIMIENTO
%
Video para los padres
100
Concurso video Educativo
100
Asistencia a charla para
definir el comité del
SISTAP
Realización de verano
divertido BIJRD
Realización de Misa
x
Actividad para hijos/as de
colaboradores
DETALLE
SEPTIEMBRE
x
Conmemoración del día de la
Restauración
Diseño del manual del Sistema de
salud en el trabajo SISTAP
AGOSTO
Entrega de
reconocimientos a
colaboradores/as por
motivo del noveno
aniversario del SIUBEN
Actividad de alumnos
brillantes (entrega de bono)
Vice-presidencia
Cubriendo las 10
Regionales y Logística.
Por requerimiento del MAP
según sus lineamientos
En espera de recepción del
documento.
40
100
100
100
100
85
100
85
x
Ministerio de Mujer
100
x
CAPGEFI
100
x
Vicepresidencia
100
CAPGEFI
100
x
x
x
Centro latino Americano y
Caribeño de Demografía,
Chile
Nicaragua: Universidad de
Oxford
100
100
x
URETAIL
100
x
UNIBE
100
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Además, el Departamento de RRHH continúa avanzando las siguientes actividades del
Plan Operativo 2013:
a) Revisión y Estandarización de la Estructura Organizativa de las Oficinas
Regionales.
b) Revisión de todas las posiciones y creación de nuevas unidades, Actualizar el
Manual de Organización y Funciones y Actualizar el Manual de Cargos
Clasificados.
c) Adoptar el Reglamento de Evaluación del Desempeño y Promoción de los
Servidores y Funcionarios de la Administración Pública.
7. UNIDAD DE COMUNICACIONES
La Unidad de Comunicaciones del SIUBEN colaboró en el desarrollo de importantes
actividades, especialmente se destacan las notas de prensa, los materiales audiovisuales, la
participación en talleres, entre otras:
1. Notas de prensa
 SIUBEN certifica su Base de Datos. Publicada en la web institucional.
 Vicepresidenta de la Republica presenta libro Calidad de Vida. Publicada a través
de todos los medios escritos de circulación nacional.
 SIUBEN celebra su 9no aniversario. Vía la Intranet de la institución
 Acto de reconocimiento a empleados meritorios. Intranet
 Actividad Alumnos Brillantes. Intranet
 SIUBEN realiza curso, Hábitos para la Efectividad. Intranet
2. Materiales audiovisuales
 Video de tres empleados destacados del SIUBEN. Producción general de un
documental (video) donde se narra la historia de tres valiosos empleados del
SIUBEN considerados un modelo a seguir. Dos de ellos con limitaciones físicas.
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El mismo fue proyectado en la actividad del 9no aniversario de SIUBEN, el cual
sirvió de estímulo. Actualmente está colgado en la INTRANET.
 Video visita de los hijos de los empleados de SIUBEN. Producción general de
un video donde los hijos de los empleados del SIUBEN visitan las instalaciones.
Mientras se movilizaban, departamento por departamento, un guía les explicaba
las funciones del área. Actualmente el video está colgado en la INTRANET.
 Video institucional del SIUBEN el cual fue utilizado en la actividad del
lanzamiento del libro Calidad de Vida. Producción de un video institucional del
SIUBEN, el cual expone sus principelas funciones, áreas de trabajo, equipo
técnico, entre otros.
3. Participación Talleres
 Actividad de socialización y acompañamiento de las Comisiones de Ética
Pública. Actividad realizada en el Biblioteca Infantil y Juvenil República
Dominicana cuyo objetivo fue compartir los cambios del Reglamento Operativo y
del Plan de trabajo para el 2014.
 Taller de adquisiciones BID, 340-06 sobre Compras y Contrataciones. En
dicho taller se analizó el Plan de Adquisiciones, las actividades contenidas, sus
características (objeto, tiempo, relación con otras actividades) y los métodos de
adquisiciones elegidos para su ejecución.
4. Otras actividades realizadas

Sesiones de trabajo con consultor internacional. Acompañamiento al Lic.
Rodolfo Guzmán G., experto en Marketing Social procedente de México, el cual
nos asesoró sobre posibles acciones comunicacionales a ejecutar.

Maestría de ceremonias. Conducción del acto de reconocimiento a los empleados
del SIUBEN.

Materiales elaborados: Carpetas, CD con Label, Invitaciones, Bolsas, entre otros.
Planificación-SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Julio-septiembre de 2013
8. DEPARTAMENTO FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
Se continúan los esfuerzos para logra la estandarización de los procesos y elaboración de
los manuales de procedimientos operativos de las oficinas regionales, optimizar los
procesos y actualizar el Manual de Procedimientos de Gestión Administrativa, sobre todo,
se ha avanzado en optimizar los procesos mediante el desarrollo de varias plataformas:
Solicitud Reparación de Vehículos, Seguimiento Elaboración Cheques, y Solicitud de
Compras.
Las labores administrativas del departamento se describen a continuación:
Gastos de Energía Eléctrica: El SIUBEN durante el finalizado trimestre erogó por este
concepto un total de RD$1,965,987.92, monto superior en un 8% al del segundo trimestre.
Gastos en Telecomunicación: Por servicios de comunicación inalámbrica, central
telefónica, T1 y otros, la institución pagó a las empresas CODETEL y WIND en el
periodo de análisis RD$2,566,255.10.
Gastos Combustibles Planta Eléctrica: El consumo de combustible (gasoil) en la planta
eléctrica de la Oficina Principal generó un valor de RD$250,440.00.
Gastos en Combustible: El gasto total de la institución en consumo de combustible fue
de RD$2,228,394.52, esta cifra toma en cuenta las asignaciones fijas entregadas a
funcionarios de la institución, los gastos en operaciones, así como combustible pagado a
Suplidores del Interior por las operaciones de nuestras regionales.
Por otra parte, el consumo de combustible referido al área administrativa alcanzó en el
periodo de referencia un valor de RD$715,632.00,
Planificación-SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Julio-septiembre de 2013
Unidad de Compras: La Unidad de Compras realizó 145 Ordenes (22 menos que en el
trimestre
recién
pasado),
disminuyendo
el
monto
de
RD$8,345,278.37
a
RD$4,937,499.59 equivalente a un 59%. El cuadro 6, muestra los detalles.
Cuadro 6
Ordenes de Compras por Rubros
Julio - Septiembre 2013
Rubros
(RD$)
Servicios
Material Gastable
Servicios de Talleres
Combustible
Impresión
Artículos Varios
Servicio Alquileres de Vehículos
Mantenimientos Oficina Principal
Total RD$ ordenes de compras
Número de ordenes
421,528.35
728,131.83
857,113.08
2,228,394.52
379,252.00
133,524.73
43,353.52
113,516.00
4,937,499.59
145
Fuente: Unidad de Compras. Departamento Financiero. SIUBEN
Reparaciones y Mantenimientos a Vehículos SIUBEN: La División de Transportación
envió a mantenimiento y reparación cuarenta (40) vehículos asignados a Regionales y
Oficina Principal, realizándosele trabajos tales como: arreglo de transmisión, motor,
eléctricos, motor de arranque, A/A, tren delantero y otros, por un monto de
RD$857,113.03.
Los trabajos se realizaron en talleres especializados, perteneciente todos al listado de
talleres autorizados para realizar los trabajos de mantenimiento y reparaciones de la
institución, asignados rotativamente según requerimientos recibidos y de acuerdo al
trabajo a realizar.
Despachos Materiales: La División de Almacén reportó las cantidades de materiales
entregas realizadas a las Regionales y los Departamentos del SIUBEN según se exponen
en el Cuadro 7.
Planificación-SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Julio-septiembre de 2013
Cuadro 7
Despachos de Materiales
Julio - Septiembre 2013
Producto
Unidad
Cantidad entregada
Azúcar
Libra
530
Café
Libra
106
Cloro
Galón
23
Lapiceros
Docena
14
Lápiz
Docena
76
Papel Baño Jumbo
Unidad
123
Mistolin
Galón
29
Papel 8 ½ X 11
Resma
85
Toner Q-7553A hp
Unidad
8
Fuente: División de Almacén. Departamento Financiero. SIUBEN
Viajes a Regionales: La División de Transportación reportó que ofrecieron 22 servicios
solicitados por el personal de la Oficina Principal vía el nuevo formato de INTRANET.
Algunos de estos servicios correspondieron a los Operativos realizados para la entrega de
PDA’s a ser utilizados por el L-RAS (Levantamiento de la Red de Abasto Social de la
Administradora de Subsidios Sociales) y viajes de Mantenimiento.
Trabajos en la Estructura Edificio Oficina Principal y Regionales: La División de
Mantenimiento y Suplidores de la Institución trabajó en la remodelación del local que
aloja la Regional Norcentral (Santiago), adaptándola a la nueva imagen de la institución.
Además, la División realizó trabajos de mantenimiento general en todas las Regionales,
como fueron: mantenimiento y reparaciones a aires acondicionados, mantenimientos a
inversores, reparaciones eléctricas de menor rango y otros.
Limpieza de Alfombras, Piso y Fumigación (Oficina Principal): Este servicio está
igualado con una compañía y consiste en el lavado de todas las alfombras y brillado de los
pisos en los tres (3) niveles de la Oficina Principal, así como, la fumigación de las aéreas
(interior y exterior).
Planificación-SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Julio-septiembre de 2013
Las informaciones financieras, resaltan un acumulado del gasto total pagado ascendente
a RD$137,129,009.14 al 30 de septiembre 2013. El cuadro No. 8 detalla la ejecución y
destaca que lo pagado por concepto “Sueldos para cargos fijos” fue un 21.31%, “Sueldos
personal temporero” un 15.16%, mientras que “Otros Servicios No Personales” tiene una
carga del orden del 45.72%.
CÓDIGO
11
12
13
18
19
21
22
Cuadro 8
SISTEMA ÚNICO DE BENEFICIARIOS
PRESUPUESTO SIUBEN 2013
Ejecución por Cuenta (Pagado)
Al 30/09/2013
AGRUPACIÓN
Sueldos para cargos fijos
Sueldos personal temporero
Sobresueldos
Gratificaciones y bonificaciones
Contribuciones a la Seguridad Social
Servicios de comunicación
Servicios básicos
23
24
25
26
27
Publicación, impresión y encuadernación
Viáticos
Transporte y almacenaje
Alquileres
Seguro
28
29
31
32
33
34
35
36
39
61
Conservación, reparaciones menores
Otros Servicios No Personales
Alimentos y productos agroforestales
Textiles y vestuario
Productos de papel, cartón e impresos
Combustibles, lubricantes, productos químicos
Productos de cuero, caucho y plásticos
Productos de minerales metálicos y no metálicos
Productos y útiles varios
Maquinarias y equipos.
TOTAL
Planificación-SIUBEN
VALOR RD$
29,226,913.41
20,793,381.33
743,000.00
206,469.99
7,421,703.42
5,986,377.37
4,860,127.50
%
21.31
15.16
0.54
0.15
5.41
4.36
3.54
137,022.72
0.00
0.00
525,356.55
1,078,224.87
0.10
0.00
0.00
0.38
0.79
942,421.15
62,700,000.00
640,274.51
0.00
78,312.65
1,691,345.29
14,235.33
734.00
66,535.05
14,574.00
137,129,009.14
0.69
45.72
0.47
0.00
0.06
1.23
0.01
0.00
0.06
0.02
100.00
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INFORME TRIMESTRAL
Julio-septiembre de 2013
ANEXO
Planificación-SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Julio-septiembre de 2013
Distrito
Reuniones
Interna
Nivel Central
SCTRIS
1
2
4
1
4
2
1
3
1
1
6
2
2
0
0
8
1
1
2
2
1
ADESS
SENASA
Progresando
Provincial
0
0
0
0
-Preparación
Nómina.
-Solicitud
Reposición
-Digitación
Fichas
-Liquidación
Cheques
0
0
0
0
-Solicitud
de fondos.
-Organizar
Archivo
-Liquidar
Cheques
-Coord. Puntos
Solidarios
0
0
0
0
-Reposición
Caja Chica y
Viáticos.
- Solicitud
combustible
-Reporte
Asistencia
-Pago a
Revisores
0
1
0
0
-Solicitud
Reposición
fondos
-Nómina
Fichas
-Solicitud
Viáticos.
-Arreglo
Vehículo.
0
0
1
0
-Devolución
Flotas y
PDAs.
-Reposición
Caja Chica
-Remisión
Fichas
-Liquidar
Cheques.
0
0
5
0
-Reposición
fondos.
- Reparación
Equipos.
-instalación
Equipos
puntos
Solidarios.
0
0
0
0
-Solicitud
Pago L.366
-Solicitud
Plantilla
Viático y
otras.
-Liquidar
Cheques
Progresando
SENASA
CONADIS
CONAPRE
Presenciales
Otras
0
0
0
0
0
281
0
0
0
0
212
0
-Hábitos
Efectividad
Profesional
0
0
0
0
795
0
-Puntos
Solidarios
274
0
0
0
169
27
-Puntos
solidarios
1
0
0
0
240
7
-Punto
Solidario.
0
0
0
0
275
22
0
0
0
0
616
57
-
-
Asuntos
Administrativos
Solicitud de
Ingresos por
Demanda
Cursos
-
Cartografía
Actualizaciones
Sto. Dgo.
ACTIVIDADES GERENCIAS REGIONALES (Julio - Septiembre 2013)
GERENCIAS
Valdecia
Enriquillo
El Valle
Este
Central
Norcentral
ACTIVIDADES
Progresando
Planificación-SIUBEN
-
-
-
-
-
-
23
500
0
0
0
0
Organizar
mapas
utilizado
en L.366
0
Noroeste
Nordeste
1
4
1
3
2
1
1
1
1
0
-Solicitud
reposición
-Solicitud
pago
Personal L.
366
-Solicitud
pago
Revisores.
0
0
0
0
-Descargo
Equipos
-Entrega
Equipos
L.366
-Reposición
Fondos y
Combustible
0
0
0
0
-Manejo de
fondos Oficina
Regional
-Manejo
recursos
humano
-Cableado Red
Oficina
0
3
0
0
0
149
-Punto
Solidario
37
0
0
0
90
117
-Puntos
Solidarios
-Organizar y
inventariar
los mapa
utilizado en
L.366
7
-Se
corrigieron
561 casos de
cartografía
en blanco.
403
0
15
0
0
610
988
-Clima laboral
-Puntos
Solidarios
-Organizar
mapas.
1
2
0
Página 25
0
INFORME TRIMESTRAL
Atención a
Ciudadanos
(Informaciones)
SENASA
CONADIS
CONAPRE
Presenciales
Otras
Acerca
SIUBEN
Otras Inst.
Estatus
Otras
Julio-septiembre de 2013
0
0
0
0
0
1486
0
0
0
0
0
506
0
0
0
425
0
1167
0
0
0
153
0
123
0
0
0
0
1
109
2
0
0
301
33
13
0
0
0
1148
80
0
2
0
0
0
17
307
0
0
0
82
0
706
0
0
0
654
0
90
1102
3273
139
801
875
0
220
20
20
39
60
0
66
50
10
2
1892
27
215
1558
128
141
102
55
7
0
0
55
1359
0
Fuente: Formulario para Informe de las Oficinas Regionales (Intranet SIUBEN). Departamento de Planificación y Desarrollo.
Planificación-SIUBEN
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