Octubre- Diciembre de 2015 [

OctubreDiciembre
de 2015
SISTEMA ÚNICO
DE
BENEFICIARIOS
(SIUBEN)
[INFORME TRIMESTRAL]
Evaluar el desempeño institucional sobre la base de las metas definidas en el plan estratégico y los
planes operativos anuales es señalada en el Manual de Funciones del Sistema Único de Beneficiarios,
como una de la tarea asignada al Departamento de Planificación. Los Informes Trimestrales de
Actividades que, mediante la alimentación suministrada por los diferentes estamentos institucionales
elabora este Departamento, son los indicadores potenciales para la evaluación del desempeño sugerido.
INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
Gabinete de Coordinación de la Política Social
Sistema Único de Beneficiarios
INFORME DE ACTIVIDADES
(Octubre - Diciembre 2015)
Santo Domingo, R.D.
Enero, 2016
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
ÍNDICE GENERAL
Página
INTRODUCCIÓN
4
1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
5
2. DIRECCIÓN DE OPERACIONES
9
2.1 DEPARTAMENTO DE DIGITACIÓN Y CONTROL DE LA
9
CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
2.2 GERENCIAS REGIONALES
10
3. UNIDAD DE CALIDAD DEL DATO
14
4. DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
15
SOCIOECONÓMICA
5. DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS (RRHH)
17
6. DIVISIÓN DE COMUNICACIONES
23
7. OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO
28
8. DEPARTAMENTO FINANCIERO ADMINISTRATIVO
29
ANEXOS
ACTIVIDADES GERENCIAS REGIONALES
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31
32
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Octubre-Diciembre de 2015
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO 1
Resumen Ejecutivo de Punto Solidario por Regional Enero 2014diciembre 2015
CUADRO 2
Resumen Ejecutivo de Punto Solidario por Regional Enero 2015diciembre 2015
CUADRO 3
Resumen Ejecutivo de Punto Solidario por Casuística Enero 2014diciembre 2015
CUADRO 4
Resumen Ejecutivo de Punto Solidario por Casuística Enero 2015diciembre 2015
CUADRO 5
Solicitudes de Ingresos por Demanda.
CUADRO 6
Solicitudes Actualización de Hogares.
CUADRO 7
Atención al Ciudadano.
CUADRO 8
Requerimientos atendidos por el Departamento de Análisis
CUADRO 9
Cantidad de solicitudes de información, por canal o vía
Presupuesto SIUBEN 2015. Ejecución Presupuestaria por Cuenta
CUADRO 10
(Pagado) al 30/12/2015.
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Octubre-Diciembre de 2015
INTRODUCCIÓN
El presente informe describe las actividades desarrolladas por el Sistema
Único de Beneficiarios durante el último trimestre del año 2015. La
presentación del mismo se logra gracias a la remisión al Departamento de
Planificación y Desarrollo, de los reportes de cada unidad ejecutora, los
cuales se consolidan para la toma de decisiones futuras.
Luego de estar en borrador original, se remite a las fuentes primarias, en
interés de establecer un conocimiento de consenso de toda la institución,
respecto a dónde estamos y hacia dónde vamos.
Los informes trimestrales, además de servir como indicativo de los avances
en las actividades contempladas en el Plan Operativo Anual, se constituyen
en el material fundamental para la elaboración de la Memoria Anual del
SIUBEN.
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
En correspondencia con la normativa constitucional y legal del país y en
estricto apego a la Guía para la Rendición de Cuentas del Ministerio de la
Presidencia, el Departamento de Planificación del SIUBEN elaboró y remitió
primero el Resumen Ejecutivo, como fue solicitado (lunes 14 de diciembre)
y luego, las Memorias 2015 (martes 29 de diciembre) completa, oportuna y
encuadernada. Más tarde, se remitió a través de la página web del ministerio
y de un CD.
Rendición de Cuentas
Memorias Institucionales
2015
De igual manera, en cumplimiento de la Ley 340-06 sobre Compras y
Contrataciones Públicas, fue elaborado con el apoyo de todas las áreas y
cargado al sistema según lo dispone la Dirección de Compras y
Contrataciones Públicas, el Plan SIUBEN de Compras y Contrataciones de
Bienes y Servicios correspondiente al año 2016.
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Octubre-Diciembre de 2015
Con la participación del Lic. Edgar Matos, abogado de la Consultoría
Jurídica del Gabinete, se elaboró el documento “Matriz de Leyes, Decretos y
Normas vinculadas al SIUBEN”. Dicho documento formó parte esencial de
los requisitos para la auditoría al Sistema de Gestión Integral.
Para responder a una solicitud del Ministerio de Administración y Personal
en la persona de la Sra. Johana Guerrero, Encargada de la Dirección de
Simplificación de Trámite del MAP, el Departamento de Planificación
solicitó a las áreas responsables de los cinco (5) servicios comprometidos en
la Carta Compromiso al Ciudadano, evidencias en el cumplimiento de los
estándares e indicadores de los mismos. En base a las informaciones
recopiladas fue elaborado y remitido al MAP el documento “Estadísticas de
Indicadores Servicios Comprometidos en la Carta Compromiso al
Ciudadano”.
El Departamento de Planificación fue el responsable de coordinar la gestión
de la pasantía ofrecida por el SIUBEN a una delegación del personal técnico
de los Programas del Nuevo Sistema de Protección e Inclusión Social del
Ministerio de Desarrollo Social (MIDES) de la República de Panamá. La
pasantía sobre el Sistema de Focalización Dominicano se desarrolló del 7 al
11 de diciembre en la oficina principal del SIUBEN y en ella se abordaron y
compartieron experiencias acerca: La selección objetiva de beneficiarios, la
importancia de la cartografía y la geo-referenciación y el seguimiento de las
condiciones de vida de las familias beneficiadas, entre otros temas
relevantes.
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
Parte de los técnicos panameños que participaron en la pasantía sobre el Sistema
Dominicano de Focalización que se desarrolló del 7 al 11 de diciembre 2015 en la oficina
principal del SIUBEN.
En el equipo del proyecto “Sistema de Gestión Integral (SGI)” planificación
mantiene una integración de parte de sus colaboradores. Durante el trimestre
Octubre-Diciembre se ejecutaron las actividades relacionadas a Calidad y
Seguridad de la Información que a continuación se presentan:
1.
2.
3.
4.
5.
Curso Auditores Internos ISO 27001:2013
Curso Auditores Internos ISO 90001:2008
Distribución y Difusión de los Documentos del Alcance Calidad y
SGSI
Inducción a los proveedores de Seguridad de la Información
Inducción Rol Gerencial con el Compromiso con la Calidad
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INFORME TRIMESTRAL
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Octubre-Diciembre de 2015
Taller Compromiso con la Calidad
Reforzamiento de la Política del Sistema de Gestión Integral
Señalización en áreas restringidas
Colocación de los lockers para equipos de tecnología en la recepción
Distribución de guía de buenas prácticas de Seguridad de la
Información
Distribución del Plan de Tratamiento de la Gestión de Riesgos a los
activos de las áreas dentro del alcance
Auditoría Interna y entrega del informe final de la Auditoría Interna
Presentación de los resultados de la Auditoría Interna a la Dirección
Elaboración de Plan para seguimiento a las No Conformidades
Prueba Piloto del Plan de Recuperación ante Desastre (DRP)
Auditoria Certificación INTECO
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2. DIRECCIÓN DE OPERACIONES
1.1 DEPARTAMENTO DE DIGITACIÓN Y CONTROL DE LA CALIDAD
DE LA INFORMACIÓN
El Departamento de Digitación y Control de la Calidad de la Información
mantuvo durante el trimestre Octubre-Diciembre 2015, una intensa labor
que abarcó la recepción de 15,855 expedientes y la digitalización de 12,465
formularios correspondientes al proceso de titulación de tierras de Maimón,
la encuestas de satisfacción de servicios y del proceso IPM-2. Ver resumen a
continuación:
DEPARTAMENTO DE DIGITACION Y CONTROL DE CALIDAD
RESUMEN DE OPERACIONES
TRIMESTRAL OCTUBRE-DICIEMBRE 2015
1
2
3
4
Recepcion de solicitudes de actualizaciones via Punto Solidario
Recepcion de solicitudes de nuevas inclusiones
Recepcion y digitacion de casos especiales
Recepcion de actualizaciones de hogares gestionadas por regionales
Recepcion y digitacion de recuperacion de cedulas
Digitacion poceso titulacion de tierras de Maimon
Digitacion e informe de encuestas de satisfaccion de servicios
Estimado de digitacion de inclusiones y actualizaciones de hogares
Proceso IPM-2
Recepcion de formularios (codigo 1) IPM
Recepcion de formularios Adicionales (Colchon)
9
Digitacion de un 37 % de formularios (codigo 1) IPM
Recepcion de formularios (codigo Dif. De 1) IPM
Total de formularios IPM recibidos
5
6
7
8
2850
2015
426
4975
209
96
2852
8036
3981
169
1481
1230
6861
Fuente: Departamento de digitación y control de la calidad de la información
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2.2 GERENCIAS REGIONALES.
Todas las gerencias regionales y oficinas de la institución forman parte de la
red de ventanilla única de servicio directo denominado Punto Solidario. En
un Punto Solidario, los interesados pueden solicitar cualquier servicio
relacionado a PROSOLI, ADESS o SIUBEN. En lo que respecta al SIUBEN,
las principales solicitudes son:
•
Cambio en la composición familiar,
•
Cambio en las características de la vivienda,
•
Cambio en la dirección de ubicación del hogar,
•
Cambio de jefe de hogar,
•
Reevaluación de ICV y
•
Solicitud de inclusión.
Según puede ser observado en el Cuadro 1, en el periodo comprendido entre
enero 2014 al corte de diciembre 2015, en el SIUBEN se han recibidos
280,897 solicitudes, de las cuales 120,991 (43%) se han procesados y
159,906 (57%) se encuentran en proceso de definición.
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Cuadro 1
Resumen Ejecutivo de Puntos Solidarios por Regional
Enero 2014 - Diciembre 2015
Regional
CENTRAL
DN Y MTEPLATA
EL VALLE
ENRIQUILLO
ESTE
NORCENTRAL
NORDESTE
NOROESTE
SANTO DOMINGO
VALDESIA
TOTAL
Procesadas
6,492
9,903
9,682
11,731
24,857
14,311
8,303
13,588
16,768
5,356
120,991
%
5.4
8.2
8.0
9.7
20.5
11.8
6.9
11.2
13.9
4.4
100.0
Total de Solicitudes
En Proceso
%
10,764
6.7
18,818
11.8
4,177
2.6
15,178
9.5
16,260
10.2
17,568
11.0
12,224
7.6
10,009
6.3
42,079
26.3
12,829
8.0
159,906
100.0
Total
17,256
28,721
13,859
26,909
41,117
31,879
20,527
23,597
58,847
18,185
280,897
%
6.1
10.2
4.9
9.6
14.6
11.3
7.3
8.4
20.9
6.5
100.0
Fuente: Departamento de Operaciones SIUBEN
Cuando se analiza la ventanilla única respecto al movimiento de las
solicitudes realizadas solo en el 2015 (Cuadro 2), se destaca que al igual que
las acumuladas, el 43% han sido procesadas y el restante 57% se encuentra
en proceso.
Cuadro 2
Resumen Ejecutivo de Puntos Solidarios por Regional
Enero - Diciembre 2015
Regional
CENTRAL
DN Y MTEPLATA
EL VALLE
ENRIQUILLO
ESTE
NORCENTRAL
NORDESTE
NOROESTE
SANTO DOMINGO
VALDESIA
TOTAL
Procesadas
3,311
6,681
8,224
7,799
17,030
14,020
4,352
10,158
13,402
2,770
87,747
%
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
3.8
7.6
9.4
8.9
19.4
16.0
5.0
11.6
15.3
3.2
100.0
Total de Solicitudes
En Proceso
%
6,792
5.9
13,502
11.8
3,288
2.9
11,966
10.5
12,828
11.2
14,022
12.3
7,800
6.8
7,916
6.9
27,226
23.8
8,818
7.7
114,158
100.0
Total
10,103
20,183
11,512
19,765
29,858
28,042
12,152
18,074
40,628
11,588
201,905
%
5.0
10.0
5.7
9.8
14.8
13.9
6.0
9.0
20.1
5.7
100.0
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
El resumen ejecutivo de las solicitudes de servicios hechas a través de Punto
Solidario visto en función a la casuística o motivo que la genera, tanto para
el caso de todas las recibidas como para el caso de solo las del 2015,
evidencia que, se les ha dado prioridad a procesar los casos de Solicitud de
inclusión, Cambio en la composición familiar y Cambio en la dirección de
los hogares. Ver cuadros 3 y 4.
Cuadro 3
Resumen Ejecutivo de Puntos Solidarios por Casuística
Enero 2014 - Diciembre 2015
Regional
Cambio Composición Familiar
Cambio de características de vivienda
Cambio de Dirección
Cambio de jefe
Reevaluación de ICV
Solicitud de Inclusión
TOTAL
Procesadas
32,609
1,729
30,882
3,861
9,210
42,700
120,991
%
27.0
1.4
25.5
3.2
7.6
35.3
100.0
Total de Solicitudes
En Proceso
%
43,571
27.2
1,772
1.1
30,675
19.2
6,037
3.8
8,202
5.1
69,649
43.6
159,906
100.0
Total
76,180
3,501
61,557
9,898
17,412
112,349
280,897
%
Total
66,115
1,279
45,645
8,337
12,165
68,364
201,905
%
27.1
1.2
21.9
3.5
6.2
40.0
100.0
Fuente: Departamento de Operaciones SIUBEN
Cuadro 4
Resumen Ejecutivo de Puntos Solidarios por Casuística
Enero - Diciembre 2015
Regional
Cambio Composición Familiar
Cambio de características de vivienda
Cambio de Dirección
Cambio de jefe
Reevaluación de ICV
Solicitud de Inclusión
TOTAL
Procesadas
25,504
704
23,559
3,380
6,499
28,101
87,747
%
29.1
0.8
26.8
3.9
7.4
32.0
100.0
Total de Solicitudes
En Proceso
%
40,611
35.6
575
0.5
22,086
19.3
4,957
4.3
5,666
5.0
40,263
35.3
114,158
100.0
32.7
0.6
22.6
4.1
6.0
33.9
100.0
Fuente: Departamento de Operaciones SIUBEN
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
Un resumen de las principales actividades regionales se expone en los
cuadros 6, 7, y 8. Más detalles se pueden ver en el Anexo I de este informe.
De manera general, se evidencia que se recibieron 2,229 solicitudes de
Ingreso por Demanda y 1,390 solicitudes de Actualizaciones, sin incluir los
servicios que ofrecen las regionales a través de Punto Solidarios. Por otra
parte, 15,865 ciudadanos fueron atendidos en las oficinas regionales.
Cuadro No. 5
Cuadro No. 6
SOLICITUDES INGRESO POR
DEMANDA
SOLICITUDES ACTUALIZACIONES DE
HOGARES
CANTIDAD
Origen
PROGRESANDO
SENASA
CONADIS
CONAPRE
PUNTO SOLIDARIO
OFICINA
OTRAS
2,229
5
1,366
858
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
CANTIDAD
%
%
100
Origen
1,390
100.00
0
PROGRESANDO
-
0.00
1
SENASA
25
1.80
0
CONADIS
2
0.14
0
CONAPRE
-
0.00
0
PUNTO
SOLIDARIO
-
0.00
61
OFICINA
900
64.75
38
OTRAS
463
33.31
Página 13
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Octubre-Diciembre de 2015
Cuadro No. 7
ATENCION AL CIUDADANO
Origen
GENERALES-SIUBEN
CANTIDAD
15,865
9,269
%
100
58
DE OTRAS INSTITUCIONES
1,388
9
STATUS
OTRAS
5,029
179
32
1
Fuente: Formulario para Informe de las Oficinas Regionales (Intranet SIUBEN). Departamento de
Planificación y Desarrollo
3. UNIDAD DE CALIDAD DEL DATOS
No.
Actividad
1
Certificación del 3er. corte de la gestión
2015 de la Base de Datos SIUBEN.
2
Elaboración de documentación de la
Unidad, para la certificación de las normas
internacionales ISO 9001 e ISO 27001.
3
Revisión y Lectura de los procedimientos
contemplados en las normas 9001 y 27001,
de los Documentos Controlados SIUBEN.
4
Apoyo Al Departamento de Logística en la
digitación de formularios IPM.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
Descripción
Se terminó de certificar el 3er. corte de la Base
de Datos del SIUBEN, en el que se trabajó 2,909
registros de hogar. Esta información es agregada
a la Base de Datos final, constituyéndose en la
nueva Base actualizada.
De acuerdo a solicitud del Proyecto del Sistema
de Gestión Integral, se elaboraron una serie de
documentos que sustentan de manera detallada
los procesos y procedimientos de la Unidad de
Calidad del Dato.
Con la participación de todos los colaboradores
de La Unidad de Calidad del Dato, se procedió a
dar lectura conjunta de todos los procedimientos
elaborados por las Áreas del SIUBEN, en el
marco del Sistema de Gestión Integral. Esta
lectura conjunta, permitió aclarar los conceptos
y procedimientos descritos en los Documentos
Controlados del SGI.
Todo el mes de diciembre, los colaboradores de
la Unidad de Calidad del Dato, apoyaron a la
Unidad de Logística en la digitación de los
formularios IPM.
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
4. DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
SOCIOECONÓMICA
Durante el trimestre octubre-diciembre se llevaron a cabo en el
Departamento de Análisis de la Información Socioeconómica varias
actividades vinculadas con el proyecto IPM-RD, entre las que se encuentran:
 Conclusión de manuales.
 Capacitación al personal de campo
 Supervisión del levantamiento
Las cifras preliminares del levantamiento IPM-RD ofrecen una cantidad de
5,061 hogares gestionados.
RELACION IPM
1
2
FORMULARIOS COD. 1 RECIBIDOS
FORMULARIOS DIF. DE 1 RECIBIDOS
TOTAL DE HOGARES GESTIONADOS
3831
1230
5061
3
4
FORMULARIOS ADICIONALES RECIB.
TOTAL FORMULARIOS DIGITADOS
169
3784
Por otra parte, el Departamento de Análisis, durante el trimestre abril-junio
2015 correspondió con la entrega de 14 servicios de requerimientos de
información, entregados a 10 instituciones relacionadas con la atención de la
población en condiciones de precariedad. En el cuadro 8 se presentan los
detalles de los requerimientos.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
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Cuadro 8
Requerimientos atendidos por el Departamento de Análisis de la Información Socioeconómica
ID
Institución
solicitante
Persona
solicitante
46
Vicepresidencia
Laura
Encarnación
47
SIUBEN
Matilde Chavez
48
CNSS
Rafael Pérez
Modesto
49
CONADIS
Magino
Corporán
Lorenzo
50
OPHI
John Hammock
51
Banco Mundial
52
Vicepresidencia
53
Gabinete de
Coordinación de
Política Social
Lucia Solbes /
Miriam
Monegro
Matilde
Chavez/Frank
Olivares
Rosa María
Suárez
(Directora)
54
Senador de Monte
Plata
Charles Mariotti
Jr.
55
PresidenciaDIGEPEP
Lidio Cadet
56
Gabinete de
Coordinación de
Política Social
Rosa María
Suarez
57
CNSS
58
Congreso IDEICE
59
PresidenciaDIGEPEP
Rafael Pérez
Modesto
Matilde Chavez
Lidio Cadet
Fecha
recepción
Fecha
Compromiso
Fecha
Entrega
1-Oct-15
1-Oct-15
1-Oct-15
5-Oct-15
7-Oct-15
6-Oct-15
5-Oct-15
15-Oct-15
16-Oct-15
5-Oct-15
12-Oct-15
12-Oct-15
5-Oct-15
8-Oct-15
8-Oct-15
Población indocumentada
y elegibles / beneficiarios
5-Oct-15
20-Oct-15
16-Oct-15
Reporte Panel sobre
Cambio Climático en
FUNGLODE
5-Oct-15
15-Oct-15
14-Oct-15
Mujeres Jefes de Hogar
beneficiarias
12-Oct-15
28-Oct-15
21-Oct-15
15-Oct-15
26-Oct-15
26-Oct-15
22-Oct-15
6-Nov-15
18-Nov-15
6-Nov-15
11-Nov-15
9-Nov-15
6-Nov-15
6-Nov-15
6-Nov-15
25-Nov-15
2-Dec-15
2-Dec-15
26-Nov-15
2-Dec-15
1-Dec-15
Requerimiento
Información sobre
elegibles y Beneficiarios,
por ICV
Realizar comentarios a
noticias del Periódico el
Dinero. Requer VP
Protocolo para la
asignación de Pensiones
Solidarias
Completar cuestionario
sobre Discapacidad según
la información de la BD
del SIUBEN
Contestar unas preguntas
ONLINE sobre IPM OPHI
información
socioeconómico de monte
plata (condiciones de la
vivienda y servicios
básicos)
Quisqueya Aprende
Contigo. Análisis de BD
completa para
beneficiarios y potenciales
Información para
consultor Alejandro
Bonilla - Solicitud Base de
Dato del Siuben
Pensiones Solidarias elegibles resultantes
Presentación SIUBEN
Quisqueya Aprende
Contigo, BBDD de
personas que abandonaron
el programa y que se
encuentran en SIUBEN
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Página 16
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Octubre-Diciembre de 2015
5. DEPARTAMENTO RECUROS HUMANOS
1. Criterio “Planificación de RRHH”
La planificación del Área de RRHH fue desarrollada según las necesidades y
tomando en cuenta los criterios establecidos por la institución en la
planificación estratégica, específicamente en el eje 1 “Fortalecimiento
Institucional”, a fin de alcanzar los objetivos plantados para el 2015 y
siguiendo los lineamientos del MAP.
2. Criterio “Organización del Trabajo”
Como parte de la planificación estratégica de SIUBEN y con el objetivo de
alinearnos a los procedimientos del Ministerio de Administración Pública, el
departamento de RR.HH del SIUBEN cuenta con una Estructura de Cargo
aprobada por el MAP, que responda a los lineamientos estratégicos de la
institución. En ese mismo orden un Manual de Cargos y de Funciones.
Así mismo, el SIUBEN cuenta con un Mapa de Procesos que garantiza la
correcta ejecución de los mismos.
3. Criterio “Gestión del Empleo”
El SIUBEN cuenta con pruebas técnicas de concomimientos para todas las
áreas, las cuales son utilizadas durante el proceso de evaluación del personal
de nuevo ingreso y promociones internas. Así como también con una
evaluación por competencias transversal.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
Página 17
INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
AUSENTISMO: para la gestión del ausentismo, utilizamos un sistema de
control de asistencia y una política de permisos, ausencias y tardanzas,
además del portal de colaboración el cual ha servido para regular, controlar y
disminuir el absentismo del personal. En tal sentido el Absentismo para el
SIUBEN en este años 2015 es de 21.37%.
ROTACIÓN DEL PERSONAL: La rotación externa para el 2015 fue de
0.47% de un total de 292 colaboradores/as, lo que demuestra que los
colaboradores/as se sienten totalmente identificados/as y satisfechos con la
institución y con su puesto de trabajo. Igualmente la rotación interna superó
el 18.14%, con una rotación vertical de 15.92% y una horizontal de 2.21%,
lo cual evidencia el fomento del desarrollo y el crecimiento de los recursos
humanos, por parte de la institución.
4.
Criterio “Gestión del Rendimiento”
EMPLEADOS RECONOCIDOS CON MEDALLA AL MERITO
En este año 2015 el SIUBEN realizó el levantamiento de información
correspondiente al personal, a fin de determinar los que cumplían con los
requisitos establecidos (haber servido al estado por más de 25 años con
lealtad, honradez y eficiencia), para poder hacer entrega de la medalla al
mérito. Los colaboradores postulados fueron:
•
•
Rigoberto María Reyes (Encargado de Almacén)
Rafael Vizcaino (Encargado de Logística)
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
Página 18
INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
El SIUBEN ha asumido el nuevo procedimiento de evaluación del
desempeño por competencias según los lineamientos establecidos por el
Ministerio de Administración Pública, el cual está basado en tres (3)
componentes, que son: 1) Logro de Metas o Resultados, 2) Competencias o
Capacidad para ejecutar el trabajo y 3) Cumplimiento del Régimen Ético y
Disciplinario.
4. Criterio “Gestión de la Compensación”
El SIUBEN cuenta con una escala salarial para todos los colaboradores del
gabinete de coordinación de políticas sociales, aprobada por el Ministerio de
Administración Pública.
6.
Criterio “Gestión del Desarrollo”
DIPLOMADOS, CURSOS Y TALLERES
Basado en la Planificación Estratégica Institucional, en los resultados de la
evaluación del desempeño, en la detección de necesidades de capacitación y
en los requerimientos de supervisor del área, El SIUBEN planificó el plan
anual de capacitación y desarrollo, con un total de 1,265 horas programadas,
de las cuales se han ejecutado 981 horas, lo que representa un cumplimiento
de un 78%. Se realizaron un total de capacitaciones y se invirtieron 8,209
horas hombres.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
Página 19
INFORME TRIMESTRAL
7.
Octubre-Diciembre de 2015
Criterio “Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales”
REPRESENTANTE DESIGNADO DE COMISIÓN DE PERSONAL
El SIUBEN cuenta con una consultoría Jurídica que nos apoya en todos los
casos concernientes a la ley, en tal sentido, este año tuvimos dos casos de
comisión de personal, ya que dos colaboradores fueron suspendidos y
posteriormente desvinculados de la organización, por incurrir en falta de
tercer grado. Ambos casos fueron conciliados favorablemente.
TALLER RELACIONES LABORALES
Como parte de la planificación estratégica el SIUBEN concluyó
satisfactoriamente, los talleres de relaciones laborales de la Ley 41-08 de
Función Pública y su reglamento de aplicación, a los fines de que todo el
personal conozca sus derechos y deberes como servidores públicos y los
procedimientos disciplinarios de la ley.
SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS LABORALES
En la actualidad contamos con un departamento de salud ocupacional
interinstitucional que ofrece servicios de consultorio y dispensario médico y
especialistas en las ramas de medicina general, ginecología, urología,
cardiología, psicología y nutrición.
En el año 2015 el SIUBEN realizó su cuarta jornada de salud, en el mes de
octubre, según lo planificado anualmente, en donde el tema fundamental fue
sobre la prevención y promoción del Dengue y del Cáncer de Mamas.
Asimismo, estuvimos realizando consultas médicas en las áreas descritas en
el párrafo anterior.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
Página 20
INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
Con relación a Riesgo Laboral, el SIUBEN ya ha capacitado y conformado
el comité y ha puesto en marcha la mayoría de las actividades planificadas en
su plan, apoyando así también la implementación de la norma ISO
27001:2013, correspondiente a seguridad de la información.
8.
Criterio “Organización de la Función de Recursos Humanos”
AUDITORÍA DE OFICINA DE RR HH
Como parte de nuestra planificación estratégica de alinear nuestros procesos
y subsistemas a las normativas del MAP, el año pasado el área de RR.HH del
SIUBEN fue auditada por técnicos del área de Diagnóstico de la Función de
Recursos Humanos del MAP, obteniendo resultados favorables para la
gestión.
Igualmente, en este año 2015 fue auditado el proceso de evaluación del
desempeño, recibiendo felicitaciones del MAP pro la correcta ejecución del
mismo.
TALLERES DE FUNCIÓN PÚBLICA
Como parte de la planificación estratégica el SIUBEN concluyó
satisfactoriamente, los talleres de socialización de la Ley 41-08 de función
pública y sus reglamentos de aplicación, a los fines de que todo el personal
conozca sus derechos y deberes como servidores públicos. Al mismo tiempo
se llevó a cabo las charlas sobre Régimen Ético del Servidor Público, en
cumplimiento con uno de los objetivos de la Comisión de Ética del SIUBEN.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
Página 21
INFORME TRIMESTRAL
9.
Octubre-Diciembre de 2015
Criterio “Gestión de la Calidad”
AUTOEVALUACIÓN CAF
En la actualidad el SIBUEN se encuentra en la etapa de certificación del
sistema de gestión Integral en las Normas ISO 9001:2008 e ISO 27001:2013,
igualmente, ha realizado cuatro autoevaluaciones bajo la metodología CAF,
dos para la provincia de Santiago en donde obtuvo medalla de bronce y plata
para los años 2014 y 2015 respectivamente y dos para la ciudad de Santo
Domingo, en donde obtuvo medalla de plata para el 2014 y en espera de la
premiación para este año 2015. Asumiendo previamente más del 80% de las
mejoras identificadas en el plan de acción previo a la postulación de este año.
TALLERES METODOLOGÍA CAF
El equipo técnico de evaluadores internos del SIUBEN ya ha participado en
los talleres de autoevaluación basado en la metodología CAF para el año
2014 y 2015, así como también en los talleres de priorización de mejoras y
de elaboración de memorias de postulación.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
Página 22
INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
6. DIVISIÓN DE COMUNICACIONES
Notas de prensas:
Consejo Consultivo conoce en pasantía alcance programas sociales
Integrantes del Consejo Consultivo de la Sociedad Civil participaron en una
pasantía organizada por la Vicepresidencia de la República a través del
Gabinete de Coordinación de Políticas Sociales (GCPS), para conocer el
funcionamiento y los mecanismos de acción, así como los alcances de los
diversos programas y proyectos que ejecuta la vicepresidenta doctora
Margarita Cedeño en el combate a la pobreza.
Regional Norcentral participa en conversatorio del MAP
La Regional Norcentral participó en el II Seminario Compartiendo Buenas
Prácticas: Hacia la Excelencia en la Gestión, realizado por el Ministerio de
Administración Pública (MAP), donde participaron tres de las nueve
instituciones galardonadas con medalla de plata en la segunda Entrega del
Premio Provincial a la Calidad.
Líderes emergentes de Canadá y el Caribe visitan programas del
Gabinete de Políticas Sociales
Una docena de representantes del Diálogo de Líderes del Caribe-Canadá
(CCELD, por sus siglas en inglés) visitó la República Dominicana para
conocer de primera mano la labor desarrollada por el Gabinete de
Coordinación de Políticas Sociales (GCPS), que dirige la doctora Margarita
Cedeño, en su lucha contra la pobreza.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
Página 23
INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
Me Solidarizo con mi Comunidad San Pedro de Macorís
La Regional Este del Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN) realizó el
pasado jueves 8 de octubre un importante donativo de alimentos al Hogar
Escuela Caridad Misionera que alberga a 25 niñas huérfanas en la provincia
San Pedro de Macorís.
Regional Valdesia se solidariza con comunidad
El Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN)
a través de la Regional
Valdesia se solidarizó con el Hogar De Niñas Hijas De La Altagracia, del
municipio Baní, provincia Peravia en el marco del programa de
responsabilidad social “Me Solidarizo con La Comunidad” que realiza la
institución.
Regional Distrito se solidariza con la Fundación Amigos Contra el
Cáncer
El Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN)
a través de la Regional
Distrito llevó esperanza y alegría a la Fundación Amigos Contra el Cáncer al
realizar una donación de alimentos y otros artículos, además compartir con
algunos infantes que son asistidos.
Regional Noroeste se solidariza con comunidad de Mao
El Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN)
a través de la Regional
Noroeste mostró su lado humano y solidario el entregar una donación de
alimentos y productos de aseo personal al Asilo Para Ancianos Mao,
provincia Valverde.
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
Regional Nordeste se solidariza con comunidad de Salcedo
Regional Nordeste SIUBEN a través del programa “me solidarizo con mi
comunidad” visito este miércoles 18 de noviembre la “Casa de la Tercera
Edad” en el municipio Salcedo, provincia Hermanas Mirabal.
Regional Enriquillo es solidariza con la comunidad de Barahona
El
Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN) a través de la Regional
Enriquillo se solidarizó con la comunidad de Barahona al entregar productos
comestibles y de aseos al Centro Amanecer Infantil, ubicado en el barrio
Enriquillo.
Apoyo a la Campaña Ni Una más
Apoyo en las redes sociales
a la campaña #NiUnaMásRD #AUnaVoz
organizada por Vicepresidencia de la República por motivo del DIA
INTERNACIONAL DE LA ELIMINACION DE LA VIOLENCIA
CONTRA LA MUJER.
Audiovisuales
Se realizaron audiovisuales cortos y fotografías con el personal del SIUBEN,
las que fueron compartidas por las redes, según lineamientos de VP.
Campaña Prevención contra el Dengue
Campaña de sensibilización por la lucha contra el dengue. Se realizaron
audiovisuales con los colaboradores de la institución ofreciendo mensajes
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
informativos, sus experiencias y recomendaciones generales para ayudar a
mitigar la epidemia desde sus hogares.
Realización de brouchures
Los mismos fueron entregados a todo el personal y versaron sobre diferentes
tópicos.
Cápsulas informativas
Difundidas por las pantallas de televisión, disponibles en las áreas de mayor
tránsito de la institución.
Campaña sobre el Sistema de Gestión integral (Yo Soy ISO)
Con la finalizada de que todo el personal conozca los conceptos generales
del Sistema de Gestión Integral, los interioricen y puedan apoyar al logro de
los objetivos, se realizó una campaña de difusión, capacitación y
sensibilización bajo el lema: YO SOY ISO.
Coordinación general de los encuentros comunitarios:
 Encuentro Comunitario Guerra
 Encuentro Comunitario Laguna Salada – Valverde
 Encuentro Comunitario Samaná
 Encuentro Comunitario Neyba
 Encuentro Comunitario Yamasá
 Encuentro Comunitario Santiago Rodríguez
 Encuentro Comunitario Montecristi
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
Carpeta de Fotografía
 Capacitación IPM con las regionales
 Cartografía para IPM
 Charla sobre el cáncer de mama
 Charla sobre el dengue
 Reunión con delegación de BID y el Departamento de Cartografía
 Reunión de IPM con Salud Pública y regionales
 Socialización de la política de Recursos Humanos
 Taller de Auditoría de SGI
 Visita de auditores por departamento
 Auditoría interna de SGI
 Reunión con proveedores de Estado
 Pasantía: Una década de Lucha Contra la Pobreza y el Hambre
 Reunión de la entrega de resultado de los auditores de ISO
 Socialización de la política con los colaboradores de SIUBEN
 Socialización de política con proveedores del estado
 Campaña Yo soy ISO
 6to Congreso Internacional sobre Educación y Desarrollo
 Visita de consultor Diego Zavaleta en campo con IPM-RD
 Encendido de Arbolito de SIUBEN
 Levantamiento de IPM en Bonao con autoridades de PNUD
 Pasantía con el Ministerio de Desarrollo Social de Panamá en el SIUBEN
 Reunión con el Consultor Diego Zavaleta sobre IPM- RD
 Visita de Técnicos de Banco Mundial
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
7. OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO
La Oficina de Atención al Usuario que funciona en el edificio central del
SIUBEN, recibió por diferentes vías o canales de comunicación, durante el
trimestre Octubre-Diciembre la cantidad de 2,634 solicitudes de los
ciudadanos y ciudadanas que procuraron información. De estas solicitudes,
el 79.2% se efectuó de manera presencial, el 20.6% fueron usuarios que lo
hicieron por teléfono y el 3.2% son casos especiales que se atienden por
diversas vías. El cuadro 9 contiene los detalles de estos requerimientos:
Cuadro 9
SISTEMA ÚNICO DE BENEFICIARIOS
OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO
Cantidad de solicitudes de información, por canal o vía
CANAL O VÍA
OCTUBRE-DICIEMBRE
Presencial o
Física
Telefónica
Entidades y
Dirigentes de
Junta de
Vecinos
Casos
especiales
TOTALES
2,086
543
%
79.20
20.62
5
0.19
86
2,634
3.26
100.00
Fuente: OAU-RAS
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
8. DEPARTAMENTO FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
La ejecución por cuentas del presupuesto del SIUBEN para el periodo
octubre-diciembre 2015, destaca que lo pagado por concepto de “Otros
Servicios” alcanzó 41.94 %, “Sueldos fijos” un 24.50 % y “Sueldos personal
contratado e igualado” con un 7.45% corresponden a las cuentas con
mayores erogaciones en el referido periodo, según se expone en el cuadro 10.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
Cuadro 10
SISTEMA ÚNICO DE BENEFICIARIOS
PRESUPUESTO SIUBEN 2014
Ejecución por Cuenta (Pagado)
Al 31/12/2015
CÓDIGO
AGRUPACIÓN
VALOR RD$
%
2.1.1.1.01
Sueldos fijos
56,895,006.38
24.50
2.1.1.2.01
Sueldos personal contratado e igualado
17,289,334.37
7.45
6,348,954.83
2.73
Prestaciones Económicas
868,505.06
0.37
Vacaciones
184,614.43
0.08
2.1.1.4
2.1.1.5.01
2.1.1.6
Sueldo Anual No. 13
2.1.2
Sobresueldos
2,162,064.52
0.93
2.1.5
Contribuciones a la Seguridad Social
5,100,970.12
2.20
2.1.5.2
Contribuciones al seguro de pensiones
5,206,553.01
2.24
2.1.5.3
Contribuciones al seguro de riesgo laboral
698,928.04
0.30
13,711,463.14
5.91
217,912.44
0.09
3,814,323.71
1.64
2.2.1
Servicios básicos
2.2.2
Publicación, impresión y encuadernación
2.2.3
Viáticos
2.2.4
Transporte y almacenaje
430,142.00
0.19
2.2.5
Alquileres y Rentas
115,216.00
0.05
2.2.6
Seguros
1,402,939.16
0.60
2.2.7
Conservación, reparaciones menores
3,448,064.24
1.49
2.2.8
Otros Servicios No Incluidos Ante
97,379,508.68
41.94
2.3.1
Alimentos y productos agroforestales
3,522,792.94
1.52
2.3.2
Textiles y vestuario
167,474.73
0.07
2.3.3
Productos de papel, cartón e impresos
678,618.99
0.29
2.3.7
Combustibles, lubricantes, productos químicos
7,591,692.21
3.27
2.3.5
Productos de cuero, caucho y plásticos
896,156.59
0.39
2.3.9
Productos y Útiles Varios
2,696,195.95
1.16
2.6.1
Mobiliario y equipo
1,356,870.48
0.58
232,184,302.02
100.00
TOTAL
Fuente: Departamento Financiero SIUBEN. SIGEF
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
ANEXO
(Actividades Gerencias Regionales Oct.-Dic. 2015)
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
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INFORME TRIMESTRAL
Octubre-Diciembre de 2015
ACTIVIDADES GERENCIAS REGIONALES (OCTUBRE-DICIEMBRE 2015)
Reuniones
Interna
Nivel Central
SCTRIS
ADESS
SENASA
DIDA
PROSOLI
Otras
Distrito
6
2
2
0
0
0
0
2
ADMINISTRACIÓN Y
CANALIZACIÓN DE
LLAMADAS
Sto. Dgo.
6
7
0
0
0
0
0
2
RECLUTAMIENTO
PERSONAL PROCESO
IPM
ELABORACIÓN
INFORME MENSUAL
SOLICITUD DE LOCAL
SOLICITUD DE PAGO
PARA AREA DE
COMBUSTIBLE PARA
ATENCION AL USUARIO EL GERENTE
SOLICITUDES DE
RESPOSICIONES DE
FONDOS.
REPOSICIONES
JORNADA CONTRA EL ALQUEOS DE FONDOS
PENDIENTE DE
DENGUE
OPERATIVOS.
VIÁTICOS PERSONA DE
CAMPO SIUBEN
Asuntos
Administrativo
s
Progresando
SENASA
Solicitud de CONADIS
Ingresos por CONAPE
Demanda
Punto Solidario
Oficina
Otras
Valdesia
Enriquillo
6
7
1
3
0
3
0
0
0
0
0
2
0
2
2
0
ENVIO DE ENCUESTAS PREPARACIÓN DE
SATISFACCION AL
SOLICITUDES PARA
CLIENTE
GESTIONAR LAS
REPOSICIONES DE
FONDOS.
Nordeste
27
1
0
0
0
1
17
1
REMISIÓN Y
TRAMITACIÓN
DOCUMENTOS VARIOS
ORGANIZACIÓN DE LOS SOLICITUD DE
PREPARATIVOS PARA
REPOSICIÓN DE CAJA
CAPACITACIÓN IPM.
CHICA, VIÁTICOS Y
COMBUSTIBLES.
0
0
0
0
0
4
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2
0
0
550
11
0
135
TALLER CAPACITACION TALLER
TALLER MITIGACIÓN Y TALLER AUDITOR
IPM
LEVANTAMIENTO IPM RIESGOS
INTERNO ISO
LEVANTAMIENTO 45
ENCUESTAS EN TRES
UPMs DE LA PROVINCIA
SAMANA.
Este
7
4
1
0
0
4
0
7
INSTALACIÓN DE
PLANTA ELÉCTRICA
REGIONAL.
Central
6
2
0
1
0
0
1
4
SOLICITUDES
REPOSICION
PENDIENTES
Norcentral
2
0
1
1
0
0
0
0
PAGO CORAASAN
Noroeste
8
2
1
0
0
0
0
9
ME SOLIDARIZO CON MI
COMUNIDAD: ASILO
PARA ANCIANOS
SE SOLICITARON Y SE
RECIBIERON
REPOSICIONES DE
FONDOS.
AUDITARON LOS
FONDOS MANEJADOS
EN LA REGIONAL
REPOSICIÓN FONDOS
VIÁTICOS
ENVIÓ DE FORMULARIOS REPOSICION
ENCUESTA DE
COMBUSTIBLE PARA
SATISFACCIÓN
MOTORES
LAS CAMIONETAS
ENVIO AL TALLER JEEP
NISSAN FRONTIER Y LA REGIONAL PENDIENTE
FORD RANGER
RECIBIR
RECIBIERON
MANTENIMIENTO.
0
0
0
0
0
1
0
0
0
0
20
0
1
56
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM.
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM
REPOSICIÓN FONDO DE SOLICITAMOS:
REMISION DE FICHAS DE
COMBUSTIBLE
ASIGNACIÓN
INCLUSION POR
COMBUSTIBLE GERENTE, DEMANDA.PAGO SOPORTE, PAGO
TRANSPORTE.
0
0
0
0
0
488
0
LEVANTAMIENTO IPM
El Valle
5
1
1
0
0
0
0
0
SOLICITUD VIATICO IPM
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
827
90
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM
4
24
0
16
TALLER LEVANTAMIENTO CURSO TALLER AUDITOR
IPM
INTERNO
Cursos
0
ACTUALIZACIÓN
CARTOGRAFÍA PARA
IPM
Cartografía
Progresando
SENASA
CONADIS
Actualizacione
CONAPE
s
Punto Solidario
Oficina
Otras
Acerca SIUBEN
Atención a Otras Inst.
Ciudadanos Estatus
Otras
0
0
0
0
0
0
51
166
103
410
0
0
25
2
0
0
0
25
808
558
372
0
TALLER
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM LEVANTAMIENTO IPM
TALLER NORMAS ISO
9001:2008
0
0
ACTUALIZACIÓN
CARTOGRAFÍA PARA
IPM.
0
0
0
0
0
0
0
1640
202
64
0
0
0
0
0
0
0
0
2070
0
0
0
REFORZAMIENTO
AUDITOR INTERNO
ACTUALIZACIÓN
CARTOGRÁFICA PARA
IPM
0
0
0
0
0
103
0
11
0
800
50
0
0
0
0
0
17
62
524
135
1275
113
0
0
0
0
0
0
0
416
263
390
84
695
0
0
0
0
0
0
336
79
2392
90
1208
50
TALLER NORMAS ISO
CAPACITACION IPM.-
ENVÍO 14 SEGMENTOS
ACTUALIZADOS PARA
LEVANTAMIENTO IPM
ACTUALIZACION A
MANO ALZADA EN
PADRE LAS CASAS.-
0
0
0
0
0
28
1
703
1
0
20
0
0
0
0
0
0
44
565
215
205
59
Fuente: Plantilla para Informe de las Oficinas Regionales (Intranet SIUBEN). Departamento de Planificación y Desarrollo.
Planificación y Desarrollo - SIUBEN
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