CÓDIGO: PR-DOAI-02 Tramitación de Solicitud de VERSIÓN: Información

CÓDIGO: PR-DOAI-02
Tramitación de Solicitud de
Información
VERSIÓN: 02
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1. PROPOSITO
El propósito de este manual es servir como una guía que trace las directrices para
realizar el proceso “Tramitación de Solicitud de Información Pública” en forma
eficiente, a los fines de evitar errores o inconformidades que dificulten el desarrollo de
éste.
2. ALCANCE
Este proceso comprende desde la realización de las gestiones necesarias para localizar los
documentos en los que conste la información solicitada hasta la producción y entrega de la
información por el funcionario responsable de la información.
3. RESPONSABILIDADES
La Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI) tendrá la responsabilidad de velar
porque se este proceso sea llevado a cabo tal y como se describe en el presente
documento.
Al mismo tiempo, dicha área debe mantener informada a la Dirección de Planificación y
Desarrollo, a través del Departamento de Desarrollo Organizacional, sobre cualquier
cambio o propuesta de mejora a este procedimiento.
El encargado de la Oficina de Acceso a la Información es el responsable de sistematizar el
acceso de la información del requirente a la entidad o funcionario responsable de la
información.
El encargado de la Oficina de Acceso a la Información Pública tiene la responsabilidad de
agilizar el proceso para entregar información correcta y oportuna a los ciudadanos sobre
los trámites y procedimientos que estos deben agotar para solicitar las informaciones que
requieran.
Preparado por: Analista
de Procesos
Fecha:
Revisado por: Analista
de Calidad y
Documentación
Fecha:
Aprobado por: Encargado De
La Oficina de Acceso a la
Información
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
Aprobado por: Director
General
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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O BASE LEGAL
Ley General No.200-04 de Libre Acceso a la Información Pública.
Decreto No.130-05 que aprueba el reglamento de aplicación de la Ley 200-04
Decreto No. 1560-04 de la Administradora de Subsidios Sociales (ADESS).
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
DECRETO: Es acto administrativo emanado del poder ejecutivo.
DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: El derecho que tiene toda
persona para tener acceso a la información generada, administrada o en poder de los sujetos
obligados descritos en la presente ley, en los términos y condiciones de la misma.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Es toda información en poder de los sujetos obligados
que por mandato constitucional, o disposición expresa de una ley tenga acceso restringido, o
haya sido entregada por personas individuales o jurídicas bajo garantía de confidencialidad.
INFORMACIÓN PÚBLICA: Es la información en poder de los sujetos obligados contenida
en los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia,
acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas,
memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las
facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su
fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio sea escrito,
impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico y que no sea confidencial ni
estar clasificado como temporalmente reservado.
INFORMACIÓN RESERVADA: Es la información pública cuyo acceso se encuentra
temporalmente restringido por disposición expresa de una ley, o haya sido clasificada como
tal, siguiendo el procedimiento establecido en la presente ley.
NORMA: Regla de conducta en un determinado tiempo y lugar que tiene en cuenta unos
valores predeterminados. Señala la obligación de hacer o no hacer algo, cuyo fin es el
cumplimiento de un precepto.
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Información
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OAI: Oficina de Acceso a la Información Pública. Es un mandato de la ley general de libre
acceso a la información pública, ley 200-04 y el decreto numero 130-05, que crea el
reglamento de dicha ley, con el objetivo de apoyar entidades y personas, tanto públicas
como privadas mediante las informaciones solicitadas.
RAI (Responsable-Encargado de Oficina de Acceso a la Información Pública): Es el
encargado de garantizar a los ciudadanos que las informaciones requeridas a la OAI le sean
suministradas.
REGLAMENTO: Conjunto ordenado de reglas o preceptos dictados por la autoridad
competente para la ejecución de una ley para el funcionamiento de una corporación, de un
servicio o de cualquier actividad.
6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
6.1
La Oficina de Acceso a la Información Pública ofrecerá en forma personal las
informaciones solicitadas por medio de teléfono, facsímile, correo ordinario,
certificado o también por correo electrónico o por medio de formatos disponibles
en las páginas de Internet.
6.2
Los funcionarios de la administradora de subsidios sociales (ADESS) deberán de
proveer toda la información que se les requiera en un plazo no mayor a 72
horas, a partir de cuando sea recibida la solicitud de información por el
Encargado de la Oficina de Acceso a la Información Pública.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1. Recibe las solicitudes registradas en el
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sistema, revisa los resúmenes de las
solicitudes.
2. Determina
si
las
informaciones
requeridas están disponibles en el
archivo de la OAI, pagina web de la
institución, archivos de la institución o
en
publicaciones
y
hace
las
anotaciones debidas en el sistema.
¿Están las informaciones disponibles en
la página de internet?
a. Si: atiende de inmediato la solicitud
y prepara el volante con las
indicaciones para localizarlas y
comunicarlas al ciudadano. Fin de
Procedimiento.
Encargado de la OAI
b. No: Continua en actividad No 3
3. Recopila las informaciones que estén
disponibles en el archivo de la OAI
para entregarlas al interesado en el
plazo que establece la ley.
4. Emite documento de entrega FORMOAI-02 y requiere firma del superior
autorizado para ello.
5. Revisa si la información está disponible
para entrega y pertenece a la entidad.
¿corresponde la información solicitada
a otra dependencia?
a. Si:
Remite
la
solicitud
de
información al órgano, entidad o
funcionario responsable de la
información indicándole la fecha
límite de entrega de la misma.
Continúa en actividad 6.
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Información
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b. No: Continua en actividad No 8.
6. ¿Requiere el funcionario más tiempo
del
estipulado
para
reunir
la
información solicitada?
a. Si: comunica por escrito antes del
vencimiento del plazo de 15 días en
el formulario “Prorroga Excepcional
para Entrega de Informacional
solicitada” (FORM-OAI-02), en caso
de que el funcionario requiera más
tiempo para tiempo para reunir la
información solicitada.
b. No: Continua en actividad No. 7
7. Da seguimiento para asegurar que el
funcionario cumpla con lo establecido
en la entrega de la información dentro
del plazo establecido.
8. ¿Existe alguna limitación o excepción a
la obligación de informar del estado
sobre la información solicitada?
a. Si: Aplica la ley y se acoge al
procedimiento “Rechazo de la
Gestión de Acceso a la Información
Pública”. Fin de Procedimiento.
b. No: Continua en actividad No 9.
9. Entrega
el
formulario
con
la
información y obtiene copia de la
cedula firmada o cualquiera otra
previsión técnica, de parte del
solicitante o su representante.
10. Archiva expediente de solicitud con los
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Información
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documentos anexos en la carpeta
“solicitudes tramitadas”
FIN DE PROCEDIMIENTO
8. ANEXOS
8.1
Flujograma
9. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE
ALMACENADO
TIEMPO
RETENCIÓN
10. HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSION
FECHA
00
12/10/2009
01
15/12/2010
02
15/05/2012
03
04/04/2013
DESCRIPCIÓN
Creación del
documento
Actualización de
documento
Cambio de formato a
manual
Rediseño de
estructura de
procedimiento
PREPARADO/
MODIFICADO
POR
Damian Puello
Damian Puello
Damian Puello
Ingrid V. Meneses
APROBADO
POR
Patricia De
Moya
Patricia De
Moya
Patricia De
Moya
Luis Vásquez