Estimación de costos y presupuestos Uno de los factores de éxito

Iniciación y Planeación de un Proyecto
Estimación de costos y presupuestos
Uno de los factores de éxito de un proyecto se relaciona con los procesos requeridos para
asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto adecuado.
Este factor crítico de éxito es responsabilidad del administrador de proyectos quien
constantemente enfoca su atención a la reducción y control de los costos.
El proceso de administración de costos debe incluir:
Planeación de recursos. Determina que recursos, personas, materiales y equipo deben
ser usados para realizar las actividades del proyecto, produce una lista de requerimientos
de recursos
Estimación de costos. Se enfoca al desarrollo de una aproximación o estimados de costo
de los recursos necesarios para completar un proyecto, produce una estimación de costo y
un plan para administrarlo
Presupuestación de costos. Involucra la asignación de los costos estimados totales a las
tareas del proyecto con el fin de establecer una medida de desempeño
Control de costos. Se orienta al control de cambios en el presupuesto del proyecto, los
resultados de este control se aprecian en la revisión de las estimaciones, en la actualización
de los presupuestos, en la determinación de acciones correctivas y en nuevos estimados
para le terminación .
A continuación se detallan los elementos principales de la estimación de costos:
Planeación de recursos
Una vez que se han definido las actividades del proyecto y se han establecido sus
dependencias y estimaciones de tiempo a nivel concepto, deben asignarse los recursos, es
decir, las personas que realizarán las actividades.
Es posible que durante la estimación del tiempo de las tareas ya se tenga el equipo del
proyecto integrado, por lo que la asignación de recursos se lleva a cabo al mismo tiempo
que la estimación del tiempo de las tareas.
La planeación de los recursos de un proyecto, constituye uno de los procesos para la
estimación del costo de un proyecto ya que determina los recursos físicos que se requieren
en las actividades del proyecto, que son: Personas, materiales y equipo
Las descomposición de tareas expresadas en la WBS permite identificar los elementos del
proyecto que necesitan recursos por lo que constituye el elemento base en este proceso. Se
utiliza también la información histórica que documenta los tipos de recursos que se
utilizaron en actividades similares en proyectos pasados.
Otro elemento útil para la asignación de recursos es el estatuto del alcance que muestra la
justificación del proyecto y los objetivos que deben considerarse para planear los recursos.
Una vez que se han determinado los recursos necesarios, deben compararse con los
recursos potencialmente disponibles en el conocimiento de que su nivel de detalle varía
durante el desarrollo del proyecto y revisar las consideraciones para asignar personal y para
la renta o compra de equipo necesario.
Normalmente el análisis de la información se lleva a cabo mediante el juicio de expertos que
proveen las entradas del proceso y que puede ser obtenido de individuos o grupos con
conocimiento o entrenamiento especializado de diferentes fuentes:
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Otras unidades de la organización que desarrolla el proyecto
Consultores
Asociaciones profesionales y técnicas
Grupos de la industria
La identificación de alternativas para la asignación de recursos se realiza utilizando
técnicas para generar diferentes enfoques del proyecto, las más comunes son la lluvia
de ideas y el pensamiento lateral.
Este proceso genera la identificación de los requerimientos de recursos que es la
descripción de los tipos de recursos y las cantidades para cada elemento de la WBS.
Si no se cuenta con un equipo de proyecto disponible, estos recursos pueden ser
obtenidos por medio de adquisición del staff o solicitaciones (procurement) o pueden
establecerse las bases para la negociación de cambios en el alcance del proyecto, en el
tiempo o en el costo del proyecto.
Estimación de Costos
Después de desarrollar una lista adecuada de los requerimientos de recursos el
administrador de proyecto y los miembros de su equipo de trabajo deben desarrollar
algunos estimados de los costos que se requieren para ellos.
Este estimado por tareas permite a su vez estimar el total de los requerimientos del
proyecto y se realiza en momentos clave de cada proyecto, siendo cada vez mas
exactos.
El realizar estimados de costos durante el desarrollo del proyecto, permite validar los
estimados anteriores y detectar problemas en el desarrollo del proyecto. Cuando se
encuentran diferencias con estimados anteriores pueden analizarse diferentes alternativas
como:
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Ignorar el último estimado
Revisar el estimado anterior y solicitar fondos
Rediseñar el proyecto para ajustarlo a los estimados anteriores
La selección de la alternativa correcta o la combinación de ellas depende de la naturaleza
del proyecto y de las
prioridades que se le hayan asignado
Un proceso común para la estimación del costo de las actividades y del proyecto total es
conocido como enfoque Bottom-up que consiste en utilizar la WBS para estimar los costos
de cada una de las actividades y por lo tanto, el cálculo de totales de abajo hacia arriba en
estructura permitirá conocer los diferentes costos a cada nivel y a nivel total del proyecto:
Descomposición de tareas (WBS)
1. Estimar horas-hombre para cada tarea, basándose en la categoría de mano de obra
2. Determinar el tiempo calendario requerido o disponible para cada tarea
3. Calcular el costo real de la tarea, utilizando el costo de la categoría de mano de obra
Para realizar el cálculo debe conocerse además de las actividades de la WBS, la estimación
de su duración y los requerimientos de recursos; la información del negocio relacionada con
las razones de pago y con información histórica.
Además del proceso de estimación Bottom up existen técnicas de estimación que aplican
ante diferentes condiciones:
Estimación Análoga: Tambien es conocida como estimación Top-down que se basa en
los costos actuales de un proyecto similar previo para establecer los estimados de las
tareas, es una forma de aplicar el juicio experto.
Este método es menos costoso que otros pero también es menos exacto y resulta confiable
cuando los proyectos que se comparan son similares no solo en apariencia. Los encargados
de la estimación determinan si los elementos del proyecto serán mas o menos costosos que
el proyecto análogo.
En general , las características de esta técnica son:
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Macroestimado en la etapa conceptual del proyecto
Útil en el desarrollo inicial del plan
No identifica elementos individuales de trabajo
Ofrece una visión general del proyecto
Establece parámetros generales del proyecto
Estimación Bottom up: Se basa en la estimación de los elementos individuales de trabajo
-tareas- que se suman para obtener el costo total del grupo de tareas y del proyecto. La
exactitud del tamaño de las tareas individuales y de la experiencia de las personas.
La descomposición de tareas permite al administrador del proyecto asignar a los
responsables de los paquetes de trabajo la estimación del costo de cada uno para después
integrarlos en todo el proyecto
La estimación del costo para pequeños elementos incrementa la exactitud del estimado
debido a que puede solicitarse la estimación a quién está más familiarizado. La estimación
total bajo esta técnica tiende a requerir mayor tiempo para realizarse.
En general, las principales características de este enfoque son:
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Se desarrolla cuando se ha definido un nivel de detalle del proyecto
Coloca los costos en los paquetes de trabajo de la WBS
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Calcula el costo total en función de un proceso de “roll-up”
Un enfoque que puede asumirse utilizando estos dos tipos de estimaciones consistiría en los
siguientes pasos:
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Desarrollar la WBS y la OBS
Hacer un estimado top down
Desarrollar el calendario y la asignación de recursos
Hacer un estimado bottom up
Conciliar las diferencias
Modelación paramétrica: Esta técnica utiliza algunos parámetros del proyecto en un
modelo matemático para estimar los costos del proyecto Un modelo paramétrico podría
proveer un estimado para el desarrollo de software expresado por línea de código
basándose en el lenguaje de programación que se utilizará, el nivel de experiencia de los
programadores, el tamaño y la complejidad de los datos que se utilicen.
Los modelos paramétricos son más confiable cuando la información histórica que se utiliza
para crear el modelo es exacta, los parámetros son fácilmente cuantificables y el modelo es
flexible en relación con el tamaño del proyecto.
Herramientas computarizadas. Para la estimación de costos pueden utilizarse herramientas
como hojas de cálculo y el software para la administración de proyectos que utilizados
apropiadamente incrementan la exactitud de los estimados.
Otro modelo llamado COCOMO - Constructive Cost Model- desarrollado por Barry Bohem es
un modelo paramétrico para estimar los costos de desarrollo de software basado en
parámetros como las líneas de código fuente o los puntos de función.
Los puntos de función son evaluaciones independientes de las funciones involucradas en el
desarrollo de sistemas, por ejemplo, el número de entradas y salidas, el número de
archivos y el número de actualizaciones.
Independientemente de la técnica utilizada, el proceso de estimación recibe influencia de:
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La especificación del alcance
Las condiciones ambientales
La duración del proyecto
Las restricciones de terminación
Las habilidades del equipo de trabajo
Los factores externos
El método más confiable de estimación es que lo realicen los responsables de
realizar la tarea ya que pueden aplicar su experiencia y conocimiento, además de que se
establece un compromiso con el desarrollo
Se recomienda que cuando exista incertidumbre se realicen tres estimaciones de costo
Pesimista, promedio y optimista, ya que con esto se considera el riesgo de la tarea y
permite planear acciones de contingencia
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La estimación de costos no constituye en sí el presupuesto ya que éste se relaciona
con la estimación de costos en el tiempo. Un presupuesto describe:
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Cuando se aplicará el dinero a cada actividad
En que momento de la duración de cada actividad se aplica
Como se represente el costo en un calendario de trabajo
Costos típicos involucrados en el desarrollo de un proyecto.
Los costos estimados a través de las actividades representadas en la WBS se relacionan
directamente con el desarrollo de la misma, sin embargo, el costo total del proyecto
involucra costos adicionales.
A continuación se describen los costos típicos en un proyecto
Costos directos
Son claramente asignables a los paquetes de trabajo: Mano de obra, materiales y
equipo
Estos costos pueden ser influenciados por el administrador del proyecto y el equipo de
trabajo y son los únicos que se calculan en estimación roll-up
Costos indirectos
Son costos del proyecto que no están asociados con los entregables pero que se asignan a
todo el proyecto, por ejemplo:
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El administrador del proyecto
Entrenamiento
Viáticos
Costos generales y administrativos
Representan costos organizacionales que no están ligados directamente a un proyecto
específico, son llamados costos fijos
No son gastos inmediatos pero deben considerarse en el costo total, su asignación varía
pero puede ser un porcentaje de los costos directos totales o pueden ser cargos selectivos
basados en los paquetes de trabajo
Costos totales
El costo total del proyecto incluye un porcentaje de utilidad cuando se realiza un proyecto
externo. Para efectos de control del proyecto sólo se utilizan los costos directos porque son
los únicos que pueden ser influenciados
Guías para la estimación de costos
Existen algunas recomendaciones generales que pueden atenderse cuando se
realiza la estimación de costos:
1. Responsabilidad
En el nivel de los paquetes de trabajo, la estimación debe ser hecha por las personas
que conocen la tarea
2. Condiciones normales
Los estimados deben basarse en condiciones normales, métodos eficientes y el nivel
normal de recursos
3. Unidades de tiempo
Se requieren unidades consistentes de tiempo para todas las tareas
4. Independencia
Las tareas deben tratarse independientemente de las demás
5. Contingencias
Los estimados no deben incluir contingencias, ya que éstas se derivan de otros
fondos
6. Errores en los estimados
Se requiere una cultura que acepte la posibilidad de errores para lograr estimados