REGLAMENTO ESPECIFICO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA Artículo 1. El Reglamento Específico de Administración de Fondos de Caja Chica, regula y norma la administración de los fondos de Caja Chica de los Centros Culturales y la Secretaria Ejecutiva dependientes de la Fundación Cultural del Banco Central de Bolivia. Artículo 2. Los fondos de Caja Chica se destinarán exclusivamente a cubrir gastos menores e imprevisto por la adquisición de bienes y servicios. Artículo 3. Para compras por valores iguales o inferiores al monto máximo autorizado en el Reglamento Específico de Contratación de Bienes y Servicios que asciende a Bs500.- para compras mediante caja chica no se recabaran cotizaciones. Artículo 4. El registro y control correlativo de operaciones de Caja Chica se efectuará en el “Libro de Caja Chica”, el registro también podrá realizarse en forma computarizada, aplicándose el formato del libro de caja chica. Artículo 5. La apertura del libro se efectuara mediante Acta Notariada en la primera página hábil y llevara las firmas del Director y del Jefe de Administración y Finanzas de cada Centro Cultural y por el secretario Ejecutivo y el Administrador en la Secretaria Ejecutiva. Artículo 6. Para el manejo de fondos de caja chica se asigna un importe global de Bs2.000.- (Dos Mil 00/100 Bolivianos), que serán administrados por el funcionario designado para estas funciones. La designación corresponderá al Director de Cada Centro Cultural y al Administrador en el caso de la Secretaria Ejecutiva, esta designación deberá ser por escrito y haciendo conocer al funcionario el contenido del presente reglamento. Artículo 7. Mediante nota escrita el responsable del manejo de los fondos de caja chica presentará los descargos respectivos al Jefe de Administración y Finanzas de cada Centro Cultural y al Administrador en el caso de la Secretaria Ejecutiva, quienes a su vez aprobarán o rechazarán los descargos. La presentación de los descargos para su reposición, se realizará en función a los gastos que se presenten al cabo del mes, teniendo como fecha limite de presentación el día 28 de cada mes. Artículo 8. La rendición de cuentas será respaldada por facturas originales o recibos a nombre de la Fundación Cultural del B.C.B. o de cada Centro Cultural y la reposición de fondos se efectuará por el importe igual a la suma de las adquisiciones realizadas. 2 Artículo 9. La supervisión del manejo de caja chica en cada Centro Cultural estará a cargo del Jefe de Administración y Finanzas y en la Secretaria Ejecutiva a cargo del Administrador. Artículo 10. El administrador y el Auditor Interno de la Fundación Cultural del B.C.B., dentro de sus facultades y programas de trabajo deberán disponer y aplicar las revisiones, arqueos sorpresivos de caja chica y realizar las comprobaciones de las operaciones realizadas con estos fondos. Adicionalmente los Jefes de Administración y Finanzas de cada Centro Cultural efectuaran arqueos sorpresivos periódicos. Artículo 11. En las operaciones con fondos de caja chica queda terminantemente prohibido: a) Comprar con los fondos de caja chica bienes y servicios que de manera periódica debe realizar el Departamento de Administración y Finanzas. b) Comprar material de escritorio, papelería, suministros y otros que existan en los almacenes. c) Prestar dinero a los empelados. d) Entregar fondos sin la constancia escrita y autorizada. 3 e) Realizar el manejo de fondos de caja chica por personal no autorizado. f) Que el responsable del manejo de caja chica delegue estas funciones a otro funcionario. g) Cambiar cheques personales de los empleados o terceros con los fondos de caja chica. h) Cancelar facturas de compras fraccionadas. i) Aceptar facturas o recibos que presenten raspaduras, borrones o enmiendas. Artículo 12. El funcionario que reciba dinero del responsable de caja chica para compras inherentes a la institución, tiene la obligación de presentar su rendición de cuentas documentada en un plazo no mayor a las 48 horas, caso contrario se procederá al cargo inmediato del importe recibido a los haberes del mes siguiente. ELABORADO POR: Administración APROBADO POR: Consejo de Administración FECHA DE VIGENCIA: 14 de mayo de 2002 4