Programa de Sistematización Integral Dirección de Sistemas

PROGRAMA ESTATAL DE SISTEMATIZACIÓN INTEGRAL
I.
INTRODUCCIÓN
La Secretaría de Educación Pública y Cultura, reconoce que los tiempos actuales reclaman
efectividad, rapidez, objetividad, transparencia, optimización de recursos, simplificación de
procesos y procedimientos, y una organización claramente sistematizada e interconectada para
garantizar resultados positivos en tiempos más cortos, que se vean reflejados en la eficiencia y
calidad del servicio educativo.
Por lo que, es propósito de la presente administración, lograr el aprovechamiento de los recursos
con mayor eficiencia y obtener una información oportuna y confiable, apoyándose, para ello, con
el uso de la nueva tecnología que su desarrollo continuo obliga tanto al personal directivo como
docente, a una capacitación más consistente y al aprendizaje de una nueva cultura informática.
En tal virtud, se cumplió con el objetivo de conformar un sistema integral de información que
permita conocer con precisión las necesidades del sistema educativo, con el fin de llevar a cabo
con mayor eficiencia las tareas de planeación, administración, control y evaluación del mismo; a
la vez que coadyuva a la toma de decisiones tendientes a mejorar la prestación de los servicios
educativos.
Lo anterior, se logró con los desarrollos modernos de la informática, que constituye un
instrumento de apoyo, que nos impulsa y agiliza los procesos administrativos de las áreas de
oficinas centrales y regionales de la Secretaría de Educación Pública y Cultura del Estado de
Sinaloa, así como de las jefaturas de sector y zonas escolares.
Hoy, es prioritario hacer de la educación, una invitación a la innovación y al cambio. Los cambios
innovadores tienen que ir a los espacios educativos ya que la tecnología avanzada nos entrega
instrumentos de gran utilidad para la educación. El educando se vuelve más exigente en la
búsqueda del conocimiento, lo que nos lleva a ampliar la infraestructura de medios electrónicos
como apoyo a la educación.
En resumen, se consideró pertinente la capacitación del personal técnico y de sistemas para la
implantación de un sistema integral de información educativa en el estado, cuyas características
más sobresalientes son las siguientes: integral, confiable, oportuno, flexible y relacionable.
Además, se apoyó para la adquisición de equipo y software con sus respectivas licencias de uso,
las cuales complementaron nuestro Programa Estatal de Sistematización Integral.
2.
JUSTIFICACIÓN O ANTECEDENTES
Una de las tareas prioritarias de la actual administración, es la sistematización de los procesos
administrativos y del área educativa que tienen lugar en las actividades que como entidad pública
desarrolla.
Como producto de este propósito, la Secretaría efectuó una reestructuración y reasignación de
funciones. La magnitud de los recursos humanos de esta institución, requiere mayores esfuerzos
en tecnología, capacitación y apoyo administrativo.
De ahí surge la necesidad de realizar un cambio importante y significativo en los procesos
administrativos que se realizaban en la Secretaría de Educación Pública y Cultura. Lo anterior con
la intención de hacer más rápidos eficientes y sustanciales los procesos; para ello se utilizarían
equipos de vanguardia y personal informático de la misma Secretaría. Se creó un grupo de trabajo
el cual determinaría la factibilidad de llevar a cabo dicha iniciativa, el resultado fue positivo y se
autorizó el Programa Estatal de Sistematización. Posteriormente, se hizo una selección del
personal informático de la Secretaría, para integrarlo al equipo que llevaría a cabo el proceso de
sistematización.
Como resultado del análisis previo a la autorización del Programa Estatal de Sistematización
Integral, se obtuvo una visión general de la problemática que se presentaba en ese momento en
la Secretaría y de los factores favorables para el cambio a una nueva forma de trabajo. Entre la
problemática se puede mencionar que la normatividad en algunos casos era de 1981, por lo que
resultaba inoperante; existían bastantes procesos innecesarios; también una gran cantidad de
sistemas aislados que sólo satisfacían parcialmente las necesidades del área en que se
encontraban; una gran cantidad de procesos manuales que aumentaban el tiempo en los
trámites; también, el desaprovechamiento de equipo útil por algunas áreas; la falta de equipo y
equipos obsoletos; áreas desempeñando funciones que no le correspondían; la existencia de
desconfianza en el manejo de la información en algunos casos; inútil repetición de
procedimientos; entre otros.
Entre las fortalezas que se tuvieron, está la concientización del personal involucrado en sistemas
de información de la institución; la disponibilidad total del personal a nivel usuario de las áreas
involucradas en el Programa de Sistematización; todo el personal que participa en el Programa
Estatal de Sistematización Integral de la Dirección de Sistemas e Informática pertenece a la
Institución; se detectaron las áreas que tenían funciones cruzadas y/o duplicadas y el personal
informático que participa en la sistematización se encontraba profesionalmente bien capacitado.
El Programa Estatal de Sistematización Integral consta de tres etapas: la primera, es la
Sistematización de las áreas administrativas; la segunda, el uso de Internet e Intranet en el área
administrativa y educativa; y la tercera, la Sistematización del área educativa. Se logró con este
gran proyecto, la unificación de bases de datos estatales únicas, la conectividad entre el área
administrativa y educativa, procesos más eficientes y rápidos y el otorgar un mejor servicio
administrativo y educativo mediante el uso de nuevas tecnologías.
3.
OBJETIVOS
PROGRAMA ESTATAL DE SISTEMATIZACIÓN INTEGRAL
Objetivos Generales:
Lograr mediante el uso de tecnología de punta, la sistematización integral administrativa;
facilitando las tareas de cada una de las áreas y aprovechando al máximo la información, con el
fin único de ofrecer mejores opciones para aumentar la oportunidad, calidad y relevancia en la
toma de decisiones; obteniendo con ello una más alta imagen institucional y elevando la calidad
del servicio administrativo y educativo.
Interconectar las unidades regionales, zonas escolares, jefaturas de sector y las escuelas, para el
intercambio de información con oficinas centrales. Y aprovechando dicha interconectividad, para el
desarrollo de programas educativos basados en la nueva tecnología y el uso de Internet.
Objetivos específicos:
-
Integrar los sistemas de oficinas centrales de México a los desarrollados por en el
Programa Estatal de Sistematización Integral.
Disminuir costos de operación en el mantenimiento e instalación de equipos
informáticos.
Tener un mayor control de los recursos asignados a la Secretaría.
Mejorar al máximo el aprovechamiento de los equipos de cómputo.
Otorgar equipo de cómputo a las áreas administrativas carentes del mismo.
4.
Dotar estratégica y equitativamente equipos de cómputo a los servicios regionales,
zonas escolares, jefaturas de sector, centros de maestros y escuelas de todo el Estado.
Incrementar la productividad en forma sustancial.
Eliminar en su totalidad procesos innecesarios.
Tener personal informático capaz de resolver problemas técnicos y de sistemas para
disminuir en la medida de lo posible la dependencia de asesorías y servicios externos.
Hacer de la información una mejor herramienta para la toma de decisiones.
Tener la información a tiempo mediante la utilización de los sistemas de información
integrales, para tomar decisiones de manera oportuna.
Permitir el uso de la información a quien la necesita.
Tener seguridad en el resguardo de la información.
Mejorar la planeación educativa mediante el uso de nuevos y mejores sistemas de
información.
Lograr una satisfacción en los puestos.
Elevar la cultura informática del personal de la institucional.
Tener empleados estimulados y que tengan una buena voluntad de servicio.
Cambiar la normatividad de la Secretaría.
Definir manuales de funciones y procedimientos.
Lograr la conectividad educativa (Internet e Intranet).
Reducir el tiempo de recolección y procesamiento de la información estadística de las
escuelas.
Facilitar los trámites de maestros y personal administrativo que no se encuentre en la
capital del Estado.
Consultar, procesar, analizar y emitir información desde los servicios regionales, zonas
escolares, jefaturas de sector, centros de maestros y escuelas.
Contar con la totalidad de licencia de uso de software para cada uno de los equipos
utilizados en el Programa Estatal de Sistematización Integral.
Contar con páginas Web exclusivas de la Secretaría de Educación Pública y Cultura.
ACTIVIDADES
-
-
Realizar supervisiones en los Servicios Regionales, Jefaturas de Sector, Zonas
Escolares, Centros de Maestros y escuelas, para determinar necesidades de equipo de
cómputo.
Seguir capacitando y actualizando al personal del área de soporte técnico.
Realizar un sistema completo en lo referente a la distribución, asignación y gasto del
presupuesto, que facilite las tareas de las áreas encargadas de estos rubros.
Dar capacitación a los usuarios en lo referente al manejo de los nuevos sistemas de
información.
Seguir capacitando y actualizando al personal de sistemas de la Coordinación de
Informática, encargado del desarrollo de sistemas de información.
Cumplir con los tiempos programados en la calendarización de actividades de
sistematización.
Crear grupos de trabajo en la Dirección de Sistemas para que realicen los manuales de
procedimientos.
Crear grupos de trabajo en la Dirección de Sistemas para que realicen los manuales de
funciones de cada una de las áreas de la Secretaría de Educación Pública y Cultura.
Realizar cursos periódicos de capacitación al personal directivo y operativo de la
Secretaría, en lo referente a procesadores de texto, hojas de cálculo e Internet.
Descentralizar los procesos de recolección de Información hacia los Servicios
Regionales.
Capacitar a los responsables de los Servicios Regionales para que coordinen el proceso
de recolección de Información.
Dotar de módulos de información para consulta y trámites administrativos en los
Servicios Regionales.
-
-
-
-
-
5.
Desarrollar y mantener páginas Web.
Adquirir las licencias de uso de Software de Microsoft Windows 2000 Cliente, para cada
una de las estaciones de trabajo que estarán integradas a la red del Programa Estatal
de Sistematización Integral.
Adquirir las licencias de uso de Software de Microsoft Office 2000 para cada una de las
estaciones de trabajo que estarán integradas a la red del Programa Estatal de
Sistematización Integral.
Adquirir las licencias de uso de Software de Antivirus para cada una de las estaciones
de trabajo. (pendiente tipo de antivirus)
Adquirir las licencias de servicio de uso de Software de Microsoft Back Office de cada
uno de los servidores que quedarán integrados al Programa.
Adquirir las licencias de servicio de Microsoft Exchange Server de Back Office para un
completo envío de mensajes y colaboración institucional en cada una de las estaciones
de trabajo que hagan uso del servicio de Internet.
Adquirir las licencias de servicio de Microsoft SQL Server para soluciones escalables y
mensajes de bases de datos y almacenamiento de información en los servidores que
estarán integrados a la red del Programa Estatal de Sistematización Integral.
Adquirir las licencias de servicio de Microsoft Windows NT para cada una de las
estaciones de trabajo que estarán integradas a la red del Programa Estatal de
Sistematización Integral.
PRODUCTOS
De las tres fases que tiene el Programa Estatal de Sistematización Integral, se espera lo siguiente
como productos finales:
Sistematización Administrativa (Finalizada)

Desarrollo, Implementación, Operación y Mantenimiento de los siguientes sistemas de
información:
-
Recursos Materiales,
Recursos Humanos,
Recursos Financieros,
Planeación Educativa y
Control Escolar.
Internet-intranet (En proceso)

Análisis, evaluación, asignación de equipos, conexión y mantenimiento de las
siguientes áreas:
-
Oficinas Administrativas de la Secretaría de Educación Pública y Cultura,
Servicios Regionales,
Jefaturas de Sector,
Centros de Maestros,
Supervisiones escolares,
Normal de Sinaloa y
Escuelas.
Sistematización Educativa (En proceso)

Desarrollo, Implementación, Operación y Mantenimiento de los siguientes sistemas de
información:
-
Educación Inicial,
Educación Preescolar,
Educación Especial,
Educación Primaria,
Educación Secundaria,
Educación Media y Superior y
Sistema BECASIN.
Reporte de Avances Mensuales



Sistematización Administrativa
Internet-Intranet
Sistematización Educativa
Capacitación

El personal que maneja los sistemas de información integrales, está bien capacitado en
lo referente al manejo de los sistemas de información; además, en el uso y resguardo
de los equipos de cómputo.
El personal informático responsable del proceso de sistematización, también está en
condiciones de seguir actualizando los sistemas de información realizados y en posición
de llevar a cabo otros proyectos.
El personal directivo tiene una nueva cultura informática acorde a los cambios en las
tecnológicos informáticas.
El personal docente y alumnos tendrán una visión más amplia en el ambiente
informático y serán participativos en la nueva era de la información.



Hardware



Dotación, instalación y conectividad completa de equipo de cómputo en oficinas
centrales en las áreas que eran susceptibles al proceso de sistematización
administrativa.
Dotación, instalación y conectividad de equipos de cómputo en Servicios Regionales,
Jefaturas de Sector, Centros de Maestros, Supervisiones Escolares y Escuelas.
Dotación, instalación y conectividad de equipos de cómputo en el área educativa que
va a ser susceptible de la sistematización educativa.
Licencias de Software

7.
Tener las licencias de uso de software requerido para los equipos que estarán
conectados a la red computacional del Programa Estatal de Sistematización Integral.
PERFILES
Una gran ventaja del Programa Estatal de Sistematización Integral, es que la el equipo de trabajo
en lo que se refiere al análisis, desarrollo e implementación de los sistemas del área
administrativa y educativa; instalación y mantenimiento de redes computacionales; es la Dirección
de Sistemas e Informática de la Secretaría.
A continuación se presentan algunas de las funciones que cumple el personal adscrito a la
Dirección de Sistemas e Informática:
Del área de sistemas.
Funciones:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Realizar estudios, análisis y recomendaciones de tipo organizativo, motivados por la
implantación de nuevos sistemas de tratamiento de flujos automatizados y tecnologías
de la información.
Elaborar el diseño de las tablas de las bases de datos de los sistemas de información.
Elaborar planes de desarrollo y mantenimiento de sistemas de información a mediano
y largo plazo que satisfagan los objetivos de la Secretaría.
Controlar mediante el uso de técnicas de evaluación y seguimiento de proyectos, el
desarrollo de los mismos, a fin de cumplir las exigencias y necesidades que se
presentan.
Planificar y coordinar el desarrollo de sistemas de información.
Coordinar la implantación y evaluación de sistemas de información a través del uso de
técnicas y metodologías apropiadas.
Preparar y analizar la información requerida de los sistemas a ser automatizados y
realizar el estudio de factibilidad a fin de determinar su posible implantación.
Documentar y entrenar a los usuarios en las aplicaciones desarrolladas.
Controlar y mantener el inventario de software desarrollado en la Secretaría.
Elaborar informes técnicos.
Dirigir y coordinar equipos de trabajo interdisciplinarios que participen en la ejecución
de proyectos computarizados.
Del área de Soporte Técnico:
Funciones:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Planificar la instalación y mantenimiento de los sistemas informáticos, garantizando el
funcionamiento operativo de los mismos de forma ininterrumpida, tanto en el área
administrativa como en el área educativa.
Diseñar las redes de comunicaciones básicas y de servicios avanzados que sean de
interés. Administrar la Red de la Secretaría, los servicios de correo electrónico y
aquellos nuevos que se implanten.
Administrar las redes locales instaladas en los distintos edificios administrativos.
Administrar los sistemas operativos y bases de datos, controlando dispositivos
instalados, supervisando procesos, gestionando autorizaciones de usuarios y
actualizando versiones, todo ello con el objetivo de tener los sistemas
permanentemente optimizados en cuanto a recursos y prestaciones.
Atender las incidencias que planteen los usuarios de redes locales, relacionadas con los
puestos de trabajo microinformáticos y las aplicaciones de gestión ofimática.
Garantizar la seguridad de los sistemas informáticos de la Secretaría, mediante la
adopción de medidas que impidan accesos no autorizados, definición de perfiles en
derechos de acceso, copias de seguridad y planes que permitan asegurar la
confidencialidad, privacidad y protección de datos.
Supervisar las instalaciones donde se ubiquen los sistemas informáticos, procurando
que reúnan las condiciones ambientales idóneas de locales de tratamientos de datos y
controlando su acceso autorizado.
Octubre 2005