El objeto de las siguientes reglas de funcionamiento y conducta

MOTIVACIÓN DE LAS REGLAS
A continuación encontrareis las 10 reglas de funcionamiento y conducta que me
comprometí a elaborar para las reuniones de trabajo ya sean estas Juntas Generales de
Accionistas o Consejos de Administración.
El objetivo de las mismas es que su cumplimiento propicie lo que ya es absolutamente
necesario: que las reuniones sean un campo de trabajo constructivo y dejen de ser, si se
me permite la expresión, un campo de batalla.
Qué duda cabe que las reuniones –y lo digo por propia experiencia y observación de
otros grupos familiares y no familiares- que toman el carácter de campo de batalla
tienen algo de interesante, de divertido o de estimulante para muchos. Si no fuese así, si
nadie les encontrara ningún gusto, no podría explicarse que las reuniones crispadas
fueran tan frecuentes y recurrentes. Así pues, cuando en las reuniones se empiezan a
aplicar reglas constructivas se escuchan comentarios del tipo: “esto es lento”, “esto es
incomodo” o también, “han perdido vida”. Es cierto que pierden la supuesta “vidilla”
que da la crispación y que, al implicar un mayor trabajo de preparación y menor
improvisación por parte de todos, se viven, inicialmente, con incomodidad. Pero hay
que elegir.
Las reglas que he elaborado tienen por objeto atacar el corazón del descarrilamiento de
las reuniones: la personalización.
Para que pueda avanzarse en cualquier reunión deben poder tomarse decisiones sobre
temas/propuestas y no sobre las personas que hablan de los temas o hacen las
propuestas. Las reuniones no deben tener por objeto la puesta en cuestión de la persona
o personas que hablan sino la seriedad, coherencia, necesidad, plausibilidad, eficacia,
etc... de los temas sobre los que decidir. Una propuesta, por rara que pueda resultar
cuando se plantea por su promotor/a o no es nunca ajena al grupo. Y puede ser –y debe
ser- la primera pieza de un pensamiento de todo el grupo que se construye con los
pensamientos contrastados de todos sus miembros.
Es muy importante tener claro este principio: las reuniones de trabajo son de trabajo y
no reuniones para expresar -con la excusa de los temas a tratar- la opinión sobre los
demás. Las reuniones de trabajo son reuniones para construir decisiones –que, en última
instancia, son la síntesis de los pensamientos de los participantes.
Además de las reglas que aquí se exponen es necesario también señalar que estas reglas
no son perfectas como ninguna creación humana lo es. Pero son coherentes con el
objetivo propuesto: hacer posible el trabajo y contener al máximo los impulsos
reactivos. Para que estas reglas funcionen es necesario que haya un compromiso
explicito por parte de todos a aceptarlas, de aceptar las decisiones del
moderador/coordinador cuando las haga respetar y aceptar que, a veces se gana y otras
se pierde.
LAS REGLAS
En cualquier reunión de trabajo hay un elemento DE BASE sin el el cual no tiene
sentido la reunión::el tema o propuesta. Y luego hay tres momentos: El orden del día,
el debate y la decisión.
He desarrollado las reglas teniendo en cuenta el elemento sustancial y los tres
momentos.
Del tema(s) o la Propuesta(s) por la que la(s) reunión se hace.
Regla 1
Un tema o una propuesta es cualquier cosa, tanto un estudio, como un nombramiento,
como un cambio, como una declaración…- que alguien de vosotros debe presentar al
moderador en forma escrita.
¿Porque por escrito? Porque, finalmente, cualquier propuesta que se apruebe acaba
siendo un escrito: dos líneas o diez, da igual. Y tiene que ser por escrito porque
organiza el pensamiento, obliga a ser conciso y lógico. Y porque, antes de ser
presentada a la reunión y debatida deberá ser repartida a todos los demás para que
hayan podido pensar en ella. Hay que terminar con ese habito de llegar a la reunión en
blanco o habiendo recibido un informe imposible.
Regla 2
La propuesta o el tema, por tanto, es un texto que debe responder, de la forma que crea
conveniente su promotor/a a las siguientes preguntas ¿Qué? ¿Para qué? ¿Porque?
¿Como se hará? ¿Cuándo se hará?
En el anexo hay un ejemplo que ilustra esto por si no ha quedado claro.
Del Orden del día de la reunión
Regla 3.
El orden del día de cualquier reunión es el conjunto de temas/propuestas que se
debatirán y decidirán. Para confeccionar el orden del día, cada uno o una de vosotros
que tenga propuestas que quiera que se estudien y se aprueben deberá mandarlas al
coordinador/moderador 1 mes antes de la reunión –que tendrá una fecha fijada conocida
por todos.El coordinador/moderador, a medida que las vaya recibiendo, confeccionará
una lista de los temas/propuestas recibidos que hará publica a todos sin mencionar quien
es el autor de cada una. Esta lista la mandará a todos para que cada cual la devuelva
habiendo puntuado del 1 al 3 a cada propuesta de la lista. Las tres o cuatro propuestas
con más puntos serán las que irán al orden del día de la reunión. Habrá tres o cuatro –o
puede llegar a haber mas, dependiendo del tiempo que se destine. El coordinador debe
señalar a los promotores/as cuando el tema o propuesta no cumpla con las reglas 1 y 2
para que los adapten. Si a pesar de sus consideraciones no se subsanan pondrá los temas
en la lista para su valoración por parte de todos pero haciendo constar sus
observaciones.
Si, por ahora, destinamos 2 horas a estas reuniones, trabajaremos con tres y una cuarta
puede introducirla el coordinador/moderador a su buen criterio si ve que es posible o
necesario. ¿Que pasa con los temas que queden fuera? Si hay, supongamos, 7
propuestas, irán a la reunión solo las tres que hayan recibido más preferencias de
todos. Si hay un tema muy urgente, a consideración del coordinador, se incluirá como
4º tema. Los temas que no vayan a la reunión no desaparecerán sino que podrán volver
a entrar en la lista para la próxima reunión. Y si obtienen preferencias suficientes
entraran y si no seguirán a la espera.
Regla 4.
Se dará a conocer a todos el orden del día de las propuestas a tratar y el moderador
asignará el tiempo para la exposición y debate de cada una de las propuestas. En ese
momento, en el orden del día definitivo se hará constar quien presentará la
argumentación de cada propuesta. Esta presentación puede ser realizada por quien ha
sido su promotor/a o por una persona que ese promotor/a considere que lo expondrá
mejor.
Regla 5
Durante el tiempo en que se haga la exposición nadie, bajo ningún concepto, excepto
el/la presentador/a o de la propuesta, podrá interrumpir la presentación. Tambien lo
podra hacer el moderador para recordarle el timepo de que dispone.
Del Debate de las propuestas
Una vez se haya realizado la exposición/presentación de la propuesta aportando todos
los argumentos empezará un tiempo para el debate y las preguntas que permitan
mejorar la calidad de comprensión de la misma y, por lo tanto, que permitan tomar una
decisión fundamentada. Este debate seguirá las siguientes reglas cuyo objetivo, también,
es que no haya la posibilidad de caer en las opiniones personales.
Regla 6.
Una vez que el/la promotora de la propuesta haya terminado su exposición abandonará
la sala para que los demás miembros puedan comentar entre ellos sus opiniones. Será
una conversación informal. El grupo no debe tomar ninguna decisión colectiva. Se
puede hablar de dos en dos, de tres en tres, no hablar…. De esta conversación informal
deberán salir tres preguntas que será el moderador quien las pedirá y aceptará o no y
quien las planteará al promotor/a para que las responda. Las preguntas, por tanto, no
tendrán autor. El moderador podrá rechazar preguntas que a su criterio no entren en el
tema sino en cuestiones personales. Se podrán formular un máximo de 4 preguntas. El
moderador instará a formular estas preguntas pasado un tiempo.
Regla 7.
El presentador/a responderá a las preguntas durante el tiempo asignado. Terminada su
respuesta podrá decidir si su propuesta o tema la pone a votación, la retira para
repensarla o pospone su votación para la siguiente reunión (quizás con una
reformulación)
Regla 8.
Toda propuesta será puesta a votación secreta. No habrá votaciones mano alzada. La
propuesta que obtenga 6 votos quedará aprobada.
.
Regla 9.
Si uno de los miembros del grupo miembro considera que debe tener mas tiempo para
pensar su posición, la votación sobre la propuesta no se realizara ese día y se enviará a
la siguiente reunión. Pero en la siguiente reunión se votará sin más dilación. Este
miembro puede, si quiere, decir porque desea tener más tiempo para pensarse su
decisión.
Regla 10
Las reuniones empezaran y acabaran puntualmente a la hora anunciada en la
convocatoria.
Comentario Final
A estas diez reglas –que como cualquier conjunto de reglas nuevas- hay que darles su
oportunidad. Tenéis que darles la oportunidad respetándolas en la medida de lo posible
y aceptando el rol del coordinador/moderador durante 7 reuniones. Finalizadas,
evaluaremos sus efectos y resultados y veremos que se puede mejorar. Pero hasta ese
momento se respetaran sin modificar y será mi función recordar el compromiso de su
respeto.
Desde luego, todas estas reuniones con unas nuevas reglas se sostendrán solo si los
acuerdos que se adopten son aplicados con diligencia y lealtad por parte quienes los
tengan que ejecutar.