Contabilidad gubernamental de Colombia

RECORDEMOS EL PASO POR LA CONTABILIDAD
COMERCIAL
LA CUENTA Y SUS ELEMENTOS
Conceptos:
Es el formato en el que se registran en forma CLARA,
ORDENADA yCOMPRENSIBLE los aumentos o las disminuciones
que sufre un valor del Activo,Pasivo, Patrimonio, Ingreso o gasto,
después de realizado un hecho económico uoperación.
• Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada y
cronológica las operaciones que diariamente realiza un ente
económico y muestra el saldo.
• Cuenta
es un termino usado en contabilidad para designar
derechos, obligaciones, y resultados; en ella se hacen registros
sistemáticos y análogos quepermiten la interpretación de las
operaciones de una empresa.REPRESENTACION DE LA CUENTA:
La cuenta puede representarse de variasformas, lo importante es
que permita conocer los aumentos o disminuciones y queposibilite
determinar fácilmente el saldo o diferencia.En su sentido formal, la
cuenta se representa mediante la letra
T, y se denominacuenta T
La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta
tiene un lado débitoy lado crédito, que cada cuenta tiene la
capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así elprincipio de la partida
doble,
según
el
cual,
en
toda
contabilización
de
una
operación,siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una
que recibe. La cuenta T la podemos definir como la representación
gráfica de la cuenta contablecon sus diferentes elementos. Esta se
compone de los siguientes elementos:
1. Código y nombre o denominación de la cuenta
2. El lado izquierdo: se conoce Como débito o debe
3. El lado derecho: se conoce como crédito o haber
4. Sus movimientos débitos y crédito
5. Diferencia o saldo: Es el resultado entre los dos lados y este
puede ser débito o crédito.
1110 BANCO (1)
DEBITO (2)
CREDITO (3)
700.000
200.000
600.000
800.000
4
580.000
460.000
1.880.000 1.460.000
5) 420.000
Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran por
un
lado
y
lasdisminuciones
o
reducciones
en
el
lado
opuesto.Convencionalmente, en el sistema de contabilidad por
partida doble, y según laubicación de las cuentas en el
balance general, el lado débito de la cuenta se utilizapara
registrar los aumentos en activos y las disminuciones en
pasivos y patrimonio; p o r c o n t r a p o s i c i ó n e n e l l a d o
crédito
se
registran
los
incrementos
en
p a s i v o s y patrimonio, y las disminuciones en activos. Lo que
quiere decir que las cuentas según su naturaleza se clasifican
en Débito y Crédito.
ACTIVOS (1)
DEBITO
CREDITO
+
-
Aumenta
Disminuye
PASIVOS (2)
DEBITO
CREDITO
+
-
Aumenta
Disminuye
PATRIMONIO (3)
DEBITO
CREDITO
+
-
Aumenta
Disminuye
INGRESOS (4)
DEBITO
CREDITO
+
-
Aumenta
Disminuye
GASTOS (5)
DEBITO
+
CREDITO
-
Aumenta
Disminuye
COSTOS DE VENTAS (6)
DEBITO
+
Aumenta
CREDITO
Disminuye
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
Las cuentas se clasifican: (1) reales o de balances, (2) nominales o
de resultado y (3) cuentas de orden o de memorando.
Cuentas reales o de Balance:
Son aquellas que representan bienes, derechos u obligaciones de la
empresa, determinando su patrimonio. También puede afirmarse
que son aquellas que forman parte de la ecuación contable, tiene
duración permanente y su saldo siempre representa un valor
tangible.
Se subdividen en cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio.
•
Son cuentas del activo: caja, bancos, deudores, inventarios
de mercancías maquinaria y equipo, construcciones y
edificaciones, entre otras.
•
Son cuentas del pasivo: obligaciones financieras, cuentas
por pagar, proveedores, IVA, retención en la fuente, entre
otras.
•
Son cuentas del patrimonio: capital social, reservas,
utilidades, pérdidas, entre otras.
Cuentas Nominales o de Resultado
Son las que tienen su origen en las operaciones del negocio,
determinando aumentos o disminuciones en patrimonio en razón de
utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio contable.
Se denominan también transitorias por que su duración llega hasta
las terminación de cada ciclo contable, momento en que debe
cancelarse o saldarse.
A este grupo pertenecen los ingresos operacionales, los gastos
operacionales de administración o de venta, etc.
También son de este grupo las cuentas de costos de venta o
fabricación, los ingresos no operacionales y los gastos no
operacionales.
•
Son cuentas de ingreso: comercio al por mayor y al por
menor, las devoluciones en ventas, arrendamientos, otras
ventas, servicios, entre otras.
•
Son cuentas de gastos: gasto de personal, impuestos,
financieros, depreciación, honorarios, servicios, entre otras.
•
Son cuentas de costo: las compras de mercancías, las
devoluciones en compras, comercio al por mayor y al por
menor, entre otras.
Cuentas de orden o de memorando
Son aquellas que figuran en el balance general pero representan
bienes de propiedad de terceros que con intervención de la
empresa prestan servicios especiales, como mercancías recibidas
en consignación, valores en custodia, entre otras.
PLAN UNICO DE CUENTAS
Con el fin de tener un registro uniforme de las operaciones
económicas realizadas por los comerciantes, transparencia de la
información contable y lograr una mayor claridad y confiabilidad al
evaluar la situación y evolución de los diferentes sectores
económicos, en Colombia opera el plan único de cuentas (PUC)
para comerciantes, que es obligatoria aplicación desde 1995 para
todas las personas naturales u jurídicas a llevar contabilidad.
Inicialmente establecido con el decreto 2195 de 1992, al PUC se le
han efectuado varias modificaciones reglamentadas por los
decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997.
La estructura del PUC es:
•
catalogo de cuentas.
•
Descripciones.
•
Dinámicas.
Catalogo de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada
de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas
correspondientes a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,
gastos, costo de ventas, costo de producción y cuentas de orden,
identificadas con un código numérico.
Su codificación estructurada con base en niveles así:
El primer digito indica la
Clase
Los dos primeros dígitos indican el
Grupo
Los cuatro primeros dígitos indican la
Cuenta
Los seis primeros dígitos indican la
Subcuenta
A partir del séptimo digito indica
Auxiliares
ESTADOS FINANCIEROS
Son los informes que aparecen en las empresas al final de cada
período contable, con el fin de comunicar de manera resumida las
actividades operativas, la situación financiera y los cambios en la
posición financiera. Sirven como elemento de base para la toma de
decisiones financieros del ente económico.
Los estados financieros básicos son:
El balance general
El estado de resultado
El estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en la situación financiera
El estado de flujo de efectivo
Los estados financieros se deben de presentar con notas
aclaratorias a los mismos.
En contabilidad II será objeto de estudio el Balance General y el
Estado de Resultado.
BALANCE GENERAL:
La ecuación contable fue tratada en contabilidad I, pero recordemos
que ésta muestra valores diferentes cada vez que la empresa
realiza una transacción. Sin embargo, la información contable debe
comunicarse mediante el uso de cuentas para que el lector de los
Estados financieros pueda conocer de manera clara la situación de
la empresa, a una fecha determinada.
ACTIVO
BALANCE GENERAL
PASIVO
PATRIMONIO
El balance general debe elaborarse al menos una vez al año,
coincidiendo con el último día del año calendario; pero para uso
administrativo, se suele preparar para períodos más cortos:
mensual, trimestral o semestral. Este estado cumple con dos
propósitos esenciales: Ofrecer a los usuarios información financiera,
sobre la organización, y servir como elemento de base para la toma
de decisiones financieras en el mundo interno de la organización.
El administrador de una empresa tendrá dificultades para evaluar la
información contable si el balance general se presenta en forma
desordenada, así mismo a un analista de créditos se le dificultaría
su labor si los balances que tuviera que examinar obedecieran a
criterios
de presentación arbitraria
por parte del solicitante. Lo
anterior
se
obvia
mediante
un
modelo
estandarizado
de
presentación que permite ahorrar tiempo y dar uniformidad a la
elaboración de este estado. Por estas razones se ha
se ha
aceptado la estructuración de un balance general, mediante
agrupación de cuentas que presentan características similares.
Los activos se clasifican en dos grandes
categorías:
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
ACTIVO NO CORRIENTE
LOS ACTIVO CORRIENTE: Comprende el efectivo y todas
aquellas partidas que pueden convertirse en efectivo, consumirse o
venderse en un plazo no mayor a un año. Los activos corrientes se
ordenan en el balance de acuerdo con su liquidez.
Caja: Muestra el dinero efectivo y en cheque disponible.
Bancos: Muestra el valor del efectivo en cuentas corrientes y
cuentas de ahorro.
Deudores: Representa el valor que adeuda a la empresa los
clientes, empleados, socios y determina el valor nominal de los
documentos y deudas a favor de la empresa.
Inversiones Temporales: Representa los dineros colocados por la
compañía en títulos valores, como bonos, certificado de deposito a
término, certificado de reembolso tributario, etc.
Inventarios: muestra los valores al costo de compra o de
producción de los inventarios de mercancías, materias primas,
productos en proceso y productos terminados.
Gastos pagados por anticipado: Corresponde las erogaciones
hechas por anticipado para pago de seguro, arrendamiento,
mantenimiento, intereses, etc.
LOS ACTIVOS NO CORRIENTES: Hacen referencia a los recursos
convertibles en efectivo en un plazo mayor a un año.
Propiedades planta y equipo: También denominados activos fijos,
comprenden aquellos artículos de naturaleza permanente, que se
utilizan en las operaciones de la empresa y que no están
disponibles para la venta.
Los activos fijos se clasifican en:
Tangibles: Terrenos, equipos, vehículos y recursos naturales
Intangibles: Patentes, derechos de autor y crédito mercantil o good
will.
Para algunos activos fijos, como vehículos y edificios, se utiliza una
cuneta que disminuye su costo, a través del tiempo, denominada
depreciación acumulada.
Esta partida tiene como objetivo determinar el valor en libros del
activo fijo así:
VALOR EN LIBROS = COSTO - DEPRECIACIÓN ACUMULADA
Los cargos diferidos son desembolsos efectuados de los cuales se
espera beneficio durante varios períodos pero que se debe
amortizar en una vida útil estimada. Los cargos diferidos son costos
y gastos de preoperaciones, costos de investigación y desarrollo.
LOS PASIVOS: Son los aportes de terceros, en efectivo o en
especie, que representan las deudas que deben pagarse a favor de
quienes otorgan el préstamo. En el balance general se tiene en
cuenta el orden de requerimiento de pago de las cuentas de
manera que las deudas inmediatamente exigibles se relacionan
inicialmente, y las que poseen un mayor plazo después.
Los pasivos se clasifican en pasivo corriente y pasivo alargo
plazo.
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
PASIVO ALARGO PLAZO
Los
pasivos corrientes: Son las obligaciones que deben
cancelarse en un plazo máximo de un año.
Sobregiros bancarios: Son créditos automáticos otorgados por los
bancos y descontados de la respectiva cuenta bancaria.
Obligaciones Financieras: Son los créditos otorgados por el banco
a corto plazo.
Cuentas por pagar: El saldo muestra el valor de los créditos no
respaldados por un documento en particular, originados por la
compra de bienes o servicios y muestra el valor de los documentos
girados por la empresa a terceros, tales como letras, pagarés, con
el propósito de respaldar una deuda.
Obligaciones laborales : Determina el valor de las prestaciones
sociales a corto plazo: intereses sobre cesantías, prima de
servicios, vacaciones.
Impuesto gravámenes y tasas: Corresponde al valor de los
impuestos estimados por concepto de renta y complementarios,
impuesto a las ventas, que la compañía debe cancelar al Estado.
Pasivos diferidos: Están representados por ingresos recibidos por
anticipado por la empresa como: arrendamientos, intereses,
honorarios recibidos por anticipado.
LOS PASIVOS A LARGO PLAZO: Agrupa las obligaciones a cargo
de la empresa cancelables en un período mayor a un año como:
Obligaciones financieras
Cesantías consolidadas
EL PATRIMONIO: Depende como este constituida legalmente la
empresa.
específicas
Cada
tipo
de
sociedad
presenta
características
que deben tenerse en cuenta en el momento de
organizar las partidas que conforman el patrimonio.
Algunas de las diferencias de la estructura del patrimonio son:
Sociedades de Personas: El capital de la empresa esta
representado por aportes de los socios, la distribución de utilidades
se denomina participación.
Sociedades de capital: El capital de la empresa esta representado
por acciones de igual valor, la distribución de utilidades se
denomina dividendos.
Capital
ESTAS SON ALGUNAS CUENTAS
Ganancia o pérdida
acumulada
QUE CONFORMAN EL PATRIMONIO
Revalorizaciónes
Reservas
ESTADO DE RESULTADOS
Al igual que el balance general, el estado de resultados se
considera como una herramienta financiera más útil para evaluar la
gestión económica realizada por la empresa, y sirve como
orientador en la toma de decisiones. Su presentación varía de la
actividad económica de la empresa.
El Estado de Resultado resume las transacciones correspondientes
a los ingresos y egresos que tiene lugar en un período, buscando
determinar la ganancia o pérdida que el negocio obtuvo en la
actividad desarrollada en la empresa.
La presentación de las partidas en el estado de resultados se inicia
con los ingresos provenientes de las venta se bienes o servicios, de
las cuales se deduce los costos y gastos de administración y venta,
obteniendo la utilidad o pérdida operacional. Adicionalmente, en el
Estado de Resultados se presentan partidas de ingresos y egresos
diferentes a la operación del negocio, conocidos como ingresos y
egresos no operacionales.
A la utilidad operacional se le adicionan estas partidas y se obtiene
la utilidad neta del período.
Finalmente de esta utilidad debe estimarse la provisión para
impuestos de renta, y obtenemos la utilidad liquida, para de allí,
hallar las reservas correspondientes y obtener así la utilidad del
período.
EJERCICIO MODELO
Esta información fue suministrada a diciembre 31 de 2006. De la empresa
Aluminios del Quindío Ltda.
Ingresos Financiero
$428.000
Ingresos Recibidos por anticipado
810.000
Caja
549.100
Clientes
1.290.000
Cuentas por cobrar a Trabajadores
840.000
Provisiones
43.100
Equipo de Oficina
600.000
Flota y equipo de Transporte
5.800.000
Depreciación Acumulada
890.000
Gastos Pagados por Anticipado
420.000
Bancos Nacionales
163.000
Proveedores Nacionales
540.000
Aportes Sociales
¿
Impuesto sobre las Ventas por Pagar
70.000
Bancos
2.360.000
Mercancías No Fabricadas por la Empresa 3.500.000
Comercio al Por mayor y al Por menor
4.240.000
Compra de Mercancías
1.750.000
Gastos Diversos
480.000
Gastos de Personal
1.480.000
APLICANDO LA FORMULA PATRIMONIAL REALICE EL ANTEIRIOR
EJERCICIO, TENGA EN CUENTA QUE UNICAMENTE SE UTILIZAN LAS
CUENTAS DE BALANCE (ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO)
SE PIDE ENCONTRAR EL PATRIMONIO Y LUEGO LA FORMULA
GENENRAL.-
VIII BIBLIOGRAFIA
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Contadores
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Conceptos Contables –
Normas
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Contabilidad
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Contabilidad la base para las decisiones Comerciales.
MATILDE MANTILLA
DE FORERO, Contabilidad II, Modulo
Universidad Industrial de Santander.
Consultas en Internet. www.mintrabajo.gov.co
www.legis.com.co/nuevo/
www.gestiopolis.com