Contabilidad general y de costes
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Instituto Politécnico Nacional Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos No.14 Luis Enrique Erro Soler tesina: examen general por área de conocimiento Junio 2003 INTRODUCCIÓN: ÍNDICE Capitulo I . Contabilidad General • Concepto de contabilidad • Finalidad e importancia de la contabilidad • Principales usuarios de la contabilidad • Ciclo económico de una empresa comercial • Bienes y derechos, obligaciones y patrimonio • Estados financieros • La cuenta • Método de inventarios perpetuos • Método Analítico o pormenorizado • Depreciación y amortización • Créditos mercantiles • Asientos de actualización • Fondo fijo de caja • Sistemas tabulares • Conciliaciones bancarias Capitulo II . Contabilidad de Costos • Concepto y objetivos de la de contabilidad de costos • Relación existente entre la contabilidad general y la Contabilidad de costos • Cuentas básicas de la contabilidad de costos • Elementos del Estado de Costos de Producción y Venta • Elementos del Costo • Costo Primo • Cargos indirectos • Regímenes de producción Capitulo III . Aspectos fiscales • Ley del ISR • Ley del IVA • Ley del seguro social Capitulo IV . Administración Financiera 1 • Finanzas publicas en México • Presupuestos • Punto de equilibrio • Estado de origen y aplicación de los recursos • Flujos operativos, de inversión y de financiamiento Capitulo V . Nociones de auditoria • Concepto e importancia de la auditoria • Tipos de auditoria • Procedimientos de la auditoria • Normas de auditoria • Concepto de dictamen y su finalidad • Control interno • Planeación de la auditoria • Supervisión de la auditoria Capitulo VI . Paquetería Contable • Aspel COI • Aspel SAE • Aspel NOI Capitulo I . Contabilidad General Concepto de contabilidad Desde el aspecto contable la contabilidad se define como la técnica constituida por los métodos, procedimientos e instrumentos, aplicables para llevar a cabo el registro, clasificación y resumen de los efectos financieros que provocan las operaciones que realiza la empresa, con el objeto de obtener la información necesaria para elaborar estados financieros. Pero también tenemos el aspecto fiscal que nos da el concepto de contabilidad en el articulo 28, fracción III, párrafo cuarto del Código Fiscal de la Federación. Dicho articulo marca los siguiente; la contabilidad se integra por los sistemas y registros contables, por registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales. Finalidad e importancia de la contabilidad La finalidad e importancia de la contabilidad consiste en: • El registro, clasificación y resumen de todas y cada una de la operaciones que realicen la empresa, que tengan efectos financieros. • Obtención de información financiera; relativa a la situación de la empresa, los resultados de sus operaciones y otros aspectos financieros. • Elaboración de los estados financieros: Balance General, en el que se presenta la situación financiera; Estado de Resultados, en el que se muestra el resultado de las operaciones realizadas y Otros, en los que se describen diferentes aspectos de carácter financiero. Principales usuarios de la contabilidad 2 Los principales usuarios de la contabilidad son las siguientes: Los Inversionistas, ya que estas personas son las que aportan de alguna manera el capital hay que asegurarlos de que hacen una buena inversión; el Estado, ya que le interesa que sobre la utilidad que se obtenga en la empresa se le otorgue cierta cantidad; Instituciones de crédito, ya que estas deben de hacer un estudio a fondo para que los créditos que nos llegasen a otorgar tengan un suficiente respaldo; Acreedores, para que de esta forma nos puedan hacer ventas con la seguridad de un suficiente respaldo en caso de morosidad; y por ultimo a los Trabajadores, ya que sobre la utilidad que tenga la empresa se les otorga las llamadas utilidades. Ciclo economico de una empresa comercial La empresa comercial interviene en las relaciones económicas, simplemente como demandante y oferente de bienes y servicios económicos, es decir, compra y vende mercancías; estas operaciones pueden ser realizadas tanto mediante pagos y cobros al contado, como mediante la obtención y el otorgamiento del crédito. El ciclo económico de una empresa comercial puede ser representado gráficamente de la siguiente manera: Bienes Y derechos, obligaciones y patrimonio Primero se definirá cada uno de los conceptos: BIENES Y DERECHOS: Comúnmente llamado Activo, que es el total de recursos de que dispone la empresa para llevar a cabo sus operaciones; total que se forma con las aportaciones de sus propietarios y con los recursos obtenidos en prestamos de personas ajenas a la empresa. OBLIGACIONES: También llamado pasivo, total de deuda contraídas por la empresa, es decir, representa las obligaciones que tiene la empresa de pagar los importes monetarios correspondientes a recursos obtenidos de personas ajenas. PATRIMONIO: O Capital Contable; Esta expresión es empleada para referir la suma de las aportaciones de los propietarios modificada por los resultados de operación de la empresa, es decir, es el capital social mas la utilidad o menos la pérdida. ALGUNOS EJEMPLOS DE CADA UNA DE LAS DEFINICIONES ANTERIORES: Bienes y derechos: Obligaciones: Patrimonio: estados financieros Son los documentos contables de una empresa que nos muestran su situación financiera, la capacidad de pago a una fecha determinada, pasada, presente o futura; o bien el resultado de las operaciones obtenidas en un periodo determinado; en situaciones normales o especiales. Para ello se debe realizar un análisis con el cual puedan interpretarse las cifras que cada estado muestra. La fuente de información para elaborar los estados financieros viene del saldo que arrojan las cuentas de mayor del balance general y de resultados. CLASIFICACION DE LOS ESTADOS 3 • Por su importancia ♦ Básicos ◊ Balance general ◊ Estado de perdidas y ganancias ◊ Estado de origen y aplicación de recursos ♦ Secundarios • Estado de movimientos de cuentas de superávit • Estado de movimientos de cuentas de déficit • Estado de movimientos de cuentas de capital contable • Estado detallado de cuentas por cobrar • Por su información • Normales • Especiales ♦ Estado de liquidación ♦ Estado de fusión ♦ Estado de transformación • Por su fecha o periodo • Estáticos • Balance general • Estado detallado de cuentas por cobrar • Estado detallado del activo fijo tangible • Dinámicos ♦ Estado de perdidas y ganancias ♦ Estado del costo de ventas neto ♦ Estado del costo de producción ♦ Estado analítico de costo de ventas • Estáticos − dinámicos • Estado comparativo de cuentas por cobrar y ventas • Estado comparativo de cuentas por pagar y compras • Dinámico − estático • Estado comparativo de ingreso y activo fijo • Estado comparativo de utilidades y capital contable • Por su grado de información ♦ Sintéticos ♦ Detallados • Por su presentación • Simples • Comparativos 4 • Por su formalidad • Descriptivos • Numéricos • Por la naturaleza de sus cifras • Históricos o reales • Actuales • Proyectados • Estado de situación financiera o Balance General Una que se tiene ya definido lo que son los estado financieros y una clasificación en la cual se ubica el estado de situación financiera; entonces podemos decir que el Estado de Situación Financiera o Balance General es aquel documento contable que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. Se compone de tres elementos: ACTIVO ( Todo lo que tiene la entidad mas lo que le deben ) PASIVO ( Todo lo que adeuda la empresa ) CAPITAL ( Diferencia entre el activo y el capital ) La distribución de los elementos que integran al balance general indicando la igualdad entre el activo y la suma del pasivo mas el capital contable en forma horizontal, ha hecho que el balance presentado adoptando sus elementos esta distribución, se le denomine balance general en forma de cuenta. A=P+CCóP=A−CCóCC=A−P Es representado y conocido con dos diferentes formas; en forma de cuenta, quedando del lado izquierdo el activo y del derecho el pasivo y capital contable, y en forma de reporte, donde al principio esta el activo, le sigue el pasivo, y por ultimo encontramos al capital contable. El total del activo debe ser, invariablemente, igual a la suma del pasivo mas el capital contable; consecuentemente, en toda operación que realice la empresa deben identificarse efectos d aumento y disminución compensados sobre los términos de igualdad. Estas compensaciones pueden representarse entre conceptos de diferentes elementos del balance o entre concepto de un mismo elemento, pero manteniéndose siempre la igualdad entre el importe del primer termino y del segundo. • Estado de resultados Es el documento contable que muestra los ingresos y egresos, así como la utilidad o perdida alcanzada en un periodo determinado su estructura tradicional es la siguiente: ESTADO DE RESULTADOS Ventas (−) Costo de ventas (=) Utilidad bruta 5 (−) Gastos de administración (−) Gastos de venta (=) Utilidad o perdida de operación (+) Otros productos (−) Otros gastos (=) Utilidad neta Este estado nos permite apreciar el resultado final del ejercicio y conocer en condiciones generales como se llego al mismo aprovechando dicha información en la toma de decisiones. La fuente de información de este estado se toma a base de los movimientos de las cuentas de resultados. La cuenta Cuenta es el registro en el que, ordenada y sistemáticamente, se lleva a cabo el relato y computo de los aumentos y disminuciones que sufre cada concepto afectado por las operaciones que realiza la empresa. La finalidad de la cuenta es la aplicación correcta del principio de igualdad entre el activo, pasivo y capital contable; esta igualdad estará basada en el correcto cargo y abono. Método de inventarios perpetuos Este sistema es el mas completo por cuanto se refiere al control de las operaciones practicadas con mercancías, y presenta como ventaja fundamental sobre el sistema analítico que en virtud de registrarse en cada venta que se realiza el costo a que fueron adquiridas las mercancías entregadas en venta y la correlativa disminución de las existentes en la empresa, es posible conocer en todo momento: • El importe de importe de las mercancías existentes en el almacén • El costo de la mercancía vendida • El importe de ingresos netos por ventas • La utilidad o perdida bruta Las cuentas que integran al método de inventarios perpetuos son únicamente tres: almacén, costo de ventas y ventas. METODOS DE VALUACIÓN Este control se lleva a cabo mediante registros particulares de cada tipo de mercancías, lo cual resulta laborioso y es considerado como desventaja del sistema de inventarios perpetuos, sobre todo si se trata de empresas que manejan un gran numero de diferentes tipos de artículos. Las dificultades empiezan cuando en un mismo tipo de mercancía s adquirido con diferentes costos es por eso que existen 3 métodos para valuar las mercancías debido a las diferencias de costos. • PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS Este método consiste en considerar como costo de las mercancías vendidas, el costo de la adquisición del lote 6 menos reciente hasta agotarlo y solo después el costo del lote mas reciente. Este método es identificado comúnmente por las siglas PEPS. • ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS Este método consiste en considerar como costo de las mercancías vendidas, el costo de adquisición del lote mas reciente hasta agotarlo y solo después el costo del lote menos reciente. Este método es identificado comúnmente por las siglas UEPS. • PRECIOS PROMEDIOS Este método consiste en considerar como costo de la mercancía vendida, el importe que resulte como promedio de los costos de adquisición de los lotes comprados a diferentes costos. Este método es identificado comúnmente con las siglas PP. Método analítico o pormenorizado Se basa en el análisis de las operaciones efectuadas con las mercancías. Por lo que la identificación y separación de los conceptos afectados por las operaciones practicadas con mercancías, constituye la base del sistema analítico o pormenorizado. El sistema consiste ene l establecimiento de una de las cuentas por cada concepto afectado por las operaciones realizadas directamente con mercancías, para llevar a cabo el control de sus aumentos y disminuciones. De ahí que el sistema se integra con tantas cuentas como conceptos se afecten en la realización de estas operaciones: Inventarios Compras Gastos sobre compras Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Bonificaciones sobre compras Descuentas sobre compras Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Bonificaciones sobre ventas Descuentos sobre ventas 7 Depreciación y AMORTIZACIÓN Debido al uso y al transcurso del tiempo, algunos bienes sufren una disminución en su valor o precio, a esta disminución se le llama depreciación y debe ser contabilizada mediante asientos de actualización. La amortización denota la extinción gradual de una activo, de un pasivo o de una cuenta nominal, por medio de la división de su importe en cantidades periódicas durante el tiempo de su existencia o de aquel en que sus beneficios son aprovechados. La amortización se causa por el transcurso del tiempo y se computa sobre la base del tiempo o de las unidades de producción. Por ejemplo: la perdida de una posesión o del uso de ciertas cosas, tale como la amortización de un patente, de los descuentos y gastos en emisiones de bonos, los guantes pagados por un traspaso, el importe de las instalaciones y mejoras que queden a beneficio del arrendador de un local a la terminación del contrato respectivo, el costo de cierta maquinaria empleada en la minería, cuya vida probable es superior al tiempo en que se producirán los minerales y por lo tanto tiene que abandonarse al terminar las operaciones productivas, etc. Crédito MERCANTIL Es la cantidad que se paga por el traspaso de una empresa, además del capital liquido que arroje el balance general formado n la fecha de la operación, y la cual se entrega en la compensación de la reputación o del crédito adquiridos por ella, ya sea en atención al lugar que ocupa, a su clientela, a la cantidad de sus productos, a sus marcas de fabrica, a su nombre comercial, a la importancia de sus negocios, a la de sus utilidades o a cualquier otra razón análoga. Asientos de actualización Son asientos de actualización los que se hacen con el fin de ajustar algunas cuentas que no muestran saldos exactos o actuales en la fecha en que se vayan a formular el estado de perdidas y ganancias y el balance general. También se utilizan estos asientos para efectuar algunos traspasos de los saldos que arrojan ciertas cuentas usadas para el registro de las mercancías en el sistema Analítico, así como para saldar algunas de estas cuentas. Los asientos de actualización se hacen en el diario después de haber formulado la balanza de comprobación, con el propósito de regularizar o ajustar los saldos de las cuentas lo mas que sea posible a la realidad y que los estados financieros muestren, de esta manera valores exactos. AJUSTES DE ALGUNAS CUENTAS DE ACTIVO Caja La cuenta de caja arroja un saldo pero este debe de ser comprobado mediante un arqueo de caja, que consiste en el recuento del dinero que existe en caja, y cuyo resultado debe ser igual a la cantidad que dicha cuenta muestra en su saldo en los libros de contabilidad. En el caso de que la cantidad de dinero fuera mayor que lo que el saldo de caja marca habrá un sobrante y entonces, la cantidad que sobra en efectivo se cargará en caja y se abonará en otros productos mediante un asiento de ajuste o de actualización 8 Si por el contrario, en lugar de sobrar dinero faltase, en el asiento de ajuste se cargaría otros gastos y se abonaría caja. Clientes Algunos clientes no pueden pagar sus adeudos y representa una perdida para la empresa, por tal motivo esta cuenta debe ajustarse para que su saldo muestre la cantidad que realmente es cobrable. Por lo que se corre el siguiente asiento: se carga gastos de venta con abono a reserva de cuentas incobrables. Fondo fijo de caja El fondo fijo de caja consiste en dotar al cajero de una determinada cantidad que deberá utilizar para efectuar pagos menores durante el periodo establecido. Al final de cada periodo el cajero debe elaborar un reporte de los movimientos llevados a cabo, pasándolo al departamento de contabilidad para su revisión y aprobación por funcionario autorizado para ello. −EXISTENCIA INICIAL mas −ENTRADAS Por ventas contado Por cobros a clientes Por cobro de documentos Otros Menos − SALIDAS Bocadillos Pasajes Papelería Otros Deposito en el banco por el importe total de la cobranza −EFECTIVO EN CAJA AL FINAL DEL PERIODO $... $... $... $... $... $... $... $... $... $... $... $... Con base en el reporte de entradas y salidas de efectivo que presenta el cajero periódicamente, se determina el importe de los pagos efectuados que es igualmente el importe en que disminuyo su fondo fijo, para que dicho importe le sea repuesto mediante cheque, de manera que se conserve el fondo fijo de caja establecido. Sistemas tabulares Conciliaciones bancarias El control de los aumentos y las disminuciones del efectivo de la empresa manejado a través de cuenta de cheques, así como el conocimiento del saldo o existencia disponible, se lleva a cabo estableciendo en la empresa la cuenta de bancos. Simultáneamente, el banco establece una cuenta para efectuar el control de los depósitos que realice la empresa, y de los retiros que efectúe la misma al girar cheques, e igualmente de otros eventos que significan aumentos o disminuciones del efectivo de la empresa depositado en bancos, como son: intereses devengados a 9 favor de la empresa, gastos de cobranza o de otro tipo a cargo de la empresa. Estado de cuenta Con el objeto de verificar el correcto manejo de estas cuentas, el banco envía a la empresa, por lo general, mensualmente, un estado de cuenta, es decir, un documento en el cual se indica el saldo inicial, los aumentos, las disminuciones y el saldo a favor de la empresa al final de cada mes. La cuenta de bancos que se maneja es reciproca de la cuenta que maneja el banco para el control de los movimientos del efectivo de la empresa, es decir, en ambas se manejan los mismos datos, solo que con diferente significado para cada una de ellas, ya que: • cuando la empresa deposita efectivo ene le banco, registra un cargo en su cuenta de bancos para indicar el aumento de su efectivo en bancos; y al mismo tiempo, el banco registra un abono en la cuenta que maneja para el control del efectivo de la empresa, pues para el banco representa un pasivo que contrae con la empresa, e igualmente, • cuando la empresa efectúa un retiro de su efectivo ene bancos, registra un abono en su cuenta de bancos para indicar que disminuye su efectivo en bancos, disminución de su activo, y al mismo tiempo, el banco registra un cargo en la cuenta que maneja para el control del efectivo de la empresa, ya que para el banco representa una disminución de su pasivo para con la empresa. Muy frecuentemente, no coinciden el saldo deudor que determinamos en la cuenta de bancos de nuestra empresa y el saldo acreedor que determina el banco en la cuenta de nuestra empresa, debido a las circunstancias siguientes: • Depósitos efectuados por nuestra empresa que el banco aun no ha registrado en firme. • Disminuciones del efectivo de nuestra empresa depositado en el banco, por concepto de cantidades que el banco se cobra por comisiones, cobranzas, etc. Y de las cuales no hemos recibido avisos en nuestra empresa. • Retiros efectuados por nuestra empresa, generalmente mediante la expedición de cheques a favor de terceras personas, que el banco aun no reporta por que los cheques no le han sido presentados para su cobro. • Aumentos del efectivo de nuestra empresa depositando en el banco, por concepto de cantidades que el banco nos paga, por ejemplo por intereses sobre inversiones, y de las cuales no hemos recibido aviso en nuestra empresa. Cuando el importe del saldo deudor determinado en la cuenta de bancos que manejamos en nuestra empresa no coincide con el importe del saldo acreedor determinado en el estado de cuenta elaborado por el banco, es necesario identificar las partidas por las cuales no coinciden, a efecto de explicar las diferencias, y en su caso, introducir los correctivos que procedan, ya sea en la empresa o en el banco. A este proceso de identificación se le llama Conciliación Bancaria. CONCILIACIÓN ARITMÉTICA. La conciliación aritmética tiene por objeto presentar el efectivo de las partidas no correspondidas para comprobar que los datos sean correctos, por lo menos aritméticamente. Conciliación aritmética partiendo del saldo deudor determinado en nuestra cuenta de bancos, para llegar a coincidir con el saldo acreedor determinado por el banco. Cuando se inicia la conciliación aritmética con el saldo deudor determinado en la cuanta de bancos de nuestra 10 empresa, a este se le suman los abonos no correspondidos y se le restan los cargos no correspondidos, para llegar a coincidir con el saldo acreedor determinado por el banco. Conciliación aritmética partiendo del saldo acreedor determinado el estado de cuenta del banco, para llegar a coincidir con el saldo deudor nuestro. Cuando se inicia la conciliación aritmética con el saldo acreedor determinado en el estado de cuenta del banco, a este se le suman los cargos no correspondidos y se le restan los abonos no correspondidos, para llegar a coincidir con el saldo deudor determinado en nuestra cuenta de bancos. CONCILIACIÓN CONTABLE La conciliación contable tiene por objeto determinar cuales asientos de ajuste se deben registrar en la contabilidad de la empresa o en la del banco, según corresponda, como consecuencia de las partidas de conciliación identificadas y explicadas a través de la conciliación aritmética. Errores u omisiones cometidos por el banco En relación con las partidas de conciliación derivadas de errores u omisiones cometidos por el banco, es esa institución la que debe registrar en su contabilidad los asientos de ajuste correspondientes; siendo conveniente que la empresa vigile que realicen las correcciones correspondientes. Errores u omisiones cometidos por la empresa En relación con los errores u omisiones cometidos por la empresa, esta debe registrar los ajuste en su contabilidad, utilizados como comprobantes, el propios estado de cuenta del banco y otros documentos en que se notifiquen movimientos del efectivo de la empresa depositado en el banco. Capitulo II . Contabilidad de Costos Concepto y objetivos de la contabilidad de costos Concepto Rama de la Contabilidad General que tiene por función el registro ordenado, pormenorizado y sistematizado de las operaciones realizadas por la fase productiva de una industria de transformación, con el objeto de proporcionar elementos de información y de control que permitan determinar los costos unitarios; así como medir la eficiencia de la producción en todos sus aspectos. Área de la Contabilidad que comprende la predeterminación, acumulación, registro, distribución, información, análisis e interpretación de los costos de producción, de distribución y de administración. Contabilidad de Costos, Escobar Mata Aurelio. Es el conjunto de recursos materiales y económicos que intervienen en la fabricación de un producto o prestación de un servicio para determinar un precio de costo final y total. Contabilidad de Costos, Ortega Pérez León Permite una información periódica más frecuente sobre la posición financiera de la empresa, sus resultados, el cumplimiento de sus obligaciones y una visión del conjunto de los costos de sus actividades fabriles. 11 OBJETIVO Llevar el control de las operaciones productivas concentradas a través de un estado especial denominado Estado de Fabricación o Estado de Producción que nos muestra el aspecto dinámico de la elaboración referida a un periodo determinado. Controlar de las operaciones y los gastos, información amplia y oportuna, y el primordial es la determinación correcta del costo unitario. La fijación de precios de venta, normas o políticas de operación o explotación; valuación de artículos terminados y en proceso; determinación del costo de producción de lo vendido; decisión sobre comprar, fabricar o mandar a maquilar, indicativos para la planeación y control presupuestal así como de las utilidades. Surge como auxiliar, como apéndice de la contabilidad general en su necesidad de suministrar información periódica más frecuente, oportuna y veraz a la administración de las empresas industriales, prescindiendo, al mismo tiempo, de la practica de tomar inventarios físicos totales y valuarlos a costos unitarios estimativos. Facilita una adecuada coordinada entre las políticas de compra, producción y venta. Desarrolla medidas de salvaguarda en prevención y eliminación de fugas y filtraciones a través de un mejor control interno en las áreas fabriles de ventas y administrativas. Mediante las comparaciones de costos unitarios, coopera a la localización de desperdicios, deficiencias, inactividades y fallas de la índole mas diversas, repercutiendo en la abatimiento de los costos de la empresa y en mayores beneficio, tanto para la misma como para la colectividad. Permite una planeación racional de las utilidades de las empresa. Facilita la elaboración de presupuestos. Coayuda a las funciones de Auditoria, garantizar medios de control mas adecuados. Clasifica las diferentes erogaciones en la producción para después reacomodarlas de tal forma que sea posible llegar al conocimiento del costo de la unidad producida, existiendo siempre una similitud entre dicha unidad y la de la venta. Proporciona a la gerencia información sobre los Costos de Producción, Inventarios, Operaciones Financieras y Contables que le permitan a la empresa comparar cifras reales con las determinadas. Relación existente entre la contabilidad general y la contabilidad de costos La contabilidad en general, formada por un conjunto sistemático de procedimientos, registros e informes estructurados a base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, persigue como objetivos esenciales: mantener un detalle cronológico, sistemático y costeable de todas las operaciones que afecten a la empresa y su composición, conocer la naturaleza y valores de esta. Cuando la contabilidad, en este sentido amplio y evolucionado, se desarrolla en empresas cuya actividad no es muy variada, los procedimientos, registros, controles e informes relativos se estructuran en forma general, integrando un conjunto reconocido con la denominación de contabilidad general, rama inicial e importantísima de la contabilidad misma. Procedimientos, registros e informes sintéticos −contabilidad general− se complementan e integran con procedimientos, registros e informes analíticos −contabilidad de costos−; no se oponen, se complementan, formando, con objetivos y técnicas diferentes, una estructura final: la contabilidad en un sentido mas amplio. 12 Cuentas básicas de la contabilidad de costos materias Primas en Transitó Características Generales • Es una cuenta propia de la contabilidad de costos. • Corresponde a la función compra. • Es colectiva y su auxiliar, que se lleva en el departamento de costos, analiza el saldo de la cuenta • Es una cuenta de activo circulante, cuyo saldo aparece en el balance. • Sus saldo representa el costos acumulado del valor de factura mas gastos de compra nacionales y/o extranjeros, tales como: seguros, fletes, impuestos de importación, gastos y comisiones de frontera, acarreo y entrega; y en algunos casos como licores y tabacos ciertos añejamientos previos a su disponibilidad de los materiales adquiridos de proveedores foráneos que aun no estén disponibles para su utilización, aunque se encuentren dentro del almacén de materias primas. Materias Primas en Tránsito Saldo Inicial Costo acumulado de los materiales en transito al iniciarse el periodo. Valor neto de facturas expedidas por los proveedores extranjero o del interior de las republica. Fletes de Compra. Seguros de Materiales en Transito. Impuestos de Importación Comisiones al agente aduanal y erogaciones de frontera. Acarreos, descarga, entrega y añejamiento en ciertos casos. Rebajas, bonificaciones y descuentos sobre compras foráneas. Costo Acumulado de los materiales en transito recibidos. Saldo Final Costo acumulado de los materiales en transito al finalizar el periodo. Mayor Auxiliar Esta Constituido por hojas de costos numeradas progresivamente, debe abrirse una por cada embarque efectuado por los proveedores. Esta forma prevé el caso de materiales de importación. Cada cargo a la cuenta de Materias Primas en Transito supone en movimientos en una o varias de las hojas de costos relativas a los embarques correspondiente, previo prorrateo realizado en la sección relativa del departamento de costos en aquellos casos de erogaciones comunes a varias partidas de materiales incluidas dentro de un embarque determinado. Almacén de Materias Primas 13 El saldo original de esta cuenta representa el costo del inventario inicial de los materiales que se encuentran en el almacén de materias primas, comprendiendo a los proveedores locales y a los proveedores foráneos. En el periodo, la cuenta que nos ocupa recibe los cargos provenientes de dos fuentes principales: • El costo acumulado de los materiales en transito recibidos. • El costo de los materiales entregados directamente de los proveedores locales. Características Generales • Corresponde a la función producción. • Es colectiva y su auxiliar, que se lleva en el departamento de costos, analiza el saldo de la cuenta • Es una cuenta de activo circulante, cuyo saldo aparece en el balance. • Su saldo representa el costo de compra (local o foránea) de las materias primas se encuentran disponibles en el almacén para ser utilizadas en la fabricación. Almacén de Materias Primas Saldo Inicial Inventario Inicial. Costo de los materiales en transito, recibidos. Costo de los materiales locales recibidos. (Costo de materiales devueltos a los proveedores) (Rebajas y bonificaciones en precios sobre los materiales que ya se encuentran en el almacén) Materias Primas directas utilizadas Materias Primas indirectas utilizadas (Materiales devueltos por la fabrica) Faltantes Normales Faltantes Extraordinarios Sobrantes Saldo Final Inventario Final. Mayor Auxiliar Esta constituido por las tarjetas de almacén de materias primas que maneja el departamento de costos, tanto en especie como en valores. Al finalizar cada periodo, los totales de cada una de las subcuentas del mayor auxiliar de almacén de materias primas deben sumarse para cotejarse con el saldo de la cuenta de control en el mayor. Mano de Obra La mano de obra directa empleada en la producción, que constituye el segundo elemento del costo y que, por consiguiente, debe cargarse directamente a la cuenta de producción en proceso. La mano de obra indirecta empleada en la producción o en actividades fabriles diferentes, que traspasa ya cuenta recolectora de conceptos indirectos fabriles. Características Generales. • Es colectiva, representado un caso especial por tener dos mayores auxiliares, en departamentos distintos. • El de los movimientos deudores, formado por las nominas elaboradas, en el departamento de contabilidad general. 14 • El de los movimientos acreedores, representado por las concentraciones de mano de obra efectuadas por el departamento de costos. • Ambos auxiliares, combinados, analizan el movimiento de las cuentas. • Su movimiento se refleja únicamente en el Estado de Costos de Producción y Ventas. • Carece de Saldo. Mano de Obra Directa (Salarios fabriles devengados por pagar al iniciarse el periodo.) Nominas semanales fabriles. Nominas quincenales, confidenciales, fabriles. Nominas quincenales fabriles. Salarios fabriles devengados por pagar al finalizar periodo. Aplicación de mano de obra directa de los centros de costos de producción. Aplicación de mano de obra directa de los centros de producción. Aplicación de la mano de obra de los centro de costos de servicio, −íntegramente directa−. Mayores Auxiliares Esta cuenta tiene dos mayores auxiliares, el deudor, el acreedor. La mano de obra recibe cargos por todos los sueldos y salarios fabriles devengados durante el periodo. Estos sueldos y salarios quedan consignado en las nominas semanales y quincenales. Completados por los cálculos de los salarios fabriles devengados, no pagados en el ultimo o en los últimos días del mes. Las contra cuentas de estas erogaciones están representadas por las cuentas de bancos, cuentas por pagar, salarios por pagar, etc. Integrando de esta forma en movimientos deudor de la cuenta de mano de obra, el departamento de costos, con base en las distribuciones tiempo de los centro fabriles de servicio determinaran semanalmente los conceptos de mano de obra directa e indirecta (los sueldos quincenales de empleados, jefes y altos funcionarios fabriles son siempre indirectos) que se cargan mediante concentraciones formuladas por el departamento de costos, a las cuentas de producción en proceso y cargos indirectos, respectivamente. Dichas concentraciones representan en si mismas el auxiliar del movimiento acreedor de la cuenta de mano de obra concentración debe coincidir con el total de cada nomina. Los cargos por la mano de obra directa a producción en proceso y por la mano de obra indirecta a cargos indirectos se traducirán en registros individuales en los mayores auxiliares de estas cuentas Cargos Indirectos Esta cuenta se compone de 6 elementos específicos, cuya misión consiste en recolectar el conjunto de conceptos indirectos que, adicionados a los directos, forman el costo total de la producción. Los grupos de conceptos inicialmente mencionados son los siguientes: Materiales indirectos consumidos durante el periodo. 15 Mano de obra indirecta utilizada en el periodo. Diversas erogaciones indirectas de fabricación incurridas en el periodo, tales como: renta fabril, consumo de luz, consumo de fuerza, combustible y lubricantes, etc. Depreciaciones de diversos activos fijos fabriles correspondidas con créditos a las cuentas de depreciación acumulada de los diferentes activos fijos. Amortizaciones de cargos diferidos de carácter fabril, correspondidas con créditos a la cuenta de amortización acumulada. Aplicación de gastos fabriles pagados por anticipado que implican créditos a las cuentas representativas de dichos gastos. Características Generales • Es una cuenta colectiva y sus auxiliares analiza el movimientos de la cuenta. • Corresponde a la función de producción. • Su movimiento se refleja únicamente en el estado de costos de producción y ventas. • Carece de saldo. Cargos Indirectos Materias Primas indirectas consumidas. Mano de obra indirecta aplicada. Erogaciones fabriles indirectas pagadas y devengadas por pagar. Depreciación de activos fijos Amortización de cargos diferidos Aplicación de gastos fabriles pagados por anticipado. Faltantes normales en el almacén de materias primas Traspaso, aplicación o prorrateo a producción en proceso. Mayores Auxiliares Sus mecanismos son los mismos que en las cuantas de gastos de operación Conceptos que integran cargos indirectos. • Combustibles y Lubricantes. • Reparación de Maquinaria. • Servicio de Comedor. • Artículos de Aseo. • Ropa de Trabajo. • Depreciación de Moldes y Envases. 16 • Fuerza, Alumbrado y Renta de Fabrica. • Depreciaciones Fabriles. • Amortizaciones Fabriles. • Materia Prima Indirecta. • Mano de Obra Indirecta. • Horas Extras en la Planta. • Servicio de Agua. • Teléfono de Planta. Producción en Proceso Esta cuenta constituye el núcleo del registro de la actividad manufacturera y algunos tratadistas la consideran, con razón, el eje de los costos de producción. Si nos imaginamos a la fábrica como un gran mecanismo en que se está llevando a cabo, directa o indirectamente, la transformación de las materias primas en productos elaborados, mediante la incorporación del trabajo humano y de un conjunto de erogaciones, depreciaciones, amortizaciones de carácter fabril, la cuenta de Producción en Proceso es la que conjuga todas estas operaciones y elementos y la suma de cargos que reciba por dichos conceptos representa el costo de la producción parcial o totalmente elaborada. Características Generales • Es colectiva, y su auxiliar analiza el saldo de la misma. • Corresponde a la función de producción. • Es una cuenta de activo circulante y, por consiguiente, figura en el balance. • Su saldo representa el costo de producción acumulado correspondiente a los artículos en proceso de elaboración Producción en Proceso Saldo InicialCosto acumulado de producción correspondiente al inventario inicial de artículos en proceso de elaboración. Materia prima directa utilizada. Mano de obra aplicada Traspaso o prorrateo de cargos indirectos (Materias primas directas devueltas al almacén) Costo de la producción terminada. Saldo Final Costos acumulados de producción, correspondientes el inventario final de artículos en proceso de elaboración. Mayor Auxiliar Dentro del sistema de ordenes de producción que nos ocupa, el mayor auxiliar de esta cuenta esta constituido por las mismas ordenes de producción, que constituyen el engranaje central de todo el sistema de costos. Almacén de Productos Terminados 17 Es el momento en que los artículos terminados llegan al almacén final, del que posteriormente salen al efectuarse la venta, concluyen la función de producción, de la industria manufacturera y se entra a la ultima fase: La distribución, que asume las mismas características de la etapa distributiva en las empresas comerciales, con la sola excepción de que la cuenta de almacén de artículos terminados se alimenta con el costo de producción de los artículos elaborados por la propia industria, en tanto que la cuenta de almacén de las empresas comerciales se alimentan con el costo de los artículos entregados directamente por los proveedores o con el de los embarques de mercancías recibidas. La cuenta de almacén de artículos terminados, tiene saldos iniciales y finales, representativos del costo de producción de los inventarios iniciales y finales de los productos concluidos respectivamente. Características Generales • Es colectiva y su auxiliar analiza el saldo de la misma. • Corresponde a la función de distribución. • Es una cuenta de activo circulante y, por consiguiente, figura en el balance general. • Su saldo representa el costo de producción de los artículos terminados que se encuentran disponibles para su venta en el almacén. Almacén de Productos Terminados Saldo InicialCosto de producción del inventario inicial de productos terminados. Costo de producción terminada en el periodo. Costo de producción de los artículos terminados, vendidos. Costo de producción de los artículos terminados devueltos por los clientes. Saldo Final Costo de producción del inventario final de productos terminados . Mecanismos de la Cuenta y de su Auxiliar Todos los cargos y créditos recibidos por esta cuenta y su auxiliar, se originan y operan en el departamento de costos: Los débitos, por concepto de la producción y en rojo por el costo de los artículos devueltos por los clientes. En relación con el costo de la producción vendida y devuelta por los clientes será necesario que la sección respectiva del departamento de costos maneje un diario auxiliar de salidas del almacén, de artículos terminados, cuya forma se ilustra a continuación, en el que se detallarán las facturas y notas de crédito por devoluciones, valuadas al costo, correspondientes a los artículos terminados o devueltos. Ventas Es una cuenta que pertenece a los aumentos al patrimonio o capital de una negociación o empresa con una utilidad o producto, aun cuando no hayan sido en efectivo, sino simplemente por el concepto de un crédito. Y ventas es el contrato por el cual se transfiere al dominio ajeno una cosa propia por el precio pactado. Es la venta de la mercancía que es objeto del negocio de la empresa. 18 Registra el importe de todas las ventas de productos terminados que efectúe la negociación o empresa al inicio o durante el ejercicio, así como el del traspaso de su saldo al finalizar el ejercicio a la cuenta liquidadora y/o los diferentes saldos de las cuentas que se traspasen para la obtención de la utilidad o pérdida bruta. Almacén de Productos Terminados Del importe del saldo que se traspase al finalizar el ejercicio de la cuanta de devoluciones sobre ventas netas. Del importe del saldo de que se traspase al finalizar el ejercicio de la cuenta de rebajas o descuentos sobre Del importe de todas las ventas de mercancías que se ventas para obtener las ventas netas. efectúen durante el ejercicio. Del importe del saldo que se traspase al finalizar el ejercicio de la cuenta de compras que presenta el costo de ventas con el fin de obtener la utilidad o perdida bruta. Saldo Final Su saldo será acreedor y al finalizar el ejercicio representara el importe total o neto de las ventas de mercancías.. Costo de Ventas Las empresas comerciales, esta cuenta es típicamente de resultados, constituyendo el primer renglón de disminución a las ventas netas del periodo. Recibe cargos graduales durante el mismo, como ya se indicó, por concepto del costo de producción de los artículos terminados salidos del almacén con destino a los clientes y créditos, al finalizar cada periodo, por el traspaso de su movimiento deudor a la cuenta de pérdidas y ganancias, debiendo quedar saldada invariablemente. Características Generales • Es colectiva y su auxiliar analiza el movimiento de la misma. • Corresponde a la función de distribución y, por consiguiente, es también de resultados. • Aparece en el estado de pérdidas y ganancias • Se salda mensualmente por la cuenta de pérdidas y ganancias. Costo de Ventas Costo de producción de artículos terminados, vendidos (netos). Traspasos a perdidas y ganancias.. Mayor auxiliar Esta constituido por el mismo diario de salidas del almacén de artículos terminados, que es el que refleja analíticamente el costo de cada una de las ventas y devoluciones efectuadas por los clientes durante el periodo. La transferencia final de su saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias la efectúa, en cambio el departamento de contabilidad general, dentro del grupo de asientos de pérdidas y ganancias, cerrándose en esta forma el ciclo de las cuentas características de la contabilidad de costos. 19 Elementos del estado de costos de producción y venta El contenido del Estado de Costo de Producción y Ventas, puede ser más o menos amplio, según se prefiera el análisis completo del costo de ventas en una empresa industrial o de transformación, o se limite al análisis del costo de la producción terminada exclusivamente. Cuando una empresa manufacturera observa y mantiene el conjunto de procedimientos, técnicas y registros contables característicos de la contabilidad de costos, es decir, cuando sus materias primas, productos de inventarios perpetuos, el costo de la materia prima utilizada en la producción el costo de la producción terminada en el periodo, etc., se conoce a través de los registros de costo, sin necesidad de practicar inventarios físicos. El Estado de costo de producción y ventas, en su estructura más amplio, comprende tres capítulos principales: Formato • Encabezado Nombre de la Empresa Nombre del Estado Periodo • Cuerpo Costo de la Materia Prima Directa Empleada en la Producción. Inventarió Inicial de las Materias Primas + Costo de Materias Primas Recibidas = Materias Primas en Disposición − Inventario Final de Materias Primas = Costo Total de Materias Primas Utilizadas − Costo de Materias Primas Indirectas Utilizadas = Costo de Materias Primas Directas Utilizadas en la Producción. El análisis de la cifra del costo de materias primas directas utilizadas, muestras una visión panorámica del movimiento general de la materia prima durante el periodo, reflejando la magnitud de los inventarios iniciales y finales de materiales, el costo de los materiales recibidos en el almacén y el de los indirectos y directos usados en la producción. Costo de Producción Terminada Este es el núcleo del estado y refleja el mecanismo del costo de producción, acumulando en la cuenta de Producción en Proceso. 20 Costo de Materias Primas Directas Utilizadas + Mano de Obra Directa = Total de Mano de Obra − Mano de obra Indirecta = Costo Primo de Productos en Proceso + Cargos Indirectos + Mano de Obra Indirecta + Materiales indirectos + Gastos Fabriles + Depreciaciones Fabriles + Amortizaciones Fabriles = Costo de Producción Procesado Disponible + Inventario Inicial de Producto en Proceso = Cuenta de Producción en Proceso Disponible − Inventario Final de Producto en Proceso = Costo de Producción Terminado Costo de la Producción Vendida El estado de costo de producción y ventas, presenta un panorama general de todo el movimiento fabril durante un lapso determinado, partiendo del movimiento en el almacén de materiales, siguiendo a través de la elaboración de estos últimos y concluyendo en el almacén de productos terminados. El Estado permite una apreciación general de la actividad fabril, reflejada en unidades monetarias y por esta razón en un Estado Financiero útil para la dirección de la industria. El Estado de Costos de Producción y Ventas, es un Estado dinámico, ya que refleja los costos de la actividad fabril a lo largo de un periodo determinado, circunstancia que lo vincula mas estrechamente aun al Estado de Perdidas y Ganancias. Costo de Producción Terminada + Inventario Inicial de Producción Terminada = Costo de Producción Terminada en Disponibilidad − Inventario Final de Producción Terminada 21 = Costo de la Producción Vendida • Firma Al final se encuentra la firma que da fe del estado, puede ser la firma del contador de costos y l a del dueño o el contador general. Empresa "Blancos, S.A. de C.V." 22