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FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS
FOGACOOP
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Marzo 2015 – Junio 2015
Bogotá, Julio de 2015
FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
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En cumplimiento de lo previsto en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 y de conformidad
con la información y evidencias encontrados a través del cumplimiento del rol de
evaluación y seguimiento la Oficina de Control Interno, se presenta informe de avances en
cada uno de los dos (2) Módulos de Control: El de Planeación y Gestión y el de
Evaluación y Seguimiento y el Eje Transversal Información y Comunicación.
1. Módulo de Control de Planeación y Gestión
1.1 Componente Talento Humano
1.1.1
Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos:
Se actualizaron y socializaron los códigos de Ética y Buen Gobierno, los cuales
fueron publicados en la página WEB de la entidad.
1.1.2
Desarrollo del Talento Humano:
Clima organizacional - Resultados de evaluación y ejes de acción:
Realizado con el apoyo de la Caja de Compensación Compensar y su aliado
estratégico la firma Synergy.
El estudio se enfocó en tres aspectos principales: Clima y Cultura, Microclima y
Liderazgo.
 El estudio se realizó con la participación del 85% del personal (41 funcionarios) y
presenta un nivel de confianza del 95%.
 Los resultados generales se complementan con resultados por segmentos:
Género, Edad, Antigüedad, Escolaridad, Tipo de vivienda, Cabeza de familia,
Hijos, Edad de los hijos, tipo de contrato, por áreas y en cada caso se evalúan los
tres aspectos principales ya mencionados.
 El resultado general del índice de Clima Laboral es del 76.26%. Si bien debe
mejorarse, se considera un buen resultado dado que mejora el índice obtenido en
la última medición y es superior al promedio obtenido por las entidades del estado
que es del 70%.
 Los resultados de los tres aspectos son:
 Clima y Cultura – 73.86%.
 Liderazgo – 73.49%.
 Microclima - 81.42%.
 Los resultados indican que el trabajo de mejoramiento debe enfocarse en temas
como el de Liderazgo principalmente.
Las recomendaciones sobre este estudio incluyen entre otros, desplegar los
resultados en las áreas y funcionarios y socializarlos buscando su
empoderamiento, obtener asesoría para trabajar el tema de liderazgo, el
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fortalecimiento de los líderes y su alineamiento con las estrategias
organizacionales, revisar el tema de reconocimiento a los empleados, intervenir las
áreas más críticas, fortalecer el trabajo en red.
1.2 Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos:
En lo relativo al direccionamiento estratégico de la entidad, Fogacoop tiene en
desarrollo la Planeación General con enfoque del Modelo Integrado de Planeación
y Gestión, por lo cual se tiene en ejecución un Plan Estratégico Institucional 20122016, el Plan de Desarrollo Administrativo 2015, el Plan Anticorrupción y Atención
al Ciudadano y un Plan de Recursos Humanos.
El Decreto 2482 de 2012 establece los lineamientos generales para la integración
de la planeación y la gestión, FOGACOOP ha venido ejecutando las actividades
programadas, permitiendo el debido cumplimiento, sin mayores variaciones, como
se evidencia en los seguimientos periódicos realizados por la alta dirección.
Dando cumplimiento a lo establecido en la Circular Externa 100-01 de 2014 del
DAFP, se diligenció el Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión
(FURAG), en el cual se reportó el avance de la implementación del Sistema
Integrado de Planeación y Gestión y las políticas de desarrollo administrativo de la
vigencia 2014.
Los días 1 y 2 de junio se realizó la Auditoría de Seguimiento a los sistemas de
Gestión de la Calidad por parte de firma BUREUA VERITAS, recomendando
mantener las certificaciones a la Entidad.
Se continúa la tarea de implementación de Gobierno en Línea, complementada
con las capacitaciones que se están dictando a la totalidad de los funcionarios de
la entidad.
El Fondo continúa con la expedición del Boletín Jurídico Financiero, que tiene
como fin primordial actualizar a las cooperativas en temas de gran trascendencia e
impacto para ellas, tales como el Informe de Coyuntura, donde se muestran
asuntos relacionados con el desarrollo de las cooperativas y los indicadores de
gestión de las cooperativas inscritas; una sección de Jurisprudencia y Doctrina
donde se actualizan las últimas leyes, decretos y regulaciones que son de interés
del sector solidario, entre otros.
La Junta Directiva de FOGACOOP en la sesión del pasado 24 de junio, con base
en sus atribuciones legales y en especial la de garantizar la confianza del público
ahorrador en el sistema cooperativo con actividad financiera y siguiendo los
lineamientos definidos de común acuerdo en el Ministerio de Hacienda y Crédito
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Público acordó incrementar el valor del seguro de depósito administrado por
FOGACOOP en los siguientes términos:
a. Para las cooperativas Financieras autorizadas y supervisadas por la
Superintendencia Financiera de Colombia, el valor máximo asegurado será de veinte
millones de pesos ($20.000.000) moneda legal por persona.
b. Para las cooperativas de Ahorro y Crédito, Multiactivas o Integrales con sección de
ahorro y crédito autorizadas y supervisadas por la Superintendencia de la Economía
Solidaria, el valor máximo asegurado será de doce millones de pesos ($12.000.000)
moneda legal por persona.
Las sumas anteriores no tendrán deducibles por ningún concepto.
FOGACOOP, en materia presupuestal, ostenta autonomía respecto del
Presupuesto General de la Nación, según se desprende de los artículos 1º y 4º del
Decreto Ley 2206 de 1998. Está regido de manera especial en materia de
elaboración, ejecución y control presupuestal por la Resolución 2416 de 1997
expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por el Reglamento
Interno de Presupuesto adoptado mediante Resolución 013 de 2009, emitida por
su Junta Directiva. El presupuesto de Fogacoop tiene una finalidad gerencial y
sirve como herramienta de planeación, seguimiento y control del gasto, tanto del
Fondo Administrador como de la Reserva del Seguro de Depósitos.
1.3 Componente Administración del Riesgo:
Relativo a la administración de riesgos, el Fondo tiene en su plan de acción unas
metas definidas que apuntan a apoyar a las cooperativas en la adopción de un
sistema de administración de riesgos y a identificar y administrar las matrices de
riesgos del Fondo, entre otras. Adicionalmente, se realiza evaluación del sistema
integral de riesgos internos (Operativo, Corrupción, Cumplimiento y Estratégicos).
2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento.
2.1 Componente Autoevaluación Institucional
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión:
El Comité de Dirección continúa con los seguimientos periódicos a la Gestión del
Fondo y al desarrollo de los diferentes proyectos que se adelantan en la
actualidad; los otros mecanismos de autoevaluación de gestión y de control como
la Junta Directiva y el Comité de Auditoría, se vienen reuniendo con una
periodicidad mensual.
Desde la Oficina de control Interno se viene desarrollando la campaña de
autocontrol a todos los funcionarios de la entidad.
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Se debe mencionar que cada Gerencia a través de las observaciones y planes de
acción suscritos con la Oficina de Control Interno, realizan las respectivas acciones
de mejora con el fin de subsanar las observaciones y hallazgos.
2.2 Componente de Auditoría Interna
2.2.1 Auditoría Interna:
Las auditorías se vienen desarrollando según lo establecido en el programa de
auditoria para el año 2015, que se aprobó por parte de la Junta Directiva y del
Comité de Auditoría.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
2.3.1 Plan de Mejoramiento:
De acuerdo al informe de la Contraloría, se elaboró el plan de mejoramiento
correspondiente, para la vigencia 2013, el cual fue remitido dentro del término
establecido por el SIRECI, este plan de mejoramiento se elaboró y suscribió en el mes
diciembre de 2014, el cual se viene desarrollando en los tiempos establecidos.
.
3. Eje Transversal Información y Comunicación
1. Información y Comunicación interna y externa:
La entidad tiene reglamentado el manejo interno para la atención de peticiones,
quejas, reclamos y denuncias que se presenten, así como la herramienta
habilitada en la página web a fin de que cualquier ciudadano tenga acceso a ellas.
2. Sistemas de Información y comunicación:
La Gestión Documental del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas se rige
por los lineamientos del Archivo General de la Nación de Colombia, Ley 594 de
2000, decretos y acuerdos reglamentarios. En el año 2013 se elaboró, aprobó y
adoptó el Programa de Gestión Documental en cumplimiento del título V, Gestión
de Documentos, Artículo 21, 22, 19, 25 y 26 en lo referente al tema de la Ley
General de Archivos.
Para todo lo relacionado con la gestión de correspondencia interna y externa, se
adoptada el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
Se adelanta el trabajo para identificar y elaborar los registros de activos de
información de Fogacoop. Esta información junto con las tablas de retención
documental se constituye en los soportes del proceso de Gestión documental.
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El inventario de registros de activos de información se generó a partir de los
reportes e informes que se encuentran registrados en las caracterizaciones de
procesos, en la matriz de activos del sistema de gestión de seguridad de la
información y de las tablas de Retención Documental.
La estimación del avance de las tareas es satisfactoria, quedando pendiente el
proceso de validación respecto de la clasificación de información, para el cual se
requiere la participación de los dueños de la información
Conclusiones y Recomendaciones
Esta oficina evidenció que las oportunidades de mejora identificadas han sido, en su gran
mayoría, subsanadas, concluyendo que el sistema de Control Interno en Fogacoop viene
operando normalmente, dándose cumplimiento a los procedimientos, con sujeción a las
normas y aplicación de los controles establecidos en el Mapa de Riesgos.
No se detectaron deficiencias materiales de ninguna clase y por ende no hay impactos de
esta naturaleza en las cifras de los estados financieros del Fondo.
En cuanto a las actuaciones por parte de los órganos de supervisión y control, la
Contraloría General de la República realizó una visita para verificar la gestión 2013, de la
misma se obtuvo un puntaje favorable de 91.575 sobre 100. Así mismo, se feneció la
cuenta 2013 De otra parte, se establecieron tres (3) hallazgos administrativos. El Fondo
presentó el plan de mejoramiento correspondiente.
En lo que se refiere a la Superintendencia Financiera de Colombia, la misma no realizó
ninguna visita a FOGACOOP, como tampoco realizó solicitudes distintas al suministro de
información. La Contaduría General de la Nación no realizó ningún requerimiento al
Fondo.
Atentamente,
JOSE MANUEL ZABALA TORRES
Auditor Interno FOGACOOP
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