I.. PROSPERIDAD PARA TODOS NIT 830.053.319.1 CIRCULAR EXTERNA ( ..l 3 Dle OO3 DE 2013 2013 ) " PARA: Las personas que deban suministrar sus datos personales al Fondo de Garantías de Entidades CooperativasFOGACOOP, por razón de sus vínculos con éste o para el acceso a los trámites y servicios. REF: Política para el tratamiento de datos personales Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y con el propósito de garantizar el respeto de los derechos, garantías y libertades señaladas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas Fogacoop expide la política para el tratamiento de datos personales aplicable a favor de todas las personas que por razón de sus vínculos con el mismo o para el acceso a los trámites y servicios, deban suministrar sus datos personales. La presente política se encuentra en documento publicación. ----_._-_.) Carrera 13 No. 32 - 93 In!. 3 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. - Colombia Teléfonos: 3202727- 018000-919723 Fax: 3202720 Página Web: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] SC-CER127182 IPROSPERIDAD PARA TODOS NIT 830.053.319-2 Anexo Circular Externa POLíTICA DE TRATAMIENTO --------DE DATOS PERSONALES El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, en adelante FOGACOOP, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario 1377 de 2013 y con el propósito de garantizar el respeto de los derechos, garantías y libertades señaladas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, expide la presente política para el tratamiento de datos personales. 1. Naturaleza del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una entidad de naturaleza única, organizada como una entidad financiera vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En cumplimiento de su objeto legal, FOGACOOP protege la confianza de los depositantes y ahorradores de las entidades cooperativas inscritas a través de la administración de las reservas correspondientes al Seguro de Depósitos y demás fondos y reservas que se constituyan con el fin de atender los distintos riesgos asociados a la actividad financiera cooperativa. Sus funciones y objetivos se encuentran desarrollados en el Decreto Ley 2206 de 1998. 2. Datos que son objeto de tratamiento 2.1 Datos obtenidos en ejercicio en FOGACOOP del objeto legal: Corresponde a los datos que aportan las personas naturales titulares de los mismos, con la finalidad de acceder a los trámites y servicios ofrecidos por FOGACOOP en desarrollo de su objeto legal y relacionados con la inscripción al Fondo de las cooperativas que ejercen actividad financiera y su posterior seguimiento; otorgamiento de operaciones de apoyo a las entidades inscritas y pago del Seguro de Depósito a los ahorradores de las cooperativas inscritas. Así mismo, los datos otorgados por los titulares con el fin de presentar a FOGACOOP peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias. 2.2 Datos obtenidos para el funcionamiento de la entidad: Son los datos aportados por los empleados de FOGACOOP; los aspirantes dentro de los procesos de selección de personal del Fondo, por las personas naturales que pretendan establecer una relación contractual para la prestación de bienes y servicios con el Fondo y Carrera 13 No. 32 - 93 In!. 3 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. - Colombia Teléfonos: 3202727- 018000-919723 Fax: 3202720 Página Web: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] SC-CER127182 PROSPERIDAD IPARA TODOS NIT 830.053.319-2 por los candidatos a conformar listas de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales de las cooperativas inscritas e intervenidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria o Financiera. Se encuentran dentro de esta categoría los datos personales suministrados ciudadanos para acceder a servicios electrónicos de información de la entidad . por los .3. Tratamiento de los datos obtenidos por FOGACOOP Para el tratamiento de los datos personales obtenidos por FOGACOOP, conforme al numeral 2.1 de este documento, no se requiere autorización previa y expresa del titular, de acuerdo en lo establecido en el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Para el tratamiento de los datos personales obtenidos por FOGACOOP, conforme al numeral 2.2 de este documento, se requiere autorización del titular de los mismos, salvo que se trate de datos de naturaleza pública. FOGACOOP no recolectará datos sensibles. Sin embargo, si requiere su recolección, conforme a lo establecido en el artículo 6 de la precitada Ley, deberá solicitar autorización de su titular informándole que se encuentra en libertad de acceder o no a la solicitud. Tratándose de datos de niños y adolescentes FOGACOOP asegurará el respeto de sus derechos fundamentales y en caso de requerirse conforme a la ley, los mismos se suministrarán con la autorización de los padres o representantes. 3.1. Recolección. En todos los casos, la recolección de datos personales se limitará a aquellos que sean pertinentes y adecuados para las finalidades descritas, las cuales serán informadas al titular al momento de la recolección. 3.2. Uso y almacenamiento. FOGACOOP utilizará los datos personales únicamente para los propósitos citados, por el tiempo que resulte necesario, de acuerdo con la normatividad vigente, especialmente de índole administrativa, contable y fiscal. FOGACOOP, sus empleados y todas las personas que intervengan en el tratamiento de la información garantizarán la reserva legal que se exige respecto de ésta. Igualmente se garantiza que los datos personales serán tratados con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros. 3.3. Circulación FOGACOOP no divulgará ni comunicará a terceros la información objeto de tratamiento, excepto cuando la información sea requerida por una autoridad administrativa o judicial en Carrera 13 No. 32 - 93 In!. 3 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. - Colombia Teléfonos: 3202727- 018000-919723 Fax: 3202720 Página VVeb: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] c,C\ ISO 9001 SC-CER127182 - h:.~N.et- IPROSPERIDAD PARA TODOS NIT 830.053.319-2 cumplimiento de sus funciones, en cuyo caso se garantizará el principio de veracidad o calidad al que se refiere la Ley 1581 de 2012. 4. Derechos de los titulares y procedimiento para su ejercicio (derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización). El titular de la información, su representante o apoderado o sus causahabientes, los siguientes derechos: tendrán 4.1 Consultas En todo tiempo, sin restricciones y de forma gratuita, podrán conocer la existencia de los datos personales que le conciernan de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo, tendrá derecho a conocer el uso que ha dado FOGACOOP a los mismos. En desarrollo de dichos derechos, el titular, sus causahabientes o la persona autorizada por el Titular podrán solicitar el acceso a la información a través de los canales habilitados por FOGACOOP para la recepción de peticiones, quejas, reclamos y denuncias, contenida en la Resolución 036 de 2012 de FOGACOOP. La consulta de la información será atendida en el término maxlmo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, que no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. 4.2 Corrección y supresión de los datos E todo momento los titulares personales inexactos o que cuales no se haya concedido tratamiento de los mismos, procedimiento establecido en de la información podrán solicitar la corrección de los datos induzcan a error, la eliminación de datos respecto de los la autorización y/o revocar la autorización otorgada para el mediante la presentación de un reclamo, siguiendo el esta política. El derecho a corregir los datos personales y/o a revocar la autorización para el tratamiento no procederá cuando los datos personales recolectados constituyen la base de la actuación administrativa adelantada por FOGACOOP, tal es el caso de los datos descritos en el numeral 2.1 o cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos. Así mismo, se entenderá que la corrección o actualización de la información que llegare a solicitar el titular recaerá sobre la base de datos que se hubiera conformado, mas no sobre los datos que hayan sido consignados en su momento por el titular o su Carrera 13 No. 32 - 93 In!. 3 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. - Colombia Teléfonos: 3202727- 018000-919723 Fax: 3202720 Página Web: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] SC-CER127182 IPROSPERIDAD PARA TODOS NIT 830.053.319.2 representante en los respectivos formularios para trámites ante FOGACOOP, pues tales datos constituyen prueba de la actuación legal desplegada por solicitud del Titular. .... 4.3 Procedimiento Para ejercer el derecho a corregir o actualizar los datos personales, el titular, sus causahabientes o la persona autorizada podrá solicitarlo a través de los canales habilitados por FOGACOOP para la recepción de peticiones, quejas y reclamos, contenidas en la Resolución 036 de 2012 de FOGACOOP, con la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación de la decisión y acompañando los documentos que se quiera hacer valer como prueba. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. 5. Responsable del tratamiento El responsable del tratamiento para los casos que se desarrollan en esta política es el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP, identificado con NIT. 830.053.319-2, con domicilio en la Carrera 13 No. 32-93 Interior 3 del Parque Residencial Baviera de la ciudad de Bogotá. Correo electrónico: [email protected] Página web: www.fogacoop.gov.co. PBX: 1 - 3202727 Fax: 3202720. Línea gratuita: 018000919723. La política se aplicará de manera obligatoria en todas las actividades de FOGACOOP que involucren la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión total o parcial de datos como responsable del tratamiento o por los terceros que actúen en su nombre en virtud de disposiciones legales o contractuales. La presente política estará disponible en la página web de FOGACOOP y será dada a conocer a todos los que por razón de sus vínculos con el FONDO DE GARANTíAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS o para el acceso a los trámites y servicios de éste, deban suministrar sus datos personales. Carrera 13 No. 32 - 93 In!. 3 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. - Colombia Teléfonos: 3202727- 018000-919723 Fax: 3202720 Página Web: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] SC-CER127182