Determinación del tipo de Cultura Organizacional en el personal

Importancia de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC’s) en el
Perfil de Aprendizaje Organizacional del Instituto Nacional de Investigaciones
Agrícolas (INIA)1
Angel Berrio, PhD
Investigador III
Oficina de Desarrollo Institucional (ODI)
Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas (INIA)
Resumen
El Modelo Sistémico de Aprendizaje Organizacional propuesto por Marquardt (1996), fue
utilizado como marco de referencia para describir el perfil de aprendizaje organizacional
exhibido por el personal del Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas (INIA). El
perfil de aprendizaje organizacional exhibido por el personal del instituto fue evaluado en
cinco dimensiones; a saber: a) Organización, b) Gente, c) Tecnología, d) Conocimiento y e)
Aprendizaje. La investigación realizada es de carácter exploratoria-descriptiva. Un
cuestionario fue enviado a una muestra representativa del personal del INIA (n= 164) a
escala nacional. La validez y confiabilidad del instrumento fue establecida a través de un
panel de expertos y una prueba piloto. El porcentaje general de respuesta fue del 57 %. El
personal del INIA exhibió un perfil de aprendizaje organizacional alto, lo cual revela la
percepción que tiene dicho personal en cuanto a que la organización posee las
características elementales de una organización que aprende. Los resultados señalan
también que la dimensión Tecnología resultó con la media más alta (23.96) dentro del perfil
de aprendizaje organizacional, mientras que la dimensión Aprendizaje resultó con la media
más baja (21.20). Los resultados indican el papel protagónico que tienen las tecnologías de
la información y las comunicaciones (TIC´s) en el aprendizaje organizacional y la
necesidad de fortalecer el perfil de aprendizaje organizacional del instituto, para lo cual se
esboza una propuesta orientada a crear un clima organizacional propicio para el aprendizaje
tanto individual como colectivo.
1
Proyecto de Fortalecimiento Institucional ejecutado por la Oficina de Desarrollo Institucional del INIA con
recursos financieros otorgados por el Programa BID-FONACIT (2004-2005).
Palabras Clave
Aprendizaje Organizacional
Modelo Sistémico de Aprendizaje Organizacional
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Introducción
Peter Senge (1990), señala que el aprendizaje organizacional ocurre cuando: “...la gente
expande constantemente su capacidad de crear los resultados que realmente desean, donde
se nutren nuevos y expansivos patrones de pensamiento, donde las aspiraciones colectivas
se liberan y donde la gente continuamente aprende a aprender juntas” (p. 3). Por otra parte
Garvin (1993; citado por Kreitner, 1995), al referirse al tema formula la siguiente
definición: “Una Organización que Aprende es aquella que es buena en crear, adquirir y
transferir conocimientos, modificando así su comportamiento y su poder de comprensión
[insight]”. Ambas definiciones plantean la existencia de una dicotomía entre lo que se
considera es el aprendizaje organizacional y la organización que aprende. La primera tiene
que ver con procesos y describe cierto tipo de actividades que ocurren en las
organizaciones. Mientras que la segunda tiene que ver con la estructura, es decir; capacidad
de anticipación, reacción y respuesta al cambio, complejidad e incertidumbre. En definitiva
una organización que aprende es aquella que es buena en el ejercicio del aprendizaje
organizacional. El aprendizaje organizacional es el desarrollo de una nueva manera de
pensar y de nuevos conocimientos, esto tiene el potencial de influenciar el comportamiento
del personal. El logro de una modificación del comportamiento en el personal es la clave
para mejorar el desempeño corporativo en los negocios y la capacidad de adaptarse a los
constantes cambios del entorno (Schein, 1992; Marquardt, 1996).
Recientemente, el tema del aprendizaje organizacional se ha asociado con el impacto de
organizaciones de ciencia, tecnología e innovación agrícola; tal es el caso de lo señalado
por Watts y colaboradores (2003), integrantes del proyecto “Institutional Learning for
Change (ILFC)” adelantado por el ISNAR, en el cual se sostienen que:
“Si las
organizaciones de investigación agrícola (INIA’s) desean ser más exitosas en la reducción
2
de la pobreza y en el incremento de la sostenibilidad de los sistemas de producción
agrícola, deben dejar el aislamiento y convertirse en instituciones cada vez más
interconectadas y responsables. [Es decir] ...deben transformarse en instituciones que
aprenden, más en contacto con las realidades del campo...” (p. 2).
El estudio que aquí se reporta forma parte del esfuerzo institucional por facilitar el proceso
de gestión del cambio institucional en el INIA. Es así como se establece como prioridad, en
el Plan Estratégico Institucional INIA 2005-2010, el atacar las debilidades institucionales
en cuanto a la capacidad de anticipación, prospección, definición normativa y
procedimental, y manejo conjunto de variables científicas, tecnológicas, agrícolas, sociales
y económicas del entorno específico y general, lo cual genera imprecisión en el nivel de
impacto institucional ( INIA, 2005).
Propósito y Objetivos
El propósito del presente estudio es la determinación del perfil de aprendizaje
organizacional exhibido por el personal del Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas
(INIA).
Los objetivos específicos que guiaron la investigación fueron:
1.
Describir el perfil de aprendizaje organizacional del INIA.
2.
Describir las dimensiones que componen el perfil de aprendizaje organizacional
del INIA.
3.
Describir el perfil de aprendizaje organizacional conforme a las características
demográficas de la población bajo estudio.
Metodología
Distintas metodologías se han utilizado para determinar el nivel de aprendizaje
organizacional en instituciones tanto publicas como privadas. Marquardt (1996), propuso
un Modelo Sistémico de Aprendizaje Organizacional el cual fue utilizado para describir el
perfil de aprendizaje organizacional del INIA en cinco dimensiones a saber: a)
Organización, b) Gente, c) Tecnología, d) Conocimiento y e) Aprendizaje. Esta
metodología es avalada por la American Society for Training and Development (ASTD),
3
como un instrumento diseñado para diagnosticar e intervenir en la conformación de
organizaciones que aprenden (Van Buren & Lucadamo; 1996). Con la utilización del
instrumento diseñado por Marquardt (1996), se puede determinar el nivel de aprendizaje
organizacional en las instituciones, estableciendo así las características dominantes de ese
aprendizaje.
Las dimensiones contempladas como subsistemas por la metodología de Marquardt (1996)
incluyen:
Subsistema del Aprendizaje: el aprendizaje ocurre a nivel individual, grupal y
organizacional. Se consideran tres tipos de aprendizaje el adaptativo, anticipatorio, y
generador; el single loop y double loop; y el acción-reflexión.
Subsistema de la Organización: se considera a la organización en si misma la
estructura física donde ocurre el aprendizaje. Tiene cuatro componentes: (a) cultura, (b)
visión, (c) estrategia, y (d) estructura.
Subsistema de la Gente: esta subsistema incluye a empleados, gerentes/líderes,
clientes, suplidores y vendedores, compañeros de alianza, y grupos comunitarios.
Subsistema del Conocimiento: este subsistema incluye: la adquisición (recolección
de información externa), creación (nuevo conocimiento), almacenaje (codificación y
preservación), transferencia y utilización (movimiento de información).
Subsistema Tecnológico: se refiere a la red tecnológica necesaria para ganar acceso
e intercambiar información y aprendizajes. Incluye la tecnologías de la información y
comunicaciones (TIC’s), aprendizaje basado en tecnología, y el sistema de información
gerencial (SIG).
Esta metodología fue utilizada con éxito por Berrio (2003), para la determinación del perfil
de aprendizaje organizacional en instituciones públicas y/o sin fines de lucro del ámbito
universitario, específicamente del Servicio de Extensión Agrícola del estado de Ohio (Ohio
State University Extension-OSUE).
Diseño de la Investigación: El presente estudio es clasificado como una investigación de
carácter descriptivo con un diseño no-experimental cuantitativo (Fraenkel & Wallen, 1996;
Jacobs & Razavieh, 1996).
Población y Muestra: La población objetivo y accesible del estudio estuvo constituida por
el personal del Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas (INIA) a escala nacional. El
4
marco de referencia poblacional se obtuvo del Sistema de Personal de la Oficina de
Recursos Humanos del INIA, para el año 2004.
Para el propósito del presente estudio, la técnica de muestreo utilizada fue al azar
estratificada,
asegurándonos así que las distintas categorías del personal participante
(investigadores, técnicos y administrativos) de la investigación estuvieran representadas en
la muestra (Krejcie & Morgan, 1970).
Validez y Confiabilidad: Tanto la validez como la confiabilidad del instrumento utilizado
fue determinada, a través de un panel de expertos y de una prueba piloto respectivamente.
En cuanto a la validez de forma y de contenido, el cuestionario fue sometido a la
evaluación de expertos (n= 7) profesionales en el área. En cuanto a la confiabilidad del
cuestionario (calidad psico-métrica) se realizó una prueba piloto (n= 11), la cual permitió el
cálculo de un coeficiente consistencia interna (Crombach Alpha) para el cuestionario, el
valor de este último se ubicó en .91, siendo considerado aceptable al presentar una
correlación muy alta (Santos, 1999).
Recolección de Datos: Los datos fueron recolectados a través del envío de un cuestionario
diseñado originalmente por Marquardt (1996), denominado Learnig Organization Profile
(LOP), el cual fue traducido y modificado para adaptarlo a las condiciones del estudio en el
INIA.
Análisis de la data: Los datos fueron analizados con el uso de la estadística descriptiva e
inferencial. Todos los datos fueron procesados en una computadora personal utilizando el
Programa Estadístico para las Ciencias Sociales (SPSS) base 12.0 para Windows.
Resultados
Todos los cuestionarios retornados fueron utilizados para el análisis de los resultados,
siendo el porcentaje total de respuesta del 57 %. En este sentido el “Método del Diseño
Total” propuesto por Dillman (1991; citado por Cui, 2003) señala que la tasa de retorno
después de su aplicación puede alcanzar entre el 50 y el 70 % para el público en general y
entre el 60 y el 80 % para audiencias con un mayor grado de educación, siendo considerada
la reportada aquí como aceptable.
5
En el cuadro No. 1, se muestra la media del perfil de aprendizaje organizacional exhibido
por el personal del INIA.
Categoría
n
Media
DE
Personal del INIA
164
112.60
20.45
Nota: la media tiene un rango entre 35-175, con un valor medio de 105.
Tabla No. 1: Media del perfil de aprendizaje organizacional exhibida por el personal del
INIA.
En relación con este objetivo de la investigación, la media del perfil de aprendizaje
organizacional del personal del INIA fue de 112.60 (DE= 20.45); los valores pueden ir
desde 35 hasta 175, siendo el valor medio es de 105. Valores por encima o por debajo de
105 representan una actitud positiva o negativa relacionada con que la organización posee
las características elementales de una organización que aprende, tomando como base las
cinco dimensiones del modelo sistémico de aprendizaje organizacional de Marquardt
(1996). En este sentido, el personal del INIA percibe a la organización como poseedora de
las características fundamentales de las organizaciones que aprenden.
De igual manera al analizar los diferentes subsistemas a los que se refiere el aprendizaje
organizacional, encontramos que la media más alta se registró en el Subsistema
Tecnológico (23.96), seguido por el Subsistema del Conocimiento (23.26), seguido por el
Subsistema de la Gente (22.55), seguido por el Subsistema de la Organización (21.64),
mientras que la más baja se registró en el Subsistema del Aprendizaje (21.20).
En la tabla No. 2, se muestran las medias para los diferentes subsistemas que componen el
perfil de aprendizaje organizacional en el INIA, con base en el Modelo Sistémico de
Aprendizaje Organizacional.
6
Subsistema
n
Media
DE
Aprendizaje
164
21.20
4.83
Organización
164
21.64
4.81
Gente
164
22.55
5.06
Conocimiento
164
23.26
4.71
Tecnológico
164
23.96
5.80
Tabla No. 2: Media para los diferentes subsistemas que componen el perfil de aprendizaje
organizacional en el INIA.
En cuanto al tercer objetivo, relativo a las características demográficas que describen a la
muestra del estudio, las variables demográficas consideradas fueron: a) tipo de cargo, b)
nivel de instrucción, c) género, d) edad y e) años de servicio. En relación con el tipo de
cargo la mayor frecuencia fue registrada por las denominaciones de cargo Técnico
Asociado a la Investigación V (TAI V) y Administrativo Profesional (n= 44),
evidenciándose así una tendencia bimodal en esta variable. En cuanto a la variable nivel de
instrucción, la mayor frecuencia se ubicó en la categoría de Profesionales con Maestría ( n=
39). En relación con la variable género, la muestra se distribuyó en 53 % de participantes
del género masculino y 47 % del género femenino. La media de edad de los participantes
fue de 47.19 años (rango entre 25 y 61 años), mientras que la media de años de servicio se
ubico en 20.45 (rango entre 5 y 33 años).
A objeto de determinar si existen diferencias en cuanto al perfil de aprendizaje
organizacional entre los diferentes grupos que conforman el plantel de empleados del INIA,
se realizó el análisis de varianza para determinar dichas diferencias.
En la tabla No. 3, se muestra el perfil de aprendizaje organizacional por variable
demográfica del personal del INIA.
7
Categoría
n
Media
DE
gl
F
p
Personal del INIA
Grupo
Investigadores
Técnicos
Administrativos
Tipo de Cargo
Inv. I
Inv. II
Inv. III
Inv. IV
Inv. V
TAI. I
TAI. II
TAI. III
TAI. IV
TAI. V
Adm. Soporte
Adm. Profesional
Nivel de Instrucción
Bachiller
Técnico Medio
Técnico Superior
Profesional
Profesional Maestría
Profesional Doctorado
Profesional Post-doctor
Genero
Masculino
Femenino
Edad
20-40 años
41-50 años
51 años
Tiempo de Servicio
05-15 años
16-25 años
26 años
164
112.60
20.45
45
53
66
107.50
116.06
113.31
16.79
20.30
2
2.232
.111
2
15
8
13
7
1
1
3
4
44
22
44
122.50
107.20
108.17
111.23
93.14
97.00
154.00
126.67
111.00
115.27
115.56
112.58
3.53
16.49
13.32
15.18
22.49
0
0
11.01
26.67
19.76
25.30
20.96
11
1.287
.237
24
39
27
22
39
10
3
117.33
122.74
111.72
109.59
106.13
102.23
128.41
25.92
19.69
18.80
19.14
16.81
16.24
23.61
6
3.091
.007*
87
77
112.86
112.81
20.12
20.94
1
.029
.866
30
56
78
113.23
116.19
109.78
19.02
21.65
19.92
2
1.528
.200
34
82
48
109.72
117.80
110.75
20.07
21.22
19.83
2
2.261
.108
* p< .05 Nota: la media tiene un rango entre 35-175, con un valor medio de 105.
Tabla No. 3: Perfil de aprendizaje organizacional por variable demográfica del personal del
INIA.
8
En cuanto a las categorías de personal involucradas en el estudio, la media más alta del
perfil de aprendizaje organizacional se registró en la categoría de personal denominada
Técnicos Asociados a la Investigación (116.06), seguida por la categoría de personal
Administrativo (113.31) y finalmente por la categoría de Investigadores (107.50). El
análisis de varianza mostró que no se encontraron diferencias significativas entre los grupos
de participantes en el estudio. En cuanto a la variable demográfica tipo de cargo, la media
más alta se registró en la categoría de personal denominada Técnico Asociado a la
Investigación, específicamente en los TAI II (154.00), mientras que en la categoría de
personal de Investigación fue el nivel de Investigador I, quienes registraron la media más
alta (122.50), igualmente en la categoría de personal Administrativo fue el nivel
Administrativo Soporte, quienes registraron la media más alta del perfil de aprendizaje
organizacional (115.56). El análisis de varianza mostró que no se encontraron diferencias
significativas entre los tipos de cargo que participaron en el estudio.
En relación con la variable demográfica nivel de instrucción, la media más alta se registro
en la categoría denominada Técnico Medio (122.74), mientras que la media más baja la
registró la categoría Profesional con Doctorado (102.23). El análisis de varianza mostró que
se encontraron diferencias significativas entre las categorías de nivel de instrucción de los
participantes del estudio. El análisis de comparación múltiple (post hoc) utilizando el
método de Tukey, reveló que los niveles de instrucción Técnico Medio y Profesional con
Maestría registraron una media estadísticamente significativa (p< .05) en comparación con
el resto de las categorías de la variable demográfica nivel de instrucción.
En cuanto a la variable demográfica género, la media del perfil de aprendizaje
organizacional fue de 112.86 en los participantes del género masculino y 112.81 en los
participantes del género femenino. El análisis de varianza mostró que no se encontraron
diferencias significativas entre los géneros participantes del estudio.
En relación con la variable demográfica edad, la media más alta del perfil de aprendizaje
organizacional se registró en el rango de 41 a 50 años de edad (116.19), seguida por el
rango de 20 a 40 años de edad (113.23) y finalmente por el rango de 51 años de edad en
adelante (109.78). El análisis de varianza mostró que no se encontraron diferencias
significativas entre los grupos de participantes del estudio.
9
En relación con la variable demográfica años de servicio, la media más alta del perfil de
aprendizaje organizacional se registró en el rango de 16 a 25 años de servicio (117.80),
seguida por el rango de 26 años de servicio en adelante (110.75) y finalmente por el rango
de 05 a 15 años de servicio (109.72). El análisis de varianza mostró que no se encontraron
diferencias significativas entre los grupos de participantes en el estudio.
Conclusiones y Recomendaciones
En lo que respecta al aprendizaje organizacional en el INIA, los hallazgos del estudio
demuestran la existencia de una actitud positiva en el personal del instituto en cuanto a que
el INIA ostenta las características elementales de una organización que aprende; esto con
base en las cinco dimensiones del modelo sistémico de aprendizaje organizacional
propuesto por Marquardt (1996). Igualmente, resultó evidente que la dimensión Tecnología
representada por las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC’s), aprendizaje
basado en estas tecnologías y en el sistema de información gerencial (SIG), fue la
dimensión con la media más alta dentro del modelo sistémico de aprendizaje organizacional
para el INIA, constituyéndose esta en una de la principales fortalezas para el aprendizaje
dentro de la institución conforme la percepción de su personal. La tecnología es necesaria
para la creación de la infraestructura de aprendizaje institucional base, de manera que con
ella se puede mejorar la velocidad y calidad del aprendizaje, así como el manejo de la
información y el conocimiento (memoria) de la organización. Por otra parte, la dimensión
de Aprendizaje, representada por los mecanismos de aprendizaje que ocurren tanto a nivel
individual, como grupal y organizacional, resultó ser la dimensión con la media mas baja
dentro del modelo sistémico de aprendizaje organizacional para el INIA, lo cual representa
una debilidad institucional que deberá ser transformada en un reto, para el futuro de una
organización competitiva en el sector ciencia y tecnología agrícola. En este sentido, el
perfil de aprendizaje organizacional del INIA puede ser elevado, estableciéndose claras
oportunidades institucionales que propendan a la construcción individual y colectiva de ese
aprendizaje (Marquardt, 1996; Marquardt & Kearsley, 1998).
En relación con las variables demográficas, se pudo percibir una tendencia hacia la
madurez y decline organizacional que señala Schein (1997), al exhibirse valores promedio
10
bastante elevados tanto en los años de servicio, como en la edad de las personas
participantes del estudio. Se sugiere por lo tanto, establecer un sistema de incorporación de
generaciones de relevo en un plan de renovación de la planta de investigadores, técnicos y
administrativos que permita cumplir cabalmente con la misión institucional.
La utilización de tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC’s) para el
aprendizaje sirve para maximizar el desempeño organizacional, el uso de tecnologías
electrónicas mejora la difusión de información y el desarrollo de conocimientos y
habilidades del personal y esto incluye dos elementos fundamentales, la presentación
(publicación en texto o electrónica, multimedia, televisión, teleconferencia, realidad virtual,
etc.) y la distribución (televisión por cable, CD-ROM, extranet, intranet, internet, etc.)
(Marquardt & Kearsley, 1998).
En base a lo expuesto anteriormente, se propone un conjunto de estrategias para involucrar
al personal del INIA en “Esfuerzos Colaborativos Orientados al Cambio” (Hinkey,
Ellenberg & Kessler, 2005). En este sentido, la colaboración se define como un conjunto de
aptitudes y destrezas complejas que deben ser desarrolladas para un buen desempeño
organizacional (Boss, 2003; citado por Hinkey, Ellenberg & Kessler, 2005). De manera que
lo que aquí se propone es un cambio del enfoque científico tradicional, a un enfoque de tipo
colaborativo para la resolución de los problemas. Los que más se pueden beneficiar del
nuevo enfoque para la resolución de problemas en la organización es el personal científico,
permitiéndole a estos articularse efectiva y eficientemente con las otras categorías de
personal a objeto de mejorar el desempeño organizacional como un todo a través del
aprendizaje. El investigador considera que un cambio de paradigma en el enfoque a la
resolución de problemas institucionales orientado al aprendizaje colectivo, puede elevar el
perfil de aprendizaje organizacional del INIA y contribuir a un mejor desempeño en aras de
cumplir eficazmente con misión del instituto.
En la tabla No. 4, se exponen las estrategias diferenciales entre el enfoque colaborativo y el
científico para la resolución de problemas.
11
Enfoque Colaborativo
1. Identificación del Problema.
Enfoque Científico
1. Identificación del Problema a través de la
Observación Científica.
2. Establecer un marco de referencia para el 2. Establecer un marco de referencia para el
problema (¿Cómo hacemos...?).
problema (¿Es diferente de la hipótesis...?)
3. Identificar a los Participantes.
3. Identificar el trabajo de otros a través de la
revisión de literatura.
4. Diseño de una estructura y de estrategias 4. Diseñar materiales y métodos
para darle solución al problema identificado. experimentales que probarán la hipótesis.
5. Conduzca el esfuerzo colaborativo en base 5. Conduzca la investigación de acuerdo con
a:
los materiales y métodos en base a:
- Hacer reuniones preliminares para
- Obtención de datos preliminares.
identificar el problema.
- Desarrollar una completa
- Desarrollar una completa
comprensión del problema a través
comprensión del problema a través
observación continua y registro de la
de experiencias de enseñanzadata científica, obtención de la data
aprendizaje con los participantes y
suficiente para lograr soluciones
recolectando y analizando
razonables y análisis de la data.
información relevante sobre el
problema.
6. Generar opciones.
6. Interpretar la data.
7. Evaluar opciones y seleccionar el mejor
7. Desarrolle descripciones, explicaciones y
curso de acción para la resolución del
modelos en base a la evidencia.
problema.
8. Llegue a un acuerdo entre los
8. Llegue a conclusiones.
participantes.
9. Desarrolle planes de acción para
9. Desarrolle y presente posibles alternativas
implementar los acuerdos.
de solución.
10. Reporte el progreso y reflexione sobre lo 10. Reporte el proceso experimental y los
aprendido.
resultados.
11. Evalué el proceso de toma de decisiones. 11. Evalué el método de investigación
utilizado.
Tabla No. 4: Estrategias diferenciales entre el enfoque colaborativo y el científico para la
resolución de problemas (Adaptado de Hinkey, Ellenberg & Kessler, 2005).
12
Agradecimientos
El investigador responsable del Proyecto desea expresar sus más sincero agradecimiento a
la Gerencia de Proyectos de Investigación y Desarrollo y a la honorable Comisión Técnica
del Área de Ciencias Sociales y Humanidades del FONACIT, por el financiamiento
otorgado para la realización de esta investigación. Igualmente quiero extender mi franco
agradecimiento al personal del INIA, sin el cual esta investigación no seria hoy una
realidad. Por otra parte, a la Asistente de Investigación Ing. Agr. Yesenia Sánchez, por su
dedicación y alto espíritu de trabajo. Asimismo a la Gerencia de la Oficina de Desarrollo
Institucional (ODI) del INIA, la cual apoyo en todo momento la consecución del estudio
aquí presentado.
Revisión Bibliográfica
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Fraenkel, J. R., & Wallen, N. E. (1996). How to design and evaluate research in education
(3rd. Ed.). New York: McGraw-Hill.
Hinkey, L., Ellenberg, K., & Kessler, B. (2005). Strategies for engaging scientist in
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13
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14