¿Está Obsoleto Mi Sistema de Costos?

¿Está obsoleto mi sistema de costos?
por: Esperanza Huerta y Norma Leal
En el artículo A 20 años del ABC, publicado en la edición marzo-mayo de esta revista, discutimos
las ventajas y desventajas de un sistema de costos basado en actividades (Activity Based Costing,
ABC), el cual puede calcular costos unitarios más exactos que uno tradicional. Además, mejora los
procesos a través del entendimiento de las actividades realizadas. Sin embargo, diseñar y operar
un sistema ABC requiere de fuertes recursos financieros y humanos, por eso surgen las preguntas:
¿Es necesario que mi compañía cambie a un sistema de costos ABC? ¿La inversión de
desarrollarlo se compensa con los beneficios que proporciona? Este artículo le ayudará a decidir si
su sistema de costos es obsoleto y requiere modernización.
¿Por qué las compañías cambian a un ABC?
Un sistema de costos obsoleto que suministre información incorrecta acerca del costo de los
productos puede ser la causa de que la mejor estrategia falle tanto en su diseño como en su
implementación. Dado que el rediseñar el sistema de costos utiliza tiempo y dinero, sólo las
empresas que han detectado la necesidad de modificar su actual sistema de costos invertirán
recursos en ello. Pero ¿cómo se puede saber si el sistema de costos de una empresa es obsoleto?
El desarrollo de un sistema de costos es un proyecto de inversión. Como tal, las empresas deben
decidir si realizarlo o no a través de un análisis costo-beneficio. Este estudio debe confrontar los
costos de diseñar y operar el nuevo sistema con los beneficios que proporcionará. Además, hay
que tomar en cuenta el riesgo al que se expone la empresa si decide no hacerlo.
El beneficio inicial del sistema ABC es la promesa de corregir las distorsiones en los costos
unitarios inherentes a los sistemas de costos tradicionales. Tomar decisiones de precio, de mezcla
de productos o de cualquier otro tipo de estrategia con base en datos erróneos puede generar
graves problemas a una empresa. Además, proporciona otro tipo de beneficios, los cuales pueden
clasificarse en dos: estratégicos y operativos [1].
Los beneficios estratégicos resultan de poder tomar mejores decisiones porque se cuenta con
mejor información. Los operativos están en la disminución de costos, reducción de tiempos de
producción e incrementos en la calidad, gracias a un mejor entendimiento del proceso productivo.
En última instancia, los directivos esperan que el ABC genere beneficios financieros a la empresa.
El ciclo de generación de beneficios se ilustra en la Figura 1.
Beneficios estratégicos
Mejores decisiones
(mezcla de productos,
Fijación de precios…)
Costo unitario
más exacto
Mejor
desempeño
financiero
ABC
Mejor
entendimiento
de las actividades
Implementación
de iniciativas
operativas
Menor costo
Mayor calidad
Menor tiempo de
producción
Beneficios operativos
Figura 1 Beneficios generados por el ABC
Es importante señalar que no existe evidencia empírica que soporte que el uso del ABC en
realidad afecta el desempeño financiero de las empresas [1]. La mayoría de las investigaciones
que reportan los beneficios del ABC están basadas en medidas de percepción. Es decir, reportan
si el gerente considera o no que el ABC ha generado beneficios a la empresa sin aportar datos que
validen sus percepciones. Ittner y sus colegas realizaron uno de los pocas estudios serios que
investigan la relación entre el ABC y el desempeño financiero de las empresas [1]. Con una
muestra de 2,789 empresas de manufactura en Estados Unidos, demostraron que el ABC está
asociado a reducciones de costos, mayor calidad y menor tiempo de producción. Sin embargo, no
encontraron una asociación entre el uso del ABC y el rendimiento sobre los activos.
El hecho de que hasta el momento no exista evidencia empírica del impacto del ABC en el
resultado financiero de una empresa, no implica necesariamente que no lo tenga, pues proporciona
información valiosa para tomar decisiones. De esta forma, el ABC genera un “potencial” de
beneficios. Sin embargo, los directivos son finalmente quienes tienen la responsabilidad de tomar
las decisiones adecuadas. Si la información no se aprovecha o los directivos toman decisiones
incorrectas, el beneficio “potencial” del sistema no se convierte en realidad.
De todos los beneficios posibles que un ABC puede aportar, ¿cuáles son las razones por las que
las empresas deciden adoptarlo? Business Finance y AIG Software realizaron en 2004 una
encuesta a 270 profesionistas en finanzas o sistemas [2]. Las razones mencionadas para adoptar
un ABC fueron las siguientes: 72% para entender la rentabilidad de los productos y servicios
proporcionados, 48% para entender la rentabilidad de los clientes y de los canales de distribución,
55% para implementar programas de reducción de costos, 50% para determinar el precio de los
productos y servicios, 56% para auxiliar en el proceso de reingeniería de procesos. Otras razones
mencionadas con menor frecuencia fueron para satisfacer regulaciones externas y para determinar
precios de transferencia. La suma de los porcentajes es superior al 100% porque los participantes
podían mencionar varias razones por las que adoptaron ese sistema.
¿Cómo puedo saber si debo cambiar a un Sistema de Costos ABC?
Un médico diagnostica la enfermedad de un paciente por diferentes medios. Primero pregunta
acerca de los síntomas que el enfermo presenta y los relaciona con determinada enfermedad.
También puede solicitar estudios especializados que le ayuden al diagnóstico. La obsolescencia de
un sistema también causa síntomas. Por lo tanto, un director debe estar atento a los signos que se
presentan en una empresa cuando un sistema de costos ya no es adecuado. La Figura 2 describe
el proceso para el diagnóstico de un sistema de costos obsoleto y la evaluación del ABC como
solución.
Figura 2 Diagnóstico de obsolescencia de
un sistema de costos
¿Se observan síntomas de obsolescencia?
¿Existen cambios importantes en
el ambiente manufacturero?
¿Hay concordancia entre el ABC y el
entorno manufacturero de la empresa?
¿Los resultados de unABC piloto difieren
significativamente de los resultados actuales?
Los síntomas de un sistema obsoleto son causados por las distorsiones en los costos unitarios.
Esta distorsión, causada por una incorrecta asignación de costos, se denomina “subsidio cruzado”.
Cuando existen subsidios cruzados, los productos que en la realidad son baratos de producir, son
reportados erróneamente por el sistema como caros. Y viceversa. Esto lleva a que se tomen
decisiones erróneas, como retirar del mercado productos que aparentemente no son rentables y
dirigir a la empresa a cuestiones poco rentables, deteriorando su desempeño financiero. El efecto
de los subsidios cruzados se ilustra en la Figura 3.
Figura 3 Efecto de los subsidios cruzados
Costo
inadecuado
Precio
inadecuado
Incremento en
ventas de
productos
con precio
abajo del costo
Disminución en
ventas de
productos
con precio
excesivo
Cambio en la
mezcla hacia
productos de
bajo margen
Utilidades disminuyen
pero el número de
unidades vendidas
puede aumentar
¿Cuáles son los Síntomas de un Sistema de Costos Obsoleto?
Ya desde 1984, Robin Cooper, uno de los padres del ABC, hablaba en un artículo que ahora es
considerado como clásico, de que un sistema de costos se va haciendo obsoleto gradualmente y
en el proceso se van manifestando diferentes síntomas [3]. Una forma de descubrir la
obsolescencia del sistema es conocer dicha sintomatología y estar alerta cuando uno o varios de
estos síntomas se presenten en la empresa.
A continuación se describen algunos de los síntomas o señales de un sistema de costos obsoleto
que Cooper describe en su artículo [3]:
1) De acuerdo con su experiencia, los gerentes de producción y de mercadotecnia sienten
que el precio de un producto no está determinado competitivamente o en su opinión un
producto debería ser eliminado de la oferta de la empresa. Sin embargo, el sistema de
costos reporta esos mismos productos como productos con alto margen de utilidad.
2) Los gerentes no encuentran una explicación clara y simple de los altos o bajos márgenes
de utilidad de los productos.
3) El departamento de contabilidad invierte gran parte de su tiempo en evaluar proyectos
especiales. Un sistema de costos que funcione adecuadamente debería dar más
información.
4) El departamento de diseño desconfía de los costos reportados pues productos con malos
diseños aparentan ser más rentables que aquellos bien diseñados. La desconfianza en los
costos reportados ocasiona que los departamentos desarrollen sus propios sistemas de
costos.
5)
El producto más complejo y laboriosos de elaborar o el que requiere más inspección o
más montajes de la máquina parece ser el más rentable.
6) La empresa tiene un nicho que reporta ganancias altas sin que tenga competencia, no
existiendo barreras de entrada.
7) Los precios de la competencia son exageradamente bajos, en especial si se trata de
compañías más pequeñas que tienen volúmenes de producción similares.
8) Los clientes no se quejan de los incrementos de precio. Seguramente cuentan con
información de los precios del mercado y perciben que aún con el incremento de precios
les conviene seguir comprando.
9) Es difícil explicar el resultado de las cotizaciones al ganarse altas cotizaciones y perderse
bajas cotizaciones.
10) Las cotizaciones solicitadas a los competidores son más bajas que lo esperado, llegando
estos incluso a ofrecer un precio inferior al costo variable de producción del producto, no
habiendo indicadores de una mayor eficiencia de los competidores.
11) Los costos reportados cambian por las nuevas regulaciones de la contabilidad financiera,
aún cuando los costos de producción no han cambiado, pues significa que el sistema de
costos está diseñado más para cumplir requerimientos financieros que para dar
información de costos segura, base para una adecuada toma de decisiones.
Recientemente, Chan y Lee realizaron un estudio empírico para evaluar la validez de los síntomas
y su asociación con los sistemas obsoletos [4]. Ellos investigaron la asociación entre la frecuencia
total de experimentar los síntomas de obsolescencia mencionados por Cooper y el porcentaje de
costos indirectos de bases no unitarias utilizado en los sistemas de costos tradicionales. Sus
resultados demuestran que los síntomas más frecuentes entre los entrevistados fueron: precios de
la competencia exageradamente bajos (síntoma 7), aceptación de incrementos en precios (síntoma
8), tiempo invertido en reportes especiales por el departamento de contabilidad (síntoma 3) y
desarrollo de sistemas de costos por los departamentos (síntoma 4).
Chan y Lee consideran que el síntoma 7 y 8 no son indicadores concluyentes de la obsolescencia
de un sistema. La determinación de precios puede deberse a una decisión estratégica de la
competencia. De la misma forma, el que los clientes acepten incrementos en el precio está en
función de la elasticidad de la demanda. Por esta razón, Chan y Lee consideran que el uso
frecuente del departamento de contabilidad para estudios especiales (síntoma 3) y la creación de
sistemas de costo independientes para propósitos de toma de decisiones (síntoma 4) son los
síntoma que más claramente señalan problemas potenciales con el sistema de costos.
Los resultados obtenidos por Chen y Lee no indican en que medida de frecuencia se justifica un
nuevo sistema de costeo. Sin embargo, ellos demostraron en su estudio que existe una relación
positiva entre la proporción de costos indirectos fijos y la frecuencia de experimentar los síntomas
de un sistema de costos obsoleto.
¿Cuáles son los Cambios de mi Ambiente Manufacturero?
Una empresa debe analizar no sólo los síntomas mencionados, sino también los cambios que han
ocurrido en la empresa y en su entorno. Cooper considera que un sistema de costos podría estar
obsoleto si ha experimentado alguno de los cambios que se mencionan a continuación [3].
a) Creciente automatización en sus procesos productivos. La maquinaria nueva utiliza
menos mano de obra, pero requiere de mayor actividad de soporte. Así, los
productos fabricados con los procesos tradicionales están sobrecosteados,
mientras que los productos fabricados con procesos mas automatizados están
subcosteados.
b) Introducción de nuevos productos que consumen actividades de soporte en
diferente proporción. Los productos más complejos en su elaboración estarán
subcosteados y los menos complejos estarán sobrecosteados.
c) Cambios en la estrategia de mercadeo del producto, en especial cambios en el
volumen de mercadeo.
d) Simplificación del proceso productivo por la introducción de sistemas más simples
como “Just in Time”.
e) Creciente competencia que le obliga a la empresa a una mejor planeación
soportada por información más correcta y segura.
f)
Desregulación que le permita a la empresa hacer cotizaciones más agresivas en
una base de alto volumen, para lo cual requiera información más segura de sus
costos.
Si su empresa ha experimentado los síntomas de obsolescencia de su sistema de costos y ha
experimentado cambios en su ambiente manufacturero, lo más probable es que sea momento de
actualizar su sistema de costos. El Costea Basado en Actividades puede ser una solución para su
empresa. Sin embargo, como se menciona al inicio del artículo, la inversión en un ABC debe
justificarse en función de los beneficios que genera. En el siguiente artículo le ayudaremos a definir
si éste es el sistema que su empresa necesita.
Referencias
1.
Ittner, C.D., W.N. Lanen, and D.F. Larcker, The Association Between Activity-Based
Costing and Manufacturing Performance. Journal of Accounting Research, 2002. 40(3): p.
711-725.
2.
Leahy, T., Where Are You on the ABC Learning Curve? Business Finance, 2004. 10(12): p.
47-50.
3.
Cooper, R., You need a new cost system when... Harvard Business Review, 1989. 66(1): p.
77-82.
4.
Chan, S.Y. and D.S.-Y. Lee, An Empirical Investigation of Symptoms of obsolete costing
systems and overhead cost structure. Managerial Auditing Journal, 2003. 18(2): p. 81-89.