Marco Operativo para el proceso de Otros Compromisos

Instrucciones de Operación, para el proceso de Otros Compromisos
Instrucciones de Operación,
para el proceso de Otros Compromisos
última actualización: 07/jun/2004
Definición:
Los otros compromisos es un proceso establecido por la Dirección Administrativa (a
través de la Subdirección de Finanzas) para la comprobación de gastos efectuados
por algún suceso o evento extraordinario.
Como evento extraordinario entendemos que se realizó un gasto de emergencia, por
lo mismo no se pudo hacer una solicitud de viáticos, abastecimiento, servicio, etc.
por sistema, en su debido tiempo y forma.
Otros compromisos sólo opera con cuentas Internas y exclusivamente en los
capítulos 2000, 3000 y 9000.
Responsables del proceso:
El responsable de vigilar, facultar su uso, borrar compromisos previamente
establecidos y emitir cambios al proceso es la Subdirección de Finanzas.
Dentro de las Divisiones, la Delegada Administrativa, tiene la responsabilidad de
vigilar el cumplimiento de todos los requisitos del proceso. Le corresponde dar
seguimiento a los Otros Compromisos que establezca. También puede (si el monto
del Fondo Fijo lo permite) entregar efectivo correspondiente a la(s) facturas
registradas en Otros Compromisos.
Las Secretarias de Dirección son las responsables de operación dentro de las
Direcciones de Apoyo. Tiene la responsabilidad de vigilar el cumplimiento de todos
los requisitos del proceso. Le corresponde dar seguimiento a los Otros
Compromisos que establezca. También puede (si el monto del Fondo Fijo lo permite)
entregar efectivo correspondiente a la(s) facturas registradas en Otros
Compromisos.
La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, tiene la responsabilidad de
registrar el ingreso de artículos adquiridos y servicios contratados. También
puede (si el monto del Fondo Fijo lo permite) entregar efectivo correspondiente a
la(s) facturas registradas en Otros Compromisos.
La Biblioteca, tiene la responsabilidad de registrar el ingreso de los libros.
La Subdirección de Recursos Financieros, es la responsable de la emisión de los
cheques solicitados por Otros Compromisos y la afectación contable a las cuentas
internas.
Las Secretarias en general, están facultadas para realizar los Otros compromisos por
sistema.
Requisitos previos:
1.- Debe existir un factura a nombre de CICESE, que avale la compra o servicio.
2.- La factura debe cumplir con los requisitos fiscales actuales (anexo A)
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3.- En el caso de una adquisición de libros, la factura debe estar firmada/sellada
por personal de Biblioteca.
4.- En el caso de otra adquisición es necesario presentar el producto en Almacén
para que personal de Almacén selle la factura y se asigne (en caso de se necesario)
un número de inventario.
Requisitos al momento de hacer el movimiento por sistema:
1.- Debe haber disponible en la cuenta interna a la que se le va a cargar el gasto.
2.- Se debe presentar la factura sellada/firmada en el caso de adquisiciones, para
el caso de servicios, sólo se presenta la factura y para boletos de avión se presenta
el boleto.
Instrucciones de Operación
1.2.3.4.5.-
Solicitud
Control y Consulta
Cancelación del compromiso.
Liquidación y comprobación.
Cierre
1.- Solicitud de Otro Compromiso.
La solicitud se hace a partir de los sistemas administrativos (Administración/Otros
Compromisos), la persona debe tener derechos de operación sobre la cuenta y
presupuesto suficiente.
La pantalla de operación se presenta en el anexo B.
2.- Control y Consulta
La solicitud puede ser impresa y consultada, cuantas veces sea necesario, por el
mismo usuario que realizó el compromiso.
3.- Cancelación del compromiso.
Mientras están en estado de SOLICITADO, se pueden cancelar, borrando el
Compromiso.
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4.- Liquidación y comprobación.
La comprobación para liquidación se realiza según el monto global del compromiso:
Monto (M.N.)
Lugar en donde se
entrega la solicitud y
Factura
Requisitos
De 400.00 en
adelante
1. Forma de liquidación, con VoBo de la
Fondo Fijo del
Delegada/Secretaria de Dirección de Apoyo
Departamento de Compras
(anexo C).
y/o Departamento de
2. Factura(s) que cumpla(n) los requisitos
Servicios
fiscales
1.
3.
4.
5.
Firma de Aprobación del departamento de
Compras o Servicios (según se especifique en
la forma de liquidación)
Para el caso de artículos adquiridos, se
necesitara presentar el artículo en Almacén
para que se registre en el inventario o deben
solicitar (por vía telefónica) al personal del
Almacén que visite sus instalaciones para
inventariar el artículo.
En el caso de libros la factura deberá ser
presentada en la Biblioteca para sello/firma.
La liquidación del compromiso (pago del dinero) se hace, según el monto global del
compromiso:
Monto (M.N.)
Lugar en donde se
entrega el efectivo o
documento
Tiempo estimado de
entrega
De 400.00 –
800.00
Fondo Fijo del
Mismo día hábil que se
Departamento de Compras recibe la solicitud
y/o Departamento de
Servicios
Ventanilla de Tesorería
5 días hábiles
De 800.00 en
adelante
*Para factura en dólares, la Tesorería emitirá un cheque.
Se entrega:
Efectivo
Cheque
5.- Cierre
Los compromisos se verán reflejados como ejercido, cuando el compromiso sea
registrado en el Departamento de Contabilidad. Al consultar el reporte de disponible,
podrá ver la lista de Otros Compromiso, relacionado por número de folio y
descripción.
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