LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL Y EL PRESUPUESTO 2015 La formulación del POA – PRESUPUESTO, se desarrollará con base en la normativa legal y técnica establecida en el Código Municipal, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la Ley General de Control Interno Nº 8292, Normas Técnicas de Presupuesto y las diferentes circulares emitidas por la Contraloría General de la República en materia presupuestaria para el sector municipal, las cuales están a disposición en la MUNInet. 1. El proceso de formulación del POA - PRESUPUESTO, será coordinado por el Equipo Gerencial, el cual contará con un Comité de Apoyo en Materia de POA y PRESUPUESTO. Dicho comité estará integrado por la Gerencia Administrativa Financiera, la Dirección Financiera, la Dirección de Planificación y Evaluación, Dirección de Recursos Humanos y Departamento de Presupuesto. El Comité tendrá la potestad de convocar a cualquier otra dependencia que por el tema y sus funciones sea necesario. 2. La formulación del POA - PRESUPUESTO, será responsabilidad de la Alcaldía y cada Gerencia, mediante la conformación de equipos de trabajo con sus dependencias adscritas. 3. El POA - PRESUPUESTO se debe formular en concordancia con el Plan de Desarrollo Municipal vigente, que se encuentra ubicado en el link de la Dirección de Planificación de Evaluación, y de acuerdo con los formularios de los anexos del 1 hasta el 9. 4. Producto de las proyecciones financieras para el periodo 2015, se determinó que existen escasas o nulas posibilidades de incorporar dentro del presupuesto nuevos proyectos y metas, siendo posible únicamente mantener los planteados en el periodo 2014 así como la actividad ordinaria, con un crecimiento por inflación. No obstante lo anterior, las Gerencias en cumplimiento del punto anterior, deberán plantear proyectos y metas que atiendan el Plan de Desarrollo Municipal. El financiamiento de estos nuevos proyectos y metas podrá realizarse en razón de las posibles alternativas: - Prioridades que establezcan las Gerencias, cerrando en su totalidad proyectos existentes, o disminuyendo la asignación de recursos de estos. - Con la elaboración de la proyección definitiva de ingresos para 2015, en caso de que hubiera excedente de recursos que se generen sobre el presupuesto de 2014, se procederá por parte del Comité de Apoyo a 28/04/2014 1 - realizar una propuesta de asignación, tomando como base las necesidades y prioridades que no quedaron cubiertas en la primera fase, propuesta que se someterá a conocimiento y valoración del Equipo Gerencial. De no ser posible el financiamiento de estos proyectos mediante los mecanismos anteriores, quedara sujeto a ser financiado en futuros documentos presupuestarios. 5. El POA - PRESUPUESTO debe estar vinculado, lo que significa que la sumatoria del costo total de las metas debe coincidir con el presupuesto total solicitado por la dependencia. 6. El Proyecto y la meta deben ser definidos en forma clara y precisa, significando esto que se analicen todas las etapas que involucran el proyecto o el servicio y no solamente el producto final, que no necesariamente se concreta en el término de un año. Asimismo, las metas deben indicar la cantidad que se pretende realizar, expresada en la unidad de medida a utilizar (KM, ML, Estudios, T.M. M2, entre otros), el lugar donde se realizará y la fecha de su cumplimiento. 7. Para cada meta, debe realizarse la estimación del presupuesto requerido, considerando los grupos presupuestarios (remuneraciones, servicios, materiales y bienes duraderos). Para tal efecto, deben ajustarse al clasificador de cuentas y al diccionario de artículos. 8. Las dependencias deben elaborar el cronograma de ejecución financiera de los proyectos aprobados, a afecto de que sirva de base para realizar la programación del flujo de efectivo y la programación semestral del Plan Operativo. (Ver anexo 4). 9. El Departamento de Presupuesto envía a la Gerencia de Provisión Servicios, la estimación de ingresos correspondientes a la Ley 8114. Esta gerencia debe enviar al Comité de Apoyo la propuesta que determinará la inversión pública de la red vial, al Comité de Apoyo el 14 de mayo. La citada Gerencia deberá tramitar para su aprobación ante la Junta Vial cantonal y al Concejo Municipal respectivamente la propuesta; dicho acuerdo deberá ser tomado y remitido al Departamento de Presupuesto a más tardar el 14 de agosto. 10. Los recursos de “Actividades de Capacitación” se incluirán en la Sección de Desarrollo de Personal, de acuerdo al diagnóstico que presente esta sección. Por lo tanto las dependencias no deben incluir recursos por este concepto, exceptuando con visto bueno de la Alcaldía y Gerencias, los cursos y charlas que forman parte de la actividad ordinaria de algunas dependencias, ó en el caso de proyectos específicos a nivel institucional o comunal. Esto de conformidad a Directriz del Alcalde 2027-2012 (misma que se encuentra publicada en la Muninet en la página de presupuesto) referente al tema de capacitación; las cuáles serán totalmente restrictivas. 28/04/2014 2 11. No se deben incorporar compras de equipo automotor liviano y pesado. 12. Ninguna dependencia deberá incluir recursos de infraestructura de edificios municipales. 13. En concordancia con las políticas institucionales de racionalización del gasto, no se autorizará la creación de plazas nuevas (fijas o sueldos por Servicios Especiales), transformaciones y/o recalificaciones de puestos. 14. Se establece restricción del gasto, para el pago de suplencias, jornales ocasionales, horas extras, recargo de funciones y diferencia de salario cuyas peticiones, en todo caso, deben ser avaladas por cada Director y Gerente del área respectiva. Se advierte sobre la necesidad de que al requerir de estos conceptos, se respete la condición de temporalidad de cada uno de ellos, diferenciándolos de lo que pueden ser necesidades permanentes. 15. No se autoriza la inclusión de recursos para el pago de compensación de vacaciones. 16. Toda dependencia que requiera labor extraordinaria de personal adscrito a otras instancias, deberá incluir esos recursos en su propia petición de asignación presupuestaria, esto con el fin de que donde se desarrolle la actividad se dé el cargo presupuestario. Se exceptúa de lo anterior, las extras que se produzcan en Aseo de Vías, Gestión de Desechos, Policía Municipal, Estacionómetros, Maquinaria, y cualquier otra similar, las cuales se consideran propias del servicio de apoyo que prestan y que, en consecuencia, deben solicitarlas dentro de sus asignaciones presupuestarias, obviamente, atendiendo la petición de quienes van a requerir de dicho apoyo y bajo la responsabilidad de estas instancias generadoras de la actividad, en caso de no gestionar dicha presupuestación. Ejemplos típicos de lo antes expuesto, sería el Departamento de Cultura, que en sus actividades ocupa personal de apoyo de otras dependencias, cuyas extras debe asumirlas y, por ende, presupuestarlas; e igualmente los responsables del Festival de la Luz, de Festejos Populares y Protocolo. 17. El proyecto de formulación POA - PRESUPUESTO será enviado por cada una de las áreas a su respectiva Gerencia y Alcaldía, las cuales remitirán a la Dirección de Planificación y Evaluación y al Departamento de Presupuesto dicho proyecto. Al mismo tiempo a la Dirección de Recursos Humanos lo correspondiente a Remuneraciones, a la Sección de Publicaciones lo correspondiente a diseño gráfico, impresión y encuadernación y a la Dirección Administrativa compra y reparación de electrodoméstico, compra y reparación de equipo de oficina. 18. En el caso de las necesidades concentradas en la Dirección Administrativa, se seguirá el siguiente procedimiento: 28/04/2014 3 a) Las dependencias enviarán las solicitudes de necesidades a la Dirección Administrativa, según la fecha indicada en el calendario. b) La Dirección Administrativa realizará una valoración de campo de dichas solicitudes, las integrará a nivel institucional, las cuantificará y las incorporará en su presupuesto como proyecto. c) Aprobado el presupuesto, la Dirección Administrativa elaborará un único pedido a nivel institucional, lo cual implica que las dependencias no deben hacer pedidos. 19. En el caso de las necesidades concentradas en la Sección de Publicaciones , se seguirá el siguiente procedimiento: a) Las dependencias enviarán las solicitudes de necesidades a la Sección de Publicaciones, según la fecha indicada en el calendario. b) La Sección de Publicaciones las integrará a nivel institucional, las cuantificará y las incorporará en su presupuesto como proyecto. c) Aprobado el presupuesto, la Sección de Publicaciones elaborará los pedidos a nivel institucional, lo cual implica que las dependencias no deben hacer pedidos. 20. En el caso de las necesidades concentradas en la Dirección de Recursos Humanos, se seguirá el siguiente procedimiento: a) Las dependencias enviarán las solicitudes de necesidades a la Dirección de Recursos Humanos, según la fecha indicada en el calendario. b) La Dirección de Recursos Humanos realizará cuantificación de cada una de las solicitudes, las integrará a nivel institucional y las remitirá a la Comisión de Presupuesto. c) Aprobado el presupuesto, la Dirección de Recursos Humanos elaborará un único documento a nivel institucional, lo cual implica que las dependencias no deben hacer pedidos. 21. Lo relacionado con las siguientes partidas, será presupuestado por las dependencias responsables, por lo que las dependencias no deben realizar ninguna solicitud ni pedido: a) Servicios Públicos (agua, luz, teléfono, correo, etc.). b) Combustibles y lubricantes. c) Seguros, deducibles, RTV 28/04/2014 DIRECCION ADMINISTRATIVA 4 d) Artículos de Aseo. e) Mantenimiento de multifuncionales. Artículo 46 de la Convención Colectiva (alimentación), dietas. Suministros de oficina (anexo #6). a) Medicamentos. b) Uniformes, calzado, capas, para empleados. c) Capacitación institucional. Gastos de Viajes (viáticos), transporte al Exterior. Sujeto a documento de Modificación, según la ubicación presupuestaria de la dependencia a la cual pertenece el funcionario. El cual requiere ser planificado con suficiente anterioridad. Compra y/o arrendamiento de equipo de cómputo( micros, impresoras, ups , accesorios) Repuestos equipo cómputo Mantenimiento y reparación equipo Cómputo Recursos de Proyectos en Marcha PRESUPUESTO PROVEEDURIA RECURSOS HUMANOS ALCALDIA Y FONDO INSTITUCIONAL DIRECCION TECNOLOGIA 22. En el diseño de las obras y en la elaboración de los proyectos y de acuerdo con su naturaleza, debe incorporarse la perspectiva de Género, (ver anexo 5). Asimismo debe incorporarse lo establecido en el “Plan de Acción para la implementación de la política municipal para la Equidad de Género”; el cual puede ser consultado en la Muninet: http://muninet/gestion/unidades_organizacionales/g_gest_mun/dto_part_ciud/ofi_mujer/documentos.ht ml 23. Asimismo, en el tema de Accesibilidad (Ley 7600), debe incluirse lo establecido en el Plan de Accesibilidad Institucional, el cual se encuentra en la Muninet, en el sitio POA- Presupuesto. También debe incorporarse, todo lo relacionado con Gestión de Riesgo, Código de Niñez y Adolescencia, Ley de Simplificación de Trámites (Ley 8220), entre otras. 24. Respecto a las necesidades de hardware y software las dependencias no deberán realizar ninguna solicitud; debido a que esta es responsabilidad de la Dirección de Tecnologías de Información, según diagnóstico de necesidades realizadas. Esta debe incorporar en su presupuesto la cuantificación de dichas necesidades como proyecto. 25. La presupuestación de los siguientes servicios y artículos, será totalmente restrictivos por contención del gasto: Servicios de alimentación (catering), cámaras digitales y de video, ipad, data car, celulares, agendas electrónicas, suscripciones de revistas y periódicos (salvo los ya autorizados), tarjetas de presentación, maletines, compra de jackets, pines, llaveros, botones distintivos, lapiceros lujosos y otros artículos 28/04/2014 5 de esta naturaleza, servicios para agasajos, inauguraciones, fiestas, regalías, otros (De acuerdo a los principio del buen uso de los recursos públicos). 26. El documento del POA Presupuesto, el mismo debe ser enviado vía digital (CD) e impreso al Departamento de Presupuesto como a la Dirección de Planificación. 27. Los documentos enviados se considerará como definitivos, por lo que no se aceptarán cambios de los mismos, y únicamente se harán cambios con la anuencia de la Dirección de Planificación y Evaluación y el Departamento de Presupuesto. 28. Para efectos de estimación de los bienes y/o servicios a presupuestar, el Departamento de Recursos Materiales destinará un funcionario para consultas de precios de mercado y de cualquier otro aspecto relacionado con este tema, dicha información estará disponible en la Página www.hacienda.go.cr/comprared, a efecto de consultar directamente sobre el histórico de precios de artículos. 29. Cada Gerencia y la Alcaldía debe presentar y justificar ante el Equipo Gerencial, el POA - PRESUPUESTO de su área, en reuniones programadas al efecto y en el formato ya establecido (Ordinario, Proyectos y Metas). (Ver anexo 9.) 30. En caso de tener duda sobre la ubicación presupuestaria y la formulación, deben comunicarse al Departamento de Presupuesto (ext. 6346,6025, 6480, 6226); en relación con el Plan Operativo Anual, con la Dirección de Planificación y Evaluación (ext. 6049, 6355, 6681); en materia de Recursos Humanos comunicarse a las extensiones 6645 ó 6197. 31. La asignación presupuestaria se orientará prioritariamente, al financiamiento de los servicios y las obras de inversión, de acuerdo a las prioridades que se definan. 32. Las actividades con sustento en destinos específicos deberán ajustar su presupuesto al monto esperado de ingreso, dicha información es temporal ya que el mismo puede variar una vez que se publique en la gaceta. Para tal efecto el Departamento de Presupuesto suministrará la información correspondiente. 33. El POA - PRESUPUESTO deben ser integrados por las Gerencias y la Alcaldía, y presentados debidamente validados a la Dirección de Planificación y Evaluación y al Departamento de Presupuesto, de acuerdo con el calendario que se adjunta (anexo 7). Sin excepciones, los formularios deben venir completos y con las justificaciones del caso. De no cumplir con la entrega, será responsabilidad de la Gerencia respectiva. De igual forma la no inclusión 28/04/2014 6 de una partida esencial para la operatividad o cumplimiento de una meta será responsabilidad de la Dependencia. 34. Cuando la Dirección de Planificación y/o Departamento Presupuesto, requiera reunirse con alguna jefatura para ajustar el POA - PRESUPUESTO sea por ajuste presupuestario o por razones técnicas, deberá acudir según la convocatoria establecida para tales efectos, caso contrario, se realizarán los cambios según criterio del Comité de Apoyo. 35. Todo asunto que deba coordinarse para efectos de aclaración y/o modificación al POA-PRESUPUESTO, se tratará únicamente con la Alcaldía, las Gerencias y jefatura correspondiente. 28/04/2014 7