MANUAL OPERATIVO PARA VENDEDORES

Página 1 de 10
MANUAL OPERATIVO PARA VENDEDORES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
Evaluación previa del cliente.
Solicitud de crédito
Nota de pedido
La orden de compra
Creación del cliente
Tipo de Crédito.
Crédito simple
Crédito documentado
Morosidad.
Monto de la línea de crédito.
Manejo de la cuenta corriente.
Plazos de vencimiento.
El ingreso de cheques.
Depósitos de provincia.
El cheque.
El cheque v/s la letra.
El pagaré
La letra de cambio.
Clases de protestos de la letra de cambio.
El aval
La prescripción.
recomendación.
prórrogas.
formatos:
- Autorización llenado de cheques en blanco.
- Modelo carta autorización Dicom.
25.
26.
Cobranza judicial.
despacho de facturas.
Página 2 de 10
INTRODUCCIÓN
El presente manual deber ser considerado como una guía para la apertura de las
cuentas corrientes y del manejo de la cobranza.
Es conveniente evitar el crecimiento desmesurado de las cuentas por cobrar,
evaluar el período de morosidad y comprobar permanentemente que el cliente no
ha perdido los requisitos por los cuales se le otorgó el crédito.
El vendedor debe informar permanentemente al Gerente de Ventas de su gestión,
como así también de la obtención de VºBº en las desviaciones a los
procedimientos aquí establecidos.
Solicitamos una fluida y permanente comunicación con el Depto. de Cobranzas,
con el objeto de tener acciones coordinadas y entregar el apoyo que se requiera.
Ante cualquier duda, favor comunicarse con su jefe directo o con el Depto. de
Cobranzas.
1.
Evaluación previa del cliente:
Esta etapa de evaluación que hace el vendedor, será el inicio de todo el proceso,
si él estima que una vez examinada sus referencias comerciales, medios en que
se desenvuelve, capacidad de pago, bienes que posee, apariencia y actitud en la
entrevista, amerita ser presentado a la empresa, se procederá a efectuar la
solicitud de crédito.
El cliente nuevo:
a) Tiene que tener una cuenta corriente bancaria.
b) Antigüedad un año.
c) Si son consorcios o grandes empresas, se deberá analizar para ver de quien se
trata. Complementarse con datos que pueda entregar Dicom (fusiones, antigüedad
en el mercado, etc.) Datos sobre tamaño de empresa, para orientar monto de línea
de crédito a asignar. Se acuerda pedir.
-
IVA para todos (últimos seis meses), balance general (el último) más
ranking de Dicom. Esto es para apertura de cuentas mayor a 5 millones.
Menor valor: IVA y ranking y/u otra información complementaria que el
gerente de ventas encuentre necesaria.
Condición de venta de apertura: crédito 40 (Documentado).
Página 3 de 10
d) Clientes nuevos que son personas naturales: se habilitará inicialmente una línea
de crédito máxima de $500.000.- La venta deberá ser documentada. Puede ser
cheque, letra, contrato de suministro o cheque en blanco, acompañado de un
mandato (ver modelo adjunto). El mandato puede ser simple, adjuntando una
fotocopia de la cédula de identidad. Conseguir de parte del cliente, una
autorización para enviar a Dicom, en caso de incumplimiento comercial. Ver
modelo adjunto.
e) Línea de crédito de clientes sobre 25 millones, debe autorizar el Gerente
General.
f) Venta a plazo: tanto para cheques o letras, éstas no deberán ser superiores a 6
meses. Igualmente en el caso de las re – negociaciones, las que además deberán
tener un cargo por intereses.
Ventas mayores a 6 meses, VºBº Gerente General.
Para aquellos casos en que el cliente se tome de mutuo propio un plazo superior,
enviando los cheques por correo, el gerente de división deberá autorizar la
facturación de intereses que correspondan.
2.
Solicitud de crédito:
Este formulario interno debe ser llenado en su totalidad. La identificación del
cliente con sus datos son fundamentales para el ingreso al “maestro de clientes”.
Los datos de los representantes legales deben estar chequeados con la escritura
pública y actualizados.
Todo inicio de cuenta corriente debe estar documentado, ya que no conocemos el
comportamiento comercial del cliente.
Actualmente las ventas se documentan con letra, cheque, pagarés, vale vista,
contrato de suministro y con prenda.
Estos documentos deben ser notariales y el monto de los impuestos a pagar debe
ser de cargo del cliente.
3.
Nota de pedido:
Este documento emitido por el vendedor da cuenta de las mercaderías solicitadas
para la venta por el cliente, el cual debe firmar la nota de pedido.
Debe contener las menciones claras de las mercaderías solicitadas, el precio,
descuentos, y las condiciones de pago, fecha de entrega, entre otras.
Página 4 de 10
4.
La orden de compra:
Es un documento emanado por el cliente a través del cual solicita la venta de
determinada mercadería, señalando las condiciones para la compra.
La orden de compra es un documento muy importante para efectuar la cobranza,
junto con la factura se comprobará el contrato de compra venta.
Este documento si está firmado por Representante Legal de la empresa o por
alguien autorizado, hace la diferencia entre citar a confesar deuda y citar a
reconocer firma.
Tiene mucho mayor fuerza el segundo caso, pues aunque se niegue la deuda,
existe una acción ejecutiva que permite embargar los bienes al deudor.
Dado lo anterior, es fundamental que logremos orden de compra firmadas por
parte de los clientes.
En caso contrario, deben firmar la nota de pedido.
5.
Creación del cliente:
Esta ficha computacional tiene una serie de campos que son extraídos de la
solicitud de crédito y otras fuentes. Obligatoriamente debe ser llenado en su
totalidad.
Estos datos son ocupados al emitir la factura, la guía de despacho y las notas de
crédito. Es obligación del vendedor mantener actualizado el maestro de clientes.
6.
Tipo de crédito:
Se entiende por la forma de pago asignada que será: Simple o documentada.
En los casos de clientes nuevos, siempre será documentada, el tipo de documento
o definirá el gerente de ventas.
7.
Crédito simple:
Un cliente en esta categoría es de alto riesgo, ya que hemos depositado nuestra
confianza sin documento de respaldo alguno. El riesgo es mayor si es persona
natural. En estos casos el examen de los clientes presentados será más exigente
como igualmente, la línea de crédito asignada. No olvidar la autorización escrita y
firmada por el cliente, que en caso de morosidad, podemos enviarlo a Dicom.
8.
Crédito documentado:
El vendedor debe obtener de parte del cliente el documento adjunto, hemos
acordado un plazo no superior a 5 días para entregar este documento en la oficina
central.
En caso contrario, se bloquea la cuenta corriente.
Página 5 de 10
9.
Morosidad:
Si el cliente no ha pagado dentro del plazo otorgado, el vendedor debe enviar a la
oficina de crédito y cobranzas un resumen de su gestión de cobranza, que servirá
de guía para continuar con ella.
Este cliente se bloquea a los 60 días si no ha pagado su deuda. La empresa cobra
intereses por el retraso en el pago, previo VºBº del gerente de ventas.
10.
Monto de la línea de crédito:
Es el monto en pesos, hasta donde el cliente se puede endeudar, basándose
principalmente en los antecedentes comerciales recopilados por el vendedor.
Es el riesgo que corre Emaresa.
Este riesgo es muy alto cuando se trata de personas naturales.
Los datos solicitados para personas jurídicas son:
- Copia de la escritura.
- Copia del último balance.
- Copia de los últimos 6 IVA (pagados).
- Rut del cliente para consultar Dicom.
- Rut de los socios para consultar Dicom.
El vendedor debe chequear si los datos entregados están actualizados.
Los datos para personas naturales son:
-
11
Rut para consultar en Dicom.
Verificación de domicilio.
Antecedentes de su cuenta corriente bancaria.
Informe de antecedentes otorgados por el Registro Civil.
Si el cliente es casado, informe de separación de bienes del Registro Civil.
No debemos olvidar las EIRL, que son empresas individuales de
responsabilidad limitada, donde el socio responde hasta el monto de su
capital, con lo que limita su responsabilidad al capital declarado.
Manejo de la cuenta corriente:
La empresa solicita a los vendedores un correcto y ordenado manejo de la cuenta
corriente de sus clientes.
Desde que se otorga un crédito, hasta los primeros registros en la cuenta corriente
(cargos y abonos) hasta un recupero total de lo vendido.
El ingreso oportuno de los abonos o pagos totales recibidos de los clientes es
obligatorio. Por su parte el Depto. de cuentas corrientes necesita esta información
para evitar un cobro innecesario al cliente.
Página 6 de 10
Notas de crédito:
Se requiere inspección ocular de las devoluciones efectuadas por los clientes, por
parte de los asistentes de ventas. Se acuerda que el asistente de ventas le dará el
VºBº a las devoluciones, no debiendo transcurrir más de 24 horas para la emisión
de la nota de crédito respectiva.
No se deben hacer notas de crédito al final de los 90 días, pues no deja plazo para
solucionar algún inconveniente.
Los Gerentes de División deben reemplazarse mutuamente para estos VºBº.
Las notas de crédito que se efectúen con posterioridad a los 90 días (pérdida del
impuesto IVA) deben tener el VºBº del Gerente General.
12.
Plazos de vencimiento:
El vendedor debe chequear los vencimientos de las facturas. En algunas
ocasiones éstos no coinciden con lo estipulado en la orden de compra, siendo
éstos últimos superiores a lo que figura en la cuenta corriente.
13.
El ingreso de cheques:
Siempre debe ser como lo indica el egreso del cliente, jamás abonar la cuenta,
esto provoca un desorden que al final lleva a malos entendidos. En caso de tener
inconvenientes en el ingreso producto que las facturas no estén en la cuenta
corriente, enviar el cheque con un memo para hacer un análisis e ingreso, por el
cual hará un informe a todos los interesados.
14.
Depósitos de Provincia:
Los clientes de estas regiones, depositan en nuestra cuenta corriente y no envían
la colilla de depósito, lo que imposibilita la identificación para efectuar el abono en
la cuenta corriente. Implica una morosidad que no es tal.
Solicitamos pedir a los clientes identificar el depósito, enviándolo por fax,
indicando las facturas que cancelan.
EL CHEQUE: Diferencias entre el antiguo y nuevo sistema procesal penal.
En el sistema procesal antiguo, el impulso procesal era de oficio, es decir, era el
juez quien llevaba la investigación. Sistema inquisitivo. El juez decretaba las
diligencias, acusaba y en definitiva dictaba la sentencia.
En el nuevo sistema procesal penal, el impulso procesal es a instancia de parte, al
tratarse de un delito de acción penal privada. Es la propia parte quien debe instar
por el avance de la investigación. Esto significa que si la parte afectada con el
delito, no insta por su avance dentro del plazo de 30 días, es decir, no hay
gestiones útiles en el proceso, se entiende abandonada la acción penal,
impidiendo con posterioridad volver a ejercer esta acción.
Página 7 de 10
Emaresa no recibe cheque de terceros.
CHEQUES V/S LETRAS
La Letra firmada ante Notario tiene título ejecutivo inmediato, es decir podemos
ingresar demanda ejecutiva y notificarla para luego embargar bienes sin necesidad
de pasar por una gestión preparatoria.
En el caso de todos los cheques, sea cual sea su causal de protesto, hay que
iniciar una gestión preparatoria, es decir antes de poder ingresar la demanda
ejecutiva hay que notificar el protesto de cheque al deudor .
La letra firmada ( sea o no firmada ante Notario) y protestada por falta de pago va
al informe comercial ya que la Notaría donde se protestó debe informarlo a la
Cámara de Comercio, por lo tanto hay una presión al deudor ya que le figurará en
su informe comercial que tiene un protesto.
El cheque que esté protestado por cualquier causal que no sea Falta de Fondos o
Cuenta Cerrada no va al informe comercial ( y está muy generalizado el dar
ordenes de no pago a los cheques), por lo que no tendríamos la presión del
Informe Comercial con el protesto.
Cuando estamos frente a cheques de terceros es aún más difícil la cobranza
judicial ya que si el protesto es por orden de no pago y tuviéramos que exhibir las
facturas en el Tribunal, estas corresponderían al cliente y no al girador del cheque
NO ACEPTAMOS CHEQUES DE TERCEROS.
En relación con la parte netamente judicial, el cheque perdió la fuerza penal, es
decir la posibilidad de tener prisión preventiva y sometimiento a proceso inmediato
para el girador del documento, lo que implica que el proceso tenga pocos
resultados positivos.
Las grandes ventas deben ser negociadas a través de Pagares, contratos de
prendas, de preferencia trabajar con pagaré, ya que podemos acelerar el
vencimiento.
EL PAGARE.
Es otro documento mercantil por el cual se puede documentar una deuda.
Este documento deber ser firmado ante notario y pagar el impuesto que
corresponda que debe ser de cargo del cliente.
El pagaré sin que se haya pagado el impuesto no tiene mérito ejecutivo. Esta
omisión puede perjudicar notoriamente la cobranza.
Página 8 de 10
En cuanto al impuesto a pagar se informa lo siguiente:
El artículo 15 del D.L. 3.475 establece:
Salvo norma expresa en contrario los impuestos deberán pagarse, dentro de los
primeros 5 días hábiles a contar de su emisión, esto es, de ser suscritos por sus
otorgantes.
Infracción por no pagar impuestos:
Artículo 25: se hace acreedor el sujeto del impuesto o el responsable principal o
solidario de su pago a una sanción equivalente al triple del impuesto inicialmente
adeudado, sin perjuicio del pago del impuesto con los reajustes e intereses
penales por su mora. EL PAGO DE IMPUESTOS ES POR CUENTA DEL
CLIENTE.
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es un documento por el cual una persona llamada girador o
librador ordena a otra persona llamada librado o aceptante que pague a una
tercera llamada librador o a su propia orden, una suma de dinero en una fecha
determinada.
Datos que debe contener la letra de cambio.
-
Indicación de que el documento es una Letra de Cambio, por escrito.
Lugar y fecha de emisión (si no se indica, se considerará girada en el
domicilio del librador).
La orden de pagar una cantidad de dinero, no sujeta a condición.
El nombre y apellido de la persona a que debe hacerse el pago o cuya
orden debe efectuarse y de la que debe hacer el pago.
Lugar y fecha de pago.
Firma del girador o librador.
Si la letra no cumple con estas exigencias, el documento no tendrá validez como
letra de cambio. También es importante que contenga el nombre y domicilio del
Representante Legal si el aceptante es una sociedad, ya que esto es
imprescindible para cobrarla en el caso de un protesto.
En el caso de empresas, las letras de cambio deben ser extendidas en formularios
foliados, timbrados por el servicio de impuestos internos y cuyo impuesto debe
pagarse en Tesorería a más tardar el mes siguiente de emitido el documento.
Página 9 de 10
Clases de protestos de la letra de cambio:
-
Por falta de aceptación, es cuando el librado se niega a aceptarla (no va al
informe comercial).
Por falta de fecha de aceptación, se produce cuando el librado se niega a
fechar la aceptación.
Por falta de pago, se produce cuando el aceptante se niega a pagar.
El protesto deberá hacerse por un Notario o por un oficial del Registro Civil en el
caso de comunas en que no exista Notario, tanto del lugar de pago como del lugar
donde debe presentarse a la aceptación, según corresponda.
EL AVAL
El aval se constituye mediante un acto escrito por el cual una persona garantiza,
en todo o en parte, el pago de la letra. La sola firma en el anverso de la letra
constituye aval. En el dorso debe indicarse “aval”.
LA PRESCRIPCION:
La posibilidad de cobrar judicialmente una letra de cambio prescribe en el plazo de
un año contado desde el día de vencimiento. Si no fuera pagada dentro del plazo
de un año contado desde la fecha de su giro, quedará sin valor, a menos que sea
protestada oportunamente por falta de pago.
Recomendación:
Es necesario por tanto, evaluar en cada caso la factibilidad de documentar la
deuda con letras de cambio o pagaré en su caso, o bien firmar Contratos de
Suministros de líneas de crédito. Esto dependerá del patrimonio de cada deudor
en particular, para lo cual será conveniente la constitución de garantías que
aseguren el fiel y oportuno cumplimiento de la deuda.
PRORROGAS:
Considerando que las prórrogas son motivadas por una mala situación financiera
del cliente, se debe tomar una actitud de alerta al respecto.
Las prórrogas de cheques deben ser con 24 horas de anticipación, de tal modo, de
tener tiempo para sacarlos de los depósitos y rescatarlos del comprobante
contable. Estas se aceptarán sólo una vez y deben ser documentadas.
Página 10 de 10
Formato autorización llenado de cheques en blanco:
SE ADJUNTA FORMATO.
Modelo carta autorización Dicom:
SE ADJUNTA FORMATO.
Idealmente debería ser ante notario, sin embargo, por lo difícil y engorroso para el
cliente tener que trasladarse a la notaría, basta que sea simple, corroborando la
validez de la firma con la cédula de identidad que se tenga a la vista.
Sugerimos que en las regiones en que opera la reforma penal, lo más conveniente
es que el deudor documente con letras o pagarés y más aún sería importante
contar con algún tipo de contrato o garantía real.
COBRANZA JUDICIAL
Los documentos protestados se envían al abogado al 11º día. Los días anteriores
se dejan para negociar el pago con el cliente.
Persona jurídica:
Se envía carta aviso Dicom a los 60 días. A los 90 días se envía directamente a
Dicom, si el cliente no responde a los 120 días, se envía al abogado.
Persona natural:
Debemos tener autorización escrita (ver modelo adjunto) del cliente para enviarlo
a Dicom.
DESPACHO DE FACTURAS
a) Santiago: Las distribuye un correo privado. Retira todos los días. Tiempo
máximo de entrega 72 horas, vía correo certificado. Los comprobantes de
recepción se guardan en Administración.
b) Provincia: Las distribuye “Chilexpress”. Retira todos los días. Tiempo máximo
de entrega 24 horas. El comprobante de recepción se visualiza vía Internet (3
meses) en la página Web de Chilexpress.