sistemas en el nivel operativo

SISTEMAS DE INFORMACION
INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
No existe un acuerdo general, para la terminología Sistema de Información, pero si se
encuentra un consenso con respecto a los siguientes puntos de vista:
1-Los sistemas de información tratan solamente aquellas partes de la información
relacionadas con la dirección de la empresa o la toma de decisiones.
2-Los sistemas de información manejan las transacciones del sistema
3-Pueden combinar, la toma de decisiones con el manejo de las transacciones
4-Puede utilizarse también como sinónimo el término, “Gestión de recursos de
Información”
Es muy importante, el buen funcionamiento de los sistemas de información, para las
decisiones que se tomen
ORCHIDIS usó sistemas de información para lograr una ventaja de mercado temporal
sobre sus competidores, ofreció sus productos a un precio mas bajo y proporcionó un
alto nivel de servicio. Los sistemas de información deben estar diseñados, no solo para
lograr una ventaja competitiva, sino también para conservarla.
Los administradores de las empresas deben superar los siguientes retos:
1-Integración: La integración de los sistemas es muy importante para poder llevar a
cabo la planificación de los recursos de la empresa (ERP Planificación Recursos de la
Empresa), porque en el caso de no estar integrados, brindan solamente información
parcial de los distintos sectores de la empresa, por ese motivo, los administradores
deben determinar el nivel de integración que requieren los sistemas y cuál será el costo
en términos monetarios.
2-Mantenimiento de la ventaja competitiva: Las ventajas competitivas que los
sistemas de información pueden brindarnos, no van a durar el tiempo suficiente como
para asegurar utilidades a muy largo plazo, hay un axioma en el marketing que dice
que si alguien tiene una ventaja competitiva en algún momento la va a perder, porque
esa ventaja puede ser copiada por la competencia, las condiciones del mercado
pueden cambiar, el entorno de los negocios o económico puede ser modificado.
Las empresas que utilizaron algunos sistemas de información estratégicos, como por
ejemplo el de reserva de pasajes, o el de los cajeros automáticos, obtuvieron grandes
beneficios por ser los primeros en aparecer en el mercado, luego otras empresas
utilizaron otros sistemas similares y quedó demostrado que los sistemas de información
por si solos no garantizan que las ventajas comparativas permanezcan durante mucho
tiempo.
APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIÓN
Dado que en las organizaciones hay diferentes intereses, especialidades y niveles,
también hay distintos tipos de sistemas. No existe un único sistema que pueda proveer
a la empresa toda la información necesaria, ya que la misma puede dividirse en
distintos niveles, estos son los siguientes:
a) Estratégico
b) De administración
c) De conocimientos
d) Nivel operativo.
Cada uno de estos niveles puede subdividirse en distintas áreas funcionales como
pueden ser: Ventas, Marketing, Producción, Finanzas, Contabilidad y Recursos
Humanos. Por estas divisiones deben crearse distintos sistemas que puedan atender
NIVEL DE
ADMINISTRACIÓN
NIVEL DE
CONOCIMIENTOS
NIVEL OPERATIVO
GRUPOS A LOS QUE
SIRVE
Administradores de Nivel
Superior
Administradores de Nivel
Medio
Trabajadores de Datos y
Conocimientos
Administradores Operativos
CONTABILIDAD
RECURSOS
HUMANOS
Clase de SISTEMA DE
INFORMACIÓN
NIVEL ESTRATÉGICO
VENTAS
MARKETING
FINANZAS
PRODUCCIÓN
los distintos intereses que presentan los integrantes de cada organización.
Diferentes Clases de Sistemas de Información
Los sistemas de información pueden dividirse en distintos niveles, estos pueden ser
Estratégicos, de administración, de conocimientos y operativo. Y a su vez pueden
subdividirse en distintas áreas funcionales que son: Ventas, Marketing, Producción,
Finanzas, Contabilidad y Recursos Humanos.
Los Sistemas de Información deben estar diseñados para poder servir a cada uno de
estos niveles y además adecuarse a las funciones que en ellos se cumplen.
Por ejemplo la función de ventas tiene distintos sistemas, uno para cada nivel, y
dependiendo del nivel que se trate los mismos cumplirán funciones específicas como
por ejemplo, si se trata del nivel operativo, utilizará un sistema que le permita registrar
las cifras diarias de las ventas y procesar los distintos pedidos, el sistema que utilizará
el nivel de conocimientos, podrá ser utilizado para el diseño de las distintas
promociones que puedan realizarse, ya sea el diseño del producto como así mismo los
envases, el sistema que utilizará el nivel de administración deberá verificar las cifras
de las ventas mensuales por zona o región de ventas y señala las zonas o regiones
que exceden o que están muy por debajo de los niveles esperados, y si nos referimos
al nivel estratégico, este utilizará un sistema para pronosticar la tendencia de las
ventas en un período determinado, dos, tres, cuatro o mas años
Los Sistemas en el nivel estratégico, deben ayudar a los administradores de nivel
superior a preparar las planificaciones estratégicas y tendencias a largo plazo,
contemplando no solo los aspectos que puedan involucrar a la compañía sino también
el entorno de la misma, considerando aspectos tales como los niveles de empleo que
puede llegara a haber en los próximos años, la tendencia de los costos de producción y
que productos podrán quedar fuera del mercado.
Los sistemas de información también pueden diferenciarse por su especialidad
funcional, porque existen sistemas orientados a las distintas funciones que deben
cumplirse en las organizaciones, como pueden ser Ventas, Marketing, Producción,
Finanzas, Contabilidad y Recursos Humanos. En grandes organizaciones, como de
estas funciones existen subfunciones, éstas también deben tener sus propios sistemas
de información.
Por ejemplo el área de Producción podría tener sistemas de control de producción,
cantidad de mercaderías en inventario, Control de los procesos productivos, etc.
Los Sistemas en el nivel de administración ayudan a los administradores de nivel
medio a llevar a cabo acciones de seguimiento para poder controlar y tomar decisiones
en el nivel en el que se encuentran
La pregunta que deben responder los sistemas que se utilizan en este nivel es ¿Están
funcionando bien las cosas?. Para obtener respuesta a esta pregunta, es que estos
sistemas brindan informes periódicos, en lugar de obtener información instantánea
sobre las operaciones realizadas .
Estos sistemas por lo general contestan preguntas del tipo ¿Qué sucedería si?, ¿Qué
sucedería si se duplica la producción de un artículo en un mes determinado?,
¿Podríamos llevar a cabo nuestros programas de inversión si se retrasan la producción
y la venta de los artículos de acuerdo a la planificación realizada?. Las respuestas a
estas preguntas por lo general pueden necesitar el ingreso de datos externos a la
organización.
Como ejemplos podemos citar el cálculo de los costos de producción de determinados
artículos, armar cuadros comparativos de ventas planificadas con las que se están
realizando.
Los sistemas en el nivel de los conocimientos deben servir como medios de apoyo
para los trabajadores de conocimientos y datos para poder conseguir diseñar distintos
productos, distribuir la información y poder manejar el papeleo que le corresponda.
El propósito fundamental de estos sistemas es el de ayudar a la empresa a descubrir,
integrar y organizar los conocimientos nuevos al negocio y ayudar a la organización a
controlar el flujo de la información que viaja en forma de documentos. Los sistemas en
este nivel son los que están teniendo un mayor crecimiento, porque son los que con
mayor frecuencia van cambiando.
Los sistemas en el nivel operativo, ayudan a los administradores operativos a
mantenerse al tanto de las actividades cotidianas de la compañía, porque están
monitoreando permanentemente las actividades y las transacciones elementales de la
organización, como pueden ser las ventas, registrar los recibos, efectuar los distintos
depósitos, confección de los sueldos, decisiones de a quién se le otorga crédito y a
.quién no, etc.
El propósito principal de estos sistemas es el de contestar a preguntas generalmente
rutinarias (Por ejemplo saldo de un cliente, cantidad de Unidades en Stock, Etc.) y a
rastrear el flujo de la información a través de la organización (¿El pedido de crédito que
ingresó hace 10 días como marcha?). Los programas que se utilizan en este nivel
deben ser de fácil comprensión, permitir un rápido acceso a la información y esta debe
estar actualizada y ser fundamentalmente exacta.
Como ejemplos de estos sistemas se pueden citar alguno que mantenga la cantidad de
horas trabajadas por los empleados de la fábrica, separados por centro de costos, o
sino un sistema que mantenga actualizado el importe por fecha de los cheques de
fecha diferida.
Al no ser todas las organizaciones exactamente iguales, por no tener los mismos
objetivos, estructuras o intereses, no todas utilizan los mismos sistemas de
información, para los mismos niveles y áreas funcionales. Los sistemas de información
deberían crearse a la medida de las necesidades de cada una
TIPOS DE SISTEMAS
E. E. S.: Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (EXCECUTIVE SUPPORT SYSTEMS),
son sistemas de información en el nivel estratégico de una organización, y están
diseñados para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos y
comunicaciones avanzadas.
M. I. S.: Sistemas de Información Gerencial (MANAGEMENT INFORMATION
SYSTEMS), sirven para poder llevar a cabo las funciones de planificación, control y
toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios, resumidos y también
resúmenes con las excepciones que pueda llegar a haber.
D. S. S.: Sistemas de Apoyo a las Decisiones (DECISION SUPPORT SYSTEMS),
permite combinar datos con modelos analíticos avanzados o sino también pueden
utilizar herramientas de análisis de datos, para poder apoyar la toma de decisiones
semiestructuradas y no estructuradas.
K. W. S.: Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KNOWLEDGE WORK SYSTEMS),
son sistemas que ayudan a los trabajadores del conocimiento, para la creación e
integración de nuevos conocimientos en y para la organización.
O. A. S.: Sistemas de Automatización de Oficinas (OFFICE AUTOMATION
SYSTEMS), dentro de estos podemos mencionar a los procesadores de textos,
programas para poder utilizar el correo electrónico, llevar calendarios de actividades
actualizados y otro programas diseñados para aumentar la productividad de los
trabajadores de los datos en la oficina.
T. P. S.: Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TRANSACTION
PROCESSING SYSTEMS), son sistemas computarizados que efectúan y registran las
transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha de la organización, estos
sistemas de negocios básicos sirven al nivel operativo de la organización, efectuando y
registrando las transacciones diarias rutinarias necesarias para la marcha del negocio,
como ejemplos pueden citarse la captura de los datos de los pedidos, el sistema de
reserva de habitaciones en un hotel o en una línea aérea, la liquidación de los sueldos,
la emisión de remitos y / o facturas, etc.
En este nivel, las tareas, los recursos y las metas están predefinidas y muy
estructuradas. La posibilidad de asignar un crédito a un cliente, puede ser tomada por
un supervisor de este nivel, en base a los criterios fijados por la empresa, lo único que
debe determinar el supervisor es si el cliente posee o no los requisitos establecidos
previamente.
Si tomamos por ejemplo el sistema de liquidación de sueldos, además de salir los
recibos y los listados que legalmente sean necesarios, podemos obtener resúmenes de
horas por centros de costos o por las secciones en las que trabajan los empleados u
operarios de la empresa, que pueden servir a un nivel superior
TIPOS DE
SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATÉGICO
SISTEMA
S
EES
Pronósticos
Plan
Pronóstico de Planificación Planificación
de tendencias operativo a 5 presupuesto a de Utilidades de Personal
de ventas a 5 años
5 años
años
SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIÓN
MIS
Administració
n de Ventas
DSS
Análisis de
regiones de
ventas
Control de
Inventarios
Presupuestos Análisis de
anuales
Inversiones
de Capital
Programació Análisis de
Análisis de
n de la
Costos
Precios /
Producción
Rentabilidad
Análisis de
Reubicación
Análisis de
Costos de
Contrato
SISTEMAS EN EL NIVEL DE CONOCIMIENTO
KWS
OAS
Estaciones de
Trabajo de
Ingeniería
Procesamient
o de Datos
Estaciones de
Trabajo
Gráfico
Imágenes de
Documentos
Estaciones de
Trabajo
Gerencial
Agendas
Electrónicas
SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO
TPS
Procesamient Control de
o de Pedidos Máquinas
Rastreo de
Pedidos
Ventas y
Marketing
Compra /
Sueldos
Compensació
Venta de
n
Valores
Planificación Administració Cuentas por Capacitación
de Plantas
n del efectivo pagar
y Desarrollo
Control de
Cuentas por Expedientes
Movimiento
cobrar
de Empleados
de Materiales
Producción Finanzas
Contabilida Recursos
d
Humanos
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS QUE PROCESAN
INFORMACIÓN
TIPO DE
Entradas de
SISTEMA
Información
E. S. S.
Datos
acumulados,
externos e
internos
D. S. S.
Datos de bajo
volumen o bases
de datos
optimizadas para
análisis de
datos, modelos
analíticos
M. I. S.
Datos de
transacciones
resumidos, datos
de alto volumen
o modelos
simples
K. W. S.
Especificaciones
de diseño, base
de
conocimientos
O. A. S.
Documentos,
Programas
T. P. S.
Procesamiento
Gráficos,
simulaciones
(Interactivo)
Salidas de
Información
Proyecciones,
respuestas a
consultas
Usuarios
Administradores
de nivel superior
Simulaciones o
análisis de los
datos (Interactivo)
Informes
especiales,
análisis de
decisiones,
respuestas a
consultas
Profesionales,
administradores y
adjuntos.
Informes
rutinarios,
modelos simples,
análisis de bajo
nivel
Informes
sinópticos y de
excepciones
Administradores
de nivel medio
Modelado,
simulaciones
Modelos y
gráficos
Profesionales,
personal técnico
Documentos,
correo,
programas
Informes
detallados,
listas,
resúmenes
Oficinistas
Administración de
documentos,
comunicación
Transacciones y Clasificación,
sucesos
Listado,
Compaginación y
actualización
Personal de
operaciones,
supervisores
CONCLUSIONES:
Los sistemas de información organizacionales han evolucionado a partir de su
utilización como medio para automatizar los procesos operativos hacia fuentes de
información que sirven de base para el proceso de toma de decisiones como apoyo a
los niveles medio y alto, para finalmente, convertirse en herramientas para obtener
ventajas competitivas a través de su implantación y uso apoyando al máximo nivel de la
organización.
Cada día se utiliza en mayor grado la tecnología de información para apoyar y
automatizar las actividades de una empresa. Es importante contar con un plan
adecuado para lograr las mayores ventajas del uso de la tecnología.