Guía para la verificación de aspectos relacionados con la información contenida en plan anual operativo De conformidad con lo indicado en los artículos 3 y 6, del Reglamento de aprobación de los documentos presupuestarios de los órganos, unidades ejecutoras, fondos, programas y cuentas que administren recursos de manera independiente. 2004 PROPÓSITO La presente guía tiene como propósito orientar, uniformar y facilitar el trabajo de los responsables del área de planificación de las entidades y órganos sujetos a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General, en cuanto a la verificación de aspectos relacionados con la información contenida en el plan operativo anual. Esta guía establece procedimientos mínimos generales para la verificación de aspectos a considerar en los planes anuales operativos, teniendo como referencia lo señalado en la Circular Nro. 8270 y otras disposiciones legales y técnicas que rigen esta materia. En este sentido, el responsable del área de planificación conforme su experiencia y conocimiento puede ampliar estos procedimientos, de acuerdo con su criterio profesional y las características específicas de la entidad u órgano. Es importante aclarar que esta guía deberá ser utilizada como marco orientador, sin perjuicio del análisis de otros aspectos aplicables al ente u órgano, tanto jurídicos como técnicos, los cuales se deberán consignar en los documentos internos que la administración estime pertinente y que deberán estar disponibles para los fines de los procesos institucionales de planificación-presupuestación y control que le corresponde ejercer a esa Administración y, eventualmente, para apoyar la fiscalización de la Contraloría General de la República. 2 Nombre Entidad u órgano:_________________________________________________ Plan anual operativo del período______________ Aspectos generales 1. El plan anual operativo contiene: ELEMENTOS Aprobación del nivel superior (acta u oficio) Indice de contenido y con numeración consecutiva Marco jurídico institucional Diagnóstico institucional Fecha______ Estructura Organizativa Marco estratégico institucional Formulario resumen para integrar el plan-presupuesto Mercado público (mercado meta) Producto o servicio Cronograma para la ejecución física y financiera de los programas Vinculación del plan anual operativo con el Plan Nacional de Desarrollo, planes de mediano/largo plazo a nivel institucional, sectorial o regional SI NO OBSERVACIONES Diagnóstico institucional 2. Considera los principales cambios en la entidad y su entorno en relación con el último diagnóstico realizado. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 3. Incorpora elementos informativos como: bienes y servicios, estudios de mercado, recursos disponibles, estudios financieros, proyección de actividades sustantivas. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 4. Los resultados del diagnóstico fueron considerados para la formulación del plan operativo anual, principalmente en la definición de políticas, objetivos y metas. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 3 Estructura organizativa 5. Se cuenta con un organigrama que refleje la estructura organizativa actual. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 6. La estructura del plan operativo anual está definida con criterio funcional/producto final. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 7. La estructura del plan operativo anual es coherente con la del presupuesto. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ Marco estratégico institucional (Marco filosófico) 8. El marco estratégico institucional cuenta, como mínimo, con los siguientes elementos: Elementos Visión Misión Políticas institucionales Objetivos generales o estratégicos Valores Factores claves de éxito SI NO Planificación anual operativa institucional 9. En relación con los programas del plan anual operativo, se establece su relación con el Plan Nacional de Desarrollo (punto III.1.5.10. de la circular Nro. 8270, Decreto Nro. 31165-H-PLAN y artículo 4 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos). SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 4 10. Se cuenta con la información correspondiente a la “Estructura básica del plan anual operativo” acorde con definido en el Decreto Nro. 31165-H-PLAN, conjuntamente con el criterio emitido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica referente a la citada vinculación (artículo 4 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos). SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 11. En el plan operativo anual se consideran los lineamientos contenidos en: SI NO N/A DOCUMENTO Plan Nacional de Desarrollo Plan regional o sectorial Plan estratégico institucional 12. En el plan anual operativo se identifican las necesidades de servicios personales, servicios no personales, materiales y suministros, maquinaria y equipo u otras partidas para cada uno de los programas, con indicación de las que son indispensables. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 13. Para la ejecución del plan anual operativo se consideró el suficiente contenido económico en el presupuesto. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 14. Se estableció la vinculación del plan anual operativo y los programas del presupuesto mediante el formulario denominado "Formulario resumen para integrar el plan-presupuesto", incluido como Anexo No. 9 de la Circular Nro. 8270. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ Mercado público (mercado meta) 15. La producción de bienes o la prestación de servicios se relaciona con el conjunto de personas naturales o jurídicas al que se dirige la acción final del ente u órgano, y las políticas, objetivos y metas están definidos en función del mercado meta. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 5 16. Se establecen estrategias en el plan para cubrir la parte del mercado cuya demanda no está siendo satisfecha. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ Producto o servicio 17. El plan anual operativo incluye información sobre el producto o servicio institucional. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 18. En el plan anual operativo se definen indicadores para la evaluación de la gestión desde la perspectiva de los productos institucionales y su impacto en la sociedad costarricense. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 19. En el plan anual operativo se considera la información referente al producto o servicio final que se indica en el punto II.1.5.8 de la circular 8270. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ Políticas 20. En el plan operativo anual se consideran las políticas institucionales. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 21. Se cuenta con instrumentos de medición de la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ Objetivos. 22. El plan anual operativo es congruente con los objetivos estratégicos de la entidad. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 6 23. Los objetivos estratégicos de la entidad son congruentes con las políticas y con la misión institucional. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 24. Los objetivos operativos o específicos están relacionados con los estratégicos y con las políticas. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 25. Los objetivos generales y los específicos son: CARACTERISTICAS SI Claros, realistas (ajustados a la verdadera capacidad institucional) Pertinentes (vinculados con la esfera de acción del ente u órgano) Participativos (que involucren las instancias institucionales necesarias) NO 26. En el plan operativo anual se establecen prioridades para el cumplimiento de los objetivos. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 27. Las metas cumplen las características siguientes: CARACTERÍSTICAS Precisas (debidamente explícitas) Establecidas para ser logradas en un año Coherentes (vinculadas con la misión, las políticas, objetivos generales o estratégicos y con los objetivos operativos o específicos) Realistas Cuantificadas (unidades de medida de común aceptación) SI NO Observaciones ______________________________________________ 28. Las metas establecidas son congruentes con los objetivos de cada programa. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 7 Cronograma de ejecución física y financiera por programa. 29. Se incluye como parte del plan anual operativo, un cronograma de ejecución física y financiera, en el cual se señale el inicio, término y secuencia de las actividades que involucran los diferentes programas presupuestarios. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ 30. El plan anual operativo incluye, al menos para los programas sustantivos del ente u órgano, indicadores de gestión u otros mecanismos de medición de resultados, que sean adecuados y que permitan evaluar el desempeño institucional. SI __ NO __ No aplica __ Observaciones ______________________________________________ Certifico que se han revisado todos los aspectos señalados en esta guía. Fecha _____________ Responsable: Nombre _____________________________ Puesto______________________________ Firma _______________________________ 8