A.S.P.A. FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS CONSULTA ASOCIADOS Consulta: Realizada mediante contacto por página web el día 3 de octubre de 2008: Asunto: Obligación del Servicio de Prevención Ajeno de guardar los documentos de una empresa relacionados con la parte técnica de la prevención de riesgos laborales y los reconocimientos médicos. “Tenemos documentación muy antigua tanto de clientes, como de la JCyL y reconocimientos médicos. Queremos aligerar el archivo y me gustaría saber cuantos años estamos obligados a guardar dicha documentación.” CONSIDERACIONES A LA CONSULTA: 1.- SOBRE LA OBLIGACIÓN EMPRESARIAL DE REGISTRO Y ARCHIVO: No existe una regulación específica sobre la materia, sin embargo, si existen referencias normativas a las obligaciones de los empresarios en materia de documentación de las actividades preventivas que debemos contemplar, como ratios mínimos, para los Servicios de Prevención Ajenos (SPA) en aquellos casos en que la referida documentación sea elaborada para los empresarios por estos Servicios. Es jurídicamente razonable que al menos durante el periodo en que el empresario deba mantener obligatoriamente documentación preventiva también la conserve el SPA que la elabora para poder responder de la misma. El artículo 23 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece, para el empresario, el deber de elaborar y conservar la documentación relativa a la prevención de riesgos. ________________________________________________________________________________________________________________ Jorge Juan, nº 38, bajo Izq. * 28001 * MADRID * Teléfono 91 781 71 07 * Fax 91 575 51 96 [email protected] www.aspaprevencion.com 1 A.S.P.A. FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS Se califica como infracción grave (artículo 12.4 de la LISOS)1 por la Inspección del Trabajo el incumplimiento de la obligación de registro y archivo de los datos obtenidos de las evaluaciones, controles, reconocimientos, investigaciones o informes referidos a la prevención de riesgos laborales. Básicamente, el contenido de los documentos que el empresario debe registrar y archivar es el siguiente: - plan de prevención de riesgos laborales que incluya la estructura organizativa, las responsabilidades, funciones, prácticas, procedimientos, procesos y recursos necesarios para realizar la prevención de riesgos en el empresa; - evaluación de los riesgos incluyendo el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores, teniendo en cuenta la naturaleza de la actividad y las características de los puestos de trabajo existentes y de los trabajadores que deban desempeñarlos; - planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de prevención a adoptar así como, en su caso, el material de protección necesario, señalando el plazo para llevar a cabo cada actividad, designación de responsables y recursos humanos y materiales para ello; - práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y sus conclusiones2; - relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo3. Esta obligación de registro y archivo no tiene un plazo máximo. No obstante, la infracción grave que constituye el incumplimiento de la obligación de registro y archivo de los datos obtenidos de las evaluaciones, controles, reconocimientos, investigaciones o informes referidos a la prevención de riesgos laborales se prescribe a los tres años, por ser una infracción en materia de prevención de riesgos laborales. En caso de cese de actividad el empresario debe remitir esta documentación a la autoridad laboral. Artículo 12.4. LISOS. “No registrar o archivar los datos obtenidos en las evaluaciones, controles, reconocimientos, investigaciones o informes, a que se refieren los artículos 16, 22 y 23 de esta Ley.” 2 En este caso, se deba aplicar la legislación específica sanitaria, con sus concretos plazos que desarrollaremos en un apartado posterior. 3 En lo relativo a datos de la salud ver nota anterior. 1 ________________________________________________________________________________________________________________ Jorge Juan, nº 38, bajo Izq. * 28001 * MADRID * Teléfono 91 781 71 07 * Fax 91 575 51 96 [email protected] www.aspaprevencion.com 2 A.S.P.A. FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS Para determinada información se establecen plazos mínimos de conservación. Así en los trabajos con riesgo de exposición al amianto se establece un plazo mínimo de 40 años desde que cese la exposición para conservar los datos relativos a la evaluación y control ambiental, datos de exposición de trabajadores y datos referidos a la vigilancia de la salud (RD 396/2006 art. 18.4). 2.- SOBRE LA OBLIGACIÓN DEL SPA DE CONSERVAR LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS DE PREVENCIÓN DE SUS EMPRESAS CLIENTES: Además de las obligaciones de archivo mínimas referidas en ele apartado anterior, hemos de tener en cuenta que es aconsejable para toda empresa conservar aquella documentación por aquellos periodos de tiempo durante los cuales le puedan ser exigidas responsabilidades jurídicas por los servicios que ha prestado. Mantener esa documentación disponible evita problemas de prueba a la hora de enfrentarse con reclamaciones extemporáneas sobre las prestaciones realizadas. El SPA puede tener que responder de la actividad preventiva llevada en sus empresas clientes en dos casos: a) en caso de acta de infracción de la Inspección del Trabajo, que sea el SPA directamente sancionado por incumplimiento de las obligaciones derivadas de actividades correspondientes a servicios de prevención ajenos respecto de sus empresarios concertados, de acuerdo con la normativa aplicable (LISOS ART. 12.22) o su empresa cliente, por el incumplimiento de la obligación de registro y archivo de los datos obtenidos de las evaluaciones, controles, reconocimientos, investigaciones o informes referidos a la prevención de riesgos laborales (LISOS art. 12.4). En este último caso, la empresa podrá demandar al SPA por incumplimiento del Contrato de Prestación de Servicios (responsabilidad contractual). Estas dos infracciones prescriben a los tres años por ser calificadas por la LISOS de infracciones graves en materia de prevención de riesgos laborales. Así, el SPA debería conservar los documentos técnicos relativos a la prevención de riesgos de sus empresas clientes y los resguardos de entrega, firmados y con fecha de la entrega, de la documentación recibida por las empresas durante un mínimo de tres años. b) en caso de accidente de trabajo o de enfermedad profesional sufrido por un trabajador de una de sus empresas clientes: el trabajador o sus herederos pueden directamente demandar al SPA por indemnización por daños y perjuicios basados en cumplimiento ________________________________________________________________________________________________________________ Jorge Juan, nº 38, bajo Izq. * 28001 * MADRID * Teléfono 91 781 71 07 * Fax 91 575 51 96 [email protected] www.aspaprevencion.com 3 A.S.P.A. FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS negligente del Contrato de Prestación de Servicios del SPA (responsabilidad extra-contractual) o bien la empresa, a fin de eximirse de su deber de protección y de sus responsabilidades, puede demandar al SPA por incumplimiento del Contrato de Prestación de Servicios (responsabilidad contractual). La responsabilidad extra-contractual prescribe al año, “desde que lo supo el agraviado” (artículo 1968 Código Civil) y la responsabilidad contractual a los quince años ya que la declaración de responsabilidad contractual por incumplimiento de las obligaciones derivadas de un contrato es, sin duda, una acción personal, la cual, de acuerdo con el artículo 1964 del Código Civil, prescribe a los quince años4. El plazo de prescripción de la responsabilidad contractual aun siendo mucho más alto que el de un año de la responsabilidad extracontractual o de tres años de las infracciones graves en materia de prevención de riesgos, es el que los SPA deberían tomar como referencia para sus periodos de archivo. Con ello en cuenta se recomienda conservar la documentación técnica relativa a la prevención durante un mínimo de quince años a partir del fin del Contrato de Prestación de Servicios concertado con sus empresas clientes. 3.- SOBRE LA OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN CLÍNICA SEGÚN EL DERECHO SANITARIO: Lo expuesto en los apartados anteriores sirve para la documentación técnica pero en materia de vigilancia de la salud y por aplicación del principio jurídico de especialidad rigen los plazos establecidos en la normativa sanitaria. La Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica (LAPIDC) “tiene por objeto la regulación de los derechos y obligaciones de los pacientes, usuarios y profesionales, así como de los centros y servicios sanitarios, públicos y privados, en materia de autonomía del paciente y de información y documentación clínica” (artículo 1). Los servicios sanitarios son “las unidades asistenciales con organización propia, dotadas de los recursos técnicos y del personal cualificado para llevar a cabo actividades sanitarias” (artículo 3). De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley, el ámbito de aplicación de la misma abarca los servicios sanitarios tanto públicos como privados. 4 En este sentido citamos a modo de ejemplo, entre unánime jurisprudencia, Sentencia del Tribunal Supremo, Sala de lo Civil, Sentencia núm. 76/1998 de 9 febrero. ________________________________________________________________________________________________________________ Jorge Juan, nº 38, bajo Izq. * 28001 * MADRID * Teléfono 91 781 71 07 * Fax 91 575 51 96 [email protected] www.aspaprevencion.com 4 A.S.P.A. FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS Con las anteriores definiciones normativas es evidente que esta Ley se aplica entonces a los servicios sanitarios de los Servicios de Prevención Ajenos. El artículo 17 (LAPIDC) regula la conservación de la documentación clínica: Artículo 17. La conservación de la documentación clínica. 1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial. 2. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales conforme con la legislación vigente. Se conservará asimismo cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. Su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas. 3. Los profesionales sanitarios tienen el deber de cooperar en la creación y el mantenimiento de una documentación clínica ordenada y secuencial del proceso asistencial de los pacientes. 4. La gestión de la historia clínica por los centros con pacientes hospitalizados, o por los que atiendan a un número suficiente de pacientes bajo cualquier otra modalidad asistencial, según el criterio de los servicios de salud, se realizará a través de la unidad de admisión y documentación clínica, encargada de integrar en un solo archivo las historias clínicas. La custodia de dichas historias clínicas estará bajo la responsabilidad de la dirección del centro sanitario. 5. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen. 6. Son de aplicación a la documentación clínica las medidas técnicas de seguridad establecidas por la legislación reguladora de la conservación de los ficheros que contienen datos de carácter personal y, en general, por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal. El plazo para la conservación de la documentación clínica previsto en el artículo 17.1 de la Ley 41/2002 es de cinco años. Este plazo y habida cuenta de las competencias autonómicas en la materia es modificado por algunas Leyes Autonómicas de las cuales referimos algunas sin carácter exhaustivo. ________________________________________________________________________________________________________________ Jorge Juan, nº 38, bajo Izq. * 28001 * MADRID * Teléfono 91 781 71 07 * Fax 91 575 51 96 [email protected] www.aspaprevencion.com 5 A.S.P.A. FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS En Cataluña: El artículo 12 de la Ley 21/2000, de 29 de diciembre, establece lo siguiente: “1. La historia clínica debe conservarse como mínimo hasta veinte años después de la muerte de la paciente. No obstante, se pueden seleccionar y destruir los documentos que no son relevantes para la asistencia, transcurridos diez años desde la última atención al paciente. 2. En cualquier caso, en la historia clínica deben conservarse, junto con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia. 3. A pesar de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos, debe conservarse durante todo el tiempo que sea necesario.” En Galicia: la Ley gallega 3/2001 opta por un sistema diferente: la conservación indefinida de una serie de documentos, y un plazo de cinco años para los demás, computados desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento. En el País vasco: El Decreto 45/1998, de 17 de marzo, recoge una serie de documentos que deben conservarse de manera definitiva, mientras que otros se pueden destruir a los cinco años, en incluso dos años, en el caso de ciertos documentos generados en los servicios de urgencias. En Cantabria: El artículo 72 de la Ley 7/2002, de 10 de diciembre establece el siguiente esquema: “1. La historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta quince años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la asistencia, transcurridos dos años desde la última atención al paciente. 2. En cualquier caso, en la historia clínica se han de conservar durante quince años como mínimo contados desde la muerte del paciente, y juntos con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploración complementarias y los informes de necropsia. 3. Sin perjuicio de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos, se conservará le tiempo que se considere oportuno.” En Aragón: La Ley 6/2002, de 15 de abril, se limita a decir en el artículo 18 c) que el departamento responsable de salud determinará reglamentariamente, en relación con la historia clínica, “el tiempo durante el cual deberá conservarse”. ________________________________________________________________________________________________________________ Jorge Juan, nº 38, bajo Izq. * 28001 * MADRID * Teléfono 91 781 71 07 * Fax 91 575 51 96 [email protected] www.aspaprevencion.com 6 A.S.P.A. FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS En Castilla y León: El artículo 39.2 de la Ley 8/2003, de 8 de abril, dispone que Castilla y León regulará “los mecanismos para la destrucción de la historia clínica en aquellos casos en que se contemple legalmente, así como para garantizar la conservación de aquellos datos que puedan ser relevantes o deban preservarse para ulteriores estudios”. Por lo que al no establecer un plazo específico se aplica el nacional de cinco años. En Navarra: La Ley Foral 29/2003, de 4 de abril, se limita a reproducir el artículo 17 de la Ley 41/2002, sustituyendo la obligación de conservación contenida la Ley Foral 11/2002, de 6 de mayo, de veinte a cinco años. CONCLUSIONES: A la vista de lo expuesto se puede concluir que: La documentación técnica es recomendable que conservada por un plazo de quince años (plazo de prescripción de las acciones de naturaleza contractual). La documentación relativa a Vigilancia de la Salud debe ser archivada por aquellos periodos que marque la legislación específica con especial atención a la normativa dictada en cada Comunidad Autónoma Tal es el parecer del letrado que suscribe y que, desde luego, somete a cualquier otra opinión más autorizada. En Madrid, 10 de octubre de 2008. Fdo.: Eduardo Burés Fraile. Colegiado 77868 del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid. Secretario Jurídico de la Federación de Servicios de Prevención Ajenos ASPA ________________________________________________________________________________________________________________ Jorge Juan, nº 38, bajo Izq. * 28001 * MADRID * Teléfono 91 781 71 07 * Fax 91 575 51 96 [email protected] www.aspaprevencion.com 7