2011072540 - Superintendencia Financiera de Colombia

ARCHIVOS Y DOCUMENTOS, CONSERVACIÓN
COMISIONISTAS DE BOLSA
Concepto 2011072540-001 del 15 de noviembre de 2011.
Y
DESTRUCCIÓN,
Síntesis: Las entidades vigiladas por la extinta Superintendencia Bancaria, deben observar
para la conservación de sus archivos y documentos, un término perentorio no menor de
cinco (5) años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Las
instituciones sometidas a la vigilancia de la entonces Superintendencia de Valores no
tienen un régimen especial como es el señalado en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero. En consecuencia, se les aplica el régimen general previsto
actualmente en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
«(…) realiza una consulta en los siguientes términos:
“(…), mayor de edad, vecina y domiciliado en esta ciudad, identificado como aparece al
pie de mi firma, en mi calidad de liquidador de Ia sociedad liquidada (…) S.A.,
COMISIONISTA DE BOLSA, a ustedes solicito se sirva emitir concepto sobre el archivo de
Ia documentación contable y financiera de Ia sociedad liquidada, toda vez que por
orientación de ustedes se me indica que el archivo debería estar en una bodega de archivo
muerto durante cinco (5) años y así se hizo iniciando el (…), fecha ésta en Ia cual
terminaría los cinco años.
“De Io anteriormente mencionado se puede establecer que para esta fecha procederemos a
Ia destrucción de los mismas para Ia cual solicita me indiquen que tipo de acta debo elevar
y ante quien o quienes debería hacerlo; esto con el fin de ajustarnos a Ia realidad jurídica
que norma este tipo de eventos.
“Mucho agradezco su orientación para evitar de alguna manera cometer yerros en los
procedimientos que ustedes tengan establecidos.” (Destacado fuera de texto original)
Sobre el particular, resultan necesarias las siguientes consideraciones:
1. En primer lugar debemos precisar que la sociedad (…)S. A., Comisionista de Bolsa, es
una Entidad que no se encuentra sometida a la vigilancia e inspección por parte de esta
Superintendencia, dada su liquidación.
Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. (…) a través de la cual
se ordenó la cancelación en el RNAMV de dicha Entidad, la Superintendencia Financiera
adicionalmente dispuso en el artículo tercero, lo siguiente:
“La sociedad (…) S.A, deberá adoptar las medidas necesarias para preservar la
confidencialidad de la información de sus clientes, así como conservar los archivos y
documentos de la compañía en los términos establecidos en el artículo 134 del Decreto
2649 de 1993 y demás normas que le resulten aplicables.
2. En segundo lugar, usted solicita a esta Entidad “…emitir concepto sobre el archivo de Ia
documentación contable y financiera de Ia sociedad liquidada…”, para establecer la fecha
de la destrucción de la misma.
Al respecto debemos señalar que existen varias normas que regulan el término para la
conservación de archivos y documentos, a saber:
Régimen Especial (Entidades Vigiladas por esta Superintendencia)
Teniendo lo manifestado en su consulta, en la que afirma que esta Superintendencia le
indicó que debía guardar los documentos de (…) S.A. durante el término de cinco (5) años,
proceden las siguientes precisiones.
Sobre el particular, debemos precisar que el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
consagra un régimen especial para la conservación de archivos y documentos de las
entidades vigiladas por extinta Superintendencia Bancaria. En efecto, el artículo 96 del
mencionado ordenamiento, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, dispone
que los libros y papeles de dichas instituciones “…deberán conservarse por un período no
menor de cinco (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos
establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que,
por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta”.
En tal sentido, las entidades vigiladas por la extinta Superintendencia Bancaria, deben
observar para la conservación de sus archivos y documentos, un término perentorio no
menor de cinco (5) años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante,
tiempo durante el cual la entidad debe mantener los libros y papeles relacionados con la
actividad que desarrolla.
Ahora bien, a diferencia de lo que sucede con las entidades vigiladas por la extinta
Superintendencia Bancaria, las instituciones sometidas a la vigilancia de la entonces
Superintendencia de Valores no tienen un régimen especial como es el señalado en el
artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. En consecuencia, se les aplica el
régimen general previsto actualmente en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que se
expondrá a continuación.
Conforme a lo anotado, se estima, que el tema de conservación de documentos para las
entidades las vigiladas por la anterior Superintendencia de Valores como es el caso de (…)
S.A. es el contenido en la Ley 962 de 2005.
Régimen General
A los comerciantes en general les asiste la obligación de conservar, con arreglo a la Ley, la
correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. Al
respecto, el artículo 134 de Decreto 2649 de 1993, en clara alusión a los artículos 491 y 602
del Código de Comercio, establece:
“Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad,
de actas, de registro de aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad
y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden
destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del
último asiento, documento o comprobantes. No obstante lo anterior, cuando se garantice
su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10)
años….”
Con la expedición de la Ley 962 de 2005, se hizo expresa mención a la racionalización de
la conservación de libros y papeles de comercio. Es así que el Artículo 28 de esta Ley
dispuso que: “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un
período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación
en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta.
“Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se
encuentren obligadas a conservar esta información.
“Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”
Por otra parte, el Artículo 86 de la misma Ley 962 señaló: “La presente Ley rige a partir de
su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.”
Así las cosas, por virtud del Artículo 28 de la Ley 962 de 2005, en concordancia con lo
señalado en el artículo 713 del Código Civil, fue derogado el artículo 60 del Estatuto
Mercantil y el Artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, puesto que, como se observa en las
normas transcritas, la Ley 962 resultó modificado el término durante el cual el comerciante
debe conservar su información comercial y contable, reduciéndolo de veinte (20) a diez
1
ARTÍCULO 49. <LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO>. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de
comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento
de aquéllos.
2
ARTÍCULO 60. <CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA>. <Ver Notas del
Editor> Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el
cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio
donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en
la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
3
ARTICULO 71. <CLASES DE DEROGACION>. La derogación de las leyes podrá ser expresa o tácita. Es expresa, cuando la nueva
ley dice expresamente que deroga la antigua.
Es tácita, cuando la nueva ley contiene disposiciones que no pueden conciliarse con las de la ley anterior.
La derogación de una ley puede ser total o parcial.
(10) años; y, además, introduciendo la posibilidad de utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que
garantice su reproducción fidedigna.
Al respecto, la Superintendencia de Industria y Comercio manifestó a través del Concepto
05054043 del 12 de octubre de 2005, lo siguiente:
“…a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo
señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante
únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la
fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a
elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico,
magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la
conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el
artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física
(en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la
reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el
comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos,
encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el
medio electrónico en el que se hubieren reproducido. ”
Así las cosas, de lo antes expuesto se infiere que el legislador consagró un régimen general
de libros y papeles de comercio, disponiendo que su conservación deberá prolongarse por
un término de diez (10) años a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, independientemente de que el comerciante decida mantener tales documentos
en papel o utilizar cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta.
Destrucción de documentos
En cuanto a la eliminación o destrucción definitiva de los documentos que usted plantea en
la consulta conviene resaltar que la norma especial en estudio no contiene previsión que
regule tal situación, por consiguiente, resultan aplicables a las entidades vigiladas las
normas vigentes de carácter general que regulan ese aspecto de manera específica4.
No obstante lo anterior, la Corte Constitucional en la sentencia C-832 del 2006, en la que se
revisó la exequibilidad, entre otros, del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, manifestó lo
siguiente:
“18. Con el fin de racionalizar los trámites para el ejercicio de actividades privadas, el
artículo 28 estudiado unifica y disminuye el término de conservación de los libros y
papeles del comerciante. En efecto, al unificar y reducir el plazo de conservación de los
4
Por virtud del principio de remisión establecido en el artículo 2034 del Código de Comercio
papeles y documentos a 10 años, se simplifican y disminuyen los requisitos propios del
ejercicio de esta actividad. (…)
“(…)En este sentido, la norma mencionada flexibiliza y facilita el cumplimiento de una
obligación de los particulares, exigible por la administración o por las cámaras de
comercio.
En esta medida, parece claro que la disposición aclara, flexibiliza y disminuye
requisitos y procedimientos que debían adelantar los comerciantes o quienes ejercieran las
funciones de comercio. Con ello, la materia regulada en la norma que se estudia resulta
tener una conexidad teleológica con la materia de la Ley 962 de 2005, pues vencido el
plazo mencionado los comerciantes podrán destruir los documentos de que trata la
norma sin que tengan que cumplir requisito alguno y sin que la administración pueda
exigirles tales documentos (Negrilla fuera de texto).
En los términos anteriores consideramos atendida su solicitud, habiendo citado el marco
normativo a tener en cuenta para la conservación de documentos según se desprende de la
Ley 962 de 2005.
Debemos señalar en relación con su inquietud sobre los procedimientos que deben
atenderse ante esta Superintendencia para proceder a la destrucción de documentos, que
ante este Organismo no se debe surtir procedimiento alguno en tal sentido. En todo caso
deberá atenderse el término legal previsto por la normatividad antes citada.
(…).»