ARCHIVO JUDICIAL Y REFORMA PROCESAL PENAL

Arturo Castro Salgado
Conservador y Archivero de Cauquenes
ARCHIVO JUDICIAL Y REFORMA PROCESAL PENAL
Exposición efectuada en la Jornada de
Estudios Notariales y Regístrales de Temuco
La función de los Archiveros, auxiliares de la administración de Justicia,
está definida en el artículo 453 del Código Orgánico de Tribunales: son Ministro de fe
pública encargados de la custodia de los documentos que señala el artículo 455 del
Código Orgánico de Tribunales y dan a las partes interesadas los testimonio que ellos
pidieren.
Art. 455, en lo pertinente a la relación Archivo – Reforma Procesal Penal.1.- La custodia de los documentos siguientes:
a)- Los procesos afinados en Juzgados de Letras.
Todo expediente criminal que se ordene archivar será remitido al archivero
dentro de tres meses desde que se disponga su archivo.
4º Dar a las partes interesadas, con arreglo a la Ley, los testimonios que pidieran de
los documentos archivados.
6º Ejercer las mismas funciones respecto de los registros de las actuaciones
efectuadas ante los jueces de garantía y los tribunales de juicio oral en lo penal
(Agregado por Ley 19.708 D.OF., 05/01/2001).
Art. 456
Como ministros de fe los archiveros se limitan a dar conforme a derecho los
testimonios o certificados que pidan.
- Formación de los Procesos que se Archivan:
En cuanto a los procesos o causas criminales, en esta materia del archivo,
además de la norma de la letra a) del Nº 1 del artículo 455 del Código Orgánico de
Tribunales, es aplicable, como norma supletoria las normas comunes a todo
procedimiento del Libro I del Código de Procedimiento Civil (art. 52 C.P.P.).
Antes de la Reforma Procesal Penal se aplicaban las disposiciones generales
del artículo 29 y siguientes del Código de Procedimiento Civil que especifica que “se
formará el proceso, con los escritos, documentos y actuaciones de toda especie que
se presenten o verifiquen en el juicio”. El artículo 36 del mismo título V del Libro I
señala que el responsable de la custodia del proceso es el Secretario del
Tribunal.
Con la Reforma Procesal Penal se establecieron normas específicas respecto al
registro de las actuaciones judiciales y a su custodia y archivo. Hay que tener
presente que la aplicación de la Reforma es gradual por regiones, por lo que en
aquellas en que no se ha aplicado, siguen vigentes las normas del Código de
Procedimiento Civil y los plazos de archivo señalados en el artículo 455 del Código
Orgánico de Tribunales para los expedientes de los Juzgados del Crimen.
En los artículos 39 y siguientes del Código de Procedimiento Penal reformado,
al Proceso se le denomina Registro y corresponde a las actuaciones del Juez de
Garantía y al Tribunal del Juicio Oral en lo Penal.
En el mismo artículo se establece que “el Registro se efectuará por cualquier
medio apto para producir fe, que permita garantizar la conservación y reproducción
de su contenido”. El juicio oral y la audiencia de preparación en el Tribunal de
Garantía deberá ser registrado en forma íntegra, por cualquier medio que asegure
fidelidad (art. 40 y 41 del C.P.P.).
¿Cuál es el medio que asegure fidelidad y que garantice la conservación y
reproducción del contenido del registro de las actuaciones del procedimiento penal?.
No hay norma legal que lo establezca. Se usan medios electrónicos y documentos,
cuya acumulación y orden no está normada.
- Resguardo del Registro:
El Registro - antiguo expediente - durante el proceso, es de responsabilidad del
Administrador de Causas, el que tendrá, además la custodia del denominado
Archivo Judicial Básico, según los dispone el Nº 4 del artículo 25 del Código
Orgánico de Tribunales.
El artículo 44 del Código de Procedimiento Penal dispone que los intervinientes
y terceros podrán tener acceso al Registro, con excepción de aquellos que el Tribunal
restringiere.
“En todo caso” – y así lo señala el inciso 3º del artículo – “los Registros serán
públicos transcurridos cinco años desde la realización de las actuaciones
consignadas en ellos”. La nueva función del Administrador de Causas como Archivero
Judicial Básico ¿es por el período de cinco años?
Los expedientes en los juicios de los Tribunales del Crimen (art. 455 Nº 1, letra
A Código Orgánico de Tribunales), aún vigentes en algunas regiones, deben ser
remitidos al archivo en el plazo de tres meses desde la resolución judicial que lo
ordene.
Lo dispuesto en el inciso 3º del artículo 44 del Código de Procedimiento Penal
debe entenderse en el sentido que el plazo de tres meses se aumenta a cinco años,
desde la realización de la última actuación consignada en los Registros del nuevo
Proceso Penal. Si aplicamos el último inciso del artículo 44 del Código de
Procedimiento Penal que señala que “a petición de un interviniente o de cualquier
persona, el funcionario competente del Tribunal expedirá copias fieles de los
Registros o de la parte de ellos que fuera pertinente, con sujeción a lo dispuesto a los
incisos anteriores”.
La decisión de público o restringidos de los Registros y la entrega de copias
fieles es materia de los Tribunales. El plazo es del tiempo que dure el juicio, o desde
su término, y hasta cinco años.
- Función del Archivero:
La Reforma Procesal Penal incorporó a los Registros a las funciones del
Archivero, en forma general, sin determinar formas o plazos especiales.
Está vigente la función explicativa en el inciso 2º de la letra a) del Nº 1 del
artículo 455 del Código Orgánico de Tribunales: “todo expediente criminal que se
ordene archivar será remitido al archivero dentro de tres meses a contar desde la
fecha en que se disponga su archivo”. La duda es:
1.- Expediente criminal ¿es lo mismo que “Registro de las actuaciones judiciales”
como lo señala el párrafo 6º del Título II del Código de Procedimiento Penal?
2.- Si se aplica la similitud ¿la resolución de archivo debe darse cinco años después
de término de las “actuaciones judiciales” de la causa?
3.- El plazo de cinco años es desde “la realización de las actuaciones consignadas “
en ellas. ¿Desde cada actuación o desde la última?. Es lógico desde la última, pero
no es explícita la norma.
4.- Como el artículo 455 en los números 3 y 4 del Código Orgánico de Tribunales
ordena a los archiveros facilitar a cualquier persona que lo solicite el examen de los
procesos y testimonios de los documentos que existieren y los Registros sólo serán
públicos después de cinco años de las actuaciones consignadas en ellas, la lógica
nos conduce a concluir que después de cinco años de terminado el juicio, y quizás
tres meses más, se enviaran los Registros de las actuaciones judiciales del Código de
Procedimiento Penal al Archivero Judicial.
CONCLUSIONES
1.- El archivo de causas criminales sigue con el anterior sistema en las regiones
donde aún no se aplica la reforma al Código de Procedimiento Penal y las causas
pendientes a la fecha de la aplicación de la Reforma, también continúan con el
sistema anterior.
2.- En cuanto a la entrega de los Registros de las actuaciones judiciales de la
Reforma no hay una norma específica en cuanto al tiempo. Sí lo hay en lo referente a
la entrega al Archivero.
3.- ¿Cuál es la representación material del Registro? El nuevo Código de
Procedimiento Penal expresa que debe ser cualquier medio apto para producir fe, que
permita garantizar la conservación y la reproducción de su contenido y que registre en
forma íntegra el juicio oral.
No hay resolución legal o administrativa que regule generalidad de la amplísima
alternativa.