EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P.
TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PRIVADA
OBJETO
ADMINISTRACIÓN DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO A INTEGRARASE
CON ACTIVOS MONETARIOS LÍQUIDOSY/0 REPRESENTADOS EN
TÍTULOS VALORES CON EL FIN DE CONSTITUÍR UNA RESERVA
MONETARIA AMPLIA Y SUFICIENTE QUE PERMITA A ETB
CANCELAR ADECUADAMENTE EL PASIVO PENSIONAL A SU
CARGO Y/O PERFECCIONAR UN PROCESO DE CONMUTACIÓN
PENSIONAL PARCIAL O TOTAL DE ESAS OBLIGACIONES.
CAPÍTULO I
PRECISIÓN A LAS CONDICIONES GENERALES
1.
OBJETO
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P., en
adelante ETB, está interesada en recibir ofertas para contratar con una
sociedad fiduciaria o administradora de pensiones y cesantías, la
administración del patrimonio autónomo a integrarse con activos monetarios
líquidos y/o representados en títulos valores con el fin de constituir una
reserva monetaria amplia y suficiente que permita a ETB cancelar
adecuadamente el pasivo pensional a su cargo y/o perfeccionar un proceso
de conmutación pensional parcial o total de esas obligaciones, de
conformidad con las condiciones previstas en el presente documento y en las
Condiciones Generales de Contratación vigentes, las cuales deben ser
consultadas en la página web de ETB www.etb.com.co
La presente invitación no constituye oferta mercantil.
2.
INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN
La información contenida en este documento, sustituye totalmente aquella
que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.
3.
ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE
REFERENCIA
Si dentro del día hábil (1) siguiente a la entrega del presente documento lo
solicitan al menos dos (2) de los invitados, se celebrará una audiencia con el
fin de precisar su alcance y contenido. De lo tratado en la misma se levantará
un acta que será suscrita por todos los participantes.
De existir inquietudes adicionales a las planteadas en la audiencia o de
requerir aclaraciones cuando ésta no se haya realizado, podrá solicitarse
información aclaratoria mediante solicitud escrita, formulada a más tardar el
día hábil siguiente al vencimiento del plazo mencionado anteriormente, a la
Gerencia de Suministros y Adquisiciones de ETB localizada en la Carrera 8
No. 20-00, oficina 1004, con copia a la Gerencia de Tesorería, al fax 3 41 02
07. Confirmar recibo de fax al teléfono 2 42 20 51. ETB dará respuesta el
siguiente día hábil al vencimiento de este último plazo.
4.
INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
Será requisito para presentar oferta la inscripción en la base de datos de
proveedores de ETB. El incumplimiento de lo previsto en el presente
numeral, será causal de no recibo de la oferta.
Los requisitos de inscripción pueden consultarse en la página Web de ETB,
www.etb.com.co
5.
LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se recibirán en la Gerencia de Suministros y Adquisiciones de
ETB, el veintidós (22) de Febrero de 2007. hasta las catorce horas en los
términos del numeral 1° del artículo 829 del Código de Comercio.
La oferta deberá presentarse por escrito en tres (3) paquetes sellados y
rotulados, que contengan en forma separada la información jurídica,
económica y técnica, cada uno de ellos en original y una (1) copia de un
mismo tenor, numeradas en forma continua con un índice que contenga una
relación de todos los capítulos, formatos y anexos que la conforman,
señalando el número de página donde se localizan, y una copia en medio
magnético, en formato que imposibilite la manipulación del contenido, la cual
será entregada en custodia a la Secretaría General. Cuando ETB lo
considere conveniente o por solicitud de alguno de los oferentes partícipes
en el proceso, la Vicepresidencia de Auditoria Corporativa comparará el
contenido de la oferta con la copia entregada para custodia. En caso de
inconsistencias o diferencias en los datos, se evaluará con base en la citada
copia.
Las observaciones o sugerencias que efectúe el oferente, en relación con
aspectos jurídicos, financieros o técnicos, deberán consignarse en el acápite
de la oferta que desarrolle cada capítulo. De localizarse en sitio diferente
dentro de la oferta, no serán consideradas.
Se deberá presentar con la oferta el Compromiso Anticorrupción anexo al
presente documento, suscrito por el representante legal o apoderado.
El oferente deberá pronunciarse expresamente sobre sus relaciones
comerciales o de parentesco con los empleados de ETB.
6.
VALIDEZ DE LA OFERTA
la oferta tendrá validez de un (1) mes a partir de la fecha establecida para su
presentación.
7.
SOLICITUD DE ACLARACIONES Y ESTUDIO DE LAS OFERTAS
Durante el período de estudio de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente
las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello éste
pueda adicionar o modificar cualesquiera de las condiciones de su oferta. Las
solicitudes de ETB y las respuestas del oferente deberán constar por escrito.
El oferente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro de los dos (2)
días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la comunicación en tal sentido.
ETB realizará el estudio de las ofertas dentro de los cuatro (4) días hábiles
siguientes a la fecha establecida para su presentación.
8.
INTERFERENCIA
Los oferentes no podrán interferir en el proceso de estudio, evaluación,
negociación de ofertas y adjudicación. Se entiende como tal, las llamadas
telefónicas, solicitud de citas o visitas a los empleados de ETB que
intervienen o participan en el proceso con el fin de tratar temas relativos a su
oferta o de los otros oferentes, las acciones tendientes a obtener información
del avance de los estudios o cualquier conducta que tienda a influenciar o
entorpecer el resultado del proceso. De presentarse alguna de las
situaciones descritas, la oferta será descartada.
9.
NEGOCIACIÓN
ETB adelantará una etapa de negociación dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes al vencimiento de la etapa prevista en el numeral 7 anterior, con el
propósito de obtener ventajas económicas o competitivas, plazo dentro del
cual se estudiarán las contra ofertas, si a éstas hay lugar.
10.
ADJUDICACIÓN
ETB podrá abstenerse de adjudicar. Si opta por la adjudicación, esta se
efectuará dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento de la
etapa anterior.
La decisión sobre la adjudicación se comunicará al adjudicatario y a los no
favorecidos a mas tardar el día hábil siguiente al recibo de la misma en la
Gerencia de Suministros y Adquisiciones.
Esta información será publicada en la página Web de ETB www.etb.com.co
11.
ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El contrato deberá suscribirse dentro de los siete (7) días hábiles siguientes
al recibo de la comunicación de adjudicación en el equipo jurídico, plazo que
se distribuirá así: (i) para su elaboración y firma del apoderado, cinco (5) días
hábiles, y (ii) para su suscripción por parte del contratista, dos (2) días
hábiles siguientes al recibo de la comunicación que le curse el Grupo de
Compras.
Si como producto de la adjudicación parcial, resultaren contratos cuyo precio
sea inferior o igual a 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, se
entenderán celebrados con la comunicación al oferente sobre aceptación de
la oferta.
12.
PRÓRROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes
de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el
cómputo de los mismos, el sábado se considerará día no hábil.
13.
DURACIÓN DEL CONTRATO
La duración del contrato será de un (1) año a partir de la orden escrita de
inicio del mismo, previa aprobación de la garantía, prorrogable
automáticamente por períodos anuales, salvo que una parte manifieste a la
otra, por escrito, su decisión de darlo por terminado, con una antelación no
inferior a sesenta (60) días.
Acaecida la terminación del contrato, perderán vigencia el objeto y las
instrucciones del mismo, y la gestión del administrador se dirigirá
exclusivamente a realizar los actos que directa o indirectamente se
relacionen con su liquidación, Para tal efecto, deberá proceder a cancelar,
con cargo a los recursos del Patrimonio Autónomo, las obligaciones y gastos
surgidos con ocasión del contrato, y si tales recursos no son suficientes,
serán asumidos en su totalidad por el contratante.
El administrador presentará al contratante, dentro de los treinta (30) días
calendario siguientes a la terminación del contrato, su rendición final de
cuentas, que constituye el informe final de liquidación y que se evidenciará
dentro del marco del acta de liquidación, quien dentro de los veinte (20) días
calendario a partir de los dos (2) días siguientes a la constancia de envío,
formulará sus observaciones. Transcurrido éste término sin pronunciamiento
alguno del contratante, se entenderá aceptada la rendición de cuentas y el
acta de liquidación, la cual podrá ser suscrita unilateralmente por el
administrador en el evento que aquel no acuda a la liquidación del contrato, y
tal hecho se reportará a la Superintendencia Bancaria como evidencia de la
liquidación del negocio fiduciario.
14.
GARANTÍA
Se constituirá póliza de seguro de cumplimiento dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, para amparar los
siguientes riesgos: (i) cumplimiento, por el treinta (30%) del precio del
contrato, vigente desde su suscripción hasta su liquidación, y (ii) Salarios,
prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, por el cinco por ciento
(5%) del precio del contrato, con vigencia por la duración del contrato y tres
(3) años más.
15.
CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA
La cláusula penal pecuniaria será del 50% del precio del contrato si el
incumplimiento es total y proporcional, si es parcial.
16.
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
El contrato se liquidará dentro de los dos (2) meses siguientes a su
terminación.
CAPITULO 2
2. CONDICIONES FINANCIERAS
En atención a que el contrato se va a ejecutar mediante la administración de
una cuantía variable de recursos económicos contenidos en un Patrimonio
Autónomo, las siguientes serán las precisiones a las condiciones financieras
generales aplicables para contratar los servicios requeridos en el capitulo
técnico de los presentes términos de referencia.
2.1 PRECIOS
Los precios aquí cotizados permanecerán fijos durante el plazo de ejecución
del contrato.
La oferta deberá presentarse con precios fijos netos, para cumplir a
satisfacción con el objeto de la presente invitación, de acuerdo con lo
contenido en las condiciones del presente documento.
Para la presentación de la oferta, se deberá diligenciar en su totalidad el
siguiente Anexo financiero:
Anexo Financiero No. 1 - Relación de precios de oferta.
El oferente deberá diligenciar en su totalidad el Anexo financiero
suministrado por ETB S.A. ESP. En caso de no cotizar alguno de los Items
solicitados por ETB, no se tendrá en cuenta su propuesta.
Serán por cuenta de EL CONTRATISTA y se considerarán incluidos como
parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de
cualquier orden, vigentes a la fecha de suscripción del contrato.
De todo pago que se efectúe, ETB hará las retenciones de ley a que haya
lugar.
2.2 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA
El valor de la oferta presentada por el oferente deberá incluir todos los bienes
y servicios requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato,
con todos los requerimientos especificados en la parte Técnica de la
presente invitación.
Todos los costos, viajes, gastos, honorarios y demás egresos que sean
necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista,
deberán quedar incluidos en la oferta económica, previo análisis que efectúe
el oferente por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, viajes,
gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán
asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.
2.3 IMPUESTOS Y FACTURACION
Impuesto a las ventas: El oferente debe discriminar con exactitud el
precio correspondiente a los servicios objeto de la oferta y el valor del
impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la
cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de
presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el
IVA y se cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los
bienes y servicios relacionados en la oferta.
En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos
que lo conforman y el IVA, si éste se causa.
Retenciones en la fuente a título de impuesto sobre la renta e IVA: El
porcentaje de retención a título de impuesto sobre la renta e IVA se
determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose
establecido previamente si el oferente es declarante o no del impuesto sobre la
renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen del Impuesto
sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si vende o presta
servicios excluidos del IVA.
Retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio: El
oferente deberá informar el régimen del Impuesto de Industria y Comercio al
cual pertenece (Común o Simplificado), la actividad económica y la tarifa del
Impuesto de Industria y Comercio en Bogotá, D.C o en otras ciudades del país
que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de
retención más alta para cada ciudad, la cual se aplicará al momento que se
efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta.
Retención en la Fuente a título de Impuesto Timbre: Será a cargo de EL
CONTRATISTA el cien por ciento (100%) del Impuesto de Timbre. El agente
de retención de este impuesto será el que aplique de acuerdo con lo
establecido en el articulo 27 del Decreto reglamentario Nro. 2076 de 1992.
2.4 MONEDA DE COTIZACIÓN
Los servicios objeto de la presente contratación deberán cotizarse en pesos
colombianos. Los valores presentados, se cotizarán en números enteros, es
decir sin incluir decimales. ETB se reserva el derecho de ajustar al peso por
exceso o por defecto.
2.5 FORMA DE PAGO
Por la administración general del Patrimonio Autónomo de acuerdo con los
términos técnicos, ETB reconocerá el valor de la comisión en cortes
mensuales, a los cinco (5) dias calendario de finalizar la vigencia mensual,
con el visto bueno del supervisor del contrato de ETB, del informe de
rendición de cuentas del mes. Este valor será descontado directamente de
los rendimientos financieros.
2.6 RESPUESTA PUNTO A PUNTO
El oferente deberá responder punto a punto lo solicitado en cada numeral del
presente capítulo. En el evento de no hacerlo se entenderá que lo acepta en
su totalidad
2.7 SISTEMA DE EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS
Se verificará el cumplimiento y aceptación de los numerales de las
condiciones de carácter financiero contenidos en los presentes términos, los
cuales se evaluarán como: CUMPLE ó NO CUMPLE.
2.8 PONDERACION ECONOMICA DE OFERTAS
De conformidad con lo anterior, las ofertas serán ponderadas desde el punto
de vista económico como se explica más adelante y teniendo en cuenta que
ETB ha asignado un puntaje máximo total del cien (100%) por ciento, los
cuales serán distribuidos de la siguiente manera:
Máximo puntaje técnico asignado
Máximo puntaje económico asignado
Total máximo puntaje asignado
40%
60%
________
100%
Ponderación Económica de Ofertas
Las ofertas serán analizadas para determinar si en los cálculos se han
cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso y para efectos
de ponderación económica, ETB realizará las correcciones necesarias.
Las ofertas se evaluaran de la siguiente forma:
Se determinará la oferta que presente el menor valor total estimado de oferta
(incluidas las correcciones aritméticas), y se le asignará el máximo puntaje
económico Cmax, es decir sesenta por ciento ó su equivalente en puntos
(60) puntos.
El puntaje económico de las demás ofertas se asignará aplicando la siguiente
fórmula:
Ci =
Cmax * Pmin
------------------------Pi
Donde:
Ci: Puntaje obtenido por la oferta i objeto de evaluación
Cmax: Máximo Puntaje económico, 40 Puntos
Pi: Valor corregido de la oferta i objeto de evaluación
Pmin: Valor de la oferta de menor valor corregido, dentro del rango de
ofertas.
CAPITULO 3
3.
CONDICIONES TECNICAS
3.1
DEFINICIONES.
Para los efectos de los presentes términos de referencia,, de los eventuales
adendos y del contrato a celebrarse, las siguientes expresiones tendrán el
alcance y significado que a continuación se determinan:
Fideicomitente o contratante: es la entidad que transferirá la propiedad de
algunos de sus activos monetarios y no monetarios, que serán destinados a
servir de reserva monetaria para cancelar y/o conmutar el pasivo pensional a
su cargo.
Administrador: es la sociedad que resulte seleccionada para administrar el
patrimonio autónomo a integrarse con los activos de la entidad fideicomitente
destinados a servir de reserva monetaria para cancelar o conmutar el pasivo
pensional de EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A.
E.S.P..
Beneficiarios o Fideicomisarios: se tendrán como beneficiarios del
contrato a celebrarse a los actuales pensionados de ETB hasta la extinción
de las obligaciones pensionales de esa.
Patrimonio Autónomo: se entenderá como patrimonio autónomo los
activos monetarios y no monetarios transferidos al administrador para
cumplir los fines del negocio. Igualmente formarán parte del patrimonio
autónomo los rendimientos financieros y rentas producidos por los activos
dados en administración.
Cálculo actuarial: es el resultado de la operación matemática realizada de
acuerdo con las instrucciones técnicas impartidas por la Superintendencia
Bancaria en coordinación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y
que determina el monto de las obligaciones pensionales a cargo de
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA S.A. E.S.P..
Conmutación Pensional: la conmutación pensional es el proceso mediante
el cual se asegurará a futuro el pago del pasivo pensional a cargo de ETB,
que consiste en la transferencia los recursos líquidos necesarios para tal fin
al Instituto de Seguros Sociales, a quien haga sus veces, ó a una compañía
de seguros para su pago a través de una renta vitalicia, ó a una
administradora de fondo de pensiones para su pago a través de un retiro
programado ó a través de los mecanismos que determine la Ley y las
autoridades competentes.
Mesada pensional: es el monto de los recursos que mensualmente debe
cancelar ETB mientras no realice la conmutación pensional, a cada uno de
sus pensionados, de acuerdo con el tipo de pensión que legalmente le
corresponda.
Comité Administrador: es el órgano de administración y dirección del
patrimonio integrado de conformidad con lo previsto en el documento, al cual
le corresponderá velar porque los activos dados en administración lo sean en
condiciones adecuadas y se paguen las obligaciones pensiónales cuando
estas estén a cargo del Patrimonio Autónomo.
PAG: Patrimonio Autónomo De Garantía es el esquema para el manejo de
recursos pensionales en el cual la empresa sigue siendo el directo
responsable del pago de los pasivos
PAP: Patrimonio Autónomo Pensional es el mecanismo de conmutación
parcial que permite a la empresa reducir los pasivos pensionales y liberarse
parcialmente de sus obligaciones
3.2
RÉGIMEN LEGAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO
Y MANEJO DE EFECTIVO.
La administración del efectivo y/o del portafolio transferido al Patrimonio
Autónomo se sujetará a las normas del Código de Comercio, el Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero y las disposiciones especiales que regulan
la actividad de las sociedades administradoras.
3.3
CÁLCULO ACTUARIAL.
ETB, en cumplimiento de lo previsto en su Reglamento Interno de Trabajo,
las Convenciones Colectivas y
Pactos Colectivos suscritos con los
trabajadores y organizaciones que los representan, en el Código sustantivo
de Trabajo y en la Ley, elabora el cálculo actuarial correspondiente a las
obligaciones pensionales a su cargo, siguiendo las instrucciones técnicas
impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Este cálculo actuarial se encuentra actualizado con corte a 31 de diciembre
de 2006 y se actualiza anualmente de conformidad con lo dispuesto en la
Ley.
3.4
ACTIVOS A TRANSFERIR OBJETO MATERIAL DEL CONTRATO A
CELEBRARSE Y QUE CONSTITUYEN LOS BIENES DADOS EN
ADMINISTRACIÓN.
Se podrán transferir al patrimonio autónomo activos monetarios y/o no
monetarios. Para el caso de los activos monetarios se trasladarán a la cuenta
corriente que para tal efecto abra el administrador, de lo cual quedará
constancia en acta que se suscribirá entre las partes. Igualmente se dejará
constancia formal de los activos no monetarios que sean transferidos
mediante un acta.
3.5
RENDIMIENTOS FINANCIEROS Y RENTAS GENERADOS POR
LOS BIENES DADOS EN ADMINISTRACION
Igualmente harán parte del patrimonio autónomo administrado los
rendimientos financieros producidos por los activos monetarios y/o no
monetarios, los dividendos y demás derechos económicos que llegaren a
generar los activos dados en administración, recursos afectos a la finalidad
del fideicomiso.
3.6 COMITÉ ADMINISTRADOR
El patrimonio que se constituya mediante la celebración del contrato contará
como órgano de administración y dirección con un Comité Administrador
integrado por tres (3) miembros, dos (2) en representación del Contratante,
designados por su representante legal y uno (1) en representación del
Administrador designado por el representante legal de este.
El objetivo del Comité Administrador será velar por que los activos dados
en administración se administren adecuadamente y se cumplan tanto las
instrucciones que en materia de pago de obligaciones pensionales determine
el fideicomitente, como la política de administración de riesgos del portafolio
objeto del contrato.
En cumplimiento de dicho objetivo,
Administrador, las siguientes funciones:
le
corresponderán
al
Comité

Revisar los informes y rendiciones de cuentas que presente el
Administrador., antes de ser sometidos al fideicomitente para su
aprobación.

Aprobar el reglamento de inversiones de los recursos del Fondo,
impartiendo las instrucciones de inversión pertinentes con base en la
información y asesoría que le brinde el Administrador.

En general, impartir las instrucciones al administrador que sean
necesarias para el adecuado funcionamiento y cumplimiento de la
finalidad del negocio.
3.7
SERVICIOS BÁSICOS REQUERIDOS.
En desarrollo del objeto del contrato, y sin perjuicio de las demás
obligaciones legalmente establecidas a cargo de las sociedades
administradoras y las que se deriven naturalmente de estos términos y del
contrato que se celebre, los servicios básicos que el contratante espera
obtener del Administrador para alcanzar la finalidad del negocio a celebrarse,
son los siguientes:
3.7.1 EN RELACIÓN CON LA RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS DADOS EN
ADMINISTRACION

Suscribir los documentos públicos y privados que se requieran para la
transferencia de los activos que integrarán el patrimonio autónomo, en
especial.

Abrir las cuentas corrientes en donde se recibirán los recursos
líquidos que se transfieran al patrimonio autónomo.
3.7.2 EN RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL
PATRIMONIO

Efectuar por los menos una vez al mes (1) meses durante la vigencia del
contrato de
una minuciosa y detallada rendición de cuentas de
conformidad con los reglamentos e instrucciones impartidos por la
Superintendencia Bancaria. El informe de rendición de cuentas deberá
contener por lo menos, la siguiente información:





Estados financieros del Patrimonio Autónomo
Informe de portafolio
Informe sobre flujo de Caja
Ejecución de presupuesto, incluido informe sobre la remuneración
causado y pagado por el período y acumulado.
La demás que le solicite el propio Comité.

Permitir y facilitar la práctica de auditorias que en cualquier momento se
soliciten por parte de la entidad contratante, el Comité Administrador, o
las entidades de control y vigilancia (Contralorías General de la República
y de Bogotá, Procuraduría General de la Nación, Superintendencias, etc.)

Mantener los activos del patrimonio autónomo separados financiera,
contable y administrativamente de sus propios activos y de los demás
activos administrados.

Llevar una contabilidad especial de los activos del Patrimonio Autónomo.

Realizar los pagos a que haya lugar con ocasión de la administración del
patrimonio autónomo, derivados de los contratos de compraventa de los
activos no monetarios, de las operaciones de tesorería, de los gastos de
administración de los activos dados en administración, de la defensa
judicial o extrajudicial de tales activos o por otros conceptos de acuerdo
con las autorizaciones y procedimientos que determine para el efecto el
Comité Administrador.

Recibir, administrar, actualizar y custodiar de conformidad con los
términos y condiciones previstos en la Ley los archivos correspondientes
a los activos del Patrimonio Autónomo, los contratos sobre dichos activos,
los contratos que se celebren con cargo a los recursos del Patrimonio
Autónomo, los pagos que se realicen con cargo a dichos recursos, los
documentos que sustenten las operaciones de portafolio y en general,
todos los documentos que se relacionen directa o indirectamente con los
activos dados en administración y las gestiones que realice el
Administrador en desarrollo del contrato.
3.8
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS
ACTIVOS DEL PATRIMONIO.
Correrán a cargo del Patrimonio todos los gastos que demande la
administración, custodia, defensa, mantenimiento, conservación y
realización de los activos dados en administración en los términos del
presente documento y el reglamento que al respecto expida el Comité
Administrador.
Cualquier costo que no se haya imputado en forma expresa a los recursos
del Patrimonio, correrá en su totalidad a cargo del proponente.
3.9EXPERIENCIA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL
PROPONENTE EN CONTRATOS SIMILARES.
Para efectos de verificar la experiencia del proponente en negocios de
administración de portafolios en patrimonios autónomos, el proponente deb
presentar las siguientes certificaciones
Valor del Patrimonio a Administrar Certificación de contratos
Col$300.000 Mlls
Col$600.000 Mlls
Una por Col$300.000 ó Dos por
Col$150.000 Mlls c/u
Una por Col$600.000 Mlls ó Dos por
Col$300.000 Mlls c/u
Se debe tener en cuenta incluir aquellos contratos que revelen en mejor
forma la experiencia del proponente en la realización de la actividad
específica. Deberá efectuarse un resumen ejecutivo de su objeto y anexarse
copia simple del texto del respectivo contrato. Para casos de consorcio, se
tendrá en cuenta el porcentaje en el que participa el Administrador. El
cumplimiento del administrador en la actividad reportada en cada uno de los
contratos celebrados, se acreditará mediante comunicación suscrita firmada
por el contratante, fideicomitente y/o beneficiario dirigida a la entidad
Administradora en la cual se precise si el servicio especifico prestado fue
EXCELENTE, BUENO, REGULAR o DEFICIENTE.
3.10 INFORMACIÓN DE CARÁCTER FINANCIERO DEL PROPONENTE.
De acuerdo con la fórmula aquí prevista el proponente debe suministrar el
indicador de capacidad patrimonial para administrar nuevos recursos. Este
indicador se obtendrá con base en la información financiera contenida en los
estados financieros autorizados por la Superintendencia financiera para los
años 2004, 2005 y 2006
Para tal efecto, el proponente deberá adjuntar los estados financieros junto
con sus notas, debidamente certificados con cortes a 31 de diciembre 2004,
2005 y 2006.
La fórmula para calcular el indicador es la siguiente:
Capacidad patrimonial para administrar nuevos recursos
Patrimonio
Total Activos administrados + $Monto estimado de recursos a administrar (Col$600.000
ó 300.000)Mlls
Este indicador se calculará sobre los saldos a 31 de diciembre de 2006 sin
que sea procedente la obtención de promedios.
Una vez obtenido el respectivo indicador para cada uno de los años y para
cada uno de los montos estimados a administrar se deberá diligenciar el
siguiente cuadro:
Indicador
Año 2004
Año 2005
Año 2006
Capacidad
patrimonial
3.11 RENTABILIDAD DE PORTAFOLIOS ADMINISTRADOS.
El proponente deberá indicar la rentabilidad efectiva anual neta obtenida por
los recursos administrados en los contratos a que hacer referencia el numeral
3.9
La rentabilidad antes mencionada se acreditará mediante certificación del
Revisor Fiscal.
La rentabilidad a indicar corresponderá a la rentabilidad neta percibida los
últimos doce (12) meses de vigencia del respectivo contrato y se señalará
mediante el diligenciamiento del cuadro aquí indicado.
Contrato 1
Identificación del
contrato
Contrato 2
Promedio aritmético
N.A
Rentabilidad
efectiva anual en
los últimos 12m
3.12 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y PERSONAL PROPUESTO
PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
El proponente deberá indicar la organización y estructura específica con que
cuenta o que propone para el manejo del contrato, teniendo en cuenta los
siguientes factores:

Organigrama que contenga la estructura administrativa y
organizacional que se empleará y la asignación de personal dentro
de dicha estructura.

La descripción de los órganos directivos del administrador, de las
características de la organización y del proceso de toma de
decisiones (justificación, fortalezas y condiciones para el buen
funcionamiento).

Número, experiencia, dedicación, perfil del personal profesional,
administrativo y técnico que se asignará al manejo del negocio, así
como su nivel de experiencia específica en el manejo de negocios
similares, precisando los negocios en cuyo manejo ha participado.
Adicionalmente el proponente deberá diligenciar el siguiente cuadro
resumen:
Número total de profesionales que se asignarán
a la administración del negocio
Experiencia acumulada de todo el personal que
se asignará al manejo del contrato a celebrarse,
en
patrimonios similares o realización de
actividades similares (expresada en meses)
Dedicación de tiempo acumulada de todo el
personal que se asignará al manejo del contrato
a celebrarse (expresada en número de horas
promedio mensuales)
El proponente deberá suministrar información sobre su estructura
gestión de portafolio, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
de
a) Herramientas técnicas y metodología para el análisis de riesgos de emisor
utilizadas en la entidad: descripción, tiempo de utilización en la entidad,
frecuencia de utilización, antigüedad del Comité de Evaluación de Riesgos, si
existe, adjuntando fotocopia de las actas de los últimos seis (6) meses.
b) Procedimiento empleado para la toma de decisiones de inversión y manejo
de portafolios, adjuntando actas de los últimos seis (6) meses del Comité de
Inversiones existente en la entidad, si lo hubiere, determinando niveles de
participación de la organización, criterios de decisión y monto de recursos
movilizados.
C)
Herramientas técnicas a disposición del proponente para llevar a cabo
estimaciones del comportamiento del mercado y análisis de sensibilidad de
portafolio.
La documentación presentada en relación con este punto deberá ser suscrita
por el representante legal del proponente.
3.13 SERVICIOS BÁSICOS.
El proponente deberá presentar una relación detallada de la forma en que
prestará los servicios básicos a ETB, y los complementarios o adicionales
que considere conveniente ofrecer para una óptima ejecución del objeto del
contrato.
3.14 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS MONETARIOS.
El proponente al que se le adjudique el contrato, deberá :
Administrar el portafolio de inversiones bajo los principios de seguridad,
liquidez y rentabilidad y de acuerdo con las instrucciones que se impartan, y
deberá garantizar el manejo independiente de los recursos indicando
claramente los procesos, procedimientos, el soporte tecnológico, los criterios
para la evaluación de riesgos, las políticas de administración del portafolio
(cupos, niveles de riesgo, concentración, rotación, tipo de títulos, tipo de
operaciones, agentes, procedimientos de valoración del portafolio, etc.),
quedando en claro que todos los gastos en que incurra el proponente para la
administración del portafolio serán de cuenta del mismo.
Deberá ofrecer infraestructura de sistemas para evaluar el portafolio en línea,
grabación de conversaciones sobre operaciones, papeletas firmadas en
todas las operaciones, justificación de las operaciones realizadas por fuera
de las condiciones de mercado, teniendo en consideración el plazo, monto
de la inversión y la rentabilidad obtenida.
El proponente se abstendrá de efectuar triangulaciones, pactos,
compensaciones y otros acuerdos similares con los recursos del Patrimonio
Autónomo.
Administrar e invertir los recursos del portafolio garantizando su manejo
eficiente en los términos establecidos por la ley, razón por la cual serán de
responsabilidad del administrador las operaciones de inversión que realice
con los recursos del Patrimonio Autónomo.
Los pagos o deducciones que sea necesario desembolsar por servicios
financieros, por el recaudo de los recursos, así como los pagos que debe
efectuar el administrador en cumplimiento del objeto del contrato, incluyendo
el pago de comisiones derivadas de la administración y gestión del portafolio
de inversiones frente a cada transacción, serán con cargo al valor del
Patrimonio Autónomo.
El contratante y, en su defecto, el Comité Administrador diseñará y trazará
las políticas generales de inversión de los excedentes de liquidez de los
recursos administrados en fiducia pública, con base en la asesoría y consejo
que brinde en esta materia el administrador.
Deberá presentar un manual de inversión del portafolio que contenga la
metodología, los mecanismos y el sistema de toma de decisiones de
inversión en los diferentes títulos valores.
La administración de los recursos del patrimonio autónomo se realizará en
portafolio separado sin que pueda haber lugar a la posibilidad de su
administración a través del fondo común ordinario. Todos los títulos valores
que se adquieran deberán ser desmaterializados.
Administrar la liquidez y el portafolio que se transfiera al Patrimonio
Autónomo a constituirse a través de la tesorería del proponente, en forma
simultánea y separada a los portafolios de los demás patrimonios que
administre, de los portafolios de los fondos de inversión y de los recursos
propios.
Administrar la liquidez que periódicamente ingrese al Patrimonio Autónomo
destinada a ser invertida.
Brindar asesoría, consejo e información en materia de administración del
portafolio del Patrimonio Autónomo en el seno del Comité Administrador.
Formular, con base en el seguimiento permanente del mercado financiero y
de valores y en el seno de las reuniones periódicas del Comité
Administrador, las recomendaciones a
que haya lugar a la entidad
contratante y al mismo Comité sobre las políticas de administración del
portafolio y recursos del Patrimonio Autónomo para que ETB, en su condición
de contratante y, en cumplimiento de las disposiciones legales y
contractuales, imparta las instrucciones respectivas a que haya lugar.
Acatar las políticas de inversión, los cupos de inversión para emisores y
contrapartes, los emisores en los que se pueden invertir recursos, las
contrapartes a través de las cuales se pueden realizar inversiones, los
criterios de valoración del portafolio, y en general los términos y condiciones
que defina ETB a través de sus representantes en el Comité Administrador
con base en la asesoría prestada en dichas materias por el Administrador,
representante quien para tal efecto se entiende debidamente facultado y con
las autorizaciones del caso.
Suministrar su estructura organizacional y administrativa para la realización
de las siguientes actividades:







Valoración del portafolio conforme a las disposiciones
legales vigentes.
Registro en la contabilidad de las operaciones de portafolio
aAdministración de los títulos valores que conforman el
portafolio a través de los
depósitos centralizados de
valores (DCV y DECEVAL).
Entrega de documentos y el procesamiento de las cartas de
garantías para las operaciones que así lo requieran.
Elaboración de reportes de redención de CDT’s, Bonos,
TES y otros instrumentos.
Diseño de políticas y prácticas de seguridad tendientes a
reforzar los controles operativos en la tramitación y
desarrollo de las operaciones.
Producción del soporte contable de todas las operaciones.
Poner a disposición del Patrimonio Autónomo los recursos técnicos y
humanos necesarios para la realización de los pagos que deban efectuarse
por causa o con ocasión de la ejecución del contrato, con la oportunidad que
se convenga.
Suministrar toda la información acerca de la composición y comportamiento
del portafolio.
Contabilizar todas las operaciones de inversión de acuerdo con los
parámetros legalmente definidos.
Generar periódicamente un reporte escrito del movimiento de las cuentas
contables relacionadas con el portafolio de inversiones.
Transferir los títulos valores desmaterializados a través de los depósitos
centralizados de valores y realizar los pagos en línea a que haya lugar.
Poner a disposición del Patrimonio Autónomo, el soporte tecnológico con que
cuente la fiduciaria o que en el futuro lo sustituya, para realizar la valoración
del portafolio de inversiones del Patrimonio Autónomo de acuerdo con las
instrucciones impartidas por la Superintendencia Bancaria sobre valoración
de portafolios a precios de mercado, contenidas en la Circular Básica
Financiera y Contable
Evaluar permanentemente los riesgos de los emisores, estableciendo un
sistema de monitoreo, control y gestión de riesgos, realizando las siguientes
actividades específicas:
Verificar constantemente el volumen y complejidad de las operaciones
desarrolladas por el fondo.
Controlar los límites a nivel de trader, mesa de negociación, producto,
consolidado por factor de riesgo y de portafolio.
Cuantificar los riesgos de mercado y crédito y/o contraparte, así como su
incorporación dentro de la estructura de control y gestión de riesgos del
portafolio del Patrimonio Autónomo.
Fijar una estrategia de administración del portafolio, y las prácticas de
transacción, adecuadas a las condiciones de mercado.
Elaborar reportes gerenciales, concisos pero completos, de monitoreo de
riesgos que evalúen los resultados de las estrategias e incluyan el resumen
de las posiciones por producto y demuestren el cumplimiento de los límites.
Constituir a su costa las pólizas de seguros que amparen los activos
monetarios objeto de administración las cuales deberán cubrir, cuando
menos, los siguientes riesgos:

Actos de falta de honradez, fraudulentos o dolosos y en general
actos de infidelidad de los empleados de la entidad fiduciaria
administradora de los activos.

Actos de hurto y hurto calificado, engaño, malversación, extravío,
desaparición o daño de documentación e información propiedad del
Patrimonio Autónomo, incluyendo los que se produzcan por razón
de motines, huelga, actividades terroristas, bien sea que dichos
bienes se encuentren en poder
de la entidad fiduciaria
administradora de los recursos del patrimonio, de la red bancaria
contratada o sean objeto de movilización o transporte.

Falsificación o adulteración de documentos.

El proponente deberá indicar cuál será el valor asegurado y el
deducible en proporción a los activos monetarios del patrimonio
autónomo para cada año de vigencia del contrato.

En caso de que se pretenda hacer valer la póliza global bancaria
del proponente, se deberá adjuntar copia de la misma con
certificación de la compañía aseguradora que los recursos que se
manejen en desarrollo del contrato estarán cubiertos por la misma.
3.15 EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN TÉCNICA DE OFERTAS
Los criterios de evaluación que tendrá en cuenta son:
Factor a Evaluar
Evaluación del Proponente
Experiencia especifica
Capacidad Financiera
Rentabilidad de Patrimonio
Seguridad en la administración de los recursos
Herramientas técnicas y metodología para análisis
de riesgo del emisor
Procedimiento empleado para la toma de decisiones
de inversión y manejo de portafolio
Herramientas técnicas para estimaciones de
comportamiento de mercado
Evaluación de la Propuesta técnica
Número de Profesionales asignados al Negocio
Experiencia del personal asignado
Máximo puntaje técnico asignado
Puntaje
Máximo
30
15
9
6
15
6
Porcentaje
30%
15%
9%
6%
15%
6%
6
6%
3
3%
10
5
5
10%
5%
5%
40
40%
Si el proponente omite información sobre alguno de los aspectos objeto de
calificación, se le otorgará cero (0) puntos en dicho ítem, salvo que se trate
de información numérica o de cálculos que puedan obtenerse a través de
operaciones aritméticas simples con base en los documentos de la
propuesta.