empresa academia / prodeminas - Universidad Nacional de Colombia

PROCESO DE OPERACION EN QUIPU "EMPRESA ACADEMIA
/ PRODEMINAS"
(1080,2080, 3080, 4080, 5080, 6080, 7080, 8080)
Alcance
La finalidad de este instructivo es dar las directrices para el registro de la ejecución del rezago
presupuestal de la vigencia 2002 a través de la empresa ACADEMIA COLOMBIANA DE
CIENCIAS (En las Sedes Nivel Nacional, Bogotá, Manizales, Palmira Arauca, Leticia, San
Andrés) y de PRODEMINAS (Sede Medellín) en el sistema de gestión financiera QUIPU.
Esta instrucción cubre desde la parametrización de la empresa en cada sede, hasta la descripción
de los procesos funcionales para cada área que participa.
Se debe tener en cuenta:
 El ingreso solo se hace por el valor de los proyectos y se hace en el momento del
giro del PAC a la Academia/Prodeminas (no incluye el valor de la comisión que se
cancela a la Academia)
 Todo el proceso del gasto desde la ficha administrativa hasta el egreso incluido el
cheque se hace en la empresas 1080, 2080,3080, 4080, 5080, 6080, 7080,8080.
 Los procesos que se registran manualmente en el aplicativo son las legalizaciones de
avances, los rendimientos financieros, los reintegros y las notas débito por
comisiones bancarias
Propiedad
Soporte QUIPU [[email protected]] aclarará cualquier inquietud relacionada con este
documento. Tels. 3165000 Ext. 18034-18012-18078-18013 Fax. 3165598
Soporte QUIPU
1.
Asignar y crear en el aplicativo QUIPU de cada sede la empresa correspondiente
SEDE
Nivel Nacional
Bogotá
Medellín
Manizales
Palmira
Arauca
Leticia
San Andrés
NOMBRE DE LA EMPRESA
Academia Colombiana de Ciencias
Academia Colombiana de Ciencias
PRODEMINAS
Academia Colombiana de Ciencias
Academia Colombiana de Ciencias
Academia Colombiana de Ciencias
Academia Colombiana de Ciencias
Academia Colombiana de Ciencias
CODIGO EN
EL SISTEMA
1080
2080
3080
4080
5080
6080
7080
8080
La finalidad de crear estas empresas en el sistema de gestión financiera QUIPU es que en
cada sede se controlen los proyectos que se ejecutan con recursos del rezago presupuestal
vigencia 2002, de igual forma como se controlan los que se ejecutan directamente en las
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empresas de los niveles centrales. Con la información procesada en estas empresas se debe
llevar el control de cada proyecto y de la totalidad de los recursos en cada una de las sedes.
A través de procesos de consolidación en el nivel nacional se elaboran informes de ejecución
consolidada de los contratos.
2.
Crear la empresa en la tabla de auxiliares (tarea cumplida)
Sistema de gestión financiera QUIPU
Contabilidad>Soporte>Cuentas>Auxiliares
Mantenimiento de auxiliares
3.
Crear la empresa en el control de empresas de presupuesto (tarea cumplida).
4.
Crear la empresa en el control de empresas de Tesorería (tarea cumplida).
5.
Crear la empresa en el control de empresas Cuentas por pagar (tarea cumplida)
6.
Crear la empresa en el control de empresa de Contratos (tarea cumplida)
7.
Parametrizar la cuenta bancaria en el módulo de tesorería (tarea cumplida en mayo de 2003)
8.
Parametrizar los reportes de disponibilidad, compromiso, cuentas por pagar y egreso (tarea
cumplida)
Oficinas de planeación
9.
Elaborar en cada sede las fichas administrativas, de los proyectos que serán ejecutados por la
entidad administradora y serán controlados a través del Sistema de Gestión Financiera
QUIPU en las empresas (1080, 2080, 3080, 4080, 5080, 6080 ,7080)
Sistema de Gestión Financiera QUIPU
Proyectos>Operativo>Operación proyectos>Ficha Administrativa
Creación de proyectos









Digite el código de la empresa
Digite o seleccione el código del proyecto en el campo denominado Cuenta
Digite el nombre del proyecto
En información general indique el responsable del proyecto, y el área a la que
pertenece,
Digite la fecha de inicio del proyecto
En la fecha aproximada de terminación debe aparecer 30-11-2003
Digite la resolución de aprobación, el numero y fecha de la misma
Digite el valor del proyecto y la distribución en la vigencia, incluido el tres por mil.
Digite la demás información (antecedentes, objetivos y resultados)
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Nota: En caso de que el proyecto a ingresar en la empresa Academia exista o esté
ya creado en otra empresa del sistema; esta información puede ser copiada con el
editor de texto.
10. Autorizar las fichas administrativas
Sistema de Gestión Financiera QUIPU
Proyectos>Operativo>Operación proyectos>Autoriza Fcra.
Autorización Ficha Financiera
11. Enviar a la oficina de presupuesto la distribución presupuestal de cada proyecto incluyendo
el tres por mil.
Oficina de presupuesto
12. Cargar la apropiación inicial para la empresa (1080, 2080, 3080, 4080, 5080, 6080 ,7080)
Se debe tener en cuenta que en el documento se deben incluir los programas que se
registraron en los documentos de disponibilidad y compromisos elaborados al terminar la
vigencia 2002 para comprometer el rezago del presupuesto de inversión.
Los valores son los siguientes:
VALOR DEL RAS EN CADA SEDE
CODIGO
SEDE
APROP.INIC.
PROYECTOS
1080
2080
Nivel
Nacional
Bogotá
1.240.065.432 1.211.209.605
9.000.000.000 8.790.573.600
CF/PROY
3.633.887
26.373.600
TOTAL/PROY
1.207.575.718
8.764.200.000
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3080
4080
5080
6080
7080
8080
Medellín
Manizales
Palmira
Arauca
Leticia
San Andrés
3.828.800.000 3.773.115.847
2.764.626.955 2.700.295.192
1.220.000.000 1.191.611.088
251.317.616
257.305.000
177.226.950
181.449.200
634.874.760
650.000.000
11.319.848
8.100.886
3.575.008
754.006
531.681
1.904.760
3.761.796.000
2.692.193.729
1.188.036.000
250.563.610
176.695.231
632.970.000
Nota: Ver cuadro anexo por Sede en donde se encuentran los valores por
programa.
El valor a registrar en cada sede solo incluye el valor de los proyectos y su respectivo tres
por mil.
No se registra en el RAS de las empresas Academia/Prodeminas
 El valor de la comisión de la Academia/Prodeminas
 El valor del IVA de la comisión
 El tres por mil de los dos anteriores (comisión y del IVA)
Sistema de gestión financiera QUIPU
Presupuesto>Operativo>Registro de operaciones
Documentos de presupuesto






Digite el código de la empresa Academia/Prodeminas
Digitar la vigencia 2003
Digite el tipo de documento RAS
Digitar la fecha del documento
Digitar el valor del documento
Digite como detalle “RESOLUCIÓN DE APROPIACIÓN DEL PRESUPUESTO
VIGENCIA 2003”
 Digite el la vigencia 2003 y el mes 1
 Digitar el código de área Genérica “101990101-Nivel Nacional y 201990101-Nivel
Central de Sede” en todos los registros que vaya a realizar.
 Digitar el tipo de movimiento que identifica la apropiación inicial del presupuesto
(1), igual en todos los registros de este documento.
 Digitar los rubros de ingresos y gastos:
 Para el ingreso
 Digitar los rubros del ingreso
 Digitar el código del recurso “90”
 Digitar el valor total del ingreso reservado en el rubro Contratos
11003001020700101
 Para el gasto:
 Digitar en todos los rubros del gasto el código del recurso 90-Recursos
propios.
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 Digitar los rubros del gasto que correspondan a los programas
presupuestales registrados.
 Digita el valor correspondiente a cada rubro del gasto o programa de
inversión, tomando en cuenta cuadro anexo.
13. Autorizar el documento
Sistema de gestión financiera QUIPU
Presupuesto>Operativo>Autorizaciones
Autorización de documentos
14. Elaborar las fichas financieras
Sistema de Gestión Financiera QUIPU
Proyectos>Operativo>Operación proyectos>Ficha Financiera
Información Financiera
Nota: Se debe tener en cuenta que en el encabezado de la ficha financiera se le debe
indicar como grupo de equilibrio presupuestal el “63” y se les debe decir que son proyectos
que SI manejan cupo.
En el detalle de la ficha se digita el área, rubros y valores de movimiento para cada
programa, donde se va a ejecutar el proyecto durante la vigencia 2003.
15. Autorizar las fichas financieras
Sistema de Gestión Financiera QUIPU
Proyectos>Operativo>Operación proyectos>
Autoriza Fcra.
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Ejecución del ingreso
16. Registrar en el sistema de gestión financiera QUIPU el ingreso proyecto por proyecto por el
valor del PAC girado a la Academia. No se debe incluir el valor de la comisión de la
Academia
 Afectando el rubro contratos 11003001020700101 con recurso 90
Este procedimiento se debe realizar cada vez que se efectué un giro a la Academia en
las empresas de los niveles centrales (1001,2001,3001,4001,5001,6001,7001,8001) de la
Universidad con el PAC asignado por Nivel Nacional.
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Sistema de Gestión Financiera QUIPU
Tesorería>Operativo>Movimientos>Ingresos>
Ingresos
Ejecución del gasto
Ejecutor del proyecto
18. Solicitar el documento de disponibilidad presupuestal “CDP”
Ordenador del gasto
19. Autorizar la solicitud de CDP
Oficina de presupuesto
20. Digitar y expedir el documento de disponibilidad presupuestal “CDP”
Sistema de gestión financiera QUIPU
Presupuesto>Operativo>Registro de operaciones
Documentos de presupuesto
Por el valor, fecha y rubro que se indica en las solicitudes enviadas por los ejecutores,
asociándole el código del proyecto
21. Autorizar el CDP
Sistema de gestión financiera QUIPU
Presupuesto>Operativo>Autorizaciones
Autorización de documentos
Ejecutor del proyecto
22. Recibe el CDP y solicita a la unidad de servicios administrativos la elaboración de la orden
contractual (servicios, orden de compra) indicando el objeto, valor y plazo de la misma,
además de anexar todos los documentos soporte (Acuerdo 73 de 1995)

Para las ordenes de prestación de servicios personales se debe anexar:
 Hoja de vida que contenga información académica, experiencia laboral, datos
personales
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 Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría
General de la Nación
 Certificado de antecedentes penales expedido por el DAS
 Fotocopia de la cédula
 Afiliación al sistema de salud y
 Afiliación al sistema general de pensiones (en caso de que la orden dure más
de tres meses).
 Para las ordenes contractuales por cuantía hasta cincuenta salarios mínimos legales
mensuales (50 smlm):
 Cotización correspondiente y el concepto de la instancia técnica respectiva,
según la naturaleza del bien o servicio a contratar y el concepto financiero de
la dependencia solicitante.
 Solicitud de compra
 Para las órdenes contractuales por cuantía superior a cincuenta salarios mínimos
legales mensuales (50 smlm) y menor o igual a doscientos salarios mínimos legales
mensuales (200 smlm)
 Tres (3) cotizaciones, cuadro comparativo de propuestas, y el concepto de la
instancia técnica respectiva, según la naturaleza del bien o servicio a
contratar y el concepto financiero de la dependencia solicitante.
 Propuesta escrita del contratista, indicando idoneidad, capacidad técnica,
operativa, administrativa y financiera requeridas; especificaciones y
características técnicas y demás consideraciones del bien o servicio a
contratar.
 Contratos con cuantía superior a doscientos salarios mínimos legales mensuales
(200 smlm) y menor o igual a mil salarios mínimos legales mensuales (1000 smlm)
 Contratos de empréstito, de compra, enajenación o gravamen de bienes inmuebles
 Tres (3) cotizaciones, cuadro comparativo de propuestas, y el concepto de la
instancia técnica respectiva, según la naturaleza del bien o servicio a
contratar y el concepto financiero de la dependencia solicitante y
recomendación del Consejo de Facultad, Junta Directiva de Instituto o
centro, o Comité de contratación, según el caso.
 Solicitud de compra
 Propuesta escrita del contratista, indicando idoneidad, capacidad técnica,
operativa, administrativa y financiera requeridas; especificaciones y
características técnicas y demás consideraciones del bien o servicio a
contratar.
 Contratos con cuantía superior a mil salarios mínimos legales mensuales (1000
smlm)
 Tres (3) cotizaciones, cuadro comparativo de propuestas, y el concepto de la
instancia técnica respectiva, según la naturaleza del bien o servicio a
contratar y el concepto financiero de la dependencia solicitante y
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recomendación del Consejo de Facultad, Junta Directiva de Instituto o
centro, y Comité de contratación, según el caso.
 Solicitud de compra
 Propuesta escrita del contratista, indicando idoneidad, capacidad técnica,
operativa, administrativa y financiera requeridas; especificaciones y
características técnicas y demás consideraciones del bien o servicio a
contratar.
 Contrato intuito personae, o de bienes con precio regulado por el Gobierno nacional,
o de representación exclusiva
 Una propuesta y concepto emitido por la dependencia solicitante o Consejo de
Facultad, Junta directiva de Instituto o centro, o Comité de Contratación, si su
cuantía es mayor de doscientos salarios mínimos legales (200 smlm)
 Contrato de prestación de servicios académicos remunerados
 Se rige por el acuerdo 048 de 1993
 Convenios
 Autorización previa de los Consejos de Sede

Convenios internacionales
 Autorización previa del Consejo Superior Universitario

Convenios especiales de cooperación
 Autorización previa del Consejo Superior Universitario
Unidades o áreas administrativas
23. Elaborar los contratos y órdenes en el módulo de contratos en las empresas (1080, 2080,
3080, 4080, 5080, 6080 ,7080)
Sistema de gestión financiera QUIPU
Contratos>Operativo>Contratos>
Contratos
Nota: En lo sucesivo todo contrato relacionado con esta ejecución de recursos tendrá tres
firmas así:
 La del ordenador del gasto en cada Sede
 La del representante legal de la Academia/Prodeminas
 La del contratista
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En cada uno de los contratos que se tramiten “UNICAMENTE” por la Academia /
Prodeminas (Medellín) una vez asociado el registro presupuestal debe ser firmado por el
ordenador del gasto como una tercera firma (En el Nivel Nacional el Director Nacional
Financiero y Administrativo; en Bogotá el Director de Gestión; en Manizales y Palmira el
Vicerrector de Sede; en Arauca, Leticia y San Andrés el Director de Sede.
Al imprimir el documento, se debe cambiar Moisés Wasserman como ordenador del gasto
por Representante Legal.
24. Enviar al ordenador del gasto para ordenación
Ordenador del gasto
25. Ordena el gasto
Firma en el espacio habilitado para el ordenador del gasto de la Universidad en la orden
contractual.
Unidad de servicios administrativos
26. Elaborar oficio para envió de documentación con los soportes a la Academia/Prodeminas
Ordenador del gasto
27. Enviar documentación a la Academia/Prodeminas
Academia/Prodeminas
28. Revisa información y firma el Representante Legal
29. Enviar a la sede correspondiente de la Universidad Nacional la orden contractual firmada y
los documentos soporte
Oficinas de presupuesto
30. Registrar el documento de compromiso presupuestal (ODS, ODC, AVA, RAG, SAR)
Sistema de gestión financiera QUIPU
Presupuesto>Operativo>Registro de operaciones>
Documentos de presupuesto
31. Autorizar el documento de compromiso presupuestal
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Sistema de gestión financiera QUIPU
Presupuesto>Operativo>Autorizaciones
Autorización de documentos
Unidades o áreas administrativas deben enviar la documentación a la Academia/Prodeminas
con oficio firmado por el ordenador del gasto.
32. Enviar a unidad administrativa o quien haga sus veces para firma del contratista
Unidad de servicios administrativos
33. Notificar al contratista que ya está elaborada la orden para firma
Contratista
34. Firmar la orden contractual
Unidad de servicios administrativos
35. Enviar el original y los soportes a la Academia/Prodeminas y guardar una copia de los
mismos.
U.N. Ejecutor del proyecto
36. Enviar a la unidad de servicios administrativos o quien haga sus veces el certificado de
cumplimiento para el pago.
Unidad de servicios administrativos
37. Revisar certificación y documentos soporte para el pago
 Si es una orden de prestación de servicios: Copia de la orden, certificación de
cumplimiento
 Si es un contrato: pólizas, publicación en el diario oficial de acuerdo a los montos,
timbre, facturas, copia del contrato y actas de liquidación (contratos de obra)
 Si es una orden de compra: orden de alta, orden de compra, factura y pólizas de
calidad si es el caso.
En el caso de las facturas se deben revisar y RESALTAR los requisitos de facturación
de acuerdo al Art.617 del Estatuto Tributario.
Requisitos de la factura de venta
 Estar denominada expresamente como factura de venta,
 Apellidos y nombre o razón y número de identificación tributaria NIT del vendedor
o de quien presta el servicio
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado
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 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
 Fecha de su expedición
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
 Valor total de la operación
 El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
38. Enviar documentación a cuentas por pagar para elaborar orden de pago
Cuentas por pagar
39. Se recibe la documentación que soporte el pago
Nota: Para el caso de giros directos al exterior, la Academia enviará liquidación de tasas en
moneda extranjera y fecha de giro, apenas conozca el valor a girar, y así se podrá hacer la
orden de pago, que enviará de manera URGENTE a la Academia para que legalice el giro.
Ver instructivo para la revisión de documentos para legalizar y conciliar recursos en
administración delegada
40. Liquidar la orden de pago, que causa el gasto o costo contable y hace la liquidación
tributaria (Una vez recibida la documentación que soporta el proceso de pago incluidas las
facturas con todos sus requisitos se liquida la orden de pago)
Sistema de gestión financiera QUIPU
Cuentas por pagar>Operativo>Liquidar orden de pago
Órdenes de pago
41. Enviar al ordenador del gasto
Ordenador del gasto
42. Elaborar oficio de envió de información a la Academia/Prodeminas
43. Enviar documentación soporte y orden de pago a la Academia/Prodeminas
Academia/Prodeminas
44. Recibir y revisar documentación soporte de cada sede y orden de pago
45. Elaborar egreso y Cheque
46. Entregar cheque a beneficiario o abonar en cuenta
47. Elaborar informe con soportes anexos para Contabilidad
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Oficinas de Tesorería
48. Recibir documentos de Contabilidad
49. Recibida la información de legalización de Academia/Prodeminas se elabora el documento
del egreso indicando el número de cheque)
Sistema de gestión financiera QUIPU
Tesorería>Operativo>Movimiento>Ingresos
Ingresos
50. Devolver documentos a Contabilidad
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