Congreso mundial de bibliotecas e información Experiencias en la implementación de soluciones VTLS RFID en un ambiente competitivo. Acerca del autor: El Dr. Vinod Chachra, de Chairman y CEO de compañías VTLS, es un reconocido conferencista internacional, consultor e innovador en el campo de sistemas de planificación de información. Comenzando en 1975, el diseño del sistema original de bibliotecas la cual fue responsable para la creación de la compañía VTLS (Tecnología Visionaria en soluciones bibliotecarias). VTLS es un líder internacional en la automatización integrada de las bibliotecas, servicio de imagen digital y tecnologías de identificación de radio frecuencia (RFID siglas en inglés). La compañía provee de su sistema de bibliotecas automatizadas a más de 900 bibliotecas alrededor del mundo. 1. Visión general La identificación de radio frecuencia (RFID siglas en inglés) es la tecnología que esta programada para remplazar el código de barras en las aplicaciones de las bibliotecas. Esta es una forma de identificación que minimiza el contacto y no requiere de líneas de símbolos. La tecnología, nueva para las bibliotecas, ha estado en uso en otros sectores por más de 20 años. Las placas de identificación RFID son puestas en libros y generalmente cubiertas con un adhesivo de propiedad. Antenas de diferentes tamaños, son usadas para leer las placas y administrar las varias funciones de las bibliotecas. Estas placas de identificación es una aplicación revolucionaria de la tecnología de identificación automática y captura de datos (AIDC en inglés –automatic identification and data capture-). En un ambiente bibliotecario, la tecnología RFID se parece a un sistema tradicional de códigos de barras en el cual se asigna un ID (identificación) a un articulo y permite la lectura de esa identificación para llevar a cabo una circulación de transacciones de estos artículos o para realizar inventarios. Pero mientras la tecnología RFID se parece a un sistema tradicional de códigos de barras en aplicación, las soluciones de VTLS RFID es muy superior en calidad y ofrece un mejoramiento en seguridad. El problema con estas siglas técnicas, tales como RFID, es que ellos tendían hacer que sonaran iguales a todos los productos que usaran esta tecnología. En este artículo nosotros discutiremos las similitudes y diferencias entre las diferentes soluciones de RFID. Nosotros también compartiremos algunas experiencias en la implementación de estos sistemas en ambientes competitivos. Como trabaja La solución VTLS RFID? VTLS tiene parentesco con TAGSYS, un líder en la fabricación de hardware RFID, trayéndonos la última tecnología en RFID. Un sistema estándar de RFID consiste en cuatro partes principales. Placas de identificación RFID.- Son flexibles, son etiquetas inteligentes de papel delgado que son colocadas directamente en los libros de las bibliotecas. Cada placa RFID contiene un pequeñísimo chip, en el cual puede ser leíble y escribible y puede almacenar información para identificar los artículos de su colección. En aplicaciones bibliotecarias, incluso puede almacenar seguridades si se necesita e información para soportar cualquier tipo de sistema. Antena.- Un dispositivo entre la placa RFID y el modulador (envía señales moduladas). Las antenas emiten ondas de radio las cuales activan a las placas que pasan a un campo de activación. Luego una placa es activada, y esta puede enviar y recibir información desde el modulador. Modulador.- Es la unión entre las placas y el computador. El modulador puede enviar información en dos direcciones: Lee información desde las placas y envía al PC (modo de lectura), o puede leer información desde el PC y enviarlas a la placa (modo de escritura). PC.- Es la unión entre la PC y su sistema automático de biblioteca. VTLS ha desarrollado un software que corre con su PC para proveer un interfaz entre el hardware RFID y su sistema automático de librerías. El sistema VTLS RFID puede ser implementado con cualquier sistema automático de bibliotecas que utilicen el protocolo de interfaces estándar (SIP –Standard Interface Protocol-) para la circulación de transacciones. Juntos, VTLS y TAGSYS tienen instalados cerca de 2.5 millones de placas de identificación en las bibliotecas al rededor del mundo. Ventajas del sistema RFID sobre el sistema tradicional de códigos de barras El sistema VTLS RFID provee de numerosas ventajas sobre el sistema tradicional de códigos de barras. A continuación mostraremos algunos de sus beneficios: Las placas RFID pueden ser leídas sin contacto físico, línea de datos o alguna orientación en particular. Esto reduce materiales de control, índices de control de velocidades, y realiza una rápida circulación de datos, fácil y efectivo. Bastantes placas RFID pueden ser leídas al mismo tiempo, mayor aceleración en el escaneo de las tarjetas. Esto significa que tu puedes leer muchos artículos o libros simultáneamente cuando estas chequeando o realizando inventario. Además para el espacio requerido para el almacenamiento de los datos, las placas contienen espacios reescribibles para datos adicionales. En el sistema VTLS RFID, este espacio adicional es usado para almacenar un grupo de seguridades. Esto significa que tu biblioteca puede administrar la circulación de los productos y evitar robos con una simple tecnología. Componentes y aplicaciones del sistema RFID En un sistema básico RFID, las antenas RFID y los moduladores son usados para leer las placas de identificación colocadas en cada uno de los libros de tu colección. En varios puntos de tu biblioteca, tú puedes implementar estaciones específicas de lectura/escritura, cada una usa un lector RFID. Virtua ofrece el listado de componentes en un sistema RFID: Servicio técnico en estación de trabajo.- servicio como una central de trabajo RFID, en donde miembros del grupo colocan las placas a los libros de tu colección, programas las placas con su respectiva información, activan las seguridades y el sistema de detección contra robos. Estación patrón de auto revisión.- permite revisar los artículos (libros), sin la asistencia del grupo de personas en la biblioteca. Mediante una impresora touch screen la estación patrón ayuda a reducir el trabajo del personal el servicio al cliente. Compuertas de seguridad.- posicionadas a la salida de la biblioteca, ellos leen el código de seguridad que esta grabado en la tarjeta y determina si este esta permitido a abandonar la biblioteca. Si el producto no está con el permiso de salida sonará una alarma que alertará al personal de la biblioteca. Circulación para el personal.- permite una integración sin divisiones, reduciendo los materiales de control y evitando ambientes ruidosos. Actualización de datos.- el sistema permite actualizar el estado del artículo, o resetear la información de que el libro estaba fuera, en cuanto el libro es devuelto. Estación organizadora.- provee una estación de trabajo donde el personal puede reactivar los bits de seguridad de los artículos que han entrado y han sido leídos y registrados para determinar su ubicación en la biblioteca. Sistema de control de inventario.- Te permite realizar inventarios y localizar artículos perdidos. Este consiste en dos partes: 1) Un lector RFID de mano que te permite examinar los artículos en tu archivador y 2) un software desarrollado para VTLS que te permite generar un reporte de inventario acerca de los datos recolectados. Este sistema de inventario posee velocidades altas de procesos de inventarios, localiza artículos perdidos, y mejora la exactitud del inventario. Sin embargo la mayor dificultad y procesos desagradables en una biblioteca son el control de inventario y la administración del mismo. Estos procesos se vuelven extremadamente simples con la tecnología RFID y el software asociado con el sistema ILS. Los componentes necesarios para la administración de inventario consisten en un lector y en un Wand con un IPAQ siglas en ingles (asistente personal digital de mano) al final. El lector pesa solamente 607 gr. (1.34 lbs) y el Wand 435 gr. (0.96 lbs), haciendo el peso de todo el equipo en aprox. Un kilogramo. Este puede realizar el inventario en pocos minutos ya que el puede leer mas de 20 artículos por segundo. El sistema permite dos diferentes métodos para realizar el inventario. El primer método para realizar el inventario es pasar el Wand a través del archivador. Este proceso captura los datos de las placas en la unidad IPAQ, el cual almacena los datos de más de 6 millones de libros. Este dato es enviado, a través de conexiones cableadas o inalámbricas hacia el sistema ILS, donde el software realiza las funciones de administrador de inventario. El segundo método involucra un proceso previo donde los datos son descargados del sistema ILS hacia el lector. Este método es más efectivo cuando hay la necesidad de buscar un libro específico o buscar archivadores perdidos o libros perdidos. La unidad alerta con una alarma audible cuando el artículo ha sido encontrado. Además de todo, esta tecnología convierte la tediosa tarea de manejar un inventario en algo sencillo ganando un control en su colección. 2. Similitudes en los sistemas RFID Existen algunas similitudes significantes entre los diferentes productos RFID ofrecidos. Todos los productos RFID almacenan los datos relacionados con el artículo en placas digitales al igual que el nivel del código de barras. El acceso por medio de antenas es mucho más rápido que el lector del código de barras, la velocidad de inventario, y operaciones similares. Además, el requerimiento para el nivel de lectura no es tan exacto, todos los sistemas RFID simplifican el chequeo de la salida y la entrada de los artículos y patrones. La migración hacia los sistemas RFID ha sido progresiva, todos los sistemas RFID son diseñados para aceptar tanto el nivel del código de barras y las placas RFID. Ese sistema en “modo dual” hace la transición hacia las placas más fácil, ya que el viejo sistema puede coexistir con el nuevo mientras dura el periodo de transición. En algunas bibliotecas este periodo puede ser de muchos años. El código de barras requiere estrictamente un acceso a una línea de símbolos o datos, en cambio todas las placas RFID pueden ser leídas a través de una variedad de métodos, que no necesitan orientación alguna. Todas las placas RFID pueden ser leídas al mismo tiempo, además acelera todas las actividades a través de la “mole” para los registros de entrada y salida. El código de barras no permite esta actividad. Las propiedades del código de barras es muy diferente del sistema RFID, el sistema dual se vuelve difícil de diseñar e implementar. Todos los sistemas RFID incluido VTLS, son compatibles con cualquier sistema automático de bibliotecas que soporten los protocolos SIP o SIP2, con los cuales la mayoría de sistemas trabajan. 3. Diferencias en los sistemas RFID Decisiones de diseño críticas fueron hechas por los vendedores de RFID esto afecto la calidad y la disponibilidad en el campo. El documento discute varios tipos de soluciones dados por los distribuidores de RFID. Existen tres tipos de sistemas RFID para bibliotecas con distintas características que se muestran a continuación. Tipo de paca RFID Administración de inventarios Administración de seguridad Bit integrado de seguridad en placas RFID Calidad del sistema ILS para determinar la salida al estado se seguridad Ejemplo de sistema Tipo A Tipo B Tipo C Lectura/escritura Solo lectura Solo lectura RFID RFID RFID RFID RFID EM si no No asignado no si no VTLS Checkpoint 3M El tipo A usan placas de lectura/escritura, mientras que los tipos B y C se pueden escribir una sola vez y solamente se puede leer las placas. El tipo B se distingue del tipo C por el hecho que el tipo C usa tecnología EM (Magnetic Strip –banda magnética-) para seguridad. El principal y único beneficio que entrega el tipo A es el uso de una placa RFID con lectura/escritura separada, contiene un bit de seguridad para el estado de seguridad. Usado en conjunto con las compuertas para detección de robos, estas placas son más convenientes que las tradicionales “EM” (tipo C) y producen menos falsas alarmas que el tipo B. El tipo B realiza un muestreo a la base de datos central o a la copia del estado de seguridad de cada artículo, una aproximación menos eficiente que puede incluso permitir patrones con materiales que no han sido chequeados a la salida. Si existen fallas en el patrón, este tipo puede causar falsas alarmas. 4. Ambientes de trabajo competitivos La más simple de las soluciones RFID es una en la cual hay dos grupos –La biblioteca y el vendedor de RFID-. La biblioteca contrata con el vendedor de RFID para proveer todo el hardware y software necesario, entrenamiento e instalación de todas las partes del sistema. La instalación de la biblioteca “New Hanover County Public Library” en Carolina del Norte y la biblioteca “Jewish Public Library” en Montreal son ejemplos de tales instalaciones. Además como es típico, existen otras partes que se involucran en el proceso. Principales Procesos e Involucrados Los principales involucrados en este ambiente competitivo están en la siguiente lista: Biblioteca: es el consumidor Vendedor de sistemas RFID: es el responsable para integrar el sistema RFID. Típicamente, este vendedor provee a los sistemas del software, el hardware y los servicios de integración. El vendedor también provee de las placas RFID. Vendedor de ILS: es el proveedor del sistema integrado de bibliotecas al consumidor. En particular, el vendedor de ILS realiza la circulación del sistema general y el sistema de administración de inventarios. El instalador de las placas RFID: es el grupo responsable de colocar las placas en los libros. La biblioteca puede escoger instalar las placas RFID en los libros usando su propio personal o usando voluntarios. La biblioteca puede contratar ese servicio a terceras personas. La biblioteca puede pedir al distribuidor de libros colocar las placas RFID en los libros antes de remitirlos al destino. El vendedor también puede actuar como un instalador. El instalador de Hardware de RFID: es el grupo responsable de la instalación y el chequeo de las estaciones, compuertas de seguridad, grupo de libros y los grupos de estaciones. El vendedor RFID puede actuar como el instalador del hardware. Debido a las distintas leyes, en algunas situaciones es necesario de un equipo técnico de construcción o arquitectos que sepan de estos procesos. Instaladores del sistema de ordenamiento: este grupo es el responsable de la instalación del sistema de ordenamiento mecánico si este esta incluido en la configuración. El proceso principal involucra múltiples vendedores y son: a) b) c) d) Relación del sistema RFID con el sistema ILS Instalaciones de las placas RFID Instalación del hardware RFID Instalación del sistema de ordenamiento La biblioteca está involucrada en estos cuatro procesos. Relación del sistema RFID con el sistema ILS La situación más simple para la relación del sistema RFID con el sistema ILS es cuando el proveedor del sistema RFID es el mismo proveedor del sistema ILS. Actualmente, el único vendedor del sistema ILS que también provee el sistema RFID es la compañía VTLS. A menos que tu biblioteca sea un cliente VTLS, es probable que el sistema RFID y el sistema ILS para tu biblioteca se convirtiera en una biblioteca de diferentes vendedores. Los dos sistemas además necesitan relacionarse. Las bibliotecas que usan estaciones 3M de chequeo con tecnología de código de barras pueden estar familiarizadas con el protocolo SIP. Cuando el proveedor del sistema RFID no es el proveedor de ILS, las cosas se pueden volver más complicadas. Primero, cuando existe una falla de cualquier tipo, hay la posibilidad del habitual punto de toque sobre los vendedores involucrados, pero más adelante se hablará de esto. Segundo, El protocolo SIP es secuencial por naturaleza y no tiene juicio en las transacciones. Por ejemplo tu no puedes hacer un chequeo de salidas al por mayor en un solo, paso utilizando un protocolo SIP. El sistema RFID puede leer seis libros en la estación de autochequeo y al mismo tiempo chequearlos en un modo a granel, pero internamente este proceso se realiza al mismo tiempo con el sistema ILS. Además no existen juicios de transacciones en el protocolo SIP. Tu no puedes hacer una pregunta a ILS como, “Si yo fuera probando y chequeando los libros (esos libros), ¿yo estoy permitido hacerlo?”. El sistema ILS incluso chequea el libro o niega la petición. Estos son los problemas especiales de chequeos en grandes cantidades que el sistema RFID tiene como trato. Nuestras primeras experiencias muestran que el típico problema en el auto chequeo de las estaciones, en el campo son: a) b) c) d) La red o la energía falla. El sistema ILS no responde o responde incorrectamente. Tiempos de respuesta lentos. Sistemas desconectados requieren reconexión por el personal. Para direccional eso problemas, VTLS desarrolló un grupo de pruebas para el protocolo SIP. Estas pruebas consisten 30 diferentes situaciones de prueba. Previo a la instalación del sistema RFID. VTLS trabaja con el proveedor del sistema ILS Para mirar si su protocolo SIP responde correctamente a esas pruebas. Estas pruebas son convenientes de dos maneras. Primero, previo a la instalación, nosotros podemos decir si el ILS trabaja correctamente en distintas condiciones. Segundo, cada vez que el vendedor de ILS mejora el software, las mismas pruebas pueden ser ejecutadas nuevamente para asegurar la integridad del sistema. La reacción del vendedor ILS ha sido variada. Algunos vendedores de ILS han tenido que capacitarse y usar el grupo de pruebas para asegurarse que su sistema interactúa con los sistemas RFID correctamente. Otros vendedores de ILS son arrastrados a esto. Un vendedor insiste en comenzar pagando cada año para correr el grupo de pruebas. Es importante para las bibliotecas reconocer esta situación y abrirse al dialogo con los proveedores de ILS e insistir sobre la interoperabilidad. Finalmente, En orden de permitir una rápida solución a cualquier problema percibido o real, compañías VTLS ha creado alguna técnica para el auto chequeo de las unidades. Las unidades son diseñadas para ser auto monitoreadas. Periódicamente, la unidad ella misma sondeada determina. 1) Si la red está aún funcionando, 2) Si el sistema ILS esta aún respondiendo y 3) que el tiempo de retraso está en cada uno de los procesos. La resolución de este problema se ha logrado de dos formas: El sistema es diseñado para reconectarse automáticamente si la conexión se ha perdido. El sistema tiene una amplia capacidad de registro, el cual registra no solo las transacciones que son realizadas, sino también el estado del sistema y los eventos que son generados como resultados del cambio del estado del sistema. La amplia información es evaluada rigurosamente en el punto exacto del problema y los grupos responsables pueden tratar el asunto a mano. Instalación de las placas o etiquetas RFID El uso de voluntarios es la forma menos costosa de instalar las etiquetas en los libros. Este proceso es simple y requiere menos de 10 minutos de capacitación. En algunos casos es necesario de ir a un lugar abierto para realizar esta tarea. Para nuevas bibliotecas y para nuevas sucursales que tienen al día la colección tienen que ser procesadas, esto hace que el proveedor del libro realice este proceso para minimizar el control del libro. La Experiencia con esta situación de competencia ha sido muy positiva. Los lectores son usualmente ansiosos de realizar esta tarea adicional. Ahora VTLS tiene experiencia con muchos proveedores de libros. En cada caso, el proveedor de libros adquiere la estación de administración de VTLS y adjunto las etiquetas RFID con las especificaciones requeridas con pocos problemas. Hay dos pasos importantes en la instalación de etiquetas. Primero, es esencial que el proveedor de etiquetas (constructor o distribuidor) de el 100 por ciento de calidad en su producto. Las etiquetas RFID pueden trabajar cerca de las antenas, pero ellas no pueden trabajar en campos donde las distancias entre las etiquetas y la antena sean muy grandes. Segundo, después de que la etiqueta es colocada en el libro, debe entrar de inmediato a un control de calidad para estar seguro que la etiqueta trabaja correctamente. El costo adicional de hacer este chequeo en el tiempo de instalación es muy bajo, si no se lo hace con el tiempo esto puede ser frustrante para los usuarios. Nuestra experiencia en esto es muy positiva. Los voluntarios y los lectores están haciendo estas tareas sin ningún conocimiento acerca de calidad. Instalación del hardware RFID La opción más fácil de instalar el hardware RFID es tener el sistema RFID instalado. Sin embargo hay momentos en que la instalación debe ser llevada a cabo por un constructor bajo la supervisión de un arquitecto. Un tercer grupo tiene que realizar la instalación esto es necesario para obtener buenos resultados del equipo. Por lo menos esas especificaciones deberían incluir dimensiones, peso, opciones de color, requerimientos de energía, y generación de carga térmica. Además para cumplir paso a paso las instrucciones de instalación se necesita la parte de las condiciones. Estas condiciones incluso deberían incluir una prueba de calidad que asegure que todo el equipo esté operando en los niveles requeridos. Existen condiciones en el medio ambiente tales como puertas de aluminio o metal u otros materiales que pueden actuar como antenas causando interferencia en la adecuada operación de las antenas. El equipo debe ser aislado fuera de esas condiciones ambientales. Esto puede causar una reorientación del equipo, creando escudos de radio frecuencia o sintonizaciones de las antenas. Instalación del sistema de ordenamiento La instalación del sistema de ordenamiento es un proyecto largo y requiere involucrar a constructores y arquitectos. La consideración del espacio y del lugar son importantes en la propia instalación y aplicación del sistema de orientación. Estas consideraciones deben ser dadas para la cantidad de ruido generado por el equipo, para asegurar que esto no se vuelva responsabilidad para los lectores o el personal. Es por esto que un arquitecto debe estar involucrado en el lugar y la construcción para asegurar una toral efectividad en el cuarto de lectura. 5. Conclusiones La industria RFID para bibliotecas es aún muy nueva. Muchas bibliotecas tienen instalados exitosamente el sistema RFID. Algunas como “Parasota Public System” en florida, están expandiendo sus instalaciones para incluir bibliotecas adicionales. El sistema de seguridad tradicional ha sido probado que es menos efectivo en las bibliotecas como debería ser, y el sistema RFID es más efectivo en material d administración, uno puede concluir seguro de que el sistema RFID vino para quedarse. Cada vez más librerías instalan este sistema, los vendedores ganarán gran experiencia en el campo y usan esta experiencia para mejorar las soluciones. Por el momento, parece que el sistema tipo A, donde una única placa RFID de lectura/escritura es usada para circulación de artículos y funciones de seguridad, es la solución preferida y la mas efectiva. Es mejor tener un único vendedor que provea el sistema entero RFID. Esto no siempre puede ser posible. En un ambiente de competencia nosotros recomendamos seguir las siguientes precauciones: a) El vendedor ILS debería proveer un grupo de pruebas para la interfaz SIP y sus resultados. b) La unidad de auto chequeo debería tener un amplio registro y capacidades de auto diagnostico. c) La instalación de las etiquetas RFID debería tener un ciclo de pruebas en él. Solamente las etiquetas que están adecuadamente probadas por u control de calidad deberían ser usadas. d) El instalador debería chequear la interferencia del ambiente en distintos tiempos y diferentes modelos de tráfico para asegurarse que las antenas funciona correctamente todo el tiempo. e) El arquitecto debería ser tomado en cuenta tanto como sea posible durante el proceso. f) Los proveedores RFID deberían tener unas buenas especificaciones e instrucciones de instalación. Si estas precauciones son seguidas, una implementación exitosa del sistema RFID será asegurada.