Instructivo de rendici n de subsidios PROYECTOS DE EXTENSI N UNLP

Facultad de Periodismo y Comunicación Social
Universidad Nacional de La Plata
Secretaría de Extensión
Instructivo para la rendición de proyectos de extensión
1- Cuestiones Generales
1- a) Contactos
Para la ejecución de Proyectos de Extensión se tienen que tener en cuenta dos interlocutores:
- Secretaría de Extensión. Edificio Néstor Kirchner, 3º piso Oficina 12, Tel. 4250133, int. 137.
-Dirección Económica- Financiera. Edificio Néstor Kirchner, 3º piso Oficina 16. Tel. 4223770, int. 158,
de lunes a viernes de 8.30 a 13.00 hs.
Ante cualquier consulta sobre la gestión (administrativa, técnica y/o económica del proyecto) dirigirse
a la Secretaría de Extensión de la Facultad, de lunes a viernes de 9.00 a 17.00 hs.
E- Mail: [email protected]
Cada director/a deberá definir otro/a interlocutor/a que también sea el encargado/a de dialogar con la
Secretaría por temas asociados al proyecto.
1-b) Desembolsos
Los proyectos se desembolsan en 2 cuotas, en partes iguales.
Para que la cuota 2 se acredite se debe entregar el INFORME DE AVANCE del proyecto dos copias en
papel y una digital en la Secretaría de Extensión. Oportunamente se les indicará la fecha de
presentación.
Por otra parte, y forma complementaria, se realizan dos desembolsos semestrales de las becas de
formación en Extensión.
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2- Presupuesto Preliminar
Los gastos del proyecto deben ejecutarse según el presupuesto preliminar aprobado (ANEXO I
entregado con la formulación del proyecto).
Para comenzar con la ejecución se debe entregar a la Secretaría de Extensión de la Facultad un
presupuesto preliminar que estime la utilización de los fondos del 1º desembolso firmado por el/ la
directora/a del Proyecto.
Tener en cuenta que los montos aprobados por rubro deben responder a los porcentajes estipulados
para proyectos de extensión definidos en la planilla de formulación de proyectos.
En la columna “fecha” deben poner los periodos, no necesariamente fecha puntual. Deben
corresponderse a los 6 primeros meses de ejecución del proyecto.
Una vez aprobado el mismo por la UNLP, éste se elevará a la Dirección Económica- Financiera y se
informará a los equipos (director/a y/o referente) la disponibilidad de los fondos.
3- Gestión de fondos
La modalidad de desembolso de fondos a los equipos de trabajo será de la siguiente manera:
- se le entregará al director/a del proyecto un primer cheque del Banco de la Nación Argentina (casa
matriz) por $4.900 (cuatro mil novecientos pesos).
- el equipo realizará según el presupuesto preliminar aprobado las compras correspondientes a las
necesidades del proyecto por el monto desembolsado.
- una vez realizados los gastos de $4.900, el equipo perteneciente al proyecto confeccionará la planilla
de rendición correspondiente, la entregará en la Dirección Económica- Financiera de la Facultad (y
realizará una fotocopia de la misma). Se les pedirá que comuniquen esta rendición al siguiente correo:
[email protected] para facilitar la comunicación con los equipos.
- una vez aprobada la rendición, el/ la directora/a estará en condiciones de retirar otro desembolso
por el dinero rendido.
- El retiro de cheques sólo lo podrá realizar el/ la directora/a del proyecto.
- La entrega de cheques y recepción de rendiciones se realiza de lunes a viernes de 8.30 hs. a 13 hs.
en la Dirección Económica- Financiera. Oficina 16, tercer piso.
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4- Becas
Los proyectos estiman dos tipos de becas diferentes:
4- a) Becas de formación en extensión.
Las mismas tienen por objetivo promover la formación de estudiantes en tareas de extensión, tienen
un presupuesto particular que no se incluye en el monto financiado para el proyecto.
El/la becario/a deberá haber aprobado como mínimo el 50% de las materias y como máximo el 97%.
Se estima una beca por proyecto, de una extensión de doce meses y de un monto mensual de $553,
dividido en dos desembolsos.
4- b) Becas internas
Este tipo de beca se incluye en el rubro “Viáticos y/o becas y/o honorarios” dentro del presupuesto
aprobado para el proyecto, el monto y periodo de las mismas es estimado por el equipo del proyecto.
Cabe destacar que ambas modalidades son incompatibles, es decir, que un/a estudiante no podrá
tener becas de los 2 tipos.
Requisitos para la elección de los/las becarios/as:
- estudiantes que tengan 50% o más de la carrera aprobada.
- graduados de hasta un año de recibidos.
Requisitos para la definición de las becas internas:
- no pueden ser por un periodo menor a 2 meses para el mismo/a estudiante.
- no pueden ser mayores a $2.000. Se recomienda estimar becas de entre $500 a $700 mensuales.
Para habilitar el cobro de las mismas los/las estudiantes seleccionados/as se deben presentar los
siguientes requerimientos:
- carta de solicitud (se presenta una carta para las becas de formación y otra diferente para las becas
internas). Ver modelo.
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- analítico donde se registre más del 50% de la carrera aprobada.
- certificado de alumno regular.
- fotocopia del DNI, 1º y 2º hoja y cambios de domicilio.
- anexo I y II.
Cobro de becas: Los/as estudiantes seleccionados/as cobrarán las becas a mes vencido, según el
periodo definido, en la oficina económico- financiera de lunes a viernes de 8.30 a 13.00 hs. deberán
presentarse con su DNI.
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5- Realización de compras
Aclaración: La compra de bienes inventariables (bienes de uso) o superiores a $10.001 deberá
acompañarse de la carta de autorización de compra dirigida a la Decana, (pág. 9).
5. a) Condiciones para la ejecución de compras directas.
Las compras de $1 hasta $1.800 que correspondan a todos los rubros se podrán realizar en forma
directa, sólo se exigirá el comprobante correspondiente (factura B ó C a nombre de la Facultad o
de la Universidad). Si la compra supera los $1.800 hasta $9.999 (sean bienes de uso o de
consumo) deberán dirigirse a la Dirección de Económico Financiero antes de realizarla, puesto
que la Facultad es agente de retención de IVA y es necesario realizar un trámite en dicha
Dirección.
5. b) Condiciones para la ejecución de compras según orden de compras (desde $ 10.001).
Las compras superiores a $10.001 deberán estar acompañas por la carta de solicitud de
compra dirigida a la Decana.
Las compras mayores a $10.001 se deberán hacer a través de una orden de compra que realiza la
Facultad. Antes de efectuar la compra deberán solicitar 3 presupuestos y pasar por la Dirección
Económica-Financiera para solicitar autorización de la misma.
Es importante tener en cuenta que la orden de compra tiene que ser anterior a la fecha de la
factura, es por esta cuestión que no se debe realizar la compra hasta no tener la autorización de
la Dirección Económica-Financiera.
Presupuestos:
Los presupuestos deberán extenderse por bienes o servicios exactamente iguales (según tipo
y en lo posible marca y modelo). Por ejemplo una cámara de fotos digital o un disco rígido,
deberán tener las mismas prestaciones y características. En el caso de impresoras deberán
ser la misma marca y modelo. Asimismo, la compra se realizará al proveedor que cotice el
bien a menor valor.
Si un comercio no cotiza el producto porque no lo vende, serán válidos hasta dos
presupuestos que digan “no cotizo”. El mismo deberá contener las especificaciones
redactadas en el punto 6 (Pág. 9).
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5. c) Condiciones para la ejecución de contratación de servicios.
Si se destinan fondos para un servicio, que supere un mes de trabajo, por ejemplo una persona
para el diseño de un libro, se deberá realizar un contrato de servicio, que lo confeccionará la
Dirección Económica-Financiera anteriormente a que se lleve a cabo el trabajo.
Aclaración: Todos los bienes inventariables, una vez adquiridos deben acercarse a la Dirección
Económica-Financiera para incorporarse al inventario de la Facultad.
Los mismos son propiedad de la UNLP en usufructo del proyecto. Es decir, dado que pertenecen
al patrimonio de la UNLP, una vez concluidas las acciones del proyecto deben entregarse a la
Dirección Económica-Financiera de la Facultad.
Para recordar: Todas las compras deberán ser realizadas en efectivo. No se aceptarán rendiciones de
compras con tarjeta de crédito ni débito. Tampoco se podrán realizar compras Mercado Libre o
similares.
Para la compra de un bien inventariable:
Deberán presentar la carta de autorización de
compra dirigida a la Decana.
Para las compras de $1 hasta $1800:
Presentar
factura
B
o
C
o
ticket
correspondiente.
Para compras superiores a $1.800 la Oficina de Retenciones AFIP
Económico Financiero deberá realizar las
retenciones correspondientes.
Para las compras superiores a $ 10.001
Antes de realizar la compra, deberán solicitar
una terna presupuestaria. Luego solicitar la
orden de compra en la Dirección EconómicoFinanciera, quienes autorizan la compra.
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Carta solicitud de compra
La Plata, (fecha).
Sra. Decana
Facultad de Periodismo y Comunicación Social
UNLP
Dra. Florencia Saintout
S/D
______________________________________
De mi mayor consideración:
Me dirijo a Ud.
en carácter de Director/a del proyecto de
extensión “……...”, subsidiado en la Convocatoria a Proyectos de Extensión (…año), a fines de
solicitar la autorización de la compra del siguiente producto:
(Se detalla el producto que se describió en el presupuesto, monto, características, etc.)
Sin más, saluda atentamente.
Firma y aclaración
Director/a del proyecto
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6- Rendiciones
6 a) Los presupuestos deberán contener los siguientes requisitos:
- Nombre del Proveedor
- Domicilio
- CUIT
- Teléfono
- Detalle del bien y monto presupuestado
- Firma y aclaración del proveedor
Deberán ser extendidos a nombre de:
- UNLP
- CUIT: 30-54666670-7
- Dirección: 7 n.776
- IVA EXENTO
6 b) Requerimientos de comprobantes (ver ejemplos anexos en el cd).
Se aceptarán únicamente facturas B o C
Datos del vendedor:
- Datos pre-impresos
- Nombre y apellido o razón social
- Domicilio
-Ciudad
- CUIT
- Número Ingresos Brutos
-Fecha
- Leyenda: IVA RESPONSABLE INSCRIPTO/ RESPONSABLE MONOTRIBUTO/ EXENTO
- Numeración de 12 dígitos
- Fecha de emisión o vencimiento. En este punto hay que prestar atención:
En las facturas B observar en el extremo inferior la fecha de vencimiento de Constatación de
comprobantes emitidos (CAI). No aceptar facturas que la fecha CAI sea anterior a la fecha de la compra
realizada.
En las facturas C, fijarse en el extremo inferior la fecha de impresión. La compra debe tener fecha
posterior a la fecha de impresión. Otra cuestión a mirar en los datos pre-impresos es el número de
lote: el número de factura debe estar comprendido por el lote de facturas del talonario.
- fecha de emisión
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Del comprador:
- Nombre: UNLP (si dice dependencia debe decir Facultad de Periodismo y Comunicación Social; fijarse
que no diga otra dependencia).
- Domicilio: 7 nº 776
- CUIT: 30-54666670-7
- IVA EXENTO
De la operación:
- Detalle del bien adquirido o servicio prestado
- Cantidad
-Precios unitarios y totales
- No deberán discriminarse los impuestos (Debe expresarse el monto final o neto).
- Leyenda de PAGADO (Manuscrito o sello)
Tickets
Al pie deben tener la leyenda Controlador Final (CF), ya que los únicos aceptables son los que emite el
controlador fiscal. Los tickets deben tener los datos de la UNLP. No se aceptarán tickets sin esos datos.
Para que el controlador fiscal emita un comprobante válido el comerciante debe tildar en la opción
IVA: EXENTO.
Cuando el ticket no describa los bienes adquiridos y sólo detalle el rubro (por ejemplo “varios librería”)
deberá solicitarse un remito que acompañe el ticket y que detalle los bienes.
Importante:
Cuando el monto a gastar en alguno de los conceptos previamente presupuestados por el/la
responsable del proyecto, exceda el monto previsto para tal ítem, el/la directora/a deberá
presentar –en la Secretaría de Extensión de la Facultad- dos notas impresas firmadas por él,
solicitando la
autorización para reasignar los fondos a la Comisión de Extensión de las
Actividades Universitarias del Consejo Superior de la UNLP.
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Viático
CARGAS DE COMBUSTIBLE
En base al decreto 1189/2012 TODAS las cargas de combustible deberán ser realizadas a través
de YPF S.A. En caso de ser realizada a través de otra empresa, la rendición será rechazada.
En base a dichas rendiciones es necesario que sean adjuntos los siguientes datos:
-
Nombre de la persona autorizada que realizará dicho viaje.
-
Distancias (Desde/hasta)
-
Fecha ida/vuelta
-
Seguro del automotor
Si la persona a realizar el viaje NO es la titular del proyecto, el pasaje deberá ser acompañado
por una nota firmada del mismo en donde se autorice a dicha persona a intervenir y sus
motivos.
GASTOS SIN COMPROBANTES EMITIDOS EN LEGAL FORMA
Se admitirá en las rendiciones la utilización del formulario para gastos sin
comprobantes emitidos en legal forma, hasta un 10% del monto del subsidio otorgado y
con un tope máximo de $500, siempre que se encuentren entre las que a continuación
se detallan:
• TAXI
• REMISES
• COMPRA COSPELES
• COMPRA DE TARJETA TELEFONICA
• OTROS GASTOS QUE POR LA CARACTERÍSTICA DEL PROYECTO EN
CUESTIÓN HAGA IMPOSIBLE LA OBTENCIÓN DE LOS COMPROBANTES
EN LEGAL FORMA, PERO DICHOS GASTOS SEAN NECESARIOS PARA LA
REALIZACIÓN DEL MISMO.
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7- Confección de la rendición (ver ejemplo anexo)
Para la presentación de comprobantes:
1) Cada hoja A4 de la rendición debe rotularse en el margen superior izquierdo con la siguiente
leyenda:
- UNLP
- Proyecto de Extensión Universitaria: (Nombre del proyecto)
- Nombre del/ la directora/a:
- Facultad de Periodismo y Comunicación Social
- Nº de Expediente: (se lo entregamos en la carpeta junto con el presente instructivo).
- Fecha de depósito: (ídem anterior).
LOS COMPROBANTES DEBERÁN PEGARSE POR FECHA. SIENDO EL MÁS ANTIGUO EL PRIMERO.
2) La rendición debe estar encabezada con una Hoja Resumen confeccionada de la siguiente manera:
Rótulo:
- Universidad Nacional de La Plata
- Año
- Unidad académica: Facultad de Periodismo y Comunicación Social
- Número de expediente:
- Director/a:
a) Total recibido: $18.000
$ (Ver monto asignado a cada proyecto. Se expresa el monto de la cuota 1)
b) Rendido a la fecha: (sumar rendiciones)
c) Presente rendición:
d) Saldo a la fecha: (Monto que resta para gastar de la primera
cuota).
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Cuadro de descripción de gastos
Fecha de
comprobante
Nombre o razón
social de la Empresa
Rubro
Importe del
comprobante
Subtotal por rubro:
Total rendición:
2) Los comprobantes se deben entregar pegados en hoja A4, con firma, aclaración y DNI del/ la
director/a en el cuerpo de cada factura.
3) No se debe foliar ni enumerar los comprobantes, dejando esta tarea a la Facultad.
4) Los comprobantes que tengan correcciones deben ser salvados por el proveedor, con la leyenda
“Digo vale: (aclaración)” y su firma y aclaración, Nº de DNI y sello del comercio en el mismo cuerpo de
la factura.
Entrega del informe de avance e informe final:
Pasados seis meses de ejecución del proyecto se les informará de la entrega de un informe de
avance que será observado por un Banco Evaluador. Si el informe es aprobado por la UNLP se
depositará el 50 % restante del subsidio. En esta instancia podrán agregar a las personas que se
hayan sumado al proyecto.
Al terminar el proyecto deberán presentar un informe final junto con un certificado de libre deuda
emitido por la Dirección Económica-Financiera donde se aclara que la rendición económica fue
realizada en su totalidad.
Asimismo, al presentar el informe final también deberán entregar en la Secretaría de Extensión la
siguiente documentación:

Dos copias impresas y firmadas por el/la directora/a del INFORME FINAL.
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
Copia
digital
enviada
por
correo
electrónico
o
grabado
en
un
cd
a:
[email protected]

Dos copias de las producciones realizadas (fotos, filmaciones o en caso de haber realizado
algún producto).

LIBRE DEUDA ECONÓMICO emitido por la Oficina de Económico Financiero donde se aclara
que la rendición del proyecto se completó.
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