CD-4150.pdf
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i ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE GRADUACIÓN DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL UTILIZANDO LA PLATAFORMA AURAPORTAL PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EMPRESARIAL QUILUMBA VARGAS VANESSA MARIBEL ([email protected]) VELÁSQUEZ ALTAMIRANO GABRIELA ALEJANDRA ([email protected]) Director: Ing. Jaime Luis Cadena Echeverría, MSc. ([email protected]) 2012 ii DECLARACIÓN Nosotras, Vanessa Maribel Quilumba Vargas y Gabriela Alejandra Velásquez Altamirano, declaramos que el trabajo aquí descrito es de nuestra autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y, que hemos consultado las referencias que se incluyen en este documento. La Escuela Politécnica Nacional puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa institucional vigente. _________________________ Vanessa Maribel Quilumba Vargas __________________________ Gabriela Alejandra Velásquez Altamirano iii CERTIFICACIÓN Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Vanessa Maribel Quilumba Vargas y Gabriela Alejandra Velásquez Altamirano, bajo mi supervisión. _________________________ Ing. Jaime Cadena, MSc. DIRECTOR DE TESIS iv AGRADECIMIENTOS Agradezco inmensamente a Dios por haberme dado la vida, por sus bendiciones, por brindarme su protección y sabiduría en los momentos más difíciles y a ti Virgencita por brindarme tu infinito amor y bondad y cuidarme en toda ocasión. A mis amados padres, José y Olga, por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores y por los ejemplos de perseverancia y constancia que los caracterizan, por el valor mostrado de esfuerzo y lucha, por darme ejemplos dignos de superación y entrega, porque en gran parte gracias a ustedes, hoy puedo ver alcanzada mi meta. A nuestro director de tesis, Ing. Jaime Cadena por confiar en nosotras para desarrollar el presente proyecto, por su guía y por los conocimientos impartidos en las aulas. A los docentes de la Facultad de Ciencias Administrativas, que nos brindaron sus conocimientos y experiencias en el transcurso de la carrera, y de manera muy especial al Ing. Víctor Pumisacho por su interés, consejos y apoyo incondicional en todo momento. A mi amiga y compañera de proyecto, Ale por compartir valiosos momentos en el transcurso de la carrera, buenas y malas experiencias pero las hemos superado siempre juntas, gracias por tu apoyo incondicional y hacer realidad nuestro sueño. Gracias infinitas mi Ale. A mis grandiosas amigas y compañeras por su gran amistad, sincera y valiosa. A todos de corazón, muchas Gracias. Vanessa v DEDICATORIA A ti Dios que me brindaste la oportunidad de vivir, la fortaleza, la salud y la esperanza para hacer realidad una de mis metas. A mis padres, a quienes adoro desde lo más profundo de mi corazón por ser los pilares fundamentales en mi vida quienes con sus consejos y ayuda me dieron impulso para salir adelante. “La motivación es lo que te ayuda a empezar”. Vanessa vi AGRADECIMIENTOS A Dios, por su infinito amor, por su protección, guía y principalmente por facilitarme el camino para obtener esta meta. A Ing. Jaime Cadena, por el aporte brindado en las aulas y la confianza en Vanessa y en mi persona para llevar a cabo el proyecto. A Ing. Juan Carlos Piñuela, por haber sido una fuente de inspiración intelectual y brindarme la oportunidad de ver e ir más allá de los conceptos. A Ing. Víctor Pumisacho, por su interés, tiempo, energías, ideas y sugerencias que han sido claves y afectaron de manera significativa e hicieron que este proyecto fuera mejor. A Ing. Ramón Chango, Tlga. Patricia Tobar e Ing. Elvia Aquino, por permitirme contar con la amistad de excelentes seres humanos y profesionales, que con su apoyo y consejo han aportado a mi vida personal y profesional. A mis compañeros de Best Partner por el compartirme su conocimiento, en especial a José por toda su asesoría y apoyo. A Dayrita, Vane y Ricardo, por escucharme, darme aliento en momentos de debilidad. A Daniel y su familia por su amor, ayuda y apoyo en las noches de desvelo. Y finalmente a mi familia y en especial a mi mami por su esfuerzo, tenacidad y entrega en mi educación. No me dejaste ser una más, me exigiste dar lo mejor de mi, espero no haberte decepcionado. Gabriela Alejandra vii DEDICATORIA A mis padres, David y Narcisa, los mejores empresarios sociales, que he conocido, por haberme dado la capacidad, la motivación y el apoyo para crecer intelectualmente, aportar socialmente y para dar y compartir. A mi hermanito Gabriel, por sus diarios elogios y aliento. A Vane por ser mi hermana de corazón, por su paciencia y apoyo incondicional. Gabriela Alejandra viii ÍNDICE DE CONTENIDOS LISTA DE FIGURAS ............................................................................................................ i LISTA DE TABLAS ............................................................................................................ iv LISTA DE ANEXOS ............................................................................................................ v RESUMEN ........................................................................................................................... vi ABSTRACT ....................................................................................................................... viii 1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 1 1.1 PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ....................................................................................................... 2 1.1.1 2 PROCESOS PILOTO A IMPLEMENTAR .................................................... 3 1.2 ANÁLISIS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ............ 4 1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 5 1.3.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................. 5 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 5 MARCO TEÓRICO ....................................................................................................... 7 2.1 GESTIÓN POR PROCESOS ................................................................................. 7 2.1.1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 7 2.1.2 DEFINICIÓN DE GESTIÓN POR PROCESOS ............................................ 8 2.1.3 VENTAJAS DE LA VISIÓN POR PROCESOS ............................................ 9 2.1.4 PROCESOS ................................................................................................... 10 2.1.4.1 Definición de Proceso ................................................................................ 10 2.1.4.2 Características de los Procesos .................................................................. 10 2.1.4.3 Elementos de los Procesos ......................................................................... 11 2.1.4.4 Clasificación de los Procesos ..................................................................... 11 ix 2.1.4.4.1 Procesos gobernantes ........................................................................... 12 2.1.4.4.2 Procesos operativos .............................................................................. 13 2.1.4.4.3 Procesos de apoyo ................................................................................ 13 2.2 MAPA DE PROCESOS ....................................................................................... 13 2.2.1 DEFINICIÓN ................................................................................................ 13 2.2.2 CARACTERÍSTICAS DEL MAPA DE PROCESOS .................................. 14 2.2.3 ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS .......................................... 15 2.3 DISEÑO DE PROCESOS .................................................................................... 15 2.3.1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ................................................. 16 2.3.2 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS ................................................................. 16 2.3.3 REPRESENTACIÓN GRÁFICA.................................................................. 17 2.4 INDICADORES DE GESTIÓN DE PROCESOS ............................................... 17 2.4.1 OBJETIVO DE LOS INDICADORES ......................................................... 17 2.4.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES ........................................ 18 2.4.3 IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES ................................................ 19 2.4.4 COMPONENTES DE UN INDICADOR ..................................................... 19 2.5 MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ........................................................... 20 2.5.1 2.6 OBJETIVO DE LA MEJORA DE PROCESOS ........................................... 21 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS............................................................... 22 2.6.1 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE (BMPS) ......................... 23 2.6.2 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) ........................................ 23 2.6.2.1 Definición .................................................................................................. 23 2.6.2.2 Dimensiones de BPM ................................................................................ 24 2.6.2.2.1 El Negocio: La Dimensión de Valor .................................................... 24 2.6.2.2.2 El Proceso: La Dimensión de Transformación .................................... 24 x 2.6.2.2.3 La Gestión: La Dimensión de Capacitación ......................................... 25 2.6.2.3 La Arquitectura de Gestión para BPM....................................................... 25 2.6.2.4 La Arquitectura Tecnológica para BPM .................................................... 25 2.6.2.4.1 Simulación............................................................................................ 25 2.6.3 DIAGRAMA BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION (BPMN) 26 2.6.4 SIMBOLOGÍA BPMN .................................................................................. 27 2.6.5 DIAGRAMA BPMN FUNCIONAL ............................................................. 29 2.6.6 VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ..................... 30 2.6.7 IMPLEMENTACIÓN DE LA AUTOMATIZACIÓN ................................. 32 2.7 AURA PORTAL................................................................................................... 33 2.7.1 BPMS AURA PORTAL................................................................................ 35 2.7.1.1 Las 9 Familias ............................................................................................ 35 2.7.2 INTRANET / EXTRANET ........................................................................... 36 2.7.3 GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 37 2.7.4 GESTIÓN DE PORTALES........................................................................... 38 2.7.5 TIPOS DE USUARIOS ................................................................................. 39 2.7.5.1 Administradores Delegados ....................................................................... 40 2.7.5.2 Usuarios ..................................................................................................... 40 2.7.6 INTERFAZ DE USUARIO ........................................................................... 41 2.7.6.1 Funciones Personales ................................................................................. 43 2.7.6.2 Funciones Generales .................................................................................. 44 2.7.6.3 Estructura ................................................................................................... 46 2.7.6.4 Otras Funciones ......................................................................................... 46 2.7.7 EL CICLO DE VIDA DE UN PROCESO CON AURA PORTAL.............. 47 2.7.7.1 Modelización de Procesos.......................................................................... 48 xi 2.7.7.1.1 Simbología Standard BPMN ................................................................ 48 2.7.7.2 Ejecución de Procesos................................................................................ 49 2.7.7.2.1 Tareas Personales (con intervención humana) ..................................... 50 2.7.7.2.2 Tareas de Sistema ................................................................................. 51 2.7.7.2.3 Tareas Libres ........................................................................................ 51 2.7.7.3 Monitorización ........................................................................................... 52 2.7.7.4 Optimización .............................................................................................. 52 2.7.8 VENTAJAS Y BENEFICIOS DE AURAPORTAL ..................................... 53 2.7.8.1 Ventajas Funcionales ................................................................................. 53 2.7.8.1.1 Configuración ....................................................................................... 53 2.7.8.1.2 Operativa .............................................................................................. 53 2.7.8.2 Beneficios .................................................................................................. 53 2.7.8.3 Áreas de Aplicación ................................................................................... 54 3 METODOLOGÍA ........................................................................................................ 56 3.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ..................................................................................................... 56 3.2 ANÁLISIS Y MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE TITULACIÓN Y GESTIÓN GRADUACIÓN ........................................................................................ 57 3.3 IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE TITULACIÓN Y GESTIÓN GRADUACIÓN EN BPM ........................................................................ 58 3.3.1 MODELAMIENTO DE LOS PROCESO MEJORADOS ............................ 59 3.3.1.1 Definición de la clase de proceso............................................................... 60 3.3.1.1.1 Recopilación de datos........................................................................... 61 3.3.1.1.1.1 Diccionario de términos ................................................................. 61 3.3.1.1.1.2 Empleados...................................................................................... 62 3.3.1.1.1.3 Reglas de negocio .......................................................................... 63 xii 3.3.1.1.1.4 Adapter Server ............................................................................... 64 3.3.1.1.1.5 Bibliotecas y Calendarios .............................................................. 65 3.3.1.1.2 Descripción del proceso ....................................................................... 66 3.4 4 PRUEBAS............................................................................................................. 66 RESULTADOS Y DISCUSIONES ............................................................................. 67 4.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ..................................................................................................... 67 4.1.1 HISTORIA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS .. 67 4.1.2 PROPUESTA DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA FCA 68 4.1.2.1 Misión (Propuesta) ..................................................................................... 68 4.1.2.2 Visión (Propuesta) ..................................................................................... 69 4.1.2.3 Objetivos .................................................................................................... 69 4.1.2.4 Organigrama .............................................................................................. 70 4.2 ANÁLISIS Y MEJORAS AL PROCESO ACTUAL ........................................... 72 4.3 IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE OBTENCIÓN DE TÍTULO PROFESIONAL EN AURA PORTAL ............................................................ 73 4.3.1 MODELIZACIÓN......................................................................................... 73 4.3.1.1 Diagramación de Procesos en Aura BPModeler ........................................ 73 4.3.2 PARAMETRIZACIÓN DE OBJETOS......................................................... 84 4.3.2.1 Creación de Usuarios del Proceso.............................................................. 84 4.3.2.1.1 Usuarios Empleados FCA .................................................................... 84 4.3.2.1.2 Usuarios Externos ................................................................................ 91 4.3.2.2 Portales....................................................................................................... 93 4.3.2.3 Asignación de Atributos ............................................................................ 96 4.3.1 EJECUCIÓN DE PRUEBAS ...................................................................... 107 xiii 4.3.2 4.4 5 MONITORIZACIÓN DE PRUEBAS ......................................................... 112 MEJORA A LOS PROCESOS ........................................................................... 117 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................... 133 5.1 CONCLUSIONES .............................................................................................. 133 5.2 RECOMENDACIONES ..................................................................................... 134 REFERENCIAS ................................................................................................................ 136 ANEXOS ........................................................................................................................... 140 i LISTA DE FIGURAS Figura 2.1- Elementos del Proceso ...................................................................................... 11 Figura 2.2–Tipos de Procesos .............................................................................................. 12 Figura 2.3–Ejemplo de Mapa de Procesos .......................................................................... 14 Figura 2.4-Diagrama BPMN delProceso Gestión de Obtención de Título Profesional ...... 30 Figura 2.5– Tareas Aura Portal............................................................................................ 48 Figura 2.6– Eventos Aura Portal ......................................................................................... 49 Figura 2.7–Compuertas Aura Portal .................................................................................... 49 Figura 3.1 – La arquitectura tecnológica de BPM ............................................................... 59 Figura 3.2- Vista Modeler Aura Portal ................................................................................ 60 Figura 3.3 – Diccionario de Términos Capítulo TESIS VQGV .......................................... 62 Figura 3.4– Licencia actual de Aura Portal de la Facultad de Ciencias Administrativas .... 63 Figura 3.5 – Reglas de negocio Aura Portal ........................................................................ 64 Figura 4.1- Propuesta de Organigrama ................................................................................ 70 Figura 4.2– Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Versión 1 ...................... 75 Figura 4.3 – Subproceso de Presentación de Plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión 1................................................................................................................... 76 Figura 4.4 – Subproceso de Calificación Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión 1 ........................................................................................................................................... 77 Figura 4.5 – Subproceso de Gestión de Graduación Versión 1 ........................................... 78 Figura 4.6 – Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Versión 2 ..................... 79 Figura 4.7 – Subproceso de Calificación Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión 2 ........................................................................................................................................... 80 Figura 4.8 – Subproceso de Gestión de Graduación Versión 1 ........................................... 81 Figura 4.9 - Familias Aura Portal ........................................................................................ 82 Figura 4.10 - Creación de Clase de Proceso ........................................................................ 83 Figura 4.11 - Detalle de Proceso de Obtención de Título Profesional ................................ 83 Figura 4.12-Ventana de Parametrización del Proceso de Obtención de Título Profesional 84 Figura 4.13– Ficha de Usuarios Empleados Aura Portal..................................................... 85 ii Figura 4.14– Editar rama de árbol de empleados ................................................................ 85 Figura 4.15– Sub-ramas de empleados de Línea de Investigación...................................... 86 Figura 4.16 - Rama de empleados de Competitividad......................................................... 86 Figura4.17– Chequeo de Sesiones de usuarios .................................................................... 87 Figura 4.18 – Ventana para la creación de logins............................................................... 87 Figura 4.19– Creación de Grupo de Empleados .................................................................. 88 Figura 4.20– Miembros de Grupo Estrategia Organizacional ............................................. 89 Figura 4.21– Creación de Rama Tesista para Familia Cuentas ........................................... 91 Figura 4.22 – Creación de Contacto para Estudiantes ......................................................... 92 Figura 4.23– Lista de cuentas Tesistas ................................................................................ 92 Figura 4.24 - Portal de Estudiantes de Facultad de Ciencias Administrativas ................... 93 Figura 4.25 - Panel Interno de Comunicados ...................................................................... 94 Figura 4.26 – Edición de comunicado de Empleados ......................................................... 94 Figura 4.27– Texto de Comunicado para Empleados.......................................................... 95 Figura 4.28- Panel de Edición de Imagen............................................................................ 95 Figura 4.29– Panel de Edición de Imagen ........................................................................... 95 Figura 4.30– Adjuntar enlace de interés en Portal............................................................... 96 Figura 4.31–Ampliar información de Portal con documentos ............................................ 96 Figura 4.32– Planas para comunicados de Portales ............................................................. 96 Figura 4.33– Asignación de Ejecutor para una tarea ........................................................... 97 Figura 4.34 – Edición de instrucciones y zona de trabajo ................................................... 98 Figura 4.35 – Ventana de Ejecución de Proyecto de Titulación ......................................... 98 Figura 4.36– Adjuntar formulario Oficializar Director ....................................................... 99 Figura 4.37– Personalización de formato de divisiones ...................................................... 99 Figura 4.38 – Divisiones del Formulario 100_Asesoria_desarrollo_director ................... 100 Figura 4.39– Campos de División 100_revision_plan_cpg............................................... 100 Figura 4.40 – Formulario tarea TP.36 Revisar y aprobar plan .......................................... 101 Figura 4.41 – División 100_Ingreso tesis, IM ................................................................... 103 Figura 4.42 – División 100_ingreso plan, IM ................................................................... 104 Figura 4.43 – Configuración de Compuerta Avance de tesis ............................................ 105 Figura 4.44 – Ventana para parametrización de documentos base .................................... 106 iii Figura 4.45 – Documentos Base de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional ........................................................................................................................................... 106 Figura 4.46 – Opción modo Aura Portal ........................................................................... 107 Figura 4.47 – Interacción de Personal FCA ...................................................................... 108 Figura 4.48 – Interacción de usuarios proceso Gestión de Obtención de Título Profesional ........................................................................................................................................... 108 Figura 4.49– Reglas de asignación Total créditos carrera ................................................. 109 Figura 4.50- Configuración de Regla de Cálculo .............................................................. 110 Figura 4.51 – Configuración de Regla de Inferencia......................................................... 111 Figura 4.52 – Monitoreo a proceso TyG-43.3_21 ............................................................. 112 Figura 4.53 – Consulta de Tiempo de Ciclo ...................................................................... 113 Figura 4.54 – Consulta privada del tiempo de ciclo .......................................................... 113 Figura 4.55 – N° de Tesis por período .............................................................................. 115 Figura 4.56 – Tesis por docente en pruebas ...................................................................... 117 Figura 4.57- Número de tareas por ejecutor del proceso en BPM ................................... 132 iv LISTA DE TABLAS Tabla 1.1 – Causa – Efecto problemática de Facultad de Ciencias Administrativas ............ 2 Tabla 2.1– Componentes de los Indicadores ....................................................................... 19 Tabla 2.2-Elementos Básicos de Modelaje.......................................................................... 27 Tabla 3.1– Calendario FCA para proceso de Obtención de Titulo Profesional .................. 65 Tabla 4.1 – Análisis de Intervención de estudiantes en proceso de Titulación y Graduación ............................................................................................................................................. 72 Tabla 4.2– Grupos de Empleados para Proceso de Obtención de Título Profesional ......... 89 Tabla 4.3– Miembros de Comisión Permanente de Graduación ......................................... 91 Tabla 4.4 – Tareas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional ................ 102 Tabla 4.5 – Tareas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional ............... 104 Tabla 4.6 – Compuertas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional ....... 105 Tabla 4.7- Total de Créditos de Carreras de la FCA ......................................................... 110 Tabla 4.8 - Fórmula para establecer porcentaje de créditos aprobados ............................ 110 Tabla 4.9 – Relación de promedio para obtención de mención......................................... 112 Tabla 4.10– N° tesis por Fecha .......................................................................................... 114 Tabla 4.11– Tesis por docente en pruebas......................................................................... 116 Tabla 4.12 – Comparativo de mejoras a los procesos ....................................................... 119 Tabla 4.13 -Propuestas de mejora...................................................................................... 130 Tabla 4.14– Ejecutores por tarea en BPM ........................................................................ 131 v LISTA DE ANEXOS ANEXO A- REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ESTUDIOS DE LAS CARRERAS 141 ANEXO B - PROCESO ACTUAL DE GESTIÓN DE TITULACIÓN Y GESTIÓN DE GRADUACIÓN DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL................................ 148 ANEXO C - LISTADO DE USUARIOS EMPLEADOS ................................................. 155 ANEXO D - DOCUMENTO GUÍA DE USO .................................................................. 157 ANEXO E – LISTA DE CAMPOS ................................................................................... 186 vi RESUMEN Este proyecto de titulación consiste en una Propuesta de Automatización de un proceso crítico de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional que es el Proceso de Titulación y Graduación. El análisis de los procesos se fundamentó en el Reglamento del Sistema de Estudios de las Carreras de Formación Profesional y de Postgrado de la Escuela Politécnica Nacional, dado que el proceso debe reflejar cada uno de sus articulados fundamentados en normatividad interna. Para la implementación de los procesos se utilizó un software específico para el modelamiento y ejecución llamado Business Process Management Suite (BPMS), por las facilidades que brinda a los autores como analistas de negocios, de automatizar los procesos sin la necesidad de generar líneas de código desde la diagramación hasta la generación de reportes y control de los procesos. El capítulo I del presente proyecto de investigación se menciona la problemática actual de la Facultad de Ciencias Administrativas y su diagnóstico y se especifican los objetivos que se pretende alcanzar con el desarrollo de ésta investigación. En el capítulo II, se describe el marco teórico en el cual se fundamenta el presente proyecto de investigación, describiendo definiciones importantes como Automatización de Procesos, Business Process Management Suite (BPMS), Business Process Management Notation (BPMN) y la plataforma AuraPortal. El capítulo III, contiene la revisión y análisis actual de la Facultad de Ciencias Administrativas, además se especifica las diferentes metodologías utilizadas en la vii investigación para realizar las pruebas de ejecución en base al modelamiento del proceso. En el capítulo IV, se puede evidenciar los resultados obtenidos mediante el modelamiento y ejecución y se podrá observar las ventajas que proporciona la implementación de un BPMS y la factibilidad de su implantación en la Escuela Politécnica Nacional. El capítulo V, se detalla las principales conclusiones y recomendaciones a las cuales se llegó mediante el desarrollo del presente proyecto de investigación que incluye sugerencias puntuales a los administradores de la organización para lograr un mejor servicio al cliente en éste caso el estudiante. Palabras clave: Modelamiento, BPM (Gestión de Procesos de Negocio), BPMN (Notación de Gestión de Procesos de Negocio), Aura Portal. viii ABSTRACT This titling project’s consists in a proposal on a critic process automation of “Escuela Politécnica Nacional, Facultad de Ciencias Administrativas, Carrera de Ingeniería Empresarial” in the Titling and Graduation Process. The analysis of the processes based on the System Regulation Studies of the Vocational Training and Graduate Career of the “Escuela Politécnica Nacional”, the process must reflect each items based on internal regulations. Special software for modelling and execution called Business Process Management Suite (BPMS), for the facilities provided by authors such as business analysts to automate processes without the need to generate lines of code from the layout to the reports generation and control processes were used for the implementation processes. Chapter I of the present research project refers to the current problem of the “Facultad de Ciencias Administrativas” and its diagnosis and specifies the objectives that could obtain with the development of this research. In Chapter II, describes the theoretical framework on which is founded the present research project, describing important definitions as automation process, Business Process Management Suite (BPMS), Business Process Management Notation (BPMN) and the platform AuraPortal. Chapter III, contains the review and current analysis of the “Facultad de Ciencias Administrativas”, also specifies the different methodologies used in research to carry out tests for execution based on the modelling process. ix In the Chapter IV may demonstrate the obtained results through modelling and execution and you will see the advantages that provide the BPMS implementation and the feasibility of implementing at “Escuela Politécnica Nacional”. The Chapter V outlined the main findings and recommendations which emerged through the development of the present research project which includes specific suggestions to the administrators of the Organization to achieve a better service to the client in this case the student. Keywords: Modeling, BPM (Business Process Management), BPMN (Business Process Management Notation), Aura Portal. 1 1 INTRODUCCIÓN Los procesos son el elemento más importante y más extendido en la gestión de las organizaciones innovadoras. Este interés por los procesos ha permitido desarrollar una serie de técnicas relacionadas con ellos, una de ellas es automatizar los procesos. En organizaciones de educación es necesario captar las necesidades de las partes interesadas (empresa, estado, sociedad), para poder dar a los estudiantes la preparación y conocimiento hacia donde se enfocan las tendencias futuras (mercantiles, tecnológicas), además de brindar todas las facilidades para cumplir dichos objetivos. En éste sentido, actualmente las universidades no se están enfocando hacia las necesidades del entorno. Hay una división marcada entre lo que la universidad produce y lo que su entorno requiere. Los estudiantes actualmente esperan de las instituciones educativas lo que demandan otros lugares, esto es, mejores servicios, menos costos, mejor calidad y un conjunto de productos que satisfacen su propio sentido de lo que es una buena educación. Para crear un cambio en las instituciones, se debe considerar las ideas de todos sus miembros, éstas deben ser expuestas y tomadas en cuenta para la toma de decisiones. Todos los miembros incluye: la administración, los catedráticos, los alumnos y clientes externos (empresas, padres y la sociedad en general). Esta acotación se realiza en el sentido que mucha energía es desperdiciada en los establecimientos educativos, cuando cada empleado del establecimiento persiguiendo sus propios objetivos individuales deshace el trabajo de otro empleado del establecimiento. Los profesores deberían trabajar como los miembros de una orquesta, todos persiguiendo el mismo objetivo común, pues la mejora no viene a través de exigirle más a los profesores y personal administrativo, sino maximizando el esfuerzo y talento. Se deben establecer metas claras para toda la institución. 2 Es por ello que la automatización, se presenta como una opción en la búsqueda de control en tiempo real de los procesos, que obligue a los directivos a revisar los procesos, medirlos a través de indicadores y tener estadísticas de mejoramiento en el momento que se lleva o se ejecuta el proceso. La automatización de los procesos inicia a través del modelado de las actividades y procesos, para lograr un mejor entendimiento del mismo y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. Esto asegura que los procesos se comporten siempre de la misma manera, reduciendo el margen de error y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante cada etapa. Ésta forma de administrar los procesos permite asegurar que los mismos se ejecuten eficientemente, cumpliendo con estándares de calidad previamente establecidos, y ayudando a la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene la ejecución diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias o fallas en los mismos, y actuar sobre ellos para optimizarlos. 1.1 PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS En la Facultad de Ciencias Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional, existen varios procesos administrativos y académicos cuyas actividades realizadas por los encargados producen tiempos de demora que por citar algunos casos se presentan en la Tabla 1.1. Tabla 1.1 – Causa – Efecto problemática de Facultad de Ciencias Administrativas Causa Efecto Paso de documentación escrita para la Retraso en el tiempo de ejecución de los obtención de un visto bueno y/o firma trámites. desde un departamento administrativo o una unidad académica a otra. 3 Los usuarios (estudiantes) necesitan Provoca inconvenientes pues el personal acercarse a las asistentes administrativas de la Facultad de Ciencias Administrativas para conocer el estado de sus trámites. tiene que cotidianas, interrumpir sus para respuesta dar actividades a la consulta. La información requerida por el estudiante El estudiante tiene que ajustarse a los es provista por un miembro específico de la horarios y disponibilidad del funcionario, Facultad. perdiendo oportunidad la información. Fuente: Elaboración Propia Para agilizar estos trámites, es necesaria una adecuada Gestión por Procesos, que permita brindar una mejora en la ejecución de las actividades dentro de la Facultad de Ciencias Administrativas. Es por ello que se establece la necesidad de gestionar los Procesos de Graduación y Titulación, con una herramienta BPMS como AuraPortal, tomando como piloto la Facultad de Ciencias Administrativas quien en la actualidad posee un convenio con la empresa AuraPortal. Con las consideraciones antes expuestas, el presente trabajo, ofrece una Propuesta de Automatización de los Procesos de Titulación y Graduación de la Facultad de Ciencias Administrativas haciendo uso de la plataforma informática Aura Portal, dichos procesos son críticos para cualquier institución universitaria por la estrecha relación que requiere con los usuarios, en éste caso los estudiantes. 1.1.1 PROCESOS PILOTO A IMPLEMENTAR Los procesos de Titulación y Graduación, que son los procesos pilotos a implementar cuentan con un sistema informático básico, en el cual se registra información de interés, pero su automatización no es completa, pues no existe un control de asignaciones, ni establecimientos de control de tiempos. 4 · Proceso de Titulación: Su ejecución actual consiste en la entrega del plan de tesis de forma manual por medio de un documento y un CD a la asistente administrativa del Departamento de la Facultad de Ciencias Administrativas. Donde el estudiante tiene que dirigirse para consultar cual es el estatus de su trámite, reiteradamente y sin respetar el horario establecido. · Proceso de Graduación: La interacción de la Secretaría General de la Escuela Politécnica Nacional con la Facultad Ciencias Administrativas, carece de dinamismo lo que provoca demora en la Graduación de los estudiantes. Con la propuesta de automatización de estos procesos, se podrá observar las ventajas que proporciona la implementación de un BPMS y la factibilidad de su implantación en la Escuela Politécnica Nacional. 1.2 ANÁLISIS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS La base fundamental de toda entidad de educación superior son los estudiantes, los mismos que deben ser formados académicamente bajo los parámetros establecidos por las necesidades y requerimientos de la sociedad actual y que a la vez contribuyan con la misma en función de las propuestas productivas establecidas por el gobierno, generando como resultado, profesionales calificados, con excelentes conocimientos, formación humana y servicio a la sociedad. La Facultad de Ciencias Administrativas, como se menciona en la tesis Levantamiento, diseño y documentación de los procesos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional (Lara y Vásquez, 2010, pág. 68), ha visto incrementada su población estudiantil considerablemente, principalmente en postgrados, y en menor cantidad en la carrera de pregrado Ingeniería Empresarial, debido principalmente a la promoción realizada en ferias universitarias y en los cursos propedéuticos de la EPN; con esta consideración y 5 tomando en cuenta que una vez concluido el programa de estudio correspondiente, los estudiantes desean obtener su título profesional en el menor tiempo posible, trasformando a éste en un proceso crítico para la Facultad de Ciencias Administrativas por el relacionamiento activo entre los estudiantes y personal de la Facultad: autoridades, profesores y personal administrativo. La emisión del nuevo REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ESTUDIOS DE LAS CARRERAS DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y DE POSTGRADO DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL, aprobado el día 16 de agosto de 2011 y publicado en la página web de la Escuela Politécnica Nacional el 5 de octubre de 2011. En su Capítulo VI DE LA TITULACIÓN Y GRADUACIÓN, establece los lineamientos a los que todas las dependencias de la universidad deben acogerse, ésta parte del Reglamento se puede observar en el Anexo A. 1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.3.1 OBJETIVO GENERAL Contribuir al mejoramiento de los procesos de la Escuela Politécnica Nacional, mediante la automatización de los procesos de Titulación y Graduación de la Facultad de Ciencias Administrativas. 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Para el desarrollo del presente proyecto de investigación se ha planteado los siguientes objetivos específicos: · Analizar la situación actual de los procesos de Titulación y Graduación · Modelar los procesos de Titulación y Graduación utilizando la notación BPMN · Definir reglas de negocio que permitan estandarizar los procesos de Titulación y Graduación · Realizar pruebas de ejecución de los procesos de Titulación y Graduación 6 · Examinar el comportamiento del proceso posterior a su parametrización · Generar documentación necesaria correspondiente al funcionamiento de los procesos de Titulación y Graduación 7 2 MARCO TEÓRICO En este capítulo se desarrolla la teoría que sirvió de base para la aplicación posterior, sustentada en la opinión de varios autores. A continuación se describen los conceptos que sirven de apoyo a la presente investigación. 2.1 GESTIÓN POR PROCESOS 2.1.1 INTRODUCCIÓN En la actualidad se puede notar que la cultura de las organizaciones exitosas está orientada hacia los procesos en los cuales se observa que las empresas tanto latinoamericanas, europeas, japonesas, norteamericanas, utilizan la cultura empresarial regida por la gestión de procesos. Si existe una buena gerencia de procesos los resultados son automáticos, como se ha podido aprender alrededor del mundo una diferencia enorme en los resultados de las compañías, están basados en la concentración que se hace para mejorar sistemáticamente los procesos. “Las teorías de la Gestión Empresarial han evolucionado en la medida en que la tecnología y las relaciones de producción se han vuelto cada vez más complejas.” (Amozarrain, 2009). Según Zaratiegui (1999): Los procesos se consideran actualmente como la base operativa de gran parte de las organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la base estructural de un número creciente de empresas. Esta tendencia llega después de las limitaciones puestas de manifiesto en diversas soluciones organizativas, en sucesivos intentos de aproximar las estructuras empresariales a las necesidades de cada momento. 8 2.1.2 DEFINICIÓN DE GESTIÓN POR PROCESOS La gestión por procesos en la actualidad incorpora una serie de nuevos componentes necesarios para competir con éxito en el nuevo milenio, da un enfoque total al cliente externo, considerando sus necesidades y sus expectativas, siendo el cumplimiento de éstas las que generan valor agregado al producto o servicio; la gestión por procesos consiste en gestionar las relaciones entre las diversas funciones, integrar cada uno de los procesos que la empresa realiza. Los sistemas coordinan las funciones, independientemente de quién las realiza, se concentra la atención en el resultado de los procesos, no en las tareas o actividades. Se fundamenta en la asignación de un directivo de la responsabilidad de cada uno de los procesos de la empresa, en su forma más radical, se sustituye la organización departamental buscando un modelo de desempeño excelente, teniendo como resultado una organización exitosa moderna en el sistema global. La gestión por procesos según Roure, Moñino y Rodríguez (1997): Es la forma de gestionar toda la organización alrededor de todas las actividades que tienen mayor importancia en la creación del valor añadido, independientemente de si pertenecen o no a una misma área funcional, de esta forma, las diversas actividades y funciones miran hacia su cliente interno y externo y procuran conseguir su máxima satisfacción y la máxima eficacia externa. Así mismo, las organizaciones transformadoras consideran que la gestión estratégica de los procesos es también un elemento fundamental, no sólo para conseguir comprender mejor las necesidades de sus clientes y, por tanto, poder satisfacerlas, sino para tener la suficiente agilidad para adaptar continuamente su gestión a las necesidades cambiantes de su entorno, ser proactivos y crear las reglas sobre las que se fundamentará su futura competitividad. 9 2.1.3 VENTAJAS DE LA VISIÓN POR PROCESOS Según Roure (1997): La ventaja de la gestión por procesos conlleva en suma, una nueva visión del funcionamiento de la empresa, con el objeto de la mejor respuesta y de la forma más rápida y eficiente, a las demandas de los clientes, ofreciéndoles el máximo valor, […], por lo tanto la gestión de los procesos proporciona a las organizaciones transformadoras cinco posibles ventajas: · Alineamiento hacia lo vital: los directivos de los diferentes niveles y áreas centran su atención en las actividades que contribuyen en su mayor medida a la consecución de los objetivos de su organización. · Búsqueda constante de la satisfacción del cliente interno y externo: el cliente pasa a ser el centro de las actividades de todos sus integrantes, todas ellas buscan la consecución de su máxima satisfacción presente y futura, tanto de clientes internos y externos. · Aumento de la eficacia en sus actividades críticas: la gestión de procesos proporciona agilidad por su carácter horizontal y porque la gestión estratégica de los procesos conlleva a su mejora continua y uno de los principales vehículos de mejora es la reducción de los tiempos de ciclo. · Seguimiento de sus indicadores clave: facilita a las organizaciones transformadoras medir tanto su eficiencia externa e interna, la adecuada definición de las relaciones internas que se dan en los procesos posibilita establecer indicadores de eficiencia, evaluar continuamente los niveles de desempeño. · Mayor eficacia en la creación de valor en todas sus actividades: los procesos favorecen a que se eliminen errores que se haga un uso óptimo de recursos escasos y que se simplifique los procedimientos y las tareas. En síntesis se puede decir que las ventajas de mantener una organización por procesos son: · Mejor coordinación e integración del trabajo 10 · Mejores tiempos de respuesta al mercado · Controles de costos más simples y eficaces · Mayor flexibilidad de la empresa · Rápido crecimiento de la productividad 2.1.4 PROCESOS 2.1.4.1 Definición de Proceso Para llevar a cabo una actividad productiva o de prestación de servicios, una empresa tiene que cumplir con un cierto número de tareas, las mismas que al ser agrupadas se convierten en actividades y posteriormente en procesos, por ésta razón, se puede señalar que la empresa es un conjunto de procesos. Para Harrington (1996), “Proceso es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto a un cliente externo o interno. Los procesos utilizan los recursos de una organización para suministrar resultados definitivos.” 2.1.4.2 Características de los Procesos Las características de los procesos según Mejía García (2006) son las siguientes: · Se pueden describir entradas y salidas · El proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales, por lo que puede afectar a varios Departamentos · Son capaces de cruzar vertical y horizontalmente la Organización · Responden a la pregunta qué (se hace), no al cómo · Tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización · Tienen a alguien que se considera responsable del proceso · Tiene límites bien definidos · Tiene interacciones y responsabilidades bien definidas 11 · Tiene medidas de evaluación · Tiene propuestas de cambio · Son de fácil manejo 2.1.4.3 Elementos de los Procesos Según Pérez Fernández (2010), el proceso contiene los siguientes elementos, los cuales pueden ser fácilmente identificados y comprendidos. · Entrada: conjunto de información y elementos que llegan a un proceso. · Transformación: mecanismo de conversión de insumos en productos o resultados. · Salida: es el conjunto de información y elementos que salen del proceso generados por una actividad. · Controles: surgen como guía o normas en el proceso. · Recursos: sirven para transformar el insumo. · Límites: sirve para demarcar lo que está dentro y fuera del sistema. En la Figura 2.1, se puede observar lo antes mencionado: Figura 2.1 - Elementos del Proceso (Pérez Fernández, 2010) 2.1.4.4 Clasificación de los Procesos Para Mariño (2001), “Es importante considerar dentro de las organizaciones el análisis e identificación de los procesos, ya que esto permite visualizar la situación real de la empresa; después de realizar la identificación de los procesos es 12 necesaria la clasificación, por ello es importante que se establezca de manera adecuada las salidas o resultados que se producen”. Los procesos se clasifican en: · Procesos Estratégicos · Procesos Operativos · Procesos de Soporte Como se puede apreciar en la Figura 2.2: Figura 2.2 –Tipos de Procesos (Mariño, 2001) Mariño (2001) define a cada uno de ellos de la siguiente manera: 2.1.4.4.1 Procesos gobernantes Son también conocidos como estratégicos o de apoyo son procesos que realizan para brindar dirección a toda la organización, establecer su estrategia corporativa y darle un carácter único, estos procesos son responsables de emitir políticas directrices y planes estratégicos. Estos procesos son de responsabilidad de la alta gerencia. 13 2.1.4.4.2 Procesos operativos También llamados agregadores de valor o productivos y están directamente relacionados con los productos o servicios que presta la empresa, contribuyendo a mejorar su eficacia. 2.1.4.4.3 Procesos de apoyo También llamados como soporte o habilitantes estos no añaden valor directamente, pero son necesarios para el funcionamiento de la organización, su objetivo es dar apoyo logístico, soporte y asesoría a los procesos operativos contribuyendo a mejorar su eficacia. 2.2 MAPA DE PROCESOS 2.2.1 DEFINICIÓN El Mapa es la representación gráfica del conjunto de procesos desarrollados dentro de un ámbito de actuación, con todos sus componentes y relaciones. Constituye una herramienta utilizada para identificar y describir, mediante diagramas y texto, cada uno de los pasos imprescindibles de los procesos clave de una organización. Para Mariño (2001, pág. 36) el tener mapas de procesos permite mostrar cómo fluye el trabajo a través de la organización, presentando con simplicidad cuáles son los principales procesos en que se trabaja, cada uno de ellos convirtiendo entradas en resultados, proveyendo un gráfico claro y complejo del trabajo. En la realización del mapa es necesario identificar tres tipos de procesos mencionados en el punto 2.1.4.4, como se muestra en la Figura 2.3: 14 Figura 2.3 – Ejemplo de Mapa de Procesos 2.2.2 CARACTERÍSTICAS DEL MAPA DE PROCESOS Según Pérez Fernández de Velasco (2010, pág. 108) el mapa de procesos se muestra en un lenguaje gráfico y es diseñado para: · Exponer gradualmente y de forma controlada los detalles de los procesos, secuencia o interacción entre ellos. · Estimular la descripción de los procesos de forma concisa y precisa. · Centrar la atención en las relaciones/comunicaciones de los procesos representados. · Representar la totalidad de un sistema como un único módulo. · Identificar aquellas áreas en las que un cambio tendría mayor impacto sobre la mejora de la calidad. 15 · Eliminar las barreras organizativas y departamentales artificiales, fomentando el trabajo en equipos interfuncionales e integrando eficazmente a las personas. 2.2.3 ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS Según D'Alessio Ipinza (2002) se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos para la elaboración de un mapa de procesos, las fases son: · Identificar los procesos operativos, administrativos y más importantes. · Determinar las fronteras de los procesos, es decir, las entradas, el proceso y las salidas. · Los proveedores y clientes de cada proceso · Comprender los procesos, su misión, y objetivos · Evaluar la relevancia estratégica de cada proceso · Evaluar la “salud” de cada proceso · Flexibilidad ante las variaciones del entorno y adecuarse al mismo. · Describirlos desglosando hasta conseguir el nivel de detalle necesario, de una lista con todos los procesos identificados e ir agrupándolos hasta el primer nivel. 2.3 DISEÑO DE PROCESOS Una de las principales decisiones tomadas por los gerentes se refiere al diseño de los procesos de la organización ya que es necesario desarrollar procesos que tengan lógica, ordenándolos de forma secuencial para comprender su dimensión y de esta manera volverlos más eficientes. Para Moñino (1999), “El diseño de procesos es la base fundamental en el mejoramiento organizacional, es la comprensión del proceso tal y como éste está funcionando en la actualidad”. 16 2.3.1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN Para poder realizar el diseño de los procesos es necesario en primer lugar recolectar toda la información necesaria de lo que ocurre dentro de la organización para lo cual es necesario recorrer cada sección de la empresa y entrevistar a todos los actores participantes de los procesos de manera directa y documentar dicha información. Según Agudelo (2007), entre las preguntas frecuentes están: · ¿Cuáles son las tareas que desempeña? · ¿Cómo realiza o ejecuta cada tarea? · ¿Qué información necesita para realizar cada tarea? · ¿Quién le provee de la información para su trabajo? · ¿A quién le es útil su trabajo? · ¿Cuál es el resultado de realizar todas las tareas? Estas preguntas entregarán la información necesaria para diagramar las tareas de un proceso. Estas entrevistas deben tener el formato de una conversación más que un cuestionario, la que debe ser hábilmente dirigida por el entrevistador para lograr superar las barreras psicológicas que podría tener el entrevistado. 2.3.2 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS El análisis de los procesos consiste en determinar la situación actual de la organización debido a que los procesos constituyen una radiografía de la organización, en la medida en que los procesos sean eficaces la organización también lo será. Mediante el análisis de los procesos se puede identificar en qué procesos la organización debe concentrar sus esfuerzos, así como también que procesos son los que están implicados en la consecución de los objetivos de la organización, 17 cuáles son los procesos críticos y cuáles no contribuyen a la consecución de objetivos. 2.3.3 REPRESENTACIÓN GRÁFICA La representación gráfica de los procesos facilita la comunicación, ejecución y análisis de los mismos, así como la detección de mejoras. Las empresas disponen de diversas herramientas de representación gráfica y quizá la más usual sea la utilización de diagramas como por ejemplo el diagrama de flujo. Para Mejía García (2006), “El ordenar los procesos en forma secuencial permite, comprender su verdadera dimensión tomándolos más eficientes. La mejor forma de entender un proceso es mediante su diagramación o flujograma”. 2.4 INDICADORES DE GESTIÓN DE PROCESOS Según Mariño (2001), medir consiste en comparar una magnitud con un patrón establecido, los indicadores de gestión miden o indican el nivel de desempeño que tiene un proceso permitiendo de esta manera “controlar, mejorar o comparar cualquier proceso y conocer qué está sucediendo con él”. Para conocer el rendimiento de los procesos es necesario que los mismos sean medidos de acuerdo con las expectativas de los clientes ya que un proceso que no se puede medir es muy difícil de administrar. Mejía (2006, pág. 79), menciona: “Medimos porque es importante saber lo que está ocurriendo objetivamente”. 2.4.1 OBJETIVO DE LOS INDICADORES Para Mejía (2006), los indicadores y medidores de gestión deben ser usados entre otros propósitos, para: 18 · Evaluar el desempeño del proceso contra las metas de mejoramiento, permitiendo medir el grado de cumplimiento de las metas en relación con los resultados obtenidos. · Establecer si el proceso es estable o no y, por tanto, definir si las causas detrás de los resultados son comunes o especiales para definir el tipo de mejoramiento requerido. · Fijar el nivel de desempeño alcanzado por el proceso para servir de punto de referencia en procesos de comparación con las mejoras prácticas. · Mostrar tendencias, evaluar efectividad y proveer señales oportunas de precaución. · Establecer bases sólidas para identificar problemas o detectar oportunidades de mejoramiento. · Proveer medios para evaluar las medidas correctivas y preventivas. · Facilitar la comunicación entre el dueño del proceso y quienes lo operan, entre éstos y la gerencia, entre personas relacionadas con el proceso. · Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el proceso sigue siendo suficientemente competitivo. 2.4.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES Para Mariño (2001), cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios: · Poderse medir: Esto significa que lo que se desea medir se pueda medir, ya sea en términos del grado o frecuencia de la cantidad. · Tener significado: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan. Lo importante es que tenga significado para todas aquellas personas partícipes en el proceso. Por lo tanto, todo medidor debe tener una descripción, esto es, una breve definición sobre qué es y qué pretende medir. · Poderse controlar: El indicador debe poderse controlar dentro de la estructura de la organización. 19 2.4.3 IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES Para Mejía (2006) los indicadores de gestión son de gran importancia porque: · Permite cuantificar con certeza · Permite evaluar el desempeño de cada proceso · Permite conocer las oportunidades de mejora de un proceso · Permite analizar y buscar un hecho · Contribuye a lograr la misión de la organización · Ayuda a identificar oportunidades de mejoramiento progresivo · Ayuda a monitorear el progreso 2.4.4 COMPONENTES DE UN INDICADOR Según Beltrán (1999), para que un indicador esté correctamente compuesto debe tener los siguientes componentes: Nombre, Forma de cálculo, Unidades y Definición, lo cual se detalla en la Tabla 2.1: Tabla 2.1– Componentes de los Indicadores COMPONENTE NOMBRE DESCRIPCIÓN EJEMPLO Es la identificación del indicador, Eficacia mensual en define claramente el objetivo y Ventas utilidad del indicador, éste debe ser concreto. FORMA DE Es la fórmula matemática para el Eficacia en Ventas = CÁLCULO cálculo del valor del indicador, Total # compraron teniendo que exactamente los identificar factores y la Total clientes visitados manera en que ellos se relacionan. UNIDADES Es la manera como se expresa el Porcentaje % valor de determinado indicador y 20 varía de acuerdo con los factores que se relacionan. DEFINICIÓN Es la documentación del indicador Indicador en términos de especificar mide de porcentualmente la manera concreta los factores que se eficiencia del vendedor. relacionan en su cálculo. Fuente:(Beltrán, 1999 pág. 41) 2.5 MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS Actualmente, una de las alternativas que permiten incrementar la calidad no solo de los productos sino de los servicios es la mejora de los procesos; una estrategia que ayuda a las organizaciones a optimizar sus recursos y obtener la mayor rentabilidad, a la vez que les da la oportunidad de ofrecer un producto acorde a los requerimientos del cliente. Esta alternativa implica una reformulación de las tareas que se desarrollan dentro de una empresa mediante un análisis de los procesos donde se puede mejorar. Al ser una empresa un conjunto de procesos, es indispensable que se mejoren las tareas que generan valor agregado para la misma, sin dejar de lado la perspectiva sistémica y el concepto de mejora continua. El mejoramiento de procesos aparece hoy como una de las herramientas utilizadas por las organizaciones, no sólo con el fin de aumentar la calidad de sus productos o servicios y satisfacer a plenitud las necesidades de sus clientes, sino para autoevaluar continuamente sus factores clave competitivos e identificar oportunidades de mejora. Según Chiavenato (1999, pág. 467) todo cambio genera un problema que debe solucionarse racional y eficientemente, de modo tal que los cambios no se dejen al azar o a la improvisación, sino que se planeen de forma ordenada y consecuente con la razón de ser de la institución. 21 De ésta manera el mejoramiento de procesos en una empresa se convierte en una metodología de solución a los problemas que enfrenta, constituyéndose en una herramienta importante a la hora de dinamizarla y modernizarla. Para Harrington (1996, pág. 149) “Mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable. Qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del Equipo de Mejoramiento del Proceso y del proceso”. 2.5.1 OBJETIVO DE LA MEJORA DE PROCESOS Para Harrington (1996, pág. 23) el principal objetivo consiste en garantizar que la organización tenga procesos que: · Eliminen errores. · Minimicen las demoras. · Maximicen el uso de activos. · Promuevan el entendimiento. · Sean fáciles de emplear. · Sean amistosos con el cliente. · Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes. · Proporcionen a la organización una ventaja competitiva. · Reduzcan el exceso de personal. Kaoru Ishikawa difundió por todo el mundo su modelo de Método sistemático o científico de mejora de procesos, basado en el recorrido de una serie de pasos o etapas, desde la detección de un problema o de una posibilidad de mejora, pasando por su estudio en busca de sus causas, de posibles perfeccionamientos o soluciones, la elección de la solución o conjunto de soluciones que parecen idóneas, hasta llegar a su implantación y a la medida de las mejoras conseguidas. El diagrama de la Figura 2.5 resume las etapas de este método y sus rasgos más característicos. 22 Figura 2.4 – Método sistemático de mejora de procesos (Zaratiegui, Gestión por procesos, 1999) El rasgo más característico de este Método sistemático de mejora de procesos es su continuo recurso a las medidas, a los datos objetivos, para la detección de los puntos a mejorar, para confirmar el hallazgo de la causa real de los defectos detectados, para corroborar que la solución adoptada es la apropiada y para cuantificar el nivel de mejora alcanzado. Como puede deducirse del contenido de las acciones en sus cinco etapas, de la necesidad de verificar muchas de las decisiones tomadas mediante la toma de mediciones y su análisis, de encargar su desarrollo a equipos más o menos estables y de otros detalles secundarios, este método pretende conseguir mejoras apreciables de forma sostenida a lo largo del tiempo. 2.6 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS Actualmente la Administración está mostrando cada vez más interés en ser eficaz y eficiente en el desempeño de todos sus amplios y diversos cometidos. 23 En este sentido, juega un papel fundamental los avances informáticos en la gestión de los procesos administrativos, tanto para agilizar la tramitación, como para obtener datos que debidamente interpretados nos puedan ser útiles para extraer conclusiones sobre la calidad de los servicios prestados, volumen de trabajo de las unidades o cumplimiento de objetivos. Mejías (2000) menciona: “Se entiende por automatización de procesos, la gestión de las tareas administrativas mediante la asistencia de un computador, entendidas aquéllas como una sucesión de pasos ordenados y reglados que culminan en la adopción de una decisión administrativa”. 2.6.1 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE (BMPS) BPMS significa “Business Process Management Suite” y es sin duda, la tendencia ya consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatización y mucha mayor potencia. Según Llobell (2011), en su seminario Web menciona, BPMS puede ser definido como una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas, es decir procesos de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos. 2.6.2 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) 2.6.2.1 Definición Para Garimella, Lees y Williams (2008, pág. 21), “BPM es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar 24 y controlar procesos de negocio operacionales. Es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno”. BPM combina métodos ya probados y establecidos de gestión de procesos con una nueva clase de herramientas de software empresarial. Ha posibilitado adelantos muy importantes en cuanto a la velocidad y agilidad con que las organizaciones mejoran el rendimiento de negocio. 2.6.2.2 Dimensiones de BPM 2.6.2.2.1 El Negocio: La Dimensión de Valor La dimensión de negocio es la dimensión de valor y de la creación de valor tanto para los clientes como para los “stakeholders” (personas interesadas en la buena marcha de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etc). BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía. 2.6.2.2.2 El Proceso: La Dimensión de Transformación La dimensión de proceso crea valor a través de actividades estructuradas llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Mientras más efectiva sea esta transformación, con mayor éxito se crea valor. · Efectividad de los procesos: BPM fomenta de forma directa un aumento en la efectividad de los procesos mediante la automatización adaptativa y la coordinación de personas, información y sistemas. A diferencia de los métodos y las herramientas del pasado, BPM no impone la efectividad a través de sistemas de control rígidos e improductivos centrados en dominios funcionales. En su lugar, BPM permite la respuesta y adaptación continuas a eventos y condiciones del mundo real y en tiempo real. · Transparencia de los procesos: La transparencia es la propiedad de apertura y visualización, y es crítica para la efectividad de las operaciones. 25 BPM permite a las personas de negocios gestionar de forma directa la estructura y flujo de los procesos y realizar el seguimiento de los resultados así como de las causas. · Agilidad en los procesos: BPM proporciona agilidad en los procesos al minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para traducir necesidades e ideas empresariales en acción. BPM permite a las personas de negocios definir procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de proceso. 2.6.2.2.3 La Gestión: La Dimensión de Capacitación La gestión es la dimensión de capacitación. La gestión pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio. Para la gestión, los procesos son las herramientas con las que se forja el éxito empresarial. 2.6.2.3 La Arquitectura de Gestión para BPM Dentro del marco de la arquitectura empresarial, el papel de la gestión es dirigir las acciones y comportamientos de personas y sistemas, así como el flujo de información a través del tiempo, y todo ello a la vez que se utilizan y ajustan los procesos para alcanzar los objetivos empresariales. La arquitectura de gestión de BPM incluye gestión de proyectos, gestión de procesos y mejora de procesos. 2.6.2.4 La Arquitectura Tecnológica para BPM 2.6.2.4.1 Simulación Después de diseñar un proceso, es posible que se desee probarlo primero “en el laboratorio”. Con BPM, puede simular un proceso con el ordenador para ver cómo se comportará en diversas condiciones. El proceso se simula en el mismo entorno utilizado para la creación del modelo. Por lo tanto, una simulación se puede 26 realizar rápidamente. La simulación de un proceso se ejecuta como un proyecto en uno o varios escenarios distintos. Un proyecto de simulación contiene modelos de simulación de procesos, recursos compartidos y configuraciones de documentos. Garimella, Lees y Williams (2008, pág. 57), mencionan que los proyectos BPM son de dos tipos: · Optimización de las operaciones actuales: mejorar la productividad y el rendimiento, medir los procesos de funcionamiento actuales y corregir los defectos. Mediante BAM (Business Activity Monitor), supervisar y analizar los procesos, y determinar las áreas objeto de mejora. · Desarrollo de nuevos procesos y aplicaciones: ir en pos del crecimiento y la innovación, o eliminar las prácticas poco económicas y crear nuevas capacidades. Utilizar el entorno de composición integrado de BPM para reutilizar las capacidades existentes, elaborar nuevos procesos e implementarlos. Las implementaciones de BPM pueden funcionar en prácticamente cualquier metodología de desarrollo. 2.6.3 DIAGRAMA BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION (BPMN) Según Owen y Raj (2003, pág. 3): Business Process Modeling Notation (BPMN) es el nuevo estándar para modelado de procesos de negocio y procesos de servicios web. BPMN es un elemento central de una nueva iniciativa en el mundo empresarial denominada Arquitectura de Procesos de Negocio (BPM). El principal objetivo de BPMN es proveer una notación estándar que sea fácilmente comprensible por todos los miembros de la empresa. Estos grupos de interés de negocios incluyen los analistas de negocios que crean y perfeccionan los procesos y los desarrolladores técnicos responsables de 27 la aplicación de los procesos, y los gerentes de negocios que supervisan y gestionan los procesos. Por lo tanto, BPMN es la intención de servir como lenguaje común para cerrar la brecha de comunicación que se produce con frecuencia entre proceso de diseño de negocios y su aplicación. BPMN especifica un diagrama de procesos de negocio único, éste esquema fue diseñado para hacer dos cosas bien. En primer lugar, es fácil de usar y comprender. Se puede utilizar de forma rápida y sencilla los procesos del modelo de negocio y es fácilmente comprensible por los usuarios. En segundo lugar, ofrece la expresividad para modelar procesos de negocio muy complejo, y puede ser de origen natural asignada a las lenguas la ejecución del negocio. 2.6.4 SIMBOLOGÍA BPMN La notación para gestión de procesos del negocio (BPMN) es el estándar más reciente para modelado de procesos del negocio y servicios web. En la Tabla 2.2 se indica una lista de elementos de modelaje básicos: Tabla 2.2 - Elementos Básicos de Modelaje Objeto Evento Descripción Notación Un evento es algo que sucede durante el curso de un proceso. Estos eventos afectan el flujo del modelo y usualmente tiene una causa o un impacto. Existen tres tipos de eventos: Inicio, Intermedio y Fin. Inicio Como el nombre implica, el evento de inicio indica cuando un proceso en Inicio 28 particular inicia. Intermedio Intermedio El evento intermedio ocurre entre el inicio y el final de un evento. Fin Como el nombre implica, el evento de Fin fin indica cuando un proceso ha finalizado. Actividad Una actividad es un término genérico para el trabajo que realiza la empresa en un proceso. Los tipos de actividades que forman parte de un modelo de proceso son: subprocesos y tareas. Las actividades se utilizan en ambos procesos estándar. Compuerta Una compuerta controlar la se utiliza convergencia divergencia de para y las corrientes de secuencia en un proceso. Así determinará la ramificación, duplicidad, fusión, y unión de las rutas. Flujo de Un flujo de secuencia se utiliza para Secuencia mostrar el orden que las actividades se realizarán en un proceso Flujo de Un flujo de mensaje se utiliza para Mensaje mostrar el flujo de mensajes entre dos participantes que son para enviarlos y recibirlos. preparados 29 Asociación Una asociación se utiliza para vincular información con elementos gráficos BPMN, anotaciones de texto y otros artefactos. Una asociación indica una dirección de flujo cuando proceda. Conector fuera Generalmente de página impresión, se éste utiliza objeto para la mostrará cuando un flujo de secuencia deja una página y se reinicia en la página siguiente. Un evento intermedio de enlace puede utilizarse como un conector fuera de página. Fuente: Object Management Group (OMG), 2011 pág. 28 2.6.5 DIAGRAMA BPMN FUNCIONAL El diagrama BPMN funcional es un tipo de diagrama de BPM, que muestra las interrelaciones de las áreas con relación a las actividades o entre las personas que interfieren en un proceso (véase Fig. 2.5). 30 ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL OBTENCIÓN DE TÍTULO FACUTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Propone tema estudiante Campo con verifique la cantidad de créditos aprobados El Campo Director de Linea de Investigación condicionará el Director de la Tesis DA Puede presentar plan? Documentos Base FO-PR-01-a Revisión del proceso DX.43 Estudiante TP Si Revisión de Plan de Tesis o Proyecto de Titulación SP 1.1 FC SP Se aprobo? DX.38 Si Calificación de Plan de Tesis o Proyecto de Titulación SP 1.2 No SP.16 Promedio >7? DX No Si Gestión de Graduación NO SP 1.2 SP.47 FN Figura 2.5 - Diagrama BPMN del Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Fuente: Elaboración propia 2.6.6 VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS Mejías, G. (1997) menciona las ventajas de automatizar procesos que son las siguientes: 31 · Agilización de la Administración: Mediante una herramienta ofimática predefinida y flexible al mismo tiempo, se eliminan dudas de tramitación y se ayuda a la necesaria interpretación de las normas. · Eficacia en la prestación de servicios: La automatización lleva aparejada una mayor celeridad en la resolución y además conlleva obligatoriamente una racionalización de los procedimientos, con supresión de trámites superfluos o reiterativos. · Eficiencia: Evita la redundancia y organiza el agrupamiento de pasos de procesos, una mejor interacción entre dichos pasos, y un mejor despliegue del talento humano, competencias, uso de recursos y mejora de tiempos. · Eficacia: entrega de productos y servicios correctos “a la primera”. Mejora de la gobernabilidad (reporting). · Mejora de la satisfacción del cliente mediante la mejora de la información del cliente. Las aplicaciones que manejan todo lo necesario para automatizar procesos se llaman Business Process Management Systems (BPMS) que permite a un proceso previamente especificado ser definido en un lenguaje computacional para ejecutarse en un computador. El sistema de información se construye de acuerdo a los principios de la Arquitectura Orientada a los Servicios (SOA). Para Arens (2011), cuando una empresa desea realizar una automatización de procesos y ya tiene definido el software que va a utilizar, la implementación generalmente se realiza en cuatro fases que son: 1) Elección del proceso: Como primera instancia para la automatización de procesos se debe elegir el proceso a ser automatizado, hay que tener cuidado con esto porque debe ser un proceso donde los resultados sean visibles al automatizarlo. 2) Levantamiento del proceso: Cuando se realiza automatización de procesos pueden existir dos escenarios: uno que la empresa ya tenga levantado los procesos y dos cuando hay que hacer un levantamiento desde cero. 32 3) Implementación del BPM: Una vez que se tiene la información lista se debe contemplar que flujos del proceso van a ser automatizados. Las formas de automatizar los procesos pueden ser: por medio de un workflow que mide los tiempos, indica al personal las actividades pendientes; los documentos se manejan en un módulo que se ajusta a normativas internacionales, manejo de acciones y manejo de proyectos. 4) Mantenimiento y mejora: Los procesos automatizados son fácilmente medibles ya que los tiempos son tomados el momento que se realizan. Al ser un seguimiento real se puede fácilmente reconocer las actividades que no agregan valor, posibilitando los cambios de los flujos en ese momento. 2.6.7 IMPLEMENTACIÓN DE LA AUTOMATIZACIÓN Chávez (2009), menciona que la automatización exitosa se basa en proyectos piloto con participantes involucrados. Los proyectos se seleccionan porque muestran signos de oportunidad de automatización. Los participantes a seleccionarse deben tener aptitudes, capacidades y actitudes para utilizar productivamente la automatización. Cuando se haya seleccionado el proyecto y las personas, tómese el tiempo necesario para proporcionarles un entrenamiento adecuado en las operaciones automatizadas. Una vez que se empiece, avance en forma paralela. Es decir, mantenga en funcionamiento el antiguo sistema mientras ensaya la nueva automatización. Desde una perspectiva de manejo de sistemas, esto le permitirá utilizar el output del sistema antiguo para revisar el output del nuevo. El mejoramiento no implica un incremento en la carga de trabajo. Se trata de eliminar de los empleos las actividades carentes de significado, así como los obstáculos que se oponen al buen desempeño y algunas de las frustraciones. El mejoramiento supone realizar el trabajo con mayor facilidad, seguridad, y eficiencia y con mínimo de errores. Significa tener una mayor comprensión del proceso y sus resultados. 33 2.7 AURA PORTAL AuraPortal es un sistema de Gestión Empresarial que ofrece en un solo paquete seis módulos relacionados entre sí que constituyen las áreas de mayor interés y eficacia en la gestión empresarial de hoy y del futuro inmediato. (Servicio de Documentación de AuraPortal, 2009, pág. 6). Aura integra varias funcionalidades como son presentadas en la Figura 2.6. BPMS Portales CRM Documentos Cadena de Suministro Intranet Figura 2.6 - 6 en 1 Aura Portal Fuente: Elaboración propia · BPMS / SOA. Suite de Gestión por Procesos con Reglas de Negocio: El BPMS representa hoy en día la meta de la mayoría de los planes de desarrollo tecnológico. En sí mismo constituye el más moderno y ambicioso esfuerzo de la técnica de software de gestión de la empresa para abordar la automatización y optimización de todos los procesos. AuraPortal ha sido seleccionada por la consultora internacional Gartner Inc. entre los mejores programas BPMS del mundo, incluyéndolo en el Magic Quadrant y calificándolo, un año más, como el programa ejemplo de la próxima generación de BPMS. 34 · CRM. Gestión de Clientes con Comercio Electrónico mediante Procesos AuraPortal ha conseguido un objetivo anhelado pero inalcanzable hasta ahora: la integración total de las funcionalidades y operaciones CRM (Customer Relationship Management) en los propios Procesos BPMS (Business Process Management Suite) de la empresa. Es decir, la Gestión de Clientes con Comercio Electrónico mediante Procesos. · SCM. Procesos Patrón de Cadena de Suministro Cadena de Suministro a través de Procesos Patrón Horizontales y Verticales (desarrollados bajo demanda para sectores industriales específicos y Administraciones Públicas) enraizados en una Plataforma totalmente integrada. · Intranet. Intranet / Extranet para la Comunicación y Colaboración AuraPortal proporciona un entorno de comunicación y colaboración entre empleados y entre estos y externos. Dispone de todos los canales de comunicación que ofrecen las últimas tecnologías: Encuestas, Foros y Debates online, Agendas compartidas y, sobre todo, un innovador workflow que es posiblemente el más potente y flexible que puede encontrarse hoy en el mercado. Además, cuenta con una estructura imbricada que enlaza y conecta las gestiones de Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos (Centros de Coste e Ingreso) y Áreas de la empresa. · Gestión Documental. CON MS SHAREPOINT Basada en Microsoft SharePoint y mejorada sustancialmente, ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los documentos y sus ciclos (Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditoría, etc.). · Portales / ECM. Gestión y Publicación de Contenidos Empresariales 35 AuraPortal permite crear y gestionar anuncios para su publicación en los diferentes Portales, teniendo en cuenta rutas de aprobación de los comunicados, prioridades, fechas de publicación y caducidad, etc. Diferentes áreas de la empresa, la propia dirección o cualquier otro departamento podrán generar contenidos de gran riqueza según sus permisos otorgados y configuración. El mecanismo para crear estos comunicados es muy sencillo y se puede configurar de acuerdo a cualquier tipo de diseño. 2.7.1 BPMS AURA PORTAL AuraPortal consta con un generador de Motores de Procesos de forma automática a partir de los Modelos sin necesidad de programación, constituye un adelanto tecnológico de envergadura. Todas las empresas realizan sus actividades según flujos de trabajo establecidos. Estos son patrones susceptibles de automatización para asegurar el correcto funcionamiento de la organización y la máxima eficiencia. 2.7.1.1 Las 9 Familias Las Familias en AuraPortal son las poblaciones que contienen los elementos informativos básicos característicos que son de utilidad general en la mayoría de empresas y organizaciones. Hay 9 Familias en AuraPortal: 36 A. Empleados B. Reglas C. Procesos D. Tareas Libres E. Documentos F. Cuentas G. Ítems H. Proyectos I. Áreas Figura 2.7 – Familias Aura Portal Fuente: Elaboración propia 2.7.2 INTRANET / EXTRANET AuraPortal ofrece el entorno ideal para la Comunicación y Colaboración entre el personal de los distintos departamentos de la organización, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando incluso a los partners de negocio (agentes, clientes, proveedores, etc.). AuraPortal dispone de todos los canales de comunicación que ofrecen las últimas tecnologías: publicación en los Tablones de Anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de Encuestas, Foros y Debates online en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios, Agendas compartidas, etc. Además, todas las actividades de comunicación física que se realicen (cursos, reuniones, etc.) pueden ser organizadas, gestionadas y controladas, incluida la medición de sus resultados. 37 Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación en AuraPortal es el workflow de las Tareas Personales de los Procesos y las Tareas Libres, que afecta a todas las actividades que realizan en la entidad. Cada usuario recibe sus tareas asignadas en su propia agenda de AuraPortal, mesa de trabajo que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, múltiples Búsquedas, Alertas. Las tareas manejadas en los procesos mediante el workflow tienen las siguientes características: · Personalidad: Permite la asignación bien por la Persona física o bien por el Cargo que ocupa en la empresa. · Histórico: Lleva un histórico que registra todas las acciones y los comentarios introducidos por cada ejecutor de cada tarea. · Acciones del flujo: El flujo de tareas se realiza mediante las acciones de enviar, responder, reclamar, terminar con o sin éxito y mantener en estado latente. · Privacidad: El flujo de las tareas está protegido por un sistema de seguridad que asegura que solo las personas que tienen permiso pueden acceder en cada momento a las tareas filtradas. · Enlaces: Cada tarea puede enlazarse sin limitación con: otras tareas, empleados, documentos, cuentas, ítems, proyectos y áreas. · Control de fechas: Cada tarea acepta indicación de fechas y horas para su inicio y finalización, tanto previstas como reales. · Tareas Múltiples: Se pueden asignar tareas a grupos de usuarios, tanto a título individual como colectivo. 2.7.3 GESTIÓN DOCUMENTAL La Gestión Documental de AuraPortal es la de Microsoft SharePoint mejorada con algunas funciones para facilitar su manejo y ampliar sus posibilidades. El control 38 de documentos de SharePoint es uno de los más potentes, completos y flexibles que existen en el mundo. · Creación automática de bibliotecas · Gran capacidad. · Creación, revisión e ingreso de documentos. · Revisión y Aprobación. · Visados con firmas digitales en los documentos. · Búsquedas por nombre o parte de él, por campos o características (autor, fecha de creación o modificación, tamaño, etc.). · Versionado. Existe un seguimiento automático de versiones si se desea. · Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados involucrados en los procedimientos. · Seguridad. El acceso a las bibliotecas está controlado y restringido a los usuarios que exhiban los correspondientes permisos. Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la Gestión Documental de AuraPortal proviene de la sinergia que desencadena su integración con Empleados, Cuentas, etc. que son los elementos informativos que se gestionan en AuraPortal, y en especial con las Tareas. · La mayoría de los documentos se crearán de forma automática mediante la utilidad de Documentos Base, que rellena una plantilla con los datos del Proceso. · La mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación o eliminación. 2.7.4 GESTIÓN DE PORTALES AuraPortal puede abarcar muchos portales, que son los marcos de entrada de los diferentes colectivos de usuarios que acceden a él. Se distinguen dos tipos de portales: 39 · Portal Privado Interno (para Empleados). Se le llama comúnmente Portal de Empleados. · Portales Externos (para Clientes, Proveedores, Partners, etc. con login y contraseña). Según el Portal por el que se accede a AuraPortal, los permisos de acceso a la información son diferentes y se adaptan a sus necesidades particulares y a la garantía de protección y privacidad general. 2.7.5 TIPOS DE USUARIOS Figura 2.8 - Usuarios Aura Portal (Presentación Comercial Aura Portal, 2011) 40 2.7.5.1 Administradores Delegados El control total sobre la información de AuraPortal se adueña el Administrador de AuraPortal que recibe el nombre de Adminportal. Este Administrador puede a su vez delegar funciones de alto rango (por ejemplo, crear y modificar el organigrama de la Entidad, o crear los árboles y las clases de Cuentas, Tareas, etc.) en diversas secciones de AuraPortal, a otros usuarios, que reciben el título de Administradores Delegados. 2.7.5.2 Usuarios Se llama Usuario a los que pueden intervenir y utilizar los servicios de AuraPortal. Hay cuatro categorías de usuarios: · Usuario Interno. Son los empleados de la entidad, y se comunican entre ellos mediante el Portal Interno. · Usuario Externo. Son distribuidores, clientes, proveedores, subcontratistas, etc. que mantienen una relación regular con la empresa. Estos usuarios se comunican con la empresa a través de Portales Externos donde tienen acceso a todo tipo de información útil y participar en el workflow de Procesos BPM y de tareas libres. · Usuario Invitado. Son usuarios con menos relación con la entidad, aunque también pueden participar en procesos. · Las solicitudes las realizan, normalmente, a través de la Plataforma de Interacción Web y reciben Emails, que se crean de forma automática, con formularios adjuntos que integran las tareas de los Procesos. De esta manera, los usuarios invitados participan de una forma similar a los empleados y externos en la ejecución de los procesos. 41 · Visitantes Registrados. Son visitantes de la Plataforma de Interacción Web (WIP) de Aura Portal, donde podrán acceder a información restringida, tanto de AuraPortal como de la web pública de la empresa e incluso realizar preguntas o notificaciones que podrán ser contestadas por Email. Las tres primeras categorías de Usuarios (Empleados, Externos e Invitados), actuando como ejecutores de las Tareas en los Procesos BPM y del resto de funcionalidades y servicios de Comunicación y Colaboración que ofrece AuraPortal, abarcan todas las posibles relaciones entre los participantes en cualquier escenario empresarial. · Las relaciones internas están incluidas con Usuarios Internos (Empleados). · Las relaciones con Clientes y Proveedores con lazos fuertes con la empresa, es mejor controlarlos a través de Portales Externos. · Y finalmente, la relación con Clientes, Proveedores y otra gente con un contacto menos frecuente o una participación menor pueden tener el tratamiento de Usuarios Invitados, usando el Email como canal de comunicación. La posibilidad de integrar en las Tareas de Procesos de BPM, tanto de los Empleados como de Usuarios Externos e Invitados, cada uno recibiendo su propio Formulario para rellenar con instrucciones precisas y documentos adjuntos y con mecanismos automáticos e incorporados, es otra característica que diferencia y consolida AuraPortal como líder Mundial en tecnología de BPMS e Intranets. 2.7.6 INTERFAZ DE USUARIO En la pantalla del ordenador se presentan tres marcos: · Marco Horizontal · Marco Vertical · Marco Central 42 Los marcos horizontal y vertical albergan los botones que conceden entrada a las funciones de AuraPortal. El marco central es el que muestra el contenido y la zona de trabajo para dichas funciones. Figura 2.9 – Tipos de Marcos (Presentación Comercial Aura Portal, 2011) Marco Horizontal En el Marco Horizontal aparecen los botones relacionados con funciones del usuario que inició sesión, y por ello van precedidos de la palabra ‘Mis’. Son éstos: Mis Tareas - Mis Documentos - Mis Agendas - Mis Comunicados - Mis Correos. También aparecen en este marco los botones de acceso a las funciones auxiliares: Ayuda – Empleados Presentes en la Sesión – Favoritos – Información. 43 Marco Vertical El Marco Vertical contiene los botones de entrada a las familias de elementos informativos y a las opciones no estrictamente ligadas al usuario que inició sesión. Contiene los botones siguientes: Entrada – Mensajes - Empleados – Reglas – Procesos – Tareas Libres Documentos – Cuentas – Ítems – Proyectos – Áreas – Estructura – Portales Externos. 2.7.6.1 Funciones Personales Mis Tareas Es la opción probablemente más utilizada en la operativa diaria. En ella se crean y se gestionan todas las tareas que tienen relación con el usuario. Mis Documentos Pulsando en esta opción se accede a los documentos que ha creado el usuario y que se encuentran en las bibliotecas de AuraPortal. Por tanto son accesibles también a través de Internet. Mis Comunicados Los comunicados son notas que un usuario quiere dar a conocer con carácter general a los demás usuarios de AuraPortal o ser insertados en la página Web de la empresa. Por aquí se entra al apartado en donde el usuario crea sus comunicados. La creación y edición de comunicados es muy sencilla y goza de 44 muchos controles relacionados con prioridades, caducidades, avisos, rutas de aprobación, etc. 2.7.6.2 Funciones Generales Entrada Esta es la primera ventana que ve el usuario de AuraPortal al iniciar sesión. Normalmente contiene los comunicados de la empresa y de sus empleados, además de información de interés general y enlaces a otros sitios, foros, encuestas, etc. Mensajes En los Procesos, los Objetos que entienden los Mensajes son los Eventos de Mensaje. Estos pueden ser, bien Eventos de Inicio, que se encargan de iniciar Procesos, o bien Eventos Intermedios, en cuyo caso, dentro del Proceso ya en marcha, detienen la corriente a la espera de la llegada de un Mensaje. Cuando aparece un Mensaje, bien porque ha sido generado desde dentro de la empresa o porque llega del exterior, queda depositado en una bandeja que es consultada por el Orquestador de Procesos y éste activa los Eventos de Mensaje que tengan relación con dicho Mensaje. Empleados Aquí se pueden consultar las fichas con los Datos Personales y de cargo de los empleados de la entidad, ver listados filtrados y consultar el organigrama. También pueden verse, si se tiene autorización para ello, los Datos Privados (Domicilio Particular, Telf. Privado, Estado Civil, Fecha Nacimiento, Email Privado, 45 etc.). No se pueden ver sin embargo los Datos Confidenciales, como salario, evaluaciones de la gerencia, etc. Reglas Las Reglas de Negocio constituyen un importante componente de la gestión de la empresa a través del BPMS de Aura- Portal. Procesos Constituyen el cuerpo del BPMS y su explicación se encuentra en su documentación específica. Tareas Libres A diferencia de la opción Mis Tareas de la franja superior, aquí se accede al mundo de las tareas libres en general sin limitarlo a las tareas relacionadas con el usuario que inició sesión, pero en cualquier caso, solo se podrá acceder a aquella información para la que el usuario tenga permiso. Documentos Así como en la opción Mis Documentos aparecen los documentos creados por el usuario, en esta opción general se accede a todas las bibliotecas a las que el usuario tenga derecho de acceso. Las posibilidades de manejo del mundo 46 documental en AuraPortal son todas las de SharePoint de Microsoft ampliadas con nueva programación. Cuentas Esta opción permite la creación, edición y consulta de cuentas. 2.7.6.3 Estructura Se llama estructura a la plataforma sobre la que descansan todas las operaciones de AuraPortal. La estructura es accesible solo a los Administradores Delegados correspondientes a cada sector y no está por tanto disponible para los usuarios sin tal rango. 2.7.6.4 Otras Funciones Ayuda Una completa ayuda interactiva suministrada con AuraPortal permite recibir información de ayuda mediante un sistema muy amigable. Usuarios Presentes en Sesión En todo momento pueden conocerse los usuarios que permanecen en sesión. Favoritos Cada usuario dispone de sus enlaces favoritos a distintas partes de AuraPortal o a entradas en aplicaciones externas con acceso inmediato pulsando este botón. 47 Información Pulsando este botón se muestra la presente versión del sistema así como otra información de interés relacionada con el mismo. Portales Externos Este botón facilita el acceso a los Portales Externos (Clientes, Proveedores, Afiliados, Agentes, etc.), así como a los Portales Públicos (Sitios o Páginas Web) de AuraPortal. 2.7.7 EL CICLO DE VIDA DE UN PROCESO CON AURA PORTAL Un BPM se basa en un ciclo de mejoramiento continuo de los procesos de negocio pasando por el Modelamiento, Simulación, Publicación, Ejecución y Monitoreo de los procesos como se presenta en la Figura 2.10, donde el monitoreo retroalimentará al modelo con estadísticas reales del proceso. Figura 2.10 - Ciclo de Vida del BPMS Fuente: Presentación Comercial Aura Portal, 2011 48 2.7.7.1 Modelización de Procesos El usuario analiza los Procesos y Reglas de Negocio y utiliza el Modelizador, parte integrante de AuraPortal, para plasmar gráficamente la estructura y diagrama de flujos de los Procesos, para ello hace uso del Modelizador, AuraPortal incluye su propio sistema de modelización desarrollado sobre la plataforma Visio de Microsoft, especialmente adaptada para la automatización de procesos basado en BPMN. El usuario diseña sus Modelos de manera sencilla, rápida y potente, mientras el Diagrama está siendo dibujado y los atributos definidos (incluido sus Formularios), AuraPortal construye, transparentemente para el usuario, el código de programación para el Motor que conducirá la ejecución del proceso. Entonces no hay necesidad alguna de programación ni intervención de técnicos de TI, inclusive para llevar a cabo los procesos más complejos. Esta característica es netamente diferenciadora y constituye un importante atractivo del producto. 2.7.7.1.1 Simbología Standard BPMN AuraPortal utiliza el Standard BPMN (Business Process Modeling Notation) para modelizar sus Procesos. Este Standard, considerado el más moderno y aceptado, utiliza tres categorías de Objetos para dibujar los Modelos: · Actividades: Comprende las Tareas (Tareas Personales y del Sistema), y los Subprocesos (conjuntos de Objetos conectados trabajando independientemente dentro de un Proceso). Algunos ejemplos de su notación presentados en la Figura 2.11: Figura 2.11 – Tareas Aura Portal (AP-BPMS Tutorial, 2008) 49 · Eventos: Controlan los comienzos y los finales de los diferentes flujos de los Procesos durante los hilos del Diagrama del Modelo según están colocados. Las anotaciones gráficas de los Eventos usados son presentados en la Figura 2.12: Figura 2.12 – Eventos Aura Portal (AP-BPMS Tutorial, 2008) · Compuertas: Su misión es redirigir las corrientes del flujo del Modelo desde las entradas a las salidas según ciertas condiciones. Las hay Divergentes y Convergentes. Presentados en Figura 2.13: Figura 2.13 – Compuertas Aura Portal (AP-BPMS Tutorial, 2008) 2.7.7.2 Ejecución de Procesos El Orquestador (dispositivo encargado del arranque y orquestación de todos los Procesos) regula los inicios y finales de los Procesos que funcionan concurrentemente, controlados, cada uno, por su propio Motor. Las actividades que se realizan en los procesos de la empresa se clasifican en dos tipos: Tareas Personales y Tareas de Sistemas (acciones realizadas por el sistema). 50 2.7.7.2.1 Tareas Personales (con intervención humana) Cada usuario recibe sus tareas asignadas en AuraPortal, una mesa de trabajo que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, múltiples Búsquedas, Plannings por distintos criterios, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc. · Formularios Dinámicos. Permiten divisiones condicionales, campos calculados, campos condicionales, páginas condicionales basadas en valores de campo, reglas de negocio y cálculo, creación automática de documentos (basados en la información del formulario), botones de acción, botones de enlace, botones de script y entre otros. Así, el usuario no deberá salir de la tarea a buscar datos o documentos. Una misma tarea puede contener más de un formulario. · Instrucciones. Las tareas pueden contener zonas de instrucciones para guiar al usuario a realizar la tarea correctamente. Estas disponen de capacidad ilimitada y pueden contener textos de todo tipo, audios, vídeos, imágenes, reglas de negocio, acceso a datos, documentos y páginas web, etc. · Históricos. Los históricos de un Proceso contienen quién (Nombre y Cargo) ha participado en cada tarea, qué ha realizado (nombre de la Tarea), cuándo (fecha, hora, minutos y segundos) y los comentarios agregados por los sucesivos participantes. Por cada Clase de Tarea pueden crearse cuantos Históricos se desee para que actúen solo en algunas tareas, de esta forma, la información contenida solo estará disponible para los usuarios adecuados. · Calendarios. En Aura Portal se pueden definir Calendarios sin límite. Cada Calendario, que puede contener cuantos años se quiera, se identifica por un nombre y una descripción y sirve para establecer los días de fiesta, así como los horarios laborales de todos los días que figuran en él. En función de su aplicación, los Calendarios se dividen en: 51 § Calendarios Generales. Son los que se aplican al conjunto de la empresa o entidad con independencia de las personas que actúan. § Calendarios Personales. Son los calendarios particulares que se aplican a una persona, grupo o Rol y que tienen preferencia sobre los calendarios generales cuando actúa la persona. Los calendarios permiten que en los Procesos se puedan computar las fechas por días naturales y hábiles así como las duraciones en horas, minutos y segundos, tanto naturales como hábiles. · Diccionarios. Términos, Roles, Perfiles, Recintos Seguros, Formularios y Consultas son almacenados en Aura Portal usando Diccionarios. Cada uno de estos Diccionarios contiene sus propios Capítulos. Este es un sistema de clasificación muy útil porque asegura una organización óptima facilitando su gestión. 2.7.7.2.2 Tareas de Sistema AuraPortal ha desarrollado un abanico de Tareas de Sistema para cubrir todas las actividades que no necesitan intervención humana, como por ejemplo Crear automáticamente Usuarios Invitados, Ingresar datos o valores Calculados, Transferir datos entre Grupos de Campos, Notificaciones, Invocar Servicios Web Internos o Externos o Desviar el flujo a un proceso diferente, etc. Estas son algunas de las acciones que pueden ejecutar estas tareas que también se preparan sin necesidad de programación. 2.7.7.2.3 Tareas Libres AuraPortal permite complementariamente el desvío temporal del flujo hacia otros empleados para obtener información o solicitar acciones, usando la opción de Creación de Tareas Libres (sin afectar al desarrollo del Proceso principal), que están agrupadas en clases según sus características, para facilitar su uso. 52 2.7.7.3 Monitorización Se encarga de registrar y mostrar a los responsables de los Procesos las situaciones reales (tiempos, retrasos o adelantos, desvíos respecto a patrones, costes, etc.) de todos los Procesos mientras éstos se ejecutan, sin esperar a auditorías posteriores. La Monitorización se lleva a cabo mediante Procedimientos Automáticos y Consultas: · Controles de Sistema: Mientras los Procesos están en curso, cualquier Tarea que llegue a los umbrales de Alertas o a las Alarmas, así como cualquier otro imprevisto en un objeto del Proceso hace que el sistema genere una Notificación de aviso al responsable del Proceso para su información y para que pueda actuar en consecuencia. · Cuadro de Mandos: Comprende el conjunto de Consultas e Informes creados por el usuario que permiten conocer y controlar la ejecución de los Procesos mientras estos están en marcha. 2.7.7.4 Optimización A la vista de los resultados registrados en la Monitorización, se determinan los cambios que conviene realizar en los Procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia. Teniendo en cuenta que el diseño de procesos en AuraPortal puede ser modificado o rehecho en cuestión de minutos, sin necesidad de programación, las idas y venidas entre los modos de simulación y desarrollo se pueden hacer cuantas veces sea necesario y todos los cambios sugeridos por la Simulación pueden ser incorporados de inmediato para poder verlos en seguida en nuevas simulaciones. Esto permite una optimización continua 'in-line' que permite adaptarse a nuevas necesidades sobre la marcha. El método ágil de Versionado 53 no necesita de técnicos de IT, ya que los ejecutivos de la empresa pueden cambiar entre los Modos de Desarrollo, Simulación y Publicado cuando lo deseen. En este ejemplo, el ejecutor podría ver en AuraPortal, las facturas pendientes de pago de un determinado cliente, datos que se obtendrían directamente del ERP. Otra funcionalidad puede ser que los datos provenientes de Bases de Datos externas sean utilizados por las Compuertas de los Procesos de AuraPortal para tomar decisiones, orientando la corriente del flujo del Proceso en un sentido u otro dependiendo de su valor. 2.7.8 VENTAJAS Y BENEFICIOS DE AURAPORTAL 2.7.8.1 Ventajas Funcionales 2.7.8.1.1 Configuración AuraPortal está totalmente orientada a los directivos que poseen el conocimiento de Negocio ya que no es necesario programar ni una sola línea de código ni en la puesta en marcha ni en el día a día, por lo que la intervención de IT no es necesaria. 2.7.8.1.2 Operativa Es extremadamente sencillo de usar. Los empleados pronto se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable y eficaz que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no desearán trabajar de otra manera. Esto está garantizado. 2.7.8.2 Beneficios · Resultados homogéneos y predecibles · Atender mayores volúmenes con más exactitud · Eliminación de errores · Rápida implementación de nuevas estrategias de negocio 54 · Mejoramiento continuo · Optimiza el uso de los recursos humanos · Disminuyen las necesidades de capacitación y formación · Consistencia de información y servicio · Permite extender los procesos a terceros (Colaboración) · Reducción de costes · Asegura que los procesos y las normativas y políticas de negocio se cumplen de forma estándar · El conocimiento queda en la organización y no en las personas · Optimiza la colaboración entre personas y herramientas 2.7.8.3 Áreas de Aplicación AuraPortal es una herramienta de trabajo lista para usar. Se puede empezar a trabajar con ella de manera real y efectiva al cabo de solo unas horas de comenzar su instalación. Ello no significa que se trate de un software preparado para un determinado sector. Al contrario, debido a su concepción abierta, AuraPortal es el medio idóneo para organizar, gestionar y controlar prácticamente todas las actividades de cualquier entidad y en cualquier área económica, social o política. Su campo de acción abarca Empresas y Corporaciones de toda índole y tamaño tanto local como internacional. Es aplicable a los siguientes sectores: • Entidades Financieras • Seguros • Sanidad • Industria • Administración Pública • Educación • Distribución • Venta por Mayor y Menor • Medios de Difusión y Entretenimiento 55 • Asociaciones y Clubs • Colegios Profesionales • Organizaciones Sociales y Religiosas • Instituciones Oficiales y Privadas • Gabinetes Profesionales (Abogados, Asesores, etc.) • Partidos Políticos, ONG Y en general cualquier entidad que tenga una presencia activa en la comunidad social. 56 3 METODOLOGÍA En el desarrollo del presente proyecto, se abarca las dos primeras fases del ciclo de vida de un BPMS presentado en el punto 2.7.7, pág. 46, culminando con la simulación de lo parametrizado. Previo a la introducción a la implementación de BPM, los autores desean realizar una descripción de la organización: Historia de la Facultad de Ciencias Administrativas (en adelante FCA), Propuesta de Direccionamiento Estratégico de la FCA, Misión (Propuesta), Visión (Propuesta), Objetivos, Organigrama. Se incluye un análisis de los Procesos de Titulación y Graduación establecidos por la Escuela Politécnica Nacional y a los cuales la FCA debe dar cumplimiento; pues dicha implementación involucra la articulación de la estrategia, los procesos y la Tecnología de la organización para generar valor al negocio. 3.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Para establecer la situación actual de la Facultad de Ciencias Administrativas, se inició revisando sus inicios y el fin de su creación que tiene que ver con el aporte de profesionales que promuevan el desarrollo social y económico del Ecuador. En lo que respecta a la Planificación Estratégica de la Facultad, no ha sido oficializada, sin embargo para éste proyecto se tomó de referencia la misión, visión y objetivos en los diferentes ámbitos, planteada por Lara y Vásquez (2011) en el punto 1.2.2, del Proyecto de Titulación: Levantamiento, Diseño y Documentación de los Procesos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional. 57 Adicionalmente se complementó con el organigrama propuesto por Comisión de Autoevaluación de la Facultad de Ciencias Administrativas. Finalmente se investigó sobre el manejo actual de los procesos de Titulación y Graduación, dentro de la Facultad en lo que respecta el manejo interno y el relacionamiento con el proponente. 3.2 ANÁLISIS Y MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE TITULACIÓN Y GESTIÓN GRADUACIÓN · Identificación del proceso real Proceso de Titulación: Su ejecución actual consiste en la entrega del plan de tesis de forma manual por medio de un impreso y un cd a la asistente administrativa del Departamento de la Facultad de Ciencias Administrativas. Donde el estudiante tiene que dirigirse para consultar cual es el estatus de su trámite, reiteradamente y sin respetar el horario establecido. Proceso de Graduación: La interacción de la Secretaría General de la Escuela Politécnica Nacional con la Facultad Ciencias Administrativas, carece de dinamismo lo que provoca demora en la Graduación de los estudiantes. · Análisis del proceso El estudiante es el cliente a quien va dirigido todo el esfuerzo y trabajo de cada actividad del proceso, el estudiante busca en el menor tiempo posible obtener su título profesional, sin dejar de lado aspectos como aseguramiento de la calidad de su producto que es el Proyecto de Titulación o Tesis de Grado. El estudiante a su vez necesita ahorrar valioso tiempo que incurre al acercarse a la FCA, específicamente con las personas responsables de cada actividad para constatar el estado de sus trámites. 58 · Identificación de oportunidades de mejora La modelación se ha basado en el Reglamento vigente del Sistema de Estudios de las Carreras de Formación Profesional y de Postgrado de la Escuela Politécnica Nacional, y se realizaron 24 ejecuciones del proceso Gestión de Obtención de Título Profesional, de las cuales 10 están en curso y 14 han sido terminadas hasta el 9 de diciembre de 2011. · Normalización/Estabilización del proceso El seguimiento de la ejecución del proceso se presenta documentado en una Guía de Uso presentada en el Anexo D. · Plan para la revisión y mejora continua Con la propuesta de automatización de estos procesos, se podrá observar las ventajas que proporciona la implementación de un BPMS y la factibilidad de su implantación en la Escuela Politécnica Nacional. 3.3 IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE TITULACIÓN Y GESTIÓN GRADUACIÓN EN BPM Para la implementación de los procesos se utilizó Aura Portal BPMS, por las facilidades que brinda a los autores como analistas de negocios, de automatizar los procesos sin la necesidad de generar líneas de código desde la diagramación hasta la generación de reportes y control de los procesos, así también la FCA tiene un convenio con la organización representante del Software. Para iniciar en la Figura 3.1 se presenta una representación visual de los componentes arquitectónicos principales de BPM y del modo en que se relacionan unos con otros. Con la finalidad de comprender el desarrollo que se llevó a cabo y que se describe posteriormente. 59 Figura 3.1 – La arquitectura tecnológica de BPM (Garimella, Lees y Williams, 2008) 3.3.1 MODELAMIENTO DE LOS PROCESO MEJORADOS Para la diagramación del proceso se usó AuraPortal BPM Modeler, que es una herramienta muy potente para diagramar modelos de proceso basada en el programa Visio de Microsoft, con modificaciones para adaptarla a la notación BPMN. Cuenta con una galería de elementos para diagramación: Tareas, Subprocesos, Eventos, Compuertas que se usarán para representar el proceso a ser automatizado y Artefactos o elementos informativos. En la Figura 3.2, se puede observar el Modeler de AuraPortal basado en Visio, haciendo uso de los elementos se procede a la Diagramación del Proceso. 60 Figura 3.2 - Vista Modeler Aura Portal (Modeler Aura Portal MS 2007) El diagrama del proceso se realizó en Aura Portal Modeler Standa-lone, lo que permitió la elaboración y revisión con la ayuda de su comprobador de sintaxis, mediante la opción de Guardar Diagrama, sin la necesidad de hacer uso de la instalación de Aura Portal en el laboratorio de la Facultad de Ciencias Administrativas. 3.3.1.1 Definición de la clase de proceso Haciendo uso de los objetos presentados en el punto 2.7.7.1.1, pág. 47, se diagramó lo que inicialmente se consideraba en dos procesos la Gestión de Titulación y la Gestión de Graduación, sin embargo el proceso de Gestión de Graduación es en su mayoría ejecutada por la Secretaría General, lo que permitió llevar a dicho proceso a nivel de un Subproceso dentro de la automatización, además que esta Opción facilitó la posterior Monitorización del Proceso que fue denominado Gestión de Obtención del Título Profesional. 61 3.3.1.1.1 Recopilación de datos Los lineamientos generales del proceso están establecidos mediante reglamentación como se menciona en el punto 3.2, es por ello que los datos más específicos, para la definición del proceso fueron proporcionados por la Secretaria del Decanato de la Facultad de Ciencias Administrativas, Secretaría del Departamento de Ciencias Administrativas, Subdecanato y Docentes de la Facultad, mediante entrevistas. Estos datos permitieron el establecimiento de Términos, Ejecutores, Reglas de Negocio, Alarmas, Alertas, Formatos (Documentos Base) y Notificaciones. 3.3.1.1.1.1 Diccionario de términos Existen distintos tipos de Diccionarios como se mencionó en el punto 2.7.7.2.1, pág. 50, sin embargo, los autores desean destacar el uso del Diccionario de Términos pues contiene los nombres de los términos que se crean por el usuario de AuraPortal y que se utilizan en los Procesos para definir Campos de Formularios y Criterios en las Reglas de Negocio. Posteriormente, la Clase de Panel de cada Clase de Proceso, debe contener todos los campos que pueden utilizarse al ejecutar los Procesos de esa Clase; se configura con los Términos del Diccionario, mientras que al crear un Formulario, los Campos son seleccionados del Panel de la Clase de Proceso que a su vez provienen del Diccionario de Términos. Con las consideraciones anteriores se estableció crear los términos que serán utilizados a lo largo del proceso iniciando su nombre con 100_, con el fin de facilitar la ubicación de los términos al momento de incorporarlos al panel de nuestro proceso. Como se puede observar en la Figura 3.3 todos los términos ya sean estos Generales, prefijos, sufijos o grupo de campos fueron asignados al capítulo TESIS VQGV para identificar su uso la clase de procesos de los autores, lo que no excluye que puedan ser usados en otras clases de proceso. 62 Figura 3.3 – Diccionario de Términos Capítulo TESIS VQGV 3.3.1.1.1.2 Empleados Como se mencionó en el punto 2.7.5.2, pág. 39, los usuarios empleados son usuarios internos, es decir, en el caso de este proceso fueron los docentes y personal administrativo de la FCA y dado que la aplicación permanecía aún con usuarios genéricos se crea usuarios con nombres reales del proceso, tras comprobar la disponibilidad de licencias que son 70 para usuarios empleados y 100 para usuarios externos como se puede observar en la Figura 3.4. 63 Figura 3.4 – Licencia actual de Aura Portal de la Facultad de Ciencias Administrativas 3.3.1.1.1.3 Reglas de negocio Puesto que hay ciertos aspectos de toda organización que son variables y requieren frecuentes modificaciones con el fin de adaptarse a las necesidades de la empresa, es allí donde las Reglas de Negocio son aplicadas por su practicidad para realizar variaciones sin afectar al modelo estructural de una clase de proceso. Por tanto, al diseñar las Clases de Procesos dentro del BPMS, aquello que se considera estructural y que engloba los flujos de corriente que determina el workflow, se modeliza en el Diagrama de la Clase de Procesos, mientras que todo lo que se conceptualiza como norma de funcionamiento que puede cambiar con frecuencia, se construye en formato de Reglas de Negocio. Para el proceso se estableció Reglas de negocio como lo menciona Business Rules Group (2003, pág. 1) en el manifiesto de reglas de negocio en su Artículo 2 que las Reglas de negocio deben ser independientes de los procesos y no contenida en ellos. Se hizo uso de las Reglas de comportamiento Textual, que requieren interpretación humana y por tanto su aplicación siempre se realiza a través de Tareas Personales de los Procesos, cuyo caso de aplicación fue el registro bimestral de los avances del Proyecto de Titulación o Tesis de grado. 64 Se usó además Reglas de comportamiento Mecánico. Estas fueron: Asignación, Cálculo e Inferencia, que son aplicables sin intervención humana y por tanto su aplicación se realiza en los Procesos a través de Tareas de Sistema o para la toma automática de decisiones en las Compuertas Divergentes. Todos estos tipos de reglas están disponibles dentro de la aplicación como lo muestra en la Figura 3.5. En el caso de la Regla de asignación se la usó para establecer el número de créditos totales de cada carrera que oferta la FCA. La regla de cálculo se uso para establecer los porcentajes por los que los postulantes requieren para poder presentar un plan en base a los créditos aprobados. Y por último pero no menos importante la regla de inferencia se aplicó para definir la mención que recibe el estudiante en referencia a su nota final. Figura 3.5 – Reglas de negocio Aura Portal 3.3.1.1.1.4 Adapter Server Los adaptadores son conexiones con base de datos externas y considerando que el desarrollo del presente proyecto se realizó utilizando únicamente información desarrollada en la aplicación, sin integración con ningún tipo de base. No haciendo uso de esta posibilidad. 65 3.3.1.1.1.5 Bibliotecas y Calendarios Tal cual lo mencionado en el punto 2.7.3, pág. 37, para la Gestión Documental la aplicación ofrece grandes facilidades, es por ello que en la tendencia a una gestión con cero papeles se colocó varios campos de tipo documentos en los formularios a ser ejecutados por los actores del proceso con el fin de aquella documentación de ser necesario sea gestionada haciendo uso de las bibliotecas. Específicamente se crearon dos bibliotecas, la primera denominada Datos de tesista que contiene información del estudiante y su Proyecto de Titulación o Tesis de Grado, haciendo uso de documentos inteligentes o documentos base; la segunda biblioteca nombrada Proyecto de Titulación o Tesis de Grado, configurada para contener la versión final como lo menciona su nombre, el Proyecto de Titulación o Tesis de Grado que estará a disposición tanto de los docentes de la FCA como de los estudiantes. Como se observó en el punto 2.7.7.2.1, pág.50, en lo referente a Calendarios se creó un Calendario general denominado Calendario FCA, que será ejecutado por todos los actores del proceso. La definición del horario de atención, fue establecida mediante consulta a las autoridades y considerando la jornada laboran correspondiente al año 2012. En la Tabla 3.1, muestra lo establecido para dicho calendario. Tabla 3.1– Calendario FCA para proceso de Obtención de Titulo Profesional Fuente: Elaboración propia 66 3.3.1.1.2 Descripción del proceso Es de gran importancia de que a la hora de dar vida a los procesos, se sepa cuáles son sus características, alcance, ventajas, por tal motivo se consideró hacer uso de una de las ventajas que ofrece la aplicación que es la ventana de instrucciones para cada una de las tareas a ser ejecutadas donde se brinda al usuario una guía para la ejecución de sus tareas. En el mismo sentido en el Anexo E se presenta un Documento de Guía de Uso del proceso con el propósito que su uso sea sencillo y correcto. 3.4 PRUEBAS Para la ejecución de pruebas se estableció claramente los aspectos funcionales y operativos del desarrollo a ser verificados. Posteriormente se plantean los diversos escenarios a simular y los criterios de validez, esto recoge la idea y la experiencia práctica llevada a cabo en un entorno controlado y aislado. Se realizaron 24 ejecuciones del proceso Gestión de Obtención de Título Profesional hasta el 9 de diciembre de 2011, de las cuales 10 están en curso y 14 han sido terminadas hasta el 9 de diciembre de 2011. Mediante la fase de pruebas se buscó comprobar aspectos funcionales y operativos de la clase de proceso que fue parametrizada en la fase anterior. La simulación de los procesos significó una experiencia práctica en un entorno controlado y aislado, generado en escenarios diversos con el fin de verificar los criterios de validez, puesto que dependiendo de las decisiones que los usuarios tomen al ejecutar sus tareas en flujo se direccionará a tal o cual línea del proceso. En el mensaje de inicio por ejemplo, los términos que direccionarán el proceso, son número de créditos aprobados, línea de investigación a la que pertenece su Proyecto de Titulación o Tesis de Grado. 67 4 RESULTADOS Y DISCUSIONES En la actualidad se pretende cumplir con el objetivo de las instituciones en un ámbito en el cual los usuarios son cada vez más exigentes, además considerando que uno de los compromisos de la Facultad de Ciencias Administrativas es la eficacia en la atención, resulta importante centrarse en realizar cambios en la forma de pensar respecto a la prestación de servicios al momento en el que el estudiante desea obtener su título, en lo referente a su relación con el estudiante y cambios en la manera de exponer y plantear lo que representa la calidad de los servicios. En lo referente a la automatización, se puede citar: reducción en los tiempos de espera para la revisión de planes de tesis, borradores y diferentes actividades que se lleva a cabo a lo largo del proceso incluida la reducción de errores en redigitación de los datos emitidos por los estudiantes, por parte del personal administrativo de la Facultad. 4.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS 4.1.1 HISTORIA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Tras la reapertura de la Escuela Politécnica Nacional (EPN) y su hegemonía que iba marcando en los años 60s., se da la creación de nuevas facultades y el posterior traspaso al actual Campus Politécnico (Rubén Orellana) lo que conlleva a que el 7 de Julio del año 1978 se cree la Escuela de Posgrados en Ciencias Administrativas y Económicas (EPCAE) lo que da lugar al Programa de estudios de cuarto nivel en Gerencia Empresarial, gracias al convenio con la Corporación Financiera Nacional, para suplir el déficit existente de gerentes tanto en el sector público como en el privado que en el Ecuador en esos años se estaba dando. 68 Más tarde para el año 1998 se propone la creación de nuevas carreras enfocadas a la Administración y Economía en lo que a pregrado se refería. Con esto las carreras se incrementan en la EPN con la propuesta de creación de Ingeniería en Ciencias Económicas y Financieras, Ingeniería en Administración de Procesos e Ingeniería Empresarial. En el año de 1999 se crea la carrera de Ingeniería Empresarial en la EPN, como respuesta a la demanda del sector productivo en cuanto a profesionales del área administrativa con sólidas bases científicas, que permitan incorporar métodos cuantitativos para la gestión de sistemas de producción y servicios. Se aspira proporcionar a la sociedad un profesional cuyo fin no sea únicamente maximizar utilidades, sino que también esté orientado al desarrollo social y económico del Ecuador. Entre 1999 y 2007 las carreras tanto de pregrado como de postgrado relacionadas a la Administración y Economía pertenecían a la Escuela de Ciencias, subsecuentemente la EPN decide el regreso a la estructura por facultades; proponiéndose la creación de la Facultad de Ciencias Administrativas que agrupe éstos programas de postgrado y la carrera de Ingeniería Empresarial. (http://fca.epn.edu.ec/) 4.1.2 PROPUESTA DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA FCA 4.1.2.1 Misión (Propuesta) La misión propuesta para la Facultad de Ciencias Administrativas es: Formar líderes emprendedores, dotados de sólidos conocimientos y habilidades en las áreas de la Administración y los Negocios, con capacidad de análisis y síntesis, que contribuyan a mejorar la toma de decisiones; la creatividad, para la búsqueda de oportunidades y de soluciones; el espíritu emprendedor y la capacidad de asumir riesgos; y, el sentido de equidad y responsabilidad social en la gestión. Generar y 69 aplicar conocimiento relevante en el área de la Administración y los Negocios, que apoyen el desarrollo y la competitividad del país y la región, en un ambiente de rigurosidad, excelencia académica y diversidad intelectual. 4.1.2.2 Visión (Propuesta) La visión propuesta para la Facultad de Ciencias Administrativas es: Para el 2012 ser la mejor Facultad de Ciencias Administrativas del Ecuador con estándares de excelencia a nivel internacional, participando activamente con el sector productivo con responsabilidad social y ambiental. 4.1.2.3 Objetivos Dentro de los objetivos actuales de la FCA, se pueden citar los siguientes: Docencia: · Doble titulación con universidades extranjeras (pre y posgrado). · Certificación de la Facultad en norma ISO 9001. · Generar prácticas pre-profesionales con los proyectos de investigación y servicios a la comunidad. · Generar nuevas modalidades de estudio para carreras existentes: semipresencial y virtual. · Generar nuevas carreras y programas de acuerdo a las necesidades sociales. · Capacitar y actualizar a los docentes del DEPCA. Investigación: · Coordinar los programas con las líneas de investigación del DEPCA. · Generar temas para proyectos de titulación y tesis. · Capacitar a docentes del DEPCA en herramientas de investigación. 70 · Mantener líneas de investigación concordantes con el desarrollo del país · Prefactibilidad para establecer programas de doctorado. · Creación de la unidad de investigaciones socioeconómicas multisectoriales. Servicios: · Establecer programas de capacitación. · Establecer una oficina de asesoramiento organizacional para PYMES. Gestión: · Mejorar y estandarizar procedimientos administrativos. 4.1.2.4 Organigrama Como se muestra en la Figura 4.1, el organigrama propuesto para la Facultad de Ciencias Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional, Comisión de Autoevaluación de la FCA fue: Figura 4.1- Propuesta de Organigrama Fuente: Comisión de Autoevaluación planteado por 71 En lo referente al manejo de los procesos de Gestión de Titulación y Graduación que son los procesos piloto a implementarse la Facultad de Ciencias Administrativas cuenta con un sistema informático de registro, no un workflow, en el que la asistente administrativa del Departamento registra los Datos personales del estudiante como: nombre, cédula, dirección, e mail, carrera a la que pertenece y empresa en la que trabaja, en el caso que la información no se encuentre en el plan presentado procede a comunicarse telefónicamente con el estudiante para solicitar información faltante. Una vez realizado el registro de los datos del estudiante se van registrando datos para el expediente como: · Fecha de presentación de plan · Fecha de aprobación · Tema de tesis · Línea de Investigación · Director Según se vayan ejecutando las fases del proceso la asistente administrativa del Decanato registra: · Fecha de pedido de calificación de los Borradores de Proyecto de Titulación o Tesis de grado. · Número de memorando con el que se envía las notificaciones al Tribunal. · Miembros de tribunal calificador y sus respectivas calificaciones con la fecha de entrega. · Fecha de grado oral · Presidente del Tribunal de Grado oral · Calificación obtenida en Grado Oral · Y finalmente la fecha y hora de investidura. 72 Paralelamente la Escuela Politécnica Nacional, mediante su sistema SAEW, solicita a las Facultades registrar parte de los datos antes descritos en dicho sistema. Los registros son importantes para la Facultad porque proveen información de gran interés, sin embargo el establecimiento de una Gestión de Procesos de Negocio mediante una Suite posibilitará a la Facultad de Ciencias Administrativas el cumplimiento de la reglamentación, entender qué se está haciendo bien o mal a través de la comprensión de los procesos, la definición del Service Level Agreement (SLA) entre otros, a través de la definición de actividades estructuradas. 4.2 ANÁLISIS Y MEJORAS AL PROCESO ACTUAL Se realizó un análisis al Proceso de Gestión de Titulación y Gestión de Graduación de la Escuela Politécnica Nacional y de aquellas actividades en las que la Facultad de Ciencias Administrativas con su personal tiene injerencia; se identificó que el estudiante interviene en el mismo: en busca de información del procedimiento, para dar consecución al proceso, con el objetivo de obtener documentación habilitante para ciertas fases, para conocer el status de su trámite o simplemente para dar premura al proceso. Es por ello que los autores en el análisis de la intervención del estudiante en el proceso de Obtención de su Título, observaron que el estudiante interviene en un 64,81%, como se evidencia en la Tabla 4.1, en el mismo sentido en el Anexo B del proceso de Gestión de Titulación y Gestión de Graduación de la Escuela Politécnica Nacional se encuentra marcada de color rojo las tareas en la que intervienen los estudiantes y de color naranja aquellas en las que la Facultad de Ciencias Administrativas no ejecuta tarea alguna. Tabla 4.1 – Análisis de Intervención de estudiantes en proceso de Titulación y Graduación 73 Procesos EPN Total Tareas intervención Tareas que interviene el Tareas FCA estudiante Titulación 57 47 30 Graduación 40 7 5 TOTAL 97 54 35 64,81% Fuente: Elaboración propia Basado en el análisis anterior, se planteó una automatización de los procesos previo a la incorporación del estudiante, no con el ánimo de establecer mejoras únicamente en eficiencia, sino que uno de los principales productos de este proceso, el Proyecto de Titulación para estudiantes de pregrado o la Tesis de Grado correspondiente a postgrado sea asegurado en su calidad por parte de todos los actores del proceso. 4.3 IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE OBTENCIÓN DE TÍTULO PROFESIONAL EN AURA PORTAL El desarrollo del presente Proyecto se presenta de acuerdo al ciclo de vida de un BPMS. 4.3.1 MODELIZACIÓN En esta etapa se creó o modeló un proceso de negocio, también es aquí donde se definió mejoras, o cambios a los procesos para optimizarlos. 4.3.1.1 Diagramación de Procesos en Aura BPModeler Es importante entender que una diagramación basada en la notación BPMN, se diferencia del levantamiento tradicional, en la concepción de las actividades a ser ejecutadas por cada uno de los participantes. Se suele trasladar las actividades diagramadas en Visio provenientes de un levantamiento tradicional a cada uno de los elementos en BPMN de manera automática, sin considerar que esa 74 concepción no es automatización, se debe tomar en cuenta si un ejecutor tiene actividades secuenciales, las mismas pueden ser desarrolladas en una sola tarea, este suele ser el error más frecuente por parte de los analistas de procesos en la definición de la clase de proceso a ser automatizados. La Diagramación es la clave de la definición de los procesos para la automatización, es el lienzo donde se esbozarán todas las tareas, reglas y tiempos ejecutados. Si citamos a Paretto la diagramación es el 20% crucial para la Fase de Modelización que impactara el restante 80% que corresponde a la parametrización. Se tomó cada una de las disposiciones establecidas reglamentariamente en la EPN contenidas en el Capitulo V, que pueden automatizarse, dejando de lado tareas manuales y aquellas que no corresponden a la Facultad de Ciencias Administrativas, como se observa en las Figuras 4.2, 4.3, 4.4 y 4.5 las cuales son la versión inicial del proceso establecido. 75 ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL OBTENCIÓN DE TÍTULO FACUTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Propone tema estudiante Campo con verifique la cantidad de créditos aprobados El Campo Director de Linea de Investigación condicionará el Director de la Tesis DA Puede presentar plan? Documentos Base FO-PR-01-a Revisión del proceso DX.43 Estudiante TP Si Revisión de Plan de Tesis o Proyecto de Titulación SP 1.1 FC SP Se aprobo? DX.38 Si Calificación de Plan de Tesis o Proyecto de Titulación SP 1.2 No SP.16 Promedio >7? DX No Si Gestión de Graduación NO SP 1.2 SP.47 FN Figura 4.2 – Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Versión 1 Fuente: Elaboración propia 76 1.1. Presentación de Plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Consejo de Facultad Comisión Permanente de Graduación Estudiante Profesor FCA IS Alerta 5 días Alarma 7 días El aviso es solo para los ejecutores Estrategia Organizacional Gestión Pública Gestión Social SI CL DX.14 Competitividad Comportamiento Organizacional Mercadeo Revisar y aprobar plan Revisar y aprobar plan CPG 1 CPG 2 TP.36 TP.43 Está ok NO DX.28 CL.48 Alerta 5 días Oficializar a director Se aprueba plan? SI correcto DX.53 SI correcciones Presidente TP.70 Notificar correcciones proyecto o tesis NOTIFICADOR TS.15 NO Notificar no aprobación proyecto o tesis NOTIFICADOR Realizar Correcciones Estudiante TPT Revisar correcciones Profesor Auspiciante TP.30 La notificación es enviada al Estudiante y al Profesor Auspiciante. TS.60 FN Figura 4.3 – Subproceso de Presentación de Plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión 1 Fuente: Elaboración propia 77 1.2 Calificación de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Profesor FCA Estudiante Decano Tribunal IS Asesorar en desarrollo SI Desarrollar proyecto de titulación Estudiante Director de Tesis TP TP.14 Avance de tesis > 50% DX.58 Registrar avance de tesis NO DA Director de Tesis FC FN 2 meses ET TP.207 NO Notificar actualización de proyecto o tesis NOTIFICADOR 12 meses ET.52 TS Notificar actualización de proyecto o tesis NOTIFICADOR 24 meses EL.195 Solicita Tribunal? ET.66 TS.62 15 días para revisión DX.80 Nombrar tribunal examinador SI Revisar y adjuntar observaciones Decano Miembro Tribunal TP.84 NO Revisar correcciones y adjuntar observaciones Director de Proyecto o Tesis 15 días TP.104 TP.92 Existe correcciones? Realizar correcciones SI Tesista TP.100 Está correcto? DX.115 DX.97 Firma Digital para orden de encuadernación SI NO Emitir calificaciones a borradores Miembro Tribunal Verificar cumplimiento de formato Decano Se le enviará las calificaciones, y su promedio con 2 cifras decimales TP.108 TP.123 Realizar correcciones 3 días para emisión de calificaciones Existe correcciones? SI DX.129 Tesista TP.131 NO Verificar nota de escrito Promedio >= 7 / Es 2? Tesista TPT DO ES 2 SI FN.155 Sumar uno NO INGRESADOR CL TS.146 Solicita recalificación? DX.161 Aceptar o rechazar solicitud SI Presidente TP.164 NO Enviar formatos para defensa oral FN.181 NOTIFICADOR TS.217 Enviar Orden de encuadernación NOTIFICADOR TS.212 Documento Base para encuadernación INGRESADOR TS.177 Acepta Solicitud? SI DX.169 EL NO Notificar negativa de recalificación NOTIFICADOR TS.172 Figura 4.4 – Subproceso de Calificación Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión 1 Fuente: Elaboración propia 78 2. Gestión de Graduación Secretaría FCA Revisar que documentación esté completa Secretaria FCA TP.99 Tribunal Defensa Oral Estudiante Ingresar documentos defensa oral Tesista IS TP.114 Es completo? DX Solicitud + Documentación Art. 86 + Autorización de Impresión NO SI Ingresar Documentos en Biblioteca INGRESADOR TS Decano FCA Biblioteca de Tesista INGRESADOR TS.20 Miembros de Tribunal: Decano + 3 miembros de Tribunal Biblioteca de Proyectos y Tesis Nombrar Tribunal Defensa Oral INGRESADOR Decano TS.119 TP Calificar defensa oral Miembro de Tribunal TP.34 Reprueba/ Es 2? Es 2 DO FN NO SI Solicitar repetición de defensa oral Estudiante TPT Sumar 1 INGRESADOR TS.42 Fijar fecha de nueva de defensa Si no solicita en 70 días se archiva el proceso Le llegará como dato: 1.- Calificación del proyecto de titulación o tesis de grado 2.- Calificación de la Defensa Oral. Deberá colocar el promedio ponderado de la calificaciones de las asignaturas aprobadas . Notificar a estudiante ceremonia Secretaria FCA Decano TP.54 Establecer calificación de estudiante Decano TP.69 El resultado de ello será calculado por el sistema y establecerá calificación y distinción en su titulación. TP.75 Notificación de ceremonia de incorporación NOTIFICADOR TS.83 FN.88 Figura 4.5 – Subproceso de Gestión de Graduación Versión 1 Fuente: Elaboración Propia 79 Tras realizar ajustes al proceso para mejorar su funcionalidad se presenta los cambios en las Figuras 4.6, 4.7 y 4.8. ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL OBTENCIÓN DE TÍTULO FACUTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Propone tema estudiante El Campo Director de Linea de Investigación condicionará el Director de la Tesis Campo con verifique la cantidad de créditos aprobados Ingreso de Reglas de Negocio Documentos Base FO-PR-01-a INGRESADOR TS DA Puede presentar plan? Revisión del proceso DX.43 Estudiante TP Si Revisión de Plan de Tesis o Proyecto de Titulación SP 1.1 FC SP Se aprobo? DX.38 Si Calificación de Plan de Tesis o Proyecto de Titulación SP 1.2 No SP.16 Promedio >7? DX No Si Gestión de Graduación NO SP 1.2 SP.47 FN Figura 4.6 – Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Versión 2 Fuente: Elaboración propia No se realiza ningún cambio al subproceso Presentación de Plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión 1, presentado en la Figura 4.3. 80 1.2 Calificación de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Profesor FCA Estudiante Decano Consejo de Facultad Tribunal IS Asesorar en desarrollo SI Desarrollar proyecto de titulación Estudiante Director de Tesis TP TP.14 Avance de tesis > 50% DX.58 Registrar avance de tesis NO FN 2 meses DA Director de Tesis FC ET TP.207 NO Notificar actualización de proyecto o tesis NOTIFICADOR 12 meses ET.52 TS Notificar actualización de proyecto o tesis NOTIFICADOR 24 meses TS.62 EL.195 Solicita Tribunal? ET.66 15 días para revisión DX.80 Nombrar tribunal examinador SI Revisar y adjuntar observaciones Decano Revisar correcciones y adjuntar observaciones Director de Proyecto o Tesis 15 días TP.104 TP.92 Existe correcciones? Realizar correcciones SI Tesista TP.100 DX.97 DA.233 NO Firma Digital para orden de encuadernación Está correcto? DX.115 3 días para emisión de calificaciones Miembro Tribunal TP.84 NO SI Emitir calificaciones a borradores Miembro Tribunal Verificar cumplimiento de formato Decano Se le enviará las calificaciones, y su promedio con 2 cifras decimales TP.108 TP.123 Emitir calificaciones a borradores Miembro Tribunal Existe correcciones? Realizar correcciones SI DX.129 TP.225 Tesista TP.131 CA Emitir calificaciones a borradores Miembro Tribunal NO Tesista TP.229 Promedio >= 7 / Es 2? Verificar nota de escrito DX ES 2 SI TPT FN.155 Sumar uno NO 5 días INGRESADOR CL TS.146 Solicita recalificación? Aceptar o rechazar solicitud DX.161 SI Presidente TP.164 NO Enviar formatos para defensa oral FN.181 NOTIFICADOR TS.217 Enviar Orden de encuadernación NOTIFICADOR TS.212 Documento Base para encuadernación INGRESADOR TS.177 Acepta Solicitud? SI DX.169 EL NO Notificar negativa de recalificación NOTIFICADOR TS.172 Figura 4.7 – Subproceso de Calificación Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión 2 Fuente: Elaboración propia 81 2. Gestión de Graduación Secretaría FCA Revisar que documentación esté completa Secretaria FCA TP.99 Tribunal Defensa Oral Estudiante Ingresar documentos expedientel Tesista IS TP.114 Es completo? DX Solicitud + Documentación Art. 86 + Autorización de Impresión NO SI Ingresar Documentos en Biblioteca INGRESADOR TS Decano FCA Biblioteca de Tesista Miembros de Tribunal: Decano + 3 miembros de Tribunal Biblioteca de Proyectos y Tesis Nombrar Tribunal Defensa Oral INGRESADOR INGRESADOR Decano Notificar fecha de defensa Calificar defensa oral Miembro de Tribunal TS.20 TS.119 NOTIFICADOR TS.126 TP TP.34 Reprueba/ Es 2? Es 2 DX.124 FN NO SI Solicitar repetición de defensa oral Estudiante TPT Sumar 1 INGRESADOR TS.42 Fijar fecha de nueva de defensa Si no solicita en 70 días se archiva el proceso Le llegará como dato: 1.- Calificación del proyecto de titulación o tesis de grado 2.- Calificación de la Defensa Oral. Deberá colocar el promedio ponderado de la calificaciones de las asignaturas aprobadas . Notificar a estudiante ceremonia Secretaria FCA Decano TP.54 Establecer calificación de estudiante Decano TP.69 El resultado de ello será calculado por el sistema y establecerá calificación y distinción en su titulación. TP.75 Notificación de ceremonia de incorporación NOTIFICADOR TS.83 FN.88 Figura 4.8 – Subproceso de Gestión de Graduación Versión 1 Fuente: Elaboración Propia 82 Como se puede observar el proceso es manejado mediante la metodología de subprocesos lo que facilitará los cambios que se puedan hacer a la interna de cada uno, sin impactar gravemente en los restantes con manejo más flexible para cambios inmediatos. Antes de proceder a la parametrización de cada uno de los elementos que se encuentran diagramados, se cargó en la Plataforma de Contacto en la Web de Aura Portal. El ingreso a la aplicación se realizó como Usuario Administrador Delegado y dentro del Marco Vertical se pulsó el botón de Estructura, inmediatamente se trasladó a Familias donde en Procesos se escogió la opción Árbol y Clases, como se presenta en la Figura 4.9. Figura 4.9 - Familias Aura Portal Se creó una nueva clase de proceso pulsando en presentada en la barra de Opciones, donde se presentó la Figura 4.10, en la cual se colocó la Clave de este proceso, que es TyG, con el nombre Gestión de Obtención de Título Profesional, y se guardó para que se habiliten las opciones restantes. 83 Figura 4.10 - Creación de Clase de Proceso Se completó los datos de IDENTIDAD, del Proceso que son informativos y finalmente se cargó el proceso diagramado en el Modeler de Aura Portal en EJECUCIÓN pulsando en el ojo de Diagrama como se muestra en la Figura 4.11, allí se habilitó el modelador de la instalación que viene incorporado con la aplicación. Con lo que restó pegar el Diagrama y Guardarlo, de forma automática cada uno de elementos que fueron colocados en el Diagrama aparecerán pulsando en el ojo de Elementos. Figura 4.11 - Detalle de Proceso de Obtención de Título Profesional 84 Los elementos configurados en el diagrama aparecen clasificados de acuerdo al tipo: Tareas, Eventos, Compuertas, Lapsos y Documentos base que se presentan en cada una de las pestañas como se observa en la Figura 4.12. Figura 4.12-Ventana de Parametrización del Proceso de Obtención de Título Profesional 4.3.2 PARAMETRIZACIÓN DE OBJETOS La parametrización hace referencia a la asignación de atributos a los objetos (Tareas, eventos, compuertas, lapsos y documentos base) tanto en participantes, instrucciones, zona de trabajo y cronometría, según corresponda. 4.3.2.1 Creación de Usuarios del Proceso 4.3.2.1.1 Usuarios Empleados FCA Para la creación de los usuarios del proceso, se ingresó a la Aplicación como usuario Adminportal, se escogió la opción de Familias Empleados y para posteriormente pulsar crear, donde se despliega la pantalla presentada en la Figura 4.13, allí se ingresó los datos básicos de los docentes de la Facultad de Ciencias Administrativas y generales del personal administrativo. 85 La lista de usuarios Empleados fue tomada del documento de referencia de las Líneas de Investigación (profesores miembros y responsables) de la página de la Facultad de Ciencias Administrativas, y se encuentra listada en el Anexo D. Figura 4.13 – Ficha de Usuarios Empleados Aura Portal Dado que la Aplicación permite organizar a los empleados por ramas, se editó el árbol de empleados y se creó una nueva rama denominada Línea de Investigación, como se indica en la Figura 4.14, esta actividad facilitó la asignación de responsables en la posterior parametrización de los objetos. Figura 4.14 – Editar rama de árbol de empleados 86 En la rama de Línea de Investigación se crearon sub-ramas para cada una de las líneas de investigación Competitividad, Comportamiento Organizacional, Estrategia Organizacional, Mercadeo, Gestión Pública y Gestión Social como se observa en la Figura 4.15, estas sub-ramas alojan a los profesores según su línea de investigación representado en la Figura 4.16. Figura 4.15 – Sub-ramas de empleados de Línea de Investigación Figura 4.16 - Rama de empleados de Competitividad 87 Como se observó en la Figura 4.13, cada usuario tiene su propio Login Windows, pues al ingresar cada usuario se autentifica. Para generar el mismo se realizó el siguiente procedimiento: desde Estructura de la Botonera Vertical, en la tabla de GENERAL, se inició creando Logins escogiendo la opción Sesiones de usuario correspondiente a Licencia como se muestra en la Figura 4.17. Figura 4.17 – Chequeo de Sesiones de usuarios De las opciones presentadas en sesiones de Usuario se escogió Logins, pulsando sobre el ojo correspondiente y posteriormente en la pantalla presentada se pulsó sobre el botón Crear Login, desplegándose la pantalla como se presenta en la Figura 4.18. Figura 4.18 – Ventana para la creación de logins 88 De la pantalla anterior se seleccionó Usuario Aura Portal pulsando en el botón de Empleado que es este caso, se pulsó sobre el ojo correspondiente y se seleccionó el usuario de la lista de empleados y se le asignó un Login y Password. El login y password asignado a cada usuario empleado de este piloto son la inicial del primer nombre más el primer apellido sin espacio. En el proceso de Obtención del Título, para la revisión y aprobación de tema del Proyecto de Titulación o Tesis de Grado se realizan reuniones semanales de dos grupos con los representantes de las líneas de investigación, en el mismo sentido otros grupos los conforman los profesores de cada línea de investigación y para estos casos la aplicación permite crear grupos de empleados con la posibilidad de establecer que al grupo se le asigne tareas en paralelo (todos los miembros del grupo tienen que realizar acciones en la tarea para poder concluirla) o en exclusivo (para ser ejecutado por un miembro del grupo deshabilitando a los restantes). Para hacer uso de esta opción; en Familia empleados se seleccionó Grupos de Empleados donde se desplegó la pantalla presentada en la Figura 4.19, ahí se registró el nombre del grupo, su descripción y se definió el comportamiento que tendrá el grupo al momento de la ejecución de sus tareas. Figura 4.19 – Creación de Grupo de Empleados Desde la opción Agregar Integrantes presentada en Figura 4.19, se procedió a seleccionar los integrantes de dicho grupo de la lista completa de empleados presentado y se finalizó aceptando la selección. 89 Figura 4.20 – Miembros de Grupo Estrategia Organizacional Los grupos de empleados creados para el presente proyecto se presentan en la Tabla 4.2, estos grupos fueron usados como ejecutores durante la parametrización de las tareas facilitando su asignación y control; además que en el caso de existir posteriores cambios de los actores simplemente se realiza una variación en el grupo, mas no en el proceso. Tabla 4.2 – Grupos de Empleados para Proceso de Obtención de Título Profesional Nombre Grupo Descripción Comporta ID miento Comisión Permanente de Miembros de la CPG de las líneas de Paralelo Graduación_1 Investigación: 24 ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL, GESTIÓN PÚBLICA y GESTIÓN SOCIAL Comisión Permanente de Miembros de la CPG de las líneas de Paralelo Graduación_2 Investigación: COMPETITIVIDAD 26 , COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL y MERCADEO Directores_tesis Lista de profesores de la Facultad de Paralelo Ciencias Administrativas 22 90 Profesores_competitividad Grupo de Profesores de la Línea de Exclusivo 12 Investigación de Competitividad Profesores_comportamiento Grupo de Profesores de la Línea de Exclusivo _organizacional Investigación de 15 Comportamiento Organizacional Profesores_Estrategia_orga Grupo de Profesores de la Línea de Exclusivo nizacional Investigación de 16 Estrategia Organizacional Profesores_gestion_publica Grupo de Profesores de la Línea de Exclusivo 19 Investigación de Gestión Pública Profesores_Gestion_social Grupo de Profesores de la Línea de Exclusivo 20 Investigación de Gestión Pública Profesores_mercadeo Grupo de Profesores de la Línea de Exclusivo Investigación de Mercadeo Fuente: Elaboración propia A continuación en la Tabla 4.3 se detalla los miembros de los Grupos de Empleados: Comisión Permanente de Graduación_1 y Comisión Permanente de Graduación_2. Se buscó simular la reunión de cada Comisión como lo realizan en la actualidad, sin la necesidad que sus integrantes participen físicamente de dicha reunión, incluyendo opciones como firma digital que certifique su participación y la generación del registro de revisión de manera automática con el uso de la opción de documentos base, en donde los integrantes con un solo clic generarán dicho documento con su formato y las opciones que en la actualidad tienen que ser registradas. 18 91 Tabla 4.3 – Miembros de Comisión Permanente de Graduación COMISIÓN PERMANANTE DE GRADUACIÓN 1 Línea de Investigación Miembro Estrategia Organizacional: Acuña Bermeo Cristina Gestión Pública: Arcos Garcés Gualberto (Responsable) Gestión Social: Naranjo Borja Efraín COMISIÓN PERMANANTE DE GRADUACIÓN 2 Línea de Investigación Miembro Competitividad: Buitrón Flores Pedro Comportamiento Organizacional: Alvarado Ramírez Karla (Responsable) Mercadeo: Orozco Aguirre Eddy Fuente: Elaboración propia 4.3.2.1.2 Usuarios Externos Dado que los usuarios externos son contactos y deben estar vinculados a clases de cuentas, se inició con la creación de una rama para el árbol de cuentas desde Familia de Cuentas Árboles y clases denominada Tesista como se puede observar en la Figura 4.21, que albergará las cuentas y contactos de los estudiantes. Figura 4.21– Creación de Rama Tesista para Familia Cuentas Una vez realizado esto desde el botón Cuentas de la Botonera Vertical, se creó una nueva cuenta con el nombre de un estudiante en la Opción Nombre Comercial y para poder ligarlo con un contacto, se pulsó en allí se 92 escogió la opción crear contacto, esto lo realizamos como se indica en la Figura 4.22, seleccionando como tipo de usuario externo, asignándole un login pulsando sobre el ojo, activando y colocando los datos personales. Se finalizó el procedimiento guardando. Figura 4.22 – Creación de Contacto para Estudiantes Se generaron varios usuarios externos para la ejecución de pruebas, como se muestra en la Figura 4.23. Estos usuarios deben ejecutar sus acciones desde un Portal exclusivo para usuarios externos que se muestra más adelante en el punto 4.2.2.2. Figura 4.23 – Lista de cuentas Tesistas 93 4.3.2.2 Portales Desde AuraPortal BPMS se pueden crear Múltiples Portales Externos (Extranet) de forma muy sencilla y de fácil configuración, donde los Terceros Externos a la empresa podrán acceder a Noticias, Comunicados, Documentación, Tareas de Procesos, etc. Para el presente trabajo, se creó un Portal Externo llamado ESTUDIANTES como se puede observar en Figura 4.24, que corresponde a los estudiantes de Pregrado y Postgrado de la Facultad de Ciencias Administrativas que se encuentra en la fase de presentación de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado. El siguiente Portal se lo utilizó con la finalidad de dar a conocer los diferentes Comunicados de la Facultad de Ciencias Administrativas a los usuarios o visitantes en éste caso a los estudiantes. Figura 4.24 - Portal de Estudiantes de Facultad de Ciencias Administrativas Para su creación se ingresó con el nombre de usuario adminportal y la contraseña respectiva. Aquí se van a editar los Comunicados, añadiendo información relevante y de importancia de acuerdo a la zona de publicación dirigiéndose a Mis 94 Comunicados como lo muestra la Figura 4.25 y de acuerdo a cada plana se procedió a editar. Figura 4.25 - Panel Interno de Comunicados Para la edición de cada comunicado, se pulsó Editar de la Figura 4.25 y se desplegó una ventana como se muestra en la Figura 4.26 con cada uno de los campos que deseamos modificar. Figura 4.26 – Edición de comunicado de Empleados Se modificó el titular del comunicado, a la vez se editó el contenido del texto del comunicado pulsando Editar se agregó la información respectiva como se presenta en la Figura 4.27 y finalizó con la aceptación. 95 Figura 4.27– Texto de Comunicado para Empleados Para adjuntar una imagen se pulsó el ojo de la ventana presentada en la Figura 4.26 y se procedió a buscar la imagen del logo de la FCA desde la opción Mi PC Figura 4.28, a continuación se pulsó Examinar y finalmente Integrar presentado en la Figura 4.29. Figura 4.28- Panel de Edición de Imagen Figura 4.29– Panel de Edición de Imagen Para agregar enlaces de interés se pulsó en la opción Ampliar con enlace URL, se ingresó el enlace respectivo y se pulsó Probar, en este caso la página de la FCA mostrado en la Figura 4.30. 96 Figura 4.30 – Adjuntar enlace de interés en Portal Si se desea, además se puede agregar más información de un documento específico para lo cual se selecciona la opción Ampliar con documento en Figura 4.31, se dirige a Examinar para insertar el documento respectivo máx. de 2 MB. Figura 4.31 – Ampliar información de Portal con documentos La edición de las Planas restantes presentadas en la Figura 4.32, se realizó de la misma manera con el mismo procedimiento antes descrito. Figura 4.32 – Planas para comunicados de Portales 4.3.2.3 Asignación de Atributos 97 En esta etapa se definió paneles y formularios dinámicos al igual que reglas del proceso, y se parametrizó tareas, responsables, cronometría, notificaciones y alarmas. Como se mencionó en el punto 4.3.1.1, pág. 73, una vez que el proceso está colgado dentro de la aplicación no es necesario generar ninguna línea de código para poder parametrizar. Desde la ventana presentada en la Figura 4.12, se colocó el apuntador sobre la tarea para asignarle atributos, al momento que se realizó esta acción se despliega la ventana presentada en la Figura 4.33. Se estableció el Tipo de Ejecutor, que en este caso es Usuario Empleado pues esta tarea es Oficializar director que fue asignada a Presidente de Consejo de Facultad (Geovanni D’Ambrossio), esto fue asignado al pulsar el ojo de ejecutor. Figura 4.33 – Asignación de Ejecutor para una tarea Otros atributos que se consideran vitales para la correcta ejecución de los procesos son las instrucciones aquí como se citó en el punto 2.7.7.2.1, pág. 50 se guía al usuario para tomar las acciones deseadas en sus tareas. En el 98 presente proyecto se estableció una guía detallada para la ejecución de cada una de las tareas tipo procedimiento pulsando sobre editar en la sección de instrucciones como se indica en la Figura 4.34. Figura 4.34 – Edición de instrucciones y zona de trabajo De cada tarea además se le asignó un formato de ventana de ejecución que es el mismo para todas las tareas y es el presentado en la Figura 4.35, este variará en el caso que la asignación de dimensiones para el Formulario, Instrucciones e Históricos no sea la adecuada. Figura 4.35 – Ventana de Ejecución de Proyecto de Titulación Para la creación de los formularios pulsamos su ojo correspondiente y se presentó la ventana presentada en la Figura 4.36, para la tarea presentada ya se 99 constaba con la elaboración del mensaje de inicio IM por lo que se escogió la opción de similar a otro generando una copia del formulario original. Figura 4.36 – Adjuntar formulario Oficializar Director Los formularios cuando fueron desarrollados desde cero se estandarizaron en su formato en el que son presentados. Las divisiones de los formularios se establecieron con las características presentadas en la Figura 4.37. Figura 4.37– Personalización de formato de divisiones 100 Durante la parametrización se generaron de uno hasta cuatro divisiones en los formularios, así por ejemplo en el Formulario 100_Asesoria_desarrollo_director, se generaron dos divisiones presentadas en la Figura 4.38. Figura 4.38 – Divisiones del Formulario 100_Asesoria_desarrollo_director Creada la división se agregaron campos a la misma, mediante el botón agregar campos, si los términos no se encontraban aún en el panel de la clase de procesos se los extraía del diccionario de términos. Se utilizó términos muy variados tanto Generales, Prefijos / Sufijos, Grupo de Campos, hasta completar los necesarios en dicha división presentado en Figura 4.39. Figura 4.39 – Campos de División 100_revision_plan_cpg Finalmente se estableció la presencia de los campos si son visibles, editables, obligatorios, libres o calculados, permanentes o condicionales. Cada campo tendrá un comportamiento particular en referencia al formulario en el que se encuentre. Se estableció la posición ideal de cada uno de los campos, considerando aspectos como visibilidad, importancia, carácter informativo o de decisión. 101 Además se seleccionó a los datos en cada división provocando la potencialización de su manejo. En la Figura 4.40 se presenta un formulario parametrizado completamente, en el cual se rotura las secciones brindando mayor orden. Adicionalmente se usó campos de validación como son las firmas digitales, selecciones simples para la toma de decisión de aprobar o rechazar un plan, el botón registro de revisión que genera de forma automática el registro de la reunión de revisión conformado por todos los campos establecidos en el formato de la FCA, que ya han sido registrados antes y/o durante esta tarea. Figura 4.40 – Formulario tarea TP.36 Revisar y aprobar plan Las tareas presentes en el proceso de gestión de Obtención del Título Profesional y que fueron parametrizadas para este Proyecto de Titulación se encuentran listadas en la Tabla 4.4. 102 Todas ellas fueron sometidas a un tratamiento antes descrito para su presentación en la fase de pruebas. Tabla 4.4 – Tareas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional Fuente: Elaboración propia, Aura Portal 103 Otro de los objetos presentes en la diagramación y que fue parametrizado fueron los eventos y el más importante de ellos el IM o mensaje de inicio ejecutado por el estudiante para el ingreso de su plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado su formulario durante la ejecución es presentado en la Figura 4.41, donde existen campos de validación que permiten o no al acceso a la división del ingreso de los datos personales y datos correspondientes al plan como se muestra en la Figura 4.42. Figura 4.41 – División 100_Ingreso tesis, IM 104 Figura 4.42 – División 100_ingreso plan, IM Los eventos presentes en el proceso de gestión de Obtención del Título Profesional y que fueron parametrizados para este Proyecto de Titulación se encuentran listadas en la Tabla 4.5. Tabla 4.5 – Tareas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional Fuente: Elaboración propia, Aura Portal Las compuertas son otro de los objetos que fueron parametrizados, para que dirijan la corriente de acuerdo a los requerimientos de la clase de proceso. Se presenta el ejemplo de la configuración que se realizó a la compuerta DX.58 presentado en Figura 4.43, que validó el avance de tesis, donde verifica el porcentaje registrado por el Profesor bimestralmente en el campo 105 100_Avance_tesis en donde si el registro es menor al 50% finaliza el proceso, caso contrario le brinda la posibilidad al estudiante de seguir desarrollando su tesis por un periodo de doce meses más. Figura 4.43 – Configuración de Compuerta Avance de tesis Las compuertas presentes en el proceso de gestión de Obtención del Título Profesional y que fueron parametrizados para este Proyecto de Titulación se encuentran listadas en la Tabla 4.6. Tabla 4.6 – Compuertas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional Fuente: Elaboración propia, Aura Portal 106 Para culminar la parametrización de los objetos se definió los Documentos Base, presentados en la Figura 4.44. Figura 4.44 – Ventana para parametrización de documentos base Los documentos creados para el proceso son los presentados en la Figura 4.45, donde el primero: revisión del plan es el acta de reuniones establecida por las Comisiones Permanentes de Graduación de la FCA; documentos tesista corresponde a los datos del proponente presentados en una sola hoja para posibles consultas y finalmente la orden de encuadernación que en simulación es entregada con los datos correspondientes a su proceso y formato predefinido al estudiante para su impresión. Figura 4.45 – Documentos Base de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional Una vez que la clase de proceso fue totalmente modelizada, trabajamos en modo simulación, interactuando entre Simulación y Desarrollo tantas veces como fue necesario hasta comprobar su correcto funcionamiento. 107 Para realizar estas acciones se usó la opción Modo de la Clase de proceso Gestión de Obtención de Título Profesional presentado en la Figura 4.46. Figura 4.46 – Opción modo Aura Portal 4.3.1 EJECUCIÓN DE PRUEBAS Para las Ejecuciones se consideró que el personal de la Facultad de Ciencias Administrativas, al ser un usuario empleado ingresará exclusivamente por el portal intranet cuyo Url es httt://aura.portal.local/AP__Porta/APBPM.htm?/Home, como se puede observar en la Figura 4.47. Para la revisión de las tareas se ingresó con el login y la contraseña asignados como se explicó en el punto 4.2.2.1.1 de usuarios empleados y desde la opción Mis Tareas de la Botonera horizontal representada en la figura se desplegó la lista de tareas a ser ejecutadas por dicho ejecutor, estas tareas son presentadas con información básica, es decir la clase de proceso a la que pertenece, el nombre de la tarea, la fecha y hora de llegada, con la posibilidad de incluir dos datos más; estos datos permitió a los autores filtrar la búsqueda de las tareas que requerían mayor atención mediante el uso de criterios de búsqueda. De igual manera revisar las tareas que han sido ya concluidas mediante la opción ver tareas. 108 Figura 4.47 – Interacción de Personal FCA Para la interacción del personal de la FCA con el estudiante, se creó un portal para externos desde allí el estudiante intervendrá en la clase de proceso, como se representa en la Figura 4.48, el Url de este portal es http://aura.portal.local/Home/portalexternos/externos.aspx?idPortal=2; de ingreso exclusivo de estudiantes que desean presentar su plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado. INTERACCIÓN Figura 4.48 – Interacción de usuarios proceso Gestión de Obtención de Título Profesional 109 En esta fase son esenciales las reglas de negocio para poder observar su comportamiento, pese a que en el punto 3.3.1.1.1.3, pág. 63, fueron nombradas las reglas de negocio utilizadas, esta sección se desea mostrar su configuración. Se usó la regla de asignación para el Número total de créditos de las carreras ofertadas en la Facultad, por ejemplo si para el siguiente período los créditos de la Carrera de Ingeniería Empresarial se incrementan, basta dirigirse hasta esta regla y editar el campo 100_Total créditos pregrado afectado a todos las clases de procesos relacionadas con el mismo. Los campos que fueron considerados para esta regla son los presentados en la Figura 4.49. Figura 4.49– Reglas de asignación Total créditos carrera En el período en el que fue realizado el proyecto el total de créditos de las carreras se presenta en la columna Valor de la Tabla 4.7, con la consideración de que 100_Total créditos postgrado, está incluida las Maestrías en Gerencia Empresarial, Sistemas de Gestión Integrados y Gerencia del Talento Humano. Mientras que los campos 100_Total créditos especialistas y _Total créditos Ing. procesos, son tomados en cuenta pues varios estudiantes de dichas carreras no obtienen aún su título profesional a pesar de que estas carreras ya no son ofertadas. 110 Tabla 4.7- Total de Créditos de Carreras de la FCA Fuente: Elaboración propia, Aura Portal Las reglas de cálculo fueron usadas para verificar el porcentaje de créditos con los que se puede presentar un aspirante el plan, como se indica en la Figura 4.50 estas reglas permitirán identificar el porcentaje de aprobación de créditos para la presentación de un plan. Figura 4.50 - Configuración de Regla de Cálculo Se tomó como referencia campos de panel que se encuentran en el mensaje de inicio 100_ Numero_creditos sobre los campos que fueron establecidos con reglas de negocio de asignación. Todos ellos presentados en la Tabla 4.8. Tabla 4.8 - Fórmula para establecer porcentaje de créditos aprobados Línea de Formación Fórmula Ingeniería Procesos ( [3_Numero_creditos_ing_procesos] / [3_100_Total creditosing proceso] ) * 100 111 Postgrado ( [3_100_Numero_creditos_postgrados] / [3_100_Total creditos postgrado] ) * 100 Pregrado ( [3_100_Creditos] / [3_100_Total creditos pregrado] ) *100 Especialista ( [3_Numero_creditos_especialista] / [3_100_Total creditos especialistas] ) * 100 Fuente: Elaboración propia También se hizo uso de la regla de negocio de Inferencia, para establecer los intervalos en los cuales los estudiantes pueden acceder a menciones honorificas, tomando como criterio al promedio final, que es calculado en el campo 100_Promedio_final_titulacion como se muestra en la Figura 4.51 Figura 4.51 – Configuración de Regla de Inferencia La Tabla 4.9, se presenta la relación de los intervalos de promedios según mención. 112 Tabla 4.9 – Relación de promedio para obtención de mención Fuente: Elaboración propia, Aura Portal 4.3.2 MONITORIZACIÓN DE PRUEBAS Gracias a la opción de Procesos ubicada en la botonera Vertical, se pudo realizar seguimientos de distinta índole: Consultas Públicas, consultas privadas y nuevas. Esta última la más usada por las consultas específicas a los cuadros de mando de las ejecuciones, donde de manera gráfica nos permitió dar seguimiento a cada uno de los procesos ejecutados en la clase de proceso Gestión de Obtención de Título Profesional. Como se refleja en la Figura 4.52. Figura 4.52 – Monitoreo a proceso TyG-43.3_21 Muestra las tareas, ejecutores, tiempos de llegada y de salida a cada uno de los objetos y principalmente la ruta que tomo la corriente del proceso. Es decir la consulta de las decisiones que tomaron los ejecutores. 113 Se configuró una consulta privada, con el fin de observar el tiempo de ciclo de los procesos, tomando como campos de referencia: Referencia base, Estado, Fecha de Inicio de Proceso y Fecha de Fin de Proceso. Esta consulta se muestra en la Figura 4.53. Figura 4.53 – Consulta de Tiempo de Ciclo Como se puede observar en la Figura 4.54, la consulta detallada anteriormente fue realizada exclusivamente por parte del ejecutor sin embargo con la opción de consultas públicas, se posibilita el acceso a la misma consulta por parte de otros ejecutores. Figura 4.54 – Consulta privada del tiempo de ciclo La monitorización abarcó el seguimiento de los procesos individuales, por lo que la información en tiempo real sobre su estado se pudo ver fácilmente, con el fin de que los problemas en su funcionamiento pueden ser identificados y corregidos. 114 Con la información obtenida se deseó plantear la forma de relacionamiento más adecuada que se tendría con los estudiantes. Ejemplos de las estadísticas son: tiempo de ciclo y la productividad. Para finalizar esta fase los autores presentan propuestas de los reportes que pueden ser generados de los datos ingresados en la generación de cada uno de los procesos ejecutados sean que estos estén en curso o terminados. Se debe señalar que los reportes presentados no son los únicos que se pueden extraer, estos pueden ser creados a libertad por los usuarios haciendo uso de los campos de la clase de proceso, para ello se adjunta en el Anexo E la lista de campos con su descripción. Las consultas propuestas fueron: · N° Tesis por periodo: Mediante BI, extraer los datos registrados en los campos _Referencia Base y _Fecha Inicio Proceso, para obtener los Procesos Iniciados y la Fecha de inicio de cada proceso, la obtención de estos datos tiene la finalidad que una vez iniciados más procesos se podrán obtener información por semestre, posteriormente observar la tendencia y tomar acciones correctivas de ser el caso. En la Tabla 4.10, se presenta un reporte de las ejecuciones realizadas durante el período de pruebas, basado en las ejecuciones diarias. Tabla 4.10– N° tesis por Fecha Fecha de inicio del proceso Julio 19/07/2011 Agosto 09/08/2011 10/08/2011 Septiembre Procesos Iniciados 2 2 4 2 2 2 115 07/09/2011 Noviembre 11/11/2011 21/11/2011 24/11/2011 29/11/2011 30/11/2011 Diciembre 01/12/2011 02/12/2011 07/12/2011 08/12/2011 Total general 2 8 2 2 1 2 1 8 2 1 2 3 24 Fuente: Elaboración propia La gráfica generada de la consulta de la Fecha de inicio del proceso y la referencia base en presentada en la Figura 4.55. N° de Tesis por Período 3,5 3 3 2,5 2 1,5 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 0,5 1 1 Julio Agosto Septiembre Noviembre 08/12/2011 07/12/2011 02/12/2011 01/12/2011 30/11/2011 29/11/2011 24/11/2011 21/11/2011 11/11/2011 07/09/2011 10/08/2011 09/08/2011 19/07/2011 0 Diciembre Figura 4.55 – N° de Tesis por período · Tesis por docente Es crítico analizar la carga asignada a cada docente, con la finalidad de establecer la capacidad máxima y su soporte a los estudiantes sea el adecuado. 116 Esta consulta se la realizó con los campos _Referencia Base, 100_Director y 100_Linea_investigacion, para conocer las tesis generadas, el docente responsable y la línea a la que pertenece respectivamente. El formato para la elaboración se presenta en la Tabla 4.11, se puede acotar que esta consulta adicionalmente se podría filtrar por el estado del proceso (en proceso o terminada) o por período de ser necesario. Tabla 4.11– Tesis por docente en pruebas Rótulos de fila Competitividad Cuenta de Referencia 11 BUITRON FLORES PEDRO 1 FAUSTO SARRADE DUEÑAS 3 JAIME CADENA ECHEVERRÍA 6 PUMISACHO ALVARO VICTOR 1 Comportamiento Organizacional 2 KARLA ALVARADO RAMIREZ 2 Estrategia Organizacional 5 ACUNA BERMEO CRISTINA 1 GONZALO VILLACIS SANTOS 3 ORBE GARCES PATRICIO 1 Gestión Pública 4 GUALBERTO ARCOS GARCES 3 REINOSO JURADO VINICIO 1 Gestión Social 3 ERWIN ELISEO ACOSTA GALLO 2 NARANJO BORJA EFRAIN 1 Mercadeo 2 MEJIA FLORES ROBERTO 1 OROZCO AGUIRRE EDDY 1 Total general 27 Fuente: Elaboración Propia En la Figura 4.56 se presenta la gráfica generada de la consulta de tesis por docente. 117 Figura 4.56 – Tesis por docente en pruebas 4.4 MEJORA A LOS PROCESOS La mejora está implícita en la automatización, al momento de la definición del proceso se remplazó la entrega de memorando por notificaciones incluso la misma llegada a la tarea. En lo referente a la Automatización, se puede citar: reducción en los tiempos de espera para la revisión de planes de tesis, borradores y diferentes actividades que se llevarán a cabo a lo largo del proceso, reducción de errores en redigitalización por parte de las secretarias de los datos emitidos por los estudiantes, mayor satisfacción del estudiante y conformidad, tiempos más rápidos de respuesta a los problemas, tiempos más rápidos para desarrollar soluciones y para responder de forma inmediata. 118 Para mayor detalle de las mejoras propuestas a los procesos, se presenta en la Tabla 4.12, un comparativo de las actividades que se llevan a cabo en los procesos de Gestión de Titulación y Gestión de Graduación, frente al manejo del proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional que ha sido automatizado en Aura Portal. Secretaria Facultad Secretaria Facultad Secretaria Facultad Verificar si estudiante puede presentar Plan de Proyecto de Titulación / Tesis de Grado Notificar a estudiante que aún no puede presentar el Plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Enviar documentación a Comisión Permanente de Graduación Proceso Actual Actividades Ejecutor Recibir Plan de Proyecto de Titulación / Tesis de Secretaria Grado junto con Facultad solicitud para su aprobación - IM Cód - Ingresar Plan Aplicación Estudiante Proceso Automatizado Tareas Ejecutor Con el ingreso del número de créditos que el estudiante indica que ha aprobado, se verifica de manera automática validando con el número total de créditos aprobado por carrera, por tanto la secretaria no tiene injerencia con la revisión en el SAEW Si el estudiante no puede presentar el plan debido a que su número de créditos no le permiten, se le presentará una ventana emergente donde se le indicará que no puede presentar bloqueándole las opciones restantes. La documentación es enviada en digital, por ende los envíos ya no deben ser controlados por memorandos, estos se llevarán a cabo de manera automática al Deja de existir una recepción por parte de la secretaría, pues el estudiante desde su portal adjunta el documento plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Mejora Descripción Tabla 4.12 – Comparativo de mejoras a los procesos AUTOMATIZA CION – SW INCORPORA R POLÍTICAS Y REGLAS DE NEGOCIO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO Tipo 119 Comisión Permanente de Graduación Comisión Permanente de Graduación Comisión Permanente de Graduación Estudiar documentación Aprobar el plan Solicitar correcciones al plan por una sola vez 1.1.TP.36 y 1.1.TP.43 Dentro de las decisiones que debe tomar la Comisión Permanente de Graduación esta la posibilidad de enviar a realizar correcciones lo que le habilita la opción de observaciones y direcciona el proceso al estudiante para que acoja las revisiones por una sola vez. instante en que es subida la información, quedando como constancia una tarea a los próximos ejecutores La documentación es direccionada a cada uno de los miembros de la Comisión Permanente acorde a la línea de investigación a la que pertenece el plan, para ser revisada como en documento adjunto denominado Plan. Se creará un documento inteligente basado en el formato Registro de revisión de plan FOPR-01-d de la Facultad de Ciencias Administrativas, con los Comisión datos correspondientes al proceso Permanente en curso. Revisar y aprobar de plan Graduación La aprobación del plan se hace en conjunto acogiendo las 1y2 observaciones de cada uno de los miembros respaldadas con su firma digital. MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO AUTOMATIZA CION - SW MEJORAR MÉTODO DE PROCESO 120 Comisión Permanente de Graduación - Esperar que el estudiante realice correcciones - Profesor auspiciante Aplicación Revisar correcciones Notificar no aprobación plan de proyecto o tesis 1.1.TP.30 1.1.TS.60 Estudiante Realizar correcciones Aplicación 1.1.TPT 1.1.TS.15 Notificar correcciones a plan de proyecto o tesis Envía una notificación al profesor auspiciante informándole que el plan de tesis del estudiante ejecutor de dicha tarea tiene correcciones, con el fin de que está al pendiente de absolverlas en el tiempo reglamentario y con su aval. Esta tarea es una tarea incrustada con tiempo cuyo reloj que se activa a los 7 días hábiles de iniciada la tarea, es decir el estudiante tiene ese periodo para realizar las correcciones y su director las apruebe para una nueva revisión. Esto en cuanto a establecer reglas al proceso. Para asegurar la asesoría y el visto bueno del profesor auspiciante, sobre las correcciones solicitadas al estudiante a ser observadas por la Comisión Permanente de Graduación en una nueva revisión. Pese que el reglamento de la EPN, no estipula la notificación al estudiante en caso de no aprobación del plan, para este proceso se establece dicha notificación con el fin de evitar al estudiante no tenga la necesidad de acercarse a la institución para consultar el status de su proceso. MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO REGLAMENT O INTERNO AUTOMATIZA CION - SW 121 Secretaria Facultad Informar al Director y al estudiante la aprobación para desarrollo del PT o Tesis de Grado Esperar que el estudiante desarrolle el Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Consejo de Facultad Designar al profesor proponente o auspiciante como Director del proyecto 1.2.TP 1.2.TP.14 1.1.TP.70 Registrar el avance de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Desarrollar Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Oficializar a director Profesor auspiciante Estudiante Presidente de Consejo de Facultad Registra el porcentaje de avance del Proyecto de Titulación o Tesis de Grado indicando el porcentaje. 1.2.ET (reloj) activa esta tarea bimestralmente. Una vez que se realiza la aprobación de plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado, el Presidente del Consejo de Facultad recibe los datos para oficializar a Director. El informar sobre la aprobación del plan, se transforma en la llegada de la tarea para el desarrollo de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado, la cual requerirá de interacción con el Director para consultas. El estudiante tiene la opción de realizar consultas permanentes a su director, mientras en un documento adjunto puede seguir desarrollando su Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisión o para registro de avances, quedando constancia de los tiempos asignados para revisión y entrega. DESARROLLA R CONTROL DE GESTION POR INDICADORE S MEJORAR MÉTODO DE PROCESO AUTOMATIZA CION - SW AUTOMATIZA CION - SW 122 Secretaria Facultad Secretaria Facultad Secretaria Facultad Secretaria Facultad Recibir solicitud del estudiante para designar un Tribunal Examinador de su trabajo escrito Notificar a estudiante que debe actualizar su plan Notificar a estudiante que debe matricularse en Curso de Actualización Recibir borradores del Proyecto de Titulación/Tesis junto con copias del Plan - 1.2.TS.62 1.2.TS 1.2.TP Aplicación Notificar actualización de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Notificar que debe tomar actualización y presentar nuevo plan Aplicación Aplicación Asesorar en desarrollo - Director de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Se notificará al estudiante que ya ha trascurrido 24 meses después de haber sido aprobado su plan, este se activará automáticamente mediante el reloj 1.2.ET.66 finalizando el proceso Los documentos son enviados directamente a Decano, para asignar tribunal, de acurdo a lo establecido en la diagramación. Se notificará al estudiante que ya ha trascurrido 12 meses después de haber sido aprobado su plan, este se activará automáticamente mediante el reloj 1.2.ET.52 El director responderá a las consultas formuladas por el estudiante con la posibilidad de adjuntar documentos referenciales a la temática. Dado que el estudiante según el Art 82 del Reglamento de Sistema de Estudios de la EPN es quien solicita al Decano, la designación del tribunal, sin embargo esto se realiza con la firma de aprobación del Director, es por ello que se propone que este ultimo sea quien avale el trabajo realizado una vez finalizado y solicite tribunal bajo petición del estudiante. AUTOMATIZA CION - SW AUTOMATIZA CION - SW AUTOMATIZA CION - SW CAMBIOS EN NORMATIVID AD MEJORAR COMPETENCI AS DEL PERSONAL 123 Decano Secretaria Facultad Secretaria Facultad - Secretaria Facultad Nombrar Tribunal Examinador Elaborar Memorando para Notificar Designación Enviar memorando junto con borradores a miembros del tribunal Esperar informe individual de miembros de tribunal Comunicar a estudiante las correcciones y modificaciones solicitadas aprobado 1.2.TP.100 1.2.TP.92 1.2.TP.84 Realizar correcciones Revisar y adjuntar observaciones Nombrar Tribunal Examinador Estudiante Miembros de Tribunal Aplicación Aplicación Decano El ejecutor tendrá a disponibilidad todos los datos referentes al Plan y Proyecto de Titulación o Tesis de Grado, al igual que la lista de los docentes a los cuales serán asignados como tribunal. Se elimina los memorando la llegada de la tarea es constancia de entrega De acuerdo a la lista de miembros de tribunal escogida en la tarea 1.2.TP.84 se direcciona la corriente del proceso para cada uno de ellos, eliminando su entrega física. En esta tarea se realizarán observaciones al Proyecto de Titulación o Tesis de Grado de manera digital, con un plazo máximo de 15 días, para cumplir con esta regla los miembros recibirán alertas 10 días posteriores a llegada la tarea, para dar trámite a la tarea. Es estudiante recibe directamente las correcciones de cada uno de los miembros del Tribunal, tendrá que absolverlas en un plazo no mayor a 15 días para lo cual MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO AUTOMATIZA CION - SW AUTOMATIZA CION - SW MEJORAR MÉTODO DE PROCESO 124 - Decano Decano Esperar informe de calificaciones Verificar cumplimiento de formato Determinar promedio de la calificación 1.2.TP.123 1.2.TP.108 1.2.TP.104 Decano Miembros de Tribunal Emitir calificaciones de borrador Verificar el cumplimiento del formato Director de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Revisar correcciones y adjuntar observaciones Se revisa la nueva versión del Proyecto de Titulación o Tesis de Grado. Para la emisión de calificaciones registran su nota y adjuntan su firma, mediante su respectivo pin para autentificarla. Se da por terminada la tarea una vez que hayan sido registradas todas las calificaciones. El ejecutor revisará el formato del Proyecto de Titulación o Tesis de Grado de manera digital lo que facilita su verificación. El promedio en virtud de los registros de calificación del tribunal se presentará de forma automática e informativa, evitando tareas desgastantes. Para asegurar que las correcciones han sido correctamente realizadas el director revisará y mediante la decisión "Esta Correcto" dará trámite al proceso. también se le enviará alarmas. AUTOMATIZA CION - SW MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO INCORPORA R POLÍTICAS Y REGLAS DE NEGOCIO 125 Consejo de Facultad Determinar por una sola vez un plazo para la nueva presentación - - Secretaria Facultad Decano Secretaria Facultad Recibir solicitud del estudiante para designación de un nuevo Tribunal Examinador Nombrar nuevo Tribunal Examinador Determinar calificación promedio definitiva Decano Informar a estudiante su calificación 1.2.TP.172 - 1.2.TP.164 1.2.TPT - Aplicación Notificar negativa de recalificación Presidente de Consejo de Facultad Aplicación Estudiante - Aceptar o rechazar solicitud Verificar nota de escrito MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO En el reglamento no se establece las acciones a tomarse en el caso de no ser aceptadas la solicitud, es por ello que se crea esta tarea para notificar al estudiante de la negativa. MEJORAR MÉTODO DE PROCESO AUTOMATIZA CION - SW MEJORAR MÉTODO DE PROCESO Es un reproceso desde la tarea 1.2.TP.84 Posterior a la revisión del Plan, Proyecto o Tesis, Calificaciones y Solicitud adjuntos en la tarea, determina si acepta o rechaza la recalificación. El trámite es asignado directamente al Presidente del Consejo de Facultad. En la tarea se presenta la nota obtenida por el Proyecto de Titulación o Tesis de Grado, y en el caso de que el estudiante solicite adjuntando recalificación adicionalmente su solicitud gestionando directamente ante el Consejo su trámite. 126 Decano Secretaria Facultad Secretaria Facultad Secretaria Facultad Secretaria Facultad Autorizar a estudiante la impresión y encuadernación del trabajo final Informar a estudiantes requisitos para armar expedientes Receptar documentos para el expediente Revisar si el expediente está completo y sin novedades Revisar si existen anomalías en el expediente 1.4.TP.99 1.4.TP.114 1.2.TS.217 1.2.TS.212 1.2.TS.177 Secretaria de Facultad Estudiante Ingresar documentos expediente Revisar que documentación este completa Aplicación Aplicación Aplicación Enviar formatos para defensa oral Enviar Orden de encuadernación Documento base de encuadernación En esta tarea se adjuntan todos los documentos solicitados para completar el expediente de manera ordenada, lo que facilitará su posterior revisión. La revisión se realizará de una lista de documentos en el formulario donde la secretaria se puede realizar observaciones y definir si están correctos o no. Se permite al ejecutor señalar los documentos que se encuentran incorrectos, señalando las observaciones a cada uno, lo que facilita al estudiante identificar Envía al estudiante los formatos de documentos habilitantes para la defensa oral a su email. Envía al estudiante la orden de encuadernación a su bandeja de tareas, para proceder con la encuadernación de su Proyecto de Titulación o Tesis de Grado en el mismo instante que ha cumplido con los trámites necesarios para la aprobación. Genera automáticamente la orden de encuadernación con la firma digital del Decano. MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO AUTOMATIZA CION - SW AUTOMATIZA CION - SW AUTOMATIZA CION - SW 127 Decano Decano Secretaria Facultad Determinar el día y la hora para la Defensa Oral Elaborar notificaciones para miembros del tribunal definiendo fecha y Decano Secretaria Facultad Secretaria Facultad Nombrar tribunal calificador Recibir solicitud del estudiante pidiendo se lo declare apto para rendir grado oral. Declarar apto al estudiante Informar a estudiantes anomalías en la documentación 1.4.TP Notificar fecha y hora de defensa a miembros de tribunal Nombrar tribunal de defensa oral Aplicación Decano Las notificaciones a los miembros, se enviarán a la tarea de manera automática. Las revisiones anteriores darán pie a que se proceda con el proceso. De la lista de docentes el ejecutor de la tarea escoge los tres miembros que conformarán el tribunal para defensa oral, sin la necesidad de realizar posteriores notificaciones. La determinación de la Fecha y hora de defensa, se debe considerar la disponibilidad del estudiante principalmente en pregrado por situación laboral. En la tarea 1.3.TP.114, se adjunta entre los documentos la solicitud para declarar apto para rendir el grado oral. Acorde a lo señalado por la secretaria en la lista, se envía al estudiante mediante tarea de manera automática con las recomendaciones. errores. AUTOMATIZA CION - SW INCORPORA R POLÍTICAS Y REGLAS DE NEGOCIO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO AUTOMATIZA CION - SW 128 Decano Decano Determinar promedio de la calificación de la Defensa Oral Fijar por una sola vez fecha y hora de la nueva Defensa Oral hora del Grado Oral Decano Estudiante Decano Secretaria de Facultad Aplicación Calificar defensa oral Solicitar repetición de defensa oral Fijar por una sola vez fecha y hora de la nueva Defensa Oral Notificar al estudiante la ceremonia de incorporación Notificación de ceremonia de incorporación 1.4.TP.34 1.4.TPT 1.4.TP.54 1.4.TP.75 1.4.TS.83 El estudiante se informará de la fecha de su incorporación. Al recibir la notificación por parte de la Secretaría General de la EPN, informará al estudiante la fecha y hora de la ceremonia de incorporación El Decano fija la nueva fecha de defensa, la cual debe ser notificada al estudiante y tribunal. Se registrarán las calificaciones emitida por los miembros, generando posteriormente el promedio del estudiante, en tiempo real. El estudiante en el caso de obtener una calificación menor a 7 tiene un plazo parametrizado en el reloj de 70 días para solicitar repetición de defensa. AUTOMATIZA CION - SW COMUNICACI ONES REDES AUTOMATIZA CION - SW MEJORAR MÉTODO DE PROCESO 129 130 En referencia a la Tabla 4.12, se analiza el número de tareas según la categorización de mejora a la que pertenecen, para lo propio, se presenta la Tabla 4.13. Tabla 4.13 -Propuestas de mejora MEJORA N° de tareas AUTOMATIZACION – SW 19 CAMBIOS EN NORMATIVIDAD 1 COMUNICACIONES – REDES 1 DESARROLLAR CONTROL DE GESTION POR INDICADORES 1 INCORPORAR POLÍTICAS Y REGLAS DE NEGOCIO 3 MEJORAR MÉTODO DE PROCESO 24 REGLAMENTO INTERNO 1 Total general 50 Fuente: Elaboración Propia Es decir de la propuesta realizada al proceso el 38% de ellas corresponde netamente a Automatización, mediante el uso de tareas de sistema para notificaciones principalmente como se presenta en la Figura Propuestas al proceso AUTOMATIZACION - SW CAMBIOS EN NORMATIVIDAD COMUNICACIONES - REDES DESARROLLAR CONTROL DE GESTION POR INDICADORES INCORPORAR POLÍTICAS Y REGLAS DE NEGOCIO MEJORAR MÉTODO DE PROCESO REGLAMENTO INTERNO 2% 38% 48% 6% 2% 2% Figura 4.57– Propuestas de mejora 2% 131 Al igual que en un análisis en el punto 4.2 sobre el proceso actual en su número de tareas y la intervención del estudiante en la Tabla 4.14 se presenta el número de tareas por ejecutor en el proceso establecido en el BPMN, con la consideración de que el ejecutor nombrado Profesor auspiciante y Director de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado son el mismo sin embargo los roles se deben a distintas fases del proceso. Tabla 4.142– Ejecutores por tarea en BPM Ejecutor Aplicación Comisión Permanente de Graduación 1 y 2 Decano Director de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Estudiante Miembros de Tribunal Presidente de Consejo de Facultad Profesor auspiciante Secretaria de Facultad Total general N° Tareas 12 1 5 2 7 1 1 2 2 33 Fuente: Elaboración propia Es decir que el estudiante en el proceso es del 21% como se presenta en la Figura 4.58 , esto no significa que el estudiante no poseerá la información o la documentación por la que en la actualidad interviene en el proceso, sino que esta va a llegarle mediante notificaciones o tareas. 132 Número de Tareas por Ejecutor Aplicación 3% 3% Comisión Permanente de Graduación 1 y 2 Decano 6% 6% 37% Director de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Estudiante 21% 6% 15% Miembros de Tribunal 3% Presidente de Consejo de Facultad Profesor auspiciante Secretaria de Facultad Figura 4.581- Número de tareas por ejecutor del proceso en BPM 133 5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El desarrollo del presente proyecto de investigación permite extraer las siguientes conclusiones y recomendaciones: 5.1 CONCLUSIONES 1) Se cumplió el objetivo principal de este proyecto, pues la Facultad de Ciencias Administrativas al hacer uso de la clase de proceso Gestión de Obtención de Título Profesional no solo se alineará a lo reglamentado por la Escuela Politécnica Nacional, sino además se establece una relación con sus clientes internos y externos, mediante una gestión de procesos de negocio (BPM) propendiendo a la búsqueda de la calidad interna que se verá reflejada en la satisfacción del estudiante. 2) El análisis de los procesos mostró que existen actividades de formalización como memorandos que retrasan su desenvolvimiento en el proceso debido a los tiempos de espera provocando la intervención de los estudiantes para gestionar y agilizar el trámite y dar consecución al proceso. 3) El modelamiento de los procesos en BPMN, permitió la integralidad de actividades en una sola tarea simplificando la representación gráfica del proceso y aportando a reducir el grado o mejorar la calidad del juicio individual en el proceso de entrega del servicio. Adicional a ello el BPMN de Aura Portal generó el código automáticamente sin necesidad de programar presentando los objetos diagramados de la clase de proceso listo para la fase de parametrización. 4) La flexibilidad a los cambios en tiempo real es la ventaja que brinda las reglas de negocio a la clase de proceso, con la consideración que los cambios ya no afectan al proceso de manera estructural. 134 5) Las ejecuciones de los procesos, significaron los ajustes respectivos a la parametrización realizada a los objetos para que su comportamiento sea el estipulado durante la modelización. 6) La posibilidad de extraer información haciendo uso de las opciones de monitorización de los procesos, proporcionarán información relevante para la toma de decisiones por parte de las Autoridades de la Facultad. 7) El proceso y su manejo se ve facilitado a los ejecutores en el sentido que las tareas a ejecutarse son acompañadas por instrucciones para su uso, adicional a ello adjunto al proyecto se presenta un documento de guía de uso debidamente documentado. 8) La información manejada en los procesos es sin dependencia del personal, es decir que cual usuario del proceso puede realizar consultas en tiempo real considerando aspectos como permisos y seguridades. 9) BPM va más allá del aspecto tecnológico, es un sistema de gestión enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades empresariales, basa la ejecución de tareas establecidas en un workflow. 10) La adopción del proyecto provocaría una disminución notable de tiempos de espera que se provoca entre la ejecución de actividades y por ende del total del proceso. 5.2 RECOMENDACIONES 1) Comunicar a los funcionarios de la Facultad de Ciencias Administrativas y a la comunidad politécnica, las ventajas de una gestión de procesos de negocio, en cuanto al mejoramiento en eficiencia y eficacia, que supone realizar el trabajo con mayor facilidad, seguridad y con mínimo de errores, además de tener una mayor comprensión del proceso y sus resultados. 135 2) Si se desea establecer mejoras a los procesos se debe escuchar la voz de los clientes tanto internos como externos, considerando que este proyecto es una fase inicial y que mediante su uso, y posterior monitorización por parte de las autoridades y basado en datos reales permita una gestión del proceso de negocio. 3) Durante la monitorización, se debe dar seguimiento a los recursos para que la planificación de asignaciones en revisión de tesis provocando extralimitar a los docentes y reducir su aporte a la ejecución de los Proyectos de Titulación o Tesis de Grado. 4) La logística de asignación de tribunales de revisión que exista detrás de cada proceso ejecutado permitirá que los profesores agreguen valor con sus conocimientos a los Proyectos de Titulación y Tesis de Grado, dando como resultado un producto de calidad y en conformidad con los estándares universitarios. 5) El proyecto no solo busca la adecuación de los procesos a una normativa que asegure un funcionamiento coordinado y eficiente, sino el involucramiento de todos los intervinientes en la mejora del proceso con el objetivo de incrementar de manera continua la eficiencia y la eficacia del proceso tomando como referencia la opinión de los estudiantes. Es por ello que se recomienda al finalizar el proceso realizar una encuesta de satisfacción a los estudiantes en donde se pueda calificar aspectos administrativos y operativos del proceso que retroalimentación al proceso y la mejora del mismo. permitan una 136 REFERENCIAS Agudelo, L. (2007). Gestión por Procesos. Colombia: Editorial Icontec. Amozarrain, M. (1999). La Gestión por Procesos. España: Editorial Mondragón Corporación Cooperativa. Arens, S. (2011) en su publicado IDE-0838-8001. Recuperado el 27 de Octubre de 2011, de http://arenssj.blogspot.com/2011_07_10_archive.html Beltrán, S. (1999). Guía para una gestión basada en procesos. España: Instituto Andaluz de Tecnología. Chang, R. (1996). Mejora continua de los procesos. Barcelona: Ediciones Granica. Chávez, J. (2009). Automatización de Procesos Administrativos. 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DE LA TITULACIÓN Y GRADUACIÓN Art. 71.- La Escuela Politécnica Nacional conferirá títulos profesionales o grados académicos, a los estudiantes que aprueben todos los créditos exigidos por la respectiva carrera o programa de postgrado, incluyendo los que corresponden al proyecto de titulación o tesis de grado, y cumplieren los demás requisitos establecidos en este reglamento y en otras normas vigentes en la Institución. Art. 72.- El proyecto de titulación o la tesis de grado es un trabajo escrito, inédito y original que los estudiantes deben realizar en forma previa a la obtención del título o grado académico respectivo: a) Para obtener el título de Tecnólogo el estudiante debe realizar y defender un proyecto de titulación, que constituye una investigación práctica referida a una situación particular, con énfasis en el trabajo de campo. b) Para obtener el título en las carreras de ingeniería y ciencias el estudiante debe realizar y defender un proyecto de titulación que constituye una investigación o una propuesta para resolver un problema o situación práctica, con características de viabilidad, rentabilidad y originalidad en los aspectos de acciones, condiciones de aplicación, recursos, tiempos y resultados esperados. c) Para obtener el título de Especialista, el estudiante debe realizar un proyecto de titulación relacionado con un trabajo específico de investigación, que dé cuenta de las técnicas y destrezas desarrolladas por el estudiante, con aplicación a casos concretos dentro del área de conocimiento profundizada. d) Para obtener el grado de Magíster el estudiante debe realizar y sustentar una tesis de grado, inherente a una investigación científica que presente novedad y originalidad en el problema, en los materiales de investigación, en los métodos aplicados y en las conclusiones y recomendaciones. El proyecto de titulación podrá ser producto de un trabajo realizado por el estudiante durante una pasantía en una empresa o institución productora de bienes o servicios. Los proyectos de titulación o tesis de grado, podrán ser realizados en forma individual o hasta por dos estudiantes de una sola o diferentes carreras. Art. 73.- Todos los jefes de departamento deben presentar semestralmente al decano que administre las carreras afines, una lista de temas para proyectos de titulación y tesis de grado, con la información de los directores de proyecto, objetivos y alcances. Estos temas serán propuestos o auspiciados por los profesores titulares y deben estar asociados preferentemente a las líneas de investigación que mantengan los departamentos a los que se encuentren adscritos. Los estudiantes podrán proponer su plan de proyecto de titulación o tesis de grado con el auspicio de un profesor titular de la Politécnica, o de un profesional del sector externo 142 con el aval de un profesor titular con formación académica y experiencia en áreas del conocimiento afines. Art. 74.- El Consejo de Facultad o Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico designará una o varias comisiones permanentes de graduación, integrada por tres profesores, quienes se encargarán de receptar, revisar y aprobar los planes de proyecto de titulación o tesis de grado propuestos por los estudiantes de la respectiva facultad o del Instituto Superior Tecnológico, así como aprobar las solicitudes de extensión de plazos y emitir informes a la autoridad competente. También designará al profesor coordinador de la comisión. La comisión se reunirá en forma ordinaria una vez por semana y extraordinariamente cuando el coordinador lo considere conveniente. El profesor auspiciante y el estudiante proponente podrán ser invitados a la reunión de revisión del plan presentado. Art. 75.- El estudiante que haya aprobado por lo menos el 80% del total de los créditos correspondientes a las asignaturas de la malla curricular en pregrado, o el 50 % en postgrado, podrá presentar el plan de titulación o tesis de grado para su aprobación. Art. 76.- Para poder inscribirse en más del 97% de los créditos correspondientes al plan de asignaturas de la carrera el estudiante deberá tener aprobado el plan del proyecto de titulación o tesis de grado. Art. 77.- Una vez aprobado el plan de proyecto de titulación o de tesis de grado, el Consejo de Facultad o el Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico designará al profesor titular o profesional externo proponente o auspiciante como director del proyecto de titulación o de tesis de grado, que necesariamente debe tener un título profesional o grado académico al menos igual al que está aspirando el estudiante bajo su dirección, a excepción de profesores o profesionales que acrediten aportes académicos o científicos relevantes o cuenten con una experiencia profesional probada. Si fuere el caso, se podrán designar co-directores, los que podrán ser profesores titulares de la Institución o profesionales con formación académica o experiencia en actividades afines a la temática del proyecto o tesis de grado. En caso de que el director del proyecto de titulación o de tesis de grado fuere un profesional externo, se deberá designar un co-director que será un profesor titular de la Politécnica. Art. 78.- Es obligación del director del proyecto de titulación o tesis de grado controlar y evaluar el avance del proyecto o tesis de grado, tomando como base el cronograma de actividades que consta en el plan aprobado, y deberá registrar bimestralmente el porcentaje de avance de las actividades de tutoría realizadas en el Sistema de Administración Estudiantil. El alcance y grado de complejidad de los proyectos de titulación y tesis de grado, deberán estar diseñados para una duración máxima de seis meses a tiempo completo. Para todas las carreras, la graduación del estudiante debe darse máximo en doce meses luego de haber aprobado todos los créditos de la malla curricular. Art. 79.- La comisión permanente de graduación podrá autorizar la reformulación del proyecto de titulación o tesis de grado durante su ejecución. Art. 80.- En los programas de postgrado, para los cuales la Institución tiene establecido el pago de aranceles de matrícula y créditos, el estudiante pagará los valores de la 143 matrícula y de los créditos en proyecto de titulación o tesis de grado en el primer período de inscripción; en el siguiente período cancelará únicamente el valor de la matrícula. Art. 81.- Si un estudiante no se ha graduado dentro del plazo establecido en el Art. 78, deberá reiniciar el proceso de aprobación de un nuevo proyecto de titulación o tesis de grado o su actualización. Si el estudiante reinicia el proceso de aprobación de un nuevo proyecto de titulación o tesis de grado, luego de dos años de haber aprobado todos los créditos de la malla curricular, deberá aprobar un curso de actualización. El curso de actualización consistirá en un conjunto de materias del plan regular de estudios de la carrera o de un conjunto de seminarios, en ambos casos programados por el Consejo de Facultad respectivo o por el Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico; y será equivalente al menos al 4% del número total de créditos del plan de asignaturas. El estudiante podrá presentar para su aprobación su proyecto de titulación o tesis de grado mientras esté tomando el curso de actualización. La aprobación del curso de actualización se dará con un mínimo de 60% de rendimiento académico en el caso de las carrera de tecnología y de tercer nivel; y, de 70% para los programas de postgrado. El rendimiento académico es el promedio ponderado de las calificaciones obtenidas en las materias o seminarios aprobados. En el Sistema de Administración Estudiantil se registrará como “A” (APROBADO) o “F” (NO APROBADO), sin calificaciones numéricas. Para matricularse en el curso de actualización, los estudiantes deberán pagar todos los valores adeudados correspondientes a períodos obligatorios anteriores, si es del caso. Los estudiantes que se retiren de la Politécnica, luego de agotar los períodos de matrícula en proyecto de titulación o tesis de grado sin presentarlos o aprobarlos, al momento de reingresar pagarán la matrícula por el curso de actualización, valor que será fijado por el Rectorado. Art. 82.- Una vez concluido el proyecto de titulación o la tesis de grado, los estudiantes solicitarán por escrito al Decano de Facultad o al Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, la designación del Tribunal Examinador, el que se conformará con el director del proyecto de titulación o tesis de grado y dos profesores titulares o profesionales del sector externo, con formación académica y experiencia acorde con el tema del proyecto o tesis. A la solicitud adjuntarán tres ejemplares anillados del proyecto de titulación o tesis de grado, en los que el director, o si fuere del caso, el o los co-directores, certificarán que el proyecto de titulación o tesis de grado se ha realizado de acuerdo al plan aprobado y demás normas y formatos establecidos. El Decano o el Director del Instituto Superior Tecnológico, a través de Secretaría, entregará a los miembros del Tribunal Examinador los anillados, con firma de recepción, para que, a lo sumo en el término de quince días, presenten un informe al director de dicho proyecto o tesis de grado, en el que se indique, de ser el caso, las correcciones o modificaciones que deban hacerse al documento presentado. Si las modificaciones solicitadas por el Tribunal Examinador, se enmarcan en los objetivos y alcance del plan del proyecto de titulación o tesis de grado y son atinentes a la temática, el director del proyecto de titulación o tesis de grado, comunicará a los 144 estudiantes para que, en un plazo no mayor a quince días calendario, presenten los nuevos ejemplares anillados con las correcciones y modificaciones solicitadas; una vez realizadas las modificaciones, de ser el caso, el director remitirá el documento al decano o al Director del Instituto Superior Tecnológico para que disponga que el Tribunal Calificador, en el término de hasta tres días laborables, presenten el informe de calificación. Si el estudiante en el plazo señalado no presenta las modificaciones, el tribunal presentará el informe de calificación sobre la base del anillado original. Art. 83.- La calificación será sobre un máximo de diez puntos. El Decano de Facultad o Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, establecerá el promedio de calificación hasta con dos cifras decimales. Si la calificación promedio fuere igual o superior a siete, el Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, luego de verificar el cumplimiento del formato de presentación establecido, autorizará a los estudiantes la impresión y encuadernación final del trabajo. Si la calificación promedio fuere inferior a siete, los estudiantes deben reiniciar un nuevo proceso de aprobación de un nuevo proyecto de titulación o tesis de grado. Art. 84.- En caso de que algún miembro del Tribunal Examinador, sin causa justificada, no presente los informes correspondientes dentro de los términos estipulados, el Decano o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según el caso, designará un nuevo miembro y aplicará la sanción correspondiente. Art. 85.- Dentro de los cinco días laborables de notificadas las calificaciones, si un estudiante estimare que la calificación promedio no es justa podrá solicitar al Consejo de Facultad o al Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, la recalificación del proyecto de titulación o tesis de grado. En caso de ser aceptada dicha solicitud, el respectivo consejo designará un nuevo Tribunal Examinador de tres miembros, entre los cuales estará incluido el director, para que, en un término de hasta 15 días, presente sus calificaciones. La calificación promedio otorgada por el nuevo tribunal será la definitiva. Art. 86.- Para ser declarado apto para rendir su grado oral, el estudiante deberá presentar una solicitud dirigida al Decano o al Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, acompañada de la siguiente documentación: a) Hoja de datos personales del graduando; b) Fotocopia de la cédula de identidad; c) Fotocopia de la última papeleta de votación otorgada por el organismo competente; d) Copia certificada del Título de Bachiller o Título de Profesional, según el caso, o el Acta de Grado debidamente refrendada; e) Certificado de matrículas, hasta el momento de su solicitud; f) Certificado de aprobación de créditos (curriculum académico); g) Certificado de suficiencia de inglés, excepto para los casos de los programas de postgrado; h) Certificado, avalado por el Decano o por el Director del Instituto Superior Tecnológico, de haber realizado y cumplido con las horas de servicio comunitario, 145 pasantías o prácticas pre-profesionales en los campos de su especialidad, excepto para los casos de los programas de postgrado; i) Informes de calificaciones del Tribunal Examinador del proyecto de titulación o tesis de grado; j) Proveído de las calificaciones del proyecto de titulación o tesis de grado; k) Formulario de registro bibliográfico; l) Recibos de pagos de derechos de grado, título e investidura otorgados por Tesorería, de ser el caso; y, m) Un certificado de no tener obligaciones pendientes con la Escuela Politécnica Nacional. Esta documentación será entregada a la Secretaría General para su revisión y autorización para ser declarado apto para rendir el grado oral por parte del Decano o el Director del Instituto Superior Tecnológico. También entregará a la Secretaría de la Facultad o del Instituto Superior Tecnológico lo siguiente: a) Un ejemplar empastado del proyecto de titulación o tesis de grado, en el que se incluya la autorización de la impresión final, que será enviado a la Biblioteca General; b) Dos ejemplares en formato digital de la versión final, los que serán distribuidos así: un ejemplar para la Biblioteca General de la Escuela Politécnica Nacional; y, un ejemplar para la Biblioteca de la Facultad o del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda; y, c) Un artículo técnico, en formato digital, establecido por la Institución sobre el proyecto de titulación o tesis de grado, conteniendo los principales análisis y resultados del proyecto o tesis realizada. El estudiante y el director serán coautores de este documento. Art. 87.- El Decano de la Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, declarará apto para realizar la defensa oral del proyecto de titulación o tesis de grado, al estudiante que cumpla con todos los requisitos reglamentarios, y nombrará al tribunal, el cual estará integrado por el Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, o su delegado, quien lo presidirá, y por los tres miembros del Tribunal Examinador. Si por causa justificada no se puede integrar el tribunal en la forma indicada, el Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico podrá nombrar nuevos miembros. El Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico fijará el día y la hora en que se deba realizar la defensa oral. La defensa oral versará sobre el contenido del proyecto de titulación o tesis de grado aprobada y será pública salvo que el graduando solicitare al Presidente del Tribunal que sea privada, los miembros del tribunal calificarán la defensa oral con notas de cero a diez y, en acta suscrita por todos sus miembros en el Libro de Titulaciones de la Facultad o del Instituto Superior Tecnológico, el Presidente del Tribunal establecerá el promedio de las calificaciones dadas, con dos cifras decimales. Este promedio será la calificación de la defensa oral. 146 Art. 88.- Si la calificación de la defensa fuese inferior a siete, el estudiante la reprueba, pero podrá repetirla por una sola vez, en un plazo no mayor a sesenta días. En este caso abonará los derechos de repetición de grado. El Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según el caso, fijará fecha y hora para rendir la nueva defensa oral, ante el mismo Tribunal. Art. 89.- Si el promedio de la calificación de la defensa oral fuese siete o más, se le adjudicarán al estudiante los créditos correspondientes al proyecto de titulación o tesis de grado, con lo cual el estudiante habrá aprobado la carrera o programa de postgrado. El Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según el caso, establecerá la calificación final de titulación o grado académico sobre treinta puntos, según la suma de lo siguiente: a) Promedio ponderado de las calificaciones de las asignaturas aprobadas, calculado sobre diez puntos con dos cifras decimales, tomando como pesos los créditos de cada asignatura; b) Calificación del proyecto de titulación o tesis de grado; y, c) Calificación de la defensa oral. En el caso de que la calificación final de titulación o de grado resultare con fracciones, se redondeará al entero más próximo. De acuerdo a la nota final obtenida, el profesional o graduando tendrá la siguiente calificación y distinción en su titulación: a) APROBADO SUMA CUM LAUDE, con 29 y 30 puntos; b) APROBADO CUM LAUDE, de 26 a 28 puntos; y, c) APROBADO, de 20 a 25 puntos. Luego de la defensa, el expediente de grado será completado con: a) La declaración de aptitud para la defensa oral; b) El proveído de la calificación de la defensa oral; y, c) El acta final de titulación. Art. 90.- Cualquier problema o desacuerdo que se suscitare durante el proceso de graduación será resuelto en primera instancia por el Consejo de Facultad o el Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico y en última instancia por el Consejo Académico. Art. 91.- El Rector convocará, en día y hora que estime oportuno a las autoridades académicas, a los profesionales y graduandos, para que en ceremonia especial presidida por el Rector o su delegado se proclamen las calificaciones de titulación y graduación, preste el profesional o graduando la promesa legal, se le otorgue la investidura y se le entregue el título o grado académico respectivo. El título profesional o grado académico y el acta de investidura, en el libro que para el efecto llevará la Secretaría General de la Escuela Politécnica Nacional, serán suscritos por el Rector, el Decano de la Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, y el Secretario General de la Institución. 147 DISPOSICIONES GENERALES: PRIMERA.- La Escuela Politécnica Nacional tiene la propiedad intelectual y los derechos de autor sobre los proyectos de titulación y tesis de grado que se realicen en la Institución. SEGUNDA.- Los estudiantes que están cursando una carrera, que por cualquier razón deje de admitir nuevos estudiantes, continuarán sus estudios hasta culminar la misma. TERCERA.- En todo aquello que no esté establecido en este Reglamento, se procederá conforme a la ley, al Estatuto, a las regulaciones vigentes y a las disposiciones dadas por el Consejo Politécnico y por el Consejo Académico. DISPOSICIONES TRANSITORIAS: Primera.- Los estudiantes de ingeniería, ciencias y tecnología que tengan aprobado el plan del proyecto de titulación o tesis de grado tendrán cuatro semestres, contados desde la aprobación de los mismos, para terminarlo y no requieren aprobar los cursos de actualización. De no lograr graduarse en el período indicado, se aplicará el presente reglamento respecto a actualización y aprobación de un nuevo plan de titulación o tema de tesis. Segunda.- Los estudiantes que hayan aprobado el 97% o más de los créditos del plan de formación curricular y no tengan aprobado su plan de titulación o tesis de grado, deberán graduarse en un plazo máximo de cuatro semestres luego de haber aprobado el 97% o más de los créditos o de haber aprobado un curso de actualización. De no lograr graduarse en el período indicado, se aplicará el presente Reglamento. Tercera.- Los estudiantes de maestría que tengan aprobado el plan del tema de tesis de grado tendrán cinco semestres, contados desde la aprobación de los mismos, para terminarlo y no requieren aprobar los cursos de actualización. De no lograr graduarse en el período indicado, se aplicará el presente reglamento respecto a actualización y aprobación de un nuevo plan de titulación o tema de tesis. Cuarta.- Hasta que se conforme el Instituto Superior Tecnológico, sus funciones serán ejecutadas por la ESFOT. DISPOSICIÓN FINAL Derógase todas las disposiciones reglamentarias que se opongan al presente Reglamento. CERTIFICO.- Que las reformas que anteceden fueron aprobadas en primera discusión por el Consejo Politécnico en sus sesiones del 24 de junio; 1 y 15 de julio; 19 y 26 de agosto; 2, 9, 21 y 28 de septiembre del 2010; 22 y 24 de febrero; y, 1 y 3 de marzo del 2011 y en segunda discusión en sus sesiones del 5, 12, 17, 24, 26 y 31 de mayo; 23 de junio; 7 y 21 de julio del 2011; y, 11, 16 y 18 de agosto del 2011. 148 ANEXO B - PROCESO ACTUAL DE GESTIÓN DE TITULACIÓN Y GESTIÓN DE GRADUACIÓN DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL 149 MACROPROCESO: Docencia (A) ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL Secretaría Facultad/Carrera CÓDIGO:A.3.1 PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3) SUBPROCESO: Gestión de Titulación (A.3.1) Consejo de Facultad / Consejo Directivo ESFOT HOJA 1 DE 4 Comisión Permanente de Graduación Inicio D Recibir Plan de Proyecto de Titulación / Tesis junto con solicitud para su aprobación Verificar si estudiante puede presentar Plan de Proyecto de Titulación / Tesis Estudiar documentación Enviar documentación a Comisión Permanente de Graduación SI Fin Tiene aprobado al menos el 80% en pregrado / 50% en posgrado? Es la segunda presentación NO SI SI Se Aprueba? NO Notificar a estudiante que aún no puede presentar el Plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado NO Solicitar correcciones al plan por una sola vez Designar al profesor proponente o auspiciante como Director del proyecto Fin El Director es profesor titular de la EPN? SI C NO Esperar que estudiante desarrolle el Proyecto de Titulación/Tesis de Grado Presentó los borradores dentro del tiempo de la matrícula? Informar al Director/ Co-director y al estudiante la aprobación para desarrollo del PT o Tesisi de Grado NO Necesita matrícula extemporánea? SI SI Recibir solicitud del estudiante para designar un Tribunal Examinador de su trabajo escrito B Designar a un profesor titular de la EPN como Co-director Matrículas y Registros Extemporáneos (A.2.1.6) NO A Realizar correcciones al plan 150 PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3) SUBPROCESO: Gestión de Titulación (A.3.1) Matriculación de Estudiantes en Carreras (A.2.1.4) NO A Ha transcurrido el tiempo máximo establecido para la presentación del proyecto? HOJA 2 DE 4 Consejo de Facultad / Consejo Directivo ESFOT Secretaría Facultad/Carrera C CÓDIGO:A.3.1 MACROPROCESO: Docencia (A) ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL B Recibir borradores del Proyecto de Titulación/Tesis junto con copias del Plan aprobado Nombrar Tribunal Examinador SI Notificar a estudiante que debe matricularse en Curso de Actualización Esperar que estudiante apruebe curso de Actualización D Comunicar a estudiante las correcciones y modificaciones solicitadas Elaborar Memorando para Notificar Designación Memorando para Notificar Designación Enviar Memorando junto con borradores a miembros del tribunal Esperar informe individual de miembros del tribunal Esperar informe de calificación de los miembros del tribunal Determinar promedio de la calificación El promedio es >= 7 ? NO Determinar por una sola vez un plazo para la nueva presentación SI El estudiante solicita recalificación de su trabajo escrito? SI Recibir solicitud del estudiante para designación de un nuevo Tribunal Examinador Nombrar nuevo Tribunal Examinador NO E Determinar calificación promedio definitiva Esperar informe de calificación de los miembros del tribunal 151 Decanato / Dirección ESFOT CÓDIGO:A.3.1 MACROPROCESO: Docencia (A) ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3) SUBPROCESO: Gestión de Titulación (A.3.1) HOJA 3 DE 4 Secretaría General Secretaría Facultad/Carrera E Autorizar a estudiante la impresión y encuadernación del trabajo final Registrar nota en el libro de grados de la facultad Registrar nota en SAEW Enviar expediente a Secretaría Gral. Informar a estudiantes requisitos para armar expedientes SI El expediente está completo? Receptar documentos para el expediente Registrar ingreso de documentación Esperar que Secretario General revise y designe responsable del trámite Entregar documentación a Secretario General Revisar si el expediente está completo y sin novedades NO Esta correcto? NO Anotar anomalías en el expediente SI Elaborar Acta que declara al estudiante Apto para rendir grado oral Informar a estudiantes anomalías en la documentación Acta para Declarar Apto al Estudiante para Grado Oral SI Existe anomalías con expediente? Revisar si existen anomalías en el expediente NO Recibir empastados del Proyecto de Titulación F Informar a Facultad sobre anomalías en el expediente Entregar expediente a Secretaría de Facultad 152 ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL Secretaría Facultad/Carrera CÓDIGO:A.3.1 MACROPROCESO: Docencia (A) PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3) SUBPROCESO: Gestión de Titulación (A.3.1) Decanato / Dirección ESFOT HOJA 4 DE 4 Secretaría General F Recibir solicitud del estudiante pidiendo se lo declare apto para rendir grado oral Declarar apto al estudiante Nombrar tribunal calificador 2 Elaborar notificaciones para miembros del tribunal definiendo fecha y hora del Grado Oral Determinar el día y la hora para la Defensa Oral Notificaciones Esperar que se realice Grado Oral Proveídos de Grado Oral y Acta Final de Titulación Elaborar Proveídos de Grado Oral y Acta Final de Titulación Tramitación de Pagos por Lecturas y Direccionamiento de Proyectos de Titulación y Tesis de Grado Determinar promedio de la calificación de la Defensa Oral SI El promedio es >= 7? NO Fijar por una sola vez fecha y hora de la nueva Defensa Oral 2 Verificar documentación Elaborar Memorando para Remitir expediente a Secretaría Gral. Está correcto? Memorando para Remitir expediente a Secretaría Gral. Enviar memorando junto con expediente a Secretaría Gral. Corregir documentación NO Entregar expediente a Secretaría de Facultad SI Gestión de Graduación (A.3.2) Fin 153 CÓDIGO: A.3.2 MACROPROCESO: Docencia (A) ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3) HOJA 1 DE 2 SUBPROCESO: Gestión de Graduación (A.3.2) Secretaría de Carrera Secretaría General Inicio 1 Ingresar expedientes en base de datos POLIGRAD Generar listados en base de datos POLIGRAD NO Verificar listados Están bien? Elaborar Proveído Final de fecha de investidura Proveído Final SI Enviar información para elaborar títulos Enviar Proveídos a Rector Elaboración de Títulos Esperar que Rector firme Proveídos Esperar que los títulos estén listos Dividir Proveídos por carreras Revisar títulos Entregar Proveídos a secretarías respectivas Ubicar en expediente Proveído Final Revisar Acta de Grado con Secretario Gral. para firma Están bien? SI Están bien? NO SI Clasificar títulos por carrera Firmar en Acta de Grado y en el respectivo Libro de Grados de la carrera Enviar títulos a Facultad/ESFOT para que Decano/ Director los firme NO Realizar correcciones pertinentes Recibir títulos Elaborar Documentación para enviar al CONESUP Documentacíón para enviar al CONESUP A 1 Llamar a encargado de elaborar título para que corrija problema B 154 ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL CÓDIGO: A.3.2 MACROPROCESO: Docencia (A) PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3) SUBPROCESO: Gestión de Graduación (A.3.2) HOJA 2 DE 2 Secretaría General A Esperar que Decano/Director firme los títulos Revisar títulos firmados Esperar fecha de investidura Todos los títulos están firmados? NO B Ubicar a graduandos de acuerdo al orden del listado de graduandos SI Entregar títulos a Secretario General para que los firme Esperar que Rector firme los títulos Esperar que Secretario General firme los títulos Reunir título grande y título pequeño Entregar títulos a Rector para que los firme Fotocopiar títulos pequeños Dar instrucciones pertinentes para asistir a investidura y recibir título Realizar Ceremonia de Grado Enviar información al CONESUP vía internet Llenar Carta de Conformidad emitida por CONESUP Carta de Conformidad Poner títulos en orden de acuerdo al día de la investidura Adjuntar Acta de Grado o Proveído Final y copia de título de cada estudiante El estudiante revalidó materias? Esperar que Secretario Gral. firme Carta de Conformidad NO SI Adjuntar a documentos el Cuadro de Revalidación y Curriculum Académico Enviar Carta de Conformidad con adjuntos a CONESUP con firmas de recepción Fin 155 ANEXO C - LISTADO DE USUARIOS EMPLEADOS LINEA DE INVESTIGACIÓN COMPETITIVIDAD COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL MERCADEO GESTION PÚBLICA USUARIO 1. (RESPONSABLE) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1. (RESPONSABLE) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. (RESPONSABLE) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1. (RESPONSABLE) 2. 3. 4. 5. 6. 1. PIN BUITRON FLORES PEDRO ALOMOTO BANSUI NELSON CADENA ECHEVERRIA JAIME DAMBROSIO VERDESOTO GIOVANNI MONAR MONAR RICARDO PALAN TAMAYO CARLOS ALBERTO PAREDES DELGADO PATRICIO PUMISACHO ALVARO VICTOR ROJAS DAVALOS MAURICIO SALVADOR JIJON MARCELO VACA OBANDO FELIX ALVARADO RAMIREZ KARLA CAGIGAL GARCIA JOSE LUIS LEON ORELLANA LUIS EDUARDO MEJIA GUZMAN KLEBER HERNAN SARRADE DUEÑAS FAUSTO TORRES ZARRIA OSCAR VILLACIS HERRERA LUIS ACUNA BERMEO CRISTINA CAJIAO SEGOVIA ALFREDO CALDERON SEGOVIA JAIME CARRASCO MEDINA PATRICIO DE LA TORRE NEIRA PABLO HERRERA PIEDRA GUSTAVO MENCIAS GAVILANES INES MARIA MOSQUERA CORTEZ FERNANDO MUÑOZ ALMACHI ALFREDO ORBE GARCES PATRICIO VILLACIS SANTOS GONZALO OROZCO AGUIRRE EDDY BLANDIN ALONSO JAVIER ESPINOSA LARREATEGUI MANUEL MEJIA FLORES ROBERTO OROZCO TORRES HENRY RIVADENEIRA VALLEJO MILTON ROMERO MARTINEZ EDISON 123 456 1234 4567 789 147 258 369 159 357 1020 321 156 GESTION SOCIAL 2. (RESPONSABLE) 3. 4. WASHINGTON 5. 6. 7. 8. 1. (RESPONSABLE) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. ARCOS GARCES GUALBERTO 654 AYORA GONZALEZ PAUL CALAHORRANO ENRIQUEZ PACHECO PRADO LUCAS POSSO JATIVA CARLOS EDUARDO REINOSO JURADO VINICIO ROMERO VEGA NARCISA NARANJO BORJA EFRAIN ACOSTA GALLO ERWIN ELISEO CAMACHO MARIN XAVIER CEVALLOS JACOME FERNANDO ESPIN ZAPATA PATRICIO GALARRAGA SOTO EFREN GARCIA KAROLYS XAVIER LARREATEGUI YEPEZ HERNAN LOPEZ MAYORGA PATRICIO LASSO IZA PAOLA CUESTAS CAZA JAVIER 987 741 157 ANEXO D - DOCUMENTO GUÍA DE USO Para el Ingreso de Plan de Tesis Ejecutor:Estudiante 1. Ingrese al Portal Externo Estudiantes con su nombre de usuario y contraseña correspondientes. Figura 1- Nombre de Usuario 158 2. En el Portal Estudiantes pulse Tareas. Figura 2- Portal Estudiantes 3. A continuación pulse Mensajes Figura 3- Portal Estudiantes 159 4. Pulse S_100_Ingreso_Plan_Tesis Figura 4- Crear Mensaje 5. Siga las instrucciones que se mencionan en el Formulario. Figura 5- Formulario Ingreso de Datos 6. Si el porcentaje de créditos Aprobados es el indicado para seguir con la ejecución de la tarea aparecerá el campo Datos Presentación Tema, pulse el mismo. 160 Figura 6- Formulario Ingreso de Datos 7. Ingrese todos los datos correspondientes en el formulario Ingreso Plan de Titulación o Tesis de Grado, finalmente pulse Terminar. Figura 7- Formulario Ingreso de Datos 161 1.1 SUBPROCESO PRESENTACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE TITULACIÓN O TESIS DE GRADO 1.1. TP.43 Revisar y aprobar plan Ejecutor: Comisión permanente de Graduación Figura 8- Formulario Revisión y Aprobación de Plan 1. Pulse el ojo para revisar el plan adjunto. 2. Dictamine su resolución sobre el plan en el campo Decisiones de Comisión Permanente de Graduación 3. Si presenta observaciones agregarlas en el campo Observaciones 4. Pulse sobre el ojo e ingrese su PIN para autentificar su firma 5. Finalmente pulse Terminar 162 1.1.TPT Realizar Correcciones Ejecutor: Estudiante Figura 9- Formulario Revisión y Aprobación de Plan 1. Pulse el ojo para revisar el plan adjunto por la Comisión Permanente de Graduación 2. En el campo Observaciones de Comisión Permanente de Graduación se mencionan las observaciones por parte de los mismos. 3. En el campo Observaciones Profesor auspiciante se mencionan las observaciones del profesor auspiciante 4. Pulse el ojo Plan Adjunto para adjuntar el mismo en su nueva versión. 5. Finalmente pulse Terminar 163 1.1.TP.70 Oficializar a director Ejecutor: Presidente de Consejo de Facultad Figura 10- Formulario Oficializar Profesor Auspiciante 1. Pulse el ojo para revisar el plan adjunto 2. Pulse Editar en el campo Profesor e ingrese el nombre 3. Pulse Guardar y Salir 4. Finalmente pulse Terminar 164 1.1.TP.30 Revisar correcciones Ejecutor: Profesor auspiciante Figura 11- Formulario Revisión correcciones 1. Pulse el ojo para revisar el plan adjunto en su nueva versión por parte del estudiante 2. En el campoObservaciones se mencionan las observaciones por parte de la Comisión Permanente de Graduación 3. En el campo Plan corregido correctamente correspondiente 4. Finalmente pulse Terminar pulse la opción 165 1.2 SUBPROCESO CALIFICACIÓN DE PROYECTO DE TITULACIÓN O TESIS DE GRADO 1.2.TP.14 Desarrollar Proyecto de Titulación Ejecutor: Estudiante Figura 12- Formulario Desarrollo Proyecto de Titulación 1. Mencione todas las inquietudes, dudas, consultas en el campo Consulta o inquietud que serán enviadas a su profesor auspiciante. 2. Pulse Respuesta Profesor para observar la misma. 3. Pulse el ojo Documento Referencial en el caso de que su profesor auspiciante lo haya adjuntado 4. Pulse el ojo en el campo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para adjuntar su avance. 5. Finalmente pulse Enviar consulta o avance 166 1.2.TP Asesorar en desarrollo Ejecutor: Profesor auspiciante Figura 13- Formulario Asesorar en Desarrollo 1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar el desarrollo por parte del estudiante. 2. En el campo Consulta o inquietud se mencionan las dudas, consultas, inquietudes por parte del estudiante. 3. Pulse Responder consulta, a continuación Editar para emitir su respuesta a dicha consulta. 4. Pulse Guardar y Salir 5. En el campo Documentos Referenciales pulse el ojo e integre los mismos si es el caso a continuación pulse Regresar 6. En el campo Desea solicitar tribunal pulse la opción correspondiente 7. Finalmente pulse Terminar 167 1.2.TP.207 Registrar avance de tesis Ejecutor: Profesor auspiciante Figura 14- Formulario Registro de avance de Tesis 1. Pulse el ojo Plan Adjunto para revisar el mismo 2. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar el desarrollo por parte del estudiante. 3. Ingrese el porcentaje de avance pulsando la opción correspondiente en el campo Registrar porcentaje de avance. 4. Finalmente pulse Terminar 168 1.2.TP.84 Nombrar Tribunal Examinador Ejecutor: Decano FCA Figura 15- Formulario Nombrar Tribunal Examinador 1. Pulse el ojo Plan Adjunto y Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para su revisión. 2. Pulse Editar en el campo Tribunal Examinador 3. Aparecerá la ventana Editar Grupo de Campos, pulse el ojo para ingresar el nombre de cada miembro del tribunal. Figura 16- Ventana Editar Grupo de Campos 4. Pulse Agregar para insertar un nuevo Nombre incluyendo el nombre del profesor auspiciante. 5. Pulse Guardar y Salir para regresar al formulario inicial 6. Finalmente pulse Terminar 169 1.2.TP. 92 Revisar y adjuntar observaciones Ejecutor: Tribunal Examinador Figura 17- Formulario Revisar y adjuntar observaciones 1. Pulse el ojo Plan Adjunto y Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para su revisión 2. Seleccione la opción correspondiente en el campo Borrador necesita correcciones 3. Si la respuesta es Sí menciónelas en el campo Observaciones a borradores sin alterar o modificar las observaciones anteriores emitidas 4. Finalmente pulse Terminar 170 TP.100 Realizar correcciones Ejecutor: Estudiante Figura 18- Formulario Realizar Correcciones 1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar las correcciones emitidas por parte de los miembros del tribunal examinador. 2. En el campo Observaciones a borradores se mencionan las observaciones por parte de los miembros del tribunal. 3. Una vez realizadas las correcciones solicitadas adjunte el documento pulsando el ojo Desarrollo de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado en su nueva versión. 4. Finalmente pulse Terminar 171 1.2.TP.104 Revisar correcciones y adjuntar observaciones Ejecutor: Profesor auspiciante Figura 19- Formulario Revisar correcciones y adjuntar Observaciones 1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar las correcciones realizadas por el estudiante en su nueva versión, a la vez puede observar las observaciones emitidas por parte de los miembros del Tribunal Examinador. 2. En el campo Observaciones a borradores mencione las mismas si es el caso 3. Seleccione la opción que corresponda en el campo Borradores corregidos 4. Finalmente pulse Terminar 172 1.2.TP.108 Emitir calificaciones a borradores Ejecutor: Tribunal Examinador Figura 20- Formulario Emitir Calificaciones 1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar las correcciones realizadas por el estudiante en su nueva versión. 2. Pulse Editar en el campo Tribunal Examinador 3. Aparecerá la ventana Editar Grupo de Campos, diríjase a su nombre e inserte su calificación 4. Pulse sobre el ojo e ingrese su PIN para autentificar su firma 5. Pulse Guardar y Salir 6. Para finalizar pulse Terminar 173 1.2.TP.123 Verificar cumplimiento de formato Ejecutor: Decano FCA Figura 21- Formulario Verificar el formato 1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar el formato del mismo. 2. Puede observar las calificaciones emitidas por parte del tribunal con la firma respectiva. 3. Seleccione la opción correspondiente en el campo Correcciones al formato. 4. Pulse sobre el ojo e ingrese su PIN para autentificar su firma 5. Finalmente pulse Terminar 174 1.2.TP. 131 Realizar correcciones Ejecutor: Estudiante Figura 22- Formulario Realizar correcciones 1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar las correcciones emitidas sobre el formato del mismo. 2. Adjuntar el documento corregido en su nueva versión pulsando el ojo Desarrollo de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado. 3. Finalmente pulse Terminar. 175 1.2.TPT Verificar nota de escrito Ejecutor: Estudiante Figura 23- Formulario Verificación de Nota 1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar la última versión enviada. 2. Usted puede observar las calificaciones emitidas por parte del Tribunal Examinador de los borradores. 3. Seleccione la opción correspondiente enel campo Solicita recalificación. 4. Pulse en el ojo si es el caso para adjuntar la Solicitud de recalificación 5. Finalmente pulse Terminar 176 1.2.TP.164 Aceptar o rechazar solicitud Ejecutor: Presidente de Consejo de Facultad Figura 24- Formulario Aceptar o Rechazar Solicitud 1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para revisar la última versión enviada. 2. Usted puede observar las calificaciones emitidas por parte del Tribunal Examinador a los borradores. 3. Pulse el ojo Solicitud de recalificación para revisar la misma. 4. Seleccione la opción correspondiente en el campo Acepta solicitud de recalificación 5. Finalmente pulse Terminar 177 1.3. SUBPROCESO GESTIÓN DE GRADUACIÓN 1.3.TP.114 Ingresar documentos defensa oral Ejecutor: Estudiante Figura 25- Formulario Ingreso de Documentos 1. Pulse el ojo para adjuntar la solicitud para ser declarado apto para rendir su grado oral 2. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado y adjunte el mismo. 3. Pulse el ojo Artículo técnico y adjunte el mismo 4. Pulse el campo Documentos Defensa Oral y adjunte los mismos requeridos 178 Figura 26- Formulario Ingreso de Documentos 5. Pulse el ojo en el campo Documentos habilitantes y añada cada uno de ellos. 6. Pulse Guardar y Salir 7. Finalmente pulse Terminar 1.3.TP. 99 Revisar que documentación esté completa Ejecutor: Secretaría FCA Figura 27- Formulario Revisión de Documentación 179 1. Pulse el ojo Solicitud para revisar el documento adjunto. 2. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para su revisión 3. Pulse el ojo Artículo Técnico y revise el mismo 4. Pulse Documentos Defensa Oral y compruebe toda la documentación adjunta pulsando Editar Figura 28- Formulario Revisión de Documentación 5. Seleccione la opción correspondiente de acuerdo si el documento está correcto y completo 6. En el campo Observaciones, mencione las mismas en el caso de existir 7. Pulse Guardar y Salir y seleccione la opción correspondiente en el campo Todos los documentos correctos 8. Finalmente pulse Terminar 180 1.3.TP. Nombrar Tribunal Defensa Oral Ejecutor: Decano FCA Figura 29- Formulario Nombrar Tribunal Defensa Oral 1. Diríjase al campo Tribunal Defensa Oral y pulse Editar 2. Aparecerá la ventana Editar Grupo de Campos, pulse sobre el ojo y seleccione el nombre del profesor Figura 30- Ventana Editar Grupo de Campos 3. Pulse Agregar para insertar los dos nombres restantes incluyendo el nombre del profesor auspiciante 4. Pulse Guardar y Salir 5. Finalmente pulse Terminar 181 1.3.TP.34 Calificar defensa Oral Ejecutor: Tribunal Defensa Oral Figura 31- Formulario Calificar Defensa Oral 1. Pulse el ojo Plan Adjunto y Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para su revisión 2. Diríjase al campo Tribunal Defensa Oral y pulse Editar 3. Inserte su calificación frente a su nombre 4. Pulse Guardar y Salir 5. Finalmente pulse Terminar 182 1.3.TPT Solicitar repetición de defensa oral Ejecutor: Estudiante Figura 32- Formulario Solicitar Repetición Defensa Oral 1. Seleccione la opción correspondiente en el campo Solicita repetición 2. En el campo Justificación mencione la misma 3. Finalmente pulse Terminar 183 1.3.TP.54 Fijar fecha de nueva defensa Ejecutor: Decano FCA Figura 33- Formulario Fijación Nueva Fecha Defensa 1. Diríjase al campo Justificación para revisar la misma por parte del estudiante 2. En el campo Nueva fecha defensa escoja la misma 3. Finalmente pulse Terminar 184 1.3.TP.69 Establecer calificación de estudiante Ejecutor: Decano FCA Figura 34- Formulario Establecer Calificaciones 1. Ingrese la nota respectiva en el campo Promedio ponderado de asignaturas aprobadas 2. Aparecerá el promedio en el campo Promedio Final 3. Finalmente pulse Terminar 185 1.3.TP. 75 Notificar a estudiante ceremonia Ejecutor: Secretaría FCA Figura 35- Formulario Notificación de Ceremonia 1. Ingrese la fecha correspondiente en el campo Fecha de incorporación 2. Finalmente pulse Terminar 3. Se enviará una notificación al estudiante con dicha información. Figura 36- Notificación de Ceremonia Porcentaje registrado por el Director sobre el avance del Proyecto de Titulación o Tesis de Grado El miembro del tribunal determina si deben realizarse General correcciones a los borradores, previa la emisión de calificación El director determina si las correcciones realizadas a los General borradores por parte del tesista están correctas 100_Borrador_correcto Carreras o Programas que se oferta la Facultad de Ciencias Administrativas. Número de Cédula de Identidad del Estudiante Justificación de la solicitud de defensa oral Consulta realizada por estudiante a su director en el desarrollo de la tesis Consultas e inquietudes planteadas por el estudiante a su director de Tesis 100_Carrera 100_Cedula_estudiante 100_Comentarios_repeticion_def_oral 100_Consulta_estudiante_director 100_consultas_estudiante_director General General General General General Calificación que se otorga al Proyecto de Titulación o Tesis General de Grado 100_calificacion_protecto o tesis 100_Borradores_correctamente_corregidos General General General 100_Avance_tesis 100_Articulo_tecnico 100_Aprobacion_plan_cpg Multilínea Entero Multilínea Multilínea Sel.Simple Decimal Sí/No Sí/No Sel.Simple Docum Sí/No Término Tipo de Dato General Sí/No Descripción El presidente del Consejo de Facultad estimará conveniente la aprobación o rechazo de la solicitud de recalificación Decisión de aprobación o rechazo del plan de titulación por parte de la Comisión Permanente de Graduación Articulo técnico, establecido por la institución sobre el Proyecto de titulación o tesis de grado. Nombre 100_Acepta_solicitud_recalificacion ANEXO E – LISTA DE CAMPOS 186 Nombre del Director de Tesis Distinción de acuerdo a la nota final obtenida Documentos referenciales facilitados por el director para la elaboración del proyecto de titulación o tesis de grado El documento contiene todos los documentos integrados y desarrollados a lo largo del proceso de obtención de título profesional Documentos que habilitan al estudiante apto para rendir la defensa oral Verifica que toda la documentación este correctos General documentos E mail del tesista Empresa en la que labora el estudiante Fecha Actual Fecha que será notificada al estudiante correspondiente a la investidura Fecha de la reunión de la Comisión Permanente de Graduación Firma del miembro de la comisión Firma de Coordinador de la CPG 100_Director 100_Distincion 100_Docuementos_referenciales 100_Documentacion_proceso_titulacion_graduacion 100_Documentos_defensa_oral 100_Documentos_defensa_oral_completos 100_email_estudiante 100_Empresa_trabajo_estudiante 100_Es2 100_Fecha_actual 100_fecha_incorporacion 100_Fecha_reunion_CPG 100_Firma_comision_permanente_graduacion 100_Firma_coordinador_CPG General General General General General General General General Grupo General General General Prefijo Grupo General Datos a ser transferidos a proceso de Graduación Dirección de domicilio de Estudiante que presente Proyecto de Titulación o Plan de Tesis 100_Datos_tesis 100_Direccion_domicilio General Número de créditos, que el estudiante debe aprobar para optar por el título y realizar el proyecto de titulación. 100_Creditos Firma Digital Firma Digital Fecha Texto Texto Entero Fecha y Hora Fecha Sí/No _ Docum Familia-Elemento Empleados Sel.Simple Docum _ Multilínea Entero 187 Observaciones emitidas por la Comisión Permanente de Graduación para una próxima revisión Observaciones emitidas por el profesor auspiciante sobre el plan Documento que contiene los campos habilitantes para la orden de encuadernación 100_Observaciones_comision_permanente_graduacion 100_Orden_ecuadernacion 100_Observaciones_plan_profesor_auspiciante Se establece una nueva fecha para la Defensa oral Observaciones emitidas por los integrantes del tribunal examinador sobre los borradores 100_Nueva_fecha_defensa 100_Numero_creditos_postgrados 100_Observaciones_borradores General General General General General General Ingreso a contacto General Nota correspondiente a los promedios de calificaciones de Grupo las asignaturas aprobadas, calificación del proyecto o tesis y calificación de la defensa oral 100_Nombre_estudiante 100_Nota_final_tesista General General General General General General General Líneas de estudio de la Facultad de Ciencias Administrativas Mención obtenida por el estudiante Nombre del estudiante que propone el Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Firma de autorización de Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas Firma del Miembro de la CPG El Decano, posterior a la revisión del Proyecto de Titulación o Tesis de Grado decide si el formato de los mismos es correcto o no La justificación que sustenta la propuesta o asignación del tema por parte del estudiante. 100_Linea_investigacion 100_mencion 100_Nombre_Completo_Proponente 100_Justificacion_personal 100_Firma_miembro_cpg_2 100_Formato_con_correcciones 100_Firma_Decano Docum Multilínea Multilínea Fecha Entero Multilínea Texto _ Sel.Simple Texto Texto Multilínea Firma Digital Sí/No Firma Digital 188 Porcentaje de Créditos que han sido aprobados por los estudiantes de postgrado que les valide la presentación de tesis Porcentaje de créditos aprobados por el proponente, que determinan la posibilidad de presentación del tesis Promedio Final de titulación de grado Promedio ponderado de asignaturas aprobadas Porcentaje de créditos aprobados por el estudiante solicitante 100_Porcentaje_creditos_aprobados_postgrados 100_Porcentaje_creditos_especialista Indica la resolución que tomó la Comisión Permanente de General Graduación sobre el plan presentado por proponente Respuesta a la consulta o inquietud emitida por estudiante General sobre el desarrollo de su Proyecto de titulación o Tesis de Grado El estudiante de acuerdo a su nota solicita recalificación Solicita repetición de defensa oral Decisor para solicitar tribunal para lectura de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Solicitud dirigida al Decano, solicitando fecha para rendir grado oral 100_Resolucion_plan_cpg 100_respuesta_director_consulta 100_solicita_recalificacion 100_Solicita_repeticion 100_Solicitud de tribunal 100_solicitud_defensa_oral General General General General El documento es el registro de reunión de revisión del plan General presentado por el estudiante. General General General General General 100_Registro_reunion_revision_plan 100_Promedio_final_titulación 100_Promedio_ponderado_asignaturas_aprobadas 100_Prorcentaje_creditos_aprobados Documento adjunto del proyecto de titulación o tesis de grado 100_Plan_proyecto_tesis General El profesor auspiciante determina si el estudiante corregido General correctamente las observaciones de la Comisión Permanente de Graduación 100_Plan_corregido_correctamente Docum Sí/No Sí/No Sí/No Multilínea Rico Sel.Simple Docum Entero Decimal Decimal Decimal Decimal Docum Sí/No 189 Documento de solicitud de recalificación de escrito Campo para indicar que es la segunda vez que el plan es revisado Campo que se utiliza para la validación de una nueva defensa oral Nombre del tema que ha sido propuesto por el estudiante Desarrollo de proyecto de titulación o tesis de grado Especifica que tipo de tema se maneja, sea este solicitando tema o proponiendo el mismo Número total de créditos para especializaciones en la FCA Número total de créditos en la carrera de Ingeniería en procesos Número total de créditos de Maestrías de la Facultad de Ciencias Administrativas Numero de créditos correspondiente a carreras de pregrado Lista de profesores que observaran el borrador del Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Miembros del Tribunal correspondiente a la defensa oral Contacto Email Email Email Email Email 100_solicitud_recalificacion 100_Sumar 100_Sumar_defensa 100_Tema_propuesto 100_Tesis_desarrolllo 100_Tipo_tema 100_Total creditos especialistas 100_Total creditosing proceso 100_Total creditos postgrado 100_Total creditos pregrado 100_Tribunal Examinador 100_Tribunal_defensa_oral Area Solicitante EWAD/Rol Cuenta/Contacto Profesores_competitividad/EMail Profesores_gestion_social/EMail Profesores_comportamiento_organizacional/EMail Profesores_estrategia_organizacional/EMail Profesores_mercadeo/EMail Sufijo Sufijo Grupo General Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Grupo General General General General General General General General General General Texto Texto _ Texto _ Texto Texto Texto _ Entero Entero Entero Entero Multilínea Docum Sel.Simple Entero Entero Docum 190 Email En este campo se describe el tema propuesto por el estudiante como plan de titulación o de tesis Id. Id. Id. Id. Id. Id. MovilCargo MovilCargo MovilCargo MovilCargo MovilCargo MovilCargo NombreCompleto NombreCompleto NombreCompleto NombreCompleto NombreCompleto NombreCompleto Ingreso de numero de créditos para especialista de Gestión de Proyectos Número de créditos que el postulante aprobó previo a la presentación del proyecto de titulación Profesores_gestion_publica/EMail GT_Tema Profesores_competitividad/Id. Profesores_gestion_social/Id. Profesores_comportamiento_organizacional/Id. Profesores_estrategia_organizacional/Id. Profesores_mercadeo/Id. Profesores_gestion_publica/Id. Profesores_competitividad/MovilCargo Profesores_gestion_social/MovilCargo Profesores_comportamiento_organizacional/MovilCargo Profesores_estrategia_organizacional/MovilCargo Profesores_mercadeo/MovilCargo Profesores_gestion_publica/MovilCargo Profesores_competitividad/NombreCompleto Profesores_gestion_social/NombreCompleto Profesores_comportamiento_organizacional/NombreCompleto Profesores_estrategia_organizacional/NombreCompleto Profesores_mercadeo/NombreCompleto Profesores_gestion_publica/NombreCompleto Numero_creditos_especialista Numero_creditos_ing_procesos General Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo General Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo General Entero Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Entero Entero Entero Entero Entero Entero Entero Texto Texto Texto Texto Texto Texto 191 Grupo de Profesores de la línea de investigación de Competitividad Grupo de Profesores de la línea de investigación de Comportamiento Organizacional Grupo de Profesores de la línea de investigación de Estrategia Organizacional Grupo de Profesores de la línea de investigación de Gestión Pública Grupo de Profesores de la línea de investigación de Gestión Social Grupo de Profesores de la línea de investigación de Mercadeo Se ingresa el cierre de solicitud Roles de Cuentas TelefonoCargo TelefonoCargo TelefonoCargo TelefonoCargo TelefonoCargo TelefonoCargo Clave de procesos para automatización Profesores_competitividad Profesores_comportamiento_organizacional Revisionses de Solicitud EWAD/Roles de Cuentas Profesores_competitividad/TelefonoCargo Profesores_gestion_social/TelefonoCargo Profesores_comportamiento_organizacional/TelefonoCargo Profesores_estrategia_organizacional/TelefonoCargo Profesores_mercadeo/TelefonoCargo Profesores_gestion_publica/TelefonoCargo TyG Profesores_mercadeo Profesores_gestion_social Profesores_gestion_publica Profesores_estrategia_organizacional Porcentaje de aprobación de créditos de estudiantes de Ingeniería en administración de Procesos con el cual se postulan para la presentación de Proyecto de Titulación Porcentaje_creditos_aprobados_ing_procesos General Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Sufijo Clave Prefijo Prefijo Prefijo Prefijo Prefijo Prefijo General Familia-Elemento Empleados Familia-Elemento Empleados Familia-Elemento Empleados Familia-Elemento Empleados Familia-Elemento Empleados Multilínea _ Texto Texto Texto Texto Texto Texto _ Familia-Elemento Empleados Decimal 192
