Tutorial_COMDOC_III_mesa_de_entrada_v1.00

Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
TUTORIAL
COMDOC III
SISTEMA DE COMUNICACIONES
DOCUMENTALES
Complemento
Mesa de Entradas
Versión 1.00
Septiembre 2011
Creado septiembre de 2011
Corregido septiembre de 2011TUTORIAL COMDOC III
SISTEMA DE COMUNICACIONES DOCUMENTALES
11
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Complemento Mesa de Entradas
Este tutorial completa el tutorial para usuarios estándar, antes de leerlo se
recomienda haber leído el anterior tutorial. Aquí encontrará las operaciones del sistema
específicas del área de mesa de entradas que no se encuentran en el tutorial anterior.
El enlace con el Sistema se establece por medio del servicio de Internet, Desde
cualquier navegador Web, Se recomienda Mozilla Firefox ya que en la práctica es el
que ha demostrado un funcionamiento correcto en todas las operaciones. Para el
desarrollo de este tutorial se darán las explicaciones en base este navegador.
Antes de comenzar el tutorial, cabe recordar que este sistema es apoyo del
circuito de tramitación de documentos y que un buen conocimiento de los mismos es la
base para empezar a usar el sistema.
Para ingresar al sistema colocar en la dirección del navegador
http://comdoc.uader.edu.ar/comdocII/webtier.
Seguir las mismas instrucciones que para el tutorial para usuarios estándar.
En este tutorial se mencionan muchas opciones para manejo de la
documentación, algunas puede ser que no las tenga habilitadas, esto es porque
dependiendo del perfil de la persona se pueden habilitar o deshabilitar opciones.
Normalmente las personas en mesa de entrada suelen tener casi todas las opciones
habilitadas debido a que son el centro de manejo de la tramitación de documentos.
INGRESO DE DOCUMENTACIÓN
Recepción por Mesa de Entradas
PASO 1: Para el ingreso de la documentación se debe pulsar la opción del menú
superior Registrar o Recibir Papeles.
PASO 2: Determinar el origen de la documentación leyéndola.
Básicamente existen dos posibilidades: que sea una presentación de un particular, o de
un organismo del estado, la diferencia fundamental es que cuando viene de un
organismo del estado debe tener un número de trámite original. Dependiendo de cual
sea el origen son los datos que se cargan.
21
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Esto es importante porque dependiendo del origen son optativos u obligatorios los datos
a cargar.
Si es Particular:
Los campos del cuadro que está en gris no son obligatorios, es obligatorio llenar donde
dice causante.
Si es Administración Pública:
El que no es obligatorio llenar es el que dice causante, en cambio, si es obligatorio
llenar:
Número Original: este es el número de creación en la entidad pública desde donde nos
lo traen. Por ejemplo, llega un expediente del ANSES, el ANSES al crear el expediente
le dió un número de expediente propio, este número es el que va en este campo.
Fecha Original: es la fecha de creación de la documentación en la entidad pública.
Siguiendo el ejemplo anterior del ANSES, sería la fecha de creación del expediente en
el ANSES.
Área Iniciadora: es el área o la entidad pública que inicia (genera) el expediente, en
nuestro ejemplo: ANSES.
Área de Procedencia: es el área o la entidad pública que realiza la transferencia hacia
nosotros. Si coincide con el Área Iniciadora no es necesario llenar este campo.
31
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Tips
Un particular es una persona jurídica que no pertenece a la administración pública. Una
característica que diferencia a la procedencia de la Administración pública es que esta
es siempre una transferencia desde dicho organismo al nuestro.
Las áreas iniciadora y de procedencia se registran en un organismo ficticio llamado ext,
de la forma código de organismo@ext como si fuera un área más. Cuando se haga la
consulta se debe elegir el organismo ext.
41
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Si el área no se encuentra se debe avisar para que sea incoporada.
PASO 3: Se debe verificar el tipo de documento que coincida con los de la lista en
Tipo. Básicamente hay dos tipos generales: Documentos y Carpetas, ejemplo de
documentos son las notas, ejemplo de carpetas son los expedientes.
PASO 4: Leer la documentación y colocarle un título descriptivo en el campo Título.
PASO 5: Designar un Responsable Local o Destinatario para colocar en el campo
correspondiente. En este campo va el código del área que se puede buscar presionando
el botón Consulta Áreas.
Para determinar que área dentro de nuestra institución colocamos aca, dependerá de si
es un documento o un expediente.
Si es un documento va el destinatario, por ejemplo: una nota dirigida al Secretario
Administrativo tiene que ser ingresada el área de secretaría administrativa
(administrativa@uader_rectorado por ejemplo).
Si es un expediente, se debe ver el motivo de la transferencia y se juzgará cual es la
mejor área para llevar a cabo dicha tarea. Esa será el área que ingresaremos. Por
ejemplo, un expediente de la caja de jubilaciones pidiendo un informe laboral de un
agente sería tarea del área personal, (personal@uader_rectorado por ejemplo).
PASO 6: En el campo Texto se escribe un resumen del documento o del expediente.
Tips
Para agilizar la carga de documentación y no demorar la entrega del número CUDAP
del documento ingresado, esta tarea de escribir un resumen puede ser dejada para
completar más tarde.
PASO 7: Vencimiento o plazo se puede dejar como esta. De todas maneras es para
indicar una fecha límite para la conclusión del trámite. El sistema lo único que hace es
avisar que se está llegando a la fecha límite, pero nada más que eso.
PASO 8: En Folios va el número de folios que se reciben.
51
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
PASO 9: En Palabras Claves se ingresan las palabras que se quieren asociar con el
documento.
Nota: Las palabras claves sirven para clasificar el documento según criterios del área.
Eso significa que los criterios y las palabras claves ya deben estar definidos antes de la
carga del documento en cuestión. Para ver como dar de alta las palabras claves ver el
tema Tesauro en el Manual Funcional.
Tips
No es necesario ingresar las palabras claves en este momento, pueden hacerlo más
tarde, incluso antes de una transferencia.
PASO 10: Registrar el documento en el sistema. Para esto tenemos dos posibilidades en
sendos botones: Registrar Definitivo y Registrar para Completar.
Cuando pulsamos Registrar Definitivo el sistema da de alta el documento y queda listo
en el área para su posterior transferencia.
Cuando pulsamos Registrar para Completar el sistema da de alta el documento pero no
dejara transferirlo hasta que se completen los datos que falten. La razón de está última
opción es agilizar la atención al público, obteniendo el CUDAP después de haber
ingresado unos datos mínimos.
Método de Ingreso Rápido
Primer paso
Recibir documentación
Se realizan los pasos del 1 al 5 inclusives, y luego se pulsa el botón Registrar para
Completar con lo cual ya se le puede dar a la persona que presente la documentación un
comprobante de ingreso con el número de CUDAP otorgado.
61
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Como se puede apreciar, Solo se necesitan unos pocos datos para obtener el CUDAP y
entregar un comprobante.
Una vez entregado el comprobante la documentación se deja en espera para completar
más tarde los datos faltantes en el sistema.
Segundo Paso
Completar Datos
Para completar datos se debe pulsar la opción Completar Datos del menú:
Y a continuación se abre un formulario para cargarlos datos faltantes:
71
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Los datos se llenan de la misma manera que en los pasos 6 a 9.
INGRESO DE DOCUMENTACIÓN
Crear Expediente
Cuando nos llegue una nota para crear un expediente se debe ir a la opción Iniciar
Carpeta del menú principal.
81
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Se deben llenar los diferentes campos que son muy parecidos a los de recepción de
documentación, tiene menos ya que como es generado dentro de la institución, los
campos que hacían referencia a entidades externas no están.
Tipo de carpeta: aquí se elije Expediente.
Título: título del expediente.
91
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Sistemas
Causante: quien a pedido o causado la creación del expediente
Responsable Local: es el área encargada de seguir el trámite dentro de la UADER, para
su elección se siguen las mismas pautas que para el paso 5 de recepción de
documentación.
Texto: Breve descripción del motivo o contenido del expediente
Vencimiento o Plazo: Como se describe en el paso 7 se puede dejar como está.
Palabras claves: Aquí se puede agregar las palabras claves para clasificar el
expediente, es lo mismo que se describe en el paso 9.
Para agregar documentos y/o carpetas, presione ... Agregar:
Como se trata de un expediente, este de por si puede contener documentos que ya estén
en circulación al momento de crearlo, usualmente debería al menos estar el documento
que pide su creación. Si ya hay documentos o carpetas que deben ser incorporados al
expediente se puede realizar en este momento. Al presionar el botón agregar se listaran
las carpetas y documentos que se encuentren en el área para que sean seleccionadas.
Más adelante se pueden agregar más documentos.
Finalmente si está todo correcto, pulsamos el botón Iniciar la carpeta y esta será
creada, pero si queremos limpiar el formulario para escribir todo de nuevo podemos
pulsar Limpiar el formulario.
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Mesa de entrada es la única habilitada para la corrección de errores o la modificación de
elementos dentro de la documentación que sean requeridos por la misma naturaleza del
trámite.
Las modificaciones normalmente se realizan estando sobre el documento en cuestión, es
decir habiéndolo seleccionado de la lista de documentos en el área y estando viendo su
contenido.
En este momento se agregará debajo del menú principal otro menú en color azul con las
operaciones que podemos realizar con dicho documento.
Cabe recordar que cualquier modificación o corrección de un documento debe estar
solicitada por nota, mesa de entradas no hace modificaciones o correcciones sin una
solicitud, a menos que el error sea producido por ella y se corrija en el momento.
Las opciones de modificación que podemos encontrar son:
Cambiar responsable local
Asignar/Prorrogar Vencimiento
Actualizar Depositario
101
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Agregar contenidos
Desglosar contenidos
Incluir en Carpeta
Iniciar Carpeta
Cambiar Estado
Enmendar Error
Agregar Avances
Ver Avances
Agregar Referencias
Ver Referencias
Ver Palabras Claves
Agregar Palabras Claves
Asignar Etapas
Ver Histórico de Etapas
Todas estas están descriptas en el manual funcional, vamos a ver las más comunes:
Cambiar responsable local
El responsable local es el área encargada de seguir el trámite dentro de la UADER,
normalmente se asigna al dar de alta la documentación en el sistema, pero algunas veces
debido a la naturaleza del trámite, el responsable puede ir cambiando según las etapas,
si esto sucede, con esta opción se puede designar el nuevo responsable.
Agregar o Desglosar contenidos
Siempre y cuando estemos sobre un expediente, desde esta opción podemos agregar o
quitar documentos del expediente.
Incluir en Carpeta
La operación contraria a la anterior, agregar a un expediente el documento que estamos
viendo.
Iniciar Carpeta
Crea un expediente como lo describimos anteriormente con la salvedad de que ya
incluye automáticamente dentro de él el documento que estamos viendo.
Cambiar Estado
La documentación puede estar pendiente o terminada, desde esta opción se pude
cambiar el estado. Esta opción solo se utilizaría en caso de desarchivar un documento o
expediente para continuar con alguna tramitación, en cuyo caso hay que pasarla de
terminada a pendiente.
Cuando se archiva una documentación esta pasa automáticamente al estado terminada.
Enmendar Error
111
Universidad Autónoma de Entre Ríos
Sistemas
Tutorial COMDOC III – Sistema de Comunicación Documental
Cuando se descubre un error en el ingreso del título, causante o el texto descriptivo se
usa esta opción para enmendarlo. Se usa enmendar y no corregir porque el texto erróneo
no se borra, se conserva por motivos de control.
El resto de las opciones se pueden ver en el manual funcional de ComdocII, así como
una explicación más detallada de estás últimas.
FINALIZACIÓN DE TRÁMITE
Archivar / Desarchivar
Todo trámite finaliza con el archivado del expediente o los documentos que lo
componen. Para archivar o desarchivar hay que ir a la correspondiente opción en el
menú principal la cual nos llevará a una pantalla donde podemos agregar los
documentos en cuestión de la misma forma como si fuéramos a transferirlos.
Luego debemos agregar el motivo por el cual se archiva o desarchiva (aunque esto es
opcional).
Y finalmente dependiendo de la acción que queramos realizar presionar el botón
archivar o desarchivar.
Recordar que cuando se desarchiva, la documentación estará en estado terminado, si se
quiere seguir con un trámite hay que pasarla al estado pendiente.
También recordar que solo se puede archivar documentación terminada, de todas
maneras la acción de archivar primero pasa la documentación al estado terminados y
luego la archiva.
121
Universidad Autónoma de Entre Ríos