Edición: PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Página: Primera Octubre de 2011 203441003/031 1 de 9 PROCEDIMIENTO: Actualización de cuenta de correo electrónico institucional OBJETIVO: Mantener el control de las actualizaciones de los datos correspondientes a las cuentas de correo electrónico asignadas a las Dependencias y Organismos Descentralizados del Gobierno del Estado de México mediante su registro. ALCANCE: Aplica al Departamento de Planeación Tecnológica de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática, ya que dicho departamento es el encargado de brindar el servicio, así como a los usuarios que soliciten cualquier actualización de cuentas de correo electrónico institucional. REFERENCIAS Manual General de Organización de la Secretaria de Finanzas, apartado 203441003, relacionado con el objetivo y las funciones del Departamento de Planeación Tecnológica (Dirección General del Sistema Estatal de Informática) julio de 2011. RESPONSABILIDADES El Departamento de Planeación Tecnológica de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática es la Unidad Administrativa responsable de brindar el servicio de correo electrónico institucional. El usuario deberá: Generar solicitud de servicio anexando el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico institucional” debidamente requisitado Observar y cumplir las consideraciones de uso del presente documento Cambiar su contraseña por lo menos cada 3 meses Notificar a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática, por medio de correo electrónico, a la cuenta [email protected], cualquier cambio que se deba realizar a la cuenta, tales como cambio de contraseña, cambio de titular, cambio de adscripción dentro de la misma dependencia, así como solicitar la cancelación de su cuenta de correo, por cambio de dependencia o baja en el servicio, mediante la utilización del formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico institucional” Es responsabilidad del usuario de la cuenta de correo electrónico, recibir la cuenta de manera confidencial, así como el cambio de la clave de acceso, haciendo uso del procedimiento “Cambio de Contraseña”, publicado en: o https://mail2.edomex.gob.mx/owa/8.2.301.0/themes/base/DocOwa/Manuales01/CambioCuenta.pdf Validar que su solicitud ha sido atendida y dar su Vo. Bo. al personal del Departamento de Planeación Tecnológica. El responsable de brindar el servicio deberá: Recibe solicitud, analiza y define el tipo de solicitud que se pide. Realizar alta/baja /cambio de cuenta de correo La secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información deberá: Recibir solicitud y revisar que se adjunte el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico institucional” Turnar petición al responsable de brindar el servicio de correo electrónico institucional En caso de improcedencia de la solicitud, comunicarse con el usuario para informarle del rechazo y los motivos La Oficialía de Partes deberá: Recibir oficio de solicitud, revisar, firmar acuse de recibido y turnar para su atención a la secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información. Edición: PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Página: Primera Octubre de 2011 203441003/031 2 de 9 DEFINICIONES DPT: Departamento de Planeación Tecnológica Usuario: Servidor público autorizado por la DGSEI para acceder y usar el servicio de correo electrónico institucional. Contraseña: Clave asociada a una cuenta de correo, necesaria para acceder a un buzón. Dominio: Nombre del servidor de correo electrónico. DGSEI: Dirección General del Sistema Estatal de Informática INSUMOS Solicitud de actualización de cuenta de correo electrónico institucional RESULTADOS Actualización de cuenta de correo electrónico institucional INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS N/A POLÍTICAS Las notificaciones que se realicen vía correo electrónico a fin de informar sobre cualquier cambio que se deba realizar a la cuenta se enviarán a la dirección de correo: [email protected], adjuntando el formato FO-CEIDII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico institucional”, publicado en la página web: mail2.edomex.gob.mx, ubicado en el apartado Documentación Será obligación del usuario enviar el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico” debidamente requisitado, ya que el incumplimiento total o parcial impedirá la ejecución de su solicitud y en los casos que aplique la cancelación de las cuentas de correo. Las cuentas de correo electrónico institucional del Gobierno del Estado de México se identificarán a la siguiente estructura: <nombre de la cuenta>@edomex.gob.mx Donde: El nombre de la cuenta tendrá una extensión máxima de 20 caracteres, @ la arroba que será permanente, y edomex.gob.mx, conocido como dominio y el identificador del servidor de correo electrónico institucional. El uso indebido del correo electrónico será motivo de cancelación de la cuenta sin previo aviso al usuario. Se considera uso indebido: Utilización de la cuenta de correo para el envío o reenvío de contenidos que no tengan ninguna relación con las actividades oficiales que realiza el titular o responsable de la cuenta. El envío o reenvío de correos masivos (spam) sin una razón justificada. El envío o reenvío intencional de correos que contengan virus informáticos u otros programas o software malicioso Manejo de escritura obscena, mal intencionada, calumniosa, difamación. Permanecer por más de 30 días sin utilizar la cuenta de correo electrónico. Si un usuario se ausentara de sus funciones por un plazo mayor a un mes (por ejemplo, en el caso de una licencia), deberá notificar al administrador del correo electrónico indicando la fecha en que se reincorporará a Edición: PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Página: Primera Octubre de 2011 203441003/031 3 de 9 sus funciones, para evitar la cancelación de su cuenta de correo. El tiempo de gracia para considerar anulada su cuenta comenzará a contarse a partir del día indicado para la reincorporación a sus funciones. Para establecer una nueva contraseña debe cumplirse: Longitud mínima 8 caracteres No utilice caracteres no ASCII, como letras acentuadas, eñes, etc. Debe contener, letras mayúsculas, letras minúsculas y números Debe ser diferente del nombre de usuario Debe diferenciarse de contraseñas anteriores. DESARROLLO Edición: PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Página: Primera Octubre de 2011 203441003/031 4 de 9 Procedimiento: Actualización de cuenta de correo electrónico institucional No. UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO ACTIVIDAD 1 Usuario Por medio de correo electrónico o a través de oficio original y copia solicita a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática la actualización de las cuentas de correo electrónico institucional, adjuntando el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico institucional” 2 Oficialía de Partes Recibe requerimiento, firma acuse, revisa, registra solicitud en sistema para su control y seguimiento y turna a la secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información para su atención 3 Dirección de Ingeniería de la Información La secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información recibe solicitud, revisa que se adjunte el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico institucional”, valida los servicios que requiere el usuario. Determina ¿Es procedente la solicitud? 4 Dirección de Ingeniería de la Información No es procedente La secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información se comunica con el usuario a través de correo electrónico o por oficio y le informa que su solicitud ha sido rechazada, explicando los motivos. 5 Usuario Se entera que su solicitud fue rechazada, conoce los motivos y posteriormente determina si es necesario solicitarlo nuevamente. Se conecta con la operación 1 6 Dirección de Ingeniería de la Información Si es procedente La secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información turna la solicitud al responsable de brindar el servicio del Departamento de Planeación Tecnológica para su atención 7 Dirección de Ingeniería de la Información El responsable de brindar el servicio del Departamento de Planeación Tecnológica recibe solicitud, analiza requerimiento y revisa justificación y determina: ¿Qué tipo de solicitud es? 8 Dirección de Ingeniería de la Información Si es alta El responsable de brindar el servicio valida relación de cuentas de correo de los datos del titular de la cuenta, a fin de validar que el usuario no esté dado de alta con otra cuenta, que sea servidor público en función al servicio del Estado de México, verifica disponibilidad de cuentas para el número de usuarios solicitados y determina: ¿Existe disponibilidad de cuentas para atender totalidad de usuarios? 9 Dirección de Ingeniería de la Información No existe disponibilidad Personal del Departamento de Planeación Tecnológica envía por correo electrónico, u oficio al usuario, las causas por las que su requerimiento no pudo ser atendido. Se conecta con la operación 5. Edición: PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Página: Primera Octubre de 2011 203441003/031 5 de 9 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO 10 Dirección de Ingeniería de la Información Si existe disponibilidad El responsable de brindar el servicio atiende solicitud en base al instructivo de trabajo de Creación de buzón para nuevo usuario (IT-CEIDII-01) 11 Dirección de Ingeniería de la Información El responsable de brindar el servicio informa al usuario por correo electrónico o por oficio, según haya sido canalizado el requerimiento para que valide y de su Vo. Bo. Se conecta con la operación 14 12 Dirección de Ingeniería de la Información Si es baja El responsable de brindar el servicio verifica la existencia de la cuenta en el expediente electrónico, confirma que el usuario de la cuenta no le da utilidad a la misma y realiza la baja de acuerdo al instructivo de trabajo de Baja de buzón de correo (IT-CEI-DII-02) e informa al usuario vía oficio o por correo electrónico que su solicitud de baja ha sido atendida. Se conecta con la operación 14 13 Dirección de Ingeniería de la Información Si es cambio El responsable de brindar el servicio verifica solicitud y atiende cambio conforme a políticas de asignación de cuentas e informa al usuario que su solicitud ha sido atendida solicitando que valide y de su Vo. Bo. 14 Usuario Recibe comunicado revisa, valida y da su Vo. Bo. al personal del Departamento de Planeación Tecnológica. DIAGRAMA ACTIVIDAD Edición: Primera PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Octubre de 2011 203441003/031 Página: 6 de 9 PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL Usuario Dirección de Ingeniería de la Información Oficialía de Partes Inicio 5 1 Por m ed io d e correo elect rónico o a t ravés d e oficio orig inal y cop ia solicit a a la Dirección General d el Sist em a Est at al d e Inform át ica la act ualización d e las cuent as d e correo elect rónico inst it ucional, ad junt and o el form at o “ A ct ualización d e cuent a d e correo elect rónico inst it ucional” 2 Recib e solicit ud , firm a acuse y reg ist ra solicit ud en sist em a p ara su cont rol y seg uim ient o y t urna a la secret aria d e la Dirección d e Ing eniería d e la Inform ación p ara su at ención 3 La secret aria d e la Dirección d e Ing eniería d e la Inform ación recib e solicit ud , revisa q ue se ad junt e el form at o FO-CEI-DII-0 1 “ A ct ualización d e cuent a d e correo elect rónico inst it ucional” , valid a los servicios q ue req uiere el usuario. Det erm ina ¿Es procedente la solicitud? NO SI 4 La secret aria d e la Dirección d e Ing eniería d e la Inform ación se com unica con el usuario a t ravés d e correo elect rónico o p or oficio y le inform a q ue su solicit ud ha sid o rechazad a, exp licand o los m ot ivos. 5 6 Se ent era q ue su solicit ud fue rechazad a, conoce los m ot ivos y p ost eriorm ent e d et erm ina si es necesario solicit arlo nuevam ent e. La secret aria d e la Dirección d e Ing eniería d e la Inform ación t urna la solicit ud al Dep art am ent o d e Planeación Tecnológ ica p ara su at ención 1 7 El resp onsab le d e b rind ar el servicio d el Dep art am ent o d e Planeación Tecnológ ica recib e solicit ud , analiza req uerim ient o y revisa just ificación y d et erm ina: ALTA ¿Qué tipo de solicitud es? CAMBIO BAJA 8 12 El resp onsab le d e b rind ar el servicio valid a relación d e cuent as d e correo d e los d at os d el t it ular d e la cuent a, a fin d e valid ar q ue el usuario no est é d ad o d e alt a con ot ra cuent a, q ue sea servid or p úb lico en función al servicio d el Est ad o d e México, verifica d isp onib ilid ad d e cuent as p ara el núm ero d e usuarios solicit ad os y d et erm ina A 13 Edición: Primera PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Octubre de 2011 203441003/031 Página: 7 de 9 PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL Usuario Dirección de Ingeniería de la Información Oficialía de Partes A NO ¿Existe disponibilidad de cuentas? 9 SI El resp onsab le d e b rind ar el servicio d el Dep art am ent o d e Planeación Tecnológ ica envía p or correo elect rónico, u oficio al usuario, las causas p or las q ue su req uerim ient o no p ud o ser at end id o. 10 5 El resp onsab le d e b rind ar el servicio at iend e solicit ud en b ase al inst ruct ivo d e t rab ajo d e Creación d e b uzón p ara nuevo usuario (IT-CEI-DII-0 1) 11 El resp onsab le d e b rind ar el servicio inform a al usuario p or correo elect rónico o p or oficio, seg ún haya sid o canalizad o el req uerim ient o p ara q ue valid e y d e su Vo. Bo. 7 14 12 El resp onsab le d e b rind ar el servicio verifica la exist encia d e la cuent a en el exp ed ient e elect rónico, confirm a q ue el usuario d e la cuent a no le d a ut ilid ad a la m ism a y realiza al b aja d e acuerd o al inst ruct ivo d e t rab ajo d e Baja d e b uzón d e correo ( IT-CEI-DII-0 2) e inform a al usuario vía oficio o p or correo elect rónico q ue su solicit ud d e b aja ha sid o at end id a. 14 7 13 11 12 El resp onsab le d e b rind ar el servicio verifica solicit ud y at iend e cam b io conform e a p olít icas d e asig nación d e cuent as e inform a al usuario q ue su solicit ud ha sid o at end id a solicit and o q ue valid e y d e su Vo. Bo. 14 Recib e com unicad o revisa, valid a y d a su Vo. Bo. al p ersonal d el Dep art am ent o d e Planeación Tecnológ ica. Fin Edición: PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Página: Primera Octubre de 2011 203441003/031 8 de 9 MEDICIÓN Número mensual de solicitudes atendidas = Número mensual de solicitudes recibidas por correo + número mensual de solicitudes recibidas por oficio Registros de evidencias: El número mensual de solicitudes atendidas queda reflejado en el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico institucional” FORMATOS E INSTRUCTIVOS Formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuentas de correo electrónico institucional” Edición: PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha: ELECTRONICO INSTITUCIONAL Código: Página: Primera Octubre de 2011 203441003/031 9 de 9