3 Beneficios del aprovisionamiento electrónico

HERRAMIENTAS DE APROVISIONAMIENTO ELECTRÓNICO: ¿QUÉ ES
LO QUE REALMENTE OFRECEN?
Nuria Rodríguez López
[email protected]
Departamento Organización de Empresas y Marketing, Universidad de Vigo
Facultad de Ciencias Empresariales y Turismo, Campus Universitario, 32004 Ourense, España
Tel. +34 988 368744, Fax +34 988 368923
RESUMEN: En los últimos años las nuevas
tecnologías de la información han tenido una
importancia cada vez mayor no sólo en la vida
diaria de los ciudadanos, sino para todo el mundo
empresarial. De hecho, aunque de lo que más se
habla es del comercio electrónico dirigido a
consumidores finales, es en realidad en las
transacciones entre empresas en donde más
beneficios se han obtenido de la implantación de
estas nuevas tecnologías.
En este sentido, un concepto del que se
ha empezado a escribir recientemente es el de los
aprovisionamientos
electrónicos
o
eprocurement, es decir, el empleo de Internet
como soporte de las transacciones comerciales
entre empresas, y como paso que va más allá de
las tradicionales redes de valor añadido,
superando las limitaciones que éstas suponen.
La enorme rapidez de cambio de las
nuevas tecnologías junto con los relativamente
incipientes desarrollos científicos sobre estos
temas, han resultado en la adopción de
expresiones en inglés, no siempre utilizadas para
referirse a los mismos elementos, con la
confusión que ello genera.
El objetivo de este trabajo es
profundizar en los conceptos asociados al
aprovisionamiento electrónico, recogiendo y
diferenciado
las
diversas
posibilidades
existentes, o dicho de otro modo, las posibles
amplitudes de actividades que abarcan las
herramientas electrónicas orientadas a la relación
con los proveedores (redes de valor añadido, eprocurement, e-sourcing, e-fulfillment, e-market
y e-tail). El desarrollo se completa con una
sistematización de las principales ventajas y
limitaciones que se han ido extrayendo de la
implementación de estos sistemas basados en
Internet, en las relaciones de suministro.
1
Concepto de comercio y
aprovisionamiento electrónicos
Se puede definir comercio electrónico
como “cualquier actividad en la Red realizada
con ánimo comercial, que pueda generar la
realización de una transacción comercial, tanto
en la web como fuera de ella” (Santamaría Díaz
y Escobar Espinar, 2004:188).
Este concepto amplio de comercio
electrónico hace referencia a cualquier tipo de
actividad de negocios que se lleve a cabo
utilizando nuevas tecnologías de la información
y la comunicación. En este sentido, abarca desde
meras transferencias internas de información,
hasta la realización de transacciones comerciales,
pasando por actividades como el envío y
recepción de información del exterior, o la
comunicación interempresarial. Por su parte, la
realización de transacciones lleva asociadas otras
actividades de apoyo, relacionadas con la
organización y gestión de subastas, de mercados
y de relaciones entre grupos de personas, que
hacen que el comercio electrónico sea
considerado el servicio más importante de la
Sociedad de la Información (Adsuara Varela,
2004:18-19).
De un modo genérico, se puede decir
que las tecnologías de la información están
ampliamente implantadas en las empresas, y que
su aceptación es cada vez mayor. Si bien,
también es cierto que existen diferencias según el
tamaño empresarial. En lo que se refiere a las
grandes empresas, con la implantación de
soluciones sofisticadas de software como ERPs,
groupware, product data management (PDM) o
sistemas de gestión del conocimiento, es posible
hablar de una extensa cultura de tecnologías de la
información. Por su parte, en las pequeñas y
medianas empresas, destaca la informatización
de actividades orientadas a conseguir la
integración con el proveedor, es decir, tareas
como la solicitud de presupuestos, la recepción y
confirmación de órdenes y la recepción de
facturas, y herramientas como el correo y los
catálogos electrónicos (Cagno y otros, 2004).
Es frecuente agrupar todas estas
actividades en tres tipos según su función sea la
información, la comunicación o la transacción.
Las aplicaciones de información son aquellas a
través de las cuales se ofrece información a
agentes externos, como accionistas o clientes
(Santamaría Díaz y Escobar Espinar, 2004:189190). Las acciones comerciales a través de
medios electrónicos tienen las ventajas de
mejorar el control de las campañas, liberar
recursos humanos y reducir los costes de
marketing, si bien, no llegan a todos los
mercados y su automatización puede resultar
demasiado cara (Bland, 2003:54)
Las principales herramientas utilizadas
para la transmisión de información son los
directorios y los sitios web corporativos (López
San Miguel, 2004:117), que permiten acceder a
información siempre actualizada en cualquier
momento. Sin embargo, también aquí es de
señalar el alto coste que supone instalar y
mantener la estructura de hardware y software
junto con el soporte técnico humano necesarios
(Bland, 2003:54).
Cuando existe la posibilidad de hacer
esta transferencia de información de un modo
bidireccional, entonces se habla de herramientas
de comunicación. Entre las principales
herramientas de comunicación destacan el correo
electrónico (Ballestero Díaz, 2004:8; López San
Miguel, 2004:117) y la comunicación interna
(Santamaría Díaz y Escobar Espinar, 2004:189190).
En lo que se refiere a las actividades de
transacción suponen la realización del
intercambio comercial a través de Internet. A
ellas se refieren las definiciones más restrictivas
de comercio electrónico -e-commerce (Ballestero
Díaz, 2004)-, y aprovisionamiento electrónico -eprocurement (Santamaría Díaz y Escobar
Espinar, 2004). Cuando se realiza entre empresas
y clientes finales recibe el nombre de B2C
(Business to Consumer), y cuando se realiza
entre empresas el de B2B (Business to Business).
A su vez, dentro del B2B es frecuente incluir el
EDI, el e-procurement, el e-sourcing, el efulfillment, los marketplaces y el e-tail.
La decisión de utilizar unas u otras de
estas herramientas, depende, en gran parte, del
valor estratégico de las compras que haya que
realizar. Así, cuando este valor estratégico es
alto, la complejidad de los productos hace
necesario el contacto estrecho con proveedores
especializados, y consecuentemente, que se
prefieran soluciones dedicadas compradorvendedor. Sin embargo, ante materiales
estándares, las aplicaciones basadas en Internet,
con bajo contenido en ingeniería, permiten la
combinación adecuada de flexibilidad y
eficiencia (Cagno y otros, 2004).
La utilización del móvil para realizar
negocios electrónicamente (mobile e-business),
está empezando a materializarse a través de la
conexión Internet-móvil-PDA, que permite
descargar a la PDA órdenes de pedido o
información de la extranet empresarial. Sin
embargo, su alto coste y deficiente cobertura,
hacen que su implantación sea todavía menor
que cualquier otra forma de negocio electrónico
(Bland, 2003).
En los siguientes apartados abordaremos con más
detalle las herramientas incluidas dentro del
B2B1.
2
Herramientas electrónicas de
aprovisionamientos
Las herramientas electrónicas son
instrumentos que facilitan la gestión de las
relaciones entre empresas. Para su buen
funcionamiento son necesarios acuerdos entre
empresas y sistemas informáticos soporte. Su
implantación comienza con el envío de órdenes
electrónicas, para ir abarcando, posteriormente,
el ciclo completo de suministro-pago (E&MJ,
2004).
Como ya hemos mencionado, las
principales herramientas utilizadas en los
aprovisionamientos electrónicos son el EDI, el eprocurement, el e-sourcing, el e-fulfillment, los
marketplaces y el e-tail.
2.1
Intercambio electrónico de
datos (EDI)
El EDI está considerado como el
principal protocolo de comunicación directa
electrónica entre empresas (López San Miguel,
2004). Su alto coste, su rigidez y su software
específico, han restringido su uso limitándolo a
las grandes empresas (Corbeil, 2002), y han
incentivado el desarrollo y adopción de otras
aplicaciones basadas en los estándares de
Internet; en la década de los noventa se podían
distinguir desde empresas que usaban solamente
el EDI original, hasta aquellas que tenían
totalmente implantadas soluciones de Internet,
pasando por las que mantenían una estructura de
datos EDI pero con el transporte a través de la
Red (Pardo Bustillo, 2004).
Una de estas nuevas aplicaciones,
considerada como una versión avanza del EDI,
es la extranet. Las extranets son redes de
empresas, basadas en los protocolos de Internet,
que permiten compartir datos y aplicaciones en
diferentes formatos de software y ficheros
(Mincom, 2001). También se ha propuesto la
utilización del lenguaje XML, como estándar de
comunicación, si bien, su escasa aceptación y
dudosa estandarización, han hecho que pierda
1
Aunque en este trabajo se abordan los aspectos
relacionados con los aprovisionamientos, dentro
de los negocios electrónicos, también destaca su
aplicación a otras funciones empresariales y a
actividades como la formación on line (elearning), los temas culturales (e-cultura) o las
Administraciones Públicas por Internet (eAdministración) (Ballestero Díaz, 2004).
importancia como sustituto de los sistemas EDI
(Sánchez Coll, 2004).
Actualmente, la amplia gama de
opciones en sistemas EDI, hacen que su coste y
complejidad no sean barreras para su adopción
(Sánchez Coll, 2004), contribuyendo así, a que,
pese a las ventajas relativas de Internet, esta Red
siga siendo un complemento que mejora las
características de transporte de los sistemas EDI,
y no su sustituto (Sánchez Coll, 2004).
El empleo de Internet permite integrar la
gestión de la cadena de suministros, es decir,
negociación, evaluación y consolidación de todos
los proveedores en una sola plataforma,
sustituyendo así las tradicionales redes de valor
añadido entre empresas, por una conexión a la
red y un explorador, con el que cualquier
empleado puede realizar transacciones (Attaran y
Attaran, 2002).
2.2
E-procurement
El
e-procurement
(compras
electrónicas) consiste en usar Internet o el correo
electrónico para identificar y negociar con
proveedores y compradores (Cater, 2001). De un
modo escueto, se ha definido como el “businessto-business e-commerce” (Orr, 2002), es decir,
es el comercio electrónico entre empresas o la
realización de compras basándose en la web.
Aunque también se han dado definiciones más
extensas en las que se recoge la existencia de un
acuerdo con los suministradores que tiene por
finalidad la realización de transacciones
electrónicas sobre redes seguras, y que permite el
inicio automático de órdenes a partir de los datos
de inventario, la identificación de proveedores y
la realización de transacciones financieras
(Bland, 2003).
Aunque normalmente, la expresión de eprocurement hace referencia a la existencia de
una intranet soporte y a la comunicación a través
de líneas dedicadas (Orr, 2002), no es raro que
dentro de dicha expresión se incluyan diversas
herramientas con distinto alcance. Entre ellas
destacan las siguientes (Cater, 2001; Attaran y
Attaran, 2002):

Correo electrónico y demás
sistemas de mensajería para la
transmisión de información.

Portales que contienen mercados
destinados a poner en contacto a
agentes (marketplaces).

Sitios web con catálogos que
ofrecen información y, a veces,
posibilidades de compra on-line.

Sitios web de subastas. Entre ellos
destaca la posibilidad de realizar
subastas
inversas
(reverse
auctions), en las que se consigue el
menor precio posible para un
artículo.

Sistemas
que
soportan
el
suministro global. El suministro
global (global sourcing) permite
encontrar proveedores adicionales,
mejorar las comunicaciones, usar
tecnología punta, optimizar el uso
de los recursos y reducir los costes
totales de aprovisionamientos.
El coste de los sistemas e-procurement
todavía es mayor que el de los tradicionales EDI,
quedando así restringido a empresas de gran
tamaño (Mincom, 2001; Bland, 2003).
En lo que se refiere al tipo de productos,
tampoco son capaces de tratar con la
complejidad que supone la compra de elementos
de bajo volumen, alto coste, con ofertas formales
y términos complejos (Mincom, 2001:14), por lo
que se han dedicado a las compras de productos
y servicios repetitivos que no se integran en el
producto, los denominados materiales indirectos
o MRO (Mantenimiento, Reparación y
Operación) (Pardo Bustillo, 2004; Orr, 2002)2.
Las principales ventajas de utilizar
Internet para las compras de materiales indirectos
provienen, principalmente, de la centralización
de las decisiones (Pardo Bustillo, 2004) y de la
enorme reducción del papel manejado
internamente
(solicitudes,
catálogos,
autorizaciones, informes,…) (Orr, 2002). Estos
elementos resultan en una reducción de tiempos
(el ciclo de aprovisionamientos se reduce de 3,5
horas a 10 minutos) (Orr, 2002), y en un
aumento de la eficiencia de los flujos internos de
materiales y administrativo (Pardo Bustillo,
2004).
El proceso de aprovisionamiento
electrónico de MRO se desarrolla a través de las
siguientes fases (Mincom, 2001; Orr, 2002):
1. El proceso comienza cuando un
empleado detecta una necesidad y la
introduce en el sistema informático.
Este sistema comprueba los permisos
del empleado y redirecciona la orden al
responsable de su aprobación.
La detección de la necesidad también se
puede materializar a través de la
búsqueda en catálogos que posibles
suministradores tengan en la Red. En
este caso, el comprador selecciona los
2
Los materiales indirectos abarcan entre el 30%
(empresas industriales) y el 60% (empresas de
servicios) de las compras totales de la empresa
(Orr, 2002), cifras que resaltan la importancia
competitiva de su buena gestión.
productos almacenándolos en un “carro
de la compra”, para posteriormente
realizar la orden de pedido.
2. Una vez que la orden se ha aprobado, se
pasa a la fase de búsqueda de
proveedores, evaluación y firma del
contrato de compra. Cuando ya se ha
seleccionado el proveedor, el sistema
informático le envía la orden mediante
Internet, fax, EDI u otro medio.
Simultáneamente,
se
recoge
la
información en las cuentas de deudas
pendientes, con la finalidad de realizar
su seguimiento contable.
En caso de que se soliciten ofertas a
varios proveedores, el sistema permite
que las contestaciones sean enviadas a
la carpeta de entrada del comprador y en
el mismo formato, de modo que sea
fácil su comparación y selección3.
3. Tras la solicitud, se ejecuta la orden de
pedido, se recibe y factura el pedido.
Todos estos datos son incorporados
electrónicamente en el sistema de
información interno de la empresa
mediante
el
escaneado
por
radiofrecuencia. Durante esta etapa se
va realizando el cotejo entre lo pedido y
lo recibido.
4. Finalmente se realiza el pago, quedando
así cancelada la deuda contable
pendiente.
Por último, no se debe olvidar que en
este proceso es necesario gestionar, junto con los
acuerdos de aprovisionamientos, la gestión de
inventarios, el transporte y los componentes del
e-business (Mincom, 2001).
2.3
E-sourcing
El
término
e-sourcing
(aprovisionamiento electrónico) hace referencia a
la compra de productos estratégicos utilizando
medios electrónicos (Pardo Bustillo, 2004). En
este caso, el proceso tradicional de compras
sigue estando controlado físicamente pero se
complementa con el uso de Internet como
refuerzo en las negociaciones. Los principales
apoyos de los medios electrónicos hacen
referencia a la simplificación y estandarización
las peticiones de información (RFI-Request for
Information), de propuestas (RFP-Request for
Proposal), y de cotizaciones (RFQ-Request for
Quotation), a los análisis de precios, propuestas y
3
Este es el caso de las agencias locales de
vivienda de Estados Unidos (LHAs, Local
Housing Agencies), miembros de la NAHRO
(Corbeil, 2002).
demás información procedente de cada
proveedor, y a la gestión de los contratos (Pardo
Bustillo, 2004).
2.4
Fulfillment o e-fulfillment
El e-fulfillment (ejecución de la orden
de pedido o cumplimiento) recoge el conjunto de
actividades necesarias para atender un pedido
que se ha realizado a través de Internet (Pardo
Bustillo, 2004). Se entiende, por tanto, que es un
concepto más restringido que e-procurement o esourcing, ya que no incluye las primeras fases de
búsqueda, negociación y selección del
suministrador.
Según Pardo Bustillo (2004), las claves
del éxito de esta herramienta radican en la
flexibilidad horaria y rapidez de las entregas, en
la flexibilidad de los modos de pago y en una
buena gestión de las devoluciones. Sin embargo,
estos elementos son de difícil consecución
debido a la gran variedad de productos, a
entregar en pocas cantidades en diferentes puntos
de entrega, con específicos medios de pago y que
provienen de una gran diversidad de
suministradores,
generando
así
enormes
cantidades
de
flujos
de
información
interrelacionados de difícil gestión. La
integración de los sistemas informáticos de la
empresa con los de sus proveedores, puede
facilitar esta gestión y evitar que las ventajas de
la compra electrónica se vean mermadas por un
mal sistema de cumplimiento de pedidos.
2.5
Marketplace o e-market
El marketplace o e-market (mercado
electrónico), es un sitio web que tiene por
finalidad poner en contacto a compradores y
vendedores, a través de la publicación de
información sobre ellos y sobre sus productos.
En los marketplaces se ofrecen catálogos de
información, bienes y servicios, suministrados
por
varios
proveedores;
al
coincidir
simultáneamente las ofertas de varios
proveedores competidores entre sí, la asimetría
de información puede favorecer al comprador a
cambio de perjudicar al vendedor (Bland, 2003).
Los mercados electrónicos están
gestionados por terceros independientes que
ayudan a sus participantes a elaborar los
catálogos, y a establecer relaciones entre ellos, a
cambio de una comisión (López San Miguel,
2004). Un ejemplo es el proyecto eMarket
Services (www.emarketservices.icex.es), sin
ánimo de lucro y cofinanciado por la Unión
Europea, que tiene la finalidad de apoyar a las
pequeñas empresas exportadoras en el uso del
comercio electrónico, mediante el asesoramiento
y difusión de información. Este mercado ofrece
los siguientes servicios:

Directorio
de
mercados
electrónicos en todo el mundo
clasificados por sector y ubicación,
con información sobre sus agentes
y funcionamiento.

Casos prácticos de empresas con
experiencia
en
mercados
electrónicos.

Informes sectoriales sobre el uso
de mercados electrónicos.

Información
sobre
mercados
online y negocios electrónicos,
ofrecida a través de un boletín
gratuito con artículos, informes y
casos, y actividades de formación.
Si en una de las partes de la relación
comercial existe un solo agente, es decir, un solo
vendedor frente a muchos compradores o al
revés, entonces, se habla de “mercado privado”
(López San Miguel, 2004)4, ya que es ese agente
único el que los gestiona totalmente. Si la
empresa que los controla es un gran vendedor, se
dice que el mercado está orientado a la venta; en
cambio, si es un gran comprador, entonces está
orientado a la compra. En este último caso, y
como ya hemos comentado, cuando es un
comprador el que gestiona el mercado, suele
tener como objetivo la adquisición de material de
mantenimiento, reparación u operación, más que
las adquisiciones con valor estratégico.
Los
mercados
privados
son
especialmente útiles cuando la base de
proveedores o clientes está muy dispersa,
haciendo difícil el acceso a todos ellos de modo
eficiente (E&MJ, 2004). Ejemplos de mercados
privados orientados a la venta son las tiendas
virtuales, y orientados a la compra, lo son las
aplicaciones SCM (Supply Chain Management),
tanto de e-procurement como de e-sourcing
(Pardo Bustillo, 2004).
En cualquier caso, los marketplaces
suelen estar gestionados y ser propiedad de
grupos industriales, como los proveedores de
aplicaciones (ASPs), o empresas físicas bien
establecidas (Supply Solutions-engineering,
SupplyNet-government, Fencepost-agriculture,
WoodNet-forestry) (Bland, 2003).
Aunque en algunos casos se asocian
mercados electrónicos e industrias (Bland, 2003),
la mayoría de los autores distinguen dos tipos de
mercados, horizontales y verticales, según el
campo de actividades que abarquen (ver por
ejemplo, Pardo Bustillo, 2004). Los mercados
4
En este caso se hablaría de one-to-many, frente
el many-to-many de los mercados electrónicos.
horizontales son aquellos especializados en una
función común a varias industrias (como por
ejemplo, logística o servicios financieros); por su
parte, los mercados verticales incluyen agentes
que realizan cualquier actividad dentro de un
solo sector (por ejemplo, el sector del metal).
Los mercados electrónicos ofrecen
beneficios comerciales, en la gestión y en la
seguridad. Respecto de los primeros, se derivan
de la centralización de los servicios financieros y
logísticos y del acceso a más información sobre
agentes y sus ofertas, que permite mejorar los
procesos de negociación al tiempo que obtener
economías de escala en el uso de las aplicaciones
tecnológicas (Pardo Bustillo, 2004). En lo que se
refiere a los beneficios de gestión, aluden a la
disminución de los costes de transacción que
procede de una mayor eficiencia en la búsqueda
de la información, en su gestión y en la
comunicación (Pardo Bustillo, 2004). Por último,
la mejora en seguridad se corresponde con la
posibilidad de ofrecer referencias sobre la
formalidad de cada participante, e incluso,
restringir el acceso a agentes en los que no se
confía (López San Miguel, 2004).
En último término, todas estas ventajas
recaen la mejora de las formas de hacer
negocios, ya sea con reducciones de tiempos o
costes, y no en la incorporación de más
intermediarios. En este sentido, la creación de
nuevos modelos empresariales y el impulso de
formas de colaboración, pasan a ser aspectos de
vital importancia. López San Miguel (2004)
resalta
las
siguientes
herramientas
de
colaboración: Collaborative Order Management
– gestión colaborativa de pedidos, Collaborative
Product
Commerce,
CPC
–
comercio
colaborativo de productos, Collaborative
Planning, Forecasting and Replenishment, CPFR
– planificación, previsión y reposición
colaborativos, y Vendor Managed Inventory,
VMI – inventario gestionado por proveedores.
2.6
E-tail
El e-tail hace referencia al detallista en
línea, es decir a la realización de ventas al detalle
utilizando medios electrónicos. En este sentido
puede funcionar como un canal extra de ventas, o
simplemente como medio de publicidad y ayuda
al comprador.
Bland (2003) distingue dos modos de
utilizar esta herramienta, según el tipo de
información que proporcione. El primer uso hace
referencia a la venta de información o a la
posibilidad de pertenecer a una comunidad online para obtener información a cambio de una
cuota. Por su parte, el segundo caso recoge la
instalación de terminales en las tiendas, en los
que el consumidor pueda obtener información
sobre los productos, complementos y extensiones
de estos, sin que estén físicamente en dicha
tienda.
3
Beneficios del aprovisionamiento
electrónico
Las experiencias prácticas muestran que
los sistemas de comercio electrónico aportan
realmente beneficios (Nahro, 2004). Además, las
ventajas se muestran más intensamente cuando
se trata de sectores intensivos en movimientos,
con productos caracterizados por su venta en
grandes cantidades, con altas frecuencias y
rotaciones, y con varias posibles elecciones de
compra (Sánchez Coll, 2004; Cooper-Jones y
Macklin, 2002); estaríamos pues, hablando de eprocurement.
Los
principales
beneficios
del
aprovisionamiento electrónico se pueden agrupar
en tres categorías según hagan referencia a la
eficiencia, a la gestión de las relaciones con los
suministradores, y a la reestructuración y mejor
control internos.
3.1
Eficiencia
El ahorro de costes es el elemento más
destacado cuando se habla de las ventajas que
ofrece el aprovisionamiento electrónico. Destaca
especialmente la mejora de la eficiencia
transaccional (Cooper-Jones y Macklin, 2002),
ya sea referida al aprovisionamiento (Attaran y
Attaran, 2002), al proceso de compras en sí y las
relaciones con otros agentes (Cagno y otros,
2004; Sánchez Coll, 2004), a los procesos
administrativos (Nahro, 2002b; Hayward,
2001b), o en general, a toda la cadena de
suministros (Cater, 2001; Attaran y Attaran,
2002). Este ahorro de costes permite, además,
reducir el precio de venta (Pardo Bustillo, 2004;
López San Miguel, 2004; Hayward, 2001b),
redundando así en la mejora de la eficiencia.
El acceso a más proveedores (o
clientes), de los que se tiene más información,
facilita la transacción y que ésta se realice al
mejor precio posible (Cooper-Jones y Macklin,
2002). Además, el aumento de los contactos
favorece las compras cooperativas y, por tanto,
un precio mejor (Nahro, 2002b). La reducción de
los costes de transacción puede llegar hasta un
80% (Cooper-Jones y Macklin, 2002).
Por otro lado, la informatización de la
información recibida y enviada, reduce el
papeleo y los errores de trascripción, haciendo
así una relación más fluida y exacta (E-office,
2000; Morey, 2005; Attaran y Attaran, 2002;
Bland, 2003). Se ha cuantificado que los costes
en el producto y los costes administrativos
relacionados se reducen en un 15% (Corbeil,
2002:35), y que los costes innecesarios asociados
lo hacen hasta quedarse en sólo un 6% del precio
del producto (Sánchez Coll, 2004:45). Algunos
autores incluso hablan de que se pueden alcanzar
reducciones de más del 90% en el coste medio de
la transacción (Provenzano, 2002; Cooper-Jones
y Macklin, 2002)5.
Como ejemplos de empresas que hayan
detectado estos beneficios, está Unilever, en la
que se ha producido un aumento de la
productividad y una disminución de los costes de
transacción, tras automatizar el flujo de la cadena
de suministros extendida (Cooper-Jones y
Macklin, 2002:28). Otras compañías como
Compaq, IBM o DuPont han obtenido ahorros de
costes del 22%, 20% y 18% respectivamente
(Attaran y Attaran, 2002:19).
3.2
Gestión mejorada de la cadena
de suministros
El segundo beneficio hace referencia a
la reestructuración de la cadena de suministros
(Cooper-Jones y Macklin, 2002; Ballestero Díaz
y Font Jaume, 2004), derivada de las mejoras en
las comunicaciones (Attaran y Attaran, 2002).
Estas mejoras facilitan la gestión de
todas las fases de la transacción, con lo que
aumentan el control y la visibilidad del proceso
de compras (Provenzano, 2002; E-office, 2000),
y dejan libres recursos para estrategias de
potenciación de las relaciones (Bland, 2003).
Al inicio de la transacción, ayudan en la
búsqueda y comparación de productos y
proveedores (López San Miguel, 2004; Hayward,
2001a; Cater, 2001). En este punto, los catálogos
electrónicos, con información estándar son muy
útiles ya que permiten buscar, comparar
productos y enlazar la información de ingeniería
con la financiera (Mincom, 2001; López San
Miguel, 2004). Además, las facilidades de
comunicación entre agentes favorecen la
creación de mercados virtuales (Chong y otros,
2002) y se amplían, por tanto, las posibilidades
5
Provenzano (2002) indica que una orden de
materiales MRO (mantenimiento, reparación y
operación), cuesta por término medio entre 75 y
100$, pero si aplicamos un sistema web, se
elimina el papeleo y las ineficiencias, y los
costes quedan reducidos a 5-15$.
Cooper-Jones y Macklin (2002) ejemplifican este
hecho con la adopción de un sistema de eprocurement por parte de Microsoft, que la llevó
a reducir el coste medio de la transacción de
145£ a 5£.
de acceder a nuevos proveedores y socios
comerciales (López San Miguel, 2004; Cater,
2001).
Una vez seleccionado el proveedor,
ayudan con la tramitación de los pedidos y las
transacciones (López San Miguel, 2004), y en el
rastreo de recepciones, pagos y gastos con cada
agente (Nahro, 2002a; Morey, 2005). En este
sentido, los medios electrónicos simplifican la
utilización de diversos medios de pago (Nahro,
2002a); en la Tabla 1 se recogen las ventajas y
limitaciones de los principales medios de pago
que se pueden utilizar en Internet.
Finalmente, proporciona datos e
informes, tanto de las transacciones realizadas
por la empresa como de los demás agentes del
mercado, necesarios para realizar un buen
control y seguimiento de los proveedores
(Provenzano, 2002; Morey, 2005), y para
reforzar los conocimientos estratégicos de la
empresa (Attaran y Attaran, 2002).
En esta misma línea, son muchos los
autores que señala que las mejoras en la cadena
de
suministros,
procedentes
de
la
automatización,
están
asociadas
con
acortamientos en los ciclos de aprovisionamiento
(ver por ejemplo, Cagno y otros, 2004; Bland,
2003; E&MJ, 2004; Hayward, 2001a; E-office,
2000), pasando de días a horas (Cooper-Jones y
Macklin, 2002), y redundando finalmente, en una
reducción de los stocks y en una mayor
satisfacción de los consumidores (Attaran y
Attaran, 2002)
Tabla 1: Ventajas y limitaciones de los distintos medios de pago en Internet
MEDIO DE PAGO
VENTAJAS
LIMITACIONES
Pago con tarjeta
-
Amplia difusión
Posibilidad de aprobación on line del pago
- Necesita cuenta bancaria
- Vulnerabilidad jurídica
- Inseguridad y recelo a revelar datos
personales
- Alto coste de la transacción
Pago con móvil
(Ejemplo: Mobipay)
-
Autentificación segura
Pago rápido y sencillo
-
E-payment
(Ejemplo: PayPal)
- Funciona con un sistema de cuentas de
correo electrónico (principio de compensación
automática de retirada de fondos)
- Gratuito
- Anónimo y seguro (se hace responsable de
los costes por fraudes)
Cadenas de
conveniencia
(Ejemplo: 7-eleven)
- Horario continuado (24x7)
- Permite utilizar una tarjeta prepago
convencional (convenience card), sin tener cuenta
bancaria
Inseguridad de la transmisión
Poca protección legal del consumidor
Grandes inversiones
- Utilizado fundamentalmente en
subastas por Internet
Fuente: Elaborado a partir de Santomá Juncadella, 2004.
3.3
Reestructuración interna
Las ventajas de la automatización de las
funciones de aprovisionamientos también se
reflejan en la estructura interna de la empresa. En
primer lugar, se mejora la integración de esta
función con los sistemas de control y gestión de
la empresa pudiendo así tomar decisiones de más
calidad (Attaran y Attaran, 2002; Cooper-Jones y
Macklin, 2002; Bland, 2003). En este sentido, las
mejoras de gestión también se reflejan en el
control del proceso de aprovisionamientos en sí,
con la reducción de compras no autorizadas y noconformidades; como resultado se obtiene
productos de más calidad y una mejor imagen
empresarial (Attaran y Attaran, 2002; Cagno y
otros, 2004; encuesta INE, en Pardo Bustillo,
2004).
Por otro lado, también se ha resaltado
que estas mejoras de comunicación, potencian la
asignación de responsabilidades a los empleados
(Hayward, 2001a) y la consideración de los
aprovisionamientos
por
su
importancia
estratégica en la empresa (Attaran y Attaran,
2002).
4
Limitaciones en el desarrollo del
aprovisionamiento electrónico
Pese a las ventajas que se pueden
obtener con los sistemas de e-procurement, su
desarrollo no ha sido tan rápido como cabría
esperar. Algunos de los elementos que frenan su
adopción, como los altos costes, ya los hemos
mencionado al principio del texto, si bien, estos
no son las únicas trabas. Las dificultades que se
plantean ante la implantación de sistemas de
aprovisionamiento electrónico se pueden
clasificar en cuatro grupos según estén
relacionadas con la seguridad, con el coste, con
la complejidad tecnológica y con la cultura
organizacional.
4.1
Inseguridad
La inseguridad es el factor que más se
ha señalado como disuasor de la utilización de
Internet para la realización de transacciones. Se
genera por la falta de confianza que surge del
desconocimiento
de
suministradores
y
tecnologías (Gómez Avilés-Casco, 2004), y por
la incertidumbre y peculiaridades del marco legal
(Pardo Bustillo, 2004; Ballestero Díaz, 2004)
Las principales exposiciones respecto de
este tema, se refieren tanto a los riesgos de los
pagos electrónicos (Pardo Bustillo, 2004) como a
la falta de garantías de confidencialidad de datos
personales (Ballestero Díaz y Font Jaume, 2004).
Pero incluso se ha llegado a relacionar con la
dificultad que tiene la empresa para asegurarse
de que sus proveedores se comportan de un
modo ético (Cater, 2001).
Estos riesgos dejan entrever la
necesidad de desarrollar sistemas legislativos y
de seguridad y autentificación a nivel global, que
sirvan de fortalecedores de la confianza en las
transacciones electrónicas (Ballestero Díaz y
Font Jaume, 2004).
4.2
Complejidad tecnológica
Las nuevas tecnologías requieren
personal especializado que las instale, que las
mantega y que proporcione ayuda y formación a
sus usuarios; y estos expertos todavía escasean
en la actualidad (Ballestero Díaz y Font Jaume,
2004; Attaran y Attaran, 2002; Bland, 2003).
Asimismo, la utilización de sistemas
informáticos como soporte de las relaciones entre
agentes, tiene sentido si existe integración entre
ellos. De este modo, deben ser compatibles los
sistemas de los distintos departamentos de la
empresa entre sí (Ballestero Díaz y Font Jaume,
2004), los sistemas de la empresa con los de los
proveedores, y en particular, el sistema de eprocurement con el centro neurálgico de la
empresa y con los proveedores (Attaran y
Attaran, 2002).
Coste
La implantación de una plataforma de
aprovisionamiento electrónico supone la
adquisición
de
hardware
y
software
(ordenadores, líneas de teléfono, sitio web, bases
de datos, catálogos electrónicos,…), además de
contratar su creación y mantenimiento (Cater,
2001; Attaran y Attaran, 2002). En algunos
casos, también puede ser necesario mantener los
sistemas tradicionales simultáneamente, para
aquellos socios a los que no les sea posible
ajustarse a los nuevos (Bland, 2003).
Estos elementos han hecho resaltar el
coste como una de las principales barreras para la
implantación de una plataforma propia de
comercio electrónico (López San Miguel, 2004).
Por otro lado, es interesante mencionar
que algunos autores destacan que los
aprovisionamientos electrónicos pueden entrañar
el peligro de reducir excesivamente los márgenes
comerciales, por la emergencia de nuevas fuentes
de suministro potenciales y la transparencia de
precios (Cooper-Jones y Macklin, 2002).
4.3
Inercia organizacional
Al igual que en cualquier otro cambio,
el empleo de nuevas tecnologías para las
aprovisionamientos, debe romper con la inercia
de los sistemas anteriores, con la llamada
resistencia cultural (Hayward, 2001a). En primer
lugar, ni clientes ni proveedores están lo
suficientemente formados ni preparados para
realizar sus transacciones a través de Internet
(Pardo Bustillo, 2004. En segundo lugar, se
produce un rechazo de los intermediarios ante el
riesgo de ser eliminados (López San Miguel,
2004). Y en tercer lugar, también se produce una
oposición por parte de los empleados que temen
ser despedidos o, en todo caso, se ven obligados
a modificar su forma de trabajar; es
indispensable informar y formar a los
trabajadores para contar con su compromiso e
involucración (Attaran y Attaran, 2002)
5
Conclusiones
Acordes con nuestros objetivos, a lo
largo de este trabajo se ha profundizado en el
estudio
del
concepto,
herramientas
y
ventajas/limitaciones del aprovisionamiento
electrónico.
En primer lugar, respecto al concepto de
aprovisionamiento electrónico, si bien se utiliza
en gran cantidad de ocasiones para hacer
referencia a cualquier relación de compra
electrónica con proveedores, las definiciones más
restrictivas conciben el aprovisionamiento
electrónico (e-procurement) como aquella parte
del comercio electrónico centrada en la
realización de transacciones de productos
repetitivos entre empresas.
Aún
en
esta
acepción,
el
aprovisionamiento electrónico incluye el efulfillment por ser ésta la última etapa del
proceso de aprovisionamiento, y está al mismo
nivel que el e-sourcing, orientado a las compras
estratégicas en vez de a las repetitivas. El e-tail
quedaría fuera de estos conceptos por estar
referido a las ventas al consumidor final y no a
las compras a proveedores.
En segundo lugar, la existencia de una
relación electrónica con los proveedores es
independiente de la herramienta que se use para
ello. Así, aunque inicialmente la única
posibilidad pasaba por las redes privadas y el uso
de EDI, actualmente, Internet ha hecho posible
complementar estos sistemas con herramientas
como el correo electrónico, los mercados
electrónicos, los catálogos electrónicos, las
subastas electrónicas y las zonas de compraventa
dentro de las webs corporativas, pudiendo
utilizarse todas ellas como herramientas de
aprovisionamiento electrónico.
Por último, se han destacado ventajas
relacionadas con la eficiencia, la gestión de la
cadena de suministros y la reestructuración
interna, junto con las limitaciones de
inseguridad, complejidad tecnológica, coste e
inercia organizacional. Queda así patente que,
aunque las herramientas mencionadas ofrecen
grandes posibilidades, no son la panacea de los
negocios, viniendo su utilidad condicionada por
los recursos humanos y tecnológicos que posea
la empresa para hacer frente a su implantación y
continua actualización. Además, no eliminan la
necesidad de definir e implementar una buena
estrategia empresarial de aprovisionamientos,
siendo así complementos de la actividad
empresarial pero no sustitutos de partes de esa
actividad.
6
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Reseña curricular
Licenciada en Ciencias Económicas y
Empresariales, sección Empresariales. Doctora
de Administración y Dirección de Empresas
(Título de la tesis: Análisis de las estructuras de
gobierno a partir de los factores determinantes de
los costes de transacción. Una aplicación en el
subsector de los proveedores de acceso a
Internet).
Autora de artículos como “Las nuevas
tecnologías y el valor añadido empresarial”
(Revista de las Facultades de Derecho y
Ciencias Económicas y Empresariales, ICADE,
nº 57), “O comercio electrónico e a asimetría da
información: unha aproximación desde os custos
de transacción” (Revista Galega de Economía,
vol. 12, nº 1), o “La cadena de valor en Internet:
análisis de su estructura y agentes participantes”
(Revista de la Contratación Electrónica, núm.
62). Asistente y ponente en cursos y congresos
relacionados con metodologías investigadoras y
aspectos económico-empresariales.