Escenario

Escenario
Ud. es el encargado de llevar el control del consumo de los útiles de oficina de toda la
empresa. Se le ha solicitado que este control debe ser llevado en forma separada para
cada departamento de la empresa, que debe ser llevado en periodos de tiempo semanales
y utilizando el Excel como herramienta de registro.
Ha pasado ya mucho tiempo desde que empezamos a llevar el control del consumo de
útiles de oficina, hemos llegado a acumular información del consumo por meses y para
cada departamento. Podemos ahora utilizar las herramientas que nos facilita el Excel
para hacer un análisis de esos datos.
Solución
1. Trabajaremos con el libro de Excel que su tutor le ha facilitado y que contiene los
datos acumulados desde inicio del año.
2. Inserte una hoja de calculo y cámbiele el nombre por “Análisis de Datos”
3. En las celdas de la A1 a la D1 copie los títulos: Departamento, Artículo, Mes y
Consumo Total. Agréguele formato: negrita y centreado
4. Seleccione la hoja de cálculo “Contabilidad”, seleccione el rango de celdas
A2:D34 y cópielo.
5. Seleccione la hoja de cálculo “Análisis de Datos”, utilice la opción Pegado
Especial y Pegar Vínculos para pegar los datos inmediatamente debajo de los
títulos
6. Repita los pasos 4 y 5 para las hojas de cálculo “Recursos Humanos”, “Legal”,
“Atención al Cliente” y “Tecnología”. Recuerde que debe pegar cada conjunto de
datos con la opción de Pegado Especial, y los datos de cada departamento debajo
de los datos del departamento anterior.
7. Recuerde salvar su documento para evitar perdidas de su trabajo, guárdelo con el
nombre “consumo de útiles tabla dinámica”.
8. Seleccione la celda A1, luego vaya al menú Datos y elija la opción Informe de
tablas y gráficos dinámicos.
9. En la pantalla del paso 1 solo presione el botón Siguiente.
10. En el Paso 2 asegúrese que el rango seleccionado de los datos sea $A$1:$D$166
11. En el paso 3 elija la opción Hoja de cálculo nueva y haga clic en el botón Diseño.
12. En la pantalla de diseño arrastre el campo Departamento hacia el área de página,
el campo Artículo al área Fila, el campo Mes al área columna y el campo
Consumo al área Datos.
13. Presione el botón Finalizar en la pantalla del paso 3.
14. Se debe crear una hoja de cálculo nueva, cámbiele el nombre y póngale “Suma”
15. Seleccione los datos para que la tabla dinámica que acaba de crear solo muestre
los datos de consumo del artículo: Toner para impresoras en el mes: febrero y
para el departamento: Tecnología.
16. Regrese a la hoja de cálculo “Análisis de Datos”, seleccione la celda A1 y vuelva
a crear una tabla dinámica. Siga los pasos 8 al 13. En algún momento puede que
le salga un mensaje indicándole que para utilizar menos memoria se le
recomienda utilizar los datos de una tabla dinámica previamente hecha, elija que
si para utilizar menos memoria y si le pide indicar que tabla dinámica debe tomar
como referencia indique la que se muestra. Ud. en este punto solo debe tener una
tabla dinámica en su libro de trabajo.
17. Se debe crear una nueva hoja de cálculo, cámbiele el nombre y póngale
“Promedio.
18. Donde dice “Suma de Consumo Total”, esquina superior izquierda de la tabla
dinámica haga doble clic, Elija resumir por promedio. Ahora la tabla dinámica
presentará el promedio consumido de cada artículo en cada mes.
19. Seleccione la vista que mostrará el consumo promedio de los 3 primeros meses
del año para el departamento de Contabilidad.
20. De la barra de botones de Tabla Dinámica presione el que abre la herramienta de
formatos de tabla dinámica, elija un formato que le parezca apropiado para
nuestra información.
21. Ahora realice su tarea correspondiente a los módulos de Access del la cuarta
semana y cuando tenga ambas tareas envíeselas a su tutor.
22. Si tiene la facilidad de armar un archivo ZIP o RAR conteniendo su tarea de
Excel y de Access hágalo, si no puede suba ambos archivos a través del buzón de
transferencia uno detrás del otro. Por favor no envié un solo archivo, espere a
tener ambas tareas para enviarlas juntas. De no recibir ambas tareas juntas su
tutor asumirá que no desea entregar la otra parte y solo podrá obtener 10 puntos
como máximo.