Global AMEX Policy GCD200

SALIDAS DE EFECTIVO GLOBALES
Asunto:
Número:
Política global relativa a American Express
Fecha de vigencia:
Sustituye a:
Con fecha de:
GCD 200
19 de marzo de 2007
CD 08
29 de marzo de 2005
ÁMBITO:
Esta política se aplica a todos los empleados de Xerox, filiales controladas y sociedades afiliadas en
Norteamérica, Europa y todas las zonas de mercados en desarrollo (Developing Markets Organisation, DMO).
Las unidades operativas tienen la opción de implantar directrices o políticas más restrictivas que las
establecidas en la política. Si se selecciona esta opción, el mánager de la unidad es responsable de
establecer el proceso de inspección y realizar las auditorías necesarias dentro de la unidad.
RESUMEN:
Esta política establece las directrices que regulan la adquisición y el uso de la tarjeta de crédito corporativa
American Express (AMEX) respaldada por Xerox y la política de anticipos en metálico a nivel global. La
tarjeta de crédito corporativa American Express debe ser utilizada por los empleados para los gastos de
negocios de Xerox. La tarjeta corporativa American Express es un elemento fundamental de la estrategia
de gestión de gastos de la compañía; sin embargo, no se pretende que reemplace los procesos de
compras existentes cuando se requieren órdenes de compra o cuando existen acuerdos sin stocks.
Todos los empleados que tengan previsto realizar un viaje deben solicitar una tarjeta corporativa American
Express. Los empleados que viajan con regularidad por cuenta de Xerox deben obtener una tarjeta de
crédito corporativa, utilizarla para los gastos de negocios y mantener el saldo al día. Las compras deben
ajustarse a las políticas de salidas de efectivo globales (GCD100) y de viajes globales (ADS001) de Xerox.
Si no se utiliza la tarjeta corporativa puede que sean necesarios niveles adicionales de aprobación por
parte de otros mánagers.
La tarjeta corporativa American Express solo se debe utilizar para gastos de negocios de Xerox. La tarjeta no
debe utilizarse para referencias de solvencia ni para gastos personales no reembolsables. Únicamente
podrán cargarse gastos personales a la tarjeta corporativa American Express si dichos gastos van a estar
incluidos en la factura del total del gasto de negocios. Por ejemplo, cuando un gasto no reembolsable, como
el alquiler de una película de vídeo en la habitación de un hotel, se incluye en la factura del hotel, se puede
cargar la totalidad de la factura del hotel (incluyendo la parte del gasto personal no reembolsable) a la tarjeta
corporativa American Express. En este caso no es necesario solicitar una factura por separado para los
cargos relacionados con los gastos personales. El empleado es responsable personalmente de abonar a
American Express los gastos no reembolsables que se hayan cargado a la tarjeta corporativa American
Express. El uso indebido de la tarjeta corporativa American Express supone una infracción de la política de
Xerox y está sujeto a medidas disciplinarias, que pueden llegar a la finalización del contrato del empleado.
Condiciones del acuerdo:
Con su firma en la solicitud de la tarjeta American Express confirma que acepta los acuerdos establecidos
entre American Express y Xerox Corporation. Cuando se aceptan las firmas electrónicas, son vinculantes.
Estos acuerdos se aplican a las cuentas de las tarjetas estándar y garantizada. Es muy importante que los
Para uso interno de Xerox solamente
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Asunto:
Número:
Política global relativa a American Express
Fecha de vigencia:
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Con fecha de:
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empleados entiendan que la tarjeta corporativa American Express se debe utilizar para gastos de negocios
solamente, y de acuerdo con la autorización y aprobación de un mánager. La tarjeta no debe utilizarse por
motivos personales en ningún caso. El uso indebido de la tarjeta corporativa puede acarrear la cancelación
inmediata de la misma, la notificación al mánager correspondiente y una posible finalización del contrato
del empleado.
Condiciones de pago:
En los países en los que se ha implantado E-Pay, Xerox enviará a American Express los pagos
correspondientes a todos los informes que hayan sido aprobados antes de la fecha límite correspondiente.
Consulte la página web de E-Pay para obtener más información sobre los ciclos de pago. Para asegurarse
de que su factura de American Express se abona a tiempo, debe aplicar los gastos de la pestaña Datos de
la tarjeta en E-Pay en el plazo de los 15 días posteriores a la fecha del cargo. Asegúrese además de seguir
las normas para recibos específicas de su país, que podrá consultar en la página web de E-Pay. En los
países en los que no se haya implantado E-Pay, siga el proceso local de informes de gastos.
Reconciliación de cuentas:
Los empleados son responsables de mantener su tarjeta corporativa American Express al día reconciliando
la cuenta cuando reciban el extracto mensual. Los informes de gastos enviados en E-Pay pueden
recuperarse de la cola de trabajo y los extractos de American Express deben conservarse para realizar la
reconciliación de cuentas. En la página web de American Express están disponibles los extractos de los 6
últimos meses. La información que contiene la pestaña Datos de la tarjeta de E-Pay puede resultar de
utilidad también para reconciliar cuentas.
Cómo realizar la reconciliación

Verifique que todos los cargos de gastos de negocios del extracto de American Express se han
incluido en un informe de gastos. El uso de las transacciones precumplimentadas disponibles en la
pestaña Datos de la tarjeta de E-Pay es el método más adecuado para garantizar que todos los
cargos de gastos de negocios se han aplicado a los informes de gastos.

Verifique que todos los informes de gastos tengan la remesa correspondiente de la empresa en el
extracto de American Express.

Verifique que el importe de los recibos coincida con los cargos del extracto de American Express,
ya que puede que se produzcan retrasos en los ajustes de la cuenta por parte de los comerciantes.

Informe a American Express de inmediato si no está de acuerdo con alguno de los cargos de su
cuenta. American Express le ayudará a validar los cargos con los comerciantes.
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Procedimiento estándar de obtención de la tarjeta:
EE.UU.: http://xww.internal.xerox.com/Insight/Display8.cfm?
Canadá: http://xww.internal.xerox.com/Insight/Display8.cfm?
Irlanda: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/ireland/corporate_card/index.htm
Reino Unido: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/uk/corporate_card/index.htm
Francia: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/france/corporate_card/index.htm
Alemania: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/germany/corporate_card/index.htm
Proceso para la tarjeta garantizada:
EE.UU.: http://xww.internal.xerox.com/Insight/Display8.cfm?
Canadá: http://xww.internal.xerox.com/Insight/Display8.cfm?
Reino Unido: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/uk/corporate_card/index.htm
Francia: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/france/corporate_card/index.htm
Alemania: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/germany/corporate_card/index.htm
Política de restitución:
EE.UU.: http://xww.internal.xerox.com/Insight/Display8.cfm?
Canadá: http://xww.internal.xerox.com/Insight/Display8.cfm?
Reino Unido: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/uk/corporate_card/index.htm
Francia: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/france/corporate_card/index.htm
Alemania: http://www.epay.xerox.com/new eu flag page/germany/corporate_card/index.htm
Cheques de viaje corporativos (EE.UU. solamente)
http://xww.internal.xerox.com/Insight/Display8.cfm?ID=06F628DA-C305-4655-AB81E27E30DF31AB&SectionID=0243C50F-AB8E-4DA1-AA58747D4C69135E&SID=59&QPID=051D93204212C7A59FBAC071D6A9A20D
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