TARJETA DE OBSERVACIÓN DE TRABAJO INMEDIATA GUÍA DE APLICACÍON Qué es una TOTI? La tarjeta de observación de trabajo inmediato es una lista de chequeo que puede ser diligenciada por cualquier persona y que sirve para registrar todo acto o condición insegura que se observe en áreas industriales y administrativas, con el fin de detectarlas, corregirlas y/o controlarlas y prevenir así la ocurrencia de incidentes. Recordemos la premisa en seguridad: “los accidentes son multicausales”, en otras palabras: si identificamos y controlamos la mayor cantidad de actos y condiciones inseguras en el trabajo, disminuimos considerablemente la probabilidad de incidentes. Esta es una herramienta pedagógica que busca principalmente hacer que las personas reconozcan que están infringiendo algún procedimiento de seguridad y propiciar el cambio hacia una actitud más preventiva, convirtiendo hábitos negativos en hábitos positivos o seguros. Qué no es una TOTI? No es una sanción ni un llamado de atención. Para qué sirve? Generar compromiso por parte de los trabajadores que incurren en actos inseguros. Generar compromiso por parte de las empresas para corregir condiciones inseguras. Generar datos estadísticos de la gestión en prevención y control de riesgos. Mejorar la habilidad de observación en todos los trabajadores. Y finalmente para … Disminuir la probabilidad de accidentes. Cómo se aplica? Entre al frente de trabajo, observe, detecte, corrija y reporte en la TOTI. (recomendación: no coloque el nombre del trabajador en ella). Recuerde que algunos actos y condiciones inseguras se evaporan rápidamente, por esta razón, el personal debe estar capacitado como un buen observador en HSE. Si se trata de un acto inseguro. Tan pronto el trabajador detecta un acto inseguro (Ejemplo: si observa a un compañero que no usa el cinturón de seguridad) debe acercarse, saludar amablemente, presentarse si no lo conoce, recordarle que está incumpliendo una norma de seguridad y solicitarle que controle inmediatamente el acto inseguro (se coloque el cinturón de seguridad), y lo más importante: se comprometa a seguirlo usando. Para obtener un verdadero compromiso la retroalimentación debe ser: Enfocada únicamente a los comportamientos observados. Específica. Realizada inmediatamente después de haber observado el comportamiento. Sincera, de forma natural. Y ante todo Respetuosa. Una vez el trabajador consigue que el acto inseguro sea corregido, debe agradecerle por su compromiso y buscar una tarjeta para diligenciarla completamente y entregarla al personal de seguridad. No hay necesidad de decirle al trabajador observado que se va a diligenciar una TOTI, ni de diligenciar la tarjeta en presencia suya. Recuerda lo más importante es haber conseguido que se corrigiera el acto inseguro. Si esto ocurre, debemos sentir que hemos evitado un accidente e incluso… que hemos salvado una vida. Si se trata de una condición insegura. Tan pronto el trabajador detecta la condición insegura debe buscar la manera de corregirlo él mismo. Si no es posible, se debe buscar al responsable y tratar de comprometerlo para que la corrija cuanto antes. Ejemplo: Hay una herramienta en mal estado que requiere ser llevada a mantenimiento o solicitar una nueva en almacén. Tan pronto sea corregida la condición, se procede a diligenciar la tarjeta. Si toma demasiado tiempo corregir la condición insegura, se deja la tarjeta en estado “abierto” y se entrega al personal de HSE para que se encargue de hacer seguimiento y cerrar la tarjeta. Cómo se diligencia? A continuación se presenta el instructivo para su diligenciamiento: Fecha: Día mes y año en que se realiza la observación. Quién Reporta: Nombre de la persona que identifica el acto o condición insegura. Cargo. Cargo que desempeña la persona que identifica el acto o condición insegura. Dpto. / Empresa Responsable: Nombre de la dependencia y empresa para la cual trabaja la persona observada o la empresa responsable de cerrar el acto o condición insegura. Acompañante: Nombre de la persona que fue testigo del hallazgo de acto o condición insegura. (Si lo hubiere). Teléfono o extensión: Número de contacto de la persona que identifica el acto o condición insegura. Se solicita porque en ocasiones el personal de HSE que tabula la información requiere ampliar detalles sobre el evento reportado. Recuerda que se diligencia una TOTI por cada acto o condición insegura. Ejemplo: Si se observa un trabajador sin gafas, con una cachucha bajo el casco y la camisa con la manga recogida, se deberían diligenciar tres tarjetas por separado. Cabeza. Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección para la cabeza. Ejemplo: Casco en mal estado, no tiene puesto el casco, no usa barbuquejo; el barbuquejo está suelto, no hay cascos disponibles en bodega, el casco está colocado de manera incorrecta, tiene cachucha bajo el casco, etc. Cara: Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección para la cara. Ejemplo: Careta en mal estado, no tiene protección facial, no hay caretas disponibles en bodega, etc. Ojos y Oídos: Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección personal para ojos y oídos. Ejemplo: No tiene tapa oídos, no usa gafas, las gafas no son adecuadas, no hay tapa oídos en bodega; Aparato Respiratorio. Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección para el sistema respiratorio. Ejemplo: Usa cartuchos saturados, los filtros no son adecuados, usa la protección respiratoria de manera inadecuada, no son almacenados correctamente, no hay protectores respiratorios disponibles en bodega, el trabajador no los usa. Manos y Brazos. Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección para manos y brazos. Ejemplo: No usa guantes, usa guantes inadecuados para el riegos, los guantes están en mal estado, los guantes son muy grandes, no hay guantes disponibles en almacén, al trabajador no le gusta usar los guantes, los guantes no son mantenidos y aseados correctamente. Pies y Piernas. Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección para pies y piernas. Ejemplo: Trabajador no usa rodilleras, botas en mal estado, el calzado no es el adecuado, no hay calzado disponible en bodega, el calzado no es dieléctrico, las botas no tienen puntera, el trabajador tiene los cordones de sus zapatos sueltos, Protección de invierno. Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección para invierno. Ejemplo: No usa impermeable, el impermeable está en mal estado, no se ha entregado dotación de invierno al personal. ETC. Protección para todo el cuerpo. Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección para todo el cuerpo. Ejemplo. El soldador no usa peto de carnaza, El trabajador no tiene ropa retardante al fuego. No se ha entregado delantales de cuero a los trabajadores. No hay delantales disponibles en bodega. El trabajador de alivio térmico no usa overol de tyvet, El trabajador no usa chaleco salvavidas, etc. Protección contra Caídas de Alturas. Se señala con una X este ítem cuando el acto o condición insegura hace referencia a la protección para trabajo en altura. Ejemplo: No usa el arnés, no tiene línea de vida, la línea de vida está mal instalada, el arnés no es adecuado. El arnés está mal colocado, No cuenta con línea de absorción de choque o dispositivo de desaceleración, etc. Riesgo de Atrapamiento. Se señala con una X este ítem cuando se observa que un trabajador corre el riesgo de ser atrapado. Ejemplo: Trabajador pasa junto a tubería mal arrumada. Trabajador junto a máquina rotativa sin guarda. Trabajador introduce la mano dentro de equipo en movimiento. Trabajador realiza mantenimiento con el motor encendido. Riesgo de Ser Golpeado por. Se señala con una X este ítem cuando se observa que un trabajador corre el riesgo de ser golpeado por algo. Ejemplo: Trabajador pasa por debajo de una carga izada. Materiales mal almacenados, Trabajan en altura con herramienta sin amarrar. Riesgo de Caída. Se señala con una X este ítem cuando se observa que existe riesgo de caída ya sea a nivel o a altura. Ejemplo: Andamio en mal estado. Escalera sin asegurar, Piso resbaloso, suela del calzado no es antideslizante. Andamio sin barandas. Herramienta y materiales en desorden por toda la superficie. Levantamiento de cargas mayor a 25 kilos. Se señala con una X este ítem cuando se observa que el trabajador está realizando un sobreesfuerzo por levantar y/o transportar cargas superiores a las establecidas por norma. Posturas Inadecuadas. Se señala con una X este ítem cuando se observa que un trabajador está adoptando posiciones no ergonómicas para realizar una tarea que comprometa su columna y en general su estructura ósea. Procedimientos no se cumplen. Se señala con una X este ítem cuando se observa que existe una omisión de procedimiento seguro, en otras palabras cuando no se cumplen las recomendaciones escritas en el ATS o el procedimiento específico. Procedimiento inadecuado. Se señala con una X este ítem cuando se observa que las acciones descritas en el procedimiento no corresponden a lo que realmente se está realizando en la obra. Plan de Emergencias Inadecuado para la Actividad. Se señala con una X este ítem cuando se observa que el plan de emergencia no responde a las necesidades de la actividad a desarrollar o cuando no existe plan de emergencias. No se entienden. Se señala con una X este ítem cuando se observa que los procedimientos no son fácilmente entendidos. No son Divulgados. Se señala con una X este ítem cuando se observa que el personal desconoce los procedimientos específicos. Falta de Supervisión. Se señala con una X este ítem cuando se observa que la supervisión de los trabajos, no es suficiente, no es adecuada o simplemente cuando no existe supervisión. Movimientos Inadecuados de Cargas o Equipos. Se señala con una X este ítem cuando se observa que los procedimientos de izaje y/o movimientos de cargas son inseguros o inadecuados. Permiso Mal diligenciado o Incompleto. Se señala con una X este ítem cuando se observa que el permiso de trabajo no ha sido diligenciado completamente o se diligenció incorrectamente y presenta enmendaduras. Análisis de Riesgos Inadecuado o Insuficiente. Se señala con una X este ítem cuando se observa que existe un análisis insuficiente de los riesgos asociados con la actividad a desarrollar y los ATS no tienen controles suficientes para garantizar trabajos seguros. Análisis de Riesgos No se Cumple. Se señala con una X este ítem cuando se observa que los trabajadores no están cumpliendo con todos los controles definidos en el ATS. Permiso no se encuentra en el Sitio de Trabajo. Se señala con una X este ítem cuando se observa que el permiso y los certificados de trabajo no están disponibles en sitio. Permiso no específico para el Área o Sitio. Se señala con una X este ítem cuando se observa que el permiso abierto cubre diferentes actividades o la misma actividad se desarrolla en simultánea en varios frentes distantes entre sí. Se esta utilizando el permiso para otra actividad diferente a la solicitada. Se señala con una X este ítem cuando se observa que están desarrollando una actividad diferente a la autorizada en el permiso de trabajo. Almacenamiento de Materiales Inadecuadamente. Se señala con una X este ítem cuando se observan condiciones inseguras por almacenamiento de materiales, que puedan resultar en accidentes. Falta de orden y aseo en el área de trabajo. Se señala con una X este ítem cuando se observan condiciones de desorden y falta de aseo en algunas áreas específicas, o cuando se observa a un trabajador generando residuos sin disponerlos adecuadamente. Señalización. Se señala con una X este ítem cuando se observa que la señalización del área no es suficiente o es inadecuada. Clasificación o disposición inadecuada. Se señala con una X este ítem cuando no se está realizando un adecuado proceso de segregación en la fuente. Cuando no se está llevando a cabo la clasificación de los residuos generados, cuando no se esté cumpliendo con el plan de manejo de residuos. Usando herramienta inapropiada para el trabajo. Se señala con una X este ítem cuando se esté utilizando una herramienta en una actividad diferente para la cual fue diseñada. Ejemplo: Enterrar una estaca con una piedra u otro elemento pesado, en lugar de utilizar una maceta. Usando herramienta incorrectamente. Se señala con una X este ítem cuando se utilice herramienta o equipo de forma inadecuada. Ejemplo. Utilizar una pulidora con una sola mano o sin sujetarla del mango. Usando herramienta en condiciones inseguras. Se señala con una X este ítem cuando se utilice herramienta o equipo sin las protecciones de seguridad. Ejemplo. Retirar la guarda de seguridad a una guadaña. Utilizar una pica con el cabo suelto. Falta de Mantenimiento o limpieza. Se señala con una X este ítem cuando evidencie falta de mantenimiento a una herramienta o equipo. Falta de respeto entre compañeros. Se señala con una X este ítem cuando se evidencia irrespeto entre jefes y subalternos o compañeros entre si. Problemas de comunicación. Se señala con una X este ítem cuando se evidencia debilidades en la comunicación que incrementen la probabilidad de accidente. Liderazgo inadecuado. Se señala con una X este ítem cuando se evidencia una falta de liderazgo o compromiso con el tema de hse por parte de los mandos medios y la alta dirección. Falta de motivación. Se señala con una X este ítem cuando se evidencia desmotivación por parte de los trabajadores. Otros. Se señala con una X este ítem cuando existan otras deficiencias de clima laboral. Acto inseguro observado. Señalar con una X cuando se trate de un acto inseguro. Condición Insegura observada. condición insegura Lugar, Sitio o Área donde ocurrió. Describir exactamente el área donde ocurrió. Descripción del Evento / Condición. Espacio para ampliar información referente al acto o condición insegura observada. En este espacio se debe describir el acto Señalar con una X cuando se trate de una inseguro y las acciones que se tomaron. La descripción debe ser concreta, clara y concisa. Recuerda que no es necesario dar nombres porque lo importante es conseguir un cambio en la actitud. Ejemplo: “Se observó a un trabajador en área industrial sin casco, me acerqué y le pedí que por favor se lo colocara, le recordé que era un riesgo no usarlo”. Acuerdos con la persona observada o supervisor. Espacio para confirmar el compromiso que ha generado la persona observada o encargada de corregir una condición insegura. Ejemplo: “El trabajador se colocó el casco, admitió que se lo quitó un momento y olvidó volver a utilizarlo y se comprometió a seguirlo usando”. Estado de la tarjeta. Si se logró de inmediato controlar el acto o condición insegura, se marca una X en el cuadrante de “Cerrado”. Si por el contrario toma tiempo corregir una condición insegura, se marca una X en el cuadrante “Abierto”. Adicionalmente si hay necesidad de informar a ECOPETROL de la situación, se marca una X en el cuadrante “Reportado a ECOPETROL S.A.”. Recomendaciones. Espacio para ampliar información o realizar sugerencias. Nombre/Firma de Quién diligenció. Espacio para la persona que llena la TOTI, por lo general es el mismo OBSERVADOR, pero existen trabajadores que tienen dificultad para escribir, en estos casos se puede solicitar ayuda de un tercero para diligenciar la tarjeta. Nombre y Firma de Vo.Bo. Dpto de HSE. Espacio para el personal de HSE. Comité HSE DEPARTAMENTO DE PROYECTOS GERENCIA TECNICA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE