Manual para Memoria y Balance 2004

Página web: www.desem.org.uy
E-mail: [email protected]
MANUAL PARA CONFECCIONAR LA MEMORIA Y EL BALANCE
DE LA EMPRESA JUVENIL
2004
ATENCIÓN:
LA MEMORIA Y EL BALANCE DEBEN LLEGAR EN FORMA IMPRESA A LAS OFICINAS DE
DESEM (MALDONADO 2088). NO DEBEN ENVIARSE POR E-MAIL.
LA MEMORIA Y EL BALANCE DEBEN SER ENCUADERNADOS EN EL MISMO “LIBRO”.
(CONVIENE ENTREGAR, ADEMÁS, UNA COPIA EN VERSIÓN DISKETTE.)
ESTE MANUAL EXPLICA EL CONTENIDO DE LA MEMORIA Y EL BALANCE, LA
CREATIVIDAD EN LA CONFECCIÓN LA TIENE QUE PONER CADA EMPRESA JUVENIL.
LA ENTREGA DE LA MEMORIA Y EL BALANCE ES UN
REQUISITO NECESARIO PARA QUE LOS EMPRESARIOS
JUVENILES SE GRADÚEN.
1
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA MEMORIA Y EL BALANCE?
Como ustedes saben DESEM no está presente en todas las reuniones de
las Empresas Juveniles. Por esto necesitamos que nos cuenten TODO lo
que ocurrió en su Empresa Juvenil durante el Programa.
Es muy importante que pongan muchas ganas y fuerza en la confección
de este último informe, que es uno de los cinco elementos que evalúa
DESEM Jóvenes Emprendedores a la hora de premiar a las Empresas
Juveniles.
FECHAS IMPORTANTES
Fecha de cierre del Ejercicio Económico
12 de setiembre
Fecha tope de entrega de la Memoria y el Balance
4 de octubre
RECUERDEN:
Después del 12 de setiembre no se pueden vender más productos ni
comprar mercadería (fin de las operaciones). A partir de esa fecha
la empresa debe concentrar todas sus energías en la elaboración de
la Memoria y el Balance.
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NO OLVIDEN INCLUIR EN SU MEMORIA Y BALANCE...
A todas las Empresas Juveniles
¡¡¡MUCHO ÉXITO!!!
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PRIMERA PARTE: MEMORIA
¿QUÉ ES?
La memoria de una empresa es una descripción de lo realizado por la
dirección de la misma durante el ejercicio y los resultados obtenidos.
Se debe explicar detalladamente el proceso de organización,
producción, ventas y liquidación de la empresa. En síntesis, es describir
todas y cada una de las distintas etapas y vivencias de la Empresa
Juvenil.
Debe ser un “libro” impreso que debe llegar a las oficinas de
DESEM Jóvenes Emprendedores. No debe enviarse por e-mail.
¿PARA QUIÉN ES?
En la vida real, puede estar dirigida a los accionistas, socios o a
cualquier persona ajena a la empresa.
En el caso de las Empresas Juveniles este informe va dirigido a
DESEM- Jóvenes Emprendedores.
¿PARA QUÉ SIRVE?
Sirve para conocer y entender las acciones y resultados de las
Empresas.
¿QUIÉN LA HACE?
Cada Dirección con su respectivas Gerencias debe informar lo que pasó
en las 20 semanas del ejercicio económico. Es importante que estén
representadas todas las áreas de la Empresa Juvenil. En el caso de que
un Gerencia no realice el informe de su área, el responsable del mismo
va a pasar a ser el Director General de la Empresa, por lo que él será el
encargado de efectuar dicho informe.
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LO QUE NO PUEDE FALTAR...
 Índice de la Memoria y Balance
 Antecedentes (Breve historia de la constitución de la Empresa
Juvenil)
 Acta constitutiva
 Organigrama al comienzo y organigrama al final. Hay que aclarar
quiénes abandonaron la Empresa y por qué.
 Reglamento interno de trabajo.
 Política de sueldos.
 Minutas.
 Copia de la carta que entregaron a los accionistas explicando el
resultado de la Empresa e informe acerca de la reunión con los
accionistas.
 Objetivos de la empresa y los logros obtenidos.
 Situaciones que consideren relevantes. Las mismas no tienen por qué
ser todas positivas, ya que de los errores se aprende. Sería bueno
que en esos casos contaran cuáles fueron las soluciones que
encontraron. Además hay que agregar, notas de prensa que les hallan
realizado, y las diferentes difusiones realizadas.
 Evaluación personal y grupal de las experiencias adquiridas.
 Informes de cada dirección y sus gerencias respectivas (este punto
se explica a continuación con más detalle).
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INFORMES DE CADA DIRECCIÓN Y SUS
GERENCIAS RESPECTIVAS
1. DIRECCIÓN GENERAL:
El Director General de la Empresa Juvenil deberá contar
brevemente la historia de la Empresa.
En su descripción puede incluir la explicación de cómo se formó
la empresa, así como los pasos que fueron dando hasta el día de
hoy y vivencias que considere que vale la pena contar.
Sabemos que no son periodistas ni escritores pero confiamos
en que sabrán hacer un excelente trabajo, así que...
¡¡¡A ESCRIBIR MUCHO Y BIEN!!!
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2. DIRECCIÓN DE FINANZAS:
El Director de Finanzas, además de contar lo que hizo durante
el ejercicio económico, será quien presente el balance de la
empresa. Deberá incluir en su informe el Libro Diario (en el
CIO se llama transaction journal), los Mayores de las distintas
cuentas (account history), el Estado de Resultados (income
statement) y el Estado de Situación Patrimonial (balance
sheet).
Además del Estado de Resultados, deberá incluir la cantidad
de acciones que se vendieron y su precio. Tendrá que calcular
el retorno sobre la inversión, el retorno sobre las ventas y la
utilidad por acción. Más adelante te explicaremos cómo hacer
estos cálculos.
Sabemos que tu tarea no es de las más fáciles así que ve a la
sección de Balance y encontrarás una guía que confeccionamos
para que puedas hacer un buen trabajo.
7
Recuerda que tienes un Centro de Apoyo a tu disposición que
contestará
todas
tus
dudas
por
e-mail.
Escribe
a
[email protected].
¡¡¡A HACER CUENTAS!!!
8
3. DIRECCIÓN DE OPERACIONES:
El Director de Operaciones será el encargado de dar a conocer
los procesos de compra de materia prima. Se deberá incluir el
criterio que utilizaron para elegir los proveedores, qué
cantidad de materia prima compraron y con qué fin.
En lo que refiere a la producción, en caso de haberse realizado
capacitación al personal de cómo producir el producto
seleccionado, deberán contar el método utilizado.
Asimismo, deberán describir los procesos de producción y
cómo se organizó el personal para llevarlo a cabo.
Fuiste el encargado de dirigir la producción de tu Empresa,
ahora...
¡¡¡A PRODUCIR EL INFORME!!!
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4. DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS:
El Director de Recursos Humanos tendrá como tarea informar
acerca de los integrantes de la Empresa Juvenil. Si en la
empresa existieron deserciones o ingresos ya comenzado el
Ejercicio Económico, debes incluirlos en el informe además de
mencionar quiénes fueron, qué cargo ocupaban y las razones
por las cuales abandonaron o ingresaron a la empresa. Es
necesario que nos presenten también el organigrama final de la
Empresa Juvenil. Recuerden que es muy importante que todos
hayan completado y enviado a DESEM Jóvenes Emprendedores
la Informática de la Empresa Juvenil.
Fuiste el responsable de la gente de tu Empresa, ahora eres
responsable de contarnos acerca de ellos.
¡¡¡A REDACTAR!!!
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5. DIRECCIÓN DE MARKETING:
El Director de Marketing tendrá como función explicar cómo
se llevó a cabo la Investigación de Mercado realizada,
refiriéndose a la clientela a la que apuntan, especificando su
edad, sexo, etc. Sería conveniente que incluyeran todo el
proceso de elección del producto y/o servicio detallando por
qué se eligió el que realizan.
Es muy importante mencionar la estrategia de ventas seguida
así como la publicidad que realizaron (folletos, carteles, etc.),
cómo construyeron la página web y si hubo ventas a través del
comercio electrónico.
Uno de tus objetivos era convencer al público de que tu
producto era el mejor, convéncenos a nosotros que tu informe
también lo es, así que...
¡¡¡A SER CREATIVOS!!!
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6. DIRECCIÓN DE APOYO A LA COMUNIDAD:
El director de Apoyo a la Comunidad, nos tendrá que contar la
forma que tuvo de aplicar la responsabilidad social dentro y
fuera de la empresa.
Por lo tanto, tendrán que escribir acerca de las campañas que
han hecho, cómo las han realizado, quiénes fueron los
beneficiarios de las mismas , y qué clase de seguimiento han
hecho para saber que todo el esfuerzo realizado fue a parar a
las manos indicadas. Es recomendable, que todo el trabajo
realizado, se pueda cuantificar en números, por ejemplo, horas
hombre dedicadas al apoyo comunitario, cantidad de alimentos
(en kgs.) entregados, etc. u otros índices que crean adecuados
y que midan la gestión realizada por la empresa.
En tu trabajo asumiste una responsabilidad con la sociedad.
Ahora tu objetivo cambia de la comunidad a este informe, así
que...
¡¡¡A SER RESPONSABLES!!!
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SEGUNDA PARTE: El BALANCE DE LA EMPRESA
JUVENIL
(A TRAVÉS DEL PROGRAMA DE CONTABILIDAD
CIO)
Esta sección de Balance está especialmente dedicada al área de
Finanzas y Contabilidad de la Empresa Juvenil. De todas formas, es
necesario que todos los Empresarios Juveniles comprendan los informes
que elabora esta área.
Ahora prepárense para hacer números. ¡¡¡Pero no se asusten, no es tan
complicado como a veces parece!!!!
Simplemente sigan los pasos que les proponemos y la tarea les será
sencilla.
Si tienen dificultades con el manejo del programa CIO, pueden
contactarse con sus auditores para capacitarse.
También pueden comunicarse vía e-mail con el Centro de Apoyo de
Contabilidad: [email protected]
Los especialistas de este centro contestarán rápidamente sus dudas.
Igualmente, pueden llamar al teléfono (02) 408 99 77 o escribir un mail
a [email protected] con copia al e-mail de su auditor.
Les aconsejamos que acudan a sus Consejeros si surgen dificultades
para confeccionar la parte de Balance.
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¿QUÉ ES?
BALANCE
El Balance es un informe que muestra la situación económica y
financiera de la Empresa Juvenil al final del Ejercicio Económico. Nos
permite ver a través de los números cómo evolucionó la Empresa desde
que recaudaron su capital inicial hasta que la cerraron repartiendo las
utilidades a todos los accionistas. Para poder considerar y comparar las
distintas cuentas que manejan es necesario unificarlas convirtiéndolas
todas a valor monetario. Por ejemplo, si tenemos cinco jarrones a $10
cada uno, en el balance los consideraremos como SUMINISTROS por un
valor de $50.
¿PARA QUIÉN ES?
Puede estar dirigido a los accionistas, socios o cualquier persona ajena a
la Empresa. Al igual que la memoria, en el caso de las Empresas
Juveniles, el balance está dirigido a DESEM Jóvenes Emprendedores.
¿PARA QUÉ SIRVE?
Brinda información para la toma de decisiones, ya sea de integrantes de
la Empresa o de terceros.
¿DE DÓNDE SURGE?
De los registros contables que la Empresa tenga, en este caso, del CIO.
¿QUIÉN LO HACE?
La Dirección de Finanzas con las dos Gerencias (Tesorería y
Contabilidad).
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LO QUE NO PUEDE FALTAR...

 Libro Diario (en el CIO se llama Transaction Journal)
 Mayores de Cuentas (en el CIO se llama Account History)
 Estado de Resultados (en el CIO: Income Statement)
 Índices de rentabilidad
 Estado de Situación Patrimonial (en el CIO: Balance Sheet)
PARA PRESENTAR LOS NÚMEROS DE LAS EMPRESAS JUVENILES
PRIMERO SE NECESITA:




Que calculen en términos monetarios todos los bienes con que
cuentan.
Que concluyan con las ventas y que cobren todos los ingresos por
las mismas. ¡¡¡¡¡OJO!!!!! No les decimos que tienen que vender todo,
sino que tienen que terminar con las ventas que empezaron.
Que PAGUEN todas las FACTURAS, SUELDOS Y COMISIONES
pendientes.
Que ingresen todos los asientos contables en el programa CIO.
Si ya han instalado el programa CIO con éxito y han registrado todas las
transacciones económicas durante el ejercicio, abran el documento que está
en el diskette y vayan directamente a la página 21.
Si todavía no saben manejar bien el CIO, vayan a la página 14.
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EL PROGRAMA DE CONTABILIDAD CIO:
¿QUÉ ES?
El programa CIO es una herramienta de ayuda a la hora de llevar la
contabilidad y hacer el Balance de la Empresa Juvenil.
¿CÓMO INSTALO Y USO EL PROGRAMA?
Creo en mi PC un directorio “DESEM Contabilidad” en el disco duro,
directamente en la raíz de C:
Bajo de la Página Web de DESEM www.desem.org.uy el archivo zipeado
Contabilidad y lo coloco en el directorio “DESEM Contabilidad” creado
anteriormente.
Descompacto el archivo en ese directorio creado.
Voy con el explorador a ese directorio con los archivos descompactados
y busco el file cio.exe para abrir el programa
Aparece esta página de bienvenida.
Al hacer click con el mouse se pasa a la siguiente
pantalla.
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Aparece la unidad donde has bajado el programa (DAR ENTER)
Aparece el directorio donde has bajado el programa (DAR ENTER)
Aparece la Empresa DESEM (DAR ENTER)
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Aparece el MENU PRINCIPAL
Al ingresar los asientos contables ustedes están proporcionándole al
programa la información necesaria para poder hacer el Estado de
Situación Patrimonial, el Estado de Resultados, el Libro Diario y los
Mayores de las cuentas.
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¿Cómo se registran los asientos contables?
Detalle de los rubros para los asientos contables
Cada cuenta o rubro tiene un código asignado que ustedes siempre deberán
incluir cuando hagan un asiento. Esta pantalla les muestra los códigos de todas
las cuentas del programa.
Las únicas cuentas o rubros que ustedes usarán para hacer el registro de las
transacciones económicas de su Empresa (asientos contables) son los
siguientes:
Caja (100), Suministros (121),
Productos Terminados (125), Acreedores (270),
Capital (290), Ventas (300), Costo de Ventas (305),
Gastos Generales (400), Sueldos & Jornales (405)
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Asientos Contables que pueden hacerse con el CIO
Cuando vendan acciones deberán hacer este asiento:
1. Débito: Caja Rubro (100)
2. Crédito: Capital Rubro (290)
Cuando compren Mercadería/Suministros deberán hacer este asiento:
1.Débito: Suministros Rubro (121)
2.Crédito: Caja rubro (100) o Acreedores Rubro (270)
Cuando incurran en gastos generales:
1.Débito: Gastos Generales Rubro (400)
2.Crédito: caja Rubro (100) o Acreedores Rubro (270) si no se
paga en efectivo
Cuando paguen sueldos:
1.Débito: Sueldos y Jornales Rubro (405)
2.Crédito: Caja Rubro (100) o Acreedores (270) si no se paga en
efectivo.
Cuando paguen deudas por compras a crédito:
1.Débito: Acreedores Rubro (270)
2.Crédito: Caja Rubro (100)
Cuando vendan su producto/servicio:
1.Débito: Caja Rubro (100)
2.Crédito: Ventas Rubro (300)
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Veamos cómo ingresar estos asientos en el CIO:
Ir a la opción Trans (DAR ENTER)
Ir a la opción Enter Transactions (DAR ENTER)
Aparece esta pantalla para el ingreso de asientos
Nota: Con la tecla ESC se va para atrás. contables
21
Ingreso la fecha del día en el formato MM/DD/AA que significa: MM - Mes,
DD - Día, AA - Año (DAR ENTER) hasta llegar al campo de Description. Nota:
Los campos CODE y Check pueden ser usados por la empresa como referencias
internas de control. No son obligatorios.
Escribo el detalle del asiento, por ejemplo, “Venta de Acciones” (DAR ENTER)
Selecciono el código de rubro del débito (DAR ENTER) Nota: Si uso F2
obtengo el plan de cuentas. En este ejemplo, seleccionamos “Caja “ porque
el dinero de la venta de acciones va a la “Caja” de nuestra empresa.
Si el asiento esta ok, aparece
Y (DAR ENTER)
Ingreso el importe y (DAR ENTER) cuatro veces
hasta llegar al campo de los créditos. El programa
asume por defecto el mismo importe del débito
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ASIENTOS DE CIERRE PARA HACER EN EL PROGRAMA CIO
No olviden que para imprimir los distintos formularios correctamente,
los asientos deben estar en orden cronológico, si no lo hicieron así,
vayan a la página 35 para ver cómo solucionar este problema.
Una vez que tengan todos los asientos pasados, la Empresa Juvenil debe
registrar 2 ASIENTOS DE CIERRE para poder proseguir con su tarea.
Asiento de cierre 1:
El primer asiento tiene que ver con el COSTO DE VENTAS. Para
calcularlo deberán multiplicar la cantidad de productos/servicios que
vendieron por el costo de producción de ellos. El costo de producción en
las Empresas Juveniles corresponde al costo del suministro/mercadería
principal que se utilizó para producir esa cantidad del producto.
Ejemplo:
Nuestra Empresa compró 30 remeras de algodón para vender remeras estampadas. El costo
de cada remera fue de $14. Nuestra Empresa logró vender sólo 20 camisetas estampadas.
Entonces calculamos que el COSTO DE VENTAS de la Empresa Juvenil fue de $280 (20 X
14= 280).
Si vamos al CIO, deberemos registrar este asiento así:
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Asiento de cierre 2: Sólo se hace si hay productos terminados sin
vender:
Deberemos incluir en el CIO los productos terminados que no hayamos
logrado vender. En el ejemplo anterior tenemos 10 camisetas que no
pudimos vender. Por tanto haremos 10 X $14 = $140. El valor de
Productos Terminados en este caso es $140. La forma para ingresar
este asiento en el CIO es la siguiente:
ATENCIÓN:
No se olviden de hacer estos dos asientos de cierre porque si
no, la información que deben extraer del CIO a continuación
no será correcta.
Cada Empresa deberá calcular su Costo de Ventas y el valor de
los Productos Terminados. Los valores que se mostraron en los
asientos de cierre de más arriba ($ 280 y $140) son sólo
ejemplos.
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¿QUÉ ES?
ESTADO DE RESULTADOS
(INCOME STATEMENT)
Es un informe que refleja las ganancias o pérdidas de la Empresa en un
período dado.
¿QUÉ CONTIENE?
El primer dato que incluye son las VENTAS. Estas se calculan como la
cantidad de productos/servicios vendidos por el precio de venta.
Ustedes no tendrán que hacer este cálculo ya que al registrar los
asientos contables ingresaron las ventas.
El segundo dato es el COSTO DE VENTAS que ustedes ya calcularon e
ingresaron tal y como se explicó en el asiento de cierre número 1.
El tercer dato que incluye el Estado de Resultados corresponde a los
GASTOS GENERALES. Los gastos generales incluyen todo otro tipo de
gastos que haya tenido la empresa como pueden ser transporte,
papelería y servicios contratados.
Ustedes tampoco deberán hacer ningún calculo en este caso porque ya
los ingresaron al hacer los asientos contables.
El cuarto dato que incluye son los SUELDOS Y JORNALES que ustedes
ya deberían haber registrado cuando pagaron los sueldos.
UTILIDADES NETAS (en el CIO tendrá el nombre de NET INCOME)
son las ganancias que tuvo la Empresa en el ciclo económico.
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¿Cómo obtengo el Estado de Resultados del CIO?
En el Menú Principal Busco la Opción Reports (DAR ENTER)
Selecciono la opción de Income Statement (DAR ENTER)
Selecciono la impresión por Pantalla (S), Impresora (P), o Disco (D),
(DAR ENTER)
En Starting Date pongo la fecha de inicio de la Empresa Juvenil y en Ending Date la
fecha de cierre de la Empresa Juvenil
En Trended Report pongo (N)(DAR ENTER)
26
Ejemplo del Estado de Resultados extraído del CIO
Ya tienen el ESTADO DE RESULTADOS pero ahora deberán incluir
otros datos para que podamos visualizar con más precisión la situación
de su Empresa Juvenil.
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ÍNDICES DE RENTABILIDAD DE LA EMPRESA
JUVENIL
Con los datos que les proporciona el Estado de Resultados, a
continuación les explicamos qué cuentas deben hacer para saber con
más exactitud la rentabilidad de su Empresa Juvenil. Estas cuentas
también deben figurar junto al Estado de Resultados en una hoja
aparte.
1. Deben incluir el número de ACCIONES PAGADAS (que es igual al
número de acciones vendidas) y el precio de ellas.
2. Para saber cuál es la UTILIDAD POR ACCIÓN se divide la
UTILIDAD NETA (NET INCOME) entre el número de ACCIONES
PAGADAS.
3. Para conocer la UTILIDAD NETA SOBRE LA INVERSIÓN DE LOS
ACCIONISTAS (O EL RETORNO SOBRE LA INVERSIÓN) deben
dividir la UTILIDAD NETA entre la inversión que se realizó en la
empresa. Esta inversión es igual al CAPITAL inicial recaudado por la
venta de acciones.
Ejemplo:
La UTILIDAD NETA de una Empresa Juvenil es de $ 2850 y la inversión de los
accionistas fue de $2500, entonces el RETORNO SOBRE LA INVERSIÓN DE LOS
ACCIONISTAS es de 1,14 (o sea que por cada peso ($) invertido por los accionistas
se obtuvo 0.14 de utilidad).
4. Para calcular la UTILIDAD NETA SOBRE LAS VENTAS ( o el
retorno sobre ventas), simplemente dividen la UTILIDAD NETA entre
las VENTAS NETAS.
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ESTADO DE SITUACIÓN PATRIMONIAL
El Estado de Situación Patrimonial es un formulario que refleja los
Activos, Pasivos y el Patrimonio que tiene la Empresa Juvenil.
Su Estado de situación Patrimonial podrá tener las siguientes cuentas:
ACTIVO (en el CIO: ASSETS):
CAJA: que reflejará la cantidad de efectivo que tienen en sus manos.
PRODUCTOS TERMINADOS: Si produjeron productos y no los lograron
vender, estos productos formarán parte de esta cuenta.
SUMINISTROS: Todos aquellos materiales que compraron para
producir el producto y que no llegaron a utilizar forman parte de los
inventarios de materia prima (mercadería).
PASIVO (en el CIO: LIABILITIES):
ACREEEDORES: Si se contrataron servicios o se compró materia prima
a crédito y estas deudas no se pagaron al momento del cierre de la
empresa, ese monto formará parte de las cuenta ACREEDORES.
PATRIMONIO (en el CIO: CAPITAL/EQUITY):
CAPITAL: Equivale a todo el monto de dinero recaudado al comienzo de
la empresa por la venta de acciones.
UTILIDADES o PÉRDIDAS ACUMULADAS (con signo de + o de -): Son
las ganancias o pérdidas que tuvo la Empresa.
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¿Cómo obtengo el Estado de Situación Patrimonial del CIO?
En el Menú Principal Busco la Opción Reports (DAR ENTER)
Selecciono la opción de Balance Sheet (DAR
ENTER)
Selecciono la impresión por Pantalla (S), Impresora (P), o Disco (D), (DAR ENTER)
Selecciono las fechas desde y hasta usando el formato MM/DD/AA (DAR ENTER)
Selecciono si quiero solo el Balance al cierre de esa fecha (N) o si quiero un
balance de cada mes en forma de evolución histórica (Y) (DAR ENTER)
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Ejemplo de la Impresión usando la evolución mensual (Y)
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LIBRO DIARIO
Este formulario refleja día a día los movimientos económicos de la
Empresa Juvenil.
¿Cómo hacemos para obtener el libro diario del
programa CIO?
Ir a la opción Reports (DAR ENTER)
Ir a la opción Transaction Journal (DAR ENTER)
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Selecciono la impresión por pantalla (S), impresora (P) o disco(D) (DAR ENTER)
Selecciono las fechas desde y hasta usando el formato MM/DD/AA (DAR ENTER)
Ejemplo de la impresión
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Mayores de cuentas
Los mayores de cuentas son informes que muestran qué movimientos
hubo en cada cuenta por separado.
Por ejemplo: El mayor de caja mostrará todas las entradas y salidas que
hubo de dinero, mientras que el de Suministros mostrará qué entradas y
salidas hubo de mercadería.
¡Ustedes deberán imprimir un mayor de cada cuenta!
¿Cómo obtenemos los mayores del programa CIO?
En el Menú Principal Busco la Opción Reports
(DAR ENTER)
Selecciono la opción de Account History (DAR ENTER)
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Selecciono las fechas desde y hasta usando el formato MM/DD/AA (DAR ENTER)
Selecciono la impresión por Pantalla (S), Impresora (P), o Disco (D), (DAR ENTER)
Selecciono si quiero una pagina separada para cada rubro contable (Y) y
selecciono más abajo los números 100 y 405 para tener todos los mayores de
todas las cuentas(DAR ENTER)
Ejemplo de la Impresión de la cuenta Caja (Mayor de la
cuenta Caja)
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¿Cómo ajustar la contabilidad si se han registrado los
asientos fuera de orden cronológico?
En el Menú Principal Busco la Opción Utility (DAR ENTER)
Selecciono la opción de Sort Transactions (DAR ENTER)
Selecciono la opción de Date Order (DAR ENTER) Nota: Este proceso puede
demorar algunos minutos dependiendo de la cantidad de asientos
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RECOMENDACIÓN IMPORTANTE:
SIEMPRE QUE SE CONSULTEN LOS SALDOS, BALANCES Y EL ESTADO DE
RESULTADOS ES RECOMENDABLE CORRER ESTA OPCIÓN QUE NOS ASEGURA
UNA CORRECTA INFORMACIÓN CONTABLE
Selecciono la opción de Date Order (DAR ENTER) Nota: Este proceso
puede demorar algunos minutos dependiendo de la cantidad de asientos
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CÓMO IMPRIMIR O GUARDAR EL LIBRO DIARIO,
EL ESTADO DE RESULTADOS, LOS MAYORES Y EL
ESTADO DE SITUACIÓN PATRIMONIAL
Hasta ahora hemos visto cómo se hace para ver en la pantalla los
informes requeridos. En este apartado explicaremos la forma de
guardarlos e imprimirlos para adjuntarlos en la Memoria y el Balance.
El método para guardar e imprimir los diferentes informes requeridos
(Estado de Resultados, Estado de Situación Patrimonial, Libro Diario y
los Mayores de las cuentas) es siempre el mismo.
Por ello, aquí lo explicaremos con el ejemplo del Estado de Resultados.
Hay que ir a la opción Reports y vamos a Income statement. Aparecerá
el cuadro azul y tenemos que marcar la opción D (Disk) en la fila de
arriba.
A continuación aparecerá un espacio para ponerle un nombre al archivo
(en el ejemplo, le pusimos el nombre est. res.).
Después habrá que indicar las fechas: arriba la fecha de inicio de la
Empresa Juvenil (por ejemplo, 01.01.2002) y abajo la fecha de cierre
(09.08.2002). Recuerda que el formato de fecha está al revés: primero
el mes, después el día y después el año.
En el espacio que dice Code no hay que ingresar nada y en Trended
Report hay que marcar la opción N.
Si hacen todo bien, la pantalla les quedará así:
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Den Enter hasta que la pantalla desaparezca. Si hacen esto, el archivo
les habrá quedado guardado en su carpeta DESEM CONTABILIDAD,
con el nombre est.res.
Para ver cómo quedó el archivo, clickeen sobre est.res. y, si el programa
se lo pide, ábranlo con Word.
¡¡¡Tachán!!! Ya tienen el Estado de Resultados de su Empresa Juvenil en
un archivo de Word y pronto para imprimir como harían con cualquier
otro documento de Word.
Si su computadora no les abre el documento, tendrán que copiar y pegar
manualmente el Estado de Resultados. Para ello tienen que volver a
poner el Estado de Resultados en pantalla y utilizar los botones de
marcar y copiar en la barra superior del CIO. Una vez que marquen toda
la pantalla (se pone blanca), aprieten el botón copiar y luego abran un
documento en blanco en Word. Allí aprieten el botón “pegar” y
aparecerá el Estado de Resultados.
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CONCEPTOS BÁSICOS QUE TODO
BUEN EMPRESARIO DEBE SABER
LEÉ ESTO:
ACCIÓN: Documento que representa el derecho que tiene alguien,
llamado accionista, sobre el capital de una sociedad anónima. En este
caso sobre el capital de una Empresa Juvenil.
ACCIONISTA: Quienes poseen las acciones, o sea los propietarios de
la empresa. Son quienes invierten en la Empresa Juvenil aportando el
capital inicial.
ACREEDOR: Denominación alternativa de cuentas a pagar, o sea de las
empresas o personas a las cuales la Empresa Juvenil les debe dinero.
ACTIVOS: Maquinaria, edificios, herramientas, materias primas y
productos terminados o a medio hacer que aún no se han vendido.
Efectivo, cuentas a cobrar o cualquier otro valor poseído por un negocio
o empresa y registrado en el balance. El activo puede clasificarse en:
PASIVO: Obligaciones o deudas registradas en el balance.
BALANCE: Declaración de activos y pasivos de una empresa en una
fecha determinada. No es más que una lista de derechos (activos) y
obligaciones (pasivos) que tiene la empresa con su valor
correspondiente.
CUENTA: Conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto.
Por ejemplo caja, mercaderías, etc.
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CAPITAL: Fondos de un negocio o empresa. En el caso de una Empresa
Juvenil son los fondos proporcionados por los accionistas al inicio del
ejercicio económico.
DIVIDENDO: Pago a los accionistas luego de cerrado el ejercicio
económico de la empresa, depende de si la misma obtuvo pérdidas o
ganancias y de la cantidad de acciones que emitió.
EFECTIVO: Monto de dinero con que la empresa cuenta en su caja.
EJERCICIO ECONÓMICO: Período en el cual la Empresa Juvenil
opera en el mercado, es decir desde que la empresa se crea hasta que
concluyen las 20 semanas.
ESTADO DE RESULTADOS: Informe que refleja las pérdidas y
ganancias de una empresa en un período dado. Es decir, en qué gastó y
cuánto ganó la empresa.
SALDO: Cantidad en valor monetario que surge de la diferencia entre
el Debe y el Haber de una cuenta.
FLUJO DE CAJA: Es el movimiento en el saldo de caja (entrada y
salida de dinero) durante un período determinado. Se trata solamente
del movimiento físico de la plata, o sea la entrada y salida de billetes y
monedas.
GANANCIAS O UTILIDADES: Beneficios que obtiene la empresa
cuando al cerrar el ciclo, los activos son mayores que el pasivo sumado
con el capital. En el caso de las Empresas Juveniles al cierre del
ejercicio, si existieran ganancias, las mismas deberán ser divididas
entre el total de acciones vendidas.
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PÉRDIDAS: Resultado que obtiene la empresa cuando al cerrar el
ejercicio los activos son menores que el pasivo sumado con el capital.
UTILIDAD BRUTA: Es la utilidad antes de deducirle o restarle los
costos.
UTILIDAD NETA: Es la utilidad después de deducirle o restarle los
costos.
MEMORIA: Descripción detallada de las actividades de la empresa
PRESUPUESTO: Plan anual de ventas, gastos previstos y beneficios
que deben ser cumplidos por la empresa para tener un rendimiento
satisfactorio. El presupuesto se hace a principio de cada ejercicio
económico.
______________________________________________________________________________
¡¡MUCHO ÉXITO Y NOS VEMOS EN LA CEREMONIA DE
GRADUACIÓN!!
Este manual fue actualizado y ampliado para la Edición 2004 del Programa Empresas
Juveniles por la Coordinación de dicho Programa Educativo
DESEM JÓVENES EMPRENDEDORES
Puede enviar sus consultas, sugerencias y correcciones a la siguiente dirección:
[email protected]
¡¡¡Muchas gracias!!!
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