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CODIGO: RJ-PR-01
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PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
1. OBJETIVIVO
Adelantar el proceso de Responsabilidad Fiscal de conformidad con la ley y
el debido proceso para establecer los responsables y el daño del patrimonio
público así como obtener su resarcimiento a través de la jurisdicción
coactiva.
2. ALCANCE
Este proceso inicia con la planificación del desarrollo del proceso de
Responsabilidad Fiscal y termina con la implementación y seguimiento a
las acciones de mejora.
3. DEFINICIONES
3.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS: Conductas o abstenciones de la
autoridad, capaces de producir efectos jurídicos, en cuya realización
influyen directa e inmediatamente la voluntad o la inteligencia. Son uno de
los medios a través de los cuales se cumple la actividad administrativa.
Según su contenido, los actos administrativos se clasifican en generales e
individuales. Los primeros son los que crean situaciones jurídicas
abstractas impersonales u objetivas. Los segundos, aquellos que crean
situaciones jurídicas concretas o subjetivas.
3.2 ACCIÓN DE NULIDAD: Acción contenciosa administrativa por medio de
la cual se solicita la nulidad de un acto administrativo que infringe las
normas a las que debió estar sujeto, fue expedido por autoridad
incompetente o en forma irregular, esta falsamente motivado o se dictó con
desviación de las atribuciones propias del funcionario o corporación que lo
profiere.
3.3 DEBIDO PROCESO: Garantía constitucional del derecho de toda
persona a ser oída públicamente y con justicia, en condiciones de plena
igualdad, por un tribunal independiente e imparcial, para la determinación
de sus derechos y obligaciones o para el examen de toda acusación en
materia penal.
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3.4 DOLO: Vicio del consentimiento que se da cuando una de las partes
hace uso de algún artificio o maniobra para que la otra se engañe. El dolo
no se presume sino en los casos previstos por la ley, debiendo ser probado
en los demás. El dolo consiste en la intención positiva de inferir injuria a la
persona o propiedad de otro.
3.5 EDICTO: Escrito que se hace ostensible en la secretaría de un
despacho judicial o de una oficina pública, con el fin de notificar
providencias o decisiones cuya notificación personal no haya sido posible.
3.6 MULTA: Pena Pecuniaria que consiste en la obligación de pagar una
suma de dinero al Tesoro Nacional.
3.7 NOTIFICACIÓN: Acción y efecto de hacer saber, a un litigante o parte
interesada en un Juicio, cualquiera sea su índole, o a sus representantes y
defensores, una resolución judicial u otro acto de procedimiento.
3.8 NOTIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: Procedimiento
mediante el cual se hace saber al interesado - o a su representante legal - la
decisión que pone término a una decisión administrativa cuyo contenido no
exige ser comunicado a través de su publicación.
3.9 NOTIFICACIÓN POR ESTADO: Cuando se cumple por medio de
anotación elaborada por el secretario en papel común, que se fija en lugar
visible de la secretaría y allí permanece fijada durante las horas de trabajo
del respectivo día.
3.10 PRUEBA: Se entiende hecho que se da por supuesto como verdadero,
y que se considera como debiendo servir de motivo de credibilidad acerca de
la existencia o no existencia de otro hecho.
3.11 PRUEBAS LEGALMENTE PROHIBIDAS: Son aquellos medios de
prueba que por mandato legal no son aceptables para hacer alguna
demostración en un determinado proceso.
3.12 PRUEBAS JUDICIALES: Elementos de convicción llevados
formalmente a un proceso para ser apreciados por el juez antes de tomar su
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decisión. Toda decisión judicial debe fundarse en las pruebas regular y
oportunamente allegadas al proceso.
3.13 PRUEBAS INCONDUCENTES (IMPERTINENTES): Los hechos
articulados en el proceso, los que constituyen el tema a probar, deben tener
incidencia sobre lo que se va a concluir en el proceso (la existencia de la
obligación, la responsabilidad), el juicio que en la sentencia va a expresar el
juez. Esa relación, esa incidencia, se llama en Colombia conducencia o
pertinencia.
Hay, pues, hechos o pruebas conducentes y hechos o pruebas
inconducentes, según que incidan o no sobre lo que se discute en el
proceso, se tiene entonces que las inconducentes no son propiamente
excepciones al tema a probar, al objeto de prueba en general, sino que
resultan inadmisibles por razones de economía procesal.
3.14 RECURSOS: Peticiones de quien es parte en un proceso para que
examine de nuevo la materia fáctica y/o jurídica- de una resolución judicial
que, no habiendo pasado en autoridad de cosa juzgada formal, resulte
perjudicial para el sujeto jurídico que recurre, con la última finalidad de
que dicha resolución se sustituya por otra favorable al recurrente.
Medios establecidos por el legislador para obtener la revocación, aclaración,
reforma o modificación de una providencia judicial o de una decisión
administrativa.
3.15 RECURSOS ADMINISTRATIVOS: Medios de impugnación señalados
para los procesos ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo, son
los siguientes: El de Reposición, Apelación, Queja, Suplica y el de Revisión.
3.16 REVOCATORIA DIRECTA: Facultad de la administración para
extinguir o eliminar un acto que ella misma dictó, por haber adoptado con
respecto a él un nuevo criterio de apreciación de su legalidad o
conveniencia.
3.17 TÉRMINO: Tiempo que la ley señala para cumplir una actuación
procesal o administrativa.
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3.18 TÉRMINO JUDICIAL: Cualquiera de los previstos para una actuación
en la ley procesal.
3.19 TÉRMINO LEGAL: Todo el que se hya fijado por ley o norma de
equiparable obligatoriedad.
4. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación de este procedimiento es el Jefe de la
Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.2 RECEPCIÓN Y ESTUDIO DE HALLAZGOS FISCALES
Los hallazgos se reciben del proceso de Control Fiscal por una queja,
denuncia, o cualquier medio de difusión (Página Web, periódicos,
Televisión y Otros).
Los traslados realizados por parte de la Oficina de Control Fiscal, deben
incluir los soportes y un concepto de la denuncia, queja o auditoria en la
cual se han presentado hallazgos fiscales. Lo cual se radica en el libro de
correspondencia recibida y se abre el Expediente correspondiente.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Una vez recibido el informe de la denuncia o informe de auditoría, el
Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,
la estudiará dependiendo de la carga laboral existente. El resultado
de la valoración se registrara en un Oficio cuando el estudio del
hallazgo trasladado no determina Responsabilidad Fiscal, hallazgo
que se devuelve a la Oficina de Control Fiscal por medio del
Contralor.
De acuerdo a la valoración se dictara Auto para dar inicio a la
Indagación Preliminar del proceso de Responsabilidad Fiscal, o
apertura del proceso de Responsabilidad Fiscal, comunicándosele al
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presunto responsable, a su superior jerárquico y al Contralor
Distrital.
5.3 INDAGACION PRELIMINAR
El Auto que inicia la Indagación Preliminar, deberá decretar la práctica de
todas las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes para el
esclarecimiento de los hechos, como también deberá ordenar que se solicite
copias de las pólizas aseguradoras y demás pruebas que se consideren
pertinentes para el esclarecimiento de los hechos, a las entidades afectadas.
Una vez elaborado el Auto de Apertura de la Indagación Preliminar, el Jefe
de la Oficina o quien haga sus veces, se lo entrega a la Secretaria de la
Oficina para que esta haga las comunicaciones respectivas por medio de
Oficios, conforme el expediente y lo radique.
La secretaria de la oficina envía las comunicaciones a los interesados,
cuando las comunicaciones sean contestadas, la secretaria deberá
radicarlas y archivarlas en el Expediente y remitirlo al Jefe de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
estudia el expediente y decide si termina con la expedición de un Auto
cerrando la Indagación Preliminar debidamente motivado donde se ordene
la apertura del proceso de Responsabilidad Fiscal o en su defecto el archivo
del proceso.
En caso de que la Indagación Preliminar no conlleve a proceso de
Responsabilidad Fiscal, el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva, entregará el expediente a la Secretaria para su
archivo. La secretaria cuenta con tres (3) días hábiles, siguientes a la
notificación del auto correspondiente, para que lo remita al Despacho del
Contralor Distrital, por medio de oficio para que se surta el Grado de
Consulta.
5.4 HALLAZGO FISCAL
En el caso de que la providencia que cierra la indagación preliminar,
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disponga la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal, el Jefe de la
Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, realizara el Auto
que dé apertura del mismo en providencia distinta al Auto de Cierre de la
Indagación Preliminar.
5.4.1. El auto de apertura del proceso deberá contener:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Competencia del funcionario de conocimiento.
Fundamentos de hecho.
Fundamentos de derecho.
Identificación de la entidad estatal afectada y de los presuntos
responsables fiscales.
Determinación del daño patrimonial al Estado y estimación de su
cuantía.
Decreto de las pruebas que se consideren conducentes y
pertinentes.
Decreto de las medidas cautelares a que hubiere lugar, las cuales
deberán hacerse efectivas antes de la notificación del auto de
apertura a los presuntos responsables.
Solicitud a la entidad donde el servidor público esté o haya
estado vinculado, para que ésta informe sobre el salario
devengado para la época de los hechos, los datos sobre su
identidad personal y su última dirección conocida o
registrada; e igualmente para enterarla del inicio de las
diligencias fiscales.
Orden de notificar a los presuntos responsables esta decisión.
Vinculación del garante.
En todos los casos, una vez el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva dicta el Auto de Apertura del Proceso de
Responsabilidad Fiscal, deberá entregárselo a la secretaria con todos sus
anexos y pruebas para que esta conforme el expediente y radique el
proceso.
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Después de ello deberá comunicarle la decisión al Contralor Distrital para
su conocimiento, y a los presuntos responsables para que comparezcan a
la Oficina, se notifican personalmente y son escuchados en versión libre y
espontánea en la fecha y hora señalada en el Auto, así mismo deberán
oficiar a las Entidades y Personas Naturales o Jurídicas que sea necesarias,
siempre que este ordenado en el Auto de Apertura y a las Compañías
Aseguradoras. Todos los oficios serán firmados por el Jefe de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Luego que se hagan los mencionados oficios y sean relacionados en el libro
radicador, la Secretaria de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva deberá entregárselo a la Secretaria del Despacho del
Contralor Distrital, para que esta disponga lo necesario para el reparto de
los mismos.
5.5 DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL Y RECEPCIÓN DE
VERSIÓN LIBRE Y ESPONTÁNEA.
La Secretaria
notificará personalmente del Auto de Apertura a los
presuntos responsable fiscales cuando estos se presenten a atender la
citación que les fue enviada, y les indicara que contra la presente no
procede recurso alguno.
El Jefe de la Oficina, en compañía de la secretaria, recibirá la versión libre
y espontánea de todos los vinculados en el proceso, mediante documento,
Versión libre.
5.6 EXPEDICIÓN DE COPIAS
Si los presuntos responsables fiscales o sus apoderados, solicitan que se les
expidan copias, la Secretaria deberá enviarle la solicitud al Jefe de la
Oficina, para que este mediante Auto ordene la expedición de copias y le
entregara el expediente para que haga entrega real y material de las copias
al solicitante.
La secretaria entregará las fotocopias al interesado. Sólo podrán
entregársele copia de los expedientes a los presuntos responsables y a las
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compañías de seguros vinculadas al proceso.
5.7 NOTIFICACIÓN POR EDICTO Y NOMBRAMIENTO DE APODERADO
DE OFICIO
Cuando se envíe la citación a los presuntos responsable fiscales y estos no
comparecieren al proceso, la secretaria informará lo sucesivo al Jefe de la
Oficina y procederá a realizar la correspondiente notificación por edicto, el
cual será fijado en la cartelera de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva y en la Cartelera de la Contraloría Distrital por el
término de diez (10) días hábiles, al cabo de los cuales será desfijado y
después de cinco (5) días hábiles la secretaria le informará al Jefe de la
Oficina que a pesar de que se notificó por edicto el presunto responsable no
compareció.
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
procederá a solicitarle mediante oficio a los consultorios jurídicos de la
jurisdicción que le envíe uno de sus miembros para nombrarlo como
apoderado de oficio del ausente.
Una vez el consultorio jurídico remita el miembro a la Oficina, el Jefe de
ésta, mediante auto motivado lo nombrará como tal y le tomará posesión
del mismo en diligencia formal.
La secretaria procederá a notificarle la providencia debida.
5.8 MEDIDAS CAUTELARES
En cualquier momento del proceso, el Jefe de la Oficina de Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría Distrital de Santa Marta,
podrá decretar mediante Auto las medida cautelares, contra los bienes
muebles e inmuebles de los presuntos responsables fiscales y remitirlo a la
secretaria.
La secretaria organiza un cuaderno separado del expediente principal.
La secretaria deberá librar los oficios a las siguientes entidades:
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•
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•
•
Cuando se trate de embargo y retención de salarios a los servidores
públicos, el oficio deberá librarse al tesorero o quien haga sus veces
en la entidad donde labora el empleado.
Cuando se trate de embargo y retención de dineros a contratista o
particulares que manejen o administren bienes o recursos del
Estado, los oficios deberán dirigirse al tesorero o quien haga sus
veces de las entidades que les pagan por sus servicios prestados.
Cuando se trate de embargos de cuentas bancarias de los
presuntos responsables, los oficios deberán enviarse a todos los
gerentes de los bancos de la ciudad.
Cuando se trate de embargos de cuentas de los bienes e inmuebles
de los presuntos responsables, los oficios deberán librarse al
registrador de Instrumentos Públicos de la jurisdicción.
Cuando se trate de embargos de vehículos el oficio deberá dirigirse
a la dependencia que por competencia tenga la función de
tránsito y transporte.
5.8.1 Exigencia de la suspensión provisional del presunto responsable
fiscal como medida cautelar
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, una
vez aperture el proceso o en desarrollo del mismo, cuando perciba que la
permanencia en el cargo del funcionario que esta siendo investigado atenta
o interviene en la imparcialidad, la transparencia y el buen desarrollo del
proceso y/ó que esta compromete el interés colectivo, los bienes y la
moralidad pública, podrá sugerirle en providencia o mediante oficio dirigido
al Contralor Distrital de Santa Marta, la aplicación de la exigencia de
suspensión provisional del funcionario como medida cautelar dentro del
proceso de Responsabilidad Fiscal, conforme a lo establecido en el numeral
8 del artículo 268 de la Constitución Política y en los criterios
jurisprudenciales emitidos por la Honorable Corte Constitucional en la
sentencia C-484 y 603 de 2000, Auto medida cautelar debidamente
motivado de suspensión provisional.
Una vez dictada esta providencia, el Jefe de la Oficina de Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción Coactiva, se lo entregará a la secretaria para que
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haga la comunicación al Despacho del Contralor, el cual
acompañado de todo el expediente mediante Oficio.
enviara
La Secretaria del Despacho del Contralor, recibirá la comunicación y el
expediente, el cual luego de radicarlo en el libro, se lo trasladara al
Contralor Distrital,
El Contralor tiene ocho (8) días hábiles para dictar la providencia
debidamente motivada, donde exige o no la suspensión provisional del
funcionario investigado a su superior Jerárquico.
Después que se emite el Auto o la Resolución, la secretaria del Despacho
deberá comunicárselo al superior Jerárquico del funcionario al cual se le
esta exigiendo la suspensión provisional, para ello el Contralor deberá
entregarle el expediente a la Secretaria quien enviara las respectivas
comunicaciones y lo devolverá a la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva, para que se siga adelante con el trámite del Proceso.
5.9 NOTIFICACIÓN A OTRAS AUTORIDADES
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, una
vez detecte la comisión de presuntas faltas disciplinarias o de hechos
punibles, en el ejercicio de la investigación, deberá comunicar al Contralor,
con sus respectivos soportes con el fin de que este traslade a la Autoridad
Competente por medio de Oficio de Traslado a Otras Autoridades.
5.10 CONEXIDAD Y ACUMULACIÓN DE PROCESOS.
Cuando el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva, detecte que se están desarrollando dos (2) o más procesos de
Responsabilidad Fiscal por el mismo hecho, o por hechos conexos
dictará un Auto debidamente motivado a partir de la notificación del
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Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal, donde ordene la
acumulación de los procesos y se lo entregara a la secretaria de la
Oficina.
La secretaria hará la anulación de la radicación del proceso acumulado
y les notificara la decisión a los presuntos responsables por estado, para
lo cual fijara el mismo en la cartelera de la Oficina, por el término de un
día, al cabo del cual se hará la correspondiente des-fijación.
5.11 NULIDADES
Una vez el presunto Responsable Fiscal solicite formalmente dentro del
proceso de Responsabilidad Fiscal la nulidad del mismo, en su totalidad o
en una parte, la secretaria le recibirá el oficio donde hace la solicitud y lo
entregará al Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva.
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva lo
recibirá y de acuerdo a su carga laboral, mediante auto motivado resolverá
al respecto, si decreta o no la nulidad. Contra el Auto que resuelve las
nulidades proceden los recursos de Reposición y de Apelación.
5.12 RECURSO DE REPOSICIÓN
Cuando el presunto responsable interponga este recurso contra el Auto que
resuelve las nulidades, la Secretaria del despacho lo recibirá y lo pasara
inmediatamente al Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva.
Quien de acuerdo a la carga laboral existente, lo desatara mediante auto
motivado.
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Si el recurso es concedido, el Auto (Reposición) que así lo prescribe le será
entregado a la Secretaria de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva para que notifique personalmente la decisión al
presunto responsable, para lo cual la Secretaria lo citara para que
comparezca a la Oficina dentro de los cinco (5) días siguientes.
En el caso en que se niegue el recurso, pero si se halla interpuesto
subsidiariamente Recurso de Apelación, el Jefe de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en la misma providencia que
niega el recurso deberá conceder el Recurso de Apelación y ordenar el
traslado al despacho del Contralor.
Se le entregara a la Secretaria de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva con el fin de que le notifique personalmente la
decisión al presunto Responsable Fiscal, para lo cual la Secretaria le
comunicará para que se presente dentro de los cinco (5) días siguientes y
hacerle la notificación personal,
Después que se notifique el presunto responsable fiscal, la secretaria,
mediante oficio, remitirá el expediente al Despacho del Contralor Distrital,
para que se resuelva el Recurso de Apelación.
5.13 RECURSO DE APELACION
La secretaria del Despacho del Contralor recibirá el oficio proveniente de la
Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, por medio del
cual se remite el expediente, para que se resuelva el Recurso de Apelación,
quien luego de radicarlo deberá entregárselo al Contralor Distrital.
El Contralor podrá decretar la práctica de algunas pruebas o también podrá
resolver el recurso de plano mediante auto motivado, confirmando,
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revocando o modificando la decisión de primera instancia, en todos los
casos el Contralor devolverá el expediente a la Oficina de Responsabilidad y
Jurisdicción Coactiva para que se surtan las notificaciones de las
respectivas providencias a los presuntos responsables, y para que se
cumpla la decisión tomada en la providencia de segunda instancia.
Así mismo el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva, podrá decretar por oficio la nulidad de una parte o de la totalidad
del proceso mediante Auto debidamente motivado, siempre que este
probado la falta de competencia del funcionario para conocer y fallar, la
violación del Derecho a la Defensa del implicado o la comprobada existencia
de irregularidades sustanciales que afecten el debido proceso.
5.14 VINCULACION AL GARANTE
El Jefe de la Oficina, en el mismo auto de Apertura, ordenará que surta la
comunicación a la Compañía de Seguros, donde se le indicara que ha sido
vinculado como tercero civilmente al proceso, una vez emitido el Auto, este
será entregado a la secretaria.
En caso de que en el Proceso no se pueda vincular al momento de la
Apertura la compañía Aseguradora, se podrá hacer en cualquier momento,
antes del Auto de Imputación, para lo cual el Jefe de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva mediante auto motivado lo
vinculara y su comunicación se hará igual a lo dispuesto en el inciso
anterior.
Todas las diligencias y actuaciones anteriores deberán desarrollarse dentro
del término de tres (3) meses prorrogables por dos (2) meses más, al cabo
de los cuales solo procederá el Auto de Archivo del Proceso o el Auto de
Imputación de Responsabilidad Fiscal.
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5.15 AUTO DE ARCHIVO
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,
luego de estudiar minuciosamente el acerbo procesal del expediente, dictará
Auto por medio del cual se ordena el Archivo del Proceso, cuando se
pruebe:
•
•
•
•
•
•
Que el hecho no existió.
Que no es constitutivo de Detrimento Patrimonial.
Que no comparta gestión fiscal:
Se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio.
La operancia de una causal excluyente de responsabilidad.
Operancia de caducidad o prescripción.
La providencia debe ser motivada y contará con sus antecedentes, una
parte considerativa, una motivación jurídico fiscal y una parte resolutiva.
Una vez se dicte el auto, el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva deberá entregárselo a la secretaria, para que
mediante comunicación escrita cite a los presuntos responsables fiscales
para que se notifiquen personalmente de dicha providencia.
Luego de notificarlos, la secretaria, dentro de los tres (3) días siguientes
deberá enviar mediante oficio, el expediente al Despacho del Contralor para
que se surta el Grado De Consulta.
5.15.1 Grado de consulta
Este paso se aplicara cuando el implicado este representado por un
apoderado de oficio, según el Art.18 de la Ley 610 de 2000, cuando el Jefe
de Oficina haya fallado.
Una vez la Secretaria del Despacho reciba el Oficio y el expediente que se
va a consultar, lo radicara y se lo entregará al Contralor Distrital.
El Contralor tiene un mes, para verificar la defensa del interés público, el
cumplimiento del ordenamiento Jurídico y el respeto de los derechos y
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garantía fundamentales de los presuntos responsables, ante los cuales
deberá confirmar, modificar o revocar la providencia consultada, mediante
Resolución motivada.
Una vez el Contralor emita la providencia que resuelve la consulta deberá
remitirlo a la oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,
para que cumpla con lo dispuesto en ella y se realicen la notificaciones
pertinentes.
En el evento en que se revoque la totalidad de la providencia consultada,
el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
dictará un Auto reasumiendo el conocimiento de la Indagación Preliminar y
seguirá con el trámite de la misma desde donde el Contralor lo señale.
5.16 AUTO DE IMPUTACION
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,
dictará Auto de Imputación, cundo esté demostrado objetivamente el daño o
detrimento al Patrimonio Económico al Distrito y existan testimonios que
ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos,
peritación
o cualquier
medio probatorio
que
comprometa
la
Responsabilidad Fiscal de los implicados.
Este Auto debe motivarlo el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva; teniendo en cuenta principalmente la identificación
plena de los presuntos responsables, a la Entidad afectada, la compañía
aseguradora, el número de póliza y el valor asegurado, la indicación y
valoración de las pruebas practicadas, la acreditación de los elementos
constitutivos de Responsabilidad Fiscal y la determinación de la cuantía del
daño al patrimonio del Distrito.
La estructura que debe tener la providencia es antecedentes,
consideraciones, un análisis probatorio, una motivación Jurídico – Fiscal y
por último la parte resolutiva.
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PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
Una vez el Jefe de la Oficina dicte el Auto de Imputación; se lo entregara a
la secretara de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
para que esta se encargue de enviar
los oficios a los presuntos
responsables fiscales, en caso de que éstos se encuentren representados
por Apoderado Judicial o de Oficio, la comunicación se les enviara a éstos,
a través de los cuales se les cite para que se notifiquen personalmente del
contenido del Auto.
Cuando comparezcan los presuntos responsables fiscales o sus apoderados,
la Secretaria de la Oficina los notificara personalmente del contenido del
proveído y en la misma diligencia dejará constancia que se le corre traslado
por el término de diez (10) días hábiles para que presenten sus alegatos de
defensa y aporten o soliciten la práctica de prueba, término durante el cual
el expediente se encontrará a su disposición en la Secretaría de la Oficina
de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
5.17 DECRETO Y PRACTICA DE PRUEBAS
Cuando el presunto responsable solicite la práctica de una prueba dentro
de sus alegatos de defensa, el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva a través de auto debidamente motivado resolverá la
petición, ya sea concediéndola o negándola.
Una vez dictado el auto, se lo entregará a la secretaria para que haga la
notificación por estado, la fijará el estado al día siguiente de la expedición
del Auto, por el término de un día. La denegación total o parcial de las
pruebas solicitadas o allegadas al proceso deberán ser motivadas y
notificarse al peticionario, decisión contra la cual proceden los recursos de
reposición y apelación dentro de los cinco (5) días siguientes.
Si transcurrido ese término no se interpusieran Recursos; la secretaria a
través de un informe secretarial le señalará al Jefe de la Oficina de
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Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva que pasa a su despacho el
expediente de la referencia y que contra el auto proferido no interpusieron
Recursos, sírvase proveer, ante lo cual el Jefe de la Oficina deberá ordenarle
a la Secretaria que envíe las comunicaciones necesarias para el
cumplimiento de las providencias dictadas.
La secretaria de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva recibirá el expediente y librará los oficios o comunicaciones
requeridas, indicándole a la Entidad o persona natural el término que tiene
para cumplir con lo ordenado en el auto.
Cuando se interponga Recurso contra el Auto que Decreta o Niega la
práctica de pruebas serán conocidos el de Reposición por el Jefe de la
Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y de Apelación
por el Contralor Distrital.
Cuando el presunto responsable interponga este Recurso contra el auto que
Decreta o Niega las prácticas de unas pruebas, la Secretaria de la oficina lo
recibirá y lo pasara inmediatamente al Jefe de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, quien de acuerdo a la carga
laboral existente, lo desatara mediante auto motivado.
Si el Recurso es concedido, el auto que así lo prescribe le será entregado a
la Secretaria de la oficina para que notifique personalmente la decisión al
presunto responsable, para lo cual la Secretaria lo citara para que
comparezca a la Oficina dentro de los cinco (5) días siguientes.
Si el Recurso es negado y no se halla interpuesto el Recurso de Apelación
en subsidio también el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva procederá como en el inciso anterior.
En el caso en que se niegue el Recurso, pero si se halla interpuesto
subsidiariamente Recurso de Apelación, el Jefe de la Oficina de
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Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en la misma providencia que
niega el Recurso deberá conceder el Recurso de Apelación y ordenar el
traslado al despacho del Contralor Distrital.
Para lo cual lo entregara a la secretaria con el fin, de que le notifique
personalmente, la decisión al presunto Responsable Fiscal, la secretaria lo
citará para que se presente dentro de los cinco (5) días siguientes y hacerle
la notificación personal.
Después que se notifique el presunto responsable fiscal, la secretaria
mediante oficio, remitirá el expediente al despacho del Contralor Distrital,
para que se resuelva el Recurso de Apelación.
El Contralor podrá decretar la práctica de algunas pruebas o también podrá
resolver el Recurso de plano mediante auto motivado, confirmando,
revocando o modificando la decisión de primera instancia, en todos los
casos el Contralor remitirá el expediente a las Oficinas de Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción Coactiva para que se surtan las notificaciones de esta
providencia a los presuntos responsables y se cumpla la decisión tomada
en la providencia de segunda instancia.
Una vez vencido el término del traslado y el de la práctica de prueba, el Jefe
de la Oficina de Responsabilidad Fiscal Y Jurisdicción Coactiva, según sea
el caso, fallara con o sin Responsabilidad Fiscal dentro del término de
treinta (30) días siguientes.
5.18 FALLO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,
proferirá Fallo con Responsabilidad Fiscal cuando en el proceso obre
prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio
público y de su cuantificación, de la individualización y actuación con culpa
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grave del gestor fiscal y de la relación de causalidad
comportamiento del agente y el daño ocasionado al erario.
entre
el
El Jefe de la Oficina deberá motivar el Fallo con Responsabilidad Fiscal,
identificando claramente la presencia de los elementos de la
Responsabilidad Fiscal, que son:
El Daño patrimonial.
La conducta activa u omisiva, dolosa o culposa del gestor fiscal.
El Nexo de causalidad.
El Fallo con Responsabilidad Fiscal tendrá la siguiente estructura: Los
antecedentes del proceso, habrá una síntesis de los alegatos, las
consideraciones de la providencia, se hará un análisis detallado de los
alegatos presentados y de las pruebas que hacen parte del acerbo,
contendrá una motivación Jurídico – Fiscal y la parte resolutiva donde se
cuantificará el daño causado actualizado a valor presente según los índices
de precios al consumidor certificado por el DANE.
5.18.1 NOTIFICACION DEL FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL
Una vez el Jefe de la Oficina profiera el Fallo con Responsabilidad, se lo
entregará a la Secretaria de la Oficina, para que esta cite a los implicados,
con el fin de notificarles personalmente el contenido de la providencia.
Cuando los implicados comparezcan a la Oficina, la Secretaria deberá
notificarles personalmente la providencia e indicarles en la misma diligencia
que contra la presente proceden los Recursos de Reposición, Apelación y
Queja dentro de los cinco (5) días siguientes.
5.19 RECURSOS
Cuando los implicados presenten los Recursos, estos serán recibidos por la
Secretaria, quien luego de revisarlos deberá pasarlo al Jefe de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal Y Jurisdicción Coactiva, para que este proceda a
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proveer.
En caso de que sea Recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación, el
Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal Y Jurisdicción Coactiva
desatara el Recurso de Reposición y concederá el Recurso de Apelación.
Cuando lo que se presente es directamente el Recurso de Apelación, El Jefe
de la Oficina de Responsabilidad Fiscal Y Jurisdicción Coactiva deberá
concederlo o no.
El Jefe de la Oficina lo recibe mediante informe secretarial y luego de
estudiarlo, de plano mediante providencia debidamente motivada
confirmará, modificará o revocará la decisión de primera instancia, en el
caso de que subsidiariamente se hubiera interpuesto el de Apelación, lo
concederá y le ordenará a la Secretaria que por medio de oficio lo remita el
expediente al Despacho del Contralor Distrital.
La secretaria del Despacho del Contralor recibirá el oficio proveniente de la
Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, por medio del
cual se remite el expediente, para que se resuelva el Recurso de Apelación,
quien luego de radicarlo deberá entregárselo al Contralor Distrital.
El Contralor podrá decretar la práctica de algunas pruebas o también podrá
resolver el Recurso de plano mediante auto motivado, confirmando,
revocando o modificando la decisión de primera instancia, en todos los
casos el Contralor le entregara el expediente a la Secretaria del Despacho,
para que esta surta las notificaciones de esta providencia a los presuntos
responsables y remita el expediente a la Oficina de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva, para que se cumpla la decisión tomada en la
providencia de segunda instancia.
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5.20 FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,
fallará sin Responsabilidad Fiscal, mediante providencia motivada, que
contendrá los antecedentes del proceso, las consideraciones del despacho,
la motivación, cuando se desvirtúen las imputaciones formuladas o no
existan pruebas que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos
que estructuran la Responsabilidad Fiscal.
El Jefe de la Oficina de
luego de expedir el Fallo
Secretaria de la Oficina,
presuntos responsables,
providencia.
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Sin Responsabilidad Fiscal, se lo entregará a la
para que esta surta las comunicaciones a los
con el fin de notificarles personalmente la
Cuando se presenten los implicados la secretaria los notificará
personalmente del contenido de la providencia y en la misma diligencia les
indicara que contra la presente proceden los Recursos de Reposición y
Apelación.
Si los presuntos responsables no hacen uso de los Recursos, la Secretaria a
través de un informe secretarial, se lo informara así al Jefe de Oficina para
que se sirva proceder.
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, le
ordenará a la secretaria que remita el expediente al despacho del Contralor
Distrital para que se surta el Grado de consulta.
La Secretaria remitirá el expediente al Despacho del Contralor para que se
surta la consulta.
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Una vez la secretaria del despacho reciba el oficio y el expediente que se va
a consultar, lo radicara y se lo entregará al Contralor Distrital, quien tendrá
un mes para verificar la defensa del interés público, el cumplimiento del
ordenamiento Jurídico y el respeto de los derechos y garantía
fundamentales de los presuntos responsables, ante los cuales deberá
confirma, modificar o revocar la providencia consultada, mediante auto
motivado.
Una vez el Contralor emita la providencia que resuelve la consulta deberá
entregársela a la secretaria del despacho para que esta mediante oficio
remita el expediente a la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva, para que cumpla con lo dispuesto en ella y se realicen las
notificaciones pertinentes.
Una vez recibida la providencia por la secretaria de la Oficina, realizará las
citaciones del caso para notificárselas a los presuntos responsables la
decisión emitida por el Contralor.
Después de la notificación de los presuntos responsables, la secretaria le
entregará el expediente de la Oficina para lo de su conocimiento y procederá
al archivo del mismo. En caso de revocatoria de la totalidad de las
providencias consultadas, el Jefe de la Oficina dictará un Auto reasumiendo
el conocimiento del proceso y seguirá con el trámite del mismo desde donde
el Contralor lo señale.
5.21 EJECUTORIA DE LA PROVIDENCIA
La secretaria de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva certificará o emitirá un Auto Secretarial donde conste que la
providencia se encuentra debidamente ejecutoriada, cuando contra ella no
proceda Recurso alguno, transcurran cinco (5) días hábiles después de la
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última notificación y no se interpongan Recursos, se renuncia
expresamente a los Recursos y cuando interpuestos los Recursos, éstos se
hallan decidido. Documento Ejecutoria de la providencia.
5.22 CONSECUENCIAS DE LA RESPONSBILIDAD FISCAL
Una vez ejecutoriado el fallo con responsabilidad fiscal, el Contralor
Distrital, durante la elaboración de los formatos deberá remitirlo a la
Contraloría General de la República, para que los responsables sean
incluidos en el boletín de Responsables Fiscales, a la Procuraduría General
de la Nación, para que se incluyan los Antecedentes Disciplinarios y el Jefe
de la Oficina de Responsabilidad Fiscal; deberá aperturar el
correspondiente Proceso de Jurisdicción Coactiva. Cuando el Responsable
Fiscal sea un contratista, el Contralor Distrital le solicitará a la autoridad
administrativa correspondiente que declare la caducidad del contrato.
6. REGISTROS
Nombre del Registro
Auto de Indagación Preliminar
Auto de Apertura
Versión Libre
Auto de Prueba
Auto medida cautelar
Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal
Auto Nulidad
Notificación personal
Edicto
Auto de Reposición
Auto de Apelación
Auto Secretarial
Fallo con o sin Responsabilidad Fiscal (resolución)
Auto Ejecutoria de la Providencia
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
Numeral 7. Realización
del producto o
prestación del servicio
Elemento 2.1.2
Procedimiento
Nombre del Documento
NTCGP 1000:2009
MECI 1000:2005
8. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Versión
04-06-10
02
14-10-09
01
Cambio
Se modifico el procedimiento de
acuerdo a las actividades realizadas
actualmente.
Se modifico el encabezado del
procedimiento, el pie de página y se
agrego el ítem 10. ANEXOS
9. APROBACION DEL DOCUMENTO
ELABORADO POR:
BIVIANA IVONNE
TAMARA COLLANTE
Cargo: Jefe Oficina
Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Firma:
REVISADO POR:
BIVIANA IVONNE
TAMARA COLLANTE
Cargo: Jefe Oficina
Responsabilidad Fiscal
y Jurisdicción
Coactiva
Firma:
APROBADO POR:
DIANA MARIA
HARABA HADECHINY
Cargo: Contralor
Distrital
Fecha: 04-06-10
Fecha: 04-06-10
Fecha: 04-06-10
Firma:
10. ANEXOS
N.A.
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