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Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION CIUDADANA
PC-PR-01
CONTROL DE CAMBIOS
ELABORÓ:
Rocío Sarmiento
Altamar
Cargo: Profesional
Universitario
REVISÓ:
José Fernando Mejía
Villanueva
Cargo: Jefe Control
Interno
APROBÓ:
Biviana Tamara Collante
Firma:
Firma:
Firma:
Cargo: Contralor
Distrital (e)
Fecha
Versión
22-11-2012
05
27-06-2012
04
17–02-10
03
14-10-09
02
Cambio
- Se incluye el ítem observatorio de medios en el
numeral 3. Definiciones 6.3. Tramite de Origen
Ciudadano.
- En las actividades No. 6 y 9 del numeral 6.4.3.
Actuación Especial, se modifica El comité de
Participación Ciudadana por Comité de
Vigilancia Fiscal
- Se adopta el nuevo modelo de documento
según procedimiento de NORMALIZACION
- se registran cambios en el objetivo, alcance,
definiciones y referencias normativa.
- Se modifica totalmente la descripción del
procedimiento
- Se incluye el Anexo 01,02, 03, 04, 05.
Se modificaron términos de respuesta a las
denuncias, conforme a la realidad del proceso.
Se modifico el encabezado del procedimiento, el
pie de página y se agrego el ítem 10. ANEXOS
10-01-09
01
Primera emisión
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PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION
CIUDADANA
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para ejecutar actividades que promuevan e
incremente los niveles de control social en la gestión pública por parte de
la comunidad, atender y dar respuesta a documentos de origen ciudadano.
2. ALCANCE
Inicia con la formulación del Plan de Acción de Control Fiscal Participativo
y Finaliza con el trámite de documentos de origen ciudadano.
3. DEFINICIONES
Documento de Origen Ciudadano: Para este procedimiento se entiende
por documento de origen ciudadano las quejas, denuncias y peticiones que
provienen de la ciudadanía u otra entidad pública o privada.
Denuncia: Aviso verbal o escrito sobre hechos o conductas con las que se
pueda configurar un posible manejo irregular y/o eventual detrimento
patrimonial de fondos o bienes públicos.
Petición: Solicitud que radica la ciudadanía relacionadas con: conceptos,
información, orientación, recomendaciones, entre otros.
Queja: Acción para dar a conocer una situación irregular en el
cumplimiento de las funciones de las Contraloría Distrital de Santa Marta
o contra funcionarios de la misma.
Medio de participación: Es el medio por el cual se recibe el documento de
origen ciudadano (correo, internet, línea telefónica, presentación personal,
audiencias, medios de comunicación y otros).
Respuesta de tramite: Corresponde a la primera comunicación con el
peticionario, en la que generalmente se informa del recibo del
requerimiento y del procedimiento que se adelantará para su atención.
Puede coincidir con la respuesta de fondo, cuando ésta es la primera
comunicación con el peticionario en la cual se resuelve el asunto
planteado.
Respuesta de fondo: Contestación por parte de la entidad al peticionario
en la cual resuelve el requerimiento, de forma coherente en torno al asunto
planteado.
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CIUDADANA
Respuesta Directa: Son aquellas denuncias, quejas o peticiones que
fueron objeto de una respuesta de fondo inmediata porque la Entidad tiene
conocimiento del caso y no activa un proceso o trámite adicional.
Observatorio de Medios: Metodología para identificar las denuncias
hechas por los diferentes medios de comunicación, relacionadas con el
manejo de los bienes y recursos del Distrito de Santa Marta, para
tramitarlas o incorporarlas como insumo a los procesos misionales de la
Contraloría.
4. RESPONSABLES
El Profesional Universitario es responsable de la divulgación del
procedimiento. Los funcionarios a los que se asigne funciones en el
procedimiento será responsables de su cumplimento.
5. REFERENCIAS NORMATIVAS
-
Constitución Política de Colombia, Arts. 267,272, 274.
Ley 42 de 1.993. “Regulación del Control Fiscal”
Ley 134 de 1.994 “Mecanismos de Participación Ciudadana”
Ley 734 de 2.002 “Código Disciplinario Único”
Ley 850 de 2.003 “Reglamentación de la conformación de veedurías
ciudadanas”
Art. 167 de la Ley 136 de 1994
Código Contencioso Administrativo
Ley 610 de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.”
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción
Resolución No. 041 “Por medio de la cual se adoptan nuevas
herramientas para el desarrollo de la vigilancia fiscal”
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
6.1. Planeación del Control Fiscal Participativo
6.1.1. Diagnostico
El Profesional Universitario con funciones de participación ciudadana y los
integrantes del Comité de Vigilancia Fiscal – COVFIS - elaborarán a inicio
de cada vigencia un diagnostico sobre el control fiscal participativo
utilizando como insumo, entre otros los siguientes:
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-
PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION
CIUDADANA
Requerimientos del entorno local en cuanto a capacitación,
Resultados de procesos de formación anteriores
Normatividad vigente relacionada
Informes de satisfacción del cliente
Informes de auditorías internas y externas
6.1.2. Formulación del Plan de Acción del Control Fiscal Participativo
El Profesional Universitario con Funciones de Participación Ciudadana
formulará el Plan de Acción del Control Fiscal Participativo de cada
vigencia conjuntamente con el Plan General de Auditorias, en el que se
determinaran los siguientes aspectos:
- Planificación de actividades de formación y capacitación a la comunidad.
- Planificación de eventos masivos de, tales como foros, seminarios,
conversatorios.
- Fortalecimiento, apoyo y asesoría a los veedores ciudadanos y
comunidad en general
- Determinación del presupuesto necesario para el desarrollo del plan de
acción
- Todas las demás actividades que se pretendan realizar en cada vigencia.
Para la elaboración del plan se deben seguir las indicaciones del
Procedimiento de Normalización de Documentos CM-PR-01
6.1.3. Revisión y aprobación del Plan de Acción
El Comité de Participación Ciudadana revisará y aprobará el plan de
acción del control fiscal participativo y remitirá los costos del plan a la
Oficina Administrativa y Financiera para la respectiva apropiación
presupuestal.
6.2 Ejecución del Plan de Acción del Control Fiscal Participativo
El Profesional Universitario con funciones de participación ciudadana, con
los funcionarios que el contralor delegue, prepararán la logística necesaria
para cada actividad, así como la coordinación con otras entidades su
participación o colaboración.
De la realización de la actividad se deja constancia en el formato PC-FOR01 Listado de Asistencia a Actividades de Control Fiscal Participativo.
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CIUDADANA
De cada actividad de control fiscal participativo se debe elaborar un
informe dentro de los cinco días hábiles a su realización registrando los
resultados de la actividad, tales como fortalezas y debilidades observadas,
recomendaciones para próximas actividades y conclusiones. El informe lo
debe elaborar el Profesional Universitario con funciones de participación
ciudadana y presentarlo en la reunión del Comité de Participación
Ciudadana mensual.
6.2.1. Apoyo y asesoría a veedurías ciudadanas
El Profesional Universitario con funciones de participación ciudadana debe
mantener actualizada la información referente a los comités de veedurías
ciudadanas que existen en la ciudad.
Las actividades que se desarrollen para formar, capacitar y apoyar a las
veedurías se registraran en el formato PC-FOR-02 Seguimiento y
Acompañamiento a Veedurías.
6.2.2. Atención al ciudadano
La Oficina de Participación Ciudadana atenderá al ciudadano que solicite
orientación general sobre el ejercicio del control fiscal, información
institucional, seguimiento de documentos de origen ciudadano, entre
otros. De la atención se dejara evidencia en el formato PC–FOR-05 Formato
de Atención al Ciudadano.
6.3. Tramite de Documentos de Origen Ciudadano
Los documentos de origen ciudadano se reciben por tres vías, así:
- Medio Físico: Se reciben en el despacho del Contralor, donde la
secretaria ejecutiva se encargará de remitir el documento (Incluye soportes
magnéticos como CDS, casetes, USB, entre otros) a la oficina de
participación ciudadana hasta máximo el tercer día siguiente hábil a su
recibo.
- Vía electrónica: Son aquellos recibidos por correo electrónico, teléfono,
fax, pagina WEB, entre otros. Para tal fin el responsable de cada medio
remitirá a la Oficina de Participación Ciudadana.
- Personales: Aplica cuando el ciudadano presenta la situación de forma
verbal, para lo que el Profesional Universitario de Participación Ciudadana
entregará el PC-FOR-03 formato de Documento de Origen Ciudadano para
su diligenciamiento.
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CIUDADANA
- Observatorio de Medios: El profesional Universitario con funciones de
Participación Ciudadana y el área de comunicaciones realizarán monitoreo
en los diarios de circulación local y nacional y en medios hablados y
televisivos (Diario el Informador, Hoy diario del Magdalena, El Heraldo, El
Tiempo, El Espectador,) ya sea vía internet o física, para detectar hechos o
situaciones que puedan constituir detrimento patrimonial o riesgo
inminente de su ocurrencia para el erario distrital o desviaciones en la
gestión y resultados de las entidades sujetas a su vigilancia.
Se debe documentar la denuncia; esto es,
imprimirla, capturarla
digitalmente o fotocopiar y radicarla, para someterla a consideración del
Comité de Participación Ciudadana con el fin de determinar su trámite.
Se le debe dar a conocer al medio de comunicación las acciones
acometidas y la remisión del resultado obtenido.
Para todos los casos el funcionario Profesional Universitario de
Participación Ciudadana analizará el documento para clasificarlo según su
naturaleza (petición, queja o denuncia). El documento se radica en el libro
radicador o software hasta máximo el tercer día hábil siguiente a su
recepción con los siguientes datos:







Cedula de Ciudadana
Direccion
Numero de Teléfono
Resumen de la situación planteada
Implicados
Tramites dados
Observaciones
6.3.1. Determinación de Competencia
No.
1
ACTIVIDAD
Una vez radicado el documento de origen
ciudadano El Comité de Participación Ciudadana
procede a evaluar en reunión ordinaria la
competencia de la Contraloría Distrital de Santa
Marta para su estudio, según lo establecido en el
Anexo No. 1 del presente procedimiento
“Criterios para determinar la competencia en
la Evaluación de documentos de origen
ciudadano”. Esta acción solo aplica para quejas
y denuncias. La decisión del comité se
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REGISTRO
Actas de Comité de
Participación
Ciudadana
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PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION
CIUDADANA
comunicará al ciudadano.
Si el asunto del documento versa sobre temas de
impacto que a criterio del Contralor ameriten
atención
rápida
se
citará
a
reuniones
extraordinarias al comité para estudio de la
competencia.
2
Respuesta de trámite,
directa o de fondo
Oficios de Traslado
Los derechos de petición serán atendidos
inicialmente por la Oficina de Participación
Ciudadana y se comunicaran los resultados de su
trámite en reunión del Comité de Participación
Ciudadana.
En caso de no determinarse competencia se hace
el traslado a la entidad competente y se da
respuesta de trámite al ciudadano.
6.4. Determinación del Trámite
6.4.1 Indagación Preliminar
No.
1
ACTIVIDAD
Si se determina que existe competencia por parte
de la entidad, se debe determinar si hay riesgo de
caducidad de los hechos descritos en el
documento, para lo cual el Comité de
Participación Ciudadana ordena la apertura de
una Indagación Preliminar o Actuación
Especial. La decisión del comité se comunicara al
ciudadano.
REGISTRO
Actas de Comité de
Participación
Ciudadana
Respuesta de trámite,
directa o de fondo
6.4.2. Inclusión en P.G.A.
No.
1
ACTIVIDAD
Si el tema del documento de origen ciudadano
versa sobre una entidad o proyecto programado
dentro del Plan General de Auditorias en curso y
puede ser abordada en la fecha, El Comité de
Participación Ciudadana solicita al Jefe de
Control Fiscal se incluya dentro del proceso
auditor. En la misma comunicación se exigirá
que dentro de los cinco días hábiles siguientes a
su recibo se informe sobre el trámite dado. La
decisión del comité se comunicara al ciudadano.
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REGISTRO
Actas de Comité
Participación
Ciudadana
de
Oficios de solicitud de
inclusión en PGA
Respuesta de trámite,
directa o de fondo
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CIUDADANA
6.4.3. Actuación Especial
Procede por regla general cuando la denuncia o petición pueda ser
atendida por la Oficina de Participación Ciudadana quien la liderará con el
apoyo de los funcionarios que designe el Contralor Distrital en caso de ser
necesario.
No.
1
2
3
4
5
6
7
ACTIVIDAD
El
Contralor
Distrital
selecciona
los
funcionarios para atención del documento e
imparte directrices sobre alcance, objetivos
generales, apoyo logístico y parámetros en
general.
Los funcionarios responsables de la atención
del documento deben elaborar y presentar un
Plan de Trabajo y Cronograma de
Actividades para revisión y aprobación del
contralor.
REGISTRO
Memorando de Encargo
Ver Anexo 02 Modelo
Oficio de Asignación
Ver Anexo 03 Modelo
de Plan de Trabajo
Actuación Especial
Formato Cronograma de
Actividades
Actuación
Especial PC-FOR-04
El contralor revisa el plan de trabajo y
cronograma de actividades. En caso de no
aprobar se devuelve al paso anterior.
Los funcionarios responsables de atender el
documento desarrollan el plan de trabajo y
actividades.
Oficios de remisión de
Los funcionarios responsables de atender el informe
documento elaboran Informe Preliminar o
Definitivo y remite al Comité de Participación Ver Anexo 04 modelo
Ciudadana para revisión.
Informe Preliminar de
Actuación Especial
El Comité de Vigilancia Fiscal evalúa el
informe en caso de no aprobar remite a los Ver Anexo 05 Modelo
responsables para ajustes o mejoras, en caso de Informe Definitivo
de aprobar remite al Jefe de Control fiscal o de Actuación Especial
Contralor para comunicación en caso de no
presentarse hallazgos.
Si se producen hallazgos el Jefe de Control
Fiscal o Contralor comunica el Informe Oficios de remisión de
Preliminar a la entidad para presentación de informe preliminar
descargos, concediendo hasta diez días de
acuerdo a la complejidad, extensión y alcance
de los hechos y hallazgos.
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10
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CIUDADANA
Los funcionarios responsables de la atención
del documento evalúan las contradicciones y
producen Informe Definitivo.
En sesión del Comité de Vigilancia Fiscal los
responsables del documento sustentan el
Informe Definitivo, en caso de aprobarse se
remite al contralor o al Jefe de Control Fiscal
para su comunicación. En caso de no
aprobarse los funcionarios responsables de la
denuncia deben hacer ajustes.
El Contralor comunica al ciudadano el
Informe Definitivo conjuntamente con la
encuesta de satisfacción del usuario y decide
su publicación en página web u otros medios.
Igualmente comunicará a quien corresponda
las funciones de advertencia, hallazgos y
demás resultados que se deriven del estudio
del documento.
Ver Anexo 05 Modelo
de Informe Definitivo
de Actuación Especial
Actas del Comité de
Participación Ciudadana
GA-FOR-02 Evaluación
Auditoria Cliente
Oficios remisorios
Pagina WEB
7. REGISTROS
PC-FOR-01 Listado de Asistencia a Actividades de Control
Participativo.
PC-FOR-02 Formato Seguimiento y Acompañamiento a Veedurías.
PC-FOR-03 Formato de Documento de Origen Ciudadano.
PC-FOR-04 Cronograma de Actividades Actuación Especial.
PC-FOR-O5 Formato de Atención al Ciudadano
GA-FOR-02 Evaluación de Auditoria Cliente
PC-PR-01
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Fiscal
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PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION
CIUDADANA
ANEXOS
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