FORMATO_202001_PM_CGSC_201412.PDF

FORMATO N°PM 02
AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
brr IFT" LAO R1^
General de Santiago de Cali
CO
1. NOMBRE ENTIDAD:
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO
2. REPRESENTANTE LEGAL:
HUGO ALBERTO GONZALEZ LOPEZ
3.- NIT: 805000889-0
4.- PERIODO FISCAL QUE CUBRE EL PLAN DE MEJORAMIENTO: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
5.- NOMBRE DE LA AUDITORIA: AGEI GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL A LA GESTIÓN DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO VIGENCIAS 2013 MODALIDAD REGULAR
6.- FECHA DE SUSCRIPCIÓN (DD-MM-AA):
01 DE OCTUBRE DE 2014
7.- PERIODO RENDIDO:
No.
8
Descripción hallazgo
DEL 01 DE SEPTIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.
9
Causa del hallazgo
10
Acción de mejoramiento
11
Descripción de las Actividades 12
Meta
13
Fecha
Avance de
Fecha
Porcentaje de
terminación de ejecución de
iniciación de la
Avance de ejecución
la Actividad
las
Actividad (DDde las Actividades
(DD-MM-AA)
Actividades
MM-AA) 14
17
15
16
CONTROL DE GESTION EJECUCION CONTRACTUAL.
1
2
Administrativo. En la evaluación realizada se
evidenció que no se publicaron en el SECOP todas
las actuaciones realizadas en los procesos
contractuales
adelantados por la
Institución
Universitaria. Es deber de las entidades del Estado el
garantizar la publicidad en el SECOP de todos los
procedimientos y actos asociados a los procesos de
contratación.
En la Institución Universitaria Antonio
José Camacho, las deficiencias en el
control al proceso contractual, ocasiona
que no se garantice la publicidad en las
actuaciones de la administración
pública, lo cual es un principio que
y la
orienta la función administrativa
gestión contractual a cargo del Estado.
Administrativo. En los contratos objeto de evaluación
no se observó que se hayan realizado en forma
permanente informe de supervisión, que detallen el
seguimiento efectuado, y las pruebas y evidencias
que se practicaron para determinar el cumplimiento
de los contratos.
En la UNIAJC se presentan debilidades
en la gestión y la administración de los
recursos públicos puestos a su
disposición, con el fin de lograr el
cumplimiento
de
los
fines
encomendados, conforme lo preceptúa,
entre otros, el Artículo 3 de la Ley 80 de
1993 y baja exigencia al contratistaen
la ejecución idónea y oportuna del
objeto contractual para garantizar el
cumplimiento de los fines de la
contratación y la función administrativa
encomendada.
Publicidad
de
todos
los
procesos de selección y los
documentos que lo soporten,
01
los otrosí, adiciones, prorrogas,
y
demás Septiembre
modificaciones,
2014
actuaciones contractuales
'
tales como las actas de
supervisión y otros.
publicidad a
la actividad
Dar
contractualde
la
Institución
Universitaria conforme a criterios
definidos en el Estatuto de la
Contratación.
Actualizar las claves de acceso al
aplicativo de "Colombia Compra" en lo
relativo a la publicidad de los contratos,
y determinar su procedimiento según la
pertinencia y autonomía Universitaria.
Enfatizar a lo supervisores, la
importancia de la entrega oportuna,
completa y periódica de los informes y
demás actuaciones en la ejecución
contractual.
1.- Impartir instrucciones a los
supervisores
al
momento
de
notificarlos de su designación sobre el
1.- Talleres de instrucción
diligenciamiento y presentación de los
diferentes formatos de seguimiento de
ejecución contractual.
2..-Entregar a los supervisores un
instructivo de diligenciamiento de cada
uno de los formatos para el ejercicio de
la supervisión en donde se establezcan
fechas de entrega.
3.- Aplicar las instrucciones señaladas 2.- Instructivo
en los documentos para el ejecicio de
la supervisión.
de
31 de Diciembre
de
de 2014
100%
100%
100%
01
Septiembre
2014
de
31 de Diciembre
de
de 2014
100%
100%
Á
ii
No.
8
3
4
5
Descripción hallazgo
9
Causa del hallazgo
10
Acción de mejoramiento
11
Administrativo. Revisados los estudios previos de los
contratos no se evidencian los analisis de mercado
realizados para determinar el valor de los contratos,
ni las variables utilizadas para ello.
No se menciona con precisión cuál es la modalidad
de contratación aplicable en atención al objeto,
cuatía, etc., se limitan a establecer las causales de
ley para contratación directa, pero no se señala cuál
de ellas aplica al contrato específico.
Se solicitan de manera previa cotizaciones para
fundamentar los estudios de mercado para establecer
el contrato a contratar, pero no se documenta el
analisis de los mismo, ni las variables que se tienen
en cuenta para tal efecto.
1.- Adelantar los estudios previos que
deben
contener
los
requisitos
establecidos por el Estatuto de
Contratación y sus reglamentarios,
En la Institución, falta desarrollar en los conforme
a
los
principios
de
estudios previos lo referente a contener planeación, eficiencia y economía que
los requisitos establecidos por los rige la gestión contractual, la función
Decretos 734 de 2012y el 1510 de 2013 administrativa y fiscal.
pero no solo de manera formal, sino 2.- Poner en funcionamiento de
que efectivamente sirvan para la manera
efectiva, el
Banco de
obtención de los mejores fines, Proyectos Institucional.
conforme
a
los
principios
de 3.- Dividir la responsabilidad del
planeación, eficiencia y economía que diligenciamiento de los formatos
rige la gestión contractual, la función aprobados en la UNIAJC para la
administrativa y fiscal;
elaboración de los Estudios Previos,
atendiendo
los
elementos
determinados en la Ley, además de
los indicados para cada modalidad de
selección.
Administrativo. En el contrato de arrendamiento DJCCD-03-146-2013 no se evidencia en la carpeta del
contrato:
1.- El anexo 1 Inventario autenticado que estipula la
cláusula 5 del contrato.
2.- No se encuentra el análisis de las condiciones del
mercado que señala el artículo 3.4.2.6.1 del Decreto
734 de 2012, inciso 4.
Se
observan
en
la
Institución,
inadecuados procedimientos de control
al proceso contractual, con el fin de
garantizar el cumplimiento de los
requisitos exigidos en cada modalidad
contractual y conforme los términos de
la minuta del contrato.
Administrativo.
Falencias
en
la
planeación
rector
de
la
función
contractual,
principio
administrativa y la gestión fiscal. Es responsabilidad
de la dependencia durante la fase de planeación
cuando se desarrolla los estudios previos, efectuar un
análisis detallado para establecer con claridad la
necesidad que se pretende satisfacer y determinar
todas las actividades y prestaciones requeridad para
cumplir con la finalidad de la entidad estatal y
establecer con precisión el plazo necesario para
ejecutarlas.
Establecer adecuados procedimientos
de control al proceso contractual, con
el
fin
in de garantizar el cumplimiento de
los requisitos exigidos en cada
modalidad contractual y conforme los
térm
inos de la minuta contractual.
Descripción de las Actividades12
1. Actualizar los formatos de Estudios
previos atendiendo los instructivos de
"Colombia Compra Eficiente"
2. Exigir la inscripción y la ficha EBI del
banco de proyectos, y el estudio
"Analisis del Sector" para adelantar el
proceso
contractual;
conforme a
reglamentario
del
Estatuto
de
Contratación.
3. Exigir el documento "Estudio del
Mercado", como lo exige la norma para
adelantar el proceso contractual.
4. Hacer ejercicio de planeación de la
unificación de Bienes y Servicios.
5. Asignar responsables
a
los
elementos
del
Estudio
Previo,
señalados en la Ley.
Meta
Fecha
Avance de
Fecha
Porcentaje de
terminación de ejecución de
iniciación de la
Avance de ejecución
la Actividad
las
Actividad (DDde las Actividades
(DD-MM-AA)
Actividades
MM-AA) 14
17
15
16
13
1.- Estudios previos ajustados
a la Ley.
100%
01
Septiembre
2014
de
30 de Noviembre
de
de 2014
2.Proyectos
inscritos
y
viabilizados en el Banco de
proyectos de la UNIAJC.
30
1.- Contratos con los formatos
de supervisión adecuados.
Fortalecer los procedimientos de
01
Control del proceso contractual, en lo
Septiembre
que se refiere a supervisión analisis
•
y
IIsis 2.- Estudios Previos con los 2014
de las condiciones de mercado.
analisis de las condiciones de
mercado.
1.- Identificar contratos que por su
naturaleza,
requieran ajustar los
tiempos de ejecución contractual, la
constitución
de
reservas
presupuestales
y
solicitud
de
autorización de vigencias futuras sí se
amerita.
1. Oficios de los supervisores
requiriendo la solicitud de
ajustar
los
tiempos
de
ejecución
contractual,
la
constitución
de
reservas
presupuestales y solicitud de 131
autorización
de
vigencias Septiembre
2014
futuras sí se amerita.
Mejorar en la identificación de las
En la UNIAJC, se presentan falencias necesidades de los Bienes y Servicios,
planeación contractual, principio para determinar los tiempos ajustados
en la
rector de la función administrativa y la a la realidad contractual y en la
gestión fiscal.
planeación del presupuesto de cada
vigencia.
2.Capacitaciones
para
los
supervisores, resaltando la importancia
de la labor de seguimiento y 2.Capacitaciones
supervisión.
supervisores.
a
100%
100%
de
30 de Noviembre
de
de 2014
100%
100%
100%
de
30 de Noviembre
de
de 2014
100%
100%
No.
8
6
7
Descripción hallazgo
9
Causa del hallazgo
10
Acción de mejoramiento
11
Administrativo. Transcurridos 5 años de la expedición
del Acuerdo N° 249 de 2008, no se evidencia que en En la Institución Universitaria, se
la Institución Universitaria se haya implementado la evidencia
incumplimiento
de
las
carrera administrativa, ni se hayan adelantado los disposiciones constitucionales, legales
carrera
procesos de inscripción y de actualización en el y
reglamentarias,
generando
la
registro publico de carrera administrativa de los eventual vulneración de los derechos
servidores públicos cobijados con este derecho y que de los servidores amparados por el
fueron incorporados a la Institución Universitaria, sistema de empleo público establecido
conforme esta previsto en la Ley y el Acuerdo por el Artículo 125 de la Carta Política.
Municipal.
Dar inicio a los procesos de
.
..
inscripción
n y de actualización en el
.
.
publico
de
carrera
_.
.
administrativa de los servidores
públicos cobijados con este derecho
'
.
y
que fueron incorporados a la
Institución Universitaria, conforme esta
.
previsto en la Ley y el Acuerdo
Municipal.
Administrativo. En la Institución Universitaria se
estableció que no se está cumpliendo cabalmente
con la aplicación de las Tablas de Retención
Documental TRD, no se identifican los documentos
que hacen parte del archivo de gestión de las
diferentes áreas como los códigos, series y subseries
y tipos documentales conforme lo establece la Ley
594 de 2000 y el Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002
expedido por el Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación.
1.- Continuar la capacitación a los
funcionarios,
sobre
normas
las
archivisticas,
especialmente,
la
aplicación del " Acuerdo 042 del 2002"
(Organización de los Archivos de
Gestión)
2.- Determinar un plan de seguimiento
por parte de la Secretaría General, a
través de la Oficina de Archivo Central
para verificar su correcta aplicación
dentro de la Estructura Universitaria.
3.- La Dirección de Control Interno de
la Institución Universitaria, continuará
con las auditorias encaminadas a
verificar el cumplimiento de la Ley de
Archivos.
4.- Por su parte, la Secretaría General,
durante un trimestre trabajará con
medidas pedagogicas previa a la
implementación
de
acciones
quienes
estan
disciplinarias de
obligados a responder por la
implemntación de las tablas de
retención.
En
la
UNIAJC,
se
observa
incumplimiento en la aplicación rigurosa
de las tablas de retención en la
Institución
Universitaria,
desantendiendo la normatividad en la
materia.
Descripción de las Actividades 12
Meta
13
Fecha
Avance de
Fecha
Porcentaje de
terminación de ejecución de
iniciación de la
Avance de ejecución
la Actividad
las
Actividad (DDde las Actividades
(DD-MM-AA)
Actividades
MM-AA) 14
17
15
16
1,- Informes de avance al
Definir nomenclatura, clasificación,
Consejo Directivo.
perfiles y características de los cargos
que se estableceran en la estructura
06 de Octubre 01 de Junio de
organica de la Institución, atendiendo
de 2014
2015
parametros
de
la
carrera
los
2.- Definición de un plan de
administrativa
trabajo con la ESAP en
relación
con
la
carrera
administrativa en la UNIAJC.
1.- Se realizaran talleres de Aplicación
de Tablas de Retención Documental.
2.- Serealizaraplan deg
se uimiento Registro de Seguimiento.
para la aplicación por parte de la
Oficina de Archivo Central y la
Dirección de Control Interno.
3.- Se cumplirá con el autocontrol de
los documentos producidos en todas
las dependencias.
100%
01
Septiembre
2014
de
30 de Noviembre
de
de 2014
100%
100%
100%
,..
,1i2/
,/
No.
8
Descripción hallazgo
9
Causa del hallazgo
10
8
Administrativo con presunta incidencia disciplinaria.
El equipo auditor examinó una muestra de las
convocatorias para la vinculación de docentes, y
encontró en la revision que el "Formato Hoja de Vida
único" no está debidamente diligenciado.
No registra que haya presentado certificación de
Open Journal System OJS para la gestión de revistas
académicas.
La Certificación por parte de la Decanatura de
Educación a Distancia y Virtual, respecto de la
Especialización en Gerencia de Proyectos, con fecha
10 octubre e 2012, refiere estar pendiente la En la UNIAJC, se observa presunta
presentación del proyecto de grado, en tal sentido, a omisión
al
deber funcional
de
la referida fecha no se ostenta el titulo del citado verificación del cumplimiento de los
requisitos para el desempeño de
requisito.
Examinados los soportes evidenviados por la funciones públicos previsto en la Ley
UNIAJC, PARA ESTE CASO PARTICULAR no se 190 de 1995 y la obligación contenida
evidencian las certificaciones en conocimientos en en el Artículo 34 Numeral 1 de la Ley
gestión de Admistración de Presupuesto de 734 de 2002.
entidades públicas, elaboración, y ejecución de
factibilidad financiera-económica de proyectos.
Inobservancia de los procedimientos implementados
mediante los actos administrativos emanados del
Consejo Directivo que rigen a la entidad, (Art 18 y 19
del Acurdo 02 de 2007)
Presunta omisión al deber funcional de verificación
del cumplimiento de los requisitos para el desempeño
de funciones públicos previsto en la Ley 190 de 1995
y la obligación contenida en el Artículo 34 Numeral 1
de la Ley 734 de 2002.
9
Administrativo. Analizados los informe del contratista
se evidencia que son generales, no presentan
registro de todas las actividades desarrolladas por el
contratista, no se efectúan en forma periodica que
demuestren el seguimiento técnico, administrativo y
jurídico como lo dispone el artículo 87 de la la Ley
1474 de 2011, ni se logra determinar el beneficio
obtenido por IU con la PRESTACIÓN DEL
SERVICIO ESPECIALIZADO.
No se aportó todos los soportes que fudamenten lo
expuesto en los informes del contratista y que
permitan demostrar la labor desempeñada. lo único
que registra la carpeta contractual
Acción de mejoramiento
11
Explicitar
los
controles
en
el
procedimiento
de
selección
de
personal profesoral, en su ciclo PHVA,
en aplicación de las normas vigentes.
Impartir
instrucciones
a
los
supervisores para que exijan al
Institución,
se evidencia
En la
contratista la ejecución idónea y
debilidades en el proceso de control ,,
7 oportuna
del objeto, para que
seguimiento que impiden conocer el
adelanten las revisiones periódicas de
cumplimiento de las obligaciones
los servicios prestados verificando que
contractuales
cumplan las condiciones de calidad
ofrecidas.
Descripción de las Actividades 12
Ajustar el procedimiento para la
selección del personal Docente, con
controles efectivos y colocarlo a
.
. .,
.
disposición en el aplicativo de Calidad.
. .
Socializar el procedimiento y sus
controles, a quienes participan en el
ciclo PHVA del mismo.
Meta
13
Fecha
Avance de
Porcentaje de
Fecha
terminación de ejecución de
Avance de ejecución
iniciación de la
la Actividad
las
Actividad (DDde las Actividades
(DD-MM-AA)
Actividades
17
MM-AA) 14
15
16
Procedimiento actualizado, a
.
. .,
01
disposición en el aplicativo de
,
Septiembre
Calidad, con los puntos de
2014
control adecuados
1.- Impartir instrucciones a los
Taeres de instrucción
supervisores
al
momento
de 1.-ll
notificarlos de su designación sobre el
diligenciamiento y presentación de los
diferentes formatos de seguimiento de
ejecución contractual.
2.- Entregar a los supervisores un
.
instructivo de diligenciamiento de cada
uno de los formatos para el ejercicio de 2.- Instructivo de
la supervisión en donde se establezcan diligenciamiento
fechas de entrega.
de
01 de Marzo ce
de
2015
100%
01
Septiembre
2014
de
31 de Diciembre
de
100%
de 2014
1000/0
No.
8
10
Descripción hallazgo
9
Administrativo. Se observó en contratos cuyo objeto
es prestar los servicios de arrendamiento, que se
comprometen vigencias futuras, y no se evidencia
el
apalancamiento
soporte
que
demuestre
presupuestal del compromiso adquirido para las
vigencias 2014 y 2015.
Causa del hallazgo
10
En la Institución Universitaria se
presenta inobservancia de los principios
presupuestales vulnerando el deber ser
funcional y la legalidad de las
actuaciones administrativas, porque no
se están garantizando los recursos que
apalanquen las obligaciones adquiridas
que comprometen varias vigencias. Lo
anterior, en contravía de la prohibición
contenida en Artículo 14 del Decreto
111 de 1996, lo dispuesto en el Artículo
71 ibidem y el Artículo 12 de la ley 819
que regula las vigencias futuras para
las entidades territoriales.
Acción de mejoramiento
11
Descripción de las Actividades 12
Meta
13
Fecha
Avance de
Fecha
Porcentaje de
terminación de ejecución de
iniciación de la
Avance de ejecución
la Actividad
las
Actividad (DDde las Actividades
(DD-MM-AA)
Actividades
MM-AA) 14
17
15
16
1. Plan Anual de Adquisiciones
ajustado.
Mejorar en la identificación de las
necesidades de los Bienes y Servicios,
para determinar los tiempos ajustados
y en la
a la realidad contractual
planeación del presupuesto de cada
vigencia.
Identificar contratos que por su
naturaleza, requieran la solicitud de
autorización de vigencias futuras.
Campañas de información para los
supervisores, resaltando la importancia
de la labor de seguimiento y
supervisión.
100%
2. Generar informes de
ejecución financiera y pagos.
3. Oficios de los supervisores
requiriendo la solicitud de
viaencias futuras
100%
01
Septiembre
2014
de
10 de Noviembre
de
de 2014
4. Documentos contractuales
ajustados a la normatividad.
100%
100 %
5.Informe de contratos que
requieren autorización de
vigencias futuras.
O%
CONTROL DE GESTION RENDICION DE CUENTAS
11
Inadecuada rendición de cuentas de la
gestión a los organismos de control por:
Administrativo. Inconsistencias en la rendición de los - Proyectos demasiado agregados para
la asignación de recursos financieros
siguientes formatos a tavés del SIA:
(Macroproyectos), para efectos de los
- Proyectos de Inversión (F12A - CGSC)
F12A y F28.
- Plan de Acción (F28 - CGSC)
- El formato PM - CGSC se rindio en la
- Plan de Mejoramiento (PM - CGSC)
Las debilidades de control sobre la información a pestaña denominada como OTROS y
no en la indicada para tal fin: 202001 y
rendir, ocasionan que ésta no sea confiable.
en un formato en PDF, diferente al
establecido en FMT.
Ingresar al aplicativo del SIA y rendir
en el codigo y en la pestaña
correspondiente, con las condiciones
señaladas los formatos:
Proyectos de Inversión (F12A Rendir cuentas a la Contraloría 01
General de Santiago de Cali, con las CGSC)
Rendición adecuada en los
Septiembre
- Plan de Acción (F28 - CGSC)
formatos del aplicativo SIA.
características establecidas en la
2014
resolución correspondiente.
O%
de
01 de Marzo de
de
2015
' Plan de Mejoramiento (PM - CGSC)
100°k
1.- Acto administrativo.
12
Administrativo. La Institución Universitaria cumple
parcialmente lo correspondiente al "Cumplimiento
Planes y Proyectos Gestión Ambiental en lo rerente
a Acta de Constitución del Comité de Gestión
Ambiental, Elaboración de planes de gestión
ambiental, capacitación del personal respecto al
PGIRS, porcentajes de ejecución para cada proyecto
ambiental.
La institución en materia ambiental,
presenta debilidades en el seguimiento
y control al cumplimiento de los planes
y proyectos ambientales, ocasionando
riesgos
de
contaminación,
altos
consumos de recursos de alto impacto
y
desaprovechamiento
de
los
elementos reciclables.
1.- Implementar las political y
programas trazados por el Gobierno
Nacional relacionadas con al gestión
ambiental.
2.- Continuar con el diseño del Plan de
Gestión Ambiental atendiendo las
Diagnostico,
siguientes
etapas:
desarrollo politica ambiental, colectiva,
formulación, evaluación y seguimiento.
1.- Elaborar y presentar para
aprobación el acto administrativo que
adopte las politices y programas
trazados por el Gobierno Nacional
relacionadas con la Gestión Ambiental.
2.- Aprobar e implementar el Plan de
Gestión Ambiental de la UNIAJC.
de construcción del
2.- Acta
.
Comité de Gestión Ambiental.
3.- Plan de Gestión ambiental.
4.- Capacitación del Personal
respecto al PGIRS.
5.- Porcentajes de ejecución
para cada proyecto de
ejecución.
01
Septiembre
2014
de 01
de septiembre
2015
de
de
100%
No.
8
13
14
Descripción hallazgo
9
Administrativo. Al evaluar "Criterios de las
tecnologías de información y las TICS" se evidencio
que la Institución Universitaria no cumple lo siguiente:
Medidas de protección contra factores ambientales
que afectan los equipos de cómputo, Instalación de
equipos y dispositivos especializados para monitoreo
y controlar el ambiente de los diferents equipos
electrónicos.
Administrativo.
Al
realizar
la
evaluación
correspondiente al Control Fiscal Interno, durante la
vigencia 2013, se evidenció que la Institución
Universitaria no cumple lo siguiente: Revisión a los
riesgos identificados para detectar nuevos riesgos por
parte de los responsables de cada proceso, Adopción
de medidas para minimizar los riesgos, Informes
periódicos sobre la administración de los riesgos.
Causa del hallazgo
10
Acción de mejoramiento
11
Meta
13
1.- Elaborar y presentar para
aprobación el acto administrativo que
adopte las políticas y programas
trazadas por el Gobierno Nacional
relacionadas con las tecnologías de
información y comunicaciones (TICS).
2 - Diseñar los lineamientos tecnicos
'
Documentos
aprobados
e 01
de
requerimientos
de
equipos
Septiembre
implementados en la UNIAJC
tecnologicos y tenerlo a disposición en
2014
el aplicativo
Diseña
ivo de Calidad.
r las fases del un Plan
técnico para la implementación de
equipos y dispositivos de monitoreo y
control de factores ambiental en toda la
UNIAJC.
de
30 de Noviembre
de
de 2014
1.Acto
administrativo
1.- Presentar para aprobación las
mediante el cual se aprueban
Políticas de Administración del Riesgo
las Políticas de Administración
en la Institución Universitaria Antonio
del Riesgo en la Institución 01
Establecer en la UNIAJC las Políticas José Camacho.
Universitaria
Antonio
José Septiembre
de Administración del Riesgo.
Camacho.
2014
2.- Producir y divulgar informes
periódicos sobre la administración de
2.- Informes periódicos sobre la
los riesgos.
administración de los riesgos.
de
30 de Noviembre
de
de 2014
1.- Adoptar las políticas y programas
trazadas por el Gobierno Nacional
relacionadas con las tecnologías de
información y comunicaciones (TICS).
La Institución Universitaria evidencia 2.- Definir unos lineamientos tecnicos
debilidades en el seguimiento y control de
requerimientos
de
equipos
al cumplimiento de las políticas y tecnológicos que
involucren los
programas de TICS.
dispositivos de gestion de factores
ambiental.
3.- Incorporar los aspectos que
generan Alto riesgo de gestión
ambiental en Plan de Accion /
Infraestructura Técnologica para la
vigencia 2015.
En
la
UNIAJC,
se
presentan
deficiencias en los mecanismos y
funciones
relacionadas
con
el
seguimiento para el Control de Riesgos.
Descripción de las Actividades 12
Fecha
Avance de
Fecha
Porcentaje de
terminación de ejecución de
iniciación de la
Avance de ejecución
la Actividad
las
Actividad (DDde las Actividades
(DD-MM-AA)
Actividades
MM-AA) 14
17
15
16
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
CONTROL DE RESULTADOS
15
Administrativo. Al verificar el Plan de Acción de la
La Institución Universitaria cuenta con
Institución Universitaria durante la vigencia 2013, se
plan de desarrollo institucional
evidencio que cumple parcialmente las metas de los
y los
correspondientes planes de acción, en
proyectos y es deber de las entidades estatales,
la
vigencia
auditada
cumple
elaborar sus planes de acción como instrumento de
parcialmente con las metas señaladas,
gerencia pública, cuyo propósito es articular los
la normatividad vigente
objetivos, metas, estrategis y rpograma a realizarse
objetivos,
(LEY 152 DE 1994 DE JULIO 15).
cada año.
16
Administrativo. Observó el equipo auditor, que en los
soportes presentados para la legalización de los
gastos de los fondos de caja menor y los contratos de
la muestra, se encuentran documentos denominados En la UNIAJC, La falta de un
"documentos equivalentes a la factura" los cuales no procedimiento en la elaboración de
cumplen con los requisitos para ser documentos ocumentos equivalentes, revisión de
equivalente de acuerdo a lo establecido en el Artículo facturas y autocontrol en el momento de
3 del Decreto 522 de 2003. Lo anterior se presenta la rendición de los anticipos, generan
por la ausencia de este requisito en el aplicativo posibles pagos inadecuados
contable que tiene implementado la institución, toda
vez que esta obligación le conte a la Institución
Universitaria de acuerdo a la norma citada.
1.- Ajustar las metas de los planes de
acción 2014.
Formular los planes de acción, para
2.- Definir y priorizar los programas del
cada vigencia, con metas alcanzables,
plan de Acción para el 2015.
facilitando la gerencia pública, y el
3.- Difundir el comportamiento en la
cumplimiento de los programas.
ejecución de los programas del Plan
de Acción para el 2014.
1.Planes
de
Acción
01
elaborados y ejecutados.
Septiembre
2.- Informes de Seguimiento a
2014
los Planes de Acción.
de
31 de Junio de
de
2015
CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL
Implementar
un
documento
equivalente a la factura que cumpla
todos los requisitos establecidos en el
decreto 522 de 2003.
Establecer el uso del documento
equivalente a la factura mediante un
talonario con numeración consecutiva.
El cual deberá ser usado para toda
contratación de servicios con personas
naturales.
Implementar
el
uso
del
documento equivalente usando 01 de Octubre 31 de Diciembre
el talonario respectivo para el de 2014
de 2014
cierre de la vigencia 2014
100%
100%
."
5V
No.
8
Descripción hallazgo
9
Causa del hallazgo
10
Acción de mejoramiento
11
Descripción de las Actividades 12
Meta
13
Fecha
Avance de
Fecha
Porcentaje de
terminación de ejecución de
iniciación de la
Avance de ejecución
la Actividad
las
Actividad (DDde las Actividades
(DD-MM-AA)
Actividades
MM-AA) 14
17
15
16
17
Administrativo.
Revisadas
las
imputaciones
contables de la muestra tomada para tal fin, se
observó que en algunos casos, se registran los En la Institución, falta de unificación de Revisar
las
partidas
contables
Auditoria de revisión de los
Revisión trimestral de los registros
01 de Octubre 31 de Diciembre
valores en las cuentas que no están relacionadas con criterios para la aplicación de los asentadas para minimizar el riesgo de
registros
contables
contables evidenciando las variaciones
de 2014
de 2015
la compra del bien o servicio. Generando riesgos en códigos contables
error en los registros contables
trimestralmente.
la valoración y/o subvaloración de las cuentas
auxiliares contables del grupo de los activos.
18
Administrativo. Revisados los documentos de manera
general se encontró que en la legalización de la caja
menor, no llevan un consecutivo de los recibos de
caja menor, y solo realizan recibos de caja menor a
algunos de los gastos. En el caso de las facturas no
se evidencia la original, no tiene aplicado los
descuentos y deducciones de Ley, los conceptos y los
valores presentan inconsistencias.
Se deduce que la Insitución no tiene claros los
criterios acerca de las deducciones a practicarse al
momento de los pagos o las legalizaciones con los
dineros de la caja menor.
Los registros contables en las cuentas no coinciden
con la naturaleza del gasto o de la adquisión del
servicios y las ausencias de las deducciones de Ley
al momento de los pagos ocasionan incertidumbre en
los saldos de las cuentas auxiliares.
19
Administrativo. Revisados las
solicitudes de
reembolsos de los Fondos Renovables de Caja
Menor, se encontró que la entidad maneja diversidad
de caja menores, con el fin de atender los gastos
urgentes, imprescindibles, necesarios e inaplazables
El equipo auditor examinó y seleccionó una muestra
aleatoria y los gastos no corresponden a los rubros
presupuestales por los que se han afectado, y
algunos de los gastos no son de naturaleza urgente,
ni inaplazable, y el periodo de legalización de los
gastos no guardan relación con los tiempos de
ejecución, se hacen anticipos de acuerdo con las
solicitudes de cada area, a las que se genera una
cuenta contable por cobrar pero su legalización es
varios meses posterior.
La UNIAJC evidencia falta de controles
en la revisión de los documentos que
soportan los pagos, y a la falta de una
pre liquidación de las deducciones de
Ley.
no coinciden con la naturaleza del gasto de cajas menores.
o de la adquisición del servicio, y las
ausencias de las deducciones de ley al
momento de los pagos casionan
incertidumbre en los saldos de las
cuentas auxiliares
1.- Emitir y divulgar un procedimiento
ajustado a la normatividad vigente de
Cajas menores.
2.- Diseñar y entregar para su manejo,
Procedimiento actualizado, a
de Octubre 31 de Diciembre
disposición en el aplicativo de
descuentos y/o deducciones de ley.
de 2014
de 2014
Calidad, sobre Caja Menor.
3.-Distribuir, en el acto administrativo,
las actividades y la imputación
contable que corresponde a cada caja
menor.
100%
100%
I
No.
8
20
21
Descripción hallazgo
Causa del hallazgo
9
Administrativo. La Institución Universitaria al cierre de
la vigencia fiscal 2013, no efectuó el acto
administrativo de constitución y reconocimiento de las
reservas presupuestales con los compromisos que a
31 de diciembre de 2013 no se hablan cumplido, pero
que estaban legalmente contraídos en desarrollo del
objeto de la apropiación y que corresponden a la
diferencia entre los compromisos y las obligaciones.
Denotándose falta de aplicabilidad a las normas
contenidas en los Decretos 111 de 1996 y Decreto
4836 de 2011, Acuerdo Municipal 17 de 1996,
mismas que regulan los presupuestos de los
establecimientos públicos
10
Se observo que en la UNIAJC,
incumplen la Circular 031 del 20 de
Octubre de 2011, de la Procuraduría
General de la Nación, respecto a la
reserva de apropiación, denotándose
falta de aplicabilidad a las normas
contenidas en los Decretos 111 de
1996 y Decreto 4836 de 2011, Acuerdo
Municipal 17 de 1996, mismas que
regulan
los
presupuestos
de
los
establecimientos públicos
Acción de mejoramiento
11
Descripción de las Actividades 12
Meta
13
Fecha
Avance de
Porcentaje de
Fecha
terminación de ejecución de
Avance de ejecución
iniciación de la
la Actividad
las
de las Actividades
Actividad (DD(DD-MM-AA)
Actividades
17
MM-AA) 14
15
16
1.-Necibir informe del area de
contrataciones
de
los
procesos
contractuales comprometidos y no
ejecutados al cierre de la viaencia
_
2 - Conciliar las cuentas por pagar al
1.- Realizar reunion de cierre fiscal de :
cierre de la vigencia.
presupuesto con la participacion de las
areas de planeacion, contratacion y
3.- Elaborar el acta de cuentas por Informes y actas del cierre 01
contablidad y presupuesto.
Noviembre
pagar
presupuestales
si
se fiscal de la vigencia.
2014
2.- Asentar en el presupuesto de la presentaren al cierre de la vigencia.
de
31 de Enero de
de
2015
vigencia las transacciones conciliadas
4.- Informe a la alta direccion de los
en la reunion de cierre fiscal.
hechos economicos identificados.
5.Clasificar
y
registrar
las
transacciones identificadas en el cierre
fiscal.
Se evidencia que en la Institución, de
Administrativo con presunta incidencia fiscal y conformidad con la Carta Politica, se
disciplinaria. Revisado el consecutivo de las establece el régimen salarial y
Resoluciones expedidas por la Rectoría de la prestacional de los empleados públicos.
UNIAJC, se encontraron que la entidad expidió treinta es materia reservada de la Ley, y
y cuatro (34) Resoluciones de Rectoria con el corresponde en exclusiva, al Congreso
reconocimiento y pago de bonificaciones de Mera de la República y las entidades
Liberalidad a los funcionarios de la entidad y territoriales no puede arrogarse esta
el
régimen
pasantes, con base en las funciones conferidas por el competencia.Dentro
preceptuado
por la
Acatar lo
Artículo 23 del Acuerdo 022 de 2007, por el cual se aplicable a los servidores públicos del
Contraloría, suspendiendo el pago de
orden territorial no se encuentra la
expidió el Estatuto General de la Int. Universitaria.
Bonificaciones de Mera Liberalidad.
DE
MERA
Los entes públicos y los servidores que los BONIFICACIÓN
representan están en el deber actuar dentro de los LIBERALIDAD, la cual vulnera el orden
límites que la constitución, Ley o reglamento jurídico al carecer de competencia, en
que
los
actos
entendido
establece, conforme lo precepttia el Articulo 6 el
Superiror, que establece la • áliisula general de administrativos deben ser expedidos
responsabilidad de los empkad.s del estado, lo dentro precisos limites funcionales.
cuales responden por acci. n u omisión en el afectando la legalidad de los mismos
por
ntrariar , además, una expresa
cumplimiento de sus funcione • .
prolJ. .ción constitucional.
Acto administrattivo que anula el 1.- Acto Administrativo
anterior acto administrativo
que
permitia la bonificacion de mera 2.- Cero bonificaciones
liberallidad
mera liberalidad
01
Septiembre
de
2014
de 10
de Septiembre
2014
18. Total del porcentaje de avanc • el PM
1
11
ntan - Legal —72/ -'----
-------
Jefe de Control Interno.--
a___...11,1__
75 ' -
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7:. e.
100%
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