Reglamento para el uso de equipos de cómputo

COLEGIO DE PERIODISTAS DE COSTA RICA
REGLAMENTO PARA EL USO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, PROGRAMAS
INFORMÁTICOS Y ACCESORIOS
CAPITULO I.
ATRIBUCIONES DEL ÁREA DE COMUNICACIÓN
CAPACITACIÓN COLEGIO DE PERIODISTAS DE COSTA RICA
Y
ARTÍCULO 1. Corresponde al área de comunicación y capacitación del Colegio de
Periodistas de Costa Rica:
a)
Proponer a la junta directiva las políticas informáticas que regirán la
institución. La junta directiva autorizará o improbará dichas políticas y las
modificará cuando lo considere conveniente.
b)
En coordinación con la contabilidad, llevar un control detallado de los
equipos de cómputo y las licencias de software y su ubicación dentro de las
oficinas del colegio, así como de las licencias de uso de software adquirido.
c)
En coordinación con la proveeduría, llevar un control detallado de los
equipos de cómputo y su ubicación dentro de las oficinas del colegio, así como de
las licencias de uso de software adquirido.
d)
Implementar en coordinación con la dirección ejecutiva un plan de
seguridad para resguardar tanto los equipos portátiles como los estacionarios
propiedad del colegio. Dicho plan deberá considerar al menos la política de
seguridad, el sistema de administración de los usuarios de la red estableciendo
los permisos y privilegios para las distintas estaciones de trabajo, esquemas de
seguridad perimetral y el uso de antivirus y anti spam, las disposiciones de
seguridad física a seguir en el uso de los equipos.
e)
Brindar el soporte respectivo para el uso de los programas informáticos que
se utilicen en la institución siempre que hayan sido adquiridos e instalados de
acuerdo con las normas previstas en este reglamento.
f)
Custodiar las licencias impresas de uso de software que indican la cantidad
de usuarios autorizados, así como las licencias individuales.
g)
Definir de conformidad con las necesidades institucionales, en coordinación
con la dirección ejecutiva, cual o cuales funcionarios requieren de acceso a
internet y en qué condiciones.
h) Coordinar con la proveeduría la revisión técnica de los equipos de cómputo
recibidos por los proveedores antes de ser distribuidos. En cada contratación de
equipos y suministros de cómputo se incluirá una cláusula en el cartel que
garantice una revisión previa de dicho equipo por parte del área de redes e
informática con el fin de asegurar su perfecto estado.
CAPÍTULO II. ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO
Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS
ARTÍCULO 2. Las ampliaciones, modificaciones o adquisición de equipo de
cómputo, así como la actualización y compra de programas informáticos, serán
con base en las recomendaciones técnicas del área de comunicación y
capacitación, el cual será el único autorizado para la distribución de versiones
actualizadas. El detalle de los programas informáticos será actualizado conforme
se adquieren otros nuevos, lo cual se comunicará a las distintas oficinas.
ARTÍCULO 3. En el caso de fallas técnicas del equipo de cómputo, el área de
comunicación y capacitación realizará un diagnóstico preliminar, con el objetivo de
procurar la solución, o en su defecto, gestionar los trámites para su reparación.
Los equipos de cómputo no podrán ser cambiados, abiertos o reparados por
personas que no tengan la autorización o pertenezcan al área de redes e
informática. Asimismo, sus componentes no podrán ser removidos por personal
no autorizado por dicho departamento.
CAPÍTULO III. USO
INFORMÁTICOS
DEL
EQUIPO
DE
CÓMPUTO
Y
PROGRAMAS
ARTÍCULO 4. Los equipos de cómputo asignados a las oficinas del colegio de
periodistas se utilizarán exclusivamente para las labores propias de cada área u
oficina.
ARTÍCULO 5. La entrega, puesta en funcionamiento y cambio de equipo entre las
diferentes oficinas de la institución la efectuará la oficina encargada, en
coordinación con el área de redes e informática. Todo traslado interno requerirá el
visto bueno de los jefes de las oficinas involucradas y deberá ser comunicado al
área de comunicación y capacitación.
Los equipos de cómputo no podrán ser trasladados a oficinas ajenas o fuera del
colegio de periodistas, salvo autorización expresa de la dirección ejecutiva, la cual
coordinará y comunicará al área de comunicación y capacitación. Si en alguna
ocasión la dirección ejecutiva se viese obligada a utilizar el equipo, lo informará
cuanto antes al área de comunicación y capacitación.
ARTÍCULO 6. Sólo podrán residir en el disco duro de cada computadora del
colegio de periodistas, los programas informáticos instalados o autorizados por el
área de redes e informática con la debida licencia.
ARTÍCULO 7. El equipo de cómputo instalado en la institución no podrá ser
utilizado en la reproducción de programas informáticos, sean estos propiedad o no
de la institución.
ARTÍCULO 8. Será responsabilidad del usuario mantener un respaldo de la
información propia de cada oficina que resida en el disco duro de la computadora
que se le haya designado para ejecutar sus labores. Los archivos que se
encuentren en el disco duro serán respaldados en “disquetes” o en cd, en
cualquier otro medio que permita conservar la información.
Los daños o atrasos ocasionados por la pérdida de información, serán
responsabilidad absoluta del usuario responsable de custodiarla. Cuando el
equipo sea compartido, el jefe de la oficina designará un responsable directo de
mantener los respaldos de la información que lo amerite.
ARTÍCULO 9. Los funcionarios de la institución por ningún motivo podrán instalar
en los discos duros de las computadoras, programas informáticos no autorizados,
tales como: juegos, procesadores de palabras, hojas de cálculo electrónico y
graficadores y ningún material que atente contra la moral pública, entre otros.
Tampoco podrán utilizarlos mediante disquetes u otros medios, salvo autorización
expresa del jefe respectivo para un caso especial cuando así lo requiera el
funcionario.
Queda absolutamente prohibido copiar o en cualquier otra transferir, transmitir,
traspasar, ya sea para uso personal o de terceros la información almacenada en
los equipos.
ARTÍCULO 10. El o los usuarios directos de un equipo de cómputo deben usarlo
adecuadamente y brindarle el debido cuidado. Con este fin se tendrá en cuenta,
entre otras cosas, lo siguiente:
a) Evitar la contaminación por “virus informáticos” en los equipos, para lo cual no
se utilizarán disquetes de desconocida procedencia. En todo caso, es obligación
del funcionario revisar previamente su estado, independientemente de donde
provenga el disquete.
b) No se deberán ingerir alimentos o bebidas mientras se esté utilizando el equipo
de cómputo.
ARTÍCULO 11. El jefe de cada oficina, en cualquier momento, podrá inspeccionar
los equipos y programas almacenados en los discos e informar a la coordinación
el resultado obtenido. La junta directiva y la dirección ejecutiva podrán solicitar al
área de redes e informática una revisión técnica del equipo informático en las
oficinas donde existan indicios de la utilización de programas utilizados sin la
licencia correspondiente o contra lo dispuesto en este reglamento. En cualquier
caso para lo dispuesto en este artículo el jefe o quien realice la inspección de los
equipos deberá de realizar la diligencia en presencia del usuario y respetando los
archivos y o comunicaciones personales.
ARTÍCULO 12. La palabra clave o de acceso asignada a cada funcionario para
uso de los recursos informáticos es de uso personal, por lo que no podrá ser
compartida por los funcionarios. El funcionario titular de la clave será el único
responsable por el uso que se les dé a los recursos informáticos accesados por
medio de la palabra clave.
ARTÍCULO 13. La red internet y el correo electrónico son de exclusiva utilización
institucional. Es prohibido utilizar estas herramientas para asuntos de interés
privado. Las actividades en línea serán controladas, a solicitud de la jefatura
respectiva, cuando se tenga conocimiento de que un funcionario está
desacatando esta disposición.
ARTÍCULO 14. Los directores y jefes de los departamentos y demás oficinas del
colegio de periodistas de costa rica velarán por el uso adecuado y el cuidado del
equipo de cómputo que tienen asignado. Cuando se compruebe negligencia de su
parte, será responsable conjuntamente con el usuario principal por el uso
inadecuado del equipo.
ARTÍCULO 15. La junta directiva podrá solicitar, en cualquier momento, una
auditoria informática con el fin de verificar que los equipos de la institución de uso
administrativo se utilizan exclusivamente en el cumplimiento de los fines que
establece la ley del colper y el plan anual operativo aprobado en asamblea
general.
ARTÍCULO 16. Cualquier infracción a este reglamento autoriza a la junta directiva
y a la dirección ejecutiva para iniciar el respectivo procedimiento sancionatorio
contra el funcionario responsable, de acuerdo con lo dispuesto en el código de
trabajo.
ARTÍCULO 17. El área de redes e informática autorizará a los colegiados el uso
de equipos destinados para servicio al usuario.
Rige a partir de su aprobación en el acta 09-04, sesión ordinaria de junta
directiva celebrada el martes 09 de marzo de 2004. Reformado en la sesión
ordinaria 06-09 del 6 de febrero, 2009