Reducción significativa de las impresiones en color y confidencialidad de las copias

Reducción significativa de
las impresiones en color y
mejora de la seguridad y
confidencialidad de las copias
CARTIF
Centro tecnológico
CARTIF - Centro tecnológico
CARTIF optimiza su entorno de impresión y
consigue un ahorro de costes del 50 %
La empresa
Fundado en 1994, CARTIF es un
centro
tecnológico
horizontal
ubicado en Valladolid que ofrece
soluciones integrales a las empresas,
impulsando la innovación y la
difusión de la investigación. Dispone
de unas instalaciones de 12.500
m2 (distribuidos en tres edificios),
una plantilla de 190 investigadores,
ingresos anuales superiores a los 10
millones de euros y una cartera de
clientes compuesta por 120 empresas
e instituciones.
Sus equipos interdisciplinares trabajan
en más de 100 proyectos anuales,
relacionados con la industria, la
energía y el medio ambiente, la
construcción,
las infraestructuras,
la agroalimentación y la salud.
Completan sus servicios tecnológicos
con el apoyo a la gestión de la
innovación y la transferencia de
tecnología, ayudando a las empresas a
optimizar su I+D+i y obtener mayores
beneficios de las ideas que generen.
El reto
La intensa actividad investigadora del
centro lleva asociada un alto volumen
de documentos, informes técnicos y
administrativos, memorias, ofertas,
correos electrónicos, etc. El antiguo
entorno de impresión –repartido en
dos de los edificios ocupados por
los investigadores y el personal de
administración- estaba compuesto por
12 dispositivos en red –de diferentes
marcas y modelos–, todos ellos con
un contrato de mantenimiento a coste
por copia. Al mes, realizaban más de
44.000 copias en B/N y 13.000 copias
en color.
Uno de los principales problemas en
este entorno heterogéneo y diverso
era la falta de control sobre lo que se
imprimía. “No teníamos el suficiente
control sobre quién ni qué se imprimía,
por lo que no nos era posible calcular
con precisión los costes de cada
departamento”, explica Antonio
Ferrero Polo, director de gestión de
proyectos y compras. El número de
impresiones en color, por ejemplo,
“era desproporcionado en relación
con el de B/N”, según Ferrero.
Por otro lado, la instalación de los
drivers para configurar las impresoras y
la resolución de averías eran procesos
más costosos y largos de lo deseable.
La reposición de consumibles se
realizaba mediante pedido, una vez
que se había agotado en la máquina
en cuestión, por lo que en ocasiones
se producían carencias en el stock.
Los objetivos que fijaron en
CARTIF fueron:
•
Reducir el parque de
impresión,
que
estaba
sobredimensionado, a solo 4
ó 5 máquinas
•
Posibilidad de limitar la
impresión en color a solo una
de las máquinas
•
Reforzar el control sobre todo
lo que se imprime
•
Cero copias sin recoger
La solución
Aunque valoraron otras soluciones, a
finales de 2012 eligieron la propuesta
de Canon ya que se ajustaba fielmente
a sus requerimientos de impresión
y copia. El proceso de implantación
fue muy rápido –alrededor de una
semana- y principalmente dedicado
a la configuración de los centros de
costes, la definición de los tiempos
de espera antes de eliminar un
documento de la cola de impresión,
el establecimiento de los permisos de
acceso, entre otros.
La solución de Canon incluyó la
instalación de:
• Software UniFLOW 5.13
• 4 equipos imageRUNNER ADV
C5235i
• 1 equipo imageRUNNER 5570
• Un servidor base para todo el
entorno de negocio (hasta 150
usuarios)
• Servicio de mantenimiento in situ
En el nuevo entorno, los usuarios
(143 usuarios asociados al directorio
activo) envían el trabajo de impresión
a dos colas, B/N o color, y lo recogen
en el equipo que deseen, según
la distribución en las plantas del
edificio y en función de si se trata
de una impresión en color o en
B/N, introduciendo su código PIN
identificativo. Esto evita las colas de
espera ante las máquinas y garantiza
la seguridad de que los documentos
se recogen. Los trabajos se mantienen
“La nueva solución nos
permite calcular los costes
de impresión por unidad
de negocio, y asignárselos
cada mes como gastos
operativos”
CARTIF - Centro tecnológico
en la cola de impresión durante 8
horas; transcurrido este tiempo son
eliminados. De este modo, se evita la
impresión de documentos por error y
las duplicidades. Asimismo, disponen
de informes estadísticos sobre el uso
de los sistemas, lo que les permite
calcular eficazmente los costes por
cada área o división del negocio.
Resultados
•
Mayor capacidad de impresión y
copia
•
Eliminación de los errores de
impresión y sus costes asociados
•
Control
completo
información
•
Facilidad de
instalación
•
Ahorro de costes superior al 50 %
de
configuración
la
e
Con el nuevo entorno, en
funcionamiento desde el mes
de enero de 2013, el número de
impresiones y copias se ha reducido
notablemente, especialmente el de los
trabajos en color. “Gracias al sistema
de identificación, se han reducido
significativamente los trabajos que
antes se imprimían indebidamente.
De hecho, el primer mes bajaron un
90 % las impresiones en color, aunque
luego se ha estabilizado su volumen”,
señala Antonio Ferrero.
A día de hoy, la rebaja en el número de
impresiones es considerable: se han
reducido un 70 % las impresiones a
color y en torno a un 30 % las de B/N.
El ahorro en el coste supera también
el 50%.
Además de evitar la impresión de
trabajos duplicados y erróneos, los
usuarios ya no tienen que sufrir largas
esperas en los equipos para recoger
sus trabajos, lo que contribuye a agilizar
los procesos diarios. En cuanto a la
reposición de consumibles, los avisos
de tóner y envíos de consumibles
automáticos por parte de Canon les
garantizan que las máquinas estén
abastecidas en todo momento.
“Los usuarios ya no tienen que sufrir largas
esperas en los equipos para recoger sus
trabajos, lo que contribuye a agilizar los
procesos diarios”
“Para el usuario, el nuevo
entorno es transparente,
rápido y seguro. Se
han eliminado las colas
de espera ante las
máquinas y el control
de los documentos está
garantizado”
“Se ha reducido un 70 % el número de
impresiones en color, gracias al uso
racional y controlado que ahora se hace de
los equipos”
Canon Inc
Canon España
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28108 Alcobendas
Madrid
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Fax: 91 564 01 17
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Folleto realizado con un sistema de impresión
Canon imageRUNNER ADVANCE C9070 PRO