MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Página 1 de 8 Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-02 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 OBJETIVO: Efectuar la presentación del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa cuando así lo requieran. ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Sector cuando así lo requieran. Se hace la presentación del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros en donde se considera el alcance, los objetivos y las normas que respaldan la elaboración del Manual en atención al nuevo Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación: Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos > SGC > Documentos 22 DIC 2010 Página Web Ruta: Directora Financiera www.mindefensa.gov.co/Ministerio/Finanzas/ Normatividad/Procedimientos/Ministerio de Defensa Nacional/Procedimientos SIIF Nación II. HISTÓRICO DE CAMBIOS VERSIÓN No. 01 FECHA DE EMISIÓN 22 DIC 2009 02 22 DIC 2010 CAMBIOS REALIZADOS Emisión inicial. Se elaboró la presentación del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros en atención al nuevo Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, dándose a conocer con la Circular No. 774-MDSGDFGAD-13.3 del 22 de Diciembre de 2009. Se actualizó incorporando los procedimientos Nos. 7, 8 y 9 que se elaboraron y se amplió el alcance del Manual a los Establecimientos Públicos del Sector Defensa, dándose a conocer con Circular No. 414-MDSGDFGAD-13.3 del 22 de Diciembre de 2010. DEPENDENCIAS PARTICIPANTES Dirección Finanzas Elaborado por: PD. Edilse Martínez Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz Aprobado por: Yaneth Giha Tovar Cargo: Directora Financiera Fecha: 20 DIC 2010 Revisado por: PD. Martha Lucía Ramírez G. Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión Fecha: 21 DIC 2010 Fecha: 22 DIC 2010 Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación Fecha: 22 DIC 2010 Firma: Firma: Firma: Firma: No Aplica Cargo: Profesional de Defensa Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Página 2 de 8 Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS PRESENTACION Dado que la Dirección de Finanzas tiene dentro de sus funciones la de dictar las políticas y estrategias presupuestales, contables, de tesorería y en general en materia financiera las cuales deben ser tenidas en cuenta por las Unidades Ejecutoras para procurar la correcta ejecución de los recursos apropiados a Sector Defensa, a continuación se hace la presentación del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”, herramienta que ilustra las acciones y actividades a adelantar por todo el personal comprometido en las áreas financieras y administrativas y que debe ser un documento de permanente consulta en cada una de las Unidades Ejecutoras y sus respectivas Subunidades (cuando aplique) así como, en los Establecimientos Públicos. El Manual contempla las mejoras y ajustes que ha realizado el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, es decir, el nuevo Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación así como, las normas que han sido expedidas y las cuales deben ser cumplidas a cabalidad. Consecuente con lo anterior, el Manual se encuentra esquematizado por una parte, bajo las disposiciones legales vigentes y por otra, en procedimientos en los cuales se indican paso a paso los registros a realizar en el sistema rector de la administración financiera pública, es decir, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación así como, los puntos de control a considerar en los mismos, entre otros aspectos. Los procedimientos que conforman el Manual, son los siguientes: Procedimiento No.1 “Creación Ordenadores del Gasto”. Procedimiento No. 2 “Parametrización de Subunidades y Dependencias de Afectación de Saldos”. Procedimiento No. 3 “Parametrización Macro Proceso Gestión de Bienes y Servicios”. Procedimiento No. 4 “Creación Terceros y Vinculación Cuentas Bancarias”. Procedimiento No. 5 “Apropiación Presupuestal”. Procedimiento No. 6 “Generación Reportes SIIF Nación”. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Página 3 de 8 Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Procedimiento No. 7 “Cadena Presupuestal de Ingresos, Generalidades, Parametrización y Causación Básica”. Procedimiento No. 8 “Programación para el Anteproyecto de Presupuesto de Gastos”. Procedimiento No. 9 “Programación Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos”. Con el fin de hacer más esquemáticos los procedimientos durante su descripción se incluyen ayudas de “pantallas” para que se cuente con más elementos de juicio para adelantar las transacciones y análisis pertinentes, sobre las cuales se explican los diferentes campos que las integran lo que conlleva a una mayor comprensión por parte de los usuarios. Siendo el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación el rector en materia financiera pública como ya se referenció, necesariamente el proceso presupuestal, de tesorería como contable debe encontrarse en el mismo y existir la integralidad con la parte administrativa. Por consiguiente, y como es de conocimiento de las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa en él se debe registrar la información correspondiente a las Unidades y Subunidades Ejecutoras en forma oportuna para reflejar así la realidad económica y financiera en general del Sector. El Manual como ya se indicó, es una herramienta o mecanismo que establece las políticas e ilustra sobre los procedimientos a adelantar. No obstante, en forma previa el Despacho del señor Ministro de Defensa Nacional, el Secretario General y la Dirección de Finanzas han producido varios documentos, conceptos y circulares que deben ser tenidos en cuenta por todas las Unidades y Subunidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos así como, la Directiva Permanente relacionada con las políticas para el registro de la información de orden financiero. Por consiguiente, el objetivo fundamental es que en forma oportuna se adelante el correspondiente registro de la información financiera en el transcurso del año para que no se presenten traumatismos al cierre de vigencia ya que en forma permanente se han informando las acciones a adelantar por parte de las Unidades y Subunidades Ejecutoras además, porque ya se tiene mayor experiencia y conocimiento en cuanto a la funcionalidad del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación en el Sector Defensa. Finalmente es procedente recordar, la necesidad de efectuar los registros oportunamente en el Sistema SIIF-Nación, la permanente capacitación y actualización del personal, la adopción de las medidas de seguridad en cuanto a la administración de usuarios, terminales, pago al beneficiario final, evitar al Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Página 4 de 8 Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 máximo la rotación de los funcionarios del área financiera y principalmente dar cabal cumplimiento de las normas legales vigentes. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Página 5 de 8 Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 ALCANCE El campo de aplicación del Manual son todas las Unidades y Subunidades Ejecutoras del Ministerio Defensa Nacional así como, los Establecimientos Púbicos del Sector Defensa y sus Subunidades (en casos que aplique). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Página 6 de 8 Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 OBJETIVOS DEL MANUAL 1. OBJETIVO GENERAL. Desarrollar y difundir las políticas y procedimientos financieros en forma estandarizada para el registro, manejo del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, control, análisis y correcta ejecución de los recursos apropiados al Sector Defensa Nacional. 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS. - Elaborar un Manual estándar que reglamente la ejecución del presupuesto a fin de tener unidad de criterio en cuanto a las políticas, los procedimientos y funciones de orden financiero que permitan dar cabal cumplimiento a las normas legales vigentes. - Fortalecer el Sistema de Control Interno en el manejo de los recursos así como, en las funciones de registro y contabilización de los mismos. - Crear conciencia en los funcionarios, acerca de la responsabilidad derivada del registro, ejecución, control y contabilización de los recursos e igualmente, en la utilización del sistema rector de la administración financiera pública, es decir, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Página 7 de 8 Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 NORMAS LEGALES A continuación se relacionan algunos de los documentos más relevantes sin que ello quiera decir que se debe desconocer el cumplimiento de todas las normas que han sido expedidas en el área financiera en general, así: 1. Constitución Política de Colombia. 2. Ley 48 del 03 de Mar/93 “Por la cual se reglamenta el Servicio de Reclutamiento y Movilización”. 3. Ley 80 del 28-Oct/93 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública” y reglamentarios. 4. Ley 87 del 29-Nov/93 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” y reglamentarios. 5. Ley 598 del 18 de julio de 2000 “Por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la administración pública y se dictan otras disposiciones” y reglamentarios. 6. Ley 734 del 05-Feb/02 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Unico”. 7. Ley 819 del 09-Jul/03 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones”. 8. Ley 1097 del 02-Nov/06 “Por la cual se regulan los Gastos Reservados”. 9. Ley 1150 del 16-jul/07 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”. 10. Ley de Presupuesto “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y la Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal”. 11. Decreto No. 630 del 2 de Abr/95 “Por el cual se modifica el Decreto No. 359/95”. 12. Decreto 111 del 15-Ene/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” y reglamentarios. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Página 8 de 8 Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 13. Decreto No. 568 del 21 de Marzo/96 “Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación.” 14. Decreto 2789 del 31-Ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”. 15. Decreto 2001 del 15-Jun/05 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 15 del Decreto 359 de 1995”. 16. Decreto 4730 del 28-Dic/05 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto”. 17. Decreto 4318 del 30-Nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación”. 18. Decreto 1957 del 30 de May/07 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia”. 19. Decreto 1525 del 09-May/08 “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”. 20. Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. 21. Resolución No. 036 del 7-May/98 “Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación”. 22. Resolución No. 035 del 23-jul/09 “Por la cual se establece el Plan de Cuentas a que se refiere el artículo 30 del Decreto 4730 de 2005, modificado por el artículo 5 del Decreto 1957 de 2007”. 23. Resolución “Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores y sus modificatorios”. 24. Régimen de Contabilidad Pública y demás normas legales vigentes en materia contable. 25. Información Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público