ACTA CENTRO DE SERVICIO PARA LA EDUCACION DE LA REGION 7 REUNION DEL CONSEJO DE POLITICAS DE HEAD START LUNES 14 DE NOVIEMBRE, 2011 1909 NORTH LONGVIEW STREET, KILGORE, TX 75662 El Consejo de Políticas de Head Start del Centro de Servicio para la Educación de la Región 7 se reunió el lunes 14 de noviembre de 2011, a las 11:30 en el edificio de la Región 7 ESC, salón de reuniones Birch, Kilgore Texas. Miembros presentes en la reunión incluyeron: Chelsea Hart, Chapel Hill – Wise; Melanie Morton, Head Start temprano – Marshall; Carrie Sprinkle, Fruitvale; Don Thomas, Harleton; Stefanie Neville, Hawkins; Carla Caldwell, Henderson; Rebecca Bristow, Jacksonville – East Side; Gloria Diaz, Jacksonville – West Side; Angela Shipwash, Karnack; Mary Moreau, Lindale; Tammy Nichelson, Longview – JL Everhart; Regina Leatch, Longview – LCDC Head Start; Rahsheen Lewis, Longview – Ware; Francisco Zarate, Martins Mill; Amanda Russell, Murchison; Maria Rubio, New Summerfield; Dorothy Horton, Tatum; Elisabeth Garcia, Waskom; Josh Currie, Wells; James Lee, West Rusk; Vivian Smith, Westwood; Beth Waugh, Winnsboro, Jenny Skinner, Condado Cherokee; Timberly Hall, Condado Gregg; Cynthia Anderson, Condado Harrison y Charity Bell, Condado Upshur. Miembros del personal presentes incluyeron: Susan Blanton, Katie Burnett, Carolyn Choice, Kristy Duckworth, Karen Hurst, Jackie Jones, Laura Lopez, DeLisa Smith, Debbie Spencer, Deidra Sutton, Marilyn Thompson, Nancy Welch, Marilyn Williams, Felicia Woodard Shaw all of Kilgore. Tambien estuvieron presentes Ginger Orange, EHT FSW/Promotora de la Familia LCDC Longview; Juana Hernandez, FSW Jacksonville-West Site. Invitados presentes: Jettie Grant, Wells; Ashley Owens, West Rusk; Hillary Stafford, Estudiante interna de Stephen F. Austin. Llamada al Orden La Vicepresidenta del Consejo de Políticas, Timberly Hall, convocó la reunión a las 12:04 p.m. El primer asunto fue la aprobación del Acta del Consejo de Políticas del 10 de octubre. Después de una breve revisión, una proposición para aprobar el Acta como estaba escrita fue hecha por Vivian Smith, Westwood. Cynthia Anderson, Condado de Harrison, apoyó la proposición. La votación fue tomada y todos estuvieron a favor de aprobar el Acta del Consejo de Políticas del 10 de octubre de 2011. La proposición fue aprobada. Asuntos Nuevos Asociación Condado Gregg – Head Start Temprano de Longview Se les pidió entonces a los miembros pasar al memo en su paquete sobre la Asociación del Condado Gregg –Head Start Temprano de Longview. Nancy Welch, Directora de Head Start, dijo al Consejo sobre el grupo de enfoque formado por padres de Head Start Temprano/Head Start de Longview que se reunieron el 26 de octubre de 2011. A estos padres se les presentó información sobre una oportunidad para mover la Asociación de Head Start Temprano de la Región 7 con Longview del Condado Gregg al Distrito Escolar Independiente de Longview para el 2012-2013. Todos los presentes Página 1 fueron invitados a completar una encuesta para indicar si ellos preferían la asociación con el Distrito Escolar Independiente de Longview o continuar la Asociación con el Centro de Desarrollo Infantil de Longview (LCDC). Todos los presentes estuvieron a favor de mover la Asociación del Condado Gregg – Head Start Temprano de Longview para el Distrito Escolar Independiente de Longview para el 20122013. El consenso general fue que esto beneficiaría en gran medida a las familias y a los niños. La asamblea se abrió para el debate. Un padre preguntó si los padres actuales de Head Start Temprano serían notificados. Nancy Welch respondió que serían notificados y será una transición suave. Otro padre preguntó, ¿En qué consiste la Asociación? El acuerdo escrito que tenemos con el Centro de Cuidado Infantil /Guardería se conoce como la Asociación. No hubo ninguna pregunta adicional. Una proposición fue hecha por Melanie Morton, para mover la Asociación de Head Start Temprano de la Región 7 con Longview del Condado Gregg al Distrito Escolar Independiente de Longview tal como se presenta. La propuesta fue apoyada por Rebecca Bristow, Jacksonville – East Side. Luego se sometió a votación y todos estuvieron a favor. La proposición fue aprobada por unanimidad. Aprobación del Plan Estratégico de Head Start/ Head Start Temprano de la Región 7 ESC 20112012 El Plan Estratégico para 2011-2012 fue presentado por Nancy Welch. Se hizo notar que este plan es para todo el ESC. Nosotros somos parte del ESC y nos enfocaremos en las secciones pertinentes a Head Start Temprano y Head Start. Las áreas de enfoque incluyeron las páginas 5 de13, 7 de 13 y 8 de 13 del plan 2011-2012. El Plan Estratégico para el 2010-2011 se incluyó para la revisión de datos y números finales. Advierta que muchos de nuestros números se canalizan a través de la página 4 de 19 en el 2010-2011, incluyendo servicios médicos, salud mental y discapacidad. No discusión adicional fue necesaria. Una proposición para aprobar el Plan Estratégico 2011-2012 tal como se presentó fue hecha por Vivian Smith, Westwood. La propuesta fue apoyada luego por James Lee, West Rusk, y mostrando manos la proposición fue aprobada. Procedimientos Administrativos Los Procedimientos Administrativos fueron revisados por Nancy Welch. Incluidas en el paquete estaban las instrucciones paso a paso para entrar a los Procedimientos Administrativos en línea. La Sra. Welch demostró entonces cómo entrar a varios trámites en línea para su revisión. Felicia Woodard-Shaw, Coordinadora de la Administración y Diseño del Programa, declaró que ella se refiere a y sigue estos procedimientos cuando se contrata personal nuevo. Esto sirve como la guía o manual de los empleados para asegurarnos que brindamos servicio de calidad. No hubo ninguna pregunta. Una proposición para aceptar los Procedimientos Administrativos como se presentaron fue realizada por Cynthia Anderson, Condado de Harrison y apoyada por Carla Caldwell, Henderson. La proposición fue aprobada por unanimidad. Personal Un memo recomendando personal para ser contratado fue lo siguiente. Los que están siendo recomendados para contratación incluyen: Meagan Gipson, Secretaria Administrativa de Head Start para la Asociación Comunidad & Familia; Doris McCowan, maestra Asistente Marshall ISD; junto con Andrea Denise Rogers y Loretta Edwards, ambas maestras de Head Start Temprano en LCDC, Longview. No discusión adicional fue necesaria. Una propuesta fue hecha por Melanie Morton, Head Start Temprano - Marshall, para aceptar las recomendaciones de personal y apoyada por Tammy Nichelson, Longview - J.L. Everhart. La proposición para aceptar las nuevas contrataciones como se recomiendan fue aprobada por unanimidad. Página 2 Asuntos Que No Necesitan Acción: Presentación de los Servicios de Educación Jackie Jones, Coordinadora de Educación, habló con el grupo y detalló lo que hace el componente de Educación. Dijo que su grupo evalúa y revisa las diferentes áreas en el salón de clase. Hacemos observaciones, incluyendo planes de lección, prácticas mejores, etc. Los maestros examinan y evalúan a los niños tres veces al año usando la evaluación GOLD. También evaluamos el salón de clase utilizando el instrumento (CLASE) Sistema de Puntuación de la Evaluación del Salón de Clase que permite el acceso a la calidad del salón de clase en programas de pre-k. Buscamos ver si el maestro tiene buena relación con los niños, utilizando las habilidades del lenguaje, libros e historias. Basándose en los resultados, estamos siempre buscando mejoras. Construimos relaciones con los directores de las escuelas y asesoramos y entrenamos a nuestros maestros de Head Start. Los maestros nuevos necesitan orientación. Nos aseguramos de que todos los maestros tengan credenciales. Los maestros asistentes deben tener un título asociado o credencial de Asociado en Desarrollo Infantil (CDA). Ellos deben estar acreditados de acuerdo a las Normas de Head Start. Nosotros proporcionamos desarrollo profesional para todos los maestros y maestros asistentes de Head Start La asamblea fue abierta para discusión. Se preguntó ¿cómo los padres consiguen literatura y otra ayuda con los niños que tienen discapacidades o problemas de comportamiento? Debbie Spencer, Coordinadora de Head Start Temprano, respondió diciendo que un componente invaluable es la Trabajadora para el Servicio de las Familias en la escuela. Ellas no solo proporcionan literatura, sino que conectan al padre con los recursos de la comunidad. Karen Hurst, Coordinadora de Salud Mental y Discapacidades, sugirió que si un padre tiene preocupaciones ellos deberían hablar con la Trabajadora para el Servicio de las Familias pues ella puede hacer una referencia al componente de Head Start apropiado. Entonces la especialista en Salud Mental o Discapacidades hará una cita para encontrarse con el padre. Marilyn Williams, Coordinadora de la Asociación Familia y Comunidad, habló y dijo que no sólo tenemos una biblioteca en las escuelas, sino también una biblioteca aquí en el ESC en el departamento de Head Start donde materiales/recursos adicionales están disponibles para ser prestados. No hubo más preguntas o comentarios. Revisión de los Estatutos del Consejo de Políticas de Head Start de la Región 7 Nancy Welch dirigió la revisión de la presente redacción de los Estatutos Artículo III Membresía Sección II. Estamos intentando limpiar y utilizar los mismos términos para ambos Head Start y Head Start Temprano. Hoy esto se presenta sólo para la revisión y discusión. Será llevado ante el Consejo de Políticas para votación en la próxima reunión. No discusión adicional fue necesaria. Reporte del Progreso del Programa/ Actualizaciones del Programa El Reporte del Progreso del Programa de octubre 2011 fue revisado por Nancy Welch, Directora de Head Start. Se hizo notar que servimos a 2,265 familias. De esas, 73 familias están por encima de los ingresos. Tracy Stewart, Coordinador de ERSEA, hablo sobre los números de las familias que están por encima de los ingresos explicando que usamos una hoja de selección sistemática para calcular quiénes entran al programa y se permite hasta un 10% de familias por encima de los ingresos. Si no cumplimos con nuestros metas/números de inscripción, abrimos la inscripción a los que sobrepasan los ingresos. Kristy Duckworth, Directora Asistente de Head Start, dijo que muchos de los Página 3 que caen en esta categoría automáticamente califican para el programa Head Start porque el niño puede tener una discapacidad o estar con una familia de adoptiva. Una referencia de la Intervención de Infancia Temprana (ECI) automáticamente califica para el programa independientemente de los ingresos. Vivian Smith, representante de Westwood, declaró que ellos fueron declinados debido a los sobre ingresos cuando adoptaron. Tracy Stewart dijo que si el niño es adoptado legalmente, entonces debemos fijarnos en los ingresos. Durante el mes de octubre, Head Start Temprano sirvió a nueve mujeres embarazadas. No discusión adicional fue necesaria. Declaración Financiera/Capacitación de Presupuesto El reporte financiero para Head Start / Head Start Temprano del mes de septiembre de 2011 fue presentado para revisión por la Sra. Welch. También presentó la Declaración Financiera preliminar de la expansión ARRA para Head Start Temprano de agosto de 2011. No hubo ninguna pregunta. Otra Discusión Nancy Welch, Directora de Head Start, dijo que actualmente estamos en proceso de completar la Evaluación de Nuestra Comunidad y Nuestra Propia Evaluación. Incluido en el paquete para fines informativos estaba una lista de los oficiales del Consejo de Políticas y miembros de los Comités para personal/políticas y presupuesto/finanzas. Los oficiales del Consejo de Políticas y miembros del Comité de personal/políticas se les enviaron invitaciones a una reunión sobre nuestra Autoevaluación. Se mencionó que no nos reuniremos en diciembre y la próxima reunión del Consejo de Políticas será enero 9 de 2012 en el edificio de la Región 7 ESC. Clausura No habiendo más asuntos, una proposición para clausurar fue hecha por Carla Caldwell, Henderson y apoyada por James Lee, West Rusk. La proposición fue aprobada y la reunión concluyó a las 12:40 __________________________________________ Timberly Hall, Vice-Presidenta Consejo de Políticas de Head Start __________________________________________ Stefanie Neville, Secretaria Consejo de Políticas de Head Start Página 4