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PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO
NOMBRE DEL CONTRALOR : JAIME STEWART CORREA BELLO
PERIODO DE EJECUCIÓN: 2015
VIGENCIA EVALUADA: 2014
MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: JULIO 30 DE 2015
CIERRE A 31 DE MARZO DE 2016.
No.
RELACIÓN DE OBSERVACIONES FORMULADAS POR LA AGR
RELACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS A
DESARROLLAR
ÁREA Y RESPONSABLES
CRONOGRAMA DE
DEL CUMPLIMIENTO DEL
EJECUCIÓN
PLAN DE MEJORAMIENTO
METAS CUANTIFICABLES
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
SEGUIMIENTO
PROCESO INDAGACION PRELIMINAR
1
1. Diseñar una planilla de control que permita verificar Contralor Auxiliar de RF y JC y
30 agosto 2015
el cumplimiento dentro del término, asignando la Técnico Operattivo
responsabilidad de registro y seguimiento al Técnico
Operativo ubicafdo en la Contraloria Auxiliar de
De la revision de la cuenta reportada por la Contraloria Municipal de Villavicencio Responsabilidad Fiscal y J,C,
en el sistema integral de auditoria SIREL sobre la gestion realizada durante la
vigencia 2014, se evidencio que las tres (3) indagaciones preliminares tramitadas
por la entidad en cuantia de $ 590,887,550 (10%) excedieron el termino para
proferir desiciones de archivo o apertura de procesoso de responsabilildad fiscal;
sin embargo el cumplimiento para dos de ellas es minimo y no representa ningun
riesgo. Tabla de reserva N° 1 Anexa la informacion de auditoria
Contralor Auxiliar de RF y JC y
2. Verificar el control que adelanta el Técnico Operativo
profesionales
del
área 30 agosto 2015
cada mes.
Seguikiento Control Interno
Diseño del 100% de Planilla
Cumplir en el 100 % de los procesos
los términos legales para proferir el
archivo o apertura de PRF en las
indagaciones preliminares
En el seguimiento realizado a 31 de
Diciembre de 2015, se pudo verificar la
existencia de la planilla de control de los
términos, sin embargo durante la vigencia no
se presentaron indagaciones preliminares.
1) Numero Registros en planilla / Procesos
Aperturados o Archivados 2) Informe sobre
cumplimiento terminos / Numeros procesos
apertuados o archivados = 0/0=0%
El Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y
Jurísdicción Coactiva, es el encargado de verificar
el cumplimiento del registro y seguimiento de la
plantilla de control que realiza la Técnico
Operativo, una vez se aperturen indagaciones
preliminares ya que con corte a 31 de Diciembre
de 2015, no se han aperturado tales
indagaciones.
PROCESO CONTRATACION
2
Evaluada la Contratación se evidencio en el Contrato No. 02 que la Contraloría
Municipal autorizo y pago el valor del Contrato pactado sin que el contratista
hubiera acreditado el pago correspondiente a Riesgos Profesionales,
contraviniendo la Ley 1562 de 2012, que establece que Son afiliados obligatorios
los contratistas que tengan vinculo, civil, comercial o Administrativo superior a un
mes.
1. Realizar un formato de control dentro del informe del
supervisor donde deje constancia del cumplimiento de
la obligacion al pago de aportes a la seguridad social
en Salud, Pension y Riesgos Profesionales y la
presentacion del documento respectivo que asì lo
acredite conforme a lo establecido en la Ley 1562 de
2012 para este caso lo relacionado al pago de ARL.
2. Implementar un control de verificacion - cotejo en el
que a traves de su visado el Profesional Universitario
con funciones de Pagadurìa, conste el cumplimento de
los pagos de aportes a la seguridad social en Salud,
Pension y Riesgos Profesionales, de conformidad a lo
establecido por Ley (Base de cotizacion, Valor a pagar,
obligaciones frente a la seguridad social, parafiscales y
ARL) y la presentacion del documento o planilla
respectiva.
Coordinación
acción:
Secretaría General, Profesional
Universitario con funciones de
Pagaduria.
Seguimiento y
Verificación:
Profesional
Especializado Control Interno.
Inmediata
1. Circular socializando a los
supervisores el Formato de Control
para ser incluido en el informe de
Supervision.
2. Memorando al
Profesional
Universitario
con
funciones de Pagaduria recordando
el cumplimiento de los pagos a la
Seguridad Social y la necesidad de
implementar
un
control
de
verificaciòn.
Nº Planillas Presentadas como soporte de pago
a la Seguridad Social (Salud, Pension y ARL) / Nº
de cuentas de cobro o facturas presentadas por
los procesos contractuales que realice la
Entidad.= (22/22*100=100%)
En el seguimiento realizado se pudo verificar:
Actividad 1. Que en el Proceso de contratación
se cumplió la acción demejora ya que se evidenció
el formato de control para el registro de pago de
aportes a la seguridad social. Actividad 2. Se
cumplió la acción de mejora ya que se pudo
evidenciar el formato de control para los pagos a
la seguridad social se diseño para cumplir con la
verificación - cotejo en el que la Profesional
Universitario con funciones de Tesorería realiza el
visado de cumplimiento de los pagos de aportes a
la seguridad social.
3
4
PROCESO AUDITOR
En trabajo de campo, se analizaron 12 auditorías en los cuales se tipificaron
beneficios cualificables sin evidenciarse en los mismos las acciones debidamente
1. Socializar lo aprendido por los auditores que
comprobadas de conformidad con el artículo 127 de la Ley 1474 de 2011, tal y
participaron en la capacitación sobre la tipificacion de
como se observa en uno de los beneficios reportados con ocasión al proceso
los beneficios del proceso auditor.
auditor realizado a la Alcaldía Municipal – Oficina de Contratación vigencia 2013-,
el cual fue plasmado de la siguiente manera: “En el mismo sentido, se emite un
2. Realizar dos (2) talleres en el segundo semestre
1. Contralor Auxiliar de Control
pronunciamiento de advertencia sobre las obras en ejecución que presentan
del 2015, para afianzar los conocimientos sobre la
Fiscal y posteriormente el
observaciones por atrasos en la ejecución, a fin de prevenir un futuro daño fiscal identificación y redacción de los beneficios del proceso
Comité Directivo 2. Equipo
que afecte el patrimonio del Municipio y los intereses de la comunidad". De igual
auditor
Auditor que participó en la
manera en el proceso auditor realizado a la Empresa Social del Estado del
capacitación sobre los
Municipio de Villavicencio, se estructura entre otros, el siguiente beneficio “La ESE
beneficios del proceso auditor
Municipal Mediante Acuerdo 006 del 27 de Mayo de 2014, actualizo el Manual de
Contratación en concordancia con la normatividad vigente, minimizando el riesgo
de incurrir en errores en el proceso de contratación”. En este sentido, se evidenció 3. Validar en mesas de trabajo los resultados y efectos
en algunas de las auditorías realizadas a los puntos de Control (Colegio Inem de los beneficios generados por el Equipo auditor.
López de Mesa) que los beneficios tipificados se concretaban con el hecho de
actualizar su manual de contratación.
En el proceso auditor realizado a la Corporación Cultural de Villavicencio PROCESO MACROFISCAL
La Contraloría reporto 4 proyectos ambientales de la Empresa de Acueducto y
Verificar el alcance de los procesos auditores y reportar
Alcantarillado por valor de $2.097.608 miles, sin embargo en la auditoría realizada
Contralor Auxiliar de Control
en el formato del SIREL, a los que se le realice
a esa Entidad solo se dictaminaron los estados financieros en la Ejecución del
Fiscal y Apoyo Financiero
evaluación ambiental
PGA para la vigencia 2014.
30 de Agosto de 2015
Socializado el tema de como
redactar beneficios con todo el
equipo auditor
1 taller Septiembre de Realizar talleres que orientes a los
2015. 2 taller Noviembre
auditores a la identificación de
de 2015
beneficios
(No de participantes / No total de
auditores)*100= (33/33*100=100%)
Se pudo evidenciar que la actividad se realizó con
la participación de 33 Servidores Públicos de la
entidad que aparecen firmando la planilla de
asistencia
(No de talleres realizados 2/ No de talleres
programados) 2* 100=100%
Se pudo verificar que desarollaron los (2) talleres.
(No de Auditorias con beneficios validados / No
Validación de informes Informes de auditoria con beneficios
de auditorias ejecutadas)*100 =
preliminares
identificados correctamente
(10/10*100=100%) indicador para auditorías que
aplican al requerimiento.
31 de Enero y 31 de
Julio de cada vigencia
fiscal de conformidad
con lo exigido por la
AGR
100% de reporte en el SIREL de
información ambiental auditada
(Reporte de información ambiental realizado en
el formato del SIREL/Reporte de información
ambiental producto del proceso auditor)*100
En el seguimiento realizado se pudo evidenciar a
través de acta de mesa de trabajo para revisión de
informes de auditoría realizada en el mes de
Septiembre de 2015, donde se cumple con el
análisis y validación de los resultados y efectos de
los beneficios del proceso auditor.
Aplica para la vigencia 2016
En el Seguimiento realizado por parte de la
Profesional Especializado con funciones
asignadas de control interno, se verificó en los
Memorandos de Asignación de Auditorías
regulares que cumplen con el factor de la Gestión
5
La Contraloría en la planificación de la ejecución de las auditorías, deberá dentro
Se adicionara en el alcance de las auditorias la
de su alcance establecer o incluir la línea de componente ambiental para sus
evaluación de la gestión e inversión ambiental de los
vigilados, la cual no solo debe basarse en la aplicación de la matriz establecida en
sujetos auditados
la GAT, sino en la evaluación de la gestión e inversión ambiental de sus sujetos.
Contralor Auxiliar de Control
Fiscal y Apoyo Financiero y
Equipo Auditor designado
Inmediato
100% de procesos auditores
regulares realizados que evaluaron
la gestión e inversión ambiental
Ambiental y para el caso de la Inversión
(No procesos auditores regulares que evaluaron Ambiental que aplica específicamente a la
la gestión e inversión ambiental /No de procesos
Alcaldía de Villavicencio y a la Empresa de
auditores realizados)*100 = (1/1*100=100%)
Acueducto y Alcantarillado, se evidenció que con
corte a 30 de Septiembre de 2015, se ejecutó
auditoría gubernamental Modalidad Regular a la
EAAV a las vigencias 2013 y 2014 , observando
en el informe preliminar que se evaluó la gestión y
la inversión ambiental.
PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
6
1. 100% control de términos entre el
radicado de traslado del hallazgo
que hace la Unidad de Gestión de
Control Fiscal a la Unidad de
Gestión de Responsabilidad Fiscal,
el reparto al operador jurídico
correspondiente y la respectiva
apertura del proceso.
1. Agosto 3 de 2015
1. (Control de términos
2. 100% de apertura del proceso
1. Llevar un control de términos entre el radicado de
2. Agosto 3 de 2015
realizado por cada traslado de hallazgo/Control
dando cumplimiento a los términos
traslado del hallazgo que hace la Unidad de Gestión de 1. Técnico Operativo (Secretaría
3. Semanal (Una vez se
de términos establecido)*100 = (4/4*100=100%
legales
3. 100% de
Control Fiscal a la Unidad de Gestión de
Común)
2. Operador
Con base en la información rendida en la cuenta y lo evidenciado en trabajo de
realice el traslado del
)
2. (No. de PRF aperturados dentro de los
seguimiento al control establecido
Responsabilidad Fiscal, el reparto al operador jurídico Jurídico designado
campo, se observó que existe dilación en los procesos, demoras en el inicio de los
hallazgo que hace la
términos legales/No. de hallazgos
correspondiente y la respectiva apertura del proceso. 3. Contralor Auxiliar de
mismos una vez trasladado el hallazgo.
Unidad de Gestión de
trasladados)*100 = (4/4 *100=100%)
2. Aperturar el proceso dando cumplimiento a los
Responsabilidad Fiscal y
Control Fiscal a la
3. (No. de seguimientos realizados/No. de
términos legales
Jurisdicción Coactiva
Unidad de Gestión de
seguimientos establecidos)*100=
3. Realizar seguimiento al control establecido
Responsabilidad Fiscal)
(4/4*100=100%).
Antigüedad de los procesos de responsabilidad fiscal. Los procesos fueron
archivados por no mérito ad portas de cumplir el término de prescripción, situación
evidenciada para varios casos.
7
En el seguimiento realizado por parte de la
Profesional Especializado con funciones de control
interno, se econtró lo siguiente: Actividad No. 1
Como evidencia del control se verificó la existencia
de una Hoja de Ruta de los Hallazgos trasladados
a la Unidad de Gestión de Responsabilidad Fiscal
con la fecha de recibido, la dependencia y/o sujeto
de control, tipo de procedencia, funcionario
asignado, firma del funcionario asignado, fecha
de recibido, fecha de auto de apertura y firma del
Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal.
Actividad No. 2. Se verificó la apertura de cuatro
(4) procesos dando cumplimiento a los términos
legales del Artículo 41 de la Ley 610 de 2000.
Actividad No. 3 Se pudo verificar a 31 de
Diciembre de 2015, que los PRF, adelantados por
los operadores fiscales han dado cumplimiento a
los términos señalados en la Ley 610 de 2000.
1 y 2. (No. de seguimientos realizados a los PRF
aperturados/No. de seguimientos establecidos a
los PRF)*100 = (4/4*100=100%)
3. (PRF fallados dentro de los términos
legales/PRF aperturados)*100 =
1. Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
1.Realizar autocontrol: Seguimiento a los procesos de Jurisdicción Coactiva y
responsabilidad.
profesionales el área.
2.Realizar control a los PRF para garantizar la actividad 2. Contralor Auxiliar de
procesal.
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
3. Fallar los PRF aperturados dentro de los términos
3. Contralor Auxiliar de
legales
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva y
operadores jurídicos
1 y 2. Mensual y a partir
1 y 2. 100% de seguimiento a los
de la fecha.
3)
PRF 3. 100% de PRF fallados
Decisiones conforme a
dentro de los términos legales
término de ley
En el seguimiento realizado se econtró lo
siguiente: Actividad No. 1 Como evidencia del
control se verificó la existencia de una Hoja de
Ruta de los Hallazgos trasladados a la Unidad de
Gestión de Responsabilidad Fiscal con la fecha de
recibido, la dependencia y/o sujeto de control, tipo
de procedencia, funcionario asignado, firma del
funcionario asignado, fecha de recibido, fecha de
auto de apertura y firma del Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal. Actividad No. 2. El
control realizado por el Contralor Auxiliar de
Responsabiidad Fiscal a los operadores jurídicos
de sus expedientes con informe individual por
profesional. Actividad 3. La Contraloría Auxiliar
de Responsabilidad Fiscal cumple con los
términos legales señalados en la Ley 610 de
2.000 en concordancia con la Ley 1474 del 2011.
Celeridad y oportunidad en el inicio de los procesos.
Con relación a la gestión en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal, se
observó tanto en la rendición de la cuenta como en el trabajo de campo que la
Contraloría ha tenido demoras excesivas entre el traslado del hallazgo y la
apertura del proceso de responsabilidad fiscal por lo cual se dejó esta situación
como un hallazgo de tipo administrativo, a fin de que la entidad encuentre una
acción que permita eliminar la causa de estas inconsistencias.
1. Llevar un control de términos entre el radicado de
traslado del hallazgo que hace la Unidad de Gestión de
Control Fiscal a la Unidad de Gestión de
Responsabilidad Fiscal, el reparto al operador jurídico
correspondiente y la respectiva apertura del proceso.
2. Aperturar el proceso dando cumplimiento a los
términos legales
3. Realizar seguimiento al control establecido
1. Técnico Operativo (Secretaría
Común)
2. Operador
Jurídico designado
3. Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
1. Agosto 3 de 2015
2. Agosto 3 de 2015
3. Semanal (Una vez se
realice el traslado del
hallazgo que hace la
Unidad de Gestión de
Control Fiscal a la
Unidad de Gestión de
Responsabilidad Fiscal)
1. 100% control de términos entre el
radicado de traslado del hallazgo
que hace la Unidad de Gestión de
Control Fiscal a la Unidad de
Gestión de Responsabilidad Fiscal,
el reparto al operador jurídico
correspondiente y la respectiva
apertura del proceso.
2. 100% de apertura del proceso
dando cumplimiento a los términos
legales
3. 100% de
seguimiento y control establecido
1. (Control de términos realizado por cada
traslado de hallazgo/Control de términos
establecido)*100 = (1/1*100=100%) 2. (No. de
PRF aperturados dentro de los términos
legales/No. de hallazgos trasladados)*100=
(4/4*100=100%)
3. (No. de
seguimientos realizados/No. de seguimientos
establecidos)*100 = (4/4*100=100%)
Estado de los procesos durante la vigencia 2014.
La cuantía más representativa (además del proceso que fue trasladado a otra
entidad) se concentró en cincuenta (50) procesos de responsabilidad fiscal que al
cierre de la vigencia 2014 se encontraban con auto de apertura de proceso de
responsabilidad fiscal sin que se hubiera proferido auto de imputación o de archivo
como se mencionó anteriormente, con un 42% de participación, seguido de los
procesos archivados por no mérito que representaron un 30% de la cuantía.
1. Realizar control y seguimiento a la actividad de los
PRF
2. Fallar los PRF aperturados dentro de los términos
legales
1.Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva 2.
Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva y
operadores jurídicos
1. Mensual
2. Términos Legales
1. 100% de PRF con seguimiento y
control de términos
2. 100% de PRF fallados dentro de
los términos legales
1. (No. de seguimientos y controles realizados a
los PRF aperturados/No. de seguimientos y
controles establecidos a los PRF)= 4/4*100
=100%
2. (PRF fallados dentro
de los términos legales/PRF aperturados)=
7/30*100=23,33 del total de procesos en trámite
a 31/12/2015.
Traslado a cobro coactivo. Se pudo verificar que la información que la Contraloría
Municipal de Villavicencio reportó para la vigencia 2014 respecto del traslado de
los fallos con responsabilidad fiscal para cobro coactivo es incorrecta, por lo cual
se dejó hallazgo administrativo en lo que respecta a la rendición electrónica de la
cuenta (tabla de reserva#9).
1. Realizar autocontrol. Dejando impresa la cuenta
rendida para posterior verificación y corrección
2.Realizar control previo al reporte en la plataforma del
SIREL.
3. Reportar adecuadamente la información en la
plataforma SIREL
1. Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
Profesionales que manejan
procesos
2 y 3.Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
Según Acto
100% de información rendida en la
Administrativo expedido plataforma SIREL verificada
por la AGR
8
9
10
1 y 2. (No. de seguimientos y controles
realizados al proceso de reporte SIREL/No. de
seguimientos y controles establecidos)*100
(2/2*100=100%)
En el seguimiento realizado se pudo verificar: Que
Las acciones de mejora implementadas para
subsanar el Hallazgo 6, tienen alcance para la
Actividad 1. con la Hoja de Ruta de los Hallazgos
trasladados a la Unidad de Gestión de
Responsabilidad Fiscal. Actividad 2. La
Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal
cumple con términos establecidos en la Ley 610
de 2000, en la Ley 1474 de 2011 y Ley 42 de
1993, no obstante se han implementado unos
términos adicionales frente al término dentro del
cual debe aperturarse los PRF, una vez allegado
el Hallazgo al Oficina de Responsabilidd Fiscal,
esto es de 5 días y su vez allegado al operador
fiscal tiene un término de 30 días para la apertura
del PRF. Actividad 3. Para dar cumplimiento a
esta actividad se ha elaborado una planilla de
control además del libro de registro respecto de la
entrega y la apertura de los PRF.-
En el seguimiento realizado por parte de la
Profesional Especializado con funciones de control
interno, se econtró lo siguiente: Actividad No. 1
Como evidencia del control se verificó la existencia
de una Hoja de Ruta de los Hallazgos trasladados
a la Unidad de Gestión de Responsabilidad Fiscal
con la fecha de recibido, la dependencia y/o sujeto
de control, tipo de procedencia, funcionario
asignado, firma del funcionario asignado, fecha
de recibido, fecha de auto de apertura y firma del
Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal.
Actividad No. 2. Se verificó la apertura de cuatro
(4) procesos dando cumplimiento a los términos
legales del Artículo 41 de la Ley 610 de 2000.
Actividad No. 3 Se verificó la existencia de tres
(3) informes, como evidencia del control realizado
por el Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal
a cada operador jurídico anexando en cada
informe la Hoja de Control a cada expediente,
control realizado para el periodo Junio - Agosto
Se pudo observar la existencia de dos (2)
impresiones de rendición de la cuenta al SIREL,
una registra la información que ingresó el Proceso
de Responsabilidad Fiscal y la otra registra la
información que ingresó el Proceso de Jurísdicción
Coactiva, que son la evidencia para las
actividades 1,2 y 3.
11
Vinculación de la compañía aseguradora. De los 118 procesos reportados en la
rendición electrónica de la cuenta para la vigencia 2014 se vinculó a la Compañía
Aseguradora como tercero civilmente responsable en 20 de ellos, pero sólo 17
procesos tienen cuantía asegurada.
1. Determinar si existe póliza global o en su defecto si
el presunto responsable frente a su actividad está
amparado por aquella.
2. Vincular los
garantes en los PRF
Decreto e inscripción de medidas cautelares. Se encontró que 82 procesos por
cuantía de $37.178.837.650, no contaron con decreto de medidas cautelares. Se
revisaron en trabajo de campo los motivos por los cuales de los ciento dieciocho
(118) procesos, solo treinta y seis (36) contaron con decreto de medidas
cautelares durante la vigencia 2014; determinándose que todos los procesos
cuentan con investigación de bienes, por cuanto se evidencian reiteradas
solicitudes de información a los diferentes organismos que acreditan el dominio
(propiedad) sobre los bienes de los deudores, pero en los casos que este ejercicio
tuvo efectos positivos, la entidad no registró las medidas.
1.Realizar autocontrol: Seguimiento a los procesos de
responsabilidad.
2.Realizar un formato en el que se haga una relación
en cada uno de los procesos y que medidas cautelares
se han decretado, para su respectivo registro.
3.Realizar seguimiento de bienes de los presuntos
responsables.
4.Decretar las medidas cautelares a quienes acrediten
bienes, salarios, etc., para asegurar, en caso de fallar
con responsabilidad fiscal, el resarcimiento del daño.
Inmediato
Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
Profesionales que manejan
procesos
12
13
Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva y
profesionales del área.
Inactividad y dilación procesal. En Auditoría realizada a las vigencias anteriores se
ha reiterado esta irregularidad, la cual, sin duda han arrastrado año tras año los
procesos pues se ha puesto en riesgo la recuperación del patrimonio, concediendo
tiempo suficiente a los implicados en los procesos de responsabilidad fiscal para 1.Realizar autocontrol en los PRF .
que se insolventen o aseguren sus bienes cambiándolos de titular, como ya se ha
2.Realizar control a los PRF para garantizar la actividad
repetido en seguidas ocasiones.
procesal y tomar decisiones de fondo dentro de los
términos legales.
Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
Profesionales que manejan
procesos
Vigencia 2015= (No. de garantes vinculados en
los PRF /No de presuntos responsables
100% vinculación de garantes en los amparados en la póliza)*100 = (1/4*100=25%)
PRF
Vigencia 2016 corte a 31 de Marzo = No. de
garantes vinculados en los PRF/No. de
responsables amparados 2/2*100=100%
1. (No. de seguimientos y controles realizados a
los PRF aperturados/No. de seguimientos y
controles establecidos a los PRF)*100 =
(/1*100=100%) aplica a la vigencia 2016.
2. (Registro en el formato de medidas
cautelares/Medidas cautelares proferidas)*100 =
(6/30*100)=20 % del total de PRF. y
(6/64)*100=9 % del total de PJC. De los
procesos aperturados en las vigencias 2015 y
2016 no se han tomado medidas cautelares.
3. (Seguimiento de bienes a presuntos
1 y 3Trimestral
responsables/Seguimiento a realizar de bienes a
2. Cada vez que halla
1 y 2 100% de seguimiento y
decretado medidas
control establecido
3. presuntos responsables)*100.=
4. (PRF
cautelares.
100% de seguimento de bienes de (26/26*100=100%)
aperturados con decreto de medidas
4.Cada vez que se
los presuntos responsables
cautelares/PRF aperturados)*100=(
presenten bienes en
4. 100% de medidas cautelares
cabeza de los presuntos decretadas en los PRF aperturados 2/26*100=8%) indicador corte a 31 de Marzo
2016.
responsables
1.Mensual
2.Trimestral.
1. (No. de evidencias de autocontrol
encontradas/No. de Operadores Jurídicos del
PRF)*100 = (4/4*100= 100%) 2. (No de PRF
100 % de controles y seguimientos a aperturados con actuación procesal/No. de PRF
los PRF
aperturados)*100= (37/37*100=100%)
En el seguimiento realizado con corte a 31 de
Diciembre se pudo verificar lo siguiente: Actividad
1. Que en los cuatro procesos aperturados en
esta vigencia, en uno se vinculó a las compañía
de seguros en los otros tres procesos uno de ellos
se vinculó al garante y fue archivado y en los dos
restantes el operador jurídico realiza las
averiguaciones
pertinentes.
cumplimiento.
Actividad 2. Se realiza la investigación de
existencia de pólizas de los presuntos
responsables.
En el seguimiento realizado a 31 de Dieciembre
de 2015. se econtró lo siguiente: Actividad No. 1
Como evidencia del control se verificó la existencia
de una Hoja de Ruta de los Hallazgos trasladados
a la Unidad de Gestión de Responsabilidad Fiscal
con la fecha de recibido, la dependencia y/o sujeto
de control, tipo de procedencia, funcionario
asignado, firma del funcionario asignado, fecha
de recibido, fecha de auto de apertura y firma del
Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal.
Actividad No. 2. Se verificó la existencia de un
formato y/o tabla donde aparecen las medidas
cautelares decretadas de todos los procesos en
trámite, identificando un consecutivo, el número
del proceso, la fecha de expedición, el bien
mueble o inmueble y el nombre del operador
jurídico. Actividad 3. Se verificó un formato y/o
modelo de oficio a través del cual se hace el
seguimiento de bienes a todos los procesos en
trámite, el cual aplica a todos los procesos en
trámite. Actividad 4. Con corte a 31 de Diciembre
Los operadores fiscales continúan investigando
bienes a efecto de tomar las medidas cautelares
del caso, es así que la última medida cautelar
dictada fué el 3 de Noviembre de 2015.
En el seguimiento realizado se verificó lo
siguiente: Actividad 1. Se evidenciaron las
actividades de autocontrol por cada uno de
los operadores jurídicos con corte a 30 de
Septeimbre de 2015. Actividad 2. La
Contraloría Auxiliar de Responsabilidad
Fiscal viene haciendo el control trimestral a
efecto de establecer la actividad procesal de
cada uno los operadores fiscales.
14
15
Gestión en el trámite de los procesos.
Se exponen los procesos a situaciones procesales que no le convienen a la
entidad como organismo de control fiscal, toda vez que en el ánimo de ser
garantistas se repiten notificaciones de fallos, se decretan nulidades de procesos
cuando los mismos ya llevan más de tres años en su trámite y no se cumplen con
los requisitos del auto de apertura, situaciones que dieron lugar a hallazgos
administrativos.
“Ejecutoria de las decisiones.
Se evidenció en la mayoría de procesos revisados, que la entidad no tiene claridad
en el término procesal en que quedan ejecutoriadas las decisiones en el proceso
de responsabilidad fiscal, toda vez que entre unos y otros existen espacios de
tiempo diferentes. A modo de ejemplo se citan los procesos RFEJECUTORIA1,
RFEJECUTORIA2 y RFEJECUTORIA3 (tabla de reserva#8).
En el primer y segundo caso, el auto que resuelve el recurso de apelación es de
fecha 2014-03-04 – notificado por Estado el jueves 6 de marzo de 2014 y la
entidad lo deja ejecutoriado el día 10, es decir, dos días hábiles después. En el
último caso, se confirma el archivo del proceso en grado de consulta el día 9 de
febrero de 2015 notificado por estado el 10 de febrero de 2015- y es ejecutoriado
el 11 de febrero de 2015, esto es, un día hábil después de proferida la providencia
que confirma la decisión.
Sistema de vigilancia efectivo en el trámite de los procesos. Teniendo en cuenta
que se evaluó como un riesgo para auditar, se evidenció que no existe un sistema
de vigilancia efectivo en la Contraloría Municipal de Villavicencio, toda vez que el
procedimiento interno, guía indispensable para los funcionarios se encuentra
desactualizada y se evidencia inoportunidad en sus directrices, ya que no
establece límites entre una actuación y otra. Se puede decir, que los informes
trimestrales que se presentan son un mecanismo de ayuda para controlar la
gestión de los procesos, pero resulta ser una medida poco eficaz.
1 Tecnico Operativo
2 y 4Contralor Auxiliar de
1. Realizar control en las fechas de notificación de los Responsabilidad Fiscal y
fallos.
Jurisdicción Coactiva
2. Proferir los autos de apertura de conformidad con los Profesionales que manejan
requisitos legales.
3. Aplicar procesos
el art. 87 CPACA para que las decisiones en el PRF
3.Despacho del Contralor.
queden debidamente ejecutoriadas.
4. Resolver las solicitudes y requerimientos
presentados por los presuntos implicados dentro de los
términos legales.
Actualizar el proceso de responsabilidad fiscal ordinaria
como verbal.
En el seguimiento realizado con corte a 31 de
Diciembre de la vigencia en curso, se pudo
observar: Actividad 1. En el control de
notificaciones aparecen registrados las 21
decisiones debidamente notificadas confirmadas
en la segunda instancia. Actividad 2. Se pudo
observar en una muestra seleccionada de PRF,
que los autos de apertura cumplen con los
requisitos legales. Actividad 3. Se pudo observar
la aplicación del Artículo 87 de CPACA en las
decisiones ejecutoriadas. Actividad 4. Los
Derechos de Petición y demás requerimientos que
se presenten en el desarrollo de los PRF, se
resuelven dentro de los términos legales y con
corte a 31 de Diciembre no se presentó ningún
requerimiento.
1. 100% de notificación de los fallos.
2. 100% de autos de apertura
proferidos de conformidad con los
requisitos legales.
3.
100% de las decisiones en los
procesos debidamente
ejecutoriadas.
4. 100% de respuesta frente a los
requerimientos presentados por los
presuntos implicados en el PRF.
1. y 2) (No. de fallos debidamente notificados/No
fallos proferidos)*100 = (7/30*100=23%) del total
dePRF.
/No. de autos de apertura
ajustados a la Ley /No. de autos de apertura
proferidos )*100 =(4/4*100=100%) = Vigencia
2015
3. (No. de decisiones
en los PRF debidamente ejecutoriadas/No.
PRF)*100 = (21/54*100=39%)
4. (No
de requerimientos resueltos/No. de
requerimientos presentados por los presuntos
implicados en el PRF)*100 = (0/0*100=0%)
30 Septiembre de 2015
Proceso de responsabilidad fiscal
actualizado
En el seguimiento realizado con corte a 31 de
Diciembre se verificó que el procedimiento se
(Proceso actualizado/Procesoa actualizar)*100 = actualizó de acuerdo a los requerimientos del
(1/1)*100=100%).
Sistema de Gestión Integrado en proceso de
implementación en la Contraloría Municipal de
Villavicencio.
Inmediato
100% de procesos avocados
(No. De procesos avocados/No. Fallos con
responsabilidad fiscal radicados en Jurisdicción
Coactiva)*100 = (3/3*100=100%)
Inmediato
Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva y
profesionales del área.
PROCESO DE JURISDICCION COACTIVA
Demora para avocar conocimiento.
Para la vigencia 2014, la entidad avocó conocimiento en diez procesos de los
cuales siete (7) corresponden a títulos ejecutivos del año 2013, en los cuales se
denota demora para avocar conocimiento como es el caso del proceso 01-20140214, en el que trascurrieron seis meses.
Contralor Auxiliar de
Avocar conocimiento de los procesos en un término de
Responsabilidad Fiscal y
un mes
Jurisdicción Coactiva
16
17
Antigüedad de los procesos de Jurisdicción Coactiva.
Lo anterior denota falta de oportunidad para iniciar el trámite coactivo, teniendo
como ejemplo que dos títulos del año 2008 fueron recibidos en 2009, 8 meses
después. En el mismo sentido existieron demoras de julio de 2009 a enero de
2010.
Fijar el término de entrega del titulo ejecutivo en
jurisdiccion coactiva para iniciar el trámite coactivo,
dentro de los cinco (5) días siguientes contados a partir
de la entrega del titulo, debidamente ejecutoriado en la
Contralor Auxiliar de
segunda instancia.
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
Inmediato
100% de inicio del proceso coactivo, (No. de procesos coactivos iniciados/De títulos
una vez se radique el título ejecutivo ejecutivos radicados en Jurisdicción
en Jurisdicción Coactiva
Coactiva)*100 = (3/3*100=100%)
A partir de la fecha de la observación de la AGR,
en la vigencia 2015, se han aperturado 3
procesos verificaándose que se ha dado
cumplimiento al término establecido desde el
momento de la recepción del título ejecutivo y su
apertura dentro de los 30 días.
Los títulos ejecutvios recibifdos en la vigencia
2015 y su correspondiente apertura coactiva se
llevaron a cabo dentro de los términos
establecidos para estas actividades, los 5 días
para la entrega del título ejecutivo y los 30 días
para su apertura.
Gestión de cobro.
Se observó que la gestión de acuerdo a la evaluación practicada para la vigencia
auditada, no está acorde a las normas que regulan el proceso incumpliendo con
los lineamientos y procedimientos establecidos.
La Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y
Contralor Auxiliar de
Jurisdicción Fiscal, atenderá para tal efecto la Ley 42 Responsabilidad Fiscal y
de 1993, el Código de Procedimiento Civil, la Ley 1564 Jurisdicción Coactiva
de 2012.
Inmediato
También se pudo establecer que la entidad a pesar de ser reiterativa en la
búsqueda de bienes, las garantías no se pueden registrar o no se ejecutan por ser
de mayor incidencia para la entidad el gasto en que se incurre rematar un bien, lo
que no permite evidenciar mejoras en el proceso.
La Contraloría Municipal de Villavicencio, estudiará
Contralor Auxiliar de
cuidadosamente las garantías que se presenten dentro Responsabilidad Fiscal y
de los PJC, para que no resulte más onerosa para la
Jurisdicción Coactiva
entidad respecto al valor a recuperar.
Inmediato
100% de Consulta y aplicación de la
norma.
Garantía sujeta a revisión.
100% de PJC con actividad procesal
18
19
“Inactividad y dilación procesal.
Realizar control a los PJC para garantizar la actividad
En trabajo de campo se encontró que en algunos procesos se genera una dilación procesal y tomar decisiones de fondo dentro de los
en el trámite procesal, así como importantes periodos sin actuaciones, que hacen términos legales.
que los procesos se prolonguen en el tiempo de manera injustificada. A pesar de la
antigüedad de los procesos y que esta irregularidad se ha venido presentando en
la entidad, se observa que en la vigencia auditada se repite tal situación.
Procesos terminados durante la vigencia.*
Se evidenció que dos (2) procesos iniciados con título ejecutivo originado en
procesos de responsabilidad fiscal fueron terminados por pago total de la
obligación por valor de $26.697.188, recaudo demasiado bajo, como se adujo
anteriormente.
La Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva, persistirá en la ubicación de
bienes a efecto de obtener un mejor recaudo.
Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
Trimestral.
(No. de PJC con actividad procesal/No. de PJC
aperturados)*100 = (63/63*100=100%)
Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
Trimestral.
Controles establecidos.
(No. de seguimientos y controles realizados a los
PJC aperturados/No. de seguimientos y controles
establecidos a los PJC)*100 =
(62/63*100=98%)
Los resultados del seguimiento son los siguientes:
Actividad 1. La Contraloría Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal vinene realizando
seguimiento de bienes a todos los procesos de
J.C. de conformidad con la Ley 42 de 1993, Ley
610 de 2.000, con el propósito de obtener
resultados positivos en aras del resarcimiento de
los daños patrimoniales declarados en los
Procesos de Responsabilidad Fiscal. Actividad 2.
La Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal,
ha considerado pertinente en algunos procesos
coactivos decretar la remisibilidad señalada en el
Estatuto Tributario, evaluandose para tal efecto los
requisitos que deben cumplir para dicho
pronunciamiento y por otra parte se continúa con
la averiguación de bienes. Actividad 3. Se viene
adelantando actuación procesal en los Procesos
de Jurísdicción Coactiva, direccionada al logro de
la ubicación de los bienes de los sujetos
procesales (ejecutados), ya que el factor principal
que nos permite el resarcimiento del daño, es la
ubicación de bienes, por lo tanto se viene
haciendo esta tarea por lo menos con una
periodicidad de 3 a 4 meses.
en el seguimiento realizado por la Profesional
Especializado con funciones asignadas de control
interno se pudo concluir en diálogo con el
Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y
Jurísdicción Coactiva, que se continúa con la
averiguación de bienes de los sujetos procesales.
Ejecución de garantías y remate de bienes.
De acuerdo con lo reportado en la cuenta con corte a 31 de diciembre de 2014, la
Contraloría no ejecutó garantías ni realizó recuperación de cartera a través del
remate de bienes en ninguno de los procesos.
Se concluye entonces que no se logra cumplir con el objetivo del proceso que es el
logro del resarcimiento del daño a favor del estado, pues de manera general la
entidad no cumple con la gestión en el trámite de los procesos, pues se pudo
evidenciar que hay notificaciones sin realizar a todos los ejecutados, y que no se
cumple con un recaudo de cartera efectivo de acuerdo a la ley y a los
procedimientos internos establecidos por la entidad.
1. La Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva, dispondrá en forma inmediata al Contralor Auxiliar de
momento de ubicar bienes, el embargo, remate y
Responsabilidad Fiscal y
avaluó de los mismos.
2. Realizar las
Jurisdicción Coactiva
notificaciones a los ejecutados
20
21
Notificaciones.
Se observó que de los 11 procesos iniciados en la vigencia 2014 fueron notificados
5 al cierre de la misma, y que el tiempo transcurrido entre la fecha de la emisión
del mandamiento de pago y la fecha de notificación la entidad incumple los
términos.
Dictado el mandamiento de pago, se citara al ejecutado
para ser notificado, de no comparecer dentro de los
cinco (5) días, se procederá a su notificación por aviso
y/o emplazamiento, de conformidad con el articulo 292
y 293 de la Ley 1564 de 2012.
“Resolución Interna – procedimiento del proceso de cobro coactivo.
Mediante Resolución No. 254 del agosto de 2008 la Contraloría Municipal de
Villavicencio establece el reglamento interno de recaudo de cartera en aplicación
del Estatuto Tributario. Reglamentación que a todas luces se encuentra
desactualizada y que no genera eficacia en las actuaciones adelantadas por la
entidad. Así mismo, el procedimiento interno, normo grama y flujograma no
permiten establecer límites de tiempo en el desarrollo del procedimiento, y por el
contrario es una trascripción de la norma que no permite realizar un control
eficiente y oportuno, y un seguimiento permanente de las actuaciones en cada una
de las etapas procesales.
La Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y J.
C., junto con los profesionales de la dependencia,
actualizará la citada resolución a fin de que quede
acorde con la normatividad vigente.
Se evaluaran los PJC, a fin de determinar la
aplicabilidad de la remisibilidad.
De otro lado y a pesar de ser una figura facultativa de la entidad, se encontró que
hasta la fecha de la presente auditoría no se ha elaborado el estudio de los
procesos que permita identificar cuáles cumplen con los requisitos para hacer uso
de la figura de la Remisibilidad, situación que además de incumplir lo establecido
en la mencionada resolución, también genera ineficacia e ineficiencia del proceso,
además de ser antieconómico procesalmente adelantar procesos de tanta
antigüedad.
Inmediato
100% seguimiento de bienes a
presentos implicados.
100% de notificaciones a los
ejecutados
En el seguimiento realizado al Proceso de
Jurísdicción Coactiva se consultó al Líder del
Proceso quien expresó lo siguiente: Actividad 1.
La CARF y JC, continúa en la totalidad de los
procesos de jurísdicción coactiva, la ubicación de
bienes y en la medida que sean ubicados se
decretará embargo y se procederá al secuestro,
1. (Seguimiento de bienes a presuntos
avalúo y remate de bienes, lo anterior quiere decir
responsables/Seguimiento a realizar de bienes a que mientras no se den los presupuestos antes
presuntos responsables)*100.
anotados será jurídicamente imposible decretar
=(63/63*100=100%)
2. (No de
tales medidas, con el Proceso 007-2010-0416 se
notificaciones realizadas/No de ejecutados)*100= logró el secuestro del bien inmueble embargado y
(63/63*100=100%)
en el momento de la diligencia de secuestro el
ejecutado canceló el valor cobrado. Actividad 2.
La Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal,
está realizando las notificaciones correspondientes
en los Procesos de Jurísdicción Coactiva. Con
corte a 30 de Noviembre se pudo observar que
existen tres (3) procesos de Jurídicción Coactiva
en proceso de notificación.
En el seguimiento realizado con corte a 31 de
Diciembre de 2015 a este hallazgo se encontró lo
siguiente: Actividad 1. Los PJC en trámite de
vigencias anteriores a la vigencia 2015, se
encuentran notificados mientras que los los tres
(Número de notificaciones realizadas/numero de
procesos aperturados en el 2015, se encuentran
Contralor Auxiliar de
100% de notificaciones realizadas
mandamientos de pago)*100/ de vigencias
a 31 de Diciembre de 2015 en proceso de
Responsabilidad Fiscal y
de conformidad con la normatividad
Inmediato.
anteriores a la 2015 = (63/63*100=100%)
notificación. Actividad 2. Se verificó que el
Jurisdicción Coactiva
legal vigente
procedimiento fue actualizado y aprobado a
través de acto administrativo. Actividad 3. La
Contralor Auxiliar de
(Procedimeinto actualizado /Procedimiento
Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal,
Responsabilidad Fiscal y
100% procedimeinto actualizado
aprobado )= 1/1*100=100%
está evaluando la aplicación de la Remisibilidad y
Jurisdicción Coactiva
es así como se ha decretado tal fenomeno jurídico
Profesionales Universitarios del
30 de noviembre de
con corte a 31 de Marzo de 2016 al PJC-004Área.
2015.
2001-07021.
(
Contralor Auxiliar de
N
(Número
Responsabilidad Fiscal y
100% de PJC evaluados
de proceso PJC evaluados para decretar la
Jurisdicción Coactiva
30 de Octubre de 2015.
remisiblidad/numero de PJC)*100 = avance del
Profesionales Universitarios del
(1/64*100=1,563%), indicador a 31 de Marzo
Área.
de 2016.
*Si bien se hace relación a dos procesos y en los que el recaudo se dice por la AGR ser muy bajo, se debe considerar el hecho de que este recaudo es mucho más alto, pues fueron mayor número de procesos que fueron cancelados en el proceso de Jurisdicción Coactiva, en un total de $211.853.116.
ORIGINAL FIRMADO
MARIA ELENA CONTRERAS REY
Profesional Especializado con funciones asignadas de Control Interno
ORIGINAL FIRMADO
JAIME STEWART CORREA BELLO
Contralor Municipal Encargado