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INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL
A LAS MULTAS Y SANCIONES POR INFRACCIONES DE TRÁNSITO
SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
VIGENCIAS AUDITADAS 2012, 2013, 2014 Y 2015
CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO
JULIO DE 2016
¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896
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INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL
A LAS MULTAS Y SANCIONES POR INFRACCIONES DE TRÁNSITO
SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
Dr. JAIME STEWART CORREA BELLO
Contralor Municipal de Villavicencio (E)
Equipo Directivo
Dr. ALFONSO ZAMUDIO GARIBELLO
Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Dra. ISABEL SIERRA SEPULVEDA
Contralora Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero
Equipo Auditor
EVERLIDES PEREA CUESTA
Profesional Universitario
Coordinador de Auditoría
WALTER HUMBERTO DIAZ BELTRAN
LOUIS ADALBERTO BELTRAN BAQUERO
GERMAN GONZALEZ IREGUI
ADRIANA CRUZ AREIZA
MANUEL ANDRÉS ORJUELA LEÓN
Profesionales Universitarios
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1.
CARTA DE CONCLUSIONES
2.
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
1
2.1
CONTROL DE GESTIÓN
1
2.1.1
Revisión y Rendición de la Cuenta
2
2.1.2
Legalidad
8
2.1.3
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC)
84
2.1.4
Plan de Mejoramiento
89
2.2
CONTROL DE RESULTADOS
96
2.2.1
Cumplimiento Planes, Programas y Proyectos
97
3.
OTRAS ACTUACIONES
103
3.1
Atención a Quejas
103
3.2
Beneficios del Proceso Auditor
103
4.
CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS
103
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Villavicencio,
Doctor
WILMAR ORLANDO BARBOSA ROZO
Alcalde Municipal de Villavicencio
Ciudad
Asunto: Carta de Conclusiones
Cordial saludo doctor Barbosa:
La Contraloría Municipal de Villavicencio, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267 y
272 de la Constitución Política de Colombia, por los sistemas de Control Fiscal definidos en la Ley 42 de
1993, y la metodología establecida en la Guía de Auditoría Territorial, practicó Auditoría Gubernamental
Modalidad Especial a la Gestión realizada por la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio, a las
multas y sanciones por infracciones de tránsito correspondiente a las vigencias 2012 al 2015, calificando los
componentesde Control de Gestión y Control de Resultados, a través de la evaluación de los principios de
eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de
la gestión de cobro del periodo auditado, conforme a los requerimientos presentados en la asignación de
auditoría y los resultados de la fase de planeación plasmados en el memorando respectivo.
El contenido de la información suministrada a la Contraloría es responsabilidad de la Secretaria de Movilidad
del Municipio, por ende la Contraloría Municipal de Villavicencio tiene la responsabilidad de producir un
informe especial que contenga el concepto sobre la gestión adelantada, incluyendo pronunciamientos sobre el
acatamiento a las disposiciones legales del Municipio de Villavicencio.
La Contraloría Municipal para contribuir en el proceso de mejoramiento continuo, adoptó la Guía de Auditoria
Territorial-GAT, que incluye una matriz de calificación de la gestión fiscal, compuesta en este caso por dos
(2) componentes, a los cuales se les asignó el siguiente porcentaje: Control de Gestión 60% y Control de
Resultados 40%; una vez analizados, si se determinan falencias, éstas deberán ser corregidas
oportunamente por la entidad auditada.
La Evaluación de Gestión Fiscal, se fundamenta en la calificación de varios factores y variables, inmersos
dentro de los componentes enunciados, entre los cuales tenemos:


Componente de Control de Gestión: factor Revisión y Rendición de la Cuenta con la variables,
Oportunidad en la rendición de la cuenta, Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) y
Calidad (veracidad); factor de Legalidad con las variables legalidad financiera y legalidad de la gestión
administrativa; factor Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), factor Plan de Mejoramiento
con las variables Cumplimiento del Plan de Mejoramiento y Efectividad de las Acciones.
Componente Control de Resultados: factor Cumplimiento Planes, Programas y Proyectos con las
variables Eficacia, Eficiencia, Efectividad y Coherencia.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría determinados
por la Contraloría Municipal de Villavicencio, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió
acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base
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razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe especial. El control incluyó un
examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la
Secretaria de Movilidad del Municipio y el cumplimiento de las disposiciones legales.
1.1
CONCEPTO SOBRE LA GESTION FISCAL
La Secretaría de Movilidad del Municipio de Villavicencio, obtuvo una calificación total de 53.3 puntos,
respecto a la gestión fiscal realizada durante las vigencias 2012, 2013, 2014 y 2015, con base en la
evaluación del Control de Gestión y Control de Resultados.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL
SECRETARIA DE MOVILIDAD
VIGENCIA AUDITADA 2012 AL 2015
Calificación Parcial
Ponderación
Calificación
Total
1. Control de Gestión
38.1
0.6
23.8
2. Control de Resultados
78.6
0.4
29.5
3. Control Financiero
0.0
0
0.0
1.00
53.3
Componente
Calificación total
Fenecimiento
NO FENECE
Concepto de la Gestión Fiscal
DESFAVORABLE
RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL
Rango
80 o más puntos
Menos de 80 puntos
Concepto
FAVORABLE
DESFAVORABLE
Fuente: Matriz de calificación
Elaboró: Comisión de Auditoria
Es pertinente anotar que la calificación total otorgada, dependió del valor de ponderación asignado a cada
componente evaluado, que para el caso se otorgó la mayor relevancia al componente de Control de Gestión
con una ponderación de 0.6 y control de resultados con 0.4
A continuación se presentan los fundamentos del anterior concepto de la Gestión Fiscal, así:
1.1.1 Control de Gestión
La Contraloría Municipal de Villavicencio, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el
componente del Control de Gestión, es DESFAVORABLE, como consecuencia de la calificación parcial de
38.1 puntos, resultante de promediar la calificación los factores de Rendición y Revisión de la Cuenta,
Legalidad de las operaciones administrativas, Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) y Plan
de Mejoramiento, los cuales se relacionan a continuación:
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TABLA 1
CONTROL DE GESTIÓN
SECRETARIA DE MOVILIDAD
VIGENCIAs 2012-2015
Calificación Parcial
Ponderación
Calificación
Total
1. Gestión Contractual
0.0
0.00
0.0
2. Rendición y Revisión de la Cuenta
42.5
0.10
4.3
3. Legalidad
43.3
0.25
10.8
4. Gestión Ambiental
0.0
0.00
0.0
5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)
70.0
0.15
10.5
6. Plan de Mejoramiento
25.0
0.50
12.5
7. Control Fiscal Interno
0.0
0.00
0.0
1.00
38.1
Factores
Calificación total
Concepto de Gestión a emitir
Desfavorable
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN
Rango
Concepto
80 o más puntos
Favorable
Menos de 80 puntos
Desfavorable
Fuente: Matriz de calificación
Elaboró: Comisión de Auditoria
El factor de Rendición y Revisión de Cuenta arrojó de acuerdo a la tabla anterior una calificación de 42.5
puntos, toda vez que la Secretaria de Movilidad del municipio de Villavicencio, entregó la información de
manera oportuna en la fecha correspondiente; sin embargo, en cuanto a las variables de suficiencia y calidad,
se observó que faltó diligenciamiento en algunos campos de los formatos, igualmente no se rindió toda la
información de acuerdo al cruce que se realizó con el archivo físico.
El factor de Legalidad obtuvo una calificación de 43.3 puntos, debido a que los procesos llevados en cobro
coactivo y en las inspecciones de tránsito no cuentan con una oportuna y efectiva conformación de
expedientes, generando el riesgo que se presenten caducidades o prescripciones de la acción de cobro
según sea el caso, así mismo falencias en los procesos y procedimientos de la entidad, los indicadores de
gestión y el archivo.
El factor Tecnología de la Comunicación y la Información (TIC) obtuvo una calificación de 70.0 puntos, donde
se evidencian algunos problemas en cuanto a la integridad de la información en los aplicativos utilizados por
la Secretaria de Movilidad.
El factor Plan de mejoramiento arrojó una calificación de 25.0, ya que la Secretaria de Movilidad no realizó
las acciones correctivas tendientes a subsanar las falencias detectadas y plasmadas en el plan de
mejoramiento suscrito por la Alcaldía de Villavicencio en la vigencia 2015.
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1.1. 2 Control de Resultados
La Contraloría Municipal de Villavicencio, de acuerdo a los lineamientos establecidos en esta Auditoria
especial emite un concepto DESFAVORABLE para el componente Control de Resultados, como
consecuencia de la calificación parcial de 78.6 puntos, arrojada de los factores y variables inmersas en este
componente.
TABLA 2
CONTROL DE RESULTADOS
SECRETARIA DE MOVILIDAD
VIGENCIAS 2012-2015
Factores minimos
1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos
Ponderación
78.6
1.00
78.6
1.00
78.6
Calificación total
Concepto de Gestión de Resultados
Rango
Calificación
Total
Calificación Parcial
Desfavorable
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS
Concepto
Favorable
80 o más puntos
Desfavorable
Menos de 80 puntos
Para el factor de Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos obtuvo una calificación 78.6, ya que se
evaluó el Plan de desarrollo de las vigencias 2012-2015, correspondiente a las metas 261 a la 269
establecidas para la Secretaria de Movilidad, en las cuales hubo dos metas que no les apropiaron recursos y
por lo tanto no se ejecutaron.
Atentamente,
Original firmado
JAIME STEWART CORREA BELLO
Contralor Municipal de Villavicencio (E)
Proyectó: Everlides Perea Cuesta/Profesional Universitario
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METODOLOGIA PARA CALIFICAR LA GESTIÓN FISCAL
La Contraloría Municipal de Villavicencio, en el desarrollo del proceso auditor utiliza la metodología para
evaluar la Gestión Fiscal de los sujetos o asuntos auditados de acuerdo a los lineamientos estipulados
dentro de la Guía de Auditoria Territorial (GAT), en el cual se evaluará mediante la Matriz de Gestión, en el
que se incluye un examen de los componentes y sus factores mínimos de evaluación y su ponderación para
la calificación, como se describe a continuación:



Control de Gestión - 50%
Control de Resultados - 20%
Control Financiero -30%
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL
ENTIDAD AUDITADA
VIGENCIA AUDITADA
Calificación Parcial
Ponderación
Calificación
Total
1. Control de Gestión
0.0
0.5
0.0
2. Control de Resultados
0.0
0.3
0.0
3. Control Financiero
0.0
0.2
0.0
1.00
0.0
Componente
Calificación total
Fenecimiento
NO FENECE
Concepto de la Gestión Fiscal
DESFAVORABLE
Fuente: Matriz de calificación
CALIFICACION ASIGNADA A LOS COMPONENTES DE LA GESTION FISCAL
Para la calificación de los componentes de la gestión fiscal, se aplicara la matriz diseñada para tal efecto; el
resultado está comprendido en un rango de 0 a 100 y se obtiene de la sumatoria de la calificación de cada
factor, multiplicada por su ponderación.
CONSOLIDACIÓN DE LA CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL
De acuerdo con los resultados obtenidos, se emite la calificación final de la “Gestión Fiscal” la cual
determinará si el concepto es “Favorable” cuando sea mayor o igual a 80 puntos y “Desfavorable” cuando
se menor a 80 puntos.
RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL
Rango
80 o más puntos
Menos de 80 puntos
Concepto
FAVORABLE
DESFAVORABLE
Fuente: Matriz de calificación
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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
La Contraloría Municipal de Villavicencio en el Plan General de Auditoria establecido para la vigencia 2016,
programó Auditoria Especial a la Secretaría de Movilidad del Municipio de Villavicencio correspondientes a
las vigencias 2012, 2013, 2014 y 2015, verificando la aplicación de los principios de eficiencia, eficacia,
celeridad, transparencia, responsabilidad, economía, objetividad al seguimiento técnico administrativo,
financiero, jurídico y de sistemas de información, con los cuales se administran las multas y sanciones por
infracciones de tránsito de la jurisdicción del Municipio de Villavicencio, cumpliendo adecuadamente con los
propósitos para los cuales fueron establecidos y un examen a los recursos disponibles involucrados en las
diferentes actividades y procesos, que permita establecer la coherencia en cumplimiento de su misión
constitucional y la normatividad vigente.
EVALUACION DE LA GESTIÓN FISCAL
Para evaluar la Gestión Fiscal realizada por la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio a las
vigencias 2012, 2013, 2014 y 2015, se tuvo en cuenta el Componente de Control de Gestión y Control de
Resultados, los cuales arrojaron una calificación total de 53.3 puntos, por lo que la Gestión fiscal de la
Secretaria Municipal es DESFAVORABLE, de acuerdo a la siguiente tabla:
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL
SECRETARIA DE MOVILIDAD
VIGENCIA AUDITADA 2012 AL 2015
Calificación Parcial
Ponderación
Calificación
Total
1. Control de Gestión
38.1
0.6
23.8
2. Control de Resultados
78.6
0.4
29.5
3. Control Financiero
0.0
0
0.0
1.00
53.3
Componente
Calificación total
Fenecimiento
NO FENECE
Concepto de la Gestión Fiscal
DESFAVORABLE
RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL
Rango
80 o más puntos
Menos de 80 puntos
Concepto
FAVORABLE
DESFAVORABLE
Fuente: Matriz de calificación
Elaboró: Comisión de auditoría
2.1 CONTROL DE GESTIÓN
Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es DESFAVORABLE,
teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 38.1 Puntos, resultado de promediar la calificación de
cuatro (4) factores: Rendición y Revisión de la Cuenta, Legalidad, Plan de Mejoramiento y Tecnologías de la
Comunicación y la Información, como se muestra a continuación:
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1
TABLA 1
CONTROL DE GESTIÓN
SECRETARIA DE MOVILIDAD
VIGENCIAs 2012-2015
Calificación Parcial
Ponderación
Calificación
Total
1. Gestión Contractual
0.0
0.00
0.0
2. Rendición y Revisión de la Cuenta
42.5
0.10
4.3
3. Legalidad
43.3
0.25
10.8
4. Gestión Ambiental
0.0
0.00
0.0
5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)
70.0
0.15
10.5
6. Plan de Mejoramiento
25.0
0.50
12.5
7. Control Fiscal Interno
0.0
0.00
0.0
1.00
38.1
Factores
Calificación total
Concepto de Gestión a emitir
Desfavorable
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN
Rango
Concepto
80 o más puntos
Favorable
Menos de 80 puntos
Desfavorable
Fuente: Matriz de Calificación
Elaboro: Comisión de Auditoria
2.1.1 Factor Rendición y revisión de la cuenta
El factor de Rendición y Revisión de Cuentas de la Secretaria de Movilidad del Municipio
correspondiente a las vigencias 2012 al 2015, enmarcada en la oportunidad, suficiencia
información y teniendo en cuenta los parámetros establecidos por la Guía de Auditoria
presentó una calificación de 42.5 puntos, lo que emite una opinión INEFICIENTE, de
siguientes resultados arrojados en las variables relacionadas a continuación:
de Villavicencio
y calidad de la
Territorial GAT,
acuerdo a los
TABLA 1-2
RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
VARIABLES A EVALUAR
Calificación Parcial
Ponderación
Puntaje
Atribuido
100.0
0.10
10.0
Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y
anexos)
58.3
0.30
17.5
Calidad (veracidad)
25.0
0.60
15.0
1.00
42.5
Oportunidad en la rendición de la cuenta
SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
Calificación
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
2
1
0
Ineficiente
Fuente: Matriz de Calificación
Elaboro: Comisión de Auditoria
La Contraloría Municipal de Villavicencio tiene establecidos los parámetros para que los sujetos y puntos de
control rindan la información necesaria y correspondiente, de conformidad con la Resolución 100-08-0371 del
24 de diciembre de 2015, por medio de la cual se actualizó la rendición electrónica de cuentas y la
presentación de planes de mejoramiento, en donde la Alcaldía de Villavicencio a través de la Secretaria de
Movilidad, Secretaria de Hacienda y Control Interno de Gestión tienen la obligación y el deber legal de rendir
cuentas a través del Sistema Integral de Auditoria SIA Contralorías, principalmente seis (6) formatos con sus
respectivos anexos relacionados así:
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2
FORMATO_F25A_CMV: ESTADO DE LOS COMPARENDOS
En este formato la Secretaria de Movilidad registró el estado actual en que se encuentran las multas por
infracciones de tránsito en la jurisdicción del Municipio de Villavicencio, con corte a la vigencia 2015.
FORMATO_F25B_CMV: PRESCRIPCIONES DE INFRACCIONES POR MULTAS DE TRÁNSITO
En este formato la Secretaria de Movilidad relacionó las prescripciones decretadas por la oficina de cobro
coactivo a las infracciones por multas de tránsito en la vigencia rendida.
FORMATO_F25C_CMV: CADUCIDAD DE INFRACCIONES POR MULTAS DE TRÁNSITO
En este formato la Secretaria de Movilidad relacionó las caducidades otorgadas por la Secretaria de movilidad
del Municipio correspondiente a las infracciones por multas de tránsito para la vigencia rendida.
FORMATO_F25D_CMV: PROCESOS DE COBRO COACTIVO DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD
En este formato la Secretaria de Movilidad relacionó todos los procesos de cobro coactivo que adelanta la
Secretaria de Movilidad para el cobro de las obligaciones generadas por multas e infracciones de tránsito en
la Jurisdicción del Municipio de Villavicencio.
Anexos
1. Certificación de los ingresos por los diferentes conceptos por multas e infracciones de tránsito de la
vigencia rendida.
2. Certificación del total de la cartera por edades por multas e infracciones de tránsito con corte a la
vigencia rendida.
FORMATO_F15_CMV: PLANES DE MEJORAMIENTO
En este formato la Alcaldía Municipal de Villavicencio, registró los avances del plan de mejoramiento suscrito
con la Contraloría Municipal.
FORMATO_F03_CMV: CUENTAS BANCARIAS
En este formato se relacionan las cuentas constituidas por los sujetos y puntos de control en bancos y
Entidades financieras.
Anexos.
1. Conciliación Bancaria a diciembre de cada una de las cuentas bancarias.
2. Extracto mes de diciembre de cada una de las cuentas bancarias.
Variables Evaluadas
Oportunidad.
El resultado de la variable de oportunidad, obtuvo una calificación parcial de 100 puntos, con una
ponderación de 0.10, con lo cual se evidencia que la Alcaldía de Municipal de Villavicencio a través de sus
Secretarias de Despacho, rindieron la información correspondiente a los formatos evaluados en el Sistema
Integral de Auditoria SIA, el 29 de febrero del presente año, dentro de los términos establecidos en la
resolución 100-08-0371 de 24 de diciembre del 2015.
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3
Suficiencia
El resultado de la variable suficiencia, arrojó una calificación de 58.3 puntos, con una ponderación de
0.30, lo que significa que la administración municipal no diligenció la información de los formatos del SIA de
manera y forma completa, evidenciándose lo siguiente:
FORMATO_F25A_CMV: ESTADO DE LOS COMPARENDOS
La Secretaria de Movilidad del Municipio, diligenció la información de acuerdo al manual de rendición de
cuentas de la Contraloría Municipal, los campos establecidos en el formato están completos; sin embargo,
presentan errores en la fecha de la resolución sanción en 1.534 registros de los 39.987 consignados en el
formato, toda vez que son resoluciones desde enero a junio de 2016 y la información solicitada es a 31 de
diciembre de 2015.
FORMATO_F25B_CMV: PRESCRIPCIONES DE INFRACCIONES POR MULTAS DE TRANSITO
De los 8.743 registros reportados por la Secretaria de Movilidad del Municipio, 3.795 registros no presentan
diligenciado el valor del comparendo, 925 resoluciones de prescripciones repetidas, en 8.743 registros no se
diligenció fecha de audiencia, fecha de traslado a cobro coactivo y el número del oficio o nota interna de
traslado.
FORMATO_F25C_CMV: CADUCIDAD DE INFRACCIONES POR MULTAS DE TRANSITO
De los 1.147 registros reportados se evidenció que 475 registros no presentan el valor del comparendo, 118
registros sin fecha del comparendo y 191 registros se encuentran duplicados.
FORMATO_F25D_CMV: PROCESOS DE COBRO COACTIVO DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD
La Secretaria de Movilidad en este formato no diligenció la fecha de audiencia si la hubo o no, la fecha de
traslado a cobro coactivo y el número del oficio o nota interna de traslado. Se destaca que se rindieron los
anexos correspondientes de la vigencia 2015 de los ingresos obtenidos por todos los conceptos de la
Secretaria de Movilidad y la certificación de la cartera con corte a 31 de diciembre de la vigencia rendida.
FORMATO_F15_CMV: PLANES DE MEJORAMIENTO
La Alcaldía de Municipal rindió el formato del plan de mejoramiento con sus respectivos soportes de avance,
en el que la oficina de Control Interno de Gestión reportó con corte a 31 de diciembre del 2015 un avance del
0 % respecto al plan de mejoramiento de la Secretaria de Movilidad y en trabajo de campo se comprobó esta
misma calificación.
FORMATO_F03_CMV: CUENTAS BANCARIAS
Para este formato la administración municipal reportó 110 cuentas bancarias las cuales están debidamente
conciliadas, sin embargo, no se evidencia en el reporte ocho (8) de las diez (10) cuentas que maneja la
Alcaldía Municipal para el recaudo y pago de los dineros provenientes de los diferentes conceptos de la
Secretaria de Movilidad del Municipio.
Calidad
El resultado de la variable de calidad, obtuvo una calificación parcial de 25 puntos, con una ponderación
de 0.60, en el que se confrontaron las diferencias entre las reportadas en el sistema por la Alcaldía de
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4
Villavicencio y el físico con el propósito de establecer la veracidad de la información en el que se encontró lo
siguiente:
FORMATO_F25A_CMV: ESTADO DE LOS COMPARENDOS
Una vez verificada la información en trabajo de campo, se observó que la Secretaria de Movilidad en la casilla
del recaudo diligenció solamente el valor recaudado por concepto del comparendo y no se registró el valor
total incluyendo los intereses.
FORMATO_F25B_CMV: PRESCRIPCIONES DE INFRACCIONES POR MULTAS DE TRÁNSITO
La información reportada por la Secretaria de Movilidad con respecto a las prescripciones decretadas en la
vigencia 2015 y comparadas con el archivo físico y los datos suministrados por el Consorcio SERTRAVI,
evidenciándose que la Secretaria de Movilidad no reportó toda la información.
FORMATO_F25C_CMV: CADUCIDAD DE INFRACCIONES POR MULTAS DE TRANSITO
Se solicitó a las inspecciones de tránsito de manera física las caducidades decretadas de las vigencias 2012
al 2015, se comparó la información con el formato correspondiente de la vigencia 2015 y se pudo observar
que no reportaron toda la información en el SIA; como por ejemplo, la inspección segunda dejó de relacionar
306 resoluciones de caducidad, así mismo sucedió con las otras inspecciones pero en menor cantidad.
FORMATO_F25D_CMV: PROCESOS DE COBRO COACTIVO DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD
La Secretaria de Movilidad reportó al Sistema Integral de Auditoria, 10.284 procesos coactivos y en la
verificación tanto en todas las bases de datos que maneja la oficina de cobro coactivo y el archivo físico se
pudo determinar que existen más de 15.000 procesos coactivos, incluidos los que tienen resolución de
incumplimiento de los acuerdos de pago, es decir que faltó por incluir aproximadamente 5.000 procesos.
También se observa que con este reporte que solo aparecen mandamientos de pagos generados de la
vigencia 2011, 2014 y 2015, como si en las vigencias 2012 y 2013 no se hubiesen aperturado procesos de
ningún tipo.
FORMATO_F15_CMV: PLANES DE MEJORAMIENTO
Se revisó el formato del plan de mejoramiento, se solicitó los soportes correspondientes, evidenciando que la
Secretaría de Movilidad no realizó las acciones correctivas a los hallazgos detectados por la Contraloría
Municipal en la vigencia 2015.
FORMATO_F03_CMV: CUENTAS BANCARIAS
Una vez solicitada a la Secretaria de Hacienda- Dirección de Contabilidad las cuentas bancarias
pertenecientes a la Secretaría de Movilidad, se evidenció que la mayoría no fueron reportadas en el SIA
contralorías, además no se encuentran conciliadas desde su apertura, las cuales se relacionan a
continuación:
No.
BANCO
CUENTA No.
TIPO DE CTA
1 DAVIVIENDA
96069998217
CORRIENTE
NOMBRE DE LA CUENTA EN PCT
DAVIVIENDA CTA. CTE. #0960-6999-8217
MPIO DE VILLAVICENCIO TRANSITO
MPAL. TERCEROS
REPORTE SIA CONTRALORIA
La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
2 DAVIVIENDA
96069998530
CORRIENTE
DAVIVIENDA CTA. CTE. #0960-6999-8530 La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
RETENCION EN LA FUENTE
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
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Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896
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5
No.
BANCO
3 DAVIVIENDA
4 DAVIVIENDA
CUENTA No.
TIPO DE CTA
96069998365
CORRIENTE
NOMBRE DE LA CUENTA EN PCT
REPORTE SIA CONTRALORIA
DAVIVIENDA CTA. CTE. #096069998365 se reportó y se concilio
FONDO DE TRANSITO MUNICIPAL.
CORRIENTE
DAVIVIENDA CTA. CTE. #096069997771 La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
SERVICIOS DE TRANSITO MPIO. DE de esta cuenta en el Sistema Integral de
V/CIO.
Auditoria, ni se concilió
Bco Bogotá Cta Ah 364597757 Municipio de La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
Villavicencio - Acuerdos de Pago Movilidad
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
96069997771
5 BOGOTA
364597757
AHORROS
6 DAVIVIENDA
96000158384
AHORROS
7 DAVIVIENDA
8 DAVIVIENDA
9 DAVIVIENDA
10
96080425554
96080468794
96080468893
DAVIVIENDA 096080425562
AHORROS
DAVIVIENDA
CTA.
FONDOS COMUNES
DAVIVIENDA CTA.
80425554 R.FUENTE
0960-0015838-4 La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
AHOOROS
#960- La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
AHORROS
DAVIVIENDA CTA. DE
#096080468794 SERVICIO
TRANSITO MPIO. DE V/CIO
AHORROS
DAVIVIENDA CTA. DE AHORROS se reportó y se concilio
#096080468893 TERCEROS TRANSITO
MPAL.
AHORROS
AHORROS La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
SRIA. DE de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
DAVIVIENDA CTA. DE AHORROS. Fondo
de tránsito municipal
No se reportó y no se encuentra
conciliada
Fuente: Secretaria de Hacienda del Municipio – Dirección de Contabilidad
De acuerdo al análisis y a la verificación anterior de cada uno de los formatos revisados por el equipo auditor,
se da a conocer los datos obtenidos para la calificación de la oportunidad, suficiencia y calidad de la
información que son el insumo para los resultados de la evaluación de la rendición y revisión de la cuenta, la
cual se sustenta en la siguiente tabla:
RENDICION DE LA CUENTA
Puntaje Atribuído
Nombre del formulario o documento
ESTADO DE LOS COMPARENDOS
PRESCRIPCIONES DE INFRACCIONES POR MULTAS DE TRANSITO
CADUCIDAD DE INFRACCIONES POR MULTAS DE TRANSITO
PROCESOS DE COBRO COACTIVO DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD
PLANES DE MEJORAMIENTO
CUENTAS BANCARIAS
Formato
100.0
58.3
25.0
Oportunidad
Suficiencia
Calidad
2
2
2
2
2
2
1
1
1
1
2
1
1
0
0
1
1
0
F25A_CMV: FORMATO 25A.
F25B_CMV: FORMATO 25B.
F25C_CMV: FORMATO 25C.
F25D_CMV: FORMATO 25D.
F15_CMV: FORMATO 15
F03_CMV: FORMATO 3
Fuente: Matriz de Calificación
Elaboro: Comisión de Auditoria
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6
HALLAZGO No.1: Administrativo
Diligenciamiento incompleto e insuficiente de información en los formatos establecidos en la
Resolución de Rendición de Cuentas y el Sistema Integral de Auditoria SIA.
La Alcaldía Municipal de Villavicencio presentó el 29 de febrero del 2016, el informe consolidado 201513 de
la Rendición Electrónica de Cuentas en el Sistema Integral de Auditoría SIA Contralorías, en los términos
establecidos en la Resolución 100-008-0371 del 24 de diciembre de 2015; sin embargo, al verificar la
información reportada de cada uno de los formatos y anexos obligatorios para la Alcaldía, y compararla con el
instructivo de rendición de cuentas y lo solicitado en archivo físico a la Secretaria de Movilidad y Secretaria
de Hacienda municipal, se pudo evidenciar que no cumplen con las variables de suficiencia y calidad de la
información, debido a que no se diligenciaron completamente algunos campos, además se observa que se
presentan errores, inconsistencias, información que se encuentra en el archivo físico y no está reportada en el
sistema de información como son los formatos F25a_CMV, F25b_CMV, F25c_CMV y F25d_CMV y F03_CMV, lo que representa una calificación ineficiente en la rendición y revisión de la cuenta de acuerdo a la
Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal, inobservando lo reglado en la Resolución 100-08-0371 del 24 de
diciembre del 2015 de la CMV en los artículos 30 y 31 respecto a las sanciones y causales para la imposición
de multas en concordancia con lo establecido en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993, como se demuestra a
continuación:
ITEM
FORMATO
1
F25a_CMV
2
F25b_CMV
3
F25c_CMV
4
F25d_CMV
OBSERVACIONES
Suficiencia
Calidad
Presentan inconsistencias en la fecha de la resolución Una vez verificada la información en trabajo de campo,
sanción de 1.534 registros de los 39.987 consignado se observó que la secretaria de movilidad en la casilla
en el formato, toda vez existen resoluciones de enero a del recaudo diligenció solamente el valor recaudado por
junio de 2016 y la información solicitada es a 31 de concepto del comparendo y no se registró el valor total
diciembre de 2015.
incluyendo los intereses.
De los 8.743 registros reportados por la Secretaria de Se solicitó a las inspecciones de tránsito de manera
Movilidad del Municipio, 3.795 registros no presentan física las caducidades decretadas de las vigencias 2012
diligenciado el valor del comparendo, 925 resoluciones al 2015, se comparó la información con el formato
de prescripciones se encuentran repetidas, en 8.743 correspondiente de la vigencia 2015 y se pudo observar
registros no se diligenció fecha de audiencia, fecha de que no reportaron toda la información en el SIA, por
traslado a cobro coactivo y el número del oficio o nota ejemplo la inspección segunda dejo de relacionar 306
interna de Traslado.
resoluciones de caducidad, así mismo sucedió con las
otras inspecciones pero en menor cantidad.
Se solicitó a las inspecciones de tránsito de manera
física las caducidades decretadas de las vigencias 2012
De los 1.147 registros reportados se evidenció que, al 2015, se comparó la información con el formato
475 registros no presentan el valor del comparendo, correspondiente de la vigencia 2015 y se pudo observar
118 registros sin fecha del comparendo y 191 registros que no reportaron toda la información en el SIA, por
ejemplo la inspección segunda dejo de relacionar 306
se encuentran duplicados.
resoluciones de caducidad, así mismo sucedió con las
otras inspecciones pero en menor cantidad.
La Secretaria de Movilidad reporto al Sistema Integral de
Auditoria, 10.284 procesos coactivos y en la verificación
tanto en todas las bases de datos que maneja la oficina
de cobro coactivo y lo físico se pudo determinar que
La Secretaria de Movilidad en este formato no se existen más de 15.000 procesos coactivos incluidos los
diligenció la fecha de audiencia si la hubo o no, la que tienen resolución de incumplimiento de los acuerdos
fecha de traslado a cobro coactivo y el número del de pago, es decir que falto por incluir aproximadamente
oficio nota interna de Traslado.
5.000 procesos, también observa que con este reporte
solo aparecen mandamientos de pagos generados de la
vigencia 2011, 2014 y 2015, como si en las vigencias
2012 y 2013 no se hubiesen aperturados procesos de
ningún tipo. El anexo de la catera vigencia 2015 de la
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7
ITEM
FORMATO
OBSERVACIONES
Suficiencia
5
F03_CMV
Calidad
secretaria de movilidad en estado comparendo, quedo
mal la sumatoria, por lo tanto la certificación del director
no es una información de calidad.
Para este formato la administración municipal reportó 110
Una vez solicitada a la Secretaria de Haciendacuentas bancarias las cuales están debidamente conciliadas,
Dirección de Contabilidad las cuentas bancarias
sin embargo, no se evidencias siete (7) de las diez (10)
pertenecientes a la secretaria de movilidad, se evidenció
cuentas que maneja la Alcaldía Municipal para el recaudoque
y la mayoría no fueron reportadas en el SIA
pago de los dineros provenientes de los diferentes conceptos
contralorías, además no se encuentran conciliadas
de la Secretaria de Movilidad del Municipio.
desde su apertura
2.1.2 Factor de Legalidad
El factor de Legalidad en la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio correspondiente a las
vigencias 2012 al 2015, enmarcada en la legalidad financiera y legalidad de gestión administrativa y teniendo
en cuenta los parámetros establecidos por la Guía de Auditoria Territorial GAT, presentó una calificación
parcial de 43.3 puntos, lo que emite una opinión INEFICIENTE, de acuerdo a los siguientes resultados
arrojados en las variables relacionadas a continuación:
TABLA 1 - 3
LEGALIDAD
Puntaje
Atribuido
10.0
Calificación Parcial
Ponderación
Financiera
25.0
0.40
De Gestión
55.6
0.60
33.3
1.00
43.3
VARIABLES A EVALUAR
CUMPLIMIENTO LEGALIDAD
Calificación
Eficiente
2
Con deficiencias
1
Ineficiente
0
Ineficiente
Fuente: Matriz de calificación
Elaboró: Comisión de Auditoria
Variables evaluadas
2.1.2.1 Legalidad de Gestión Administrativa
La variable de Legalidad de Gestión Administrativa, contó con una ponderación de 0.6 y obtuvo una
calificación parcial de 55.6 puntos, teniendo en cuenta la legalidad administrativa.
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8
TABLA 1.3.1 C
LEGALIDAD GESTION ADMINISTRATIVA
TOTAL CUMPLIMIENTO
ENTIDAD O AUDITOR
1
2
3
4
5
55.6
Criterio
Resultado
Se ha generado lineamientos para fortalecer el MECI y el Sistema de Gestión de la
2
Calidad?
Se ha realizado seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de gestión?
La entidad cuenta con los lineamientos e instrumentos para el proceso de identificación,
manejo y control de los riesgos?
La entidad tiene definidos los controles preventivos y correctivos para los procesos o
actividades?
La entidad cuenta con indicadores, que le permiten realizar la evaluación de su gestión?
1
1
1
1
6
Tiene la entidad manual de procedimientos (operaciones) ?
1
7
Posee dependencia para la recepción de quejas y reclamosse realiza recepción y
seguimiento a la correspondencia?
1
8
Se realiza el recaudo y se adelantan procesos para el cobro coactivo de las obligaciones
generadas en de la entidad (art 95 C.C A) ?
1
9
Se respetan los procesos y reglamentación sobre principios generales que regulan la
función archivística del Estado?
1
Fuente: Matriz de calificación
Elaboró: Comisión de Auditoria
La presente auditoria realizó control de legalidad a efectos de verificar el cumplimiento de requisitos exigibles
en las normas vigentes y valorar la gestión desplegada por parte de la Secretaria de Movilidad del Municipio
de Villavicencio, en el que se evalúan nueve (9) actividades principalmente: 1. Fortalecimiento del MECI, 2.
Cumplimiento acuerdos de gestión, 3. Manejo y control de riesgos, 4. Controles preventivos y correctivos para
los procesos o actividades, 5. Indicadores de gestión, 6. Manual de procesos y procedimientos, 7. Recepción
de quejas y seguimiento a la correspondencia, 8. Procesos de cobro coactivo, 9. Gestión documental, en el
que se califica con cero (0) si es ineficiente la actividad, con uno (1) se si presentan algunas deficiencias y dos
(2) si es eficiente, esos valores se encuentran establecidos en la matriz de gestión fiscal, por lo antes
mencionado se evidenció lo siguiente:
2.1.2.1.1 Lineamientos para fortalecer el MECI
Se evidenció que la Alcaldía Municipal de Villavicencio desde la vigencia 2014 tomó medidas tendientes con
el fortalecimiento del MECI en todas las dependencias, incluyendo la secretaria de movilidad, el cual existe un
funcionario encargado de realizar esta labor, es el encargado de compilar los procesos y procedimientos de la
Secretaria de Movilidad, los informes de gestión, seguimiento a las PQRSD e indicadores de seguimientos,
este aspecto es muy importante ya que se mantiene la estructura que se necesita para el fortalecimiento del
MECI en los diferentes componentes.
2.1.2.1.2 Seguimiento al Cumplimiento de los Acuerdos de Gestión
INFORMES DE GESTIÓN ÁREA COBRO COACTIVO PARA EJECUCIONES FISCALES
La oficina de Cobro Coactivo presentó los informes de gestión del lapso comprendido entre octubre de 2014 a
diciembre de 2015, periodo en el cual se ha desempeñado como jefe de la dependencia la profesional
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9
universitario MARY ZULIETH ARCILA REY. La oficina de cobro coactivo presentó el siguiente resumen de
actividades ejecutadas:
5.112 acuerdos de pago suscritos por valor de $1.956.107.738
12.546 derechos de petición atendidos para solicitudes de prescripción
15.249 mandamientos de pago emitidos
12.654 resoluciones de prescripción decretadas
Durante este periodo se percibió el siguiente recaudo:
Concepto
Infracciones de tránsito
Debido cobrar moroso
Pago cuota acuerdo de pago
Intereses Acuerdo de Pago
Debido cobrar moroso coactivo
Pago cuota acuerdo de pago COA
Estado de cuenta
TOTAL RECAUDO
Cifras expresadas en pesos
Valor Total
Municipio
1.191.450.721
592.212.278
1.392.987.542
924.698.388
686.874.651
488.910.745
255.426.236
255.426.236
20.401.377
14.108.122
34.867.332
27.488.911
200.655.200
120.393.120
3.782.663.059
2.423.237.800
Cabe resaltar que a partir de septiembre de 2015, dentro del balance de ingresos, se detallaron dos
descripciones por conceptos recaudados por la oficina de cobro coactivo: debido cobrar moroso coactivo y
pago cuota acuerdo de pago coactivo; ya que anterior a esta fecha, los recaudos por concepto debido cobrar
moroso obedecían a los registros pagados en estado de resolución o sanción y el concepto pago cuota
acuerdo de pago se asociaba a las cuotas pagadas por el infractor en cualquier etapa del proceso.
El área de cobro coactivo presenta como limitación para el cumplimiento de su objetivo principal, la falta de
recursos para realizar las notificaciones personales de los mandamientos de pago a través de un servicio de
mensajería, equipo de oficina y talento humano.
INFORMES DE GESTIÓN INSPECCIONES DE TRÁNSITO
De acuerdo a lo estipulado en el manual de funciones de la Secretaría de Movilidad, los inspectores de
tránsito ejercen las siguientes funciones: resolver mediante actos administrativos las infracciones y
contravenciones al código nacional de tránsito y transporte; adelantar procedimientos contravencionales para
lo cual preside las audiencias públicas y realización de práctica de pruebas de conformidad con los
procedimientos legales establecidos para luego emitir el fallo correspondiente al trámite contravencional;
adelantar los trámites y verificación necesarios para realizar la devolución y entrega de los vehículos
retenidos; resolver las peticiones y demás recursos de vía gubernativa que le corresponden de acuerdo a su
competencia o por reparto del superior inmediato, entre otras.
Durante las vigencias 2012 al 2015, las inspecciones de tránsito realizaron las siguientes actividades:
Actividad
Audiencias
Ratificaciones
Fallos sancionatorios
Inspección 1
547
435
474
Inspección 2
748
272
255
Inspección 3
592
463
416
Inspección 4
527
354
438
TOTAL
2.414
1.524
1.583
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10
Fallos con exoneración
Entregas de vehículos
Caducidades
Revocatorias
Acuerdos de pago
Suspensión de licencias
Derechos de petición
TOTAL




182
8.742
928
484
968
607
1.736
15.103
148
2.083
1.233
543
167
190
1.514
7.153
162
9400
1039
490
768
472
2586
16.388
205
1529
663
36
27
50
871
4.700
697
21.754
3.863
1.553
1.930
1.319
6.707
-
La Inspección 1 reportó las vigencias 2012 al 2015
La Inspección 2 reportó las vigencias 2013, 2014,2015
La Inspección 3 reportó las vigencias 2012 al 2015
La Inspección 4 reportó las vigencias 2013, 2014, 2015
2.1.2.1.3 Manejo e Identificación de los riesgos
La Secretaría de Movilidad del municipio de Villavicencio para las vigencias 2012 al 2015, aunque identifica
algunos riesgos asociados a cada uno de los procesos, no toma los correctivos necesarios para poder
mitigarlos, reducirlos o transferirlos, como es el caso de la inasistencia a cursos por parte de los conductores,
prescripción de los procesos en cobro coactivo, caducidades de los procesos contravencionales,
exoneraciones por mal diligenciamiento del comparendo; igualmente, porque los agentes de tránsito no
asisten a las audiencias para ratificar la infracción cometida por el conductor, la no conciliación de las cuentas
bancarias de la Secretaría de Movilidad, falencias en la gestión documental y seguimiento a las PQRS, falta
de una base de datos consolidada de los procesos de cobro coactivo, deficiente seguimiento al recaudo
interno y externo; por lo tanto, al no encontrarse documentados, la Secretaría de Movilidad no realiza los
controles respectivos.
2.1.2.1.4 Controles preventivos y correctivos para los procesos o actividades
De acuerdo a los lineamientos, actividades correctivas y preventivas emitidas por la oficina de Control Interno
de Gestión de la alcaldía municipal en los planes de mejoramiento, a las observaciones detectadas
internamente por esta oficina y de los hallazgos manifestados por la Contraloría Municipal de Villavicencio a
través de los informes de auditoría para que la entidad subsanara las inconsistencias presentadas en cada
uno de los procesos, se evidenció que la Secretaría de Movilidad a través de sus funcionarios responsables
de cada una de las actividades, no cumplió en debida forma con la consecución de las mismas, por lo que su
resultado no fue eficaz, eficiente y efectivo, continuando en esta vigencia con las mismas fallas
administrativas.
2.1.2.1.5 Indicadores de gestión de la Secretaria de Movilidad del Municipio
Luego de revisar las carpetas de los informes trimestrales de autoevaluación de las vigencias 2013 al 2015 y
de las fichas técnicas de indicadores 2015-2016 de la Secretaria de Movilidad del Villavicencio, en estos se
anexa el formato diligenciado de “Ficha técnica de indicadores”, donde entre otros se encuentran los
indicadores “Gestión Inspecciones de Transito”, “Ejecuciones Fiscales Acuerdos de Pago Incumplidos” y
“Medir la operatividad del cobro coactivo” pertenecientes al subproceso “Administración de la movilidad” los
cuales tienen una periodicidad mensual y trimestral y miden eficacia y efectividad (esta última para el
indicador “Medir la operatividad del cobro coactivo”).
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11
Estos indicadores están compuestos como se describe a continuación:
Indicador: Gestión inspecciones de tránsito.

Objetivo del indicador: Medir la gestión de los procesos contravencionales que se fallan en audiencia.
1.
2.
3.
4.
Numerador: No. de procesos contravencionales a favor del municipio.
Denominador: No. de procesos contravencionales en audiencia.
Mide: Eficacia.
Periodicidad Mensual.

Objetivo del indicador: Mostrar la disminución del número de procesos contravencionales exonerados con
el fin de determinar los errores de procedimiento en la elaboración del comparendo que dieron lugar a la
exoneración y de esta manera aplicar planes de mejora.
1.
2.
3.
4.
Numerador: No. de procesos contravencionales exonerados.
Denominador: No. de procesos contravencionales en audiencia.
Mide: Eficacia.
Periodicidad Trimestral/mensual
La oficina de Cobro Coactivo cuenta con el siguiente indicador de gestión:
Indicador: Medir la operatividad del cobro coactivo.

Objetivo del indicador: acuerdos de pago incumplidos
1.
2.
3.
4.
Numerador: No. de acuerdos de pago incumplidos.
Denominador: No. de acuerdos de pago vigentes.
Mide: Eficacia.
Periodicidad trimestral.
Respecto a los objetivos planteados para estos indicadores, es necesario tener en cuenta que los indicadores
se diseñan con el fin de permitir como mínimo medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que
faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control de acuerdo a lo
establecido en el artículo 4 de la ley 872 de 2003, y que al ser analizados de acuerdo a las metas y los rangos
establecidos para cada indicador, se tomen las medidas del caso cuando no se cumplen los objetivos o metas
planteadas.
De igual forma, es necesario revisar la pertinencia de los indicadores, si éstos permiten llegar a conclusiones
relevantes o de impacto para el proceso y sirvan para la toma de decisiones.
2.1.2.1.6 Manual de procedimientos (operaciones) de la Secretaria de Movilidad
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INSPECCIONES DE TRÁNSITO, código 1701-P-MOV-03-V1 de fecha
07 de noviembre de 2013, de este procedimiento se evidenció lo siguiente:
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12
Actualmente la Secretaría de Movilidad cuenta con cuatro (04) inspecciones de tránsito, pero tanto en el
objetivo como en el alcance solo contemplan tres (3). La cuarta inspección de tránsito empezó a operar a
partir del año 2013, razón por la cual se requiere la actualización del procedimiento.
Con respecto al alcance del procedimiento, no se contemplan todas las actividades que realiza la inspección,
ya que en él se determina que “inicia con la recepción y radicación de la orden de comparendo” y que “finaliza
con la asignación de la inspección que tramitará el comparendo y con la entrega de resolución al usuario…”;
excluyendo de esta forma las diferentes situaciones que se pueden presentar con respecto al presunto
infractor y las acciones realizadas por la inspección; así mismo, es de resaltar que las posibles actividades
que dan fin al procedimiento es el pago de la totalidad de la multa, el traslado de la Resolución Sanción a la
oficina de Cobro Coactivo (bien sea porque el infractor no compareció o como resultado de la audiencia) o el
traslado a SERTRAVI (por Resolución de Exoneración como resultado de audiencia o la revocatoria) para el
cambio del estado en el sistema Qx y descargue del comparendo en el SIMIT.
En el desarrollo del procedimiento a través del flujograma no se detallan apropiadamente la secuencia de las
acciones. En la actividad 5 se encuentra un símbolo de decisión o alternativa por parte del presunto infractor;
para la opción SI, continúa con las actividades 6, 7 y 8, en esta última, debería incluirse un símbolo de término
de procedimiento. Retomando la actividad 5, para la opción NO, indica el procedimiento que continúa con la
actividad 8, lo cual es un error; ya que de esta opción continúa con una serie de actividades a partir del
numeral 9.
Cabe resaltar que la actividad 5 solo contempla las acciones a seguir cuando comparece el presunto infractor,
en la que el usuario puede decidir cancelar la multa, bien sea acogiéndose al descuento o mediante acuerdo
de pago y en caso contrario solicita audiencia pública. Falta incluir en el procedimiento, las acciones a seguir
ante la no comparecencia del presunto infractor, inicialmente dentro de los cinco días (para solicitar
audiencia), posteriormente a los treinta (30) días, culminando con la suscripción de la Resolución
Sancionatoria y remisión a la oficina de cobro coactivo.
Se puede presentar también, que el infractor solicite audiencia y no se presente en la fecha y hora
programada, situación en la cual la inspección asignada realiza la Resolución Sancionatoria para luego
remitirla a la oficina de cobro coactivo, finalizando el procedimiento.
En la actividad 12 (notificar), donde “se notifica al infractor la decisión tomada por parte de la inspección de
turno”, se presentan dos (2) alternativas: notificación de resolución sancionatoria o exoneración; falta incluir
en el procedimiento un símbolo de alternativa, en el que se indique las acciones a seguir cuando se emite la
resolución sancionatoria o de exoneración; para el primer caso, continuaría con la actividad 13 o puede
presentarse que el contraventor acepte la decisión; para el segundo caso (exoneración), llegaría a su fin el
procedimiento con el traslado a SERTRAVI para el cambio del estado en el sistema Qx y descargue del
comparendo en el SIMIT.
Las acciones planteadas en la actividad 13 (interpone apelación al fallo) donde reza: “El usuario después de
diez (10) días, después de notificado, puede solicitar revocatoria o apelación de recurso al fallo de primera
instancia y continúa inconforme con el fallo se puede ir a segunda instancia”, lo cual no corresponde al orden
establecido en el Artículo 76 de la Ley 1437 de 2011 que dice: “OPORTUNIDAD Y PRESENTACIÓN. Los
recursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o
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13
dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de
publicación, según el caso” y en el Artículo 142 de la Ley 769 de 2002, que dice: “RECURSOS. Contra las
providencias que se dicten dentro del proceso procederán los recursos de reposición y apelación. El recurso
de reposición procede contra los autos ante el mismo funcionario y deberá interponerse y sustentarse en la
propia audiencia en la que se pronuncie. El recurso de apelación procede sólo contra las resoluciones que
pongan fin a la primera instancia y deberá interponerse oralmente y sustentarse en la audiencia en que se
profiera”.
De esta actividad también se desprenden dos (2) alternativas, que el contraventor acepte el fallo del recurso
de reposición o continúe inconforme e interponga recurso de apelación; para el primer caso, finaliza con la
suscripción de acuerdo de pago o traslado de la Resolución Sancionatoria a la oficina de Cobro Coactivo.
Se deben tener en cuenta las eventualidades que se pueden presentar en la gestión que realizan las
Inspecciones de Tránsito, como son las respuestas a derechos de petición para solicitud de caducidades.
En el procedimiento de Gestión de Inspecciones de Tránsito no se contemplan todas las actividades que
realizan las inspecciones ni se detallan apropiadamente la secuencia de las acciones para el cumplimiento del
objetivo, conllevando a la ausencia de un efectivo control que permita el seguimiento y monitoreo de manera
adecuada y oportuna, que puede repercutir en las caducidades de las multas y sanciones por infracción de las
normas de tránsito.
PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO PARA EJECUCIONES FISCALES, código 1701-P-MOV-02-V2
de fecha 23 de septiembre de 2015, tiene como objetivo “Establecer los mecanismos para la realización de
los cobros coactivos provenientes de las sanciones impuestas por infracciones de tránsito cometidas por los
usuarios en las vías del perímetro urbano y jurisdicción de la ciudad de Villavicencio”.
El alcance contempla que “inicia con la recepción del acto administrativo o resolución sancionada por las
inspecciones de tránsito para proceder con el respectivo cobro coactivo y termina con la notificación al usuario
para que subsane la deuda, de otra manera se procede con el embargo y secuestro de bienes si los tiene”. Al
respecto, cabe resaltar que la recepción del acto administrativo o resolución sancionada provenientes de las
inspecciones de tránsito pueden derivarse de la Resolución Sanción emitida porque el infractor que no
compareció o como resultado de la audiencia pública de descargos; sin embargo, también puede iniciar con la
resolución sancionatoria que deja sin efecto los acuerdos de pago pasado los dos (2) meses de
incumplimiento, suscrita por el Secretario de Movilidad, la cual debe estar debidamente ejecutoriada.
En las generalidades, el procedimiento determina que “el siguiente instructivo tiene como finalidad establecer
el procedimiento para efectuar los cobros coactivos provenientes de las sanciones impuestas a los usuarios
que cometen infracciones de tránsito y que se presentan ante la Secretaría de Tránsito para definir la
contravención de las órdenes de citación o para comparecer ante una inspección de Movilidad”; cuando su
verdadero propósito es asegurar el recaudo, ya que una vez emitida la resolución sancionatoria y trasladada
a la oficina de cobro coactivo, se han agotado las acciones realizadas por las inspecciones y está fuera de su
competencia.
De acuerdo a lo anterior, el desarrollo del procedimiento iniciaría a partir de la actividad 5 con la recepción de
los expedientes, posteriormente en la actividad 6 falta incluir un símbolo de alternativa de los resultados
obtenidos en la revisión de la clasificación de los expedientes: si los comparendos ya han sido pagados, se
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14
debe dar traslado a SERTRAVI o al área de sistemas de la secretaria para el cambio del estado en el sistema
Qx y descargue del comparendo en el SIMIT; en caso contrario, si el comparendo continúa en estado de mora
verificar que las resoluciones sancionatorias se encuentren debidamente ejecutoriadas (actividad 7).
Las actividades 10, 11, 12 y 13 se pueden resumir en una sola que indique los mecanismos de notificación al
deudor, en donde se relacionan los cuatro tipos en el orden cronológico que llevan: personal, por correo, por
aviso o por publicación.
Las acciones que se pueden presentar dentro de los 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de la
notificación del Mandamiento de Pago para el cobro de la obligación, pueden ser: aceptar el pago de la multa
(cancelando la obligación o realizando acuerdo de pago) o presentar por escrito excepción al mandamiento de
pago; de esta forma, se hace necesario incluir un símbolo de alternativa en la actividad 14 y según la que
corresponda, se derivarán nuevas actividades.
Si el contraventor acepta el pago de la multa, se presentan dos alternativas: la cancelación de la totalidad de
obligación o la suscripción de un acuerdo de pago. Para el primer caso, se profiere auto de archivo por
terminación del cobro coactivo y se da traslado a SERTRAVI o al área de sistemas según el procedimiento
que se tenga para el cambio del estado en el sistema Qx y descargue del comparendo en el SIMIT, dando de
esta forma fin al procedimiento. Para el segundo caso, se proyecta la Resolución de Acuerdo de Pago, donde
el infractor cancelará el 25% de cuota inicial y el excedente se difiere en cuotas (según el reglamento interno
de cartera de rentas fiscales a favor del Municipio de Villavicencio), continuando con la actividad 18
(seguimiento al acuerdo de pago), donde nuevamente se presentan dos alternativas: el infractor cancela
todas las cuotas del acuerdo de pago o el infractor incumple el acuerdo de pago. En la primera opción, se
profiere auto de archivo por terminación del cobro coactivo y se da traslado a SERTRAVI o al área de
sistemas de la secretaria según el procedimiento para el cambio del estado en el sistema Qx y descargue del
comparendo en el SIMIT; por el contrario para la segunda opción, se profiere el acto administrativo que deja
sin vigencia el acuerdo de pago por incumplimiento y se continúa con el proceso de cobro coactivo.
Retomando la actividad 14, si el infractor decide presentar por escrito excepción al mandamiento de pago, se
presentan dos alternativas: que se prueben las excepciones (Artículo 833 del Decreto 624 de 1989) o que las
mismas no prosperen. Para el primer caso, se dará término a la orden de ejecución y se realizará el traslado a
SERTRAVI o el área de sistemas de la secretaria según procedimiento para el cambio del estado en el
sistema Qx y descargue del comparendo en el SIMIT, finalizando de esta forma el procedimiento. Para el
segundo caso, se continúa con la ejecución y se decretan las medidas cautelares (actividades 20 a 22).
2.1.2.1.7 Recepción de quejas y seguimiento a la correspondencia PQRSD.
En el Informe Trimestral de Seguimiento y Control de PQRSD 2015, presentado por la Secretaría de
Movilidad de Villavicencio, no se detalla con claridad el número total de peticiones cuyo objeto sea la solicitud
de prescripciones, revocatorias o caducidades de comparendos, ya que las estadísticas propuestas son
generalizadas.
Para indagar más sobre dichas peticiones la Contraloría Municipal de Villavicencio, realizó la respectiva
revisión a los libros de radicación, encontrando un promedio de 15 peticiones diarias y un total aproximado de
4.200 peticiones en el 2015, relacionadas con prescripciones o caducidades de comparendos.
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15
Dentro de los cuadros de radicación contenidos en el mencionado informe tampoco se incluyeron las
radicaciones y datos de peticiones de prescripciones, revocatorias o caducidades, por lo que la Contraloría
Municipal de Villavicencio seleccionó de forma aleatoria un número determinado de radicados para verificar
cumplimiento de términos, notificación y procedimiento.
Como herramienta normativa para esta fase de la auditoría se esgrime el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 y
el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, en los que se hace referencia al deber de la Oficina de Control Interno de
la entidad de incluir en su gestión administrativa interna una evaluación a las respuestas dadas por la alta
dirección de la entidad y la dependencia competente a los derechos de petición formulados por los
ciudadanos, con el fin de determinar si estos cumplen con los requisitos de oportunidad y materialidad
establecidos por la ley.
La Contraloría Municipal de Villavicencio realizó el seguimiento a los derechos de petición relacionados con
prescripciones y solicitudes de caducidades de comparendos, en la vigencia 2015, encontrando que hay fallas
en la debida notificación de las respuestas a los peticionarios.
Para sustentar este análisis, en esta auditoría a la Secretaría de Movilidad de Villavicencio, se realizó un
muestreo de 26 derechos de petición de caducidades y 16 de prescripciones con las siguientes
observaciones:

No existe un procedimiento único para el trámite de las peticiones, ya que algunos expedientes incluyen
nota interna de remisión, documento con el que el titular de la entidad delega a la dependencia
competente de analizar y responder las solicitudes.

En algunos expedientes consultados como el de la petición bajo radicado 17213 de Diciembre 29 de
2014, no hay evidencia de haberse notificado la respuesta, incluso en este caso no existe respuesta
adjunta.

No se prioriza la notificación personal aún teniendo en el escrito de petición la dirección del solicitante, ya
que como se corroboró en el derecho de petición radicado 01826 de febrero 6 de 2015, se obliga al
ciudadano a acudir al despacho de la entidad para notificarse. En el ITSC presentado por la SMV se
indica que las notificaciones fueron de manera personal o por correo electrónico, pero no reconoce esta
inoportuna manera de notificar al peticionario, cuando éste indica la dirección en la que puede ser
notificado de manera personal.

Se evidencian sensibles retrasos en las notificaciones de respuestas a peticionarios. Como prueba se
expone el caso de la petición radicada 02787 del 23 de febrero de 2015, en donde la respuesta está
fechada el 25 de febrero, pero el sello de notificado es del 13 de octubre de 2015; es decir, casi 8 meses
después de haber sido elevada la petición, sin encontrarse justificación alguna para ese notorio
incumplimiento de los términos. No puede la entidad ampararse en inexistencia de medios idóneos para
notificar a la peticionaria, ya que ésta aportó en su escrito un correo electrónico y número celular,
entendiéndose que por esos medios podía ser informada de la respuesta o para que compareciera a
recibir la notificación (en el expediente no hay otra evidencia de notificación). Otro proceso cuestionado
con esta observación es el 15338 del 7 de diciembre de 2015, siendo notificado el ciudadano el 27 de
enero de 2016, es decir 34 días hábiles después, superando la regla general de 15 días hábiles.
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16

No hay una clara trazabilidad de las peticiones. Como se mencionó en un ítem anterior, no todos los
expedientes poseen una nota interna remisoria. No hay un procedimiento definido que se aplique a todos
los trámites de las peticiones de prescripciones y caducidades.
2.1.2.1.8 Inspecciones de Transito, Procesos para el Cobro Coactivo de las obligaciones generadas en la
Secretaria de Movilidad, estado de comparendos y el recaudo correspondiente a las vigencias 2012 al 2015.
INSPECCIONES DE TRÁNSITO
La Secretaria de Movilidad de Villavicencio, actualmente tiene cuatro (4) inspecciones de transito adscritas a
la Dirección de Servicios de Movilidad encargadas según sea el caso a resolver derechos de petición, tutelas,
declarar caducidades, revocatorias, exoneraciones y fallos sancionatorios. El consorcio SERTRAVI a través
del sistema QX-tránsito distribuye las audiencias según la inspección encargada para cada mes, ellos de
acuerdo a sus funciones tienen la potestad de expedir resoluciones sancionatorias de 30 días, fallos sanción
de los contraventores que solicitan audiencia o decretar las exoneraciones, estas resoluciones se deben
remitir según sea el caso a la oficina de cobro coactivo debidamente ejecutoriada para que esta oficina
genere el mandamiento de pago o se debe enviar al consorcio SERTRAVI para su descarga como son las
exoneraciones, caducidades y revocatorias.
Se pudo evidenciar que las inspecciones de tránsito no están realizando eficientemente los traslados
correspondientes de los fallos sanción, los incumplimientos de los acuerdos de pago a la oficina de cobro
coactivo, tal como se evidencia en las miles de resoluciones de prescripción decretadas durante el periodo
comprendido entre junio de 2012 a diciembre de 2015, donde el jefe de cobro coactivo dentro de sus
consideraciones en las resoluciones de prescripción resalta no se emitió la resolución sancionatoria por
parte del inspector, información que fue corroborada por el equipo auditor en trabajo de campo, ya que no
existe control y seguimiento por parte de la Dirección de Servicios de Movilidad.
Una vez revisados los informes de gestión de las inspecciones y en oficios allegados al Secretario de
Movilidad donde los inspectores manifiestan que no se han podido imprimir las resoluciones sancionatorias
debido a la falta de impresoras, tintas, resmas de papel oficio y carta, que no poseen personal para sustanciar
los procesos llevados a cabo, situación que conlleva a caducidades o a prescripciones de la acción de cobro
según sea el caso, por lo que se observó que en la vigencia 2015, las inspecciones de tránsito allegaron de
manera masiva resoluciones sanción de vigencias anteriores que estaban a punto de prescribir, toda vez que
no existe una política de eficiencia administrativa.
Igualmente se revisó el archivo donde los inspectores almacenan los documentos y se evidencia que no son
las más adecuadas para la conservación de los expedientes.
1. COMPARENDOS EXONERADOS VIGENCIAS 2012 AL 2015.
REVISIÓN DE RESOLUCIONES DE EXONERACIONES REALIZADAS POR LAS INSPECCIONES DE
TRANSITO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO:
En el proceso auditor se evidenció, que en la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio existen
cuatro (4) inspecciones de transito que conocen de las infracciones de tránsito en desarrollo de este proceso,
y conforme a la normatividad los comparendos que imponen los agentes de tránsito permiten a los
presuntos infractores dentro del término legal solicitar ante las autoridades de transito audiencia a fin de
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17
probar que la infracción de tránsito que le imputan no fue cometida por ellos o está justificada; en desarrollo
de este mandato los señores inspectores de transito ejercen gestión fiscal cuando expiden resoluciones de
exoneración por infracciones de tránsito, ya que conforme al material probatorio tiene la potestad de exonerar
del pago o sancionar al implicado en la infracción de tránsito.
A fin de verificar que las resoluciones de exoneración realizadas por las inspecciones de tránsito se ajusten a
la normatividad, se confrontó que su material probatorio fuera congruente con la infracción cometida, se
practicó revisión a una muestra de 263 resoluciones que se extrajeron de las vigencias 2012, 2013, 2014 y
2015, a cada una de las inspecciones de tránsito. Tal como se muestra en cuadro siguiente:
Inspección primera
42
Inspección segunda
41
Inspección tercera
47
Inspección cuarta
133
Visto los actos administrativos objeto de la muestra, se concluye que 257 resoluciones de exoneración se
ajustan a la normatividad y tienen su soporte probatorio, por tal motivo se encuentra justificado el beneficio de
la exoneración a la infracción de tránsito.
2. CADUCIDADES DECRETADAS EN LAS VIGENCIAS 2012 AL 2015.
La Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio, entregó a la auditoria información concerniente a las
caducidades decretadas por los inspectores de tránsito durante las vigencias 2012 al 2015; cabe resaltar que
para la vigencia 2015 las inspecciones rindieron estos datos mediante el formato F25b_CMV, según la
resolución de rendición de cuentas emanada por el órgano de control, en que se reportaron la extinciones de
acción de cobro, toda vez no se realizó la audiencia por parte de las inspecciones para fallo sancionatorio o
para la exoneración respectiva. Se pudo evidenciar que para las vigencias 2012, 2013, 2014 y 2015, se
presentaron 862, 844, 1.213 y 1.148 caducidades respectivamente, para un total de las cuatro (4) de 4.067
como se relaciona en el siguiente cuadro:
VIGENCIA
2012
2013
2014
2015
TOTAL
NÚMERO DE
COMPARENDOS
862
844
1.213
1.148
4.067
3. PROCESOS CONTRAVENCIONALES PENDIENTES DE FALLO
Se solicitó al Consorcio Servicios de Movilidad, información relacionada con las actuaciones de las
inspecciones de tránsito referente a los procesos contravencionales que aparecen en el sistema Qx-Tránsito
en estado “audiencia” de las vigencias 2012 al 2015, en donde el Consorcio remitió información con 725
comparendos que se desconocía el fallo emitido por el inspector en ese momento y que no se encontraba
radicada en el sistema la respuesta; es decir, son procesos pendientes de fallo por parte de la Inspección, por
lo que el grupo auditor envió la base de datos a las inspecciones para saber el estado actual de los
comparendos en mención, dando contestación a cada uno de ellos en la siguiente forma como se describe a
continuación:
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18
ÍTEM
1
INSPECCION QUE DEBE
TRAMITAR SEGÚN Qx
CANTIDAD DE COMPARENDOS
CONCEPTO
21
1
2
1
Exonerados
H02 Pedagógico
Se encuentra en la inspección 2 en audiencia.
No tiene audiencia
Revisado el archivo físico de la inspección esa audiencia
no se halló, teniendo en cuenta que la audiencia la
programa SERTRAVI fuera de los 5 días hábiles
Sancionado
Sancionado por la inspección 4
En pruebas
Caducidad
Exonerados
Procesos que no se encontraron
Sancionados
Sancionado por la inspección 4
Exonerado con recursos
Exonerado en segunda instancia
Exonerados en primera instancia
Sancionados
Se solicitó por derecho de Petición y no se allegó a la
inspección.
En pruebas
Exonerados
Sancionados
No se sabe que paso
INSPECCION PRIMERA
4
2
INSPECCION SEGUNDA
3
INSPECCION TERCERA
56
1
3
4
54
30
169
1
1
3
14
58
1
4
INSPECCIÓN CUARTA
6
45
249
1
El equipo auditor tomó una muestra de estos comparendos para la verificación de la información, encontrando
que muchos procesos contravencionales se fallan después de los seis (6) meses por parte de los inspectores,
generando el riesgo de caducidades; igualmente, se puede evidenciar que no existe una comunicación
interna entre el resultado presentado por los inspectores de tránsito y lo registrado en el sistema Qx, lo que
significa que el sistema no se encuentra actualizado conforme a lo establecido en el Contrato de Concesión
776 de 2010, debido a que no existe un procedimiento establecido entre la Secretaría de Movilidad y el
Consorcio SERTRAVI, para el seguimiento y control de los procesos contravencionales de las inspecciones
por parte de la Dirección de Servicios de Movilidad.
COBRO COACTIVO
La oficina de cobro coactivo adscrita a la Dirección de Servicios de Movilidad es la que se encarga de iniciar
los mandamientos de pago de las resoluciones sancionatorias, resoluciones de incumplimiento de los
acuerdos de pagos emitidos por las inspecciones de tránsito o por el Secretario de Movilidad,
correspondientes a las infracciones por multas de tránsito del municipio de Villavicencio, con el objetivo de
establecer los mecanismos necesarios para realización de los cobros provenientes de estas sanciones; sin
embargo, actualmente en esta dependencia también se realizan otras actividades distintas a su esencia
principal que es el cobro del dinero adeudado por los infractores, como son: respuesta a derechos de petición,
trámites de quejas, decretar las prescripciones, y hasta la vigencia 2015 suscripción de acuerdos de pago de
comparendos que no poseían procesos pertenecientes a la oficina de cobro coactivo, toda vez que esta
facultad antes de mediados del año 2015 la debían realizar la inspecciones de tránsito y a partir de junio están
a cargo del Secretario de Movilidad del municipio.
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19
Se observó que en esta área, la planta de personal es muy mínima para todos los trámites que efectúan
diariamente, dejando al lado o muy lentamente el cobro de las obligaciones, toda vez que hasta la fecha de
esta auditoria los procesos aperturados en cobro coactivo pertenecen a comparendos de la vigencia 2013,
igualmente con la resoluciones de incumplimiento de los acuerdos de pago, dejando un lapso de casi tres (3)
años para el trámite del mandamiento de pago y su respectiva notificación, debido principalmente a la falta de
papel para la impresión de dichos mandamientos de pago y además que el municipio de Villavicencio no
provee oportuna y suficientemente las guías de correspondencia, con el fin que no se generen prescripciones
por no iniciar la acción de cobro o por otras razones que son de carácter administrativo.
Con respecto a los procesos aperturados de las vigencias auditadas, se observó que no existe una
verificación previa al estado del comparendo de manera automática para su cambio en SIMIT, ya que la
oficina de cobro coactivo realiza el mandamiento de los comparendos sancionados y envía esta relación al
Consorcio SERTRAVI para que realice la depuración pertinente, después de este proceso los devuelve
clasificados ya sea pagados, exonerados, con errores, entre otros; posterior a esto, la Secretaria de Movilidad
debe realizar la verificación nuevamente para que esos procesos aperturados se cierren, según su estado
diferente a adeudado, y este último a su vez, para que el Consorcio SERTRAVI actualice el estado en SIMIT,
ya que se encuentra en cobro coactivo.
Lo anterior evidencia una ineficiencia administrativa en los procesos, porque no se revisa inicialmente el
estado actual del comparendo antes de generar un mandamiento de pago, esto se debe a que no existe un
sistema de información integrado que muestre la trazabilidad de cada uno de los comparendos desde que se
radica en el sistema, pasando por las inspecciones de tránsito, cobro coactivo y terminando en el recaudo y
su respectiva distribución de ingresos. Aunque el sistema Qx, que es el aplicativo que utiliza y administra
SERTRAVI para la parte contravencional y de automotores, es el que permite llevar esta trazabilidad, se debe
tener en cuenta que para lo referente a procesos de cobro coactivo, como no está incluido en el contrato de
concesión, no permite que haya celeridad en los trámites realizados entre el concesionario y la oficina de
cobro, por lo que se presentan demoras en el cierre de los procesos y actualización del sistema de forma
oportuna, ya que algunos se encuentran pagados, exonerados, entre otros; novedad evidenciada no solo en
la relación que envía la Secretaria de Movilidad a SERTRAVI de los procesos recientemente abiertos, sino
también en los procesos iniciados en cobro coactivo de las vigencias anteriores, los cuales presentan esta
misma situación.
La Secretaria de Movilidad del municipio a través de la oficina de cobro coactivo, con el ánimo de mejorar sus
procesos y procedimientos de esta dependencia, necesita establecer un parámetro de seguimiento y control
que le permita identificar cuáles procesos de cobro coactivo, incluidos los generados por incumplimientos de
acuerdo pago, ya se encuentran en estado pagado, con el propósito de depurar dichos procesos
automáticamente. Como el lapso comprendido desde que llega cualquier tipo de resolución sancionatoria a la
oficina de cobro coactivo es tan largo (de tres (3) años), se estarían evitando demandas contra el municipio y
procesos penales y disciplinarios, toda vez que si el contraventor canceló su comparendo en vigencias
anteriores y se le apertura un proceso coactivo y se decretan medidas cautelares o embargos, el municipio
incurriría en sanciones por estos hechos.
Igualmente se evidenció desactualización del sistema Qx en algunos casos, puesto que los contraventores
pagaron su infracción por el sistema SIMIT y en el sistema contravencional interno Qx aparecen en estado
“se adeuda”, generando inconsistencias en la validación de la información entre SIMIT y sistemas QX; ya que
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la oficina de cobro coactivo toma como base este aplicativo interno de consulta, el cual tiene una casilla que
identifica en el estado del comparendo si se encuentra en cobro coactivo o no, con el fin de realizar la
apertura del proceso; por lo tanto, la Secretaria de Movilidad debe establecer un seguimiento y control del
recaudo externo procurando que la información relacionada por el sistema SIMIT al consorcio SERTRAVI
realice el cambio de estado oportunamente, para que no se presenten estas diferencias.
Con respecto a las bases de datos utilizadas por la oficina de cobro coactivo para inicio y seguimiento a los
procesos por los diferentes tipos de sanciones, ya sean las provenientes de las inspecciones de tránsito
municipal por resoluciones sanción, del secretario de movilidad por resoluciones de incumplimiento a los
acuerdos de pago o seguimiento a los fallos sancionatorios; se observó que estas bases se encuentran
divididas por cada uno de los funcionarios del área, en donde cada cual lo personaliza a su acomodo, toda
vez que al revisar cada una de las base de datos, estas poseen conceptos y estructuras diferentes las cuales
no están consolidadas, ni uniformes; de igual forma, no hay seguridad en estas bases de datos ya que están
en equipos locales de cada funcionario expuestos a pérdida o extracción de información reservada, lo que
dificulta la trazabilidad al comparendo cuando pasa a la gestión de cobro, debido a que algunas no poseen el
concepto de número del comparendo y fecha; por lo tanto se hace necesario que la Secretaría de Movilidad
realice una depuración de las bases de datos de cobro coactivo y confrontarlos con el archivo físico,
verificándolos con el sistema contravencional, ya que muchos han cambiado de estado y se requiere hacer
las modificaciones pertinentes.
Para los comparendos de las vigencias 2011 y anteriores analizados en la pasada auditoria, se observó una
base de datos de procesos aperturados por la empresa R&T y la oficina de cobro coactivo, igualmente se
estableció una muestra de procesos en físico en el que se evidenció que aunque poseían mandamiento de
pago, no se hizo la notificación correspondiente, lo que generó prescripciones en la acción de cobro. Cabe
destacar que para los años 2014 y 2015 la oficina de cobro coactivo ha intensificado los esfuerzos en tratar de
detener estas prescripciones por acción de cobro, por lo que a la fecha de la auditoria se han aperturado
procesos a comparendos de resoluciones sanción e incumplimiento de acuerdo de pago hasta junio del 2013,
por lo que se evidencia un margen de tan solo dos (2) meses para que no existan prescripciones; sin
embargo, esta gestión se está viendo afectada porque no están dadas todas las condiciones operativas como
son: papel para impresión de los mandamientos de pago y los oficios de notificación, continuidad del personal
a cargo de los procesos coactivos y así mismo guías de correspondencia para su respectiva notificación.
La oficina de cobro coactivo suscribió acuerdos de pagos de comparendos que no tenían mandamiento de
pago, siendo esta función de otra dependencia; hasta septiembre del 2015 lo debían hacer según los
procedimientos cada una de las inspecciones de tránsito, a la fecha lo está realizando el despacho con firma
mecánica según plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Municipal de Villavicencio como resultado
de la queja interpuesta por la policía de carreteras. En ninguno de los dos casos se está efectuando el
seguimiento a estos acuerdos con el propósito que si se presenta incumplimiento, de acuerdo a lo estipulado
en el manual de cartera, se emitan las resoluciones de incumplimiento que dejan sin efecto dicho acuerdo y
su respectiva notificación para correr traslado a cobro coactivo.
Al revisar el almacenamiento y custodia de los fallos sancionatorios, derechos de petición, acuerdos de pago,
prescripciones, entre otros, se evidenció que la Secretaria de Movilidad no está cumpliendo en debida forma
con la organización de los expedientes; al examinar el espacio donde reposa el archivo físico de las vigencias
2012 y anteriores, se observó que las condiciones no son las más adecuadas, ya que se encuentran
expuestos al deterioro por humedad, condiciones ambientales, polvo, contaminación de vectores, desorden
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21
de archivo. Igualmente, en la oficina donde funciona el área cobro coactivo hay un módulo donde se
encuentra el archivo de la vigencia 2012 al 2016, se evidencia falta de seguridad de los expedientes, toda
vez que esta dependencia atiende público y en la misma circula demasiado personal ajeno a la entidad; así
mismo, no queda espacio de almacenamiento, ya que se evidencia que el modulo está ocupado en un 100%,
y se utilizan las oficinas de los funcionarios para guardar esta información, lo que puede generar pérdida de
información física, por lo que no existe en la Secretaria de Movilidad un archivo físico y magnético único que
permita suministrar datos precisos y oportunos de la información.

PROCESOS EN COBRO COACTIVO VIGENCIAS 2012 AL 2015
El equipo auditor tomo una muestra de cien (100) procesos que se encuentra en cobro coactivo para realizar
el análisis de auditoria, como se describe a continuación:
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
1
2
3
Nº COMPARENDO
50001000000002155634
50001000000002154483
50001000000002153093
Nº PROCESO
000000048808212
000000048807612
000000048806112
4
50001000000002156852
000000048810612
5
P9999999900000000673601
000000048812012
6
50001000000002153578
000000048806612
7
P99999999000000670498
000000048812212
8
50001000000002155107
000000048808112
9
50001000000002152659
000000048805912
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
FECHA
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
VALOR COBRO
283.350
283.350
94.450
283.350
566.700
151.120
566.700
151.120
151.120
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22
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
10
11
12
Nº COMPARENDO
50001000000002157101
P99999999000000672921
P99999999000000673348
Nº PROCESO
000000048811012
000000048812312
000000048812712
13
50001000000002157252
000000048811412
14
50001000000002155842
000000048809012
15
50001000000002153098
000000048806312
16
50001000000002155635
000000048808312
17
18
19
20
P99999999000000670985
P99999999000000673603
50001000000002154085
50001000000002156051
000000063383912
000000062662212
000000048807212
000000048809312
21
50001000000002153636
000000048806812
22
50001000000002154020
000000048806912
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
FECHA
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
VALOR COBRO
566.700
151.120
566.700
283.350
283.350
94.450
151.120
151.120
151.120
151.120
283.350
283.350
151.120
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23
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
Nº COMPARENDO
Nº PROCESO
23
P99999999000000673652
000000063384012
24
50001000000002155854
000000048809212
25
26
27
28
29
P99999999000000673651
P99999999000000670309
50001000000002154084
50001000000002156801
50001000000002155360
000000048812912
000000048812112
000000048807112
000000048813112
000000048813012
30
P99999999000000673334
000000049120212
31
50001000000002156503
000000049117012
32
50001000000002152792
000000049110412
33
P99999999000000673333
000000049120112
34
50001000000002156110
000000049115612
35
50001000000002156904
000000049118512
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
FECHA
VALOR COBRO
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
566.700
151.120
566.700
151.120
151.120
283.350
283.350
283.350
151.120
94.450
283.350
283.350
283.350
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24
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
36
37
Nº COMPARENDO
50001000000002156856
50001000000002155034
Nº PROCESO
000000049118212
000000049113312
38
50001000000002156405
000000049116712
39
50001000000002156211
000000049116412
40
50001000000002156759
000000049117612
41
50001000000002156854
000000049118012
42
43
44
45
46
47
50001000000002156760
50001000000002156855
50001000000002156507
50001000000002157009
50001000000002156407
50001000000002156903
000000049117712
000000049118112
000000049117312
000000049119012
000000049116912
000000049118412
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
FECHA
VALOR COBRO
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
283.350
283.350
283.350
283.350
283.350
283.350
283.350
283.350
94.450
94.450
283.350
283.350
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25
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
Nº COMPARENDO
Nº PROCESO
48
50001000000002156504
000000049117112
49
50001000000002155364
000000049114512
50
51
52
53
54
55
50001000000001528538
50001000000001529558
50001000000001529501
50001000000001529378
50001000000001529075
P99999999000000440641
49110112
524/2014
525/2014
526/2014
527/2014
528/2014
56
P99999999000000440644
529/2014
57
P99999999000000441168
530/2014
58
50001000000001529416
531/2014
59
50001000000001528944
532/2014
60
P99999999000000325261
533/2014
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
FECHA
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-09-12
2014-09-12
2015-02-01
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
VALOR COBRO
94.450
283.350
151.120
535.650
535.650
267.825
267.825
267.825
142.840
267.825
535.650
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26
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
61
62
63
Nº COMPARENDO
P99999999000000441239
50001000000001528274
50001000000001528220
Nº PROCESO
534/2014
535/2014
536/2014
64
50001000000001529561
537/2014
65
P99999999000000502104
538/2014
66
P99999999000000440942
396/2014
67
P99999999000000441161
397/2014
68
69
70
71
P99999999000000441530
P99999999000000439416
P99999999000000442520
50001000000001532451
398/2014
399/2014
400/2014
401/2014
72
P99999999000000442521
402/2014
73
50001000000001529406
403/2014
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
FECHA
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
27/10/2014
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
VALOR COBRO
142.840
267.825
535.650
267.825
535.650
535.650
267.825
803.375
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27
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
Nº COMPARENDO
Nº PROCESO
74
P99999999000000440944
404/2014
75
50001000000001529206
405/2014
76
77
78
79
80
P99999999000000442707
50001000000001529351
50001000000001528978
P99999999000000441364
P99999999000000441364
406/2014
407/2014
408/2014
409/2014
410/2014
81
50001000000001529070
270/2014
82
50001000000001528706
271/2014
83
50001000000001529530
272/2014
84
50001000000001531299
273/2014
85
50001000000001530053
274/2014
86
50001000000001531134
275/2014
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
FECHA
VALOR COBRO
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-09-12
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
142.840
267.825
267.825
267.825
267.825
267.825
267.825
267.825
267.825
267.825
267.825
535.650
267.825
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28
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
87
88
Nº COMPARENDO
50001000000001530581
50001000000001529469
Nº PROCESO
276/2014
277/2014
89
P99999999000000502710
278/2014
90
50001000000001531579
279/2014
91
P99999999000000440276
280/2014
92
50001000000001529661
281/2014
93
94
95
96
97
98
5000100000000151754
50001000000001528492
P99999999000000440277
50001000000001531271
50001000000001531693
50001000000001529075
282/2014
283/2014
284/2014
285/2014
286/2014
287/2014
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
FECHA
VALOR COBRO
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
19/02/2015
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-11-18
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
535.650
535.650
267.825
267.825
535.650
267.825
535.650
267.825
142.840
267.825
803.475
267.825
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29
MUESTRA ANALIZADA EN PROCESOS EN COBRO COACTIVO- SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ITEM
Nº COMPARENDO
Nº PROCESO
99
50001000000001528674
288/2014
100
50001000000001526215
289/2014
ACTUACIONES PROCESALES
CLASE DE PROVIDENCIA (AUTO)
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
Mandamiento de Pago
citación notificación
Notificación mandamiento de pago
investigación de bienes
FECHA
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
2014-01-10
2014-01-10
2014-10-11
VALOR COBRO
535.650
267.825
Revisada la muestra de los procesos que se encuentran en cobro coactivo, se advierte que la investigación
de bienes se encuentra en proceso, ya que existe oficio con base de datos en CD dirigido al Consorcio
SERTRAVI, donde la oficina de cobro coactivo solicita la verificación de bienes automotores registrados a
nombre de los ejecutados relacionados en base de datos adjunta. Igualmente, solicita la verificación de bienes
inmuebles de estos ejecutados a la oficina de instrumentos públicos de Villavicencio, pero esta entidad debido
al cúmulo de personas relacionadas para verificar, solicitó mediante oficio a la Secretaria de Movilidad que
designara un funcionario para realizar dichas consultas de bienes inmuebles, debido a que la
Superintendencia de Notariado y Registro carece de personal suficiente para esta labor. Se percibe que falta
más gestión en la investigación de bienes ya que solo existe evidencia de verificación en dos entidades como
son SERTRAVI y la oficina de Instrumentos Públicos de Villavicencio, faltando por oficiar para la indicación de
bienes a otras entidades como el Instituto de Tránsito del Meta, Secretaria de Tránsito de Acacías (como
mínimo), por lo que no se han decretado las medidas cautelares y los embargos correspondientes. Otro
aspecto importante para resaltar es que la Alcaldía de Villavicencio no ejerce una política ni estrategia para
ayudar a la oficina de cobro coactivo para el recaudo de estos recursos, toda vez que carece de un sistema
de información integrado contravencional, no hay herramientas tecnológicas, recursos económicos, recursos
físicos, recursos humanos; limitándose únicamente a los elementos tecnológicos suministrados por el
Consorcio SERTRAVI según contrato 776 del 2010, en el cual no está incluido el módulo de cobro coactivo.
Una vez analizado el recaudo realizado por el área de cobro coactivo de las vigencias auditadas y los gastos
administrativos de esta área, se presenta un desequilibrio económico para la administración municipal en el
sentido que son mayores los gastos en comparación con el recaudo percibido; sin embargo, si la Alcaldía
provee todas las herramientas e invierte recursos en el área de cobro coactivo, la entidad logrará a mediano
plazo obtener rentabilidad financiera.

PRESCRIPCIONES DECRETADAS EN LAS VIGENCIAS 2012 AL 2015
El equipo auditor revisó el 100% de las prescripciones decretadas por la Secretaria de Movilidad del municipio
de Villavicencio correspondiente a las vigencias 2012 al 2015, información que fue entregada por la oficina de
cobro coactivo mediante bases de datos y formato 25b el cual rindió a la Contraloría Municipal mediante
resolución 100-08-0371 del 24 de diciembre de 2015; igualmente el consorcio SERTRAVI reportó información
de las resoluciones de prescripción, puesto que esta empresa hasta febrero del 2016 era la encargada de
descargar estos fallos en el sistema de información QX y enviar los listados al SIMIT para su posterior
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30
desmonte del sistema nacional. Todas estas bases de datos se confrontaron con el archivo físico
encontrándose lo siguiente:
1. Algunas resoluciones de prescripción aparecen con el mismo número de radicado prescribiendo
comparendos con distinto número, evidenciándose desorden en la entrega de radicados para cada una
de las ellas.
2. No aparecen algunas prescripciones con el reporte del estado de cuenta, en el que se identifica el valor
del comparendo con los respectivos intereses.
3. La información de las bases de datos no son consistentes, ya que en físico aparecen muchas más
resoluciones de prescripción, es decir, que la Secretaria de Movilidad no reportó la información de
manera completa.
4. Se evidenció que en varios derechos de petición, donde el contraventor solicitó la prescripción de un
comparendo y tiene derecho a la misma, la oficina de cobro coactivo se lo niega por tener proceso de
cobro coactivo, sin embargo, no se determinó dentro del escrito el número de mandamiento de pago al
que hace relación y posteriormente mediante otra resolución días después le concede la prescripción.
5. La oficina de cobro coactivo está emitiendo resoluciones de prescripción, estableciendo en el
considerando que el inspector no emitió la resolución sanción debidamente ejecutoriada a cobro
coactivo, observándose que este tipo de fallo no es una prescripción sino una caducidad y lo firma la jefe
de cobro coactivo, así hubiesen pasado los tres (3) años como lo estipula la Ley 769 de 2002 para las
prescripciones.
ANÁLISIS Y COMPORTAMIENTO DEL ESTADO DE LAS INFRACCIONES Y MULTAS DE TRÁNSITO DE
LAS VIGENCIAS 2012, 2013, 2014 Y 2015
Una vez revisada la información relacionada por la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio
referentes al estado de los comparendos interpuestos y radicados por los agentes de tránsito y policía de
carreteras correspondiente a las vigencias 2012, 2013, 2014 y 2015 se muestra lo siguiente:
Para la vigencia 2012 se registraron 23.009 comparendos por valor de $7.627.416.257 y para el periodo 2013
se cargaron en el sistema 14.280 infracciones de tránsito por valor de $5.328.158.639, en el que se presentó
una disminución del valor de un 30.14% total de los comparendos; en el año 2014 se aplicaron 14.798 multas
por un valor de $9.138.012.664, incrementándose en un 71.50% y para la vigencia 2015, se incrementó el
número de comparendos a 30.837 por un valor de $13.834.645.768 equivalentes a un 51.40%, con respecto a
al año anterior, para un valor total de las cuatro vigencias de $35.928.233.328.
Cifras expresadas en pesos
VIGENCIA
2012
2013
2014
2015
TOTAL
COMPARENDOS
23.009
14.280
14.798
30.837
82.924
VALOR
7.627.416.257
5.328.158.639
9.138.012.664
13.834.645.768
35.928.233.328
VARIACION $
0
-2.299.257.618
3.809.854.025
4.696.633.104
-
VARIACION %
0
-30.14%
71.50%
51.40%
-
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31
De acuerdo a la participación para la vigencia 2012, de los 23.009 comparendos interpuestos, 5.529 ya fueron
cancelados por los contraventores equivalentes al 24.03% y con respecto al valor recaudado por la Secretaria
de Movilidad por este concepto, se obtuvo un valor de $1.770.282.271 pesos correspondientes al 23.21% del
valor total.
En cuanto a los acuerdos de pago se suscribieron en esta vigencia 1.226 que equivalen a $415.391.100, para
un 5.45% del valor total de estos comparendos.
Respecto a los comparendos con acuerdo de pago incumplidos se puede observar que para el año 2012,
2.322 infractores violaron estos acuerdos cuyo monto asciende a $816.784.710 equivalentes al 10.71% del
valor total de los comparendos.
La Secretaria de Movilidad ha decretado 526 exoneraciones por valor de $83.418.240 de los 23.009
comparendos registrados en la vigencia 2012, equivalentes al 1.09% del valor total.
Una vez revisadas las bases de datos se observó que para este periodo, 13.406 contraventores presentan
deuda por valor de $4.541.539.936 equivalentes a un 59.54% del valor total.
Cifras expresadas en pesos
VIGENCIA
2012
COMPARENDOS
5.529
1.226
2.322
526
13.406
23.009
ESTADO
PAGADO
ACUERDO DE PAGO
ACUERDO DE PAGO
INCUMPLIDO
EXONERADO
CON DEUDA
TOTAL
VALOR
1.770.282.271
415.391.100
816.784.710
83.418.240
4.541.539.936
7.627.416.257
%PART
23,21%
5,45%
10,71%
1,09%
59,54%
100,00%
Para la vigencia 2013, de los 14.280 comparendos interpuestos, 2.992 ya fueron cancelados por los
contraventores equivalentes al 20.95% y con respecto al valor recaudado por la Secretaria de Movilidad por
este concepto, se obtuvo un valor de $1.021.428.839 pesos correspondientes al 19.17% del valor total.
En cuanto a los acuerdos de pago se suscribieron en esta vigencia 243 que equivalen a $85.674.000 para un
1.61% del valor total de estos comparendos.
Respecto a los comparendos con acuerdo de pago incumplidos se puede observar que para el año 2013,
1.425 infractores violaron estos acuerdos cuyo monto corresponde a $555.918.150 equivalentes al 10.43%
del valor total de los comparendos.
La Secretaria de Movilidad ha decretado 153 exoneraciones por valor de $31.105.950 de los 14.280
comparendos registrados en la vigencia 2013, equivalentes al 0.58% del valor total.
Una vez revisadas las bases de datos se observó que para este periodo, 9.467 contraventores presentan
deuda por valor de $3.634.031.700 equivalentes a un 68.20% del valor total.
Cifras expresadas en pesos
VIGENCIA
2013
COMPARENDOS
2.992
243
1.425
153
ESTADO
PAGADO
ACUERDO DE PAGO
ACUERDO DE PAGO
INCUMPLIDO
EXONERADO
VALOR
1.021.428.839
85.674.000
555.918.150
31.105.950
%PART
19,17%
1,61%
10,43%
0,58%
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Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896
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32
VIGENCIA
COMPARENDOS
ESTADO
9.467 CON DEUDA
14.280 TOTAL
VALOR
3.634.031.700
5.328.158.639
%PART
68,20%
100,00%
Para la vigencia 2014, de los 14.798 comparendos interpuestos, 2.285 ya fueron cancelados por los
contraventores equivalentes al 15.44% y con respecto al valor recaudado por la Secretaria de Movilidad por
este concepto, se obtuvo un valor de $796.440.348 pesos correspondientes al 8.72% del valor total.
En cuanto a los acuerdos de pago se suscribieron en esta vigencia 292, que equivalen a $114.430.409 para
un 1.25% de participación del valor total de estos comparendos.
Respecto a los comparendos con acuerdo de pago incumplidos se puede observar que para el año 2014,
1.024 infractores violaron estos acuerdos cuyo monto corresponde a $404.623.298 equivalentes al 4.43% del
valor total de los comparendos.
La Secretaria de Movilidad ha decretado 80 exoneraciones por valor de $31.271.759 de los 14.798
comparendos registrados en la vigencia 2014, equivalentes al 0.34% del valor total.
Una vez revisados las bases de datos se observó que para este periodo, 11.117 contraventores presentan
deuda por valor de $7.791.246.850 equivalentes a un 85.26% del valor total.
Cifras expresadas en pesos
VIGENCIA
2014
COMPARENDOS
2.285
292
1.024
80
11.117
14.798
ESTADO
PAGADO
ACUERDO DE PAGO
ACUERDO DE PAGO
INCUMPLIDO
EXONERADO
CON DEUDA
TOTAL
VALOR
796.440.348
114.430.409
404.623.298
31.271.759
7.791.246.850
9.138.012.664
%PART
8,72%
1,25%
4,43%
0,34%
85,26%
100,00%
De acuerdo a la participación para la vigencia 2015 de los 39.837 comparendos interpuestos, 22.378 ya
fueron pagados por los contraventores equivalentes al 56.37%, con respecto al valor recaudado por la
Secretaria de Movilidad por este concepto, se obtuvo un valor de $4.215.463.257 correspondientes al 30.47%
del valor total de los comparendos interpuestos.
En cuanto a los acuerdos de pago se elaboraron para esta vigencia 391 que equivalen a $178.981.544 para
un 1.29% del valor total de estos comparendos.
Respecto a los comparendos con acuerdo de pago incumplidos se puede observar que para el año 2015, 348
infractores violaron estos acuerdos cuyo monto corresponde a $137.265.898 equivalentes al 0.99 del valor
total de los comparendos.
La Secretaria de Movilidad ha decretado 193 exoneraciones por valor de $82.690.171 en esta vigencia.
Una vez revisadas las bases de datos se observó que para este periodo, 15.321 contraventores presentan
deuda por valor de $8.348.645.768 equivalentes a un 60.35% del valor total.
Cifras expresadas en pesos
VIGENCIA
COMPARENDOS
ESTADO
VALOR
%PART
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33
VIGENCIA
COMPARENDOS
391
348
808
396
193
2
22.378
15.321
39.837
2015

ESTADO
ACUERDO DE PAGO
AP INCUMPLIDO
ASISTIO A CURSO
AUDIENCIA
EXONERADO
FALLADO
PAGADO
SE ADEUDA
TOTAL
VALOR
178.981.544
137.265.898
86.630.171
768.778.164
82.690.300
15.571.550
4.215.463.257
8.348.645.768
13.834.026.652
%PART
1.29%
0.99%
0.63%
5.56%
0.60%
0.11%
30.47%
60.35%
100.00%
COMPARENDOS CON ACUERDO DE PAGO VIGENCIAS 2012 AL 2015
Se revisaron las bases de datos entregadas por la entidad y por el Consorcio Servicios de Movilidad
(SERTRAVI) de los acuerdos suscritos por la Secretaria de Movilidad del municipio de Villavicencio durante el
periodo 2012 al 2015, como se muestra en el siguiente cuadro:
AÑO
2012
2013
2014
2015
COMPARENDO
1,226
243
292
391
CONCEPTO
ACUERDO DE PAGO
ACUERDO DE PAGO
ACUERDO DE PAGO
ACUERDO DE PAGO
Cifras expresadas en pesos
VALOR
415,391,100
85,674,000
114,430,409
178,981,544
Una vez analizados los comparendos en cuestión, se pudo evidenciar que para los años 2012, 2013, 2014 y
2015 se encontraban 2.152 comparendos en estado de acuerdo de pago, por un valor de $794.477.053,
evidenciándose que se ha reducido estos acuerdos en un 68, 11% comparando la vigencia 2012 y 2015,
igualmente ha disminuido el valor en un 59.91%.
El equipo de auditoria tomó una muestra de 96 comparendos de las vigencias 2012 al 2015 que presentan
acuerdo de pago, como se describe a continuación:
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
1
50001000000002158125
283350
2
50001000000003449361
283350
3
P99999999000000588221
535650
FECHA DE PAGO
2013-03-01
2013-03-31
2013-04-30
2013-05-30
2013-06-29
2013-03-01
2013-03-31
2013-04-30
2013-05-30
2013-06-29
2013-07-29
2013-08-28
2013-01-28
2013-02-27
2013-03-29
2013-04-28
VALOR
CUOTA
89799
67350
67350
67350
67350
78513
39256
39256
39256
39256
39256
39256
175626
47898
47898
47898
VALOR
CUOTAS
PAGAS
89,799
67350
67350
67350
67350
78513
0
0
0
0
0
0
175626
0
0
0
ESTADO
PAGO
INCUMPLIDO
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34
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
4
99999999000000588541
535650
5
99999999000000588219
535650
6
P99999999000000588363
535650
7
50001000000001531768
267825
8
50001000000001531749
1606950
FECHA DE PAGO
2013-05-28
2013-06-27
2013-07-27
2013-08-26
2013-09-25
2013-10-25
2013-11-24
2013-12-24
2012-07-16
2012-08-15
2012-09-14
2012-10-14
2012-11-13
2012-06-05
2012-07-05
2012-08-04
2012-09-03
2012-10-03
2013-07-18
2013-08-17
2013-09-16
2013-10-16
2013-11-15
2013-12-15
2014-01-14
2014-02-13
2014-03-15
2014-04-14
2014-05-14
2014-06-13
2014-07-13
2013-07-05
2013-08-04
2013-09-03
2013-10-03
2013-11-02
2013-09-26
2013-10-26
2013-11-25
2013-12-25
2014-01-24
2014-02-23
2014-03-25
2014-04-24
2014-05-24
2014-06-23
2014-07-23
2014-08-22
2014-09-21
2014-10-21
2014-11-20
2014-12-20
2015-01-19
2015-02-18
VALOR
CUOTA
47898
47898
47898
47898
47898
47898
47898
47898
154808
116106
116106
116106
116106
150435.00
112826.00
112826.00
112826.00
112826.00
193976
48494
48494
48494
48494
48494
48494
48494
48494
48494
48494
48494
48494
96294
72221
72221
72221
72221
604330
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
106646
VALOR
CUOTAS
PAGAS
0
0
0
0
0
0
0
0
154808
116106
0
0
0
150,435.00
112,826.00
112,826.00
112,826.00
112,826.00
193976
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
96294
0
0
0
0
604330
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
ESTADO
INCUMPLIDO
PAGO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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35
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
9
P99999999000000441891
535650
10
P99999999000000588564
535650
11
50001000000001529294
12
P99999999000000442738
535650
13
P99999999000000588452
535650
14
P99999999000000588224
535650
15
P99999999000000328894
142840
FECHA DE PAGO
2013-01-28
2013-02-27
2013-03-29
2013-04-28
2013-05-28
2013-06-27
2013-07-27
2013-08-26
2013-03-21
2013-04-20
2013-05-20
2013-06-19
2013-07-19
2013-08-18
2013-09-17
2013-07-10
2013-08-09
2013-09-08
2013-10-08
2013-11-07
2013-01-03
2013-02-02
2013-03-04
2013-04-03
2013-05-03
2013-06-02
2013-07-02
2013-08-01
2013-08-31
2013-09-30
2013-07-02
2013-08-01
2013-08-31
2013-09-30
2013-10-30
2013-11-29
2012-12-07
2013-01-06
2013-02-05
2013-03-07
2013-04-06
2013-05-06
2013-06-05
2013-07-05
2013-08-04
2013-09-03
2013-10-03
2013-11-02
2013-04-12
2013-05-12
2013-06-11
2013-07-11
2013-08-10
2013-09-09
VALOR
CUOTA
175626
75268
75268
75268
75268
75268
75268
75268
181280
90640
90640
90640
90640
90640
90640
96561
72421
72421
72421
72421
173049
57683
57683
57683
57683
57683
57683
57683
57683
57683
192162
115297
115297
115297
115297
115297
170062
46381
46381
46381
46381
46381
46381
46381
46381
46381
46381
46381
48939
29363
29363
29363
29363
29363
VALOR
CUOTAS
PAGAS
175626
75268
1
1
1
1
0
0
181280
90640
90640
1
0
0
0
96561
72421
72421
0
0
173049
0
0
0
0
0
0
0
0
0
192162
0
0
0
0
0
170062
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
48939
29363
29363
29363
29363
29363
ESTADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
PAGO
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36
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
16
P99999999000000588234
142840
17
50001000000001532242
267825
18
P99999999000000588229
535650
19
50001000000001527492
535650
20
50001000000000272081
803475
21
P99999999000000588233
535650
22
P99999999000000588935
535650
23
P99999999000000588931
535650
FECHA DE PAGO
2013-05-20
2013-06-19
2013-07-19
2013-08-18
2013-09-17
2013-10-17
2013-11-16
2013-12-16
2013-08-05
2013-09-04
2013-10-04
2013-11-03
2013-07-24
2013-08-23
2013-09-22
2013-10-22
2013-11-21
2013-12-21
2014-01-20
2014-02-19
2014-03-21
2014-04-20
2014-05-20
2014-06-19
2012-04-27
2012-05-27
2012-06-26
2012-07-26
2012-08-25
2012-05-25
2012-06-24
2012-07-24
2012-08-23
2012-09-22
2013-05-20
2013-06-19
2013-07-19
2013-08-18
2013-09-17
2013-10-17
2013-11-16
2013-12-16
2013-07-10
2013-08-09
2013-09-08
2013-10-08
2013-11-07
2013-12-07
2014-01-06
2013-09-06
2013-10-06
2013-11-05
2013-12-05
2014-01-04
VALOR
CUOTA
50020
21437
21437
21437
21437
21437
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21437
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97894
97894
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53048
53048
53048
53048
53048
53048
53048
53048
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109626
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109626
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167799
167799
167799
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80389
80389
80389
80389
80389
80389
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96454
96454
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96454
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119458
119458
119458
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CUOTAS
PAGAS
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146168
109626
109626
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109626
223732
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80389
80389
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ESTADO
INCUMPLIDO
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37
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
24
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25
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535650
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283350
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32
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2013-01-22
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2012-11-07
2012-12-07
2013-01-06
2013-02-05
2013-03-07
2013-04-06
2013-09-16
2013-10-16
2013-11-15
2013-12-15
2014-01-14
2014-02-13
2013-08-05
2013-09-04
2013-10-04
2013-11-03
2013-12-03
2014-01-02
2013-07-03
2013-08-02
2013-09-01
2013-10-01
2013-10-31
2013-11-30
2013-08-21
2013-09-20
2013-10-20
2013-11-19
2013-08-02
2013-09-01
2013-10-01
2013-10-31
2013-11-30
2013-12-30
2014-01-29
2014-02-28
2014-03-30
2014-04-29
2013-07-08
2013-08-07
2013-09-06
2013-10-06
2013-11-05
2013-12-05
2013-05-16
2013-06-15
2013-07-15
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CUOTA
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97173
97173
97173
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99989
99989
99989
99989
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102373
102373
102373
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99091
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99091
99091
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48428
48428
48428
48428
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83309
83309
83309
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27356
27356
27356
27356
27356
27356
27356
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25828
25828
25828
25828
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16643
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CUOTAS
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97173
97173
97173
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99989
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ESTADO
PAGO
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38
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
33
P99999999000001056270
566700
34
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35
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36
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283350
FECHA DE PAGO
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2013-10-13
2013-11-12
2013-12-12
2014-01-11
2014-02-10
2014-03-12
2014-04-11
2014-05-11
2014-06-10
2014-07-10
2013-04-02
2013-05-02
2013-06-01
2013-07-01
2013-07-31
2013-08-30
2013-09-29
2013-08-05
2013-09-04
2013-10-04
2013-11-03
2013-12-03
2014-01-02
2014-02-01
2014-03-03
2013-07-03
2013-08-02
2013-09-01
2013-10-01
2013-10-31
2013-11-30
2013-06-05
2013-07-05
2013-08-04
2013-09-03
2013-10-03
2013-11-02
2013-12-02
2014-01-01
2014-01-31
2014-03-02
2014-04-01
2014-05-01
2014-05-31
2014-06-30
2014-07-30
2014-08-29
2014-09-28
2014-10-28
2014-11-27
2014-12-27
2015-01-26
VALOR
CUOTA
16643
16643
16643
16643
16643
16643
16643
16643
16643
16643
16643
16643
150366
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75183
75183
75183
75183
75183
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18784
18784
18784
18784
18784
18784
18784
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48225
48225
48225
48225
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10278
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10278
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10278
10278
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10278
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CUOTAS
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ESTADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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39
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
37
50001000000004170716
283350
38
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39
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43
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283350
44
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566700
FECHA DE PAGO
2015-02-25
2015-03-27
2015-04-26
2013-04-04
2013-05-04
2013-06-03
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2013-07-11
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2014-02-06
2014-03-08
2014-04-07
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2014-03-24
2014-04-23
2014-05-23
2014-06-22
2014-07-22
2013-08-15
2013-09-14
2013-10-14
2013-11-13
2013-12-13
2013-06-14
2013-07-14
VALOR
CUOTA
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10278
10278
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56430
56430
56430
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43133
43133
43133
43133
43133
43133
43133
43133
43133
43133
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61297
61297
61297
61297
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63286
63286
63286
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61763
61763
61763
82971
22628
22628
22628
22628
22628
22628
22628
22628
22628
22628
22628
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61763
61763
61763
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67490
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CUOTAS
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0
0
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56430
56430
56430
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0
ESTADO
PAGO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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40
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
45
P99999999000001143356
566700
46
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47
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49
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53
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2013-08-13
2013-09-12
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2013-10-15
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2013-08-11
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2013-10-10
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2013-08-11
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2013-10-10
2013-11-09
2013-12-09
2013-07-12
2013-08-11
2013-09-10
2013-10-10
2013-11-09
2013-12-09
2013-07-12
2013-08-11
2013-09-10
2013-10-10
2013-11-09
2013-07-15
2013-08-14
2013-09-13
2013-10-13
2013-11-12
2013-12-12
2013-07-15
VALOR
CUOTA
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67490
67490
67490
67490
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57107
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122914
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117217
117217
117217
117217
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107353
107353
107353
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76621
76621
76621
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118690
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118690
118690
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CUOTAS
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118690
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0
0
0
95612
ESTADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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41
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
VALOR MULTA
54
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55
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56
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57
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58
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59
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60
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61
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62
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FECHA DE PAGO
2013-08-14
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2013-07-15
2013-08-14
2013-09-13
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2014-02-10
2014-03-12
2014-04-11
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2013-08-14
2013-09-13
2013-10-13
2013-11-12
2013-07-15
2013-08-14
2013-09-13
2013-10-13
2013-11-12
2013-12-12
2013-07-16
2013-08-15
2013-09-14
2013-10-14
2013-11-13
2013-12-13
2013-07-16
2013-08-15
2013-09-14
2013-10-14
2013-11-13
2013-07-16
2013-08-15
2013-09-14
2013-10-14
2013-07-16
2013-08-15
2013-09-14
2013-10-14
2013-11-13
2013-07-17
2013-08-16
2013-09-15
2013-10-15
2013-11-14
2013-07-16
2013-08-15
2013-09-14
2013-10-14
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CUOTA
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81348
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88363
88363
88363
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149067
149067
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77251
77251
77251
77251
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86529
86529
86529
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52836
52836
52836
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73341
73341
73341
73341
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73952
73952
73952
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93167
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0
ESTADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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42
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
63
500010000000095491
64
99999999000000796495
65
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66
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69
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71
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72
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FECHA DE PAGO
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2013-07-16
2013-08-15
2013-09-14
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2013-12-15
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2013-07-18
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2013-09-16
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2013-10-16
2013-11-15
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2013-05-17
2013-06-16
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2013-07-16
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2013-09-14
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2013-06-16
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2013-06-16
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2013-05-17
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2013-07-16
2013-08-15
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2013-05-17
2013-06-16
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2013-07-16
2013-08-15
2013-09-14
2013-04-17
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2013-05-17
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113041
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112929
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59825
59825
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72541
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101415
76061
ESTADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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PAGADO
INCUMPLIDO
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43
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
73
999999990000001055402
74
50001000000002773798
75
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81
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VALOR MULTA
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2013-06-16
2013-07-16
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2013-06-16
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2013-08-15
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2013-05-18
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2013-07-17
2013-08-16
2013-04-18
2013-05-18
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2013-07-17
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2013-05-22
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2013-07-05
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2013-03-14
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2013-05-13
2013-06-12
2013-07-12
2013-03-08
2013-04-07
2013-05-07
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2013-06-06
2013-07-06
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2013-04-07
2013-05-07
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2013-06-06
2013-07-06
2013-08-05
2013-03-08
2013-04-07
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2013-06-06
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39751
39751
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39751
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66228
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66228
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69223
69223
69223
69223
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104576
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104576
104576
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108301
108301
108301
108301
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130113
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CUOTAS
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130113
130113
130113
ESTADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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44
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
82
99999999000000675870
83
5000100000000265651
84
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2013-08-06
2013-09-05
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2013-04-10
2013-05-10
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2013-07-09
2013-08-08
2013-03-11
2013-04-10
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2013-06-09
2013-07-09
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2013-04-10
2013-05-10
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2013-07-09
2013-08-08
2013-03-13
2013-04-12
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2013-07-11
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2013-07-12
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2013-07-11
2013-08-10
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2013-09-09
2013-10-09
2013-06-11
2013-07-11
2013-08-10
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2013-09-09
2013-10-09
2013-08-05
2013-06-07
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2013-07-07
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CUOTA
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130113
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61329
61329
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0
0
0
0
105362
66228
66228
66228
0
124223
93167
0
0
0
100882
75661
0
0
0
52353
0
0
0
0
0
52637
0
ESTADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
PAGADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
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45
MUESTRA ANALIZADA ACUERDOS DE PAGO 2012 AL 2015
ACUERDO DE PAGO
ITEM
Nº COMPARENDO
92
9999999900000095518
93
50001000000002769631
94
500010000000097714
95
5000100000000267352
96
99999999000000325214
VALOR MULTA
FECHA DE PAGO
2013-08-06
2013-06-07
2013-07-07
431.674
2013-08-06
2013-09-05
2013-05-29
2013-06-28
2013-07-28
737.356
2013-08-27
2013-09-26
2013-10-26
2013-06-06
2013-07-06
408.000 2013-08-05
2013-09-04
2013-10-04
2013-06-05
2013-07-05
2013-08-04
421.663
2013-09-03
2013-10-03
2013-11-02
2013-06-05
2013-07-05
2013-08-04
782.303
2013-09-03
2013-10-03
2013-11-02
VALOR
CUOTA
78956
107919
107918
107918
107918
183436
110062
110062
110062
110062
110062
102000
76500
76500
76500
76500
105416
63249
63249
63249
63249
63249
195576
117345
117345
117345
117345
117345
VALOR
CUOTAS
PAGAS
0
107919
107918
107918
107918
183436
110062
0
0
0
0
102000
76500
76500
0
0
105416
0
0
0
0
0
195576
117345
117345
0
0
0
ESTADO
PAGADO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
INCUMPLIDO
Una vez analizada la muestra de auditoria y luego de la revisión del estado de comparendos con acuerdos de
pago realizados por la Secretaría de Movilidad del municipio de Villavicencio correspondiente a las vigencias
2012 al 2015, se pudo observar que de los 96 comparendos verificados, 85 presentan acuerdo de pago
incumplido y 11 ya se encuentran pagados por el contraventor; es decir, que no se ha actualizado el sistema
QX-tránsito, aplicativo administrado por el Consorcio Servicios de Movilidad (SERTRAVI); así mismo, existen
comparendos con acuerdos de pago en los cuales no se pagó la cuota inicial para suscribirlo, terminando
como acuerdo de pago incumplido. Este último aspecto se pudo observar en los comparendos de las
vigencias 2012 y 2013, cuando la caja de pago funcionaba en las instalaciones de la Secretaria de Movilidad.

COMPARENDOS CON ACUERDOS DE PAGO INCUMPLIDOS VIGENCIAS 2012 AL 2015
Se revisaron las bases de datos entregadas por la entidad y por el Consorcio Servicios de Movilidad
(SERTRAVI) de los acuerdos de pago suscritos por la Secretaria de Movilidad del municipio de Villavicencio y
que presentaron incumplimiento durante el periodo 2012 al 2015 como se muestra en el siguiente cuadro:
AÑO
2012
COMPARENDO
2,322
CONCEPTO
ACUERDO DE PAGO INCUMPLIDO
Cifras expresadas en pesos
VALOR
816,784,710
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46
2013
2014
2015
1,425
1,024
348
ACUERDO DE PAGO INCUMPLIDO
ACUERDO DE PAGO INCUMPLIDO
ACUERDO DE PAGO INCUMPLIDO
555,918,150
404,623,298
137,265,898
Una vez analizados los comparendos en cuestión, se pudo evidenciar que para los años 2012, 2013, 2014 y
2015 se encuentran 5.119 comparendos en estado de acuerdo de pago incumplido, por un valor de
$1,914.592.056, evidenciándose que se ha reducido estos incumplimientos en un 85.01% comparando la
vigencia 2012 y 2015, igualmente ha disminuido el valor en una 83.19%.
Se debe tener en cuenta que muchos acuerdos de pago ya están incumplidos pero no se ha realizado el
cambio de estado en el sistema QX-Tránsito para que se les dé el trámite correspondiente de traslado a la
oficina de cobro coactivo; también es importante señalar que varios de estos acuerdos incumplidos no tienen
la resolución con la respectiva notificación que deja sin efecto dicho acuerdo, para que se pueda iniciar el
proceso de cobro por ejecuciones fiscales; hay otros acuerdos incumplidos que aunque se encuentran en
cobro coactivo, por las dificultades administrativas presentadas debido al insuficiente personal para la
cantidad de procesos que se adelantan, la falta de guías de correo para notificación, falta de papel y tinta, y
herramientas técnicas y tecnológicas han generado que hasta el momento se estén emitiendo mandamientos
de pago por incumplimientos de acuerdos de pago a comparendos del 2013.
RECAUDO DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD Y SU DISTRIBUCIÓN EN LAS VIGENCIAS 2012, 2013,
2014 Y 2015.
La Secretaria de Movilidad del municipio de Villavicencio, para las vigencias auditadas recaudó a través de
tres (3) diferentes fuentes: la primera relacionada con la remuneración realizada por el Consorcio Servicios de
Movilidad (SERTRAVI) de conformidad a lo estipulado en el Contrato de Concesión 776 de 2010, el segundo
por el recaudo externo recibido por el SIMIT y el tercero por cuentas bancarias establecidas por la Secretaria
de Movilidad. A continuación se detalla por cada una de ellas lo siguiente:
Recaudo Consorcio Servicios de Movilidad (SERTRAVI)
El Consorcio Servicios de Movilidad (SERTRAVI) ha recaudado durante las vigencias 2012, 2013, 2014 y
2015 la suma de $ 9.706.606.325, $9.421.223.078, $15.473.255.769 y $16.009.764.167 respectivamente,
que ascienden a un valor total en los cuatro (4) años de $ 50.610.849.339, por los conceptos Cobro Coactivo,
Detección Electrónica, Dispositivos Electrónicos, Contravenciones y Multas, Impuestos y Timbres, Licencias y
Revisiones, Parqueaderos y Grúas, Registro Automotor y Transporte Publico, valor que tiene una distribución
según la Cláusula 23. REMUNERACION del Contrato de Concesión 776 de 2010, la cual reza lo siguiente:
CAPITULO VI. –REGIMEN ECONÓMICO
CLAUSULA 23. – REMUNERACIÓN DEL CONCESIONARIO GENERAL
El CONCESIONARIO recibirá como remuneración el siguiente porcentaje presentado en su propuesta, sobre el total del recaudo que
corresponde a los derechos municipales por cada trámite, este valor cubre todos los costos del servicio, la recuperación de su
inversión, prestaciones sociales, y todos os demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio del objeto contractual, inclusive los
imprevistos, gastos de administración, impuestos, utilidades del CONCESIONARIO, etc. Parágrafo: “La retribución al
concesionario incluye tanto las sumas recaudadas localmente como aquellas que se cancelen en el sistema SIMIT, siempre y
cuando el Municipio de Villavicencio no haya iniciado procesos para su cobro coactivo ” y en un párrafo siguiente afirma
textualmente: “La retribución de contravenciones incluye tanto los ingresos locales como los ingresos externos (SIMIT) por
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47
El porcentaje de retribución para el CONCESIONARIO será el siguiente:
a)
b)
c)
d)
Para los trámites de registro de automotores, conductores, transporte público el 60% de los ingresos.
Para el registro de infractores el 40% de los ingresos netos por multas convencionales, y
Para multas por dispositivos electrónicos de control de tránsito, el cincuenta (50%) porciento (fotomultas)
Para los cursos que dicte el organismo de tránsito a través del Centro Integral de Atención que implemente el concesionario, el
60%.
El porcentaje de retribución para los literales “a, b y c” será liquidado sobre el valor que le corresponde al municipio. Para el caso del
literal “d”, el porcentaje de retribución será liquidado sobre el total que le ingrese al Centro Integral de Atención (CIAT). Para los
anteriores efectos se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 1383 de 2010 y la precisión de su alcance realizada
por el ministerio de transporte mediante oficio No 20101340129731 de fecha 14 de abril 2010.
La retribución de contravenciones incluye tanto los ingresos locales como los ingresos externos (SIMIT) por concepto de recaudo de
infracciones de tránsito, sin incluir los valores recaudados gracias al cobro coactivo adelantado por la administración municipal o sobre
los cuales se les haya iniciado proceso.
A continuación se muestra el recaudo total realizado por el Consorcio de Servicios de Tránsito (SERTRAVI)
durante las vigencias 2012 al 2015.
Cifras expresadas en pesos
CONCEPTOS
Cobro coactivo
Detección Electrónica
Dispositivos Electrónicos
Contravenciones
y
multas
Certif.
Impuestos
y timbres
Licencias y revisiones
Parqueaderos Y Grúas
Registro Automotor
Transporte Publico
TOTAL
2012
3.897.211.935
583.199.244
1.137.310.900
765.975.934
3.214.576.412
108.331.900
9.706.606.325
2013
2.809.592.284
835.441.176
1.478.495.500
448.862.607
3.740.891.211
107.940.300
9.421.223.078
2014
6.049.840.134
1.182.528.932
2.659.972.850
584.594.363
4.886.523.890
109.795.600
15.473.255.769
2015
55.268.709
18.806.712
171.337.800
5.824.836.817
1.165.706.818
2.784.156.800
1.241.237.543
4.642.174.468
106.238.500
16.009.764.167
Distribución Contravenciones y Multas vigencia 2012
La Alcaldía Municipal de Villavicencio para la vigencia 2012, recibió por recaudo local (SERTRAVI) la suma de
$1.985.304.895 y el Consorcio SERTRAVI $1.105.259.541, por contravenciones y multas en la jurisdicción del
Municipio de Villavicencio, las cuales están divididas por diferentes conceptos: Debido cobrar moroso,
Infracciones de tránsito, Intereses por mora AP, Intereses registrados en AP, Intereses por morosidad - Ley
1383 y Pago cuota acuerdo de pago.
Cifras expresadas en pesos
CONCEPTOS
Debido cobrar moroso
Infracciones de tránsito
Intereses por mora AP
Intereses por morosidad - Ley 1383
Intereses registrados en AP
Pago cuota acuerdo de pago
TOTAL
MUNICIPIO
275,302,187
1,431,270,467
6,360,301
34,189,635
23,979,671
214,202,634
1,985,304,895
SERTRAVI
61,627,935
944,779,385
98,852,221
1,105,259,541
POLCA
64,401,886
326,122,872
63,279,804
453,804,562
SIMIT
37,599,315
280,837,687
34,405,935
352,842,937
Distribución Contravenciones y Multas vigencia 2013
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48
La Alcaldía Municipal de Villavicencio para la vigencia 2013, recibió por recaudo local (SERTRAVI) la suma de
$1.439.659.006 y el Consorcio SERTRAVI $709.731.443, por contravenciones y multas en la jurisdicción del
Municipio de Villavicencio, las cuales están divididas por diferentes conceptos: Debido cobrar moroso,
Infracciones de tránsito, Intereses por mora AP, Intereses registrados en AP e Intereses por morosidad - Ley
1383, Pago cuota acuerdo de pago.
Cifras expresadas en pesos
CONCEPTOS
Debido cobrar moroso
Infracciones de tránsito
Intereses por mora AP
Intereses por morosidad - Ley 1383
Intereses registrados en AP
Pago cuota acuerdo de pago
TOTAL
MUNICIPIO
214.798.825
817.705.230
14.108.360
53.929.150
54.271.837
284.845.604
1.439.659.006
SERTRAVI
48.349.224
542.572.124
118.810.095
709.731.443
POLCA
44.838.793
288.739.197
87.779.061
421.357.051
SIMIT
26.105.989
169.885.644
42.853.151
238.844.784
Distribución Contravenciones y Multas vigencia 2014
La Alcaldía Municipal de Villavicencio para la vigencia 2014, recibió por recaudo local (SERTRAVI) la suma de
$3.957.756.673 y el Consorcio Servicios de Movilidad $1.048.352.261, por contravenciones y multas en la
Jurisdicción del Municipio de Villavicencio, las cuales está dividida por diferentes conceptos; Debido cobrar
moroso, Infracciones de tránsito, Intereses por mora AP, Intereses registrados en AP e Intereses por
morosidad - Ley 1383, Pago cuota acuerdo de pago.
Cifras expresadas en pesos
CONCEPTOS
Debido cobrar moroso
Infracciones de tránsito
Intereses por mora AP
Intereses por morosidad - Ley 1383
Intereses registrados en AP
Pago cuota acuerdo de pago
TOTAL
MUNICIPIO
990,986,119
1,138,215,797
74,444,524
305,023,204
459,779,344
989,307,685
3,957,756,673
SERTRAVI
161,274,503
754,173,194
132,904,564
1,048,352,261
POLCA
166,093,019
169,688,255
248,446,122
584,227,396
SIMIT
109,121,896
224,438,482
124,891,693
458,452,071
Distribución Contravenciones y Multas vigencia 2015
La Alcaldía Municipal de Villavicencio para la vigencia 2015, recibió por recaudo local (SERTRAVI) la suma de
$3.619.436.710 y el Consorcio SERTRAVI $1.219.804.674, por contravenciones y multas en la Jurisdicción
del Municipio de Villavicencio, las cuales están divididas por diferentes conceptos: Debido cobrar moroso,
Infracciones de tránsito, Intereses por mora AP, Intereses registrados en AP e Intereses por morosidad - Ley
1383, Pago cuota acuerdo de pago y en el 2015 aparecieron otros conceptos como debido cobrar moroso
coactivo, pago cuota de acuerdo de pago coactivo, infracciones de tránsito detección electrónica, debido
cobrar moroso detección electrónica, infracciones de tránsito –SAT y pago Cuota acuerdo de pago –SAT.
Cifras expresadas en pesos
CONCEPTOS
Debido cobrar moroso
Infracciones de tránsito
Intereses por mora AP
Intereses por morosidad - Ley 1383
Intereses registrados en AP
Pago cuota acuerdo de pago
MUNICIPIO
895,261,364
1,147,662,663
442,853,975
354,826,289
648,959,162
SERTRAVI
221,980,242
759,481,956
153,067,476
POLCA
180,148,633
145,260,110
157,975,374
SIMIT
125,094,327
227,247,116
89,373,730
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49
CONCEPTOS
Debido cobrar moroso COACTIVO
Pago cuota acuerdo de pago –
COA
Infracciones de tránsito Detección Electrónica
Debido cobrar moroso Dispositivos Electrónicos (SAT)
Infracciones de tránsito – SAT
Pago cuota acuerdo de pago – SAT
TOTAL
MUNICIPIO
14,108,122
27,488,911
SERTRAVI
-
8,463,128
8,462,974
18,386,120
46,783,839
11,643,137
3,616,436,710
18,386,033
46,783,015
11,642,978
1,219,804,674
POLCA
4,683,326
4,307,271
331,049
60,906
492,766,669
SIMIT
1,609,929
3,071,150
1,880,610
4,107,014
10,626,070
2,587,639
465,597,585
Recaudo Externo (SIMIT)
Generalidades
De conformidad con la Ley 769 de 2002, se creó el Sistema Integrado de Información de Multas y Sanciones
de Tránsito (SIMIT), autorizando a la Federación Colombiana de Municipios (FCM) para su implementación,
mantenimiento, por lo cual percibiría el 10% por la administración del sistema, esta Federación posee
personería jurídica sin ánimo de lucro, de naturaleza asociativa y carácter gremial, regida por el derecho
privado.
Para el cumplimiento de esta misión, la FCM destinó el 7% del recaudo para la implementación del sistema a
través de la suscripción de cinco (5) contratos de Concesión por el término de 12 años y el 3% restante al
funcionamiento, mantenimiento y sostenimiento del SIMIT.
Las cinco (5) concesiones fueron divididas por siete (7) zonas del país, así:
1. Noroccidente conformada por los departamentos de Antioquia, Choco, Córdoba, Sucre, le fue asignada al
concesionario Recaudos Modernos S.A – REMO.
2. Nororiente conformada por los departamentos de Santander, Norte de Santander, Cesar y Arauca,
también le fue asignada al concesionario Recaudos Modernos S.A – REMO.
3. Centro del oriente que cubre los departamentos Cundinamarca, Boyacá, Casanare, Amazonas, le fue
asignada al concesionario Seguridad Vial S.A- SEVIAL
4. Suroccidente conformada por los departamentos del Valle, Cauca y Nariño le fue asignada a
concesionario SIMIT de OCCIDENTE.
5. Eje Cafetero, conformada por los departamentos de Caldas, Quindío y Risaralda, también le fue asignada
a concesionario SIMIT de OCCIDENTE.
6. Costa Atlántica que comprende los departamentos de Bolívar, Atlántico, Magdalena, Guajira Y San
Andrés, le fue asignada al concesionario Servicios Virtuales de Infractores de Transito SERVIT.
7. Centro sur que comprende los departamentos de Meta, Tolima, Caquetá y Putumayo, también le fue
asignada al concesionario Servicios Virtuales de Infractores de Transito SERVIT.
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50
Los antiguos territorios nacionales (Guainía, Vichada, Guaviare y Vaupés), dada a su topografía y ubicación
geográfica, son manejados directamente por la Federación Colombiana de Municipios, quien una vez
cobrado los comparendos e gira a las Secretarias de Transito que corresponda su recaudo.
El Distrito Capital no fue instituido como una zona, pero su concesión se le adjudicó a la Empresa SIMIT
Capital.
Recaudo Externo (SIMIT) con distribución para Municipio de Villavicencio
De acuerdo a la información entregada por el SIMIT mediante base de datos detallada a la Secretaria de
Movilidad del Municipio correspondiente a los recaudos externos realizados por los infractores durante las
vigencias 2012 al 2015 a través de los distintos concesionarios autorizados, por concepto de multas y
sanciones por violación a las normas de tránsito, se evidenció que el Municipio de Villavicencio percibió
ingresos de otras zonas del país, siendo así que el SIMIT transfirió para la vigencia 2012 recursos al
municipio por valor de $616.770.764 y al Consorcio SERTRAVI la suma de $411.180.510 para un total de
$1.027.951.274; esta participación se debe a que en el contrato de concesión en su Cláusula 23Remuneración del Concesionario quedó estipulado “la retribución del concesionario incluye tanto las sumas
recaudadas localmente como aquellas que se cancelen en SIMIT, siempre y cuando el municipio de Villavicencio no haya
iniciado proceso de cobro coactivo”. Para el año 2013 el municipio recibió la suma de $635.537.218 y SERTRAVI
$423.691.478 para un total de $1.059.228.282.305; para el periodo 2014, el municipio tuvo una participación
del recaudo por valor de $658.369.383 y el Consorcio obtuvo $438.912.922, para un total de $1.097.282.305 y
por último, en la vigencia 2015 el municipio tuvo una distribución por recaudo externo por valor de
$505.209.942 y SERTRAVI $338.806.628 para un total de $842.016.570; en estos valores totales ya se
encuentra descontando lo correspondiente al SIMIT por administración que equivale al 10% y lo distribuido a
la Policía de Carreteras (POLCA) que equivale 50%.
A continuación se detalla los recursos distribuidos al Municipio de Villavicencio y al Consorcio SERTRAVI, por
cada uno de los concesionarios.
Cifras expresadas en pesos
2012
Nº
CONCESONARIO
MUNICIPIO
2013
SERTRAVI
MUNICIPIO
2014
SERTRAVI
MUNICIPIO
2015
SERTRAVI
MUNICIPIO
SERTRAVI
1 FCM - SIMIT
2,614,741.80
1,743,161.20
2,557,752.60
1,705,168.40
3,650,655
2,433,770
922,707
615,138
2 REMO S.A.
28,503,380.40
19,002,253.60
32,434,008.60
21,622,672.40
35,484,408
23,656,272
28,350,679
18,900,452
3 SERVIT S.A.S.
81,672,799.80
54,448,533.20
97,446,985.80
64,964,657.20
101,231,882
67,487,922
98,437,324
65,624,882
4 SEVIAL S.A
57,195,806.40
38,130,537.60
60,274,570.80
40,183,047.20
64,853,924
43,235,950
51,337,976
34,225,317
432,065,904.00
288,043,936.00
418,865,368.20
279,243,578.80
429,166,094
286,110,729
301,477,367
200,984,911
14,718,132.00
9,812,088.00
23,958,531.60
15,972,354.40
23,982,419
15,988,280
24,683,890
16,455,927
616,770,764
411,180,510
635,537,218
423,691,478
658,369,383
438,912,922
505,209,942
336,806,628
5 SIMIT CAPITAL U.T.
6 SIMIT OCCIDENTE S.A.
PARCITICIPACION
RECAUDO TOTAL
1,027,951,274.00
1,059,228,696.00
1,097,282,305.00
842,016,570.00
Fuente: SIMIT Base de Datos 2012 al 2015
Recaudo Secretaria de Movilidad (Cuentas Bancarias)
La Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio, para las vigencias 2012-2013 abrió una caja en las
instalaciones de la entidad para el recaudo de multas, con el propósito de dar aplicabilidad a la Ley 1450 de
2011, a lo consagrado en su artículo 95, en el que tuvo ingresos por valor de $2.708.749.908; esta caja de
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51
recaudo fue cerrada en la vigencia 2013, razón por la cual, los infractores con acuerdo de pago según Ley
1450 de 2011 no podían seguir pagando sus cuotas normalmente ya que el único autorizado para el recaudo
de manera local era el Consorcio Servicios de Movilidad según contrato de Concesión 776 de 2010 y con este
no se había firmado dicho acuerdo, por lo que la administración Municipal decidió realizar la apertura de la
cuenta 364597757 con el Banco Bogotá, denominada “MPIO DE VCIO ACUERDOS DE PAGO MOVILIDAD”, en esta
cuenta se realizan las transacciones de los acuerdos de las vigencias en mención. Al revisar los extractos
bancarios se pudo evidenciar que el municipio de Villavicencio posee más de $100.000.000 en esta cuenta,
sin utilizar para la parte de movilidad, toda vez que al verificar en el auxiliar esta cuenta nunca ha tenido
movimientos.
2.1.2.1.9 Procesos y Reglamentación sobre principios generales que regulan la función archivística de la
Secretaría de Movilidad del municipio de Villavicencio
La Secretaría de Movilidad de Villavicencio, quien hace parte de la estructura orgánica de la Alcaldía
Municipal, no cuenta actualmente con una política interna de gestión documental, programa de gestión
documental ni comité de archivo, para el tratamiento del archivo central y de gestión que existe en la entidad.
Aunque la Alcaldía de Villavicencio brinda las herramientas para el tratamiento de la documentación y la
gestión documental, la Secretaría de Movilidad no las aplica en su gestión archivística, detectándose esta
situación durante la revisión documental, ya que los documentos no se encuentran relacionados de acuerdo
con el cuadro de clasificación documental, como tampoco se evidencia aplicación de las Tablas de Retención
Documental (TRD). Cabe resaltar que hay tipos documentales no incorporados en las TRD, como son las
licencias de conducción, para que se pueda determinar su tiempo de permanencia en el archivo central y la
disposición final de las mismas.
En cuanto al trámite de la documentación en la Secretaría de Movilidad, se pudo observar que la radicación
se realiza en el primer piso del edificio, recepcionada por dos funcionarios que asignan número de radicación
generado por el aplicativo “Control Doc”, estos documentos son distribuidos en las dependencias
correspondientes para la continuación del trámite administrativo y posterior archivo; así mismo, como medio
de comunicación interna se encuentra el formato ‘Nota Interna’. No se evidenció el control realizado para la
documentación que es solicitada en préstamo para consulta, por lo que existe un alto riesgo de pérdida de
expedientes y documentos, sin poder identificar con precisión el faltante en los mismos.
Las unidades documentales en los archivos de gestión de las oficinas que pertenecen al organigrama de la
Secretaría de Movilidad de Villavicencio, no se encuentran debidamente foliadas. No se encuentra
estandarizado los formatos de las unidades de almacenamiento (cajas que cumplen con las especificaciones
normativas y otras inadecuadas) y unidades de conservación (carpetas más débiles que otras y vulnerables a
la humedad y cambios de temperatura o desgarro). Hay documentos duplicados, algunos sin firma. Se puede
observar la presencia de grapa metálica con riesgo de óxido para afectar los documentos archivados. El
mobiliario, tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central, no se encuentra debidamente
identificado. El espacio destinado para la custodia y administración de los archivos de gestión no es
suficiente.
No se evidenció la realización de transferencias documentales para el traslado de documentos del archivo de
gestión al archivo central. En el archivo central hay documentación de la vigencia 2015 que se encuentra sin
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clasificar, sin ubicación en estantería y expuestos al deterioro, incumpliéndose los tiempos de retención en el
archivo de gestión.
Archivo Central
Como resultado de la inspección ocular realizada a las 7 bodegas que conforman el archivo central de la
Secretaría de Movilidad de Villavicencio, se pudo observar que en los tres lotes del primer piso hay alrededor
de 34 estructuras metálicas para almacenar un número indeterminado de cajas y expedientes antiguos (la
Dirección del Archivo General del Municipio de Villavicencio manifestó que la Secretaría de Movilidad de
Villavicencio no ha elaborado el Inventario de su Archivo Central). En el segundo piso se encuentran los
archivos más recientes (años 2011 a 2015) de las Inspecciones 1, 2, 3 y 4, la Oficina de Cobro Coactivo y el
Despacho.
Hay estantería desnivelada e inestable que podría caer. Se pueden ver estructuras oxidadas y las láminas
deformadas por la cantidad de cajas y documentos que soportan. Se encontraron documentos recientes
(2015) que no cumplieron su ciclo vital en el archivo de gestión de la oficina correspondiente, y no están bien
conservados, hay evidencias de haberse mojado. Se pueden ver cajas en el piso y atiborradas de
documentos. Ya que no existe un sistema integrado de conservación; por consiguiente, la documentación que
allí reposa no tiene garantías de preservación a largo plazo. Los escritorios y sillas de las áreas de consulta
están dañados.
Hay ruptura de tuberías de aguas negras. Al descargarse el agua de los baños de los pisos superiores, los
residuos caen y afectan a la bodega de archivo central. Se evidencia humedad en las paredes por dentro y
por fuera y goteras. En el Archivo Central (piso 1 y 2 falso subterráneo) se evidencia daño del cielo raso. Las
puertas de las zonas aisladas para consulta de documentos están averiadas.
No se realiza limpieza a la bodega de Archivo Central. Se puede evidenciar alto nivel de contaminación,
filtraciones, suciedad, insectos, restos digestivos de aves, roedores, polvo y ácaros. Durante la inspección
realizada se pudo notar la presencia de un canino adulto que dormía en una de las bodegas del archivo
central.
Por su proximidad al Almacén y a las instalaciones de la Secretaría de Infraestructura, el Archivo Central de la
Secretaría de Movilidad puede estar expuesto a mayor contaminación y posibles accidentes. Hay
instalaciones eléctricas expuestas que pueden provocar incendio o accidentes de electrocución. En caso de
eventualidades y siniestros, no existe un plan de emergencias, donde se prioricen las acciones para la
documentación susceptible, lo que la hace vulnerable. El acceso al Archivo no tiene restricción ya que no
cuenta con cerraduras que impidan el ingreso de personal no autorizado y la posible pérdida del material y la
documentación. No se han instalado extintores ni señalización preventiva o de evacuación. Los funcionarios
que ingresan al Archivo Central no cuentan con elementos de protección personal, por lo cual se arriesgan a
posibles accidentes y enfermedades.
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53
Imagen 1. Daño en Cielo Raso
Imagen 2. Presencia de aves
Imagen 3. Desorden en cajas de archivo
Imagen 4. Residuos de excrementos y suciedad
Archivo de Gestión
En todos los Archivos de Gestión de la Secretaría de Movilidad, los documentos están expuestos al alcance
de cualquier persona sin la debida seguridad. En oficinas como Dirección de Servicios y Cobro Coactivo se
pueden ver documentos en el piso, encima de la estantería, debajo de los escritorios generando incomodidad
para los funcionarios. Estas situaciones generan un alto riesgo para la documentación, ya que se encuentra
propensa a pérdidas y sustracciones. Hay documentación suelta, es decir sin unidades de almacenamiento
como cajas o carpetas, soportadas con cabuya o pita o simplemente grapada.
Imagen 5. Archivo de gestión en las dependencias
No existe una debida y uniforme rotulación de la estantería donde se almacena la documentación en las
oficinas. Las instalaciones de los archivos de las oficinas de la Secretaría de Movilidad no son adecuadas
para la conservación de los documentos, el espacio no es suficiente y no está debidamente separada de las
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áreas de trabajo. En la siguiente tabla se resume la forma como se encuentra organizado el archivo de
gestión por dependencias:
Dependencia
Despacho
Estantería
Metálica - rodante
Coactivo
Metálica - Rodante
Planeación y Prospectiva
Metálica - Rodante
Servicios de Movilidad
Metálica fija
Almacenamiento
Carpetas – sin unidad
Cajas – Carpetas – papeles
amarrados
Cajas – carpetas – papeles
amarrados
Papeles sueltos - carpetas
Aplica TRD
No
Foliación
No
No
No
No
No
No
No
Es importante que la Secretaría de Movilidad de Villavicencio ponga en práctica los acuerdos del Archivo
General de la Nación y la Ley de Archivos, capacite al personal, realice un programa eficiente de gestión
documental, solucione los problemas estructurales y de higiene en los archivos tanto central como de gestión.
HALLAZGO No 2. Administrativo y Disciplinario
Falta de informes de gestión e inventario documental de los funcionarios desvinculados de la
Secretaria de Movilidad.
Una vez analizados los informes de gestión de la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio de las
vigencias 2012 al 2015, se evidenció que no existen informes de gestión de la vigencia 2012 al 2014, como
tampoco acta de entrega e inventario documental de todos los procesos coactivos a cargo de la funcionaria
Gyongyi María Flandorffer Montenegro, encargada de la dependencia de cobro de las ejecuciones fiscales
y desvinculada del cargo para este periodo, debido a que se observa en el archivo físico de la oficina de cobro
coactivo, resoluciones sancionatorias de vigencias anteriores al 2011 sin que se les haya aperturado proceso
de cobro, ni en la información contenida en las bases de datos de estos comparendos, por lo que la
funcionaria debió hacer entrega formal del cargo a la Secretaría de Movilidad del Municipio de Villavicencio,
con la totalidad de la documentación inventariada, toda vez que esta es de carácter reservada, confidencial y
que puede afectar el patrimonio del municipio de Villavicencio, por la pérdida de recursos cuando se decretan
las caducidades y/o prescripciones de la acción cobro por la omisión de este acto, sin poder continuar con el
proceso el funcionario destinado para este cargo, por desconocimiento de estos documentos, inobservando lo
preceptuado en la Ley 951 del 2005 en su artículo 5, en concordancia la Resolución de la Contraloría General
de la República 5674 de 2005, la Circular de la Contraloría General de la República 11 de 2006 y la Directiva
de la Procuraduría General de la Nación 06 de 2007.
Así mismo, la Inspectora Segunda de Tránsito al momento de su retiro en septiembre del 2014, tampoco
realizó el empalme correspondiente de los procesos a su cargo con su sucesor, ni se observó informes de
gestión durante su permanencia en el cargo, materializándose con 308 caducidades de comparendos por no
ejecutoriarse debidamente para ser trasladados a la oficina de cobro coactivo para que se aperturaran los
procesos respectivos, generando un detrimento patrimonial en cuantía de $109.822.038 pesos M/CTE.
PRESUNTOS RESPONSABLES
Gyongyi María Flandorffer Montenegro
CC. 40.374.760 de Villavicencio
Profesional de Ejecuciones Fiscales
04 de octubre de 2004 hasta el 14 de agosto de 2014
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Andrea Juliana Rojas Castiblanco
CC.35.260.245 de Villavicencio
Inspectora Segunda de Tránsito Municipal
17 de Abril de 2006 al 04 de septiembre 2014
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Ley 951 de 2005, articulo 5.
Resolución de la Contraloría General de la República 5674 de 2005
Circular de la Contraloría General de la República 11 de 2006
Directiva de la Procuraduría General de la Nación 06 de 2007
HALLAZGO No 3. Administrativo
Falencias en la formulación y seguimiento de los Indicadores de Gestión para la toma de decisiones
en la Secretaria de Movilidad
La Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio, para las vigencias 2014 al 2015, definió indicadores
de gestión para el Subproceso Administración de la Movilidad, puntualmente los indicadores “Gestión
Inspecciones de Tránsito” y “Medir la operatividad del cobro coactivo”, los cuales de acuerdo a la
documentación revisada no son pertinentes y no dan apoyo como herramienta en la toma de decisiones, ya
que no generan ningún impacto a la gestión de la Secretaría, lo anterior se ve reflejado en los resultados de
la ficha técnica de indicadores mostrada por la Gestión de Calidad y MECI de la Secretaría, en el periodo
comprendido de abril a diciembre de 2015 como se muestra a continuación:
INDICADORES DE GESTION SECRETARIA DE MOVILIDAD
Indicador: Gestión inspecciones de tránsito.
OBSERVACIONES DE LA CONTRALORIA
Indicador: Gestión inspecciones de tránsito.
Objetivo del indicador: Mostrar la disminución del número de procesos
contravencionales exonerados con el fin de determinar los errores de
procedimiento en la elaboración del comparendo que dieron lugar a la
exoneración y de esta manera aplicar planes de mejora.
Si el objetivo principal que pretendía la Secretaria
de Movilidad era disminuir y evitar el número de
exonerados en las audiencia de las inspecciones
de tránsito, no se cumplió con esta actividad, ya
que se muestra que aumentó de abril a diciembre
en un 86.44%, y los procesos que entraron en
audiencia se redujeron en el último trimestre
pasando de 416 a 216, evidenciándose aún más
el porcentaje de error, igualmente el indicador de
eficacia o cumplimiento está mal planteado
debido que para cumplirlo al 100%, todos los
procesos contravencionales en audiencia deberán
ser exonerados que es casi imposible porque
también existen otros como los fallos sanción que
también están incluidos
Numerador: No. de procesos contravencionales exonerados.
Denominador: No. de procesos contravencionales en audiencia.
Unidad de Medida: Procesos Contravencionales
META (Resultado Esperado)= 70%
Fecha de establecimiento de la meta: 31/12/2014
Mide: Eficacia.
Periodicidad Trimestral
Datos/periodo
Resultado
Numerador
Denominador
PERIODO
Abril- Junio
11.8
49
416
2015
Julio -Sep
12
72
585
INTERPRETACIÓN
Y
ANÁLISIS DE RESULTADOS
SEC. DE MOVILIDAD
Oct – Dic
22
48
216
PROPUESTA DE
MEJORAMIENTO
Con respecto a la meta o resultado esperado del
70%, quiere decir que para que haya un
cumplimiento, el 70% de los procesos
contravencionales deberían ser exonerados.
El análisis e interpretación de la Secretaria de
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INDICADORES DE GESTION SECRETARIA DE MOVILIDAD
Oct a Dic /15
Para este trimestre en el
porcentaje de los procesos
contravencionales realizados por
la secretaria de movilidad y el
número
de
comparendos
realizados por los agentes
aumenta a un 22%.
Mayor rapidez de
respuesta al llamado
de los agentes de
tránsito, así mismo
por parte de los
inspectores
de
transito
cuando
verifiquen las fallas
en la consulta inicial.
OBSERVACIONES DE LA CONTRALORIA
Movilidad en el sentido que aumentó en un 22%,
es debido a que los agentes de tránsito no
asisten a las audiencias; sin embargo, hay
diferentes situaciones que se pueden presentar:
por mal diligenciamiento del comparendo o que
los inspectores exoneren sin
las pruebas
necesarias. La propuesta de mejora no es
contundente, como tampoco la más acertada.
Indicador: Ejecuciones fiscales / Medir la operatividad del cobro coactivo.
Indicador: Ejecuciones fiscales / Medir la
operatividad del cobro coactivo.
Objetivo del indicador: Mostrar el comportamiento de pago de los usuarios
que conlleven a realizar un cobro coactivo.
El objetivo del indicador no es coherente con lo
que se pretende en el numerador y el
denominador y menos con la meta esperada; el
primero se refiere al comportamiento del pago, es
decir al recudo como tal; el segundo, al porcentaje
de acuerdos de pago incumplidos y recuperados
según la unidad de medida y la meta que tiene
que ser menor al 30% (se desconoce si es al
recaudo o al porcentaje de cumplimiento), toda
vez que no se delimitó el indicador ya que son
todos los acuerdos de pago vigentes por la
Secretaría, puede ser de todas las vigencias
incluidos los de la caja aperturada en la vigencia
2012 al 2013, y si es así, son los realizados por
los inspectores y por la profesional de cobro
coactivo, ya que hasta octubre del 2015 se separó
estas responsabilidades: unos los realiza
directamente el Secretario de Movilidad y los
otros son suscritos por cobro coactivo, en el que
no se podría saber con exactitud en los meses de
abril a septiembre de 2015, cuáles pertenecían a
cobro coactivo, además si son de los acuerdos de
pago registrados por cada trimestre tocaría
esperar dos meses después, según el manual de
cartera del municipio, para poder decretar el
incumplimiento y hacer efectivo el mandamiento
de pago y su notificación oportunamente antes del
mes, para que el recaudo fuera mínimo.
Numerador: No. de acuerdos de pago incumplidos.
Denominador: No. de acuerdos de pago vigentes.
Unidad de Medida: % de Acuerdos Recuperados
META (Resultado Esperado): <= 30%
Mide: Efectividad.
Periodicidad trimestral.
Datos/periodo
Resultado
Numerador
Denominador
PERIODO
Jul-Sep/15
Abril- Junio
95.7
669
699
2015
Julio -Sep
0
0
0
INTERPRETACIÓN
Y
ANÁLISIS DE RESULTADOS
SEC. DE MOVILIDAD
El porcentaje de este trimestre
refleja la disminución en el
porcentaje
de
acuerdos
recuperados por la oficina de
cobro coactivo
Oct – Dic
23.4
44
188
PROPUESTA DE
MEJORAMIENTO
Invitar
a
los
ciudadanos
a
celebrar y culminar
la remuneración total
de los cuerdos de
pago que realicen
para subsanar las
infracciones a las
normas de transito
Se desconoce si los porcentajes determinados
por la Secretaria de Movilidad para los meses de
abril a diciembre, como son 95%, 0% y 23% es
correspondiente al recaudo de acuerdos de pago
incumplidos o al número de incumplimientos en
cada trimestre. Por lo que, el indicador no sería
de efectividad sino de eficacia.
Además en la interpretación y análisis de
resultados expuestos por la Secretaria de
Movilidad, manifiesta que: El porcentaje de este
trimestre refleja la disminución en el
porcentaje de acuerdos recuperados por la
oficina de cobro coactivo, lo que quiere decir
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57
INDICADORES DE GESTION SECRETARIA DE MOVILIDAD
OBSERVACIONES DE LA CONTRALORIA
que el resultado fue de cero 0% y no se recuperó
ningún recurso, no se sabe si no se realizaron
acuerdos de pago o no se incumplieron o no se
midió este resultado; sin embargo, no es
coherente con la Meta esperada, toda vez que
el resultado fue menor al 30% por lo que se debía
cumplir y no es así.
Igualmente no se evidenció la realización de la
propuesta ya que no se ha definido el cobro
persuasivo en la oficina de cobro coactivo, como
estrategia de mejora.
HALLAZGO No 4. Administrativo
Desactualización de los procesos y procedimientos de las inspecciones de tránsito y el área de cobro
para las ejecuciones fiscales.
La Secretaria de Movilidad del Municipio - Dirección de Servicios de Movilidad, encargada de las inspecciones
de tránsito y la oficina de cobro coactivo deben actualizar los procesos y procedimientos de estas dos áreas,
para que sean acordes con las operaciones que realizan diariamente, existiendo diferencias entre lo
planteado en los manuales de procedimientos y lo que realmente hacen, como se evidenció en el
procedimiento de Gestión de Inspecciones de Tránsito, en el cual no se contemplan todas las actividades que
realizan las inspecciones ni se detallan apropiadamente la secuencia de las acciones para el cumplimiento del
objetivo, conllevando a la ausencia de un efectivo control que permita el seguimiento y monitoreo de manera
adecuada y oportuna, que pueden repercutir en las caducidades de las multas y sanciones por infracciones a
las normas de tránsito.
Igualmente el procedimiento de Cobro Coactivo para Ejecuciones Fiscales, presenta insuficiencia tanto en el
planteamiento del alcance y generalidades como también en el desarrollo del mismo, no detalla
apropiadamente la secuencia de las acciones para el cumplimiento del objetivo, en el que se pueden generar
prescripciones de la acción de cobro, nulidades e incumplimiento de los términos legales; aunado a lo
anterior, la Secretaría de Movilidad no realiza los debidos controles y seguimientos a este procedimiento.
Así mismo, teniendo en cuenta que no se encuentra en los procedimientos asociados en la caracterización del
proceso DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL, subproceso ADMINISTRACIÓN DE LA MOVILIDAD, las
acciones a seguir con respecto al control y seguimiento de los acuerdos de pago contravencionales,
conllevando a que no se cumpla con el objetivo del proceso en el sentido de garantizar el pleno cumplimiento
de las normas de tránsito, ya que la ausencia de las mismas, pueden generar la caducidad de la acción de
cobro por incumplimiento de los términos legales para dar inicio al proceso de cobro coactivo.
Esta mejora debe incluir los aspectos planteados por la Secretaría de Movilidad en el plan de mejoramiento
suscrito para subsanar el hallazgo derivado de la queja PC-27-04-2015, referente a la “falta de control y
seguimiento a los acuerdos de pago contravencionales”, donde en las actividades a realizar se estipuló
“Realizar seguimiento al estado de los Acuerdos de Pago Incumplidos, dejando claridad en el proceso, que
los Acuerdos de Pago los firmará el Secretario de Movilidad al igual que la resolución que deja sin efecto
dicho acuerdo pasado los dos (2) meses de incumplimiento, y se allegará a la dirección (Área Cobro Coactivo)
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el acuerdo de pago, la resolución que deja sin efecto y la debida notificación al contraventor y/o deudor
solidario para iniciar el proceso de Cobro Coactivo”; siendo pertinente la realización de un procedimiento de
las acciones a seguir con respecto al control y seguimiento de los acuerdos de pago contravencionales.
HALLAZGO No 5. Administrativo
Falta de control y seguimiento a los derechos de petición, quejas y reclamos en la Secretaria de
Movilidad
La Contraloría Municipal de Villavicencio realizó el seguimiento a los derechos de petición relacionados con
prescripciones y solicitudes de caducidades de comparendos en la vigencia 2015, encontrando que hay fallas
en la debida notificación de las respuestas a los peticionarios. Para sustentar esta observación se efectuó un
muestreo de 26 derechos de petición de caducidades y 16 de prescripciones con los siguientes análisis y
resultados:
1. No existe un procedimiento único para el trámite de las peticiones, ya que algunos expedientes no
incluyen el formato “nota interna de remisión”, documento con el que el titular de la entidad delega a la
dependencia competente para analizar y responder las solicitudes.
2. En algunos expedientes consultados como el de la petición bajo radicado 01826 de febrero 6 de 2015, no
hay evidencia de haberse notificado la respuesta, incluso en este caso no existe respuesta adjunta.
3. No se prioriza la notificación personal aun teniendo en el escrito de petición la dirección del solicitante, ya
que como se corroboró en el derecho de petición radicado 01826 de febrero 6 de 2015, se obliga al
ciudadano a acudir al despacho de la entidad para notificarse. En el Informe Trimestral de Seguimiento y
Control de PQRSD 2015 presentado por la SMV se indica que las notificaciones fueron de manera
personal o por correo electrónico, pero no reconoce esta inoportuna manera de notificar al peticionario.
4. Se evidencian sensibles retrasos en las notificaciones de respuestas a peticionarios. Como prueba se
expone el caso de la petición radicada 02787 del 23 de febrero de 2015, en donde la respuesta está
fechada el 25 de febrero, pero el sello de notificado es del 13 de octubre de 2015, es decir casi 8 meses
después de haber sido elevada la petición, sin encontrarse justificación alguna para ese notorio
incumplimiento de los términos. No puede la entidad ampararse en la inexistencia de medios idóneos
para notificar a la peticionaria, ya que ésta aportó en su escrito un correo electrónico y número celular,
entendiéndose que por esos medios podía ser informada de la respuesta o para que compareciera a
recibir la notificación (en el expediente no hay otra evidencia de notificación). Otro proceso cuestionado
con esta observación es el 15338 del 7 de diciembre de 2015, siendo notificado el ciudadano el 27 de
enero de 2016, es decir 34 días hábiles después, superando la regla general de 15 días hábiles.
5. No hay una clara trazabilidad de las peticiones. Como se mencionó en un ítem anterior, no todos los
expedientes poseen una nota interna remisoria. No hay un procedimiento definido que se aplique a todos
los trámites de las peticiones de prescripciones y caducidades.
Por lo anteriormente mencionado, de persistir estas circunstancias, pueden conllevar a que se registre
represamiento de respuestas a los peticionarios y posibles faltas disciplinarias por el incumplimiento de las
normas relacionadas con la debida notificación y tratamiento de las PQRSD, por lo cual la entidad debe
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59
corregirlas y establecer un procedimiento continuo de seguimiento a estos trámites a través de cada una de
sus áreas y especialmente Control Interno.
HALLAZGO No 6. Administrativo, Disciplinario y Fiscal
Insuficiencia en las pruebas para la Exoneración de comparendos por parte del Inspector
Examinadas las 263 resoluciones de exoneración objeto de muestra, se apreció que en 16 de éstas, la única
prueba es la versión simple del infractor, no se halló ningún otro medio probatorio que corroborara lo afirmado
en audiencia por el infractor, por lo tanto el implicado en la infracción de tránsito no podía ser beneficiado
con la exoneración. Llama la atención los argumentos que expone la señora inspectora Andrea Juliana Rojas
Castiblanco, en sus resoluciones de exoneración <<[…] el despacho con base en el acervo probatorio
establece que el señor(a) no cometió la infracción que le adjudico el agente en razón que en lugar de los
hechos no hay señal, por consiguiente el despacho presume la buena fe del señor (a) [..:] >> Lo que
impresiona al auditor, es cómo hizo la señora inspectora para llegar a ese argumento, si no existe en el
proceso pruebas como registro fotográfico o actas de visita al lugar de los hechos que le permitan concluir al
funcionario instructor que efectivamente no existe la señal de tránsito; así mismo, se observan dos (2)
resoluciones de exoneración por alcoholemia, en las cuales se aprecia falta de motivación en el acto
administrativo. Las resoluciones exoneradas por la señora inspectora sin ningún fundamento son las que se
precisan en el cuadro siguiente:
Ítem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
N°
Resolución
Fecha
resolución
Inspección
500010000007014563
14200024
19/08/2014
Segunda
500010000008352254
14200022
20/08/2014
Segunda
500010000008355822
14200021
20/08/2014
Segunda
500010000007010923
14200020
20/08/2014
Segunda
500010000008356793
14200019
20/08/2014
Segunda
500010000007009777
14200015
19/06/2014
Segunda
500010000007005527
14200023
19/08/2014
Segunda
500010000007005542
14200008
28/05/2014
Segunda
500010000007007725
14200007
02/05/2014
Segunda
500010000007007717
14200006
08/04/2014
Segunda
500010000000075484
090000254
11/12/2014
Segunda
500010000000138586
14200002
21/01/2014
Segunda
500010000001144495
013200028
25/07/2013
Segunda
500010000002775525
013200027
19/07/2013
Segunda
500010000004831065
013200026
19/07/2013
Segunda
N° Comparendo
Cifras expresadas en pesos
Valor
Inspector
infracción
Andrea
Juliana
Rojas
3.695.940
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
307.995
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
307.995
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
307.995
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
307.995
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
307.995
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
29.567.520
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
307.995
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
307.995
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
307.995
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
248.445
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
496.890
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
589.500
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
283.350
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
294.750
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60
Ítem
16
N° Comparendo
500010000004830889
N°
Resolución
013200023
Fecha
resolución
04/04/2013
Inspección
Segunda
Inspector
Castiblanco
Andrea Juliana Rojas
Castiblanco
VALOR TOTAL
Valor
infracción
294.750
$ 37.935.105
Por lo tanto, se generó un daño patrimonial al municipio de Villavicencio por valor de $37.935.105, ya
que se decretaron Resoluciones de Exoneración sin acervo probatorio de los mismos y falta de
motivación en el acto administrativo.
CUANTIA DEL DAÑO PATRIMONIAL
Treinta y siete millones novecientos treinta y cinco mil ciento cinco pesos M/CTE ($37.935.105)
PRESUNTOS RESPONSABLES
Andrea Juliana Rojas Castiblanco
CC.35.260.245 de Villavicencio
Inspectora Segunda de Tránsito Municipal
17 de Abril de 2006 al 04 de septiembre 2014
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Ley 769 de 2002
Ley 734 de 2002 artículos 34 numeral 1, 35 numeral 1 y 50
Ley 610 de 2000
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA OBSERVACION
 Copia de las Resoluciones de Exoneración
 Relación de Resoluciones de Exoneración
HALLAZGO No 7. Administrativo
Errores en los procedimientos por los Agentes de Tránsito, generando Exoneraciones en los procesos
contravencionales.
Una vez revisada la información referente a las exoneraciones decretas por las inspecciones de tránsito
durante las vigencias 2012 al 2015 y a lo propuesto en los indicadores de gestión, se pudo evidenciar que en
un alto porcentaje de las exoneraciones se dan por falta de aplicabilidad rigurosa de los procedimientos
realizados por los agentes de tránsito, como son: mal diligenciamiento de los comparendos en sus ítem
respectivos, como también a que no se presentan en las audiencias para ratificar lo consignado en los
comparendos de acuerdo a los hechos presentados, generando un desgaste administrativo a los inspectores
en los procesos contravencionales, por falta de conocimiento o capacitación de los agentes de tránsito, por lo
que la Secretaria de Movilidad debe tomar las medidas necesarias del caso para reducir esta situación.
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61
HALLAZGO No 8. Administrativo, Disciplinario y Fiscal
Caducidades por la acción de cobro de multas e infracciones por violación a las normas de tránsito.
La Secretaria de Movilidad del municipio de Villavicencio, durante las vigencias 2012 al 2015 declaró la
caducidad de la acción de cobro a 212 comparendos de las vigencias 2008 al 2015, al no iniciarse dentro de
los seis (6) meses siguientes audiencia pública para que por medio del fallo sanción las inspecciones de
tránsito, declara al implicado como contraventor, por lo que no se pudo continuar con el proceso de cobro
coactivo, teniendo en cuenta que no se disponía de un título ejecutivo, por lo tanto, con la omisión de la
audiencia y sin la resolución sancionatoria no se culminó el proceso administrativo, inobservando lo estipulado
en el artículo 161 de la Ley 769 del 2002 Código Nacional de Tránsito, evidenciándose la mala gestión e
incumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia, lo cual es causal de mala conducta, según el artículo
48 numeral 49 de la Ley 734 de 2002, esto generó un detrimento patrimonial al municipio por valor de
$96.178.561, como se muestra en la siguiente tabla:
Vigencia Caducidades
2012
2013
2014
2015
Año Comparendo
2009
2010
2012
2008
2009
2010
2011
2013
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
TOTAL
Cifra expresadas en pesos
Total Comparendos
Valor
4
1.750.800
5
1.802.535
1
566.700
6
1.615.245
12
5.217.355
1
257.500
3
678.490
1
332.010
21
6.220.225
29
10.467.852
44
14.491.774
9
2.963.867
6
1.227.850
2
626.810
8
2.999.705
12
4.770.184
36
37.521.818
2
657.825
3
259.250
5
996.030
1
616.000
1
138.736
212
$96.178.561
CUANTIA DEL DAÑO PATRIMONIAL
Noventa y seis millones ciento setenta y ocho mil quinientos sesenta y uno pesos M/CTE ($96.178.561)
PRESUNTOS RESPONSABLES
Secretarios de Movilidad vigencias 2008 al 2015
Efraín Mojica Rubio
CC.79.142.558 de Usaquén
Periodo del 03 de enero de 2008 hasta 05 de enero de 2012
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62
Alfonso Santiago Agudelo
CC. 17.337.477 de Villavicencio
Periodo del 06 de enero de 2012 hasta el 02 de diciembre de 2012
Edgar Alberto Martínez Aguilera
CC.3.275.606 de Restrepo
Periodo del 09 de enero de 2013 hasta el 22 de julio de 2013
Luis Fernando Ramírez Garzón
CC. 79.615.375 de Bogotá
Periodo del 23 de julio de 2013 hasta el 04 de enero de 2016
Directores de Servicios de Movilidad (anteriormente Subdirectores placas y matrículas)
vigencias 2008 al 2015
Blanca Lily Reinosa Castrillón
CC. 21.230.809
Periodo del 05 de enero de 2008 hasta el 01 de junio de 2009
Hernando Mauricio Frías Barreto
CC. 86.068.949 de Villavicencio
Periodo del 21 de octubre de 2009 hasta el 28 de diciembre de 2011
Robinson Gaona Parra
CC.17.333.043 de Villavicencio
Periodo del 10 de febrero de 2012 hasta 07 de febrero de 2013
Patricia Méndez Serna
CC. 29.306.376 de Villavicencio
Periodo del 08 de noviembre de 2013 hasta el 22 de julio de 2014
Iván Andrés Yepes Peña
CC. 860062.197 de Villavicencio
Periodo del 08 de febrero de 2013 hasta el 31 de octubre de 2013
León Darío Monsalve Duque
CC. 7.680.555 de Medellín
Periodo del 23 de julio de 2013 hasta el 12 de enero de 2016
Inspectores de Tránsito vigencias 2008 al 2015
Guiomar Peralta Rey
CC. 21.189.171 de Restrepo
Periodo del 14 de diciembre de 1999 hasta la fecha
Andrea Juliana Rojas Castiblanco
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63
CC. 35.260.245 de Villavicencio
Periodo del 18 de abril de 2006 hasta el 04 de septiembre de 2014
Jean Delvy Pardo Hernández
CC. 86.066.478 de Villavicencio
Periodo del 16 de agosto de 2007 hasta el 31 de mayo de 2010
Adriana Rocío Coca Carvajal
CC. 52.261.280 de Bogotá
Periodo del 08 de junio de 2010 hasta la fecha
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Ley 769 de 2002, Artículo 159
Ley 1386 de 2010, Artículo 26
Decreto Ley 019 de 2012, Artículo 206
Ley 1437 de 2011, Artículo 98
Ley 734 art. 34 numeral 1 y 35 numeral 1
Ley 610 de 2002 art. 6
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA OBSERVACION


Copia resoluciones de caducidad emitidas por la Secretaría de Movilidad de las vigencias 2012 al 2015
Base de datos correspondiente a las caducidades de las vigencias 2012 al 2015
HALLAZGO No 9. Administrativo
Falta de seguimiento y control a los procesos contravencionales en estado de audiencia
De los procesos que adelantan las cuatro (4) inspecciones de tránsito adscritas a la Secretaría de Movilidad
de Villavicencio, correspondiente a las vigencias 2012 al 2015, 725 comparendos se encuentran en
estado “audiencia” y por consiguiente pendientes de fallo en el sistema Qx y verificados en el proceso
auditor se evidenció que algunos de ellos no presentan fallo dentro de los seis meses siguientes a la fecha de
cometida la infracción, generando un riesgo de caducidad en la acción de cobro; como por ejemplo, el
expediente del comparendo 5000100011725751.
No se evidenció un procedimiento interno establecido entre la Secretaría de Movilidad y el Consorcio
SERTRAVI para actualizar el sistema con las novedades de fallo ya sean de primera o segunda instancia, por
lo cual las inspecciones están sujetas a las instrucciones del operador privado. Cuando el inspector emite
fallo, le notifica a SERTRAVI sobre la novedad mediante un formato – guía; sin embargo, se pudo constatar
que el inspector no recibe un documento que evidencie que ha informado sobre la novedad, porque la guía es
devuelta semanas después, cuando se realiza la actualización. Muchos expedientes como el del comparendo
50001000011219932 no cuenta con esa guía para comprobar su actualización en el aplicativo.
Por lo antes mencionado, la Secretaría de Movilidad debe tomar las medidas necesarias para que se
actualice el sistema oportunamente y se subsane la novedad.
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64
HALLAZGO No 10. Administrativo, Disciplinario y Fiscal
Prescripción y caducidades de la acción de cobro a multas y sanciones por infracciones de tránsito
impuestas por el municipio de Villavicencio, correspondiente a las vigencias 2012 al 2015
La Secretaria de Movilidad del Municipio, a través de la oficina de cobro de ejecuciones fiscales decretó
durante las vigencias 2012 al 2015, 14.803 Resoluciones de Prescripción, por multas e infracciones por
violación a las normas tránsito impuestas por los agentes y policías de carreteras en la jurisdicción del
municipio de Villavicencio durante el periodo comprendido de junio del 2008 hasta el 31 de diciembre de
2012, inobservando el artículo 206 del decreto Ley 019 de 2012, el cual modifico el artículo 26 de la Ley 1383
de 2010 y el artículo 159 de la Ley 769 de 2002, en el que se estipula “La ejecución de las sanciones que se
impongan por violación de las normas de tránsito, estará a cargo de las autoridades de tránsito de la jurisdicción donde se
cometió el hecho, quienes estarán investidas de jurisdicción coactiva para el cobro, cuando ella fuere necesario .Las
sanciones impuestas por infracciones a las normas de tránsito prescribirán en tres (3) años contados a partir de la
ocurrencia del hecho; la prescripción deberá ser declarada de oficio y se interrumpirá con la notificación del mandamiento de
pago. La autoridad de tránsito no podrá iniciar el cobro coactivo de sanciones respecto de las cuales se encuentren
configurados los supuestos necesarios para declarar su prescripción” en concordancia con lo descrito en la Ley 1437
de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, establece
en su artículo 87 la firmeza de los actos administrativos, en el artículo 98 el deber de recaudo y prerrogativa del cobro
coactivo y en el artículo 99 los documentos que prestan mérito ejecutivo a favor del Estado; de igual forma, en la Ley
1066 de 2006 en el Artículo 5 señala “la facultad de cobro coactivo y procedimiento para las entidades públicas, siendo
pertinente recalcar que cuando se presenta una contravención a las normas de tránsito, ésta se debe sancionar mediante
resolución debidamente notificada y ejecutoriada” , por lo que se evidenció una ineficiencia gestión administrativa
por parte de la entidad en la acción de cobro de estos comparendos, toda vez que las inspecciones de
tránsito no emitieron el acto administrativo debidamente ejecutoriado, entendiéndose Resolución
Sancionatoria, dentro de los seis (06) meses siguientes a la comisión del hecho, razón por la cual la oficina de
Cobro Coactivo no pudo iniciar el proceso administrativo ejecutivo de cobro coactivo, generando un
detrimento patrimonial al municipio de Villavicencio por cuantía de $7.815.566.819. A continuación se
relaciona las prescripciones por vigencias.
Cifras expresadas en pesos
Fecha de
Resolución de
Prescripción
Año Imposición multa y/o
sanción
2012
2013
2014
2015
TOTAL
2008
2009
2010
2008
2009
2010
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2008
2009
2010
2011
2012
Total
Infracciones de
tránsito
294
5
1
459
282
223
1.427
2.140
2.713
384
2
1
928
1.888
2.232
1.696
128
14.803
Valor
166.821.011
2.729.798
353.244
254.141.832
159.161.233
115.463.106
783.016.990
1.247.425.191
1.526.169.593
206.344.451
915.867
381.971
498.021.093
1.079.768.242
1.037.317.458
691.541.656
45.994.083
$7.815.566.819
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De acuerdo a lo anterior, la Secretaría de Movilidad del Municipio de Villavicencio no cumplió en debida forma
con el procedimiento adecuado para gestionar la acción de cobro, vulnerando los principios de eficiencia y
eficacia, debido a que no se realizó seguimiento y control al recaudo de las infracciones; por lo tanto, deben
adoptarse medidas tendientes a maximizar el proceso de cobro de dichas sanciones, a fin de evitar la
caducidad de las acciones y la prescripción del derecho.
CUANTIA DEL DAÑO PATRIMONIAL
Siete mil ochocientos quince millones quinientos sesenta y seis mil ochocientos diecinueve pesos M/CTE
($7.815.566.819)
PRESUNTOS RESPONSABLES
Secretarios de Movilidad vigencias 2008 al 2015
Efraín Mojica Rubio
CC.79.142.558 de Usaquén
Periodo del 03 de enero de 2008 hasta 05 de enero de 2012
Alfonso Santiago Agudelo
CC. 17.337.477 de Villavicencio
Periodo del 06 de enero de 2012 hasta el 02 de diciembre de 2012
Edgar Alberto Martínez Aguilera
CC.3.275.606 de Restrepo
Periodo del 09 de enero de 2013 hasta el 22 de julio de 2013
Luis Fernando Ramírez Garzón
CC. 79.615.375 de Bogotá
Periodo del 23 de julio de 2013 hasta el 04 de enero de 2016
Directores de Servicios de Movilidad (anteriormente Subdirectores placas y matrículas)
vigencias 2008 al 2015
Blanca Lily Reinosa Castrillón
CC. 21.230.809
Periodo del 05 de enero de 2008 hasta el 01 de junio de 2009
Hernando Mauricio Frías Barreto
CC. 86.068.949 de Villavicencio
Periodo del 21 de octubre de 2009 hasta el 28 de diciembre de 2011
Robinson Gaona Parra
CC.17.333.043 de Villavicencio
Periodo del 10 de febrero de 2012 hasta 07 de febrero de 2013
Patricia Méndez Serna
CC. 29.306.376 de Villavicencio
Periodo del 08 de noviembre de 2013 hasta el 22 de julio de 2014
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66
Iván Andrés Yepes Peña
CC. 860062.197 de Villavicencio
Periodo del 08 de febrero de 2013 hasta el 31 de octubre de 2013
León Darío Monsalve Duque
CC. 7.680.555 de Medellín
Periodo del 23 de julio de 2013 hasta el 12 de enero de 2016
Cobro coactivo
Gyongyi María Flandorffer Montenegro
CC. 40.374.760 de Villavicencio
Profesional de Ejecuciones Fiscales
04 de octubre de 2004 hasta el 14 de agosto de 2014
Inspectores de Tránsito vigencias 2008 al 2015
Guiomar Peralta Rey
CC. 21.189.171 de Restrepo
Periodo del 14 de diciembre de 1999 hasta la fecha
Andrea Juliana Rojas Castiblanco
CC. 35.260.245 de Villavicencio
Periodo del 18 de abril de 2006 hasta el 04 de septiembre de 2014
Jean Delvy Pardo Hernández
CC. 86.066.478 de Villavicencio
Periodo del 16 de agosto de 2007 hasta el 31 de mayo de 2010
Adriana Rocío Coca Carvajal
CC. 52.261.280 de Bogotá
Periodo del 08 de junio de 2010 hasta la fecha
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Ley 769 de 2002, Artículo 159
Ley 1386 de 2010, Artículo 26
Decreto Ley 019 de 2012, Artículo 206
Ley 1437 de 2011, Artículo 98
Ley 734 art. 34 numeral 1 y 35 numeral 1
Ley 610 de 2002 art. 6
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA OBSERVACION


Copia resoluciones de prescripción emitidas por la Secretaría de Movilidad de las vigencias 2012 al 2015
Base de datos correspondiente a las prescripciones de las vigencias 2012 al 2015
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67
HALLAZGO No 11. Administrativo
Falta de procedimiento por parte de la Secretaria de Movilidad para el descuento por Asistencia al
curso en el Centro Integral de Atención (CIAT)
Una vez analizada la información suministrada por el consorcio SERTRAVI sobre las inasistencias al curso
por parte de los infractores al Centro Integral de Atención, se pudo evidenciar que para la vigencia 2015 no
asistieron al curso un total de 1.533 conductores, equivalente a un valor total de los comparendos que
presentan deuda que asciende a $316.845.924, de los cuales el Consorcio de Servicios de Movilidad
SERTRAVI en su eficiencia administrativa recaudó el 50% del valor total de los comparendos, ya que los
conductores se acogieron a lo estipulado en el artículo 205. Reducción de la Multa del Decreto Ley 019 de
2012, el cual modificó el artículo 24 de la Ley 1383 de 2010 y el artículo 136 de la Ley 769 de 2002,
refiriéndose a “Cancelar el cincuenta por ciento (50%) del valor de la multa dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden
de comparendo y siempre y cuando asista obligatoriamente a un curso sobre normas de tránsito en un Organismo de
Tránsito o en un Centro Integral de Atención. Si el curso se realiza ante un Centro Integral de Atención o en un organismo de
tránsito de diferente jurisdicción donde se cometió la infracción, a éste se le cancelará un veinticinco por ciento (25%) del
valor a pagar y el excedente se pagará al organismo de tránsito de la jurisdicción donde se cometió la infracción; o….( )”; sin
embargo, con la no asistencia al curso por parte del conductor se observa en el SIMIT que se encuentran
registrados con una infracción 107 correspondiente a una amonestación contemplada por el artículo 123 de la
Ley 769 de 2012, que reza “Las autoridades de tránsito podrán amonestar a los infractores. La amonestación consiste en
la asistencia a cursos obligatorios de educación vial. El infractor que incumpla la citación al curso será sancionado con
multa equivalente a cinco (5) salarios mínimos”.
Cabe resaltar, que estas infracciones de no asistencia a curso se encuentran registradas en los sistemas
Qx-Tránsito y en el SIMIT, en algunos casos por un valor del 50% de la multa más los intereses generados
por la morosidad; en otros casos, se encuentra registrado el valor correspondiente a 5 SMDLV, faltándole al
infractor únicamente el certificado del Centro Integral de Atención. Aunque la norma no especifica claramente
en qué momento se debe pagar o hacer el curso, sí dice que dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden
de comparendo aplicará un descuento del 50% y si paga dentro de los veinte (20) siguientes debe cancelar el
75% de la multa, entendiéndose que debe ser como lo estableció en su momento la Ley 1450 de 2011 en su
artículo 95 Incentivos para el pago de infracciones “podrán acogerse al descuento del cincuenta por ciento (50%) del
total de su deuda, previa realización del curso sobre normas de tránsito de que trata el artículo 24 de la Ley 1383 de 2010 ( )”, por lo que se debería establecer un procedimiento adecuado para ello, con el fin de evitar inconvenientes
administrativos a la Secretaría de Movilidad, ya que esto ha generado dificultades tanto al conductor que se
supone que ya pagó la infracción y actualmente debe el otro 50% restante o el valor de la amonestación,
como a la entidad, porque no procede el organismo de tránsito de manera oportuna para el cobro de la
sanción impuesta; con esto se está generando una sobrestimación en la cartera por multas e infracciones de
tránsito.
HALLAZGO No 12. Administrativo
Falta de seguimiento y control del recaudo interno (SERTRAVI) y el recaudo externo (SIMIT) por parte
de la Secretaria de Movilidad y Secretaria de Hacienda del Municipio.
La Alcaldía Municipal de Villavicencio no realiza un efectivo control y seguimiento al recaudo local y externo
por multas y sanciones por violación de las normas de tránsito, evidenciándose que para el ingreso de
recursos locales éstos son remitidos por el Consorcio de Servicios de Movilidad de acuerdo a la participación
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68
que tiene el municipio en el contrato de concesión 776 de 2010 por los diferentes conceptos, dichos recursos
son transferidos diariamente a las cuentas de la alcaldía y los soportes son entregados con bitácora diaria,
recibos de caja impresos y consignación original al área de contabilidad de la Secretaría y al interventor
designado, en este caso el Director de Servicios de Movilidad, para que sean ingresadas estas distribuciones
tanto contravencionales como no contravencionales diariamente al módulo presupuestal de ingresos en el
sistema PCT. Los actuales ingresos corrientes de destinación específica para los diferentes proyectos del
área de movilidad, evidencian que la Secretaría de Movilidad lo realiza de manera mensual; es decir, existen
unos recursos en bancos, pero éstos no se pueden utilizar porque no se encuentran incorporados al
presupuesto de manera oportuna, igualmente para facilitar las conciliaciones bancarias que es deber de la
Secretaría de Hacienda, pero éstas tampoco se realizan por parte de la dependencia.
De igual forma se evidencia que no existe una comunicación interna de verificación entre las dos (2) áreas, es
decir entre lo ingresado por parte de Secretaría Movilidad y lo reportado en los extractos bancarios, labor de
la Secretaría de Hacienda, desconociéndose qué recursos ingresaron a cada una de las cuentas autorizadas
con el propósito de atender lo estipulado en el artículo 160 de la Ley 769 de 2002 referente a la destinación.
Así mismo, existe una cuenta bancaria para el recaudo de acuerdos de pago la cual posee recursos por valor
de $100.000.000 y revisados los auxiliares nunca han presentado movimientos, evidenciándose la falta de
control y seguimiento del recaudo; lo mismo sucede con los dineros transferidos por la Federación
Colombiana de Municipios a través del SIMIT correspondientes al recaudo externo, en el que se observó que
ingresaron en las arcas del municipio pero no se hace una verificación periódica como tampoco se tiene la
relación de los comparendos pagados en otras zonas; aunque el SIMIT envía información a SERTRAVI para
cambio de estado en el sistema Qx con el fin de mantenerlo actualizado, el municipio desconoce si realmente
lo que envía y cobra el SIMIT está acorde a la participación y distribución que le pertenece. Para esta cuenta
tampoco se realiza conciliación, generando un riesgo de pérdida de recursos del municipio por multas e
infracciones por violación a las normas de tránsito.
HALLAZGO No 13. Administrativo
Deficiente aplicación de la gestión documental en la Secretaria de Movilidad
Se detectaron graves falencias en la Secretaría de Movilidad del municipio de Villavicencio, referentes al
manejo del archivo, evidenciado durante la evaluación que hizo el equipo auditor de los aspectos
concernientes a la organización, transferencia, conservación, valoración y disposición final de los archivos,
utilizando para ello métodos de observación, registro fotográfico, aplicación de encuestas y verificación del
uso de herramientas de archivo en la entidad; de acuerdo a esto, se observó que en la Secretaría de
Movilidad no se utiliza adecuadamente las Tablas de Retención Documental, no existe un inventario único
documental, ni formatos de transferencias primarias de la información, no hay un control de préstamo de
documentos para trámites internos; los archivos de Gestión y Central se encuentran en precarias condiciones
de higiene y la estructura donde se encuentran ubicados no es la adecuada, generándose un riesgo inminente
de deterioro y pérdida, desconociéndose que los archivos se constituyen en una herramienta indispensable
para la gestión administrativa de la entidad.
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HALLAZGO No 14. Administrativo
Falta de inventario real de los expedientes del área de cobro coactivo.
La Secretaria de Movilidad del municipio de Villavicencio a través de la oficina de cobro coactivo es la
encargada de aperturar todos los procesos provenientes de los fallos sancionatorios, incumplimientos a los
acuerdos de pago, entre otros, con el propósito de cobrar de manera efectiva los dineros adeudados por los
contraventores; al revisar las distintas bases de datos que maneja esta área para la administración,
seguimiento y control de los expedientes, se pudo observar que no concuerdan con los documentos físicos
almacenados en el archivo, al igual muchos de estos procesos ya están pagados y se tienen que cerrar, otros
no se aperturaron porque son de vigencias anteriores, y algunos no se encuentran en el archivo físico; por lo
que la oficina de ejecuciones fiscales debe realizar de forma inmediata un inventario real de los procesos a su
cargo y efectuar una actualización y depuración de las base de datos, logrando que la información sea
íntegra, veraz, confiable y segura entre la base de datos consolidada y los expedientes.
2.1.2.2 Legalidad Financiera
Para esta variable se evaluó el aspecto normativo en cuanto a la recuperación de cartera referentes a las
normas presupuestales y las cuentas bancarias correspondiente a las normas contables en la Secretaría de
Movilidad y Secretaría de Hacienda del municipio de Villavicencio, por concepto de multas y sanciones por
infracciones de tránsito, por lo que se evaluó con las siguientes condiciones; si cumple a cabalidad la
normatividad se le otorga una calificación de dos (2), si cumple parcialmente o presentan deficiencias uno (1)
y si no se evidencia cumplimiento cero (0).
La variable de Legalidad de financiera contó con una ponderación de 0.4 y obtuvo una calificación de 25.0
puntos.
TOTAL CUMPLIMIENTO LEGALIDAD FINANCIERA
25.0
Criterio
Cumplimiento normas contables
Resolución 354, 355, 356 del 2007 y 357 del 2008 de la
Contaduría General de la Nación
Cumplimiento normas presupuestales
Ley 1066 de 2006, Recuperación cartera
Puntaje Atribuido
0
1
La presente auditoria realizó control de legalidad a efectos de verificar el cumplimiento de requisitos exigibles
en las normas vigentes y valorar la gestión desplegada por parte de la Secretaria de Movilidad del Municipio y
la Secretaría de Hacienda.
La Secretaria de Movilidad del Municipio, mediante reporte de rendición de cuentas con corte a 31 de
diciembre del 2015, según anexo obligatorio del formato f25d_cmv, certificó a través del Director de Servicios
de Movilidad la cartera por multas y sanciones por infracciones de tránsito, informando el valor de los registros
sin pagos asociados a estos comparendos, igualmente indica que la información se tomó tal como se
encuentra registrada en la base de datos del aplicativo Qx-Tránsito, encontrándose dos (2) clases de cartera,
uno en estado de comparendo con 13.432 registros por valor de $5.817.718.273 y el otro en estado moroso
por valor de $68.232.759.249.
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70
Una vez analizada la información sobre la cartera morosa por multas y sanciones por infracciones de tránsito
a diciembre del 2015, se evidenció que al realizar la sumatoria de cartera certificada como estado
comparendo, presentó una diferencia en la cantidad total de comparendos morosos como del valor total es
decir; no son 13.432 registros sino 10.432 y para el valor total no es $5.817.718.273, sino $ 4.469.694.695,
como se muestra continuación.
ESTADO DE COMPARENDOS SIN PAGO REGISTRADO BASE DE DATOS CON CORTE A 31 DE
DICIEMBRE 2015
VIGENCIAS
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
TOTAL
CERTIFICACIÓN SECRETARÍA
CANTIDAD
VALOR TOTAL
2
0
12
0
2
0
41
123.600
64
664.020
11
715.980
9
1.716.795
11
1.020.000
12
1.517.985
362
461.490
1.609
490.264.816
1.524
683.795.965
2.118
1.031.055.477
911
418.130.150
1.572
762.105.750
661
598.742.295
1.232
479.380.372
13.432
$5.817.718.273
Cifras expresadas en pesos
CONTRALORÍA MUNICIPAL
CANTIDAD
VALOR TOTAL
2
0
12
0
2
0
41
123.600
64
664.020
11
715.980
9
1.716.795
11
1.020.000
12
1.517.985
362
461.490
1.609
490.264.816
1.524
683.795.965
2.118
1.031.055.477
911
418.130.150
1.572
762.105.750
661
598.742.295
1.232
479.380.372
10.153
$4.469.694.695
La cartera de morosidad del concepto estados de comparendos de las vigencias 1999 al 2015, con corte a 31
de diciembre del 2015, asciende a la suma de $4.469.694.695 correspondientes a 10.153 comparendos, por
concepto de deuda, acuerdos de pago, acuerdo de pago incumplidos y estudio, los cuales el conductor
solicito audiencia y posiblemente no han sido fallados a la fecha, o si tienen fallos sancionatorio,
exoneraciones, revocatorias, estas no fueron trasladas al área correspondiente para la actualización del
aplicativo Qx-Transito. En este orden de ideas se puede observar que éstos $4.469.694.695 presentan
caducidad en la acción de cobro.
Con respecto a la cartera de morosidad en estado de multas con corte a la vigencias 2015, la información
certificada y reportada por la secretaria de movilidad está acorde a la sumatoria total como se muestra a
continuación.
ESTADO DE LAS MULTAS SIN PAGO REGISTRADAS EN BASE DE DATOS A 31 DE DICIEMBRE DEL
2015
VIGENCIAS
1999
2000
2001
Cifras expresadas en pesos
CANTIDAD
VALOR TOTAL
17
520.582
35
3.254.470
12
692.213
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71
VIGENCIAS
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
TOTAL
CANTIDAD
80
7.582
7.926
5.308
7.253
9.845
8.774
11.656
13.513
14.615
18.465
11.941
13.382
16.361
146.765
VALOR TOTAL
4.085.994
2.999.179.305
3.282.516.562
2.311.505.660
3.847.634.317
5.550.178.669
4.929.369.790
6.886.805.570
5.150.281.814
4.829.563.220
6.049.203.244
4.457.183.770
9.331.830.879
8.598.953.180
$68.232.759.239
De acuerdo a la tabla anterior, se puede establecer que la cartera morosa por estado de multa por
infracciones de tránsito de las vigencias 1999 al 2015, asciende a la suma de $68.232.759239,
correspondientes a 156.918 comparendos que presentan deuda, acuerdo de pago en curso, acuerdos de
pago incumplido y que se encuentran en cobro coactivo, por lo tanto se puede observar que los comparendos
de las vigencias 1999 al 2011 que suman $39.795.588.166 correspondientes a 86.616 comparendos se
encuentran prescritos, y algunos de la vigencia 2011, los de las vigencias 2012 y hasta junio 2013 se
encuentran en la oficina de cobro coactivo con mandamiento de pago y del segundo de semestre del 2013 a
31 de diciembre del 2015, aproximadamente 36.000 comparendos por valor de $20.159.375.944 presentan
deuda de morosidad sin poseer mandamiento de pago y notificación del mismo por la oficina de ejecuciones
fiscales.
Se debe tener en cuenta que la cartera morosa se encuentra establecida únicamente en el aplicativo QxTránsito manejado por el consorcio SERTRAVI, sin poderse cruzar esta misma información en el área
contable de la alcaldía municipal en donde no está registrado este debido cobrar moroso, es decir toda la
información de multas y sanciones de tránsito está centralizada en el consorcio, sin que la Secretaría de
Movilidad y la administración realicen un seguimiento de manera oportuna y el análisis pertinente de la
cartera de las infracciones, con el propósito de definir las estrategias de cobro de forma priorizada por la edad
de cartera, estableciendo cuáles son las de difícil cobro y qué valores de comparendos se encuentran
prescritos totalmente, para tomar las medidas necesarias tendientes a maximizar el recaudo del debido cobrar
moroso.
Recuperación cartera (Ley 1066 de 2006)
La Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio, a través del consorcio SERTRAVI y la oficina de
cobro coactivo para las vigencias 2012 al 2015, recuperó por concepto de cartera morosa el valor de
$3.719.463.182, se aclara que no se incluyeron los valores recaudados por concepto de acuerdos de pago
suscritos por oficina de cobro coactivo como se muestra a continuación:
VIGENCIA
CONCEPTO
Cifras expresadas en pesos
CANTIDAD
VALOR RECAUDADO
COMPARENDOS
2012
Debido cobrar moroso
1.949
438,931,323
2013
Debido cobrar moroso
1.282
334,092,831
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72
2014
2015
Debido cobrar moroso
5.305
1,427,475,537
Debido cobrar moroso
Debido cobrar moroso
Coactivo
Pago cuota Acuerdo pago –
COA
5.147
1,422,484,566
74
20,401,377
407
34,867,332
Debido cobrar moroso SAT
TOTAL
161
41,210,216
14.325
3.719.463.182
Cabe resaltar que el concepto del debido cobrar moroso al que se hace referencia se encuentra establecido
en el sistema Qx-Tránsito para comparendos que llevan más de noventa (90) días de morosidad sin
discriminación alguna al recaudo realizado por la gestión de la oficina de cobro coactivo de la Secretaria de
Movilidad del municipio, tanto de procesos archivados por pagos o derivados de los acuerdos de pago, es
decir que hasta septiembre del 2015, todo el recaudo por morosidad se incluía en este concepto; después de
esto se dividió en el sistema con los conceptos: debido cobrar moroso, debido cobrar moroso coactivo, pago
cuota acuerdo de pago – COA y debido cobrar moroso SAT, que al cruzarse con los procesos iniciados en
cobro coactivo se observó un recaudo durante las cuatro (4) vigencias auditadas por valor de 376.024.218 y
tan solo en la vigencia 2015, de septiembre a diciembre, recaudó $55.268.709
HALLAZGO No 15. Administrativo, Disciplinario y Fiscal
Recursos dejados de percibir por el Municipio correspondiente al Contrato de Concesión 776 de 2010
con el Consorcio Servicios de Movilidad (SERTRAVI) por mala distribución en el concepto del Debido
Cobrar Moroso y Pago Cuota de Acuerdo Pago.
El Consorcio de Servicios de Movilidad (SERTRAVI), suministró a la auditoria la información referente al
ingreso de los recursos y la relación de la distribución detallada contravencional de las vigencias 2012 al
2015, en el que se describe cada uno de los recibos de caja diarios y la distribución correspondiente al
municipio de Villavicencio, SERTRAVI, policía de carreteras (POLCA) y el SIMIT, en cuanto a los diferentes
conceptos contravencionales; sin embargo, el proceso auditor tomó como referencia los conceptos debido
cobrar moroso (comparendos con más de 90 días de mora), pago cuota acuerdo de pago e infracciones de
tránsito (comparendos con menos de 90 días de mora), y los porcentajes de participación del municipio y
SERTRAVI, los cuales se cruzaron con las bases de datos de los procesos que se encuentran en cobro
coactivo, verificándolos con el archivo físico con corte a 31 de diciembre del 2015, dando como resultado que
para el concepto del debido cobrar moroso se encontraron 692 comparendos con proceso coactivo, del pago
cuota acuerdo de pago 1.000 procesos y uno (1) de infracciones de tránsito para un total 1.693 procesos de
cobro coactivo, de los cuales el consorcio recaudó la suma de $61.611.538, $26.073.446 y $115.981
respectivamente, para un total de $87.800.965 y que entraron en las arcas del concesionario según su
distribución del 40% para ellos; sin embargo, estos recursos pertenecen al municipio de Villavicencio, toda
vez que los comparendos relacionados se encontraban con procesos en la oficina de cobro coactivo, con su
respectivo mandamiento de pago y notificación al contraventor antes de que el concesionario percibiera esos
recursos y que de acuerdo al contrato 776 de 2010 en su cláusula 23 remuneración estipula lo siguiente:
Parágrafo: “La retribución al concesionario incluye tanto las sumas recaudadas localmente como aquellas que se
cancelen en el sistema SIMIT, siempre y cuando el Municipio de Villavicencio no haya iniciado procesos para su cobro
coactivo ” y en un párrafo siguiente afirma textualmente: “La retribución de contravenciones incluye tanto los ingresos
locales como los ingresos externos (SIMIT) por concepto de recaudo de infracciones de tránsito, sin incluir los valores
recaudados gracias al cobro coactivo adelantado por la administración municipal o sobre los cuales se haya iniciado
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73
proceso de cobro coactivo”,
por lo tanto se presentó un recaudo injustificado por estos conceptos a favor del
concesionario durante las vigencias 2012 al 2015, generando un detrimento patrimonial al municipio de
Villavicencio por valor de $87.800.965
CUANTIA DEL DAÑO PATRIMONIAL
Ochenta y siete millones ochocientos mil novecientos sesenta y cinco pesos M/CTE ($87.800.965)
PRESUNTOS RESPONSABLES
Consorcio SERTRAVI
Integrantes del Consorcio:
Lisandro Junco Espinosa, CC. 19.212.749
Representante Legal
Omar Gualteros Villarreal, CC. 17.328.004
Patricia Medina Álvarez, CC. 21.068.339
Hugo Alberto Zuluaga Giraldo, CC. 98.545.694
Director de Servicios de Movilidad vigencias 2012 al 2015
(Supervisores Contrato de Concesión 776 de 2010)
Robinson Gaona Parra
CC 17.333.043 de Villavicencio
10 de febrero de 2012 hasta el 07 de febrero de 2013
Iván Andrés Yepes Peña
CC 86.062.197 de Villavicencio
08 de febrero de 2013 hasta el 05 de mayo de 2015
Patricia Méndez Serna
CC 29.306.376 de Tuluá
08 de noviembre de 2013 hasta el 22 de julio de 2014
León Darío Monsalve Duque
CC. 7.680.555 de Medellín
23 de julio de 2013 hasta el 12 de enero de 2016
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Ley 610 de 2000, art 6
Ley 1474 de 2011, artículos 83 y 84
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA OBSERVACION
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74




Base de datos relación y distribución del recaudo contravencional de la vigencia 2012 al 2015
Oficio de certificación del recaudo 2012 al 2015
Extractos bancarios
Contrato de Concesión 776 de 2010
HALLAZGO No 16. Administrativo, Disciplinario y Fiscal
Recursos dejados de percibir por el Municipio correspondiente al Contrato de Concesión 776 de 2010
con el Consorcio Servicios de Movilidad (SERTRAVI) por mala distribución por el concepto de
Derechos de Fallo y Estado de Cuenta.
El Consorcio de Servicios de Tránsito (SERTRAVI) para las vigencias 2012 al 2015, tuvo el siguiente recaudo
con su respectiva participación tanto para el municipio como para el concesionario, así:
Vigencia
2012
2013
2014
2015
Descripción
Dchos Fallo Contravenciones
Dchos Fallo Contravenciones
Dchos Fallo Contravenciones
Dchos Fallo Contravenciones
Estado Cuenta Contravenciones
TOTAL
DISTRIBUCION
Cantidad
Valor Total
75
498.982
1.440 10.034.836
10.090 70.909.065
8
38.500
36.269 275.644.400
47,882 357.125.783
100%
100%
Cifra expresadas en pesos
MPIO
SERTRAVI
299.389
199,593
6.020.902
4,013,934
42.545.439
28,363,626
23.100.00
15,400
165.386.640
110,257,760
214.275.470
142.850.313
60%
40%
FUENTE: Recaudo y distribución 2012-2015-Consorcio SERTRAVI
Si bien es cierto, el consorcio SERTRAVI realizó para la vigencias auditadas distribución de ingresos
diariamente por conceptos de derechos de fallos contravencionales de la vigencias 2012 al 2014 y estado de
cuenta de la vigencia 2015, derivados del proceso contravencional teniendo una participación de recursos del
60% para Municipio y 40% para el consorcio, basados como lo estipula el contrato 776 de 2010 celebrado
entre el municipio de Villavicencio y el consorcio servicios de movilidad en su la Cláusula 23 - Remuneración
del Concesionario; también es cierto, que las decisiones administrativas del concepto de derechos de fallos
y estado de cuenta están inmersas, son provenientes de las resoluciones de prescripción y se encuentran a
cargo de la oficina de cobro coactivo de la Secretaria de Movilidad, entendiéndose que estos conceptos son el
pago del contraventor para el descargue del comparendo tanto del sistema QX-Tránsito como de SIMIT.
Cabe resaltar que en la misma cláusula 23, menciona reiterativamente lo siguiente: Parágrafo: “La retribución
al concesionario incluye tanto las sumas recaudadas localmente como aquellas que se cancelen en el sistema SIMIT,
siempre y cuando el Municipio de Villavicencio no haya iniciado procesos para su cobro coactivo ” y en un párrafo
siguiente afirma textualmente: “La retribución de contravenciones incluye tanto los ingresos locales como los ingresos
externos (SIMIT) por concepto de recaudo de infracciones de tránsito, sin incluir los valores recaudados gracias al cobro
coactivo adelantado por la administración municipal o sobre los cuales se haya iniciado proceso de cobro coactivo” ,
posteriormente relaciona los trámites no susceptibles de concesión por la Secretaría de Tránsito y por último
señala: “Los demás servicios se entienden concesionados y hacen parte del contrato resultante de la licitación, por los
cuales el CONCESIONARIO recibirá como contraprestación única y exclusivamente el valor o porcentaje pactado como
remuneración”, entendiéndose que todo lo que se realice en el proceso de cobro coactivo de la parte
contravencional desde su inicio, empezando con el mandamiento de pago, hasta su terminación ya sea por
pago o por prescripción, le corresponde una participación del 100% del recaudo a la Alcaldía de Villavicencio,
según lo mencionado anteriormente, referente a que el cobro de los derechos de fallo y estado de cuenta son
actos proferidos y resultantes de la ineficiente gestión de cobro coactivo.
¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896
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75
De otra parte, los actos emitidos por las inspecciones de tránsito como son: caducidades, exoneraciones y
revocatorias, también son considerados fallos de contravenciones pero éstos no tienen costo alguno para el
infractor y son descargados igualmente del sistema Qx por el consorcio SERTRAVI, ya que dentro del alcance
del contrato se encuentra contemplado que el Consorcio debe asegurar, depurar y mantener actualizadas las
bases de datos y estos desmontes del sistema corresponde a las situaciones descritas anteriormente, las
cuales están incluidas en los gastos de administración del Consorcio, como reza en la Cláusula 17.
Obligaciones Específicas del Concesionario, en el numeral 6 “Asumir todos los costos necesarios para la
prestación de los servicios concesionados y el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de concesión” y en
la misma cláusula 23. Remuneración del Concesionario, que dice: “El CONCESIONARIO recibirá como
remuneración el siguiente porcentaje presentado en su propuesta, sobre el total del recaudo que corresponde a los derechos
municipales por cada trámite, este valor cubre todos los costos del servicio, la recuperación de su inversión, prestaciones
sociales y todos los demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio del objeto contractual, inclusive los imprevistos,
gastos de administración, impuestos y utilidades del CONCESIONARIO”.
En conclusión y de conformidad con lo mencionado anteriormente, se está presentando un
desequilibrio económico y un recaudo injustificado en el contrato de concesión a favor del
concesionario, por lo que el 40% de los recursos distribuidos por conceptos de derechos de fallo
contravencionales de las vigencias 2012 al 2014 y el estado de cuenta de la vigencia 2015,
equivalentes a $142.850.313 obtenidos por resoluciones de prescripción, deben ser girados a las arcas
del Municipio de Villavicencio, toda vez que el Consorcio SERTRAVI tiene una participación
injustificada de un ingreso que no le corresponde.
CUANTIA DEL DAÑO PATRIMONIAL
Ciento cuarenta y dos millones ochocientos cincuenta mil trescientos trece pesos M/CTE ($142.850.313)
PRESUNTOS RESPONSABLES
Consorcio SERTRAVI
Integrantes del Consorcio:
Lisandro Junco Espinosa, CC. 19.212.749
Representante Legal
Omar Gualteros Villarreal, CC. 17.328.004
Patricia Medina Álvarez, CC. 21.068.339
Hugo Alberto Zuluaga Giraldo, CC. 98.545.694
Director de Servicios de Movilidad vigencias 2012 al 2015
(Supervisores Contrato de Concesión 776 de 2010)
Robinson Gaona Parra
CC 17.333.043 de Villavicencio
10 de febrero de 2012 hasta el 07 de febrero de 2013
¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
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76
Iván Andrés Yepes Peña
CC 86.062.197 de Villavicencio
08 de febrero de 2013 hasta el 05 de mayo de 2015
Patricia Méndez Serna
CC 29.306.376 de Tuluá
08 de noviembre de 2013 hasta el 22 de julio de 2014
León Darío Monsalve Duque
CC. 7.680.555 de Medellín
23 de julio de 2013 hasta el 12 de enero de 2016
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Ley 610 de 2000, art 6
Ley 1474 de 2011, artículos 83 y 84
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA OBSERVACION





Base de datos relación y distribución del recaudo de la vigencia 2012 al 2015
Oficio de certificación del recaudo 2012 al 2015
Extractos bancarios
Contrato de Concesión 776 de 2010
Actos administrativos por medio de los cuales se determina el valor de las tarifas para los trámites y
servicios que presta la Secretaría de Movilidad del municipio de Villavicencio para la vigencia 2012, 2013,
2014 y 2015.
HALLAZGO No 17. Administrativo
Falta de seguimiento y control a la cartera por multas e infracciones de la Secretaria de movilidad del
municipio.
Una vez analizados los dos (2) estados de cartera morosa por multas y sanciones de transito de las vigencias
1999 al 2015, la cual asciende a la suma de $72.702.453.934 correspondientes a 156.918 comparendos, se
pudo evidenciar que la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio, no tiene establecidos
mecanismos, estrategias y políticas eficientes para el recaudo de la actividad del debido cobrar, por lo tanto
deben tomar las medidas necesarias con el fin de que se genere un recaudo efectivo de los procesos, con el
ánimo de interrumpir la caducidad y la prescripción de la acción de cobro, toda vez que según las normas
presupuestales respectivas, el recaudo por concepto de multas y sanciones por infracciones de tránsito se
destinará a planes de tránsito, educación, dotación de equipos, combustible y seguridad vial.
HALLAZGO No 18. Administrativo y Disciplinario
No aplicabilidad del Manual de Cartera del Municipio de Villavicencio.
La Secretaría de Movilidad de Villavicencio, ha suscrito acuerdos de pago con los contraventores a fin de que
éstos se pongan al día en las multas por infracciones de tránsito, otorgándoles así facilidades de pago en el
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que se acuerda una cancelación del 25% del valor del comparendo inicial y el resto diferido a cuotas; sin
embargo, se evidenció que desde la vigencia 2012 al 2015, se han presentado incumplimientos de estos
acuerdos por parte del infractor, contraviniendo lo establecido en el artículo 15. Declaratoria del
incumplimiento del acuerdo de pago de la Resolución No 035 del 2 de mayo de 2014 “Por medio del cual se
actualiza el reglamento interno de recaudo de cartera del municipio de Villavicencio”, igualmente en la vigencia 2015 la
Secretaría de Movilidad estableció en su plan de mejoramiento la acción correctiva “Realizar seguimiento al
estado de los Acuerdos de Pago Incumplidos, dejando claridad en el proceso, que los Acuerdos de Pago los firmara el
Secretario de Movilidad al igual que la resolución que deja sin efecto dicho acuerdo pasado los dos (2) meses de
incumplimiento, y se allegara a la dirección (Área Cobro Coactivo) el acuerdo de pago, la resolución que deja sin efecto y la
debida notificación al contraventor y/o deudor solidario para iniciar el proceso de Cobro Coactivo” , la cual tampoco se le
está dando aplicabilidad hasta la fecha de la auditoria, toda vez que los acuerdos de pago incumplidos no han
sido trasladados a la oficina de cobro coactivo; además, esta dependencia está emitiendo mandamientos de
pago de acuerdos de pago incumplidos a comparendos de la vigencia 2013, por lo tanto se observó falta de
control y seguimiento a los acuerdos de pago contravencionales y una política clara para el cobro de estas
acreencias, generando e incrementando un riesgo por la prescripción de la acción de cobro por multas e
infracciones de tránsito.
PRESUNTOS RESPONSABLES
Secretarios de Movilidad vigencias 2012 al 2015
Alfonso Santiago Agudelo
CC 17.337.477 de Villavicencio
06 de enero de 2012 hasta el 02 de diciembre de 2012
Edgar Alberto Martínez Aguilera
CC 3.275.606 de Restrepo
09 de enero de 2013 hasta el 22 de julio de 2013
Luis Fernando Ramírez Garzón
CC. 79.615.375 de Bogotá
23 de julio de 2013 hasta el 04 de enero de 2016
Director de Servicios de Movilidad vigencias 2012 al 2015
Robinson Gaona Parra
CC 17.333.043 de Villavicencio
10 de febrero de 2012 hasta el 07 de febrero de 2013
Iván Andrés Yepes Peña
CC 86.062.197 de Villavicencio
08 de febrero de 2013 hasta el 05 de mayo de 2015
Patricia Méndez Serna
CC 29.306.376 de Tuluá
08 de noviembre de 2013 hasta el 22 de julio de 2014
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León Darío Monsalve Duque
CC. 7.680.555 de Medellín
23 de julio de 2013 hasta el 12 de enero de 2016
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Resolución No 035 del 2 de mayo de 2014, art 15 Reglamento interno de recaudo de cartera del municipio de
Villavicencio”
Resolución 100-08-0371 del 24 diciembre de 2015, Rendición de Cuentas, Contraloría Municipal de
Villavicencio.
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA OBSERVACION


Base de datos de los acuerdos de pago incumplidos
Evaluación y Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Secretaria de Movilidad.
HALLAZGO No 19. Administrativo
Fallas en el cobro efectivo de las multas por infracciones de tránsito.
La Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio, presenta fallas en el proceso de notificación, rastreo
de bienes y ejecución oportuna de medidas cautelares, evidenciándose que la entidad no dispone
continuamente de recursos para guías de notificación, las cuales no son suficientes por la cantidad de
procesos, inconvenientes con la dirección del infractor y aunque se realiza seguimiento e investigación de
bienes al contraventor, éstos no han sido muy efectivos, toda vez que de la muestra analizada a los procesos
de cobro coactivo de las vigencias 2012 al 2015, no se evidencian que se haya decretado las medidas
cautelares pertinentes, con el propósito de reducir la cartera por multas e infracciones de tránsito, generando
un riesgo relacionado con la prescripción de la acción de cobro, por lo tanto la Secretaría debe actualizar y
ampliar los mecanismos de cobro e implementar medidas cautelares consistentes en embargos de las
cuentas bancarias e inmuebles tendientes a mejorar la gestión de cobro.
HALLAZGO No 20. Administrativo, disciplinario y fiscal
Recaudo a través de la Secretaría de Movilidad correspondiente a acuerdos de pago suscritos en las
vigencias 2012-2013, en el que se desconoce la destinación de estos recursos
La Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio, para las vigencias 2012-2013 abrió una caja en las
instalaciones de la secretaria para el recaudo de multas, con el propósito de dar aplicabilidad a la Ley1450 de
2011, a lo consagrado en su artículo 95, “un incentivo para el pago de infracciones de tránsito según el cual, a partir
de la promulgación de la Ley y por un término de dieciocho (18) meses, los conductores que tengan pendiente el pago de
multas por infracciones de tránsito impuestas antes de 16 de marzo de 2010, podrán realizar el pago obteniendo un
descuento del 50% del total de la deuda, previa realización del curso sobre normas de tránsito en un Centro de Atención u
organismo de tránsito en aquellos lugares donde no exista CIAT. A los beneficiados igualmente pueden acogerse los
deudores mediante la celebración de convenio o acuerdo de pago, siempre y cuando el mismo se firme dentro del plazo de
los dieciocho (18) meses otorgado por la norma. Es importante aclarar que tanto en la liquidación de pagos a realizar o
aquellas incluidas en el acuerdo solo se deben incluir mutas que no se encuentren prescritas”; Al revisar el Sistema de
Información de Acuerdos de Pago de la Alcaldía Municipal de Villavicencio de las vigencias 2012 al 2013 se
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encontró una base de datos con 27.314 comparendos, los cuales tuvo ingresos por el concepto de acuerdos
de pago y otros pagados plenamente por valor de $2.708.749.908, desconociendo el número de cuenta
bancaria, pero se sabe que la entidad financiera en el que consignaban los infractores o conductores era del
banco Davivienda, ya que el sistema generaba la impresión del recibo de caja y el usuario pagaba en las
instalaciones de la secretaria, cabe resaltar que actualmente el recibo de caja se puede reimprimir en el
sistema y la consignación la poseen los contraventores, lo que no se pudo evidenciar es, si la secretaria de
movilidad los ingreso al presupuesto del municipio y si fue así, que hizo la Alcaldía de Villavicencio con estos
recursos, si de verdad fueron utilizados para lo estipulado en la ley 769 del 2002 en su artículo 160 “ De
conformidad con las normas presupuestales respectivas, el recaudo por concepto de multas y sanciones por infracciones de
tránsito, se destinará a planes de tránsito, educación, dotación de equipos, combustible y seguridad vial, salvo en lo que
corresponde a la Federación Colombiana de Municipios y los particulares en quienes se delegue y participen en la
administración, liquidación, recaudo y distribución de las multas” ,lo que está generando un detrimento fiscal en
cuantía de $2.708.749.908.
CUANTIA DEL DAÑO PATRIMONIAL
Dos mil setecientos ocho millones setecientos cuarenta y nueve mil novecientos ocho pesos M/CTE
($2.708.749.908)
PRESUNTOS RESPONSABLES
Dolly Forero Gracia
CC. 40.381.580 de Villavicencio
Secretaria de Hacienda del Municipio
03 de enero de 2012 hasta el 21 de mayo de 2015
Secretarios de Movilidad
Alfonso Santiago Agudelo
CC 17.337.477 de Villavicencio
06 de enero de 2012 hasta el 02 de diciembre de 2012
Edgar Alberto Martínez Aguilera
CC 3.275.606 de Restrepo
09 de enero de 2013 hasta el 22 de julio de 2013
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Ley 734 de 2002, art 34 numeral 1
Ley 769, art 160
Ley 610 de 2000, art 6
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA OBSERVACION


Base datos con el recaudo con los acuerdos de pago vigencia 2012 y 2013
Copia de algunos recibos de pago suministrados por los conductores.
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80
HALLAZGO No 21. Administrativo y Disciplinario
No Conciliación de las Cuentas Bancarias del Municipio – Secretaría de Movilidad
La Secretaria de Hacienda del Municipio de Villavicencio no reportó al Sistema Integral de Auditoria - SIA
Contralorías, todas las cuentas bancarias que maneja la administración municipal para el recaudo y pago de
las obligaciones contraídas, relacionando 110 cuentas con su respectiva conciliación; al revisar las cuentas
que poseía la Secretaría de Movilidad se evidenció que no todas se encontraban incluidas en este reporte,
por lo que se solicitó a la Tesorería Municipal la certificación de todas las cuentas con corte a 31 de diciembre
del año 2015. Esta dependencia remitió la respuesta mediante el oficio fechado 4 de abril de 2016 y radicado
número 1650-17.12-441, certificando las mismas 110 cuentas bancarias. En el desarrollo de la auditoría al
balance se verificó en trabajo de campo el avance del plan de mejoramiento de la auditoría inmediatamente
anterior, dentro de los soportes de seguimiento a estas actividades de mejora, la Oficina de Control Interno de
Gestión de la Alcaldía entregó la relación de 336 cuentas bancarias con su estado a 31 de diciembre de 2015
y los funcionarios responsables de realizar cada una de las conciliaciones, como son: Heber Rojas, Johanna
Muñoz, Jennifer Arias, Claudia Cardona y Josimar López.
Al verificar las diez (10) cuentas bancarias vinculadas a la Secretaría de Movilidad, ocho (8) de ellas no han
sido conciliadas ni por el área de contabilidad adscrita al despacho de movilidad ni por parte de la Secretaría
de Hacienda del municipio.
No.
BANCO
CUENTA No.
TIPO DE CTA
1 DAVIVIENDA
96069998217
CORRIENTE
NOMBRE DE LA CUENTA EN PCT
DAVIVIENDA CTA. CTE. #0960-6999-8217
MPIO DE VILLAVICENCIO TRANSITO
MPAL. TERCEROS
2 DAVIVIENDA
96069998530
CORRIENTE
DAVIVIENDA CTA. CTE. #0960-6999-8530 La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
RETENCION EN LA FUENTE
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
3 DAVIVIENDA
96069998365
CORRIENTE
DAVIVIENDA CTA. CTE. #096069998365 se reportó y se concilio
FONDO DE TRANSITO MUNICIPAL.
CORRIENTE
DAVIVIENDA CTA. CTE. #096069997771 La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
SERVICIOS DE TRANSITO MPIO. DE de esta cuenta en el Sistema Integral de
V/CIO.
Auditoria, ni se concilió
AHORROS
Bco Bogotá Cta Ah 364597757 Municipio de La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
Villavicencio - Acuerdos de Pago Movilidad
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
4 DAVIVIENDA
96069997771
5 BOGOTA
364597757
6 DAVIVIENDA
96000158384
AHORROS
7 DAVIVIENDA
96080425554
AHORROS
8 DAVIVIENDA
96080468794
AHORROS
DAVIVIENDA
CTA.
FONDOS COMUNES
DAVIVIENDA CTA.
80425554 R.FUENTE
REPORTE SIA CONTRALORIA
La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
0960-0015838-4 La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
AHOOROS
DAVIVIENDA CTA. DE
#096080468794 SERVICIO
TRANSITO MPIO. DE V/CIO
#960- La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
AHORROS La Alcaldía Municipal no realizo el reporte
SRIA. DE de esta cuenta en el Sistema Integral de
Auditoria, ni se concilió
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81
No.
BANCO
9 DAVIVIENDA
10
CUENTA No.
TIPO DE CTA
96080468893
AHORROS
DAVIVIENDA 096080425562
AHORROS
NOMBRE DE LA CUENTA EN PCT
REPORTE SIA CONTRALORIA
DAVIVIENDA CTA. DE AHORROS se reportó y se concilio
#096080468893 TERCEROS TRANSITO
MPAL.
DAVIVIENDA CTA. DE AHORROS. Fondo
de tránsito municipal
No se reportó y no se encuentra
conciliada
El 11 de abril de 2016 se solicitó los extractos bancarios y la ejecución de gastos correspondientes a las
vigencias 2012 al 2015, al analizar esta información y compararla en el sistema PCT, aplicativo que utiliza el
municipio para los ingresos y gastos, se pudo constatar lo siguiente:
1. No se evidencia que se hayan conciliado las cuentas bancarias de la Secretaría de Movilidad.
2. Los recaudos y distribuciones generados por el consorcio SERTRAVI no se encuentran debidamente
soportados con los extractos bancarios de cada mes y mucho menos con la información visualizada el
sistema PCT.
3. No existe un debido control y seguimiento del recaudo externo contravencional, se desconoce el valor del
pago y la fecha en que el SIMIT le realizo la transferencia al municipio, además el SIMIT y POLCA
reclaman dineros a varios comparendos de vigencias anteriores.
4. Al revisarse el extracto bancario con corte a 29 de febrero del 2016 de la cuenta de ahorros del Banco
Bogotá número 364597757 Municipio de Villavicencio - Acuerdos de Pago Movilidad, se observó que
esta posee un saldo de $100.169.340, el cual, al compararlo con el auxiliar contable no presenta
movimientos, es decir que el municipio desconoce la existencia de estos recursos o no se han
incorporado al presupuesto, los cuales provienen de las multas contravencionales que corresponden a
los ingresos de destinación específica para la Secretaría de Movilidad.
5. Existen cuentas bancarias vinculadas a la Secretaría de Movilidad que perciben recursos provenientes de
otros conceptos diferentes pero se utilizan para el pago de los proyectos de movilidad.
De acuerdo a lo anteriormente mencionado, la Alcaldía Municipal de Villavicencio, no está dando aplicabilidad
al párrafo segundo Numeral 3.8 de la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, por la cual se adopta el
Procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría
General de la Nación, que establece: “para un control riguroso del disponible y especial de los depósitos en
instituciones financieras, las entidades contables públicas deberán implementar los procedimientos que sean necesarios
para administrar los riesgos asociados con el manejo de cuentas bancarias, sean estas de ahorro o corriente.
Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso
conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto bancario y los
libros de contabilidad”, igualmente con incidencia disciplinaria por el presunto incumplimiento del artículo 48 de
la Ley 734 de 2002 en sus numerales 26 y 52.
Por lo tanto, se evidenció falta de seguimiento y control de las cuentas bancarias por parte del municipio por
conceptos de multas y sanciones por infracciones de transito correspondiente a las vigencias 2012 al 2015,
toda vez que no se realizaron las conciliaciones bancarias respectivas.
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82
PRESUNTOS RESPONSABLES
Secretarios de Hacienda del Municipio
Dolly Forero Gracia
CC. 40.381.580 de Villavicencio
03 de enero de 2012 hasta el 21 de mayo de 2015
María Dayineth Duarte Sánchez
CC. 40.040.538 de Villavicencio
17 de junio de 2015 hasta el 04 de enero de 2016
Directores de Contabilidad
Isbelia Gutiérrez Guzmán
CC. 40.376.899 de Villavicencio
01 de febrero de 2013 hasta el 31 de julio de 2014
Cielo Patricia Sánchez Rodríguez
CC. 40.392.762 de Villavicencio
01 de agosto de 2014 hasta el 05 de enero de 2016
Tesoreros Municipales
Alicia Guasca Velásquez
CC.40.379.273 de Villavicencio
06 de enero de 2012 hasta el 06 de enero de 2016
NORMAS PRESUNTAMENTE VULNERADAS
Ley 734 de 2008, artículo 48, numeral 26 y 52.
Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación
Resolución 100-08-0371 del 2015 de la Contraloría Municipal de Villavicencio
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA OBSERVACION

Certificación del Tesorero Municipal de las cuentas bancarias reportadas mediante número 1650-17.12441 del 4 de abril de 2016.

Relación de las cuentas reportadas por la Alcaldía Municipal de Villavicencio en la Rendición de Cuentas
consolidada 201513 en formato F03_CMV.
2.1.3 Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICS)
El factor de evaluación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Secretaría de Movilidad
del Municipio de Villavicencio para las vigencias 2012 al 2015, no presentó cumplimiento de acuerdo a los
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83
lineamientos organizacionales y funcionales de las diferentes dependencias frente a los aplicativos tanto de
su parte estratégica, táctica y operativa; toda vez que según la matriz de evaluación de la gestión fiscal
presentó un puntaje de 70, con lo cual se emite una opinión CON DEFICIENCIAS, como se muestra en la
siguiente tabla:
TABLA 1-5
TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
Puntaje
Atribuido
70.0
VARIABLES A EVALUAR
Cumplimiento aspectos sistemas de información
CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
70.0
Calificación
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
2
1
0
Con
deficiencias
Fuente: Matriz de calificación
Elaboró: Everlides Perea Cuesta
Se realizó evaluación integral a algunos aspectos y criterios consignados en la matriz de gestión fiscal a los
sistemas de información que administra los trámites y servicios que presta la Secretaria de Movilidad del
Municipio de Villavicencio, evidenciándose que a través del contrato de concesión con el Consorcio
SERTRAVI, este operador pone a disposición el aplicativo QX-TRANSITO, el cual es un Sistema de
Información Integrado de Operaciones de Tránsito y Transporte, en el que se realiza el control y la vigilancia a
las operaciones y trámites relacionados con registros de automotores, conductores, transporte público,
registro de infracciones por multas contravencionales y por dispositivos electrónicos de control de tránsito,
impuestos y timbres, licencias y revisiones, parqueaderos y grúas.
Igualmente este software posee el módulo de contravenciones, el cual es utilizado por el área de sistemas de
la Secretaría de Movilidad, con el propósito de realizar las consultas necesarias para los usuarios en casos
especiales; además, a partir del mes de febrero de 2016 se encuentra realizando el desmonte en el sistema
de los comparendos que presentan resolución de prescripción, previa autorización del jefe de cobro coactivo y
de la dirección de servicios de movilidad, puesto que anteriormente realizaba este procedimiento el consorcio
SERTRAVI. Así mismo, este módulo de contravenciones es usado por el área de cobro coactivo para el
control, si se encuentra registrado el comparendo a nivel municipal para la apertura de procesos; por las
inspecciones de tránsito en la asignación de audiencias y emisión de las resoluciones sancionatorias de
treinta (30) días de manera automática; por el área de contabilidad, con el recaudo y distribución de los
ingresos y la cartera correspondiente; así mismo con parqueaderos y grúas, en la retención y entrega de
vehículos; es decir, está diseñado para administrar y desarrollar los procesos relacionados con las multas e
infracciones que se le pueden aplicar a un conductor, brindando al usuario, el registro de comparendos,
proceso contravencional, liquidación de multas, pagos de multas y paz y salvos, retención y entrega de
licencia, acuerdos de pago, control de documentos.
Con la información suministrada por las inspecciones de tránsito, oficina de cobro coactivo, área contable,
área de sistemas, SIMIT y la suministrada por el Consorcio SERTRAVI, en bases de datos, medios
magnéticos y en archivo físico, comparada con el trabajo de campo en el que se evaluó la funcionalidad del
sistema y la seguridad, se identificaron los riesgos inherentes y asociados al aplicativo QX-Tránsito y el
sistema PCT, con respecto a los aspectos de la integridad, disponibilidad, efectividad, confidencialidad y
confiabilidad de la información.
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84
Los criterios tenidos en cuenta para la evaluación y el puntaje obtenido en los sistemas de información son los
siguientes:
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
70.0
ASPECTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CRITERIOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Puntaje Atribuido Calculado
Integridad de la Información.
Disponibilidad de la Información
Efectividad de la Información
Seguridad y Confidencialidad de la Información.
Estabilidad y Confiabilidad de la Información.
50.0
100.0
50.0
100.0
50.0
Fuente: Matriz de calificación
Elaboró: Equipo auditor
Los sistemas evaluados son el sistema Qx-Tránsito (Concesión Servicios de Movilidad) y el sistema PTC
(Alcaldía de Villavicencio)
Criterios Sistemas de Información
2.1.3.1 Integridad de la Información.
En lo que se refiere al control de entrada y salida de información en los aplicativos, se evidenció que la
Secretaría de Movilidad cumple con 50.0 sobre 100 puntos, en razón a lo siguiente:
SISTEMA QX- TRANSITO
1. La información del sistema Qx-tránsito frente a los
comparendos pagados en el sistema SIMIT son diferentes, toda
vez que revisando las peticiones que llegan diariamente se
observó infractores que se encuentran al día los cuales allegan
su recibo de pago en el sistema SIMIT y el sistema Qx están
como morosos.
SISTEMA PCT
1. La información ingresada al sistema PCT por recaudo de
multas de tránsito por recaudo local y externos son diferentes a
la información de los extractos bancarios.
2. Con respecto a los cambios de estado en el sistema Qx,
aparecen comparendos con acuerdo de pago en el sistema y al
revisar el archivo físico son acuerdos de pagos que ya están
incumplidos o pagados. Al respecto se aclara que estos son
comparendos de las vigencias 2012 al 2013, de los cuales
suscribieron acuerdo de pago cuando operaba la caja de
recaudo en las instalaciones de la Secretaría; sin embargo, se
encuentran en el sistema QX.
3. Se está digitando mal el número de comparendos cuando se
carga al sistema SIMIT, existiendo diferencia entre la
información en SIMIT y en Qx, por ejemplo P999999999123456
y lo digitan P123456.
4. Existen comparendos con procesos en cobro coactivo y en el
sistema QX están pagados o exonerados
5. También se encuentran comparendos pagados y reportados
en caja del mismo sistema y que aparecen con deuda en el
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85
SISTEMA QX- TRANSITO
SISTEMA PCT
mismo sistema.
6. En algunos casos el sistema Qx presentan reportes de
audiencia por parte de los inspectores en días no hábiles.
2.1.3.2 Disponibilidad de la Información
SISTEMA QX- TRANSITO
Existe disponibilidad de la información en el sistema QX
permanente tanto del recaudo, las distribuciones, el proceso
contravencional, entre otros; sin embargo, en la Secretaría de
Movilidad disponen de una conexión a una red privada virtual
VPN y en caso que se presenten interrupciones con el internet
se cae el servicio, igualmente la conexión es muy lenta.
SISTEMA PCT
Está disponible la información de lo ingresado por el área
contable, en el sistema PCT.
2.1.3.3 Efectividad de la Información
SISTEMA QX- TRANSITO
Se presenta efectividad de la información con respecto a los
reportes del recaudo y distribuciones del mismo proporcionados
por sistema Qx diariamente, para que la Secretaría de Movilidad
los incorpore al presupuesto, es decir que esta información es
proporcionada de forma oportuna, correcta, consistente y
utilizable.
SISTEMA PCT
No se está alimentado el aplicativo PCT diariamente con la
información de la distribución diaria que envía SERTRAVI, sino
mensualmente por lo que la información no está siendo efectiva
para la Secretaría de Hacienda del municipio, ya que no se
encuentra de manera oportuna.
2.1.3.4 Confidencialidad de la Información
SISTEMA QX- TRANSITO
La información que se encuentra protegida contra divulgación
está a cargo del consorcio SERTRAVI, ya que su acceso se
encuentra restringido por controles de acceso, tales como
vigilancia, cámaras y en el sistema Qx-Tránsito se evidenció
claves de acceso y perfiles de usuario.
SISTEMA PCT
En el sistema PCT, se presentan claves de acceso y perfiles de
usuario.
2.1.3.5 Confiabilidad de la Información.
SISTEMA QX- TRANSITO
Aunque el sistema Qx-Transito tiene algunos inconvenientes en
la integridad de la información se puede decir que con respecto
al recaudo y la distribución en la parametrización en el sistema
los datos son consistentes y veraces.
SISTEMA PCT
No se pudo establecer la confiabilidad de la información del
sistema PCT, entre los valores almacenados por parte de la
Secretaría de Movilidad, los datos suministrados por la
Secretaría de Hacienda, la información reportada por el SIMIT y
los extractos bancarios.
También se observó, que la Secretaría de Movilidad del Municipio de Villavicencio, utiliza otros dos (2)
sistemas de información pero estos no fueron evaluados: el aplicativo Neptuno, el cual se está desarrollando
por la Secretaria de Movilidad en esta vigencia con el objetivo de generar las resoluciones de prescripción y
los mandamientos de pago, proporcionando un reporte gráfico de estos dos conceptos, realizando igualmente
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una relación por periodo de las resoluciones de prescripción, emisión de oficios de notificación y las
resoluciones, guardándolas en una sola base de datos consolidada, en el cual se puede realizar impresión
masiva de notificaciones; el segundo, corresponde al sistema de información de acuerdo de pago vigencias
2012-2013 (Alcaldía), que consiste en una base de datos de consulta para verificar los pagos de los acuerdos
de las vigencias 2012 y 2013.
HALLAZGO No 22. Administrativo
Actualización y depuración de la información en el
Consorcio Servicios de Movilidad (SERTRAVI)
Sistema Qx-Tránsito, administrado por el
Una vez analizados los sistemas de información utilizados por la Secretaría de Movilidad se evidenció que el
aplicativo Qx-Tránsito, el cual es administrado por el Consorcio de Servicios de Movilidad (SERTRAVI)
correspondiente a todos los conceptos que maneja de la parte contravencional, presenta algunos
inconvenientes de integridad en el sistema, toda vez que la información no es exacta y completa, como se
describe a continuación:
1. La información del sistema Qx-tránsito frente a los comparendos pagados en el sistema SIMIT son
diferentes, toda vez que revisando las peticiones que llegan diariamente se observó infractores que se
encuentran al día los cuales allegan su recibo de pago en el sistema SIMIT y el sistema Qx están como
morosos.
2. Con respecto a los cambios de estado en el sistema Qx, aparecen comparendos con acuerdo de pago en
el sistema y al revisar el archivo físico son acuerdos de pagos que ya están incumplidos o pagados. Al
respecto se aclara que estos son comparendos de las vigencias 2012 al 2013, de los cuales suscribieron
acuerdo de pago cuando operaba la caja de recaudo en las instalaciones de la Secretaría; sin embargo,
se encuentran en el sistema QX.
3. Se está digitando mal el número de comparendos cuando se carga al sistema SIMIT, existiendo
diferencia entre la información en SIMIT y en Qx, por ejemplo P999999999123456 y lo digitan P123456.
4. Existen comparendos con procesos en cobro coactivo y en el sistema QX están pagados o exonerados
5. También se encuentran comparendos pagados y reportados en caja del mismo sistema y que aparecen
con deuda en el mismo sistema.
6. En algunos casos el sistema Qx presentan reportes de audiencia por parte de los inspectores en días no
hábiles.
Igualmente se evidenció desactualización en el sistema Qx-tránsito confrontado con la información física que
reposa en las inspecciones de tránsito y área de cobro coactivo, como son: exoneraciones, revocatorias,
prescripciones (vigencia 2015); también se presentan inconsistencias en la información del mismo software,
en el que se presentan errores tales como casos en que el contraventor pagó y está la relación en caja pero el
mismo sistema arroja que tiene deuda, también cuando el aplicativo reporta las audiencias en los días no
hábiles o fuera del horario de los inspectores, contraviniendo lo establecido en el contrato de concesión 776
de 2010 en su cláusula 12. Alcance del contrato, donde se observa una actividad que obliga al concesionario
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87
a lo siguiente: “Asegurar, depurar y mantener actualizadas las bases de datos”, con el fin de que no haya
traumatismos, demoras de la gestión interna de la Secretaría de Movilidad en todas sus áreas: inspecciones
de tránsito, cobro coactivo, área contable y el área de sistemas.
HALLAZGO No 23. Administrativo
Falta de distribución automática y validación de información en el sistema PCT para los ingresos
trasferidos por el Consorcio Servicios de Movilidad (SERTRAVI)
La Secretaría de Movilidad del Municipio de Villavicencio a través del área contable ingresa la información de
manera mensual en el sistema PCT y de acuerdo a las obligaciones contractuales del área contable se debe
realizar diariamente; de igual forma, el consorcio SERTRAVI envía la distribución de recursos correspondiente
a la parte contravencional y demás trámites recaudados por el concesionario de forma diaria en una relación
de operaciones diarias (bitácora) y los soportes originales de las transferencias (consignaciones), como lo
estipula el Contrato de Concesión 776 de 2010, en su modificación al numeral 4 en el Otrosí No.1, con el fin
de que la Secretaría de Movilidad realice las conciliaciones bancarias de forma veraz y oportuna.
Igualmente se observó que en el aplicativo PCT no se tiene parametrizado los porcentajes de modo
automático de los conceptos: tránsito y transporte tasa, equivalentes al 96.5%, deporte en un 1.5%, vivienda
en 1% y Ley 99/93 medio ambiente 1%, sino que el funcionario encargado lo debe realizar de forma manual,
uno a uno, los valores correspondientes a estos conceptos los cuales se efectúan previamente en una hoja
de Excel, presentando un alto riesgo en que se ingresen valores erróneos, inexactos y diferencias de la
información de estos recursos en el presupuesto de ingresos del municipio, los cuales tienen una destinación
específica; así mismo, el software no posee un sistema de validación previo al ingreso de la información, es
decir, deja incluir valores sin informarle al usuario si los datos almacenados son correctos.
2.1.4 Plan de Mejoramiento
El factor de evaluación del Plan de Mejoramiento de la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio
correspondiente a la vigencia 2012 al 2015, el cual está compuesto por el cumplimiento del mismo y por la
efectividad de las acciones establecidas en la Evaluación de la Gestión Fiscal presentó una calificación para
este factor de 25 puntos emitiendo un resultado de NO CUMPLIMIENTO de conformidad con los siguientes
variables:
TABLA 1- 6
PLAN DE MEJORAMIENTO
VARIABLES A EVALUAR
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Efectividad de las acciones
Calificación Parcial
Ponderación
25.0
25.0
0.20
0.80
1.00
CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
Puntaje
Atribuido
5.0
20.0
25.0
Calificación
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
2
1
0
No Cumple
Se evaluó los dos (2) Planes de Mejoramiento suscritos por la Secretaria de Movilidad del Municipio de
Villavicencio correspondiente a la vigencia 2015, con el fin de verificar el cumplimiento y seguimiento del
mismo a las actividades programas, como se describe a continuación
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El primer Plan de Mejoramiento es derivado de la queja PC- 27-04-2015 en el que se determinaron dos (2)
hallazgos, uno (1) respecto a la Falta de control y seguimiento a los acuerdos de pago contravencionales,
este con connotación administrativa, y el otro relacionado con la Caducidad por multas y sanciones por
violación a las normas de tránsito con tipificación administrativa, disciplinaria y fiscal, que posteriormente fue
suscrito el 18 de septiembre del 2015 por la Alcaldía de Villavicencio en cabeza del representante legal el
señor Juan Guillermo Zuluaga Cardona (alcalde de la época) y la Jefe de la Oficina de Control Interno de
Gestión, la señora Luisa Fernanda Pineda Collazos, en el que estipularon según su análisis un plazo de 15
semanas para subsanar las falencias presentadas a los hallazgos registrados en el informe.
El segundo Plan de Mejoramiento es el resultado de la Auditoria Gubernamental Modalidad Especial a los
comparendos de la vigencia 2011 correspondiente al informe de auditoría realizado en el 2015, en donde se
estableció un (1) solo hallazgo de carácter administrativo sancionatorio porque la Secretaría de Movilidad no
hizo entrega oportuna de información solicitada por parte de la Contraloría Municipal de Villavicencio. Este
plan de mejoramiento fue suscrito el 16 de enero de 2016 por el Secretario de Movilidad, el señor Iván
Baquero Susa, la Jefe de la Oficina de Control interno de Gestión, la Señora Luisa Fernanda Pineda Collazos
y el Alcalde de Villavicencio, el señor Wilmar Orlando Barbosa Rozo, en el que se comprometieron a realizar
dos (2) actividades de mejoramiento para dar cumplimiento a este plan en un término establecido por los
interesados de 12 semanas.
El siguiente es el resultado de la calificación según la Matriz de la Evaluación de la Gestión Fiscal y los
soportes presentados a cada una de las actividades o acciones correctivas y/o preventivas:
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CONTRALORIA TERRITORIAL
CUMPLIMIENTO Y EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
25.0
25.0
Cumplimiento
Efectividad
Control
31-12-2015
Se incumplieron un total de 348
comparendos con acuerdos de
pago por valor de $137.265.898,
de los cuales ninguno fue
Secretaria de Movilidad traslada a la oficina de cobro
Municipal y Dirección coactivo para que se apertura el
Tecnica de Servicios proceso correspondiente. por lo
de Movilidad
tanto no se cumplio con lo
establecido
en
la
accion
correctiva ni conl indicador de
cumplimiento por lo tanto no tuvo
ningun avance.
0
0
EVALUADO
31-12-2015
Secretaria de Movilidad
Municipal - Dirección
Tecnica de Servicios
de
Movilidad
y
Ejecuciones Fiscales
No se emitieron resoluciones
sancion por parte de las
inspecciones de transito para
que la oficina de cobro coactivo
emitiera
los
respectivos
mandamientos de pago. Por lo
tanto No se cumplio con la
actividad establecida por lo tanto
su avance es del 0%
0
0
EVALUADO
2
2
EVALUADO
0
0
EVALUADO
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
Descripción Hallazgo
N° Hallazgo
Causa
Acción Correctiva
se presentan acuerdos de pago por
comparendos que se incumplen y las
inspecciones de transito no emiten la
resolucion de incumplimiento para darle
traslado a la oficina de cobro coactivo
generando prescripciones o caducidades
en la accion de cobro.
Realizar seguimiento al estado de los Acuerdos de Pago
Incumplidos, dejando claridad en el proceso, que los
Acuerdos de Pago los firmara el Secretario de Movilidad
al igual que la resoluciòn que deja sin efecto dicho
acuerdo pasado los dos (2) meses de incumplimiento, y
se allegara a la direcciòn (Area Cobro Coactivo) el
acuerdo de pago, la resoluciòn que deja sin efecto y la
debida notificaciòn al contraventor y/o deudor solidario
para iniciar el proceso de Cobro Coactivo.
1
Falta de control
contravencionales.
2
las inspecciones de transito no estan
emitiendo la resoluciones sancionatorias
Caducidad por multas y sanciones por violacion a las Normas de transito debidamente ejecutoriadas a la oficina
de cobro coactivo para que se realice el
cobro correspondiente.
y
seguimiento
a
los
acuerdos
de
pago
Descripción de la actividad
Indicador
Establecer un mecanismo que
permita controlar el cumplimiento Unidad % (Procesos Coactivos /
de los acuerdos de pago que el
Acuerdos de Pago
contraventor
hace
con
la
Incumplidos)*100
Secretaria de Movidad.
Fecha de Iniciación
18-09-2015
Fecha Finalizacion
Responsable(s)
Unidad % (Mandamientos de
Pago / Comparendos
con
Resoluciòn)*100
3
4
La Secretaría de Movilidad del Municipio de Villavicencio, no ha
entregado la información de manera oportuna referente a las
caducidades, recaudos discriminados, y cartera de los comparendos de
las vigencias 2011 al 2014, lo que ha dificultado la ejecución y
terminación de algunas actividades del proceso auditor en el competente
de control de gestión y factores de legalidad de la gestión administrativa
y financiera, toda vez que mediante correo electrónico del 29 de octubre
de 2015 y anexo respectivo, se solicitó a la Dirección de Servicios de
Movilidad las Caducidades generadas por las distintas inspecciones de
Tránsito de las vigencias auditadas, sin embargo, no fue remitida esta
información, la única que presento este requerimiento fue la inspección
tercera pero comparendos con caducidades 2015 de los meses de enero
a julio, así mismo se solicitó al secretario de movilidad mediante oficio
fechado del 25 de noviembre de 2015 con radicación en esta secretaría
No. 1492, en el que se requiere información correspondiente a los
estados de cartera por edades y certificación de los diferentes conceptos
de las vigencias 2011, 2012, 2013 y 2014, certificación discriminada del
recaudo correspondiente a sertravi ya la secretaría de Movilidad a las
vigencias 2011, 2012, 2013 y 2014 y copia de la remisión de las notas
internas con sus respectivos anexos de las inspecciones de Tránsito de
la información de comparendos y resoluciones sanción, trasladados a la
oficina de cobro coactivo de las vigencias 2008 al 2014, la cual no fue
remitida al equipo auditor, posteriormente mediante oficio calendario el 9
de diciembre de 2015 con radicado 15413 se reiteró la solicitud de
información y a la fecha de este informe no se ha dado traslado de lo
requerido contraviniendo con lo establecido en el artículo 101 de la ley 42
de 1993, como consecuencia no se pudo cumplir con el normal
desarrollo de la auditoria, a las multas y sanciones por infracciones de
tránsito vigencia 2011
Dar
cumplimiento
al
Realizar seguimiento al estado de las resoluciones de
procedimiento
y
protocolo
los comparendos solicitando un informe mensual a las
elaborado para las Inspecciones
inspecciones de transito de las resoluciones de 30 dias
de
Transito
Municipal
de
aprobadas, firmadas y allegadas a Cobro Coactivo.
Villavicencio.
La no entrega oportuna de
la
informacion por parte de la direccion de
Seguimiento y Control Requiriendo cumplimiento a las
servicios de movilidad , igualmente con
inspecciones de Tránsito y al interventor del Consorcio
el seguimiento a los recaudos por los
Sertravi
diferentes conceptos y la cartera por
multas e infracciones de transito.
Establecer
la
presentación
mensual de la información
acerca de las caducidades
otorgadas por las inspecciones
de tránsito y copia de las notas
internas de las resoluciones
sancionatorias allegadas a cobro
coactivo en físico y al correo
electrónico
Realizar de
seguimiento
respecto a
cartera de los
18-09-2015
Informe
manera mensual
a la información
Informes o notas de seguimiento
los recaudos y
comparendos
Observaciones CMV
15-01-2016
08-04-2016
Dirección de Servicios
de
Movilidad
Interventor
del
Consorcio Sertravi Inspecciones
de
Transito.
Se
evidencio
que
las
inspecciones
de
transito
remitieron información a la
dirección
de
servicios
de
movilidad correspondiente a las
caducidades decretadas, como
las no concebidas, entrega de
vehiculos,revocatorias, derechos
de petición, acuerdos de pagos y
suspensión de licencias de
conducción de los meses de
febrero y marzo del 2016 cuyo
soporte se encuentran en 11
folios, igualmente las notas
internas
enviadas
por las
inspecciones a la oficina de
cobro coactivo de los fallos
sancionatorios de las vigencias
2014 y 2015, el soporte se
evidencia en 23 folios, por lo que
se esta actividad se cumplió al
100%
15-01-2016
08-04-2016
Dirección de Servicios
de
Movilidad
Interventor
del
Consorcio Sertravi Inspecciones
de
Transito.
No se evidenció información o
documento en el que se llevó el
seguimiento a los recaudos ni a
la cartera, por lo tanto esta
actividad no se cumplió
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90
DESCRIPCION DE LA EVALUACION POR PARTE DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD.
Se solicitó por parte de la Contraloría Municipal mediante oficio fechado el 7 de marzo del 2016, al Secretario
de Movilidad del Municipio de Villavicencio, el señor Iván Humberto Baquero Susa, la información de la
evaluación y seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito por esta entidad el 18 de septiembre del 2015,
correspondiente a la Queja PC-27-04-2015, información que fue entregada el 10 de marzo según código de
oficio con radicación 1700 17.12/467 de la Secretaría, manifestando en el numeral 3 lo siguiente textualmente:
“De la información entregada para el seguimiento y control del plan de mejoramiento, respecto al ítem de Acuerdos de Pago, se
adjunta en medio magnético la base de datos y el acta de entrega de la información revisada el cual fue entregado por el funcionario
que fue asignado en su momento para realizar el seguimiento”, Seguidamente informan que: “Esta secretaria, no obstante, ha
continuado efectuando la actividad de seguimiento a los acuerdos de pago, toda vez que se requiere controlar el proceso adelantado
por este despacho y continuar con la mejora continua”, además comunican que: “Revisado el archivo físico de la Dirección de
Servicios de Movilidad no se encontró registros que evidencien el seguimiento a las Inspecciones de Transito dentro del tiempo de la
ejecución del plan de mejoramiento”.
Igualmente, mediante oficio calendado el primero (1) de abril del presente año, se solicitó a la Secretaria de
Movilidad certificación a las actividades al cumplimiento del plan de mejoramiento, manifestando por oficio del
cinco (5) de abril según código de radicación 1700-17.12/526 de esta entidad, manifestando lo siguiente:
primer numeral: “No han sido allegados a cobro coactivo acuerdos de pago incumplidos debidamente ejecutoriados de la
vigencia 2015 durante el lapso comprendido desde el 18 de septiembre y el 31 de diciembre de 2015; por lo tanto no existen procesos
coactivos aperturados de acuerdo de pago incumplidos de ese periodo de tiempo”, en el segundo punto mencionan: “No han
sido allegadas resoluciones sanción de la vigencia 2015 durante el lapso comprendido entre el 18 de septiembre y el 31 de diciembre
de 2015, por lo cual no se han iniciado procesos coactivos de mencionadas resoluciones”.
Estos dos oficios relacionan la respuesta de los dos (2) primeros hallazgos, referentes al seguimiento del Plan
de Mejoramiento, por lo tanto esta información fue analizada y verificada por el equipo auditor, con el objetivo
de evaluar el plan de mejoramiento.
HALLAZGO Nº 1
ACCION CORRECTIVA: Realizar seguimiento al estado de los Acuerdos de Pago Incumplidos dejando
claridad en el proceso que los Acuerdos de Pago los firmara el Secretario de Movilidad al igual que la
resolución que deja sin efecto dicho acuerdo pasado los dos (2) meses de incumplimiento, y se allegara a la
dirección (Área Cobro Coactivo) el acuerdo de pago, la resolución que deja sin efecto y la debida notificación
al contraventor y/o deudor solidario para iniciar el proceso de Cobro Coactivo.
ACTIVIDAD: Establecer un mecanismo que permita controlar el cumplimiento de los acuerdos de pago que el
contraventor hace con la Secretaria de Movilidad.
INDICADOR: % (Procesos Coactivos / Acuerdos de Pago Incumplidos)*100
OBSERVACIONES CONTRALORIA MUNICIPAL: La Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio,
entregó base de datos relacionando 677 acuerdos de pago suscritos del periodo comprendido desde el 1 de
junio hasta el 31 de octubre del 2015, los cuales presentaban incumplimiento de conformidad con lo
establecido en el manual de cartera del municipio. Estos estaban siendo verificados por un funcionario, con el
fin de emitir la resolución que deja sin efecto el acuerdo de pago y su debida notificación al contraventor para
iniciarle el proceso de Cobro Coactivo, situación que no se evidenció en el trabajo de campo por parte del
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91
equipo auditor, comprobando lo certificado por la Secretaría de Movilidad - Oficina de Cobro Coactivo, donde
afirman que no se han allegado resoluciones de incumplimiento a los acuerdos de pago de la vigencia 2015,
para que se diera apertura al proceso respectivo. Así mismo, verificando el formato de rendición de cuentas
F25a_CMV “Estado de los Comparendos”, se pudo observar que relacionan un incumplimiento a 348
comparendos con acuerdos de pago por valor de $137.265.898, de los cuales ninguno hasta el momento se
encuentra en cobro coactivo. Es de resaltar que la nueva administración está incumpliendo igualmente esta
actividad de mejora.
La administración municipal debe mejorar con respeto a los indicadores y a los tiempos de ejecución de las
actividades de mejora, toda vez que el plan de mejoramiento suscrito presentó las siguientes falencias: el
tiempo para la ejecución de la actividad establecida por parte de la Secretaría de Movilidad fue muy corta,
debido a que diariamente se están presentando incumplimientos a los acuerdos de pago y se está realizando
el seguimiento de forma manual; por lo cual, cuando el sistema Qx cambia automáticamente de estado de
acuerdo de pago al acuerdo de pago incumplido, según el indicador, al presentarse este cambio de estado
inmediatamente se debería efectuar el acto administrativo que deja sin efecto y su respectiva notificación para
que se expida el mandamiento de pago, sin contar que a la fecha de esta auditoria la oficina de cobro coactivo
actualmente está aperturando procesos por incumplimiento de los acuerdos de pago de comparendos de la
vigencia del 2013, es decir que el área de cobro coactivo tiene un atraso en los procesos de casi tres (3)
años, prácticamente a punto de decretarse la prescripción de la acción de cobro.
Por lo tanto, no se cumplió con lo establecido en la acción correctiva ni con el indicador de
cumplimiento, no tuvo ningún avance y la efectividad de las acciones da como resultado el 0%.
HALLAZGO Nº 2
ACCION CORRECTIVA: Realizar seguimiento al estado de las resoluciones de los comparendos solicitando
un informe mensual a las inspecciones de tránsito de las resoluciones de 30 días aprobadas, firmadas y
allegadas a Cobro Coactivo.
ACTIVIDAD: Dar cumplimiento al procedimiento y protocolo elaborado para las Inspecciones de Tránsito
Municipal de Villavicencio.
INDICADOR: Unidad % (Mandamientos de Pago / Comparendos con Resolución)*100
OBSERVACIONES CONTRALORIA MUNICIPAL: No se ejecutoriaron las resoluciones sanción por parte de
las inspecciones de tránsito para que la oficina de cobro coactivo emitiera los respectivos mandamientos de
pago, igualmente el tiempo definido para el cumplimiento de la actividad fue muy corto y el indicador
propuesto es para una entidad que es eficiente administrativamente en el cobro y recaudo de las sanciones
por multas e infracciones de tránsito; es decir, este indicador esta dado para que los inspectores
inmediatamente trasladen la resolución sancionaría, casi en el mismo tiempo el área de cobro coactivo
debería emitir el mandamiento de pago. Se debe aclarar que esta área está generando actualmente
mandamientos de pago de comparendos de junio del 2013, por lo que no se cumpliría con la actividad de
manera inmediata.
Por lo tanto, no se cumplió con lo establecido en la acción correctiva ni con el indicador de
cumplimiento, no tuvo ningún avance y la efectividad de las acciones da como resultado el 0%.
¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
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92
Con respecto a los hallazgos tres y cuatro, que corresponden al segundo plan de mejoramiento suscrito por la
Secretaría de Movilidad correspondiente a la auditoria gubernamental modalidad especial a comparendos de
la vigencia 2011, se solicitó de forma verbal el 18 de abril del presente año, al Director Técnico de Servicios
de Movilidad, el Ingeniero Raúl Rivera Avendaño, información sobre el seguimiento de estas actividades,
quien remitió CD con dicha información.
HALLAZGO Nº 3
ACCION CORRECTIVA: Seguimiento y Control Requiriendo cumplimiento a las inspecciones de Tránsito y al
interventor del Consorcio SERTRAVI.
ACTIVIDAD: Establecer la presentación mensual de la información acerca de las caducidades otorgadas por
las inspecciones de tránsito y copia de las notas internas de las resoluciones sancionatorias allegadas a cobro
coactivo en físico y al correo electrónico.
INDICADOR: Informe
OBSERVACIONES CONTRALORIA MUNICIPAL: Se evidenció documentación donde las inspecciones de
tránsito remitieron información a la Dirección de Servicios de Movilidad relacionadas a las caducidades
decretadas, las no concebidas, las de entrega de vehículos, revocatorias, derechos de petición, acuerdos de
pagos y suspensión de licencias de conducción de los meses de febrero y marzo del 2016 cuyo soporte se
encuentran en un cd con once (11) folios, igualmente las notas internas enviadas por las inspecciones a la
oficina de cobro coactivo de los fallos sancionatorios de las vigencias 2014 y algunas del 2015, el soporte se
evidencia en 23 folios.
Por lo tanto, la actividad se cumplió al 100% y está siendo efectiva las acciones de mejora.
HALLAZGO Nº 4
ACCION CORRECTIVA: Seguimiento y Control Requiriendo cumplimiento a las inspecciones de Tránsito y al
interventor del Consorcio SERTRAVI.
ACTIVIDAD: Realizar de manera mensual seguimiento a la información respecto a los recaudos y cartera de
los comparendos
INDICADOR: Informes o notas de seguimiento
OBSERVACIONES CONTRALORIA MUNICIPAL: No se evidenció información o documento en el que se
llevó el seguimiento a los recaudos y la cartera en el tiempo definido por el plan de mejoramiento.
Por lo tanto esta actividad no se cumplió ni fue efectiva para un resultado del 0%
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93
HALLAZGO No. 24. Administrativo
Incumplimiento de las actividades del Plan de Mejoramiento
Una vez revisados y evaluados los dos (2) Planes de Mejoramiento suscritos por la Alcaldía Municipal de
Villavicencio correspondiente a la vigencia 2015, en el cual su cumplimiento es responsabilidad de la
Secretaria de Movilidad, tanto en la ejecución de las actividades descritas, como en la efectividad de las
acciones, se pudo evidenciar que no se realizaron en los plazos pactados o que no se cumplieron en un
100%, como se demuestran en los avances presentados por la oficina de control interno de gestión de la
Alcaldía al Sistema integral de auditoria SIA y en lo verificado en trabajo de campo con sus soportes
respectivos presentados por la Dirección de Servicios de Movilidad, dando como resultado de evaluación una
calificación de No Cumplimiento de estos planes, contraviniendo los artículos 30 y 31 de la Resolución 10008-0371 de 2015 expedida por Contraloría Municipal de Villavicencio, en concordancia con lo establecido en
el artículo 101 de la Ley 42 de 1993.
2.2 CONTROL DE RESULTADOS
Revisión del Plan de Desarrollo 2012-2015 de las metas correspondientes a la Secretaría de Movilidad
del Municipio
El Plan de Desarrollo de acuerdo a la normatividad aplicable, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo
Municipal No 142 del 25 de mayo de 2012, Villavicencio sin Miedo “Gobierno de la Ciudad”, el cual se elaboró
conforme al plan de Gobierno presentado en campaña por el Alcalde Juan Guillermo Zuluaga Cardona.
Su elaboración se ajustó a lo establecido en la ley 152 de 1994; Ley orgánica del Plan de Desarrollo
El Plan de Desarrollo 2012-2015, está integrado por cuatro desafíos estratégicos siendo los siguientes:




Villavicencio sin miedo, Seguridad para el Progreso
Sin miedo a aprender, Más empleo y Desarrollo
Ciudad planificada progreso para todos
Sin miedo a la participación construyendo en equipo
Para llevar a cabo estos cuatro desafíos estratégicos, se realizó a través de 78 programas, 149 sub
programas y 360 metas.
Evaluación a las metas del Plan de Desarrollo
Los criterios de evaluación son los siguientes:

Eficacia: que los resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas.
Evaluación de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en términos de cantidad, calidad
y oportunidad.
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94

Eficiencia: establecer que en un periodo determinado la asignación de recursos sea la más conveniente
para maximizar sus resultados. Evalúa la relación existente entre los recursos e insumos utilizados frente
a los resultados obtenidos.

Efectividad-Impacto: es el grado de satisfacción o impacto que produce un bien o servicio dentro de una
comunidad o población objeto. Este impacto debe medirse en la comunidad receptora de dicho bien y/o
servicio, la que generalmente se encuentra fuera de la organización que lo produce.

Coherencias con objetivos misionales: hace referencia a la articulación de los planes programas y
proyectos frente al plan de desarrollo y/o plan estratégico.
A continuación se presenta cada meta con sus proyectos, análisis y su respectiva calificación, resultado que
se obtiene de aplicar las variables en la matriz de la gestión fiscal
La Contraloría Municipal de Villavicencio, de acuerdo a la Auditoria Gubernamental Modalidad Especial a la
Secretaria de Movilidad de las vigencia 2012 al 2015, emite un concepto DESFAVORABLE para el
componente Control de Resultados, con una calificación parcial de 78.6 puntos, arrojada de los factores y
variables inmersas en este componente, toda vez que no supero el 80% de cumplimiento de las metas
programadas, como se encuentra definido en la matriz de evaluación.
TABLA 2
CONTROL DE RESULTADOS
SECRETARIA DE MOVILIDAD
VIGENCIA 2012-2015
Factores minimos
1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos
Ponderación
78.6
1.00
78.6
1.00
78.6
Calificación total
Concepto de Gestión de Resultados
Rango
Calificación
Total
Calificación Parcial
Desfavorable
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS
Concepto
Favorable
80 o más puntos
Desfavorable
Menos de 80 puntos
2.2.1 Cumplimiento Planes, Programas y Proyectos
De acuerdo a las variables de evaluación según la matriz de calificación de la gestión fiscal al cumplimiento
de Planes, Programas y Proyectos, arrojó una calificación de cumplimiento parcial de las metas, toda vez
que presentó una eficacia del 85.8 %, una eficiencia de 66.8 %, efectividad del 78.4 % y coherencia del 100
%, como se muestra en la tabla 2.1:
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95
TABLA 2-1
CONTROL DE RESULTADOS
FACTORES MINIMOS
Calificación Parcial
Ponderación
85.8
66.8
78.4
100.0
0.20
0.30
0.40
0.10
Calificación
Total
17.2
20.0
31.4
10.0
1.00
78.6
Eficacia
Eficiencia
Efectividad
coherencia
Cumplimiento Planes Programas y Proyectos
Calificación
Cumple
2
Cumple Parcialmente
1
No Cumple
0
Cumple
Parcialmente
ANALISIS PLAN DE DESARROLLO 2012-2015, METAS SECRETARIA DE MOVILIDAD
ESTRATEGIA 3.10 - TRÁNSITO Y TRANSPORTE: Somos una ciudad con grandes problemas de movilidad
y un alto número de accidentes de tránsito, lo que implica acciones inmediatas pero planificadas, que nos
permita reducir el índice de accidentalidad y mejorar en movilidad creando una cultura de seguridad vial
aunado al mejoramiento y ampliación de vías.
OBJETIVO ESTRATÉGICO: Implementar del Plan de Movilidad para la ciudad de Villavicencio.
Esta estrategia está compuesta por cinco (5) programas, cinco (5) subprogramas y nueve (9) metas,
distribuidas así:
PROGRAMA (44) SEÑALIZACIÓN, DEMARCACIÓN Y SEMAFORIZACIÓN VIAL: Este programa lo
conforma un (1) subprograma y tres (3) metas y el resultado fue el siguiente:
SUBPROGRAMA (94) INFRAESTRUCTURA SEGURA PARA LOS VILLAVICENSES
No
Programa
SUBPROGRAMA
No
1
44
(94) Infraestructura
Segura para los
Villavicenses
2
3
META
(261) Señalizar y demarcar
las vías de la ciudad, dando
prioridad a las arterias y
vías principales para el
sistema estratégico
de
transporte y el estudio del
plan de movilidad. Línea de
Base: 25%. Meta: 50% de
las vías arterias y
principales señalizadas y
demarcadas.
(262)
Modernizar
y
fortalecer la estructura
semafórica. Línea de base:
0 Meta: 1 Sistema
semafórico fortalecido y
modernizado.
(263)
Implementar
la
primera fase del plan de
movilidad para la ciudad,
articulando las entidades
públicas
del
orden
departamental, nacional,
internacional y privadas,
AVANCE
FISICO
EJECUCION
FINANCIERA
%
EFICACIA
%
EFICIENCIA
%
EFECTIV.
COHERENCIA
100
100
81
100
79
100
AVANCE 2012-2015
50
6,023,148,607,00
100
78
AVANCE 2012-2015
0.93
2,862,268,820,55
93
81
AVANCE 2012-2015
1
749,111,320
100
79
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96
No
Programa
SUBPROGRAMA
No
META
AVANCE
FISICO
EJECUCION
FINANCIERA
%
EFICACIA
%
EFICIENCIA
%
EFECTIV.
COHERENCIA
incluyendo los procesos
necesarios para mejorar las
condiciones de tránsito,
conectividad de la ciudad.
Línea base: 0 Meta: 1 fase
implementada, incluyendo
alianzas público privadas.
El Plan de Desarrollo 2012-2015, estableció el programa (44) denominado “Señalización, Demarcación y
Semaforización Vial”; este programa lo conforma el subprograma (94) “Infraestructura Segura Para Los
Villavicenses” que está compuesto por tres (3) metas, las cuales presentaron un avance físico superior al
93%, así: la meta No. 261 en la vigencia 2015 logró una ejecución del 43.66% del 22% necesario para cumplir
con el 100%; la meta 262 presentó una de ejecución física del 93%, esto gracias al cumplimiento de las
actividades programadas en el plan de acción durante la vigencia 2015 y la meta No. 263 presenta un
cumplimiento en su avance físico de 100% ya que durante la vigencia 2015 se ejecutó el 98% de las
actividades por gestión realizando lo contemplado en el lineamiento a corto plazo para cumplir con el 100% de
lo programado para la meta, identificándose lo siguiente:

Se realizó la actualización de las tarifas del servicio de transporte individual taxis mediante Decreto
280 de 2014, cumpliendo con el 100%.

Se realizó el estudio e implementación de las zonas de permitido parqueo mediante Acuerdo
Municipal No. 196 de 2013.

La Secretaría de Movilidad entregó en concesión la administración, operación, explotación,
señalización y preservación de las zonas de permitido parqueo mediante contrato 811 de 2014,
cumpliendo con el 100%.

Se suscribió y ejecutó al 100% el contrato 1769/2013, cuyo objeto es: ESTUDIO DE VIABILIDAD
FINANCIERA, JURIDICA Y TECNICA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ESTRATEGICO
DE TRANSPORTE PUBLICO (SETP) PARA EL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO.

Se ha cumplido con el 100%, del proyecto de organización y/o reestructuración técnica y
administrativa de la Secretaria de Movilidad mediante el Decreto 179 de 2014 “Por el cual se Ajusta
el Manual Especifico de Funicones”.

Se efectuó el Primer Foro Regional de Movilidad y Seguridad Vial, con la participación de la
Secretaría de Planeación y la Secretaría de Movilidad, dando cumplimiento al proyecto de
capacitación y fortalecimiento de la capacidad técnica para la operación, seguimiento y evaluación
del Plan de Movilidad.
PROGRAMA (45) PLANES DE TRÁNSITO, MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL: Este programa lo conforma
un (1) subprograma y una (1) meta y el resultado fue el siguiente:
SUBPROGRAMA (95) SEGURIDAD VIAL PARA NUESTROS CIUDADANOS
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97
No
Programa
45
SUBPROGRAMA
(95) Seguridad Vial
para
Nuestros
Ciudadanos
No
META
1
(264) Implementar campañas
para el
conocimiento y
respeto a las normas de
tránsito, de educación vial,
competencias laborales y
seguridad vial dirigido a los
actores de la vía (peatones,
conductores, motociclistas,
pasajeros,
ciclistas
y
comunidad en general.).
Línea de Base: 16 Meta: 10
Campañas implementadas.
AVANCE
FISICO
EJECUCION
FINANCIERA
%
EFICACIA
%
EFICIENCIA
%
EFECTIV.
COHERENCIA
76
100
AVANCE 2012-2014
10
1,853,607,653
100
76
El Plan de Desarrollo 2012-2015, estableció el programa (45) denominado “Planes de tránsito, movilidad y
seguridad vial”, este programa lo conforma el subprograma (95) “Seguridad Vial Para Nuestros Ciudadanos”
que está conformado por una (1) meta, la cual registró un avance físico del 100% debido a que se realizaron
las diez (10) campañas para el conocimiento y respeto de las normas de tránsito con una ejecución
presupuestal por valor de $1.853.607.653. Para la vigencia 2015 se registró un avance físico de 3 campañas
con inversión de recursos y además realizó por gestión cinco (5) campañas de socialización a los
villavicenses para lograr un mejor flujo vehicular e información para evitar cobros excesivos y generar un buen
ambiente entre transportadores y usuarios. Con estas actividades se obtuvo un avance físico de 10 lo que
indica el cumplimiento de la meta al 100%. Las campañas realizadas fueron las siguientes:

Campaña dedicada al control de cobros de tarifas en vehículos de servicio público individual en el
aeropuerto.
Población atendida: 1.000 usuarios y pasajeros
Duración: un mes
Recursos: Agentes de tránsito y 5.000 volantes.

Campaña dirigida a ciclistas.
Población atendida: 300 ciclistas
Duración: quince días
Recursos: Capacitadores Secretaria de Movilidad.

Campaña dirigida al buen estacionamiento, a fin de evitar inmovilizaciones.
Población atendida: 3.000 motociclistas y 2.000 automóviles y camionetas.
Duración: un mes
Recursos: 20.000 volantes y agentes de tránsito grupo espacio público.

Campaña de tarjeta de control (tarjetón) con nuevas tarifas.
Población atendida: 5.000 actores de la vía.
Duración: un mes
Recursos: 10.000 volantes y agentes de tránsito.

Campañas socialización línea de atención al usuario
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98
PROGRAMA (46) FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Este programa lo conforma un (1) subprograma y
una (1) meta y el resultado del periodo fue el siguiente:
SUBPROGRAMA (96) ASISTENCIA TÉCNICA, PROFESIONAL, LOGÍSTICA Y CAPACITACIÓN
No
Programa
46
SUBPROGRAMA
No
META
(265) Fortalecer los procesos
Asistencia Técnica ,
técnicos,
tecnológicos,
Profesional
,
profesionales y logísticos de
96
Logística
y
la secretaría de movilidad.
Capacitación
Línea de Base: 4 Meta: 4
procesos mejorados.
AVANCE
FISICO
EJECUCION
FINANCIERA
%
EFICACIA
%
EFICIENCIA
%
EFECTIV.
COHERENCIA
90
100
AVANCE 2012-2014
0.99
3,949,030,084
99
90
El Plan de Desarrollo 2012-2015, estableció el programa (46) denominado “Fortalecimiento Institucional” Este
programa lo conforma el Subprograma (96) “Asistencia Técnica, Profesional, Logística y Capacitación” que
está conformado por una (1) meta, la cual presentó una ejecución física de 3.94 procesos mejorados lo que
indica una ejecución 99%, con un total en inversión de $3.949.030.084. Durante la vigencia 2015 se contrató
el personal idóneo para realizar los procesos que lleva a cabo la secretaria de movilidad, con setenta y tres
(73) contratos de prestación de servicios profesionales, dos (2) contratos de alquiler de un vehículo, dos (2)
contratos de suministros y se adicionaron veintinueve (29) contratos varios.
PROGRAMA (47) CONSTRUCCIÓN DE LA POLÍTICA PUBLICA DE MOVILIDAD: Este programa lo
conforma un (1) subprograma y tres (3) metas y el avance es el siguiente:
SUBPROGRAMA (97) ORGANIZACIÓN DEL TRANSPORTE Y EL TRANSITO PARA LOGRAR UNA
MOVILIDAD RÁPIDA Y EFICIENTE (SETPC)
No
Programa
SUBPROGRAMA
No
1
47
(97) Organización
del Transporte y el
Transito
para
Lograr
una
Movilidad Rápida y
Eficiente ( Setpc)
2
3
META
(266) Realizar los estudios y
gestionar la construcción para
el control de la actividad del
transporte y movilidad. Línea
base: 0 Meta: 2 estudio
realizado.
(267) Desarrollar estrategias
de movilidad donde se
involucren los diferentes
actores de la vía. . Línea de
base: 1 Meta: 5 estrategias
implementadas.
(268)
Gestionar
cofinanciación de recursos
para la implementación de la
primera fase del SISTEMA
ESTRATÉGICO
DE
TRANSPORTE PUBLICO, a
través de las entidades del
orden
departamental,
nacional, internacional y el
sector privado, línea Base 0
Meta
1
gestión
de
cofinanciación realizada.
AVANCE
FISICO
EJECUCION
FINANCIERA
%
EFICACIA
%
EFICIENCIA
%
EFECTIV.
COHERENCIA
100
100
100
100
0
0
AVANCE 2012-2014
2
339,776,017
100
100
AVANCE 2012-2014
5
2,878,014,420
100
97
AVANCE 2012-2014
0
0
0
0
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99
El Plan de Desarrollo 2012-2015, estableció el programa (47) denominado “Construcción de la Política Pública
de Movilidad” Este programa lo conforma el Subprograma (97) “Organización del Transporte y el Tránsito
Para Lograr una Movilidad Rápida y Eficiente (SETPC)” que está conformado por tres (3) metas, en las
cuales la meta No. 266 según la matriz de seguimiento del Plan de Desarrollo presenta un avance físico de
tres (3) de dos (2) programadas lo que le significa una ejecución del 100% con un total de inversión de
$339.776.017. Entre las actividades para la vigencia 2015 está la finalización del contrato 1769/2013 cuyo
objeto de contrato es: ESTUDIO DE VIAVILIDAD FINANCIERA, JURIDICA Y TECNICA PARA LA
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ESTRATEGICO DE TRANSPORTE PUBLICO SETP PARA EL
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO.
La meta No. 267 presenta ejecución financiera por valor de $2.878.014.420, reflejando un avance físico del
100%, desde la vigencia 2014. Por gestión de la Secretaría para la vigencia 2015 se realzó capacitaciones en
seguridad vial con personal de la entidad en colegios, universidades, empresas privadas y entidades oficiales.
En la meta No. 268 aún no se ha avanzado, ya que la normatividad que le aplica a este tipo de sistemas de
transporte se encuentra establecida en el Decreto 3422 de 2009. En dicho decreto se establece que, para
que la Nación participe en la cofinanciación de este tipo de sistemas, se deben cumplir con varios requisitos,
dentro de los cuales se tiene que: el sistema sea consistente con el respectivo Plan de Ordenamiento
Territorial y el Plan de Movilidad, que el sistema esté definido en el Plan de Desarrollo Nacional y que el
sistema tenga concepto previo favorable del CONPES.
PROGRAMA (48) DESARROLLO DE IMPLEMENTACIÓN DE TIC’s: Este programa lo conforma un (1)
subprograma y (1) meta y el avance es el siguiente:
SUBPROGRAMA (98) TIC’s PARA LA MODERNIZACIÓN
No
Programa
48
SUBPROGRAMA
TIC’s
para
modernización
No
META
(269)
Apoyo
a
los
transportadores
en
la
la
implementación de sistemas de
98
recaudo centralizado y control
de flota. Línea base 0 meta: 1
sistema implementado.
%
AVANCE
FISICO
EJECUCION
FINANCIERA
%
EFICACIA
%
EFICIENCIA
%
EFECTIV.
COHERENCIA
80
100
AVANCE 2012-2014
0.8
0
80
0
La meta establece que se debe implementar un sistema, para lo cual la Secretaría está apoyando en el
proceso de implementación del sistema de control de flota, brindando acompañamiento a las empresas de
transporte en la implementación de rutas de transporte colectivo municipal (Expedición del Decreto 256 de
2014), se han adquirido equipos para la realización de despachos sistematizados de los vehículos de servicio
público colectivo municipal, se ha implementado controles de tiempo en el 80% de las rutas que actualmente
se prestan, se han capacitado a los conductores de servicio público en cuanto a la reestructuración de las
rutas y los despachos de las mismas.
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100
HALLAZGO No 25. Administrativo
Incumplimiento de la Secretaria de Movilidad a las metas propuestas en el Plan de Desarrollo 20122015.
La Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio programó ejecutar 9 metas en su Plan de Desarrollo
2012-2015, que van desde la meta 261 a la 269, en el que se evaluó el cumplimiento de los planes de acción
de las vigencias 2012, 2013, 2014 y 2015 de acuerdo a las actividades de los proyectos de inversión, y luego
de la revisión de los soportes físicos y de realizar la evaluación al seguimiento de las metas físico-financieras,
se evidenció un nivel de cumplimiento total del 78.6% sobre el 100%, teniendo cuenta que presentó una
eficacia en la ejecución de actividades del 85.8%, una eficiencia del 66.8%, una efectividad 78.4% y una
coherencia del 100%, debido a que hubo metas como la 268 “Gestión realizada para la implementación de
fase I del sistema estratégico de transporte público” a la que no le asignaron recursos para su ejecución
por lo tanto no tuvo ningún avance físico; igualmente, la meta 269 “Sistema de recaudo centralizado y
control de flota implementado”, tampoco tuvo una destinación de recursos en el presupuesto para los
proyectos de inversión; sin embargo, realizó actividades por gestión de la entidad y tuvo un avance físico del
80%. Para el cuatrienio la Secretaría de Movilidad tuvo una apropiación presupuestal en todas sus metas por
un valor de $28.480.883.896 ejecutándose la suma de $18.654.956.922 equivalente al 65.49%, y que de
acuerdo con la Matriz de Evaluación de Gestión fiscal que maneja la Contraloría Municipal de Villavicencio,
arrojó una calificación desfavorable en las variables de eficiencia y efectividad, ya que no superan el 80%,
inobservando lo estipulado en los literales j y k del artículo 3 de la ley 152 de 1994 en cuanto a los principios
del proceso de planeación y eficiencia, así mismo con lo establecido en los literales b,c, d, f, y g del artículo 2
de la Ley 87 de 1993.
3. OTRAS ACTUACIONES
3.1 ATENCION A QUEJAS
En el desarrollo de la presente Auditoria Especial, no se desplegaron otras actividades de seguimiento tales
como: denuncias, peticiones o quejas en contra de la Secretaría de Movilidad.
3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR
En el desarrollo del proceso auditor realizado a la Secretaria de Movilidad del Municipio de Villavicencio no se
generaron beneficios de control.
4. CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS
No
1
2
3
4
Descripción de Hallazgos
Diligenciamiento incompleto e insuficiente de información en los
formatos establecidos en la Resolución de Rendición de Cuentas y el
Sistema Integral de Auditoria SIA
Falta de informes de gestión e inventario documental de los
funcionarios desvinculados de la Secretaria de Movilidad.
Falencias en la formulación y seguimiento de los Indicadores de
Gestión para la toma de decisiones en la Secretaria de Movilidad
Desactualización de los procesos y procedimientos de las inspecciones
de tránsito y el área de cobro para las ejecuciones fiscales.
O.A.S
O.A.
O.D
O.P
O.F($).
X
X
X
X
X
¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896
Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected]
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No
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24
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Descripción de Hallazgos
Falta de control y seguimiento a los derechos de petición, quejas y
reclamos en la Secretaria de Movilidad
Insuficiencia en las pruebas para la Exoneración de comparendos por
parte del Inspector
Errores en los procedimientos por los Agentes de Tránsito, generando
Exoneraciones en los procesos contravencionales.
Caducidades por la acción de cobro de multas e infracciones por
violación a las normas de tránsito
Falta de seguimiento y control a los procesos contravencionales en
estado de audiencia
Prescripción y caducidades de la acción de cobro a multas y sanciones
por infracciones de tránsito impuestas por el municipio de Villavicencio,
correspondiente a las vigencias 2012 al 2015
Falta de procedimiento por parte de la Secretaria de Movilidad para el
descuento por Asistencia al curso en el Centro Integral de Atención
(CIAT)
Falta de seguimiento y control del recaudo interno (SERTRAVI) y el
recaudo externo (SIMIT) por parte de la Secretaria de Movilidad y
Secretaria de Hacienda del Municipio.
Deficiente aplicación de la gestión documental en la Secretaria de
Movilidad
Falta de inventario real de los expedientes del área de cobro coactivo
Recursos dejados de percibir por el Municipio correspondiente al
Contrato de Concesión 776 de 2010 con el Consorcio Servicios de
Movilidad (SERTRAVI) por mala distribución en el concepto del Debido
Cobrar Moroso y Pago Cuota de Acuerdo Pago.
Recursos dejados de percibir por el Municipio correspondiente al
Contrato de Concesión 776 de 2010 con el Consorcio Servicios de
Movilidad (SERTRAVI) por mala distribución por el concepto de
Derechos de Fallo y Estado de Cuenta
Falta de seguimiento y control a la cartera por multas e infracciones de
la Secretaria de movilidad del municipio.
No aplicabilidad del Manual de Cartera del Municipio de Villavicencio
Fallas en el cobro efectivo de las multas por infracciones de tránsito
Recaudo a través de la Secretaría de Movilidad correspondiente a
acuerdos de pago suscritos en las vigencias 2012-2013, en el que se
desconoce la destinación de estos recursos
No Conciliación de las Cuentas Bancarias del Municipio – Secretaría
de Movilidad
Actualización y depuración de la información en el Sistema QxTránsito, administrado por el Consorcio Servicios de Movilidad
(SERTRAVI)
Falta de distribución automática y validación de información en el
sistema PCT para los ingresos trasferidos por el Consorcio Servicios de
Movilidad (SERTRAVI)
Incumplimiento de las actividades del Plan de Mejoramiento
Incumplimiento de la Secretaria de Movilidad a las metas propuestas
en el Plan de Desarrollo 2012-2015.
O.A.S
O.A.
O.D
O.P
O.F($).
X
X
X
$37.935.105
X
$96.178.561
X
$7.815.566.819
X
X
$87.800.965
X
X
$142.850.313
X
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$2.708.749.908
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En desarrollo de la presente auditoría tal como se muestra en el cuadro de hallazgos se establecieron: 25
hallazgos administrativos, 10 hallazgos con incidencia disciplinaria y 6 hallazgos con incidencia fiscal por valor
de $ 10.889.081.401 pesos.
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