Tareas administrativas y gesti n de tramitaci n

ET/RD-IN-00023
Especificación Técnica
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Ed.2
Hidrocantábrico Distribución Eléctrica, S.A.U.
Tareas administrativas, gestiones de tramitación y expropiaciones
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Índice
1.- Objeto
2.- Alcance
3.- Desarrollo Metodológico
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Responsable
Redacción
Fecha
Redactor
06/06/2014
Verificación
Departamento de Tramitación
06/06/2014
Aprobación
Dirección de Ambiente, Sostenibilidad, Innovación y Calidad
06/06/2014
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1.- OBJETO
El objeto de la presente Especificación Técnica es describir la metodología a seguir para el
encargo de trabajos y realización de gestiones y tareas administrativas para los
departamentos de Tramitación y Expropiaciones.
2.- Alcance
La presente Especificación Técnica será de aplicación para todo el personal de Empresas
Colaboradoras que participen en la realización de los citados trabajos.
3.- Desarrollo Metodológico
3.1.- Abreviaturas y definiciones
HCDE: Hidrocantabrico Distribución Eléctrica
Art-e: Archivo Técnico Electrónico
R3: SAP R3/Infored producción
RM: SAP RM
3.2.- Perfil personal de Empresa Colaboradora
Conocimientos mínimos requeridos:

Titulación administrativa

Titulación técnica

Experiencia administrativa en los procesos de tramitación y expropiaciones.

Experiencia técnica en valoraciones de fincas, arbolado y servidumbres

Trabajos en Asturias, implantación física con oficina en zona centro Asturias
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
Trabajos fuera de Asturias, capacidad de gestión administrativa y técnica en las zonas
de implantación de HCDE, Alicante, Valencia, Madrid, Zaragoza, Huesca y Barcelona

Conocimientos avanzados en los sistemas ( SAP R3P, Art-e, Ofimática)
La Empresa Colaboradora se asegurará que el personal que realice los trabajos detallados más
adelante, tenga la formación y cualificación necesarias para la correcta ejecución del servicio.
HCDE dará la formación necesaria en cuanto a las tareas administrativas a realizar en los
sistemas a las personas designadas inicialmente para este servicio.
La Empresa Colaboradora deberá organizar la formación del resto de personal que requiera
para el desarrollo de este servicio.
En cualquier caso, las horas de formación no se podrán facturar a HCDE.
3.3.- Descripción de los trabajos:
3.3.1 Escaneado de documentación
3.3.2 Anexado y notificación de documentos en los sistemas (SAP R3-RM-Art-e)
3.3.3 Elaboración de escritos de los trámites relacionados con proyectos
3.3.4 Elaboración de escritos de los trámites relacionados con obras de baja tensión
3.3.5 Elaboración de documentación técnica (planos o proyectos para solicitud de licencias)
3.3.6 Localización proyectos contables
3.3.7 Trabajos de clasificación y ordenación de documentación en archivo
3.3.8 Presentación de documentación y Gestiones ante organismos
3.3.9 Preparación de documentación para envío (fuera de Asturias)
3.3.10 Tramitación de expedientes de expropiación
3.3.11 Gestión de permisos de poda y tala
3.3.12 Valoración de corta de madera
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3.3.13 Identificación de Propietarios de Fincas
3.3.14 Reconocimiento de fincas
3.3.15 Elaboración de hojas de aprecio
3.3.16 Otros trámites
3.3.1.- Escaneado de documentación
Este servicio se realizará en formato pdf de documento A3/A4 y se facturará con la unidad del
preciario SP002650 “ESCANEADO EN PDF DE DOC EN A3 O A4”. En el caso de que el tamaño
de los documentos fuera mayor se requerirá a la empresa colaboradora factura de dicho
trabajo si se subcontrata.
Si fuese necesario el escaneo de un proyecto/separata completa, incluyendo planos y demás
documentación contenida en ella se utilizará la unidad del preciario SP001864 “UD. PASO A
PDF DE SEPARATA ORGANISMO”.
3.3.2.- Anexado y notificación de documentos en los sistemas (SAP R3-RM-Art-e)
Este servicio se facturará con la unidad del preciario SP002651 “ANEXAR DOC Y CUBRIR DATOS
EN SISTEMAS”.
Se incluye el tratamiento de datos en las operaciones de trámites de R3 (incluso creación y
borrado).
Se incluye también la carga de ficheros digitales en Art-e y la introducción de atributos
asociados a los mismos. En el caso de que se requiera alguna carpeta adicional en Art-e la
empresa colaboradora solicitará su creación al departamento de tramitación de HCDE (De
acuerdo con la ET/RD-IN-00022 “Carga de documentación en el sistema ART-e”)
El plazo de entrega desde el encargo del servicio será de 2 días laborables.
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3.3.3.- Elaboración de escritos de los trámites relacionados con proyectos
Este servicio se realizará partiendo de la ficha de tramitación que se hará llegar a la empresa
colaboradora vía correo electrónico, o bien, la recogerán en Gesta en papel junto con la
documentación en papel necesaria para la elaboración de los escritos (memoria proyecto,
separatas, etc.). Además, tendrán acceso a las herramientas de archivo digital de HC para que
puedan visualizar los datos necesarios para la realización del trabajo.
El plazo de entrega desde el encargo del servicio será de 2 días laborables.
La entrega se realizará en formato digital (word) por correo electrónico y las copias necesarias
en papel impreso.
Este servicio se facturará con la unidad del preciario SP002655 ELAB. ESCRITO SENCILLO + DOS
COPIAS
3.3.4.- Elaboración de escritos de los trámites relacionados con obras de baja tensión
Este servicio se realizará partiendo de la ficha de tramitación que se hará llegar a la empresa
colaboradora vía correo electrónico, o bien, la recogerán en Gesta en papel junto con la
documentación en papel necesaria.
Además, tendrán acceso a las herramientas de archivo digital de HCDE para que puedan
visualizar los datos necesarios para la realización del trabajo.
El plazo de entrega desde el encargo del servicio será de 2 días laborables.
La entrega se realizará en formato digital (word) por correo electrónico y las copias necesarias
en papel impreso.
Este servicio se facturará con las unidades del preciario SP002655 ELAB. ESCRITO SENCILLO +
DOS COPIAS.
3.3.5.- Elaboración de documentación técnica (planos o proyectos para solicitud de licencias)
Este servicio se facturará con las unidades del preciario:
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SP000019 - CONFECCION DO SIN PLANOS (4 COPIAS)
SP002661 - PLANO DE PLANTA SIN PERFIL SOLICITUD BT
SP002659 - PLANO DE PLANTA Y PERFIL SOLICITUD BT
SP002460 - INFORME YACIMIENTO ARQUEOLOGICO EXCAVADO
SP000102 – PROYECTO RED AEREA BT
3.3.6.- Localización proyectos contables
Este servicio se facturará con la unidad del preciario SP002653 BUSCAR PROYECTO CONTABLE
e incluirá para el caso de las facturas la inclusión del mismo en fichero Excel en unidad de red
y la anotación en la factura.
El plazo de entrega desde el encargo del servicio será de 2 días laborables
3.3.7.- Trabajos de clasificación y ordenación de documentación en archivo
Este servicio se facturará con la unidad del preciario SP001928 OTRAS GESTIONES
TRAMITACION/EXPROPIACION/ NO INCLUIDAS EN EL RESTO en función de las horas
empleadas en las dependencias de HCDE.
3.3.8.- Presentación de documentación y Gestiones ante organismos (fuera de Asturias)
Dentro de Asturias este servicio se facturará con las unidades del preciario SP001928 OTRAS
GESTIONES TRAMITACION/EXPROPIACION/ NO INCLUIDAS EN EL RESTO en función de las
horas empleadas.
Fuera de Asturias la contrata deberá tener capacidad de presentación en aquellas zonas de
implantación de HCDE, Alicante, Valencia, Madrid, Huesca, Zaragoza y Barcelona. Si la
documentación/gestiones debieran realizar en estas capitales de provincia se facturaría la
unidad del preciario SP001928 OTRAS GESTIONES TRAMITACION/EXPROPIACION/ NO
INCLUIDAS EN EL RESTO en función de las horas empleadas.
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Asimismo si la presentación/gestión fuese realizada fuera de la capital se facturará
adicionalmente la unidad SP000277 KM DESPLAZAMIENTO.
La remisión de la documentación debidamente registrada se realizará vía mensajería/valija a
las oficinas de HCDE en Plaza de la Gesta y se adelantará por parte de le empresa
colaboradora
y
debidamente
escaneada,
al
correo
electrónico
de
tramitació[email protected]
3.3.9.- Preparación de documentación para envío (fuera de Asturias)
En el caso de que los escritos elaborados sean para zonas fuera de Asturias en el momento de
entregar las copias en papel será preciso preparar la documentación necesaria para su envío
(en cajas, sobres etc) vía mensajería y se remitirá correo electrónico el contenido del envío al
destinatario del mismo.
Este servicio se facturará con la unidad del preciario SP002657 BUSCAR DOC Y PREPARAR
ENVÍO.
3.3.10.- Tramitación de expedientes de expropiación ELIMINAR LA SP001929 Y QUEDARNOS
CON LA SP000078
Dentro de este servicio podrán facturarse diversas unidades en función del momento del
procedimiento en que nos encontremos.
En el caso de que hubiese que preparar todas las fichas de expropiación por sextuplicado se
emplearía la unidad SP000078 FICHA DE EXPROPIACION LAT, BT O CT
Para identificar al propietario de una finca que figure como desconocida en la relación de
propietarios se emplearía la unidad SP000023 IDENTIFICACION DE PROPIETARIOS POR FINCA.
Previamente a la celebración de las actas previas es factible que alguno de los propietarios
con los que no ha sido posible llegar a acuerdo anteriormente manifieste su intención de
cerrar un mutuo acuerdo, en este caso podrán usarse dos unidades dependiendo de la
situación.
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SP000016 GESTION DE PERMISO + PAGO LAT, BT O CT en el caso de que HC traslade el
expediente a la empresa colaboradora sin haber cerrado las condiciones económicas con el
propietario (HC indicará la horquilla de negociación para el acuerdo y los términos del mismo)
SP001928 OTRAS GESTIONES TRAMITACION/EXPROPIACIONES en caso de que HCDE traslade
el expediente a la empresa colaboradora habiendo cerrado las condiciones económicas y los
términos del acuerdo con el propietario (es una gestión de firma y pago). Adicionalmente si se
encarga la cumplimentación del documento correspondiente al acuerdo se facturará como
unidad adicional la SP002655 ELAB. ESCRITO SENCILLO + DOS COPIAS.
En la preparación y asistencia a las Actas Previas se podrán facturar diversa unidades:
Previamente a la celebración de las Actas Previas deberá solicitarse al Departamento de
Contabilidad los cheques necesarios, si se encargase la cumplimentación de la
correspondiente documentación se facturaría con la unidad SP002652 ELABORAR VOLANTE
DE PAGO
A requerimiento de HCDE el técnico de empresa contratista (Ing. Montes) realizará visita de
campo y toma de datos de cada una de las fincas incluidas en la citación de Actas Previas
facturando la unidad SP001926 tantas veces como fincas.
Asimismo el técnico de empresa contratista (Ing. Montes) acudirá como perito de parte a la
celebración de las Actas Previas facturando la unidad SP001930 tantas veces como número de
fincas se hayan citada a las Actas.
Asimismo se requerirá la asistencia a Actas Previas de un auxiliar administrativo como apoyo
de Administración facturando por ello la unidad SP001927 tantas veces como número de
fincas se hayan citada a las Actas.
En los casos en que las Actas Previas se celebren fuera de Asturias se podrá valorar por parte
de HC la facturación adicional de una partida alzada con la unidad SP001833 si fuese
necesario.
Celebradas las Actas Previas, en los casos en los que el procedimiento prevea la consignación
de los depósitos previos en la Caja General de Depósitos será necesario elaborar la
correspondiente documentación que podrá facturarse con la SP00193, tantas veces como
expedientes de consignación sean requeridos.
En el siguiente paso del procedimiento expropiatorio la Consejería de Industria remitirá a
HCDE las hojas de aprecio presentadas por los distintos propietarios. HDCE podrá encargar al
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técnico de empresa contratista (Ing. Montes) un análisis de las citadas hojas de aprecio
facturándose la unidad SP001934 INFORME HOJAS APRECIO OTRA PARTE tantas veces como
número de informes se hayan encargado.
Asimismo HCDE podrá encargar la elaboración de las hojas de aprecio propias para su
presentación ante la Consejería de Industria facturándose la unidad SP001933 FORMULACION
HOJAS DE APRECIO por el número de hojas encargado
En la determinación del justiprecio dictado por el Jurado Provincial de Expropiación, HCDE
podrá encargar a la contrata la elaboración de la documentación necesaria para tal fin,
facturando la unidad SP001937 LIQUIDACION JUSTIPRECIO. Adicionalmente si HCDE también
encargase la cumplimentación de la documentación necesaria para solicitar el
correspondiente cheque al departamento de Contabilidad se facturaría la unidad SP002652
ELABORAR VOLANTE DE PAGO.
Si HCDE requiriese la elaboración de un informe sobre la resolución del justiprecio se
facturaría la unida SP001935 INFORME RESOLUCIÓN JUSTIPRECIO/RECURSO tantas veces
como informes sean solicitados.
La asistencia a las Actas de Pago requerirá la asistencia de un auxiliar administrativo como
apoyo de Administración facturando por ello la unidad SP001927 tantas veces como número
de fincas se hayan citada a las Actas de Pago.
En los casos en que las Actas de Pago se celebren fuera de Asturias se podrá valorar por parte
de HCDE la facturación adicional de una partida alzada con la unidad SP001833 si fuese
necesario.
3.3.11.- Gestión de permisos de Poda y Tala
En Asturias, si HCDE requiriese la obtención de un permiso de Poda o Tala la contrata
facturará la unidad SP000016 en tantas ocasiones como permisos se hayan solicitado.
En el caso de que HCDE traslade el expediente a la empresa colaboradora habiendo cerrado
las condiciones económicas y los términos del acuerdo con el propietario para la obtención del
permiso correspondiente deberá facturarse la unidad SP001928 OTRAS GESTIONES
TRAMITACION/EXPROPIACIONES (es una gestión de firma y pago). Adicionalmente, si se
encarga la cumplimentación del documento correspondiente al acuerdo se facturará también
la unidad SP002655 ELAB. ESCRITO SENCILLO + DOS COPIAS.
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Fuera de Asturias la contrata deberá tener capacidad de gestión en aquellas zonas de
implantación de HCDE, Alicante, Valencia, Madrid, Huesca, Zaragoza y Barcelona. Si la gestión
debiera realizarse en estas capitales de provincia se facturaría la unidad del preciario
SP000016 en tantas ocasiones como permisos se hayan solicitado
En el caso de que HCDE traslade el expediente a la empresa colaboradora habiendo cerrado
las condiciones económicas y los términos del acuerdo con el propietario para la obtención del
permiso correspondiente deberá facturarse la unidad SP001928 OTRAS GESTIONES
TRAMITACION/EXPROPIACIONES (es una gestión de firma y pago). Adicionalmente, si se
encarga la cumplimentación del documento correspondiente al acuerdo se facturará también
la unidad SP002655 ELAB. ESCRITO SENCILLO + DOS COPIAS.
Adicionalmente si la gestión fuese realizada fuera de la capital se facturará también la unidad
SP000277 KM DESPLAZAMIENTO.
3.3.12.- Valoración de corta de madera
En Asturias, si HCDE requiriese la valoración económica de una corta de madera la contrata
facturará la unidad SP001938 en tantas ocasiones como valoraciones se hayan solicitado.
Fuera de Asturias la contrata deberá tener capacidad de gestión en aquellas zonas de
implantación de HCDE, Alicante, Valencia, Madrid, Huesca, Zaragoza y Barcelona. Si la gestión
debiera realizarse en estas capitales de provincia se facturaría la unidad del preciario
SP001938 en tantas ocasiones como valoraciones se hayan solicitado.
Adicionalmente si la gestión fuese realizada fuera de la capital se facturará también la unidad
SP000277 KM DESPLAZAMIENTO.
3.3.13.- Identificación de Propietarios de Fincas
En Asturias, si HCDE requiriese la identificación de un propietario de finca la contrata facturará
la unidad SP00028 en tantas ocasiones como identificaciones se hayan solicitado.
Fuera de Asturias la contrata deberá tener capacidad de gestión en aquellas zonas de
implantación de HCDE, Alicante, Valencia, Madrid, Huesca, Zaragoza y Barcelona. Si la gestión
debiera realizarse en estas capitales de provincia se facturaría la unidad del preciario SP00023
en tantas ocasiones como identificaciones se hayan solicitado.
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Hidrocantábrico Distribución Eléctrica, S.A.U.
Tareas administrativas, gestiones de tramitación y expropiaciones
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Adicionalmente si la gestión fuese realizada fuera de la capital se facturará también la unidad
SP000277 KM DESPLAZAMIENTO.
3.3.14.- Reconocimiento de Fincas
En los casos en que HCDE sea requerida por la Administración para la comprobación in situ de
lindes, servidumbres, afecciones o cualquier otro trabajo de identificación de parcelas la
contrata facturará las unidades SP000221 HORA NORMAL AYUDANTE TOPOGRAFO y la
SP000219 HORA NORMAL ING. TECNICO O TOPOGRAFO.
En los casos en que el Reconocimiento de Fincas se celebre fuera de Asturias se podrá valorar
por parte de HCDE la facturación de una partida alzada con la unidad SP001833 si fuese
necesario.
3.3.15.- Elaboración de Hojas de Aprecio
Si HCDE requiriese la elaboración de hojas de aprecio la contrata facturará la unidad SP001933
FORMULACION HOJAS DE APRECIO por el número de hojas encargado.
3.3.16.- Otros trámites
En Asturias, si HCDE requiriese de la otras gestiones tales como la Inscripción en registros
públicos la contrata facturaría la unidad SP001936 INSCRIPCCION EN REGISTRO.
Asimismo otros trámites no recogidos expresamente en la relación anterior podrán ser
facturados mediante la SP001833 PA GENERICA PARA SERVICIOS TRAMITACION.
Fuera de Asturias la contrata deberá tener capacidad de gestión en aquellas zonas de
implantación de HCDE, Alicante, Valencia, Madrid, Huesca, Zaragoza y Barcelona. Si la gestión
debiera realizarse en estas capitales de provincia se facturaría la unidad del preciario unidad
SP001936 INSCRIPCCION EN REGISTRO o la SP001833 PA GENERICA PARA SERVICIOS
TRAMITACION según corresponda.
Adicionalmente si la gestión fuese realizada fuera de la capital se facturará también la unidad
SP000277 KM DESPLAZAMIENTO.