A04-ACTA ASAMBLEA ORDINARIA 09-03-2011 SFC ELU 17-03-2011-C

ACTA ASAMBLEA ORDINARIA MIÉRCOLES 9 DE MARZO DE 2011
COMUNIDAD EDIFICIO SAN FRANCISCO CLUB
Acta de la Asamblea Ordinaria de la COMUNIDAD EDIFICIO SAN FRANCISCO CLUB, realizada el
día miércoles 9 de marzo de 2011 en dependencias del condominio ubicado en calle San Francisco de Asís
Nº 350, de la comuna y ciudad de Santiago, conforme a la citación que se transcribe en lo pertinente,
entregada en cada unidad, y que incluía poder de representación:
“CITACIÓN A ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
Nuestra comunidad ha estableció realizar cuatro Asambleas Ordinarias de Copropietarios los meses
de marzo, junio, septiembre y diciembre, el segundo miércoles del mes, en primera citación a las 19:00 horas
y en segunda citación a las 19:30 horas. Este mes de marzo el segundo miércoles es el día 9. Recordamos
que es requisito estar al día en el pago de los Gastos Comunes; que es un deber establecido en la Ley de
Copropiedad Inmobiliaria asistir a las Asambleas, y que los acuerdos se toman con el voto de la mayoría de
los que asistan. Por tanto:
CITAMOS A USTED A LA ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL CONDOMINIO
EDIFICIO SAN FRANCISCO CLUB A REALIZARSE EL DÍA MIÉRCOLES 9 DE MARZO DE 2011, A LAS
19:00 HORAS EN PRIMERA CITACIÓN Y A LAS 19:30 HORAS EN SEGUNDA CITACIÓN, EN LAS
DEPENDENCIAS DEL CONDOMINIO UBICADAS EN LA CALLE SAN FRANCISCO DE ASÍS Nº 350 DE
LA COMUNA Y CIUDAD DE SANTIAGO.
TABLA
1.
Informe preliminar Auditoria Perito Judicial Fidel Quinteros a la Administración de Buildings Ltda.
representada por don Rodrigo Martínez Berrios, desde que asumió su cargo en abril de 2009;
2.
Informe del Comité de Administración sobre el avance y cumplimiento de metas y acuerdos Asamblea
3.
Informe sobre situación trabajadores, y
4.
Establecimiento de multas para quienes infrinjan el Reglamento de Copropiedad inscrito en el
Ordinaria de diciembre de 2010, y determinación de contratar auditoria externa;
Conservador de Bienes Raíces de Santiago.”.
Antes de comenzar la Asamblea el Comité de Administración fue entregando a cada asistente un
Informe escrito que contenía los antecedentes que debían ser conocidos por ellos para participar
informadamente el los debates de la Asamblea, así como una copia impresa del Reglamento Interno de Orden
Higiene y Seguridad que se sometería a votación.
En segunda citación a las 19:30 horas se dio comienzo a la Asamblea Ordinaria presidida por la
Presidenta del Comité de Administración, doña Elizabeth López Urra, cédula de identidad Nº 7.517.981-2, y la
asistencia de todos los miembros del Comité de Administración: la Vicepresidenta doña Ana Verónica Peña,
cédula de identidad Nº 9.419.178-5; doña América Villegas Fuentes, cédula de identidad Nº 6.477.601-0 , y
don Gustavo Ortiz Zamorano, cédula de identidad Nº 9.115.466-8, faltando don Sergio Flores Fernández,
quien renunció al cargo.
No asisten por la empresa administradora Buildings Ltda. el Administrador de nuestra Comunidad don
Rodrigo Martínez Berrios, cédula de identidad Nº 11.647.127-2, quien días antes de la Asamblea se excusó, ni
tampoco el Gerente de Negocios de la empresa que siempre fue quien rindió las cuentas en las asambleas,
don Alejandro Rodríguez Mondaca, cédula de identidad Nº 12.877.019-4, pero llegó representándolos don
Víctor Fica, Jefe de Administración y Finanzas de Buildings.
Comenzó la Asamblea en segunda citación a las 19:30 horas, por lo que bastaba obtener la mayoría
absoluta para lograr los acuerdos. La asistencia de los copropietarios y arrendatarios fue de 34 asistentes
representando a los copropietarios de los departamentos: 71C, 123B,181C, 101A, 112B, 52C, 113C, 171C,
183B, 53B, 174B, 92C, 172B, 111D,31B, 54B, 102C, 152C, 201C, 151B,83D, 204C, 72C, 172C, 84B, 132B,
111B, 51C, 123D, 81A, 84D, 112A, 171B.
Se inició propiamente tal leyendo el informe escrito entregado a los asistentes para que pudiesen
formular sus consultas y luego se procedió a leer el acta de la Asamblea Ordinaria celebrada el 7 de diciembre
de 2010, cuyas conclusiones en lo medular fueron las que se transcriben:
•
“Que la Administración contrataría un contador para que les preparara los Balances Contables mensuales
de su gestión a contar del momento que asumieron el cargo, a saber, el 1 de abril de 2009, y a partir del
saldo que existía en la cuenta corriente de la Comunidad en el banco del BCI al 31 de marzo de 2009,
teniendo como fecha máxima para la entrega el día 15 de enero de 2011, pues con esta entrega se
llamaría a una Asamblea Ordinaria a realizarse durante enero de 2011 para comunicar esta situación a la
Comunidad y conforme a los antecedentes recibidos tomar la decisión de continuar o terminar con el
contrato de Administración, y
•
Que para resguardar los intereses de la comunidad no se entregaría el último cheque por $5.174.740 a
nombre de Eugenio Rodríguez Mondaca (Civil Tek) por el contrato de reparaciones del primer piso por un
valor total de $14.000.000. Tampoco se entregaría el cheque por $336.770 por trabajos adicionales en el
primer piso, total que nosotros no autorizamos, solamente debían ser $120.000 correspondientes a
trabajos muy puntuales del comedor del personal. Lo que sí se autorizó fue a que nos cobraran el IVA de
la última factura por $826.219.”.
Conforme a los acuerdos transcritos, se otorgó un último plazo a la Administración para que nos rindiera
cuenta documentada de los ingresos y egresos de dinero manejados por ellos desde abril de 2009,
otorgándoles como fecha tope para la entrega el día 15 de enero de 2011. Se informó a la Asamblea que esta
rendición de cuentas documentada había sido solicitada reiteradamente en cada reunión mensual que el
Comité de Administración celebra cada segundo miércoles del mes y que siempre contó con la presencia de
la Administración para efectos de informar sobre el estado de su gestión. También se informa que la
Administración de Buildings no cumplió con la entrega comprometida, es más, nos presentó dos Balances
Contables firmados por un supuesto perito contable que buscamos en los registros de la Corte de Apelaciones
y que no existe como tal. La respuesta a don Rodrigo Martínez por los balances presentados el día 7 de
febrero de 2011 fue la siguiente, y consta en la Acta de la Décimo Tercera reunión del Comité de
Administración realizada el día jueves 10 de febrero de 2011, por solicitud expresa del Administrador quien se
excusó de asistir el día prefijado de acuerdo al calendario de reuniones del Comité: “Acuso recibo de los
Balances Contables de Comunidad edificio San Francisco Club, correspondientes a los años 2009 y 2010,
copia de los cuales he enviado a Ana Verónica Peña para su revisión. Es importante que nos haga llegar la
documentación que avala dichos registros, pues sería del todo insuficiente recibir solamente los balances,
aunque estén suscritos por don Gino A. Francesetti Retamal, en su calidad de Perito Judicial Contador, ya que
como usted sabe, la ley de copropiedad inmobiliaria señala que debe ser debidamente documentada
Don Gino A. Francesetti Retamal fue citado por el Comité de Administración para una reunión en que
nos informó que él solamente había llevado a formato de Balances la información que le había proporcionado
Buildings, y que no había tenido acceso a comprobar la documentación de respaldo, por ello, este Comité se
vio en la necesidad de contratar a un auditor externo para llevar a cabo la revisión de los egresos e ingresos
de los ejercicios contables que terminan en diciembre de 2009 y diciembre de 2010.
Se informó a la Asamblea que el Comité de Administración seleccionó entre profesionales que
estuvieran en la nómina del Poder Judicial, y finalmente se contrató para la auditoria por un valor de 85 UF,
unidad equivalente en pesos a $21.547,69 el día 9 de marzo de 2011, lo que significará a la comunidad un
pago de $1.831.554 (Un millón ochocientos treinta y un mil quinientos cincuenta y cuatro pesos) pagaderos en
dos cuotas, a don Fidel Quinteros Fuentes, cédula nacional de identidad Nº 4.776.247-2, domiciliado en calle
Catedral Nº 1233, oficina 608, de la comuna y ciudad de Santiago, quien posee la calidad de perito judicial,
consta en la nómina de la página del Poder Judicial, y posee calidad de auditor externo Registro Nº 300 de la
Superintendencia de Valores y Seguros. Luego de las presentaciones tomó la palabra y comenzó su
exposición pormenorizada de lo realizado hasta la fecha, informe preliminar que se mantendrá disponible en
los registros del Comité de Administración para la consulta de todos los copropietarios.
Señaló don Fidel Quinteros Fuentes que solicitó en reiteradas oportunidades la documentación de
respaldo faltante, especialmente las dos veces en que concurrió junto a la Vicepresidenta del Comité doña
Ana Verónica Peña a las oficinas de Buildings, lo que jamás se concretó, debiendo realizar su trabajo sobre
comprobantes de egreso e ingresos que no tienen un uso correlativo ni tampoco están todos.
En esencia, el informe de don Fidel Quinteros Fuentes señala que la administración no tiene un sistema
contable implementado, ni tampoco la documentación correlativa que refleje todos los movimientos de
ingresos y egresos de la comunidad, siendo muy difícil obtener, con la documentación y registros existentes,
un estado de situación confiable. De todos modos, agregando a la documentación recopilada los dos balances
entregados por Buildings y los datos históricos de la Comunidad, tales como los dejados por la anterior
administración de la señora Cecilia Cacciola, nos entregó un informe preliminar sobre los ingresos, egresos y
saldo que debiese estar disponible luego de analizar el periodo de 21 meses desde abril de 2009 a diciembre
de 2010, presentados del siguiente modo: primera columna: concepto de los ingresos, segunda columna: su
monto, y tercera columna: la fuente desde donde se sacó la información. A saber:
Saldo inicial:
$6.941.740.-
Buildings: Balance 2009
Seguro sismo:
$43.189.532.-
Cheque depositado en cta.cte. el 26-08-2010
Lavandería Prontomatic:
$2.970.320.-
Buildings: Informe de Morosidad diciembre 2010
Arriendo Sala de Eventos:
$420.000.-
Supuesto $20.000 mensuales durante 21 meses
Arriendo de Estacionamientos:
$3.150.000
Supuesto $150.000 mensuales por 21 meses
Gastos comunes informados en planilla
$273.461.691
Buildings: Balance 2009-2010
Morosos
-$36.653.845
Informe de Buildings: diciembre 2010
Gastos Comunes del Condominio
-$236.833.672
Building: Ingresos Planillas Gastos Comunes
Total
$56.645.766
Saldo Cartola BCI al 31-12-2010
$11.754.450
Cartola Bancaria Cuenta Corriente Nº 45058172
DIFERENCIA FALTANTE EN EL BANCO -$44.891.316
ACUERDOS
1.
Terminada la exposición del señor Quinteros, se reiteraron los antecedentes que el Comité de
Administración tuvo en consideración para solicitar la auditoria, antecedentes que constan en el Acta
reducida a escritura pública de la Asamblea del 7 de diciembre de 2010. Luego se sometió a votación el
poner término al contrato de prestación de servicios de Buildings, aprobándose por unanimidad de
los asistentes a la Asamblea. Posteriormente se dio la palabra al representante de Buildings, don Víctor
Fica, quien dijo que él representaba a los dueños pero no podía aportar ningún antecedente, momento en
que se le solicitó que les comunicara lo sucedido a sus representados y que podía retirarse.
2.
Habida cuenta de la nueva realidad, el Comité de Administración toma interinamente la
Administración, hasta el 30 de marzo de 2011, fecha en la que todos quedan desde ya citados para la
Asamblea Ordinaria que se realizará, a las 19:00 y 19:30 horas, en primera y segunda citación,
respectivamente, para elegir de entre una terna de empresas calificadas del área que seleccionará uno
de los copropietarios asistentes que aceptó la delicada tarea: don Rolando González. Se aprueba por
unanimidad.
3.
Don Gustavo Ortiz Zamorano, miembro del Comité de Administración, aceptó el mandato de la
Asamblea para seleccionar al abogado o estudio jurídico que se hará cargo del juicio de cuentas que se
entable con los antecedentes que arroje la auditoria que terminará a fines de abril. Se aprueba por
unanimidad.
4.
El Comité de Administración presentó el Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad (RIOHS)
que la ley nos obliga a dictar para regular especialmente los derechos y obligaciones que genera nuestra
calidad de empleadores por la condición de empresa que nos califica la ley. Además este reglamento
contempla multas entre 0,5 y 1 UTM para quienes no respeten el Reglamento de Copropiedad,
especificadas en el ARTÍCULO 2.12. Establecimiento de multas para sancionar conductas
indeseables y contrarias al Reglamento de Copropiedad del Reglamento Interno de Orden Higiene y
Seguridad, que se leen a la Asamblea, incorporándole indicaciones y sometido a votación es aprobado
por unanimidad. También se leyó el ARTÍCULO 2.10. Registro nuevos residentes y el “ARTÍCULO
2.13. Tenencia Responsable de Mascotas, ambos artículos incluidos para establecer mayor
compromiso de los copropietarios que entreguen sus unidades a cualquier título, los que también fueron
aprobados por unanimidad. Se acuerda implementar el RIOHS completamente a partir del mes de abril
de 2011, cuando hayamos recibido todas las opiniones de los copropietarios, trabajadores e Inspección
del Trabajo y obtengamos la versión final. Ambos Reglamentos se enviarán en formato PDF como
respuesta a la solicitud enviada al correo electrónico de doña .Elizabeth López Urra, Presidenta del
Comité de Administración [email protected] con copia a [email protected].
5.
El comité informó de los términos de contrato de trabajo de Nelson Fernández y Ruth Balboa, quienes
renunciaron porque encontraron mejoras salariales; Ramiro Aguilera Astudillo fue despedido por
agredir al Aseador Rodrigo Allel, quien presentó la correspondiente denuncia en Carabineros, Ministerio
Público y Servicio de Salud por agresión, causal usada está contenida en el Código del Trabajo Artículo
160 Nº 1 letra c) “Vías de hecho ejercidas por el trabajador en contra del empleador o de cualquier
trabajador que se desempeñe en la misma empresa.”, que le significó perder todas las
indemnizaciones de mes por año y aviso. Ruth Salazar fue despedida por Necesidades de la empresa
para evitar la influencia de su marido Ramiro Aguilera a través de ella en la Comunidad, por lo que fue
debidamente indemnizada en forma íntegra, respetando todo lo que establece la legislación laboral. Ante
esta información miembros de la Asamblea propusieron incorporar una prohibición a la contratación de
los trabajadores consistente en no aceptar relación de parentesco ni de matrimonio entre los
trabajadores, lo que afectaría los derechos de Rodrigo Allel, pues es cónyuge de la Jefa de Aseadores,
doña Paula Andrea Curivil, y consideran justo que cuando existe un conflicto sean ambos trabajadores los
que se despidan. Precedido de debate y oposición la propuesta de despedir tiene detractores y sometida
a votación se acuerda por mayoría terminar el contrato de trabajo de Rodrigo Allel por necesidades
de la empresa.
Siendo las 23:00 horas se da por terminada la cesión. Se deja constancia sobre el hecho de haber
ofrecido a los asistentes habilitados para ello que se incorporaran al Comité de Administración. Tuvimos el
ofrecimiento del copropietario Claudio Pacheco, propietario del departamento 204C, pero finalmente por
problemas personales no pudo mantener su ofrecimiento. Queda entonces registro que habiéndose solicitado
la participación del quinto miembro faltante en el Comité de Administración, que además deberá asumir la
administración interina de la Comunidad durante el
mes de marzo, que ningún copropietario habilitado
asistente aceptó el cargo, por lo que deberemos seguir con toda la carga de trabajo los actuales cuatro
miembros: Presidenta y Redactora de los Reglamentos: Elizabeth López Urra; Vicepresidenta y Contralora:
Ana Verónica Peña; Miembro del Comité Encargada de los Trabajadores: América Villegas Fuentes, Miembro
Encargado de los Contratos con Proveedores: Gustavo Ortiz Zamorano.
Se faculta a la Presidenta del Comité de Administración para reducir a escritura pública la presente acta,
con la finalidad de formalizar los acuerdos de la Asamblea Ordinaria. Firman todos los miembros del Comité
de Administración ya individualizados.
Presidenta
Vice Presidenta
Miembro del Comité
Elizabeth López Urra
Ana Verónica Peña
América Villegas Fuentes
C.I. 7.517.981-2
C.I. 9.419.178-5
C.I. 6.477.601-0
Miembro del Comité
Gustavo Ortiz Zamorano
C.I. 9.115.466-8